KOMUNIKASI BISNIS

“ KOMUNIKASI MELALUI LAPORAN “

DISUSUN OLEH KELOMPOK 6 :

ANITA PUTRI ANGGRAINI 21932039

I WAYAN AGUS TIANA 21830110
SUHARTONO WIBOWO T. 21830073
PASKHAL LEO MPATOKI 21530068

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PANCA BHAKTI PALU
2018
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam dunia bisnis, persaingan selalu terjadi antara perusahaan yang satu
dengan yang lainnya atau antara seseorang dengan orang lainnya. Persaingan itu baik
dalam bentuk meraih keuntungan maupun dalam meraih prestasi. Maka dari pada itu
perusahaan harus lebih mantap dalam bersaing di dunia bisnis, agar tidak tertindas
oleh pihak yang lain. Oleh karena itu, agar perusahaan bisa berjalan dengan baik,
maka perusahaan harus mempunyai laporan perusahaan/ laporan bisnis.
Laporan ini dibuat dengan tujuan agar lebih mudah dalam menjalankan
perusahaan/ bisnis kedepannya, berdasarkan data dari laporan bisnis yang dibuat.
Dengan laporan bisnis yang dibuat juga dapat digunakan dalam pengambilan
keputusan dalam suatu perusahaan/ bisnis yang dijalankan. Karena dengan laporan
tersebut seorang manajer telah mempunyai patokan/ ukuran dalam menjalankan
perusahaan/ bisnis. Maka dari itu laporan bisnis sangat diperlukan dalam suatu
perusahaan/ bisnis.

B. Rumusan Masalah
1. Apa Pengertian laporan bisnis?
2. Bagaimana penggolongan laporan bisnis?
3. Bagaimana persiapan penulisan laporan bisnis?
4. Apa bagian pokok laporan bisnis?
5. Apa saja organisasi tubuh laporan bisnis?
6. Apa kegunaan penulisan laporan bisnis?
7. Apa itu rapat bisnis?
8. Apa itu penulisan laporan singkat?
9. Apa itu penulisan laporan formal?

C. Tujuan penulisan
1. Mengetahui pengertian laporan bisnis
2. Mengetahui penggolongan laporan bisnis
3. Mengetahui persiapan penulisan laporan bisnis
4. Mengetahui bagian pokok laporan bisnis
5. Mengetahui organisasi tubuh laporan bisnis
6. Mengetahui kegunaan penulisan laporan
7. Mengetahui tentang rapat bisnis
8. Mengetahui tentang laporan singkat
9. Mengetahui tentang laporan formal
 BAB II
PEMBAHASAN

A. RAPAT BISNIS
1. Pengertian rapat bisnis .
Merupakanbentukpertemuanduaorangataulebihdisuatutempatbaikdidalammaup
undiluarperusahaanuntukmembahashal-halyangberkaitandengankegiatanbisnis .
Rapatpadaumumnyamembahashal-
halyangsifatnyarutinmisalnyamembahasperkembanganpenjualanharianataumingguan,
menyiapkanpendistribusiankesuatudaerahdanmenyiapkanberbagaikebutuhanbahanbak
uuntukprosesproduksi.
RapatBisnisberbicaratentangkegiatanbisnisdantujuanpenyelenggarannyaberorie
ntasipadabisnisdanpadaakhirnyaadalahuntukmemperolehkeuntungan.

2. Tujuan rapat bisnis .

 Rapat Penjelasan ( Teaching Conference ).
Adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada
anggota tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi
tentang prosedur kerja baru, untuk mendapatkan kesenangan kerja.
 Rapat Pemecahan Masalah ( Problem Sulfing Conference ).
Adalah rapat yang bertujuan untuk mrncari pemecahan masalah tentang
suatu masalah yang sedang di hadapi.
 Rapat Perundingan ( Negotiation Conference ).
Adalah rapat yang menghindari timbulnya suatu perselisihan. Mencari
jalan tengah agar tidak selalu merugikan kedua belah pihak.

