1.

Langkah-langkah dalam merencanakan penyelenggaraan rapat adalah sebagai berikut :

a) Memastikan apakah rapat memang perlu diselenggarakan. Haruskah permasalahan yang
kita hadapi diselesaikan melalui rapat atau diselesaikan secara individual.
b) Menentukan orang-orang yang akan diundang.
c) Menetapkan waktu penyelenggaraan
d) Menyusun agenda rapat. Bila agenda rapat itu memiliki sejumlah tujuan maka sangat
penting untuk menyusun prioritas bahasan rapat.
e) Menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu pada orang yang akan diundang rapat sehingga
mereka bisa mempersiapkan diri dengan baik.
f) Mempersiapkan sarana audio-visual (rupa-rungu) seperti bagan, handout, slide,
transparansi start tayangan PowerPoint.
g) Rapat hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir.
h) Hendaknya rapat di buku dengan langsung menjelaskan agenda pertemuan atau pokok
masalah dan membahas permasalahan yang lebih mudah dipecahkan baru kemudian
masalah yang lebih berat.
i) Menyediakan waktu yang cukup untuk pembahasan setiap isu yang dibahas.
j) Menunda diskusi sampai akhir rapat bila dalam rapat itu terjadi perdebatan yang memakan
waktu.
k) Menyebarluaskan notulasi rapat untuk mengingatkan setiap orang alas kesimpulan dan
rencana aksi yang disepakati melalui rapat.

2. Melaksanakan rapat bisnis dan membuat laporannya.

a. Pelaksanaan Rapat Bisnis
Efektivitas sebuah rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu kesiapan
panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya, kesiapan narasumber dalam
mempersiapkan materi yang akan disampaikan dan kehadiran serta keaktifan peserta dalam
mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut. Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia
penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan
memungkinkan interaksi yang baik antarapimpinan dan peserta rapat bisnis.
Setelah panitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat bisnis, langkah berikutnya
adalah bagaimana melaksanakan rapat bisnis agar berjalan lancer dan efektif.efektifitas sebuah rapat
bisnis sangat di tentukan oleh tiga komponen penting yaitu kesipan panitia penyelenggara dalam
mempersiapkan segala sesuatunya, kesiapan narasumber dalam mempersiapkan materi yang akan
di sampaikan dan kehadiran serta keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut.
Tiap partisipan rapat bertanggung jawab atas produktivitas rapat. Pemimpin rapat mesti
memimpin dengan efektif, sedangkan peserta rapat mesti berpartisipasi dengan aktif. Pemimpin
rapat memiliki tanggung jawab lebih untuk memandu, memediasi, memancing, menyimpulkan, dan
mengarahkan diskusi. Keterampilan menyimak dan mengobservasi dari semua partisipan
diperlukan untuk membantu pencapaian tujuan rapat. Berbicaralah untuk menyampaikan hal yang
berguna dan bukan sekadar untuk memamerkan pengetahuan atau berdebat kusir.

Menurut Dobson, ada beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk
penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain boardroom style(gaya persegi empat), U shape style
(bentuk huruf u), classroom style (gaya ruang kelas) dan circular style (gaya melingkar). Masing-
masing layout tempat duduk tersebut dapat dijelaskan berikut ini :

a. Gaya persegi empat (boardroom style) susunan tempat duduk yang berbentuk gaya persegi
empat (boardroom style) dapat digunakan untuk rapatbisnis dengan jumlah peserta rapat yang
relative terbatas. Disamping itu, dengan jumlah peserta yang terbatas dimungkinkan
interaksi yang lebih baik antarpeserta.
b. Bentuk huruf “U” (“U” shape style) lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih
sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi empat.
Alat audio visual dapat diletakkan didepan.

c. Gaya ruang kelas (classroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh
para peserta rapat bisnis dalam jumlah yang bisa mencapai ratusan orang. Dalam hal
ini, pemanfaatan alat audio visual sebagai media presentasi menjadi sangat penting.