3. Rapat bedasarkan sifat .

 Rapat formal.
Adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu.
Menurut ketentuan yang berlaku dengan persetujuan secara resmi
mendapat undangan.
 Rapat informal.
Adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal.
Rapat terjadi setiap saat, kapan saja, di mana saja, dan dengan siapa saja.
Rapat informal dapat terjadi secara kebetulan karena para pesertanya
bertemu dan membicarakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama.
 Rapat terbuka.
Adalah rapat yang dapat di hadiri oleh setiap anggota menteri yang
dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.
 Rapat tertutup.
Adalah rapat yang di hadiri oleh peserta khusus atau tertentu, yang dibahas
menyangkut masalah-masalah yang bersifat rahasia.
4. Jenis-jenis rapat .
Oliver serratdalamConducting EfectiveMeetings
menggelompokkanrapatkedalam5 jenisantaralain:
  Pengarahan (briefing)
 Rapat konsultasi
 Rapat komite
 Rapat dewan
 Negosiasi
5. Perencanaanrapatbisnis .
Untukmenghasilkansebuahkeputusanrapatbisnisyang
baikdanpelaksanaannyaberjalandenganbaik,makadiperlukanperencanaansebaik-
baiknya.perencanaanyang baiktentuakanmempermudahpencapaiantujuanyang
dikehendaki.begitupula dalamrapatbisnis,pencapaiantujuanrapatbisnisyang
efektifsangatditentukanolehsejauhmanapersiapanyang telahdilakukan.
6. Pelaksanaan rapat bisnis.
Setelahpanitiapenyelenggaramelakukanberbagaipersiapanrapatbisnis,langkahb
erikutnyaadalahbagaimanamelaksanakanrapatbisnisagar berjalan lancar
danefektif.efektifitassebuahrapatbisnissangatditentukanolehtigakomponenpenting
yaitukesiapanpanitiapenyelenggaradalammempersiapkansegalasesuatunya,kesiapa
nnarasumberdalammempersiapkanmateriyang
akandisampaikandankehadiransertakeaktifanpesertadalammengikutikegiatanrapat
bisnistersebut.
Adapun fasilitas pendukung yang disiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis adalah
pengaturan posisi tempat duduk (layout).
Menurut Dobson, terdapat empat macam pengaturan posisi tempat duduk untuk
penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain :

a) Gaya Persegi Empat (Boardroom style)

b) Bentuk Huruf “U” (“U” Shape Style)
c) Gaya Ruang Kelas (Classroom Style)
d) Gaya Melingkar (Circular Style)

 Gaya Persegi Empat (Boardroom style)

-. Digunakan untuk jumlah peserta yang relatif terbatas.
-. Lebih sesuai untuk rapat bisnis yang fokus pada pemecahan masalah tertentu.

 Bentuk Huruf “U” (“U” Shape Style)

-. Digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi empat.
-. Narasumber lebih mudah melakukan pendekatan dengan setiap peserta.
 Gaya Ruang Kelas (Classroom Style)
-. Digunakan untuk jumlah peserta rapat bisnis yang mencapai ratusan.
-. Kelemahan = gerak narasumber terbatas dan tidak dapat berkomunikasi dengan
pesertakarena terhalang oleh kursi.

 Gaya Melingkar (Circular Style)

Memberikan peluang interaksi antarpeserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang
relatif sedikit.
B. PENGERTIAN LAPORAN BISNIS

Herta A. Murphy dab Herbert W.

Hildebrant dalam bukunya effective busniness comunications memberikan devinisi
tentang laporan bisnis (business reports) sebagai suatu laporan yang memiliki sifat
netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan rencana penyajian fakta kepada
seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu .
Atas dasar definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu laporan bisnis
mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak berpihak, objektif, menyajikan
data, disusun secara sistematis, menyangkut informasi eksternal maupun internal,
biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi, memiliki
tujuan yang jelas.

1. PENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS

Menurut fungsinya
 Suatu laporan dapat dibedakan apakah untuk memberi informasi atau untuk
analisis .
Menurut subjeknya
 Suatu laporan dapat dibedakan menurut dari departemen dimana suatu laporan
itu diperoleh .
Menurut formalitasnya
 Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal ataupun non
formal .
Menurut keasliannya
 Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela dan publik
atau swasta .
Menurut frekuensinya
 Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar, apakah secara berkala atau secara
khusus .
Menurut jenisnya
 Sutu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan . jenis
laporan dapat bersifat formal maupun informal .
Menurut kegiatan proyek
 Dalam melaksanakan suatu proyek, terdapat 3(tiga) jenis laporan . yaitu
laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir .
2. PERSIAPAN PENULISAN LAPORAN BISNIS

Persiapan adalah sesuatu yang sangat penting dalam segala aspek, begitu halnya
dengan membuat laporan. Adapun persiapan yang harus dilakukan sebelum menulis
laporan bisnis :

1. Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup .

Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah yang mencakup
tujuan penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan akan
membantu dalam menetapkan masalah, tujuan, ruang lingkup, dan judul suatu
laporan .
2. Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan .
Dalam mempersiapkan laporan bisnis, perlu dipertimbangkan berbagai hal yang
berkaitan dengan audiens. Hal ini bertujuan agar laporan bisnis yang ingin
disampaikan kepada audiens dapat mengenai sasarannya .
3. Menentukan Ide atau Gagasan .
Dalam tahap ini, tuliskan semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian
buatlah laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan,
rumuskan hipotesis sebagai dasar untuk menentukan informasi apa yang
diperlukan.
4. Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan
Tahap keempat adalah mengumpulkan fakta-fakta yang diperlukan dari sumber-
sumber yang terpercaya. Untuk beberapa laporan mungkin Anda mempunyai data
dalam ingatan Anda. Namun, diperlukan juga mencari data-data tambahan dengan
melakukan penelitian.
5. Menganalisis dan Menafsirkan Data
Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat.
Namun untuk laporan panjang memerlukan waktu yang berlebih. Berusahalah
jujur, dan tidak menguangi atau menambahkan data yang sudah relevan.
6. Mengorganisasi Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir
Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, Anda dapat
mengorganisasi hasil temuan, dan membuat kerangka akhir. Tetapi, sebelum
menyiapkan kerangka, Anda perlu tahu tubuh laporan dan mempertimbangkan
berbagai metode pengorganisasian dan kerangka.

3. BAGIAN POKOK LAPORAN BISNIS .

1. PENDAHULUAN .
Dalam bagian pendahuluan sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain:
a) Pemberi kuasa adlah orang yang meminta laporan.
b) Layout atau rencana presentasi menceritakan pada pembaca apa saja yang
akan dibahas dalam laporan bisnis.
c) Masalah biasanya didefisinikan pada awal-awal bab pendahuluan sebelum
maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan.
d) Maksud penulisan laporan bisnis harus tampak dalam bagian pendahuluan.
Elmen tersebut merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan
bisnis. Istilah lain yang serupa antara lain: tujuan,misi,strategi, atau sasaran.
e) Ruang lingkup berkaitan dengan cukup luas cangkupan atau batas suatu
pokok bahasa untuk sebuah laporan bisnis.
 f) Meteologi menacu pada metode pengumpulan informasi. Dapat
memperoleh data dengan membaca bahan-bahan diperpustakaan atau
melakukan wawan, survei, atau eksperimen.
g) Sumber-sumber primer atau skunder meliputi antara lain : publikasi (
majalah, jurnal, surat kabar), catatan perusahaan, catatan memo, dan
sebagainya. Jika anda menulis laporan tentang penglaman bisnis anda
sendiri, pernyataan yang anda tulis dalam suatu laporan bisnis merupakan
sumber.
h) Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadang kita dimasukkan, jika
pembaca perlu latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran
menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan.
i) Definisi istilah perlu dicantumkan jika anda menggunakan istilah yang
memiliki beberapa tafsiran. Anda harus menjelaskan kepada pembaca
definisi yang anda maksudkan.
j) Keterbatasan seperti dalam hal dana, waktu, sistem peneliti, atau data yang
tersedia. Seseorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan
beberapa keterbatasan yang ada sebelum melakukan penelitian lebih lanjut.
k) Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaprkan didalam
suatu laporan bisnis, misal keputusan antara pembeli mesin baru atau mesin
setengah pakai.. karena pembaca membaca secara rinci dalam laporan, ia
tahu bagaimana fakta yang ada berpengaruh terhadap keputusan yang
diambil.
Untuk lapran singkat, bebrapa unsur tersebut dapat digabungkan
menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul “Pendahuluan”.
Bahakan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan, bila
setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
2. TEKS .
Bagian terpanjajng dari suatu laporan bisnis adalah isi teks. Dalam
bagian ini, membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci.
Disamping itu, bagian ini dapat membantu mencapai maksud penulisan
laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik harus mencangkup temuan
fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-hal yang tidak perlu dan
tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis.
3. PENUTUP .
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara
menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Pengambilan
kesimpulan harus didasarkan pada isi teksnya dan tidak memasukan bahan-
bahan yang baru , yang sama sekali belum dibhas dalam bagian pembahasan.
Pada bagian penutup, laporan informasi disebut rangkuman dan laporan
analitikal disebut kesimpulan, rekomendasi, atau kesimpulan dan rekomendasi.
Bagian penutup sendiri diberi judul rencana tindakan atau proposisi.