d. Gaya melingkar (circular style) suasana tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style)
memberikan peluang interaksi antarpeserta menjadi lebih baik dan jumlah yang relatif lebih
sedikit. Gaya melingkar tersebut lebih sesuai digunakan manakala rapat bisnis dimaksudkan
untuk melakukan

e. Gaya chevron (chevron style) layout tempat duduk dengan gaya chevron pada
dasarnya memperikan keleluasaan bagi audiens untuk dapat lebih memusatkan perhatian
atau focus pada pembicaraan yangberada di depan.

f. Gaya modifikasi (modified style) layout tempat duduk dengan gaya modifikasi hampir sama
dengan layout gaya chevron, hanya perbedaannya gaya modifikasi menempatkan
baris tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan.

g. Gaya setengah melingkar (semi-circular style) layout tempat duduk dengan gaya
setengah melingkar semi-circular stylepada dasarnya memberikan keleluasaan bagi
pembicara untuk bisa berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat.

h. Gaya kelompok (cluster style) layout tempat duduk gaya kelompok disususun berdasarkan
kelompok-kelompok kecil dimana audiens duduk di kursi yang telah disusun secara
melingkar.
b. PENGERTIAN LAPORAN BISNIS

Laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak memihak, objektif,
penyampaian informasi baik intern baik ekstern, biasanya di minta oleh mereka yang memiliki
kewenangan yang lebih tinggi,dan memiliki suatu tujuan tertentu.

Persiapan Penulisan Laporan Bisnis

Persiapan yang dilakukan sebelum menulis laporan bisnis antara lain:

a. Definisikan masalah,tujuan,dan ruang lingkup

b. Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan

c. Menentukan idea tau gagasan

d. Mengumpulkan bahan yang di perlukan

e. Menganalisis dan menafsirkan data

f. Mengorganisasi data dan mempersiapkan kerangka akhir

Bagian pokok laporan bisnis

1. Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perludipertimbangkan, yakni :

a. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang memintalaporan;
b. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam
laporan bisnis;
c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan
laporan bisnis dinyatakan;
d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam
sebuah laporan bisnis;
f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan
laporan bisnis, baik sumbertertulis maupun sumber lisan;
h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam
laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita
harus menjelaskan kepadapembaca definisi yang kita maksudkan.
j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu,ataupun data yang tersedia.
 2. Isi atau teks

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas
dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu
kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup
temuan fakta yang penting dan relevan.

3. Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan
analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan
Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut
Kesimpulan dan Rekomendasi.

MEMBUAT LAPORAN BISNIS YANG BAIK

1. Akurat

Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan
suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantumengatasi kemungkinan terjadinya distorsi:
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.

2. Keputusan yang Baik

Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern
organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporanyang mencakup lima hal berikut:
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih
mudah.
 3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif

Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau
manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri
pertanyaan berikut.
a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?

Cara Penulisan Laporan Bisnis

Ketika menyusun laporan bisnis, ada dua cara yang bisa terapkan, yaitu ditulis secara langsung (deduktif) atau
tidak langsung (induktif).
a. Deduktif
Cara deduktif berarti akan menuliskan laporan mulai dari ide pokok terlebih dahulu, baru kemudian
menjelaskan hal-hal yang lebih rinci.
b. Induktif
Cara selanjutnya adalah cara induktif di mana kita akan menjelaskan fakta yang ada sebelum menjelaskan
ide pokok, kesimpulan, saran, bahkan rekomendasi. Jadi, kita akan menyajikan fakta beserta bukti pendukung
lain agar pembaca memiliki pandangan terhadap permasalahan yang sedang dibahas. Kemudian, dilanjutkan
dengan menyajikan kesimpulan serta rekomendasi.

Sumber referensi :

- EKMA4159

- https://blog.indodana.id/pentingnya-laporan-bisnis-dan-cara-tepat-menyusunnya/