a) Rangkuman
Rangkuman berisi ringkasa pembahasan secara menyeluruh. Kadang
kala hanya berisi butir-butir yang penting, kekuatan dan kelemahan,
atau manfaat dan kerugian.
 b) Kesimpulan
Kesimpulan berisi evaluasi fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukan
pendapat pribadi penulis.
c) Rekomendasi
Rekomendasi menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan
pada kesimpulan yang telah dibuat.
d) Rencana Tindakan
Rencana tindakan merupakan pernyataan terkahir yang mencankup
waktu pelaksana program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang
yang bertanggung jawab terhadap program/proyek yang akan
dilaksanakan.
e) Proporsisi
Istilah proporsisi belakangan ini digunakan dalam dunia akademis atau
jurnal sebagai suatu pertanyaan yang tegas, yaitu tuntutan yang
didasarkan pada suatu laporan atau artikel.

4. ORGANISASI TUBUH LAPORAN BISNIS .

Bentuk penyusunan laporan mempunyai daya tarik tertentu yang akan mempengaruhi
pembaca .

1. Cara menyusun Tubuh Laporan Bisnis.

Ada dua cara yang digunakan untuk menyusun tubuh laporan bisnis, yaitu cara
deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung). Kebanykan laporan bisnis disusun
secara deduktif karena pembaca ingin tahu terlebih dahulu lebih dini mengenai
kesimpulan dan rekomendasi laporan bisnis.
a. Cara deduktif :
Dalam suatu laporan panjang, pembaca biasanya lebih suka
menggunkan cara deduktif karena memberikan kepada pembacanya suatu
gambaran yang cepat sebelum mereka mengetahui secara lebih rinci. Secara
umum, anda dapat menggunkan cara deduktif jika pembaca anda memiliki
karakterisitik sebagai berikut :
1) Esekutif yang sibuk.
2) Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera.
3) Ingin mengetahui good news atau informasi netral.
4) Ingin menganalisis data lebih baik dan hal ini akan menjadi
lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan
pada awal lapran.
5) Ingin mengetahui pandangan menulis dengan segera.
6) Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduktif.

b. Cara induktif :
Menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide pokok, kesimpulan atau
rekomendasi dikemukakan. Dan menyajikan fakta-fakta serta bahan-bahan
pendukung lainnya, sebelum sampai pada bagian kesimpulan atau
rekomendasi.
Dapat menggunakan cara induktif jika memiliki kaarkaterisitik
sebagai berikut :
 1) Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu
untuk dapat memahami kesimpulan dan
rekomendasinya.
2) Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang
menyenangkan ( bad news).
3) Mungkin merasa kesimpulannya tidak bisa dan dapat
menerimannya.
4) Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya
bagian akhirnya saja.
5) Lebih menyukai laporan disusun dengan cara induktif.
2. Cara menyusun Teks Laporan Bisnis .
Salah satu tugas paling rumit dalam mebuat laporan bisnis adalah
memutuskan cara terbaik untuk menyusun fakta –fakta yang tersedia
sehingga terbentuk bagian teks laporan bisnis. Dapat mengembangkan tek
dengan cara-cara berikut :
a) Membuat Topik-topik atau kriteria .
Merupakan hal yang umum dalam membuat suatu laporan.
Judul utama mungkin menggunkan kriteria standar, faktor-
faktor pemecahan masalah, manfaat, atau karakterisitik. Apabila
tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu
perusahaan harus membeli, memproduksi sendir, atau menyewa
dari perusahaan lain, keputusan pertama adalah bagiaman
mennetukan kriteria paling penting.
b) Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-kejadian
Pembuatan agenda, program konvensi, dan laporan
perkembangan dapat menggunakan aturan secara kronologis.
Periode waktu, seperti tanggal, bulan, atau tahun, jam, dan
musim akan sesuai dengan pppokok pembahsan.
c) Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat
Bermafaat untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah
mereka di rumah, pabrik, pusat perbelanjaan, perusahaan
internasional dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara
geografis ke berbagia penjuru dunia.
d) Menjelaskan suatu Proses Prosedur
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan
kronologis Metode ini menelusiuri tahpan-tahapan, katakanlah
suatu tahap kebijakan-kebijakan, operasi mesiin , tahapan
prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.
e) Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya secara Alfabet
Pada urutan pertama menunjukkan ide-ide , kejadian-kejadian
atau topik yang paling penting, selanjutnya baru yang kurang
penting, atau tidak penting.
f) Menyusun urutan Tingkat Formalitas
Cara menjadikan hal-hal yang paling sederhana atau familier
kemudian meningkat ke yang lebih kompleks atau yang kurang
familier. Hal ini disebabkan oleh adanya kecendrungan. Anda
akan lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui
sebelumnya dari pada yang tidak atau belum diketahui.
 g) Menyusun Sumber-sumber yang Digunakan
Metode ini kurang diminati, kecuali Anda yakin bahwa
pembaca sangat tertarik terhadap sumber informasinya. Anda
dapat menggunakan cara ini jika, misalnya, anda melaporkan
seorang ahli yang berpidato di gedung pertemuan pada
perusahaan anda dan anda diminta untuk hadir.
h) Pemecahan Masalah
Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu,
kemudian diikuti dengan cara pemecahan masalahnya. Cara ini
umum digunakan untuk mengorganisasi suatu presentasi yang
bersifat
Persuasi.

3. Metode Kerangka
Sebelum menulis laporan, kerangka membantu untuk melihat hubungan di
antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan
keseluruhan dalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih.
a) Jenis-jenis Judul .
Dalam penulisan laporan, jenis-jenis judul dapat digolongkan ke dalam 4
judul judul topik, judul kalimat lengkap, judul kalimat imperatif, dan
judul varian. Judul topik merupakan judul yang paling familier atau
umum. Judul itu terdiri atas kata tunggal, beberapa kata, frase singkat.
Judul kalimat lengkap selalu mencangkup subjek dan predikat. Judul
kalimat imperatif dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak memiliki
subjek. Judul varian biasanya dimulai dengan participel.
b) Format Kerangka
Kerangka singkat/pendek, yaitu hanya tiga atau empat judul dan
subjudul. Sedangkan untuk kerangka panjang, dapat menggunakan salah
satu dari ketiga cara yang tersedia.
Bila menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan 5 hal, yaitu :
 Tempat ide-ide yang paling penting pada tingkat tertinggi, lalu
pertimbangkan panjang laporan, subjek, dan pembaca.
 Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masing-
masing bagian.
 Jika anda membagi suatu topik paling tidak anda mempunyai
dua subjudul.
 Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan
jangan terlalu sedikit untuk subjudul.
 Tidak pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul.
c) Pararelisme dalam Judul
Semua judul harus pararel, artinya mempunyai tingkat yang sama dalam
setiap bagian kernagka. Ini berarti bahwa judul harus mempunyai bentuk
gramatikal yang sama, seperti semua merupakan kata benda, frase, atau
kalimat.
 5. KEGUNAAN PENULISAN LAPORAN .

 Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan .

 Untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku
bagi perusahaan .
 Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru .
 Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi
pengambilan keputusan atas isu-isu tertentu . misalnya, laporan
penelitian/riset, laporan troubleshooting, dan laporan justifikasi .
 Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik keperluan
internal maupun eksternal .

C. PENULISAN LAPORAN SINGKAT DAN LAPORAN FORMAL

1. Karakteristik laporan singkat .
Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif
sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat
berbentuk memo maupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman laporan
singkat.
Laporan singkat itu sendiri dapat diartikan laporan yg hanya mencakup materi
pendukung yg relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yg efektif . Laporan singkat
dapat berbentuk memo maupun surat yg terdiri atas satu atau dua halaman laporan
singkat.
Di samping itu, suatu laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen
penting dalam suatu laporan formal, antara lain:
a) Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau
kedua
b) Menggunakan grafik untuk lebih menekankan penulisan
c) Menggunakan judul dan sub-sub judul dalam tubuh laporan
d) Menggunakan format memo atau surat
Membuat Laporan Bisnis yang baik .
Meskipun suatu laporan memiliki berbagai variasi atau jenisnya, paling tidaksuatu
laporan bisnis yang baik mencakup tiga hal, yaitu:
a) Akurat .
suatu informasi yg tidak mengandung kebenaran, tidak akurat atau tidak
lengkap, maka itu berakibat pada kemunduran,kemerosotan, atau bahkan
semakin memudarnya reputasi organisasi dihadapan masyarakat. Sayangnya
untuk menyampaikan suatu kebenaran bukanlah hal yang mudah. Beberapa hal
berikut ini akan dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi:
 Jelaskan fakta atau perisitiwa yang terjadi secara konkret
 Laporkan semua fakta yang relevan
 Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif
 Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang anda buat
 Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan anda
 Jaga bias pribadi anda dalam suatu laporan
 b) Keputusan yang baik .
Oleh karena laporan bisnis sebagai suatu dokumen resmi yang dibaca oleh
masyarakat luas, maka sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika
bisnis.Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan jika mencakup
lima hal berikut ini :
1) Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan
2) Melihat fakta-fakta yang tersedia
3) Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh
4) Menggunakan bahasa yang mudah di mengerti
5) Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas
mereka menjadi lebih mudah
c) Format, gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, anda harus memutuskan apakah menggunakan format
surat,memo, atau manuscript, apakah menggunakan gaya formal atau informal.
Dalam hal ini dapat diungkapkan dengan pertanyaan berikut.
1. Siapa yang berinisiatif membuat laporan?
2. Apa subjek yang akan dimasukkan ke dalam laporan?
3. Kapan suatu laporan dibuat ?
4. Kemana laporan akan dikirim?
5. Mengapa suatu laporan dibuat ?
6. Bagaimana sikap pembaca?
Perencanaan Laporan Singkat
Memutuskan Format dan Panjangnyadalam memilih suatu format laporan , ada
empat pilihan :
1. Preprinted : bentuk laporan sebelum dicetak yg memiliki format
denganisian kosong .
2. Surat : laporan yg memiliki jumlah halaman ± 5 yg ditujukan kpd pihak
ekstern organisasi.
3. Memo : dalam bentuk format singkat yg digunakan utk pihak ekstern.
4. Manuscript : laporan dg halaman sampai ratusan , yg memerlukan
pendekatan formal.
Penentuan Struktur Dasar dan pengorganisasian laporan singkat
Ada 3 masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :
a. Apa yang ingin anda informasikan ?
b. Apa pendekatannya?
c. Metode apa yg digunakan ?
Pengorganisasian Laporan Singkat, yaitu :
1. pengorganisasian memo atau laporan informal
dibedakan atas 2 : - laporan berkala
- laporan individual
2. Pengorganisasian Laporan Analitikal dapat berbentuk:
 Laporan justifikasi
 Usulan bisnis baru
 Laporan troubleshooting

2. Perencanaan Laporan Formal .

Laporan panjang sering disebut dengan laporan formal (formal report). Salah
satu yang membedakan dengan laporan singkat (laporan informal) bukan saja
dilihat dari banyaknya sedikit halaman,namun juga bentuk atau format suatu
laporan itu sendiri. Secara umum laporan formal lebih banyak jumlah halamannya
ketimbang laporan singkat. Oleh karena itu,perencanaan dalam menyusun suatu
laporan formal sangat penting artinya.
Dalam membuat perencanaan formal banyak hal yang perlu
dipertimbangkan,antara lain mendefinisikan masalah, membuat outline untuk
melakukananalisis,menyusun rencana kerja, melakukan penelitian (riset),
danmenganalisis data. Poin-poin penting tersebut akan dijelaskan secara lebih
rincisebagai berikut :
a) Medifinisikan Masalah .
Dalam menulis suatu laporan baik itu laporan informasional maupun analitikal,
tahap pertama adalah mendifinisikan masalah. Anda harus memutuskan
informasi apa yang anda perlukan untuk dapat menyelesaikan suatu laporan.
Beberapa pertanyaan yang dapat membantu terhadap isi laporan, antara lain :

1) Pertanyaan yang tepat

Seperti pertanyaan berikut ini :
 Apa yang perlu ditentukanMengapa masalah tersebut penting?
 Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut?
 Dimana munculnya suatu masalah?
 Kapan masalah itu muncul ?
2) Mengembangkan Pertanyaan TujuanSeperti:
 menggunakan kalimat infinitif
 menggunakan pertanyaan
 menggunakan suatu pertanyaan deklaratif
b) Outline untuk Analisis .
Proses menggunakan outline untuk keperluan analisis memungkinkan
anda untuk memecahkan masalah, sebagaimana membuat outline
laporanmemungkinkan anda menulis dengan cara yang sistematis.Akan tetapi
membuat outline untuk suatu investigasi tertentu akan berbedadengan cara
membuat outline suatu laporan dimana memecahkan masalah di satu sisi dan
pemecahan masalah disisi lainnya.Dengan langkah sebagai berikut :
1) Mengembangkan struktur yang logis .
Karena setiap subjek dapat dibedakan ke dalam berbagai cara, maka
tugas anda adalah memilih metode yang paling logis dan mudah dipahami.
Mulailah dengan melihat tujuan penelitian anda secara berhati-hati. Tugas-
tugas informasional disusun berbeda dengan tugas-tugas analitikal.
 Tugas Informasional, Suatu studi yang mengarah kepada laporan
faktual dengan sedikit analisis atau penafsiran umumnya
dikelompokkan atas dasar sub-sub topik. Sub-sub topik tersebut dapat
disusun dalam berbagai cara :
 Urutan tingkat kepentingan
 Secara berurutan
 Secara kronologis
 Menurut ruang tempatnya
 Menurut geografis
 Menurut kategori
  Tugas AnalitikalYaitu, laporan yang berisi analisis,kesimpulan, dan
rekomendasi umumnya dikategorikan dengan metode pemecahan
masalah (problem-solving method). Hipotesis merupakan suatu
pendekatan struktural yang paling umum. Bila masalahnya adalah
untuk menemukan penyebabnya, memprediksi hasil, atau mencari
pemecahan masalah suatu masalah,salah satu cara untuk mengatasinya
adalah memformulasikan penjelasan hipotesis.
2) Aturan pembagian
membagi sesuatu secara fisik adalah relatif mudah dibandingkan
membagi suatu ide yang tak nampak secara fisik. Mengenai
pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen:
 memilih prinsip-prinsip dasar pembagian secara benar
 ketika melakukan pembagian sub-sub yang menyeluruh ke dalam
bagian-bagian, batasilah sendiri satu prinsip pada suatu waktu
 setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda
 teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen.
3) Menyusun Outline Pembuka .
Outline sangat diperlukan, jika :
 Anda sebagai salah satu di antara beberapa yang melakukan suatu
tugas.
 Investigasi anda akan semakin luas dan akan mencakup banyak
sumber dan jenis datanya.
 Anda tahu dari pengalaman masa lalu bahwa orang yang meminta
untuk melakukan studi akan melakukan revisi terhadap tugas
selama kegiatan investigasi anda.
c) Menyusun Rencana Kerja
Suatu rencana kerja formal umumnya mencakup beberapa sebagai berikut:
1) Permasalahan yg dihadapi
2) Maksud dan scope (ruang lingkup) atas investasi anda.
3) Pembahasan atas urutan tugas (sumber informasi,observasi atau
eksperimen, dan batasan waktu, uang, atau data yg tersedia.
4) Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber-sumber yang
diperlukan (siapa yg bertanggung jawab,kapan akan dilakukan, dan
berapa biaya investigasi).
d) Melakukan Penelitian
Rencana kerja yg telah disiapkan akan sangat membantu selama penelitian
berlangsung. Bagaimana kita memperoleh informasi dari sumber-sumber
primer maupun sekunder.
1) Sumber-sumber Primer
Ada 4 cara mengumpulkan data primer yaitu :
 memeriksa dokumen-dokumen
 observasi
 survey
 eksperimen
 2) Sumber-sumber sekunder
Alasan menggunakan sumber-sumber sekunder antara lain :
 Ketelitian
 Relevansi
 Efektivitas biaya

Contoh rapat bisnis :

Contoh rapat bisnis adalah rapat mengenai bagaimana cara mendapatkan konsumen yang bisa
memberikan dampak positif untuk perkembangan bisnis sebuah perusahaan . Sebuah rapat
bisnis harus bisa memberikan manfaat bagi perkembangan bisnis. Rapat bisnis memiliki
tujuan tertentu, beberapa macam tujuan rapat bisnis adalah :
 Untuk wadah saling bertukar informasi
 Bertukar ide atau pendapat
 Mengevaluasi kembali terkait tindakan yang pernah dilakukan
 Sebagai wadah untuk pengambilan keputusan
 Memberikan dorongan atau motivasi kepada peserta rapat
Akan tetapi Seiring dengan berkembangnya teknologi, untuk penyelenggaraan rapat
sekarang sudah bisa dilakukan tanpa harus bertemu dalam satu ruangan, kita bisa
menggunakan teknologi videoconference atau menggunakan aplikasi sejenis lainnya seperti
Skype, Cisco, GoToMeeting.
Seperti itulah mengenai rapat bisnis, dalam mengikuti rapat bisnis kita akan mengetahui
langkah apa saja yang sudah dilakukan oleh sebuah perusahaan, masalah apa saja yang
dihadapi dan masih banyak lainnya.

Contoh penulisan laporan singkat dalam bentuk memo :

PT. PERDANA NUSANTARA

Jalan Ir. Sutami 36 D Telepon: (0271) 57123
Kentingan – Jebres
Surakarta

Kepada : Ridho Amirudin

Dari : Muhammad Rifa’i Hidayat
Tanggal : 5 November 2010
Subjek : Laporan Aktifitas Departemen Pelatihan
Mulai tanggal 1 Januari s/d 31 Maret 2011 Departemen Pelatihan merencanakan berbagai
aktifitas antara lain:
Program yang dilakukan oleh Staf Departemen
Frekuensi PesertaJumlah Jam
Seminar orientasi 10 150 160
Seminar pra-purnakarya 3 25 60
Kursus komunikasi tertulis 5 120 75
Kursus supervisi 4 35 80
Program yang dilakukan oleh Konsultan
Frekuensi PesertaJumlah Jam
pelatihan komunikasi 2 50 50
Pelatihan dinamika kelompok5 60 72
Program orientasi sistem
komputerisasi 2 75 60
Saat ini, kami sedang mempersiapkan bahan-bahan untuk kegiatan tersebut. Salah satu
alat/bahan yang sedang kami persiapan adalah kaset video. Salinan untuk bahan-bahan
pelatihan terlampir.

Contoh laporan formal :

LAPORAN RAPAT KERJA TIM PENILAI

BUKU TEKS PELAJARAN SD, SMP, DAN SMA/SMK
YANG DISELENGGARAKAN OLEH BSNP

A. Pendahuluan
Alhamdulillah SMP Islam Al Azhar 1 mendapat kepercayaan dari Badan Standar
Nasional Pendidikan untuk mengirimkan 3 guru dalam menentukan Buku Teks Pelajaran
yang layak digunakan oleh sekolah mulai dari SD sampai SMA/SMK. Setelah kami
mengirimkan curriculum vitay, alhamdulillah kami memenuhi kriteria sebagai tim penilai
buku teks pelajaran.
Adapun yang ditetapkan sebagai penilai buku teks pelajaran adalah Rujiman, S.Pd. (guru
Bahasa Indonesia), Farikhah Afidah, S.Pd. (guru IPA), dan Sunarmi, S.Pd. (guru IPS). Kami
bertiga mendapat kepercayaan untuk mengikuti Rapat Kerja Tim Penilai Buku Teks Pelajaran
SD, SMP, dan SMA/SMK yang dilaksanakan di Hotel Safari Garden Bogor yang
dilaksanakan pada tanggal 4 s.d. 9 Juni 2008.
B. NAMA KEGIATAN
Kegiatan ini diberi nama Rapat Kerja Tim Penilai Buku Teks Pelajaran SD, SMP, dan
SMA/SMK.
C. TUJUAN KEGIATAN
Tujuan kegiatan ini adalah :
1. Menilai buku teks pelajaran yang diajukan oleh penerbit untuk ditentukan kelayakannya.
2. Menentukan jenis buku teks pelajaran yang memenuhi standar mutu pendidikan
D. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN
Kegiatan ini dilaksanakan sesuai dengan rencana yaitu tanggal 4-9 Juni 2008 di Hotel Safari
Garden Bogor. Akan tetapi, karena berkat kerja keras dan profesionalisme kinerja para guru,
kegiatan itu berhasil diselesaikan dalam waktu 4 hari.
E. PESERTA KEGIATAN
Peserta kegiatan terdiri atas: 200 orang guru terdiri atas guru Bahasa Indonesia, IPA,
IPS, Matematika, PKn, Bahasa Inggris dari jenjang SD sampai SMA/SMK. Adapun guru –
guru yang diundang berasal dari sekolah-sekolah yang ada di propinsi DKI Jakarta, Banten,
dan Jawa Barat.
F. PELAKSANAAN KEGIATAN
Kegiatan Rapat Kerja Tim Penilai Buku Teks Pelajaran dibuka jam 13.00 WIB dan
dihadiri oleh 250 orang guru yang terdiri atas guru Bahasa Indonesia, IPA, IPS, Matematika,
dan PKn. Selain itu hadir para dosen dan profesor yang ahli di bidangnya masing-masing
sebagai supervisor. Acara dibuka oleh Kepala BSNP menilai buku teks. Setiap bidang studi
perjenjang diarahkan oleh 2 supervisor. Setelah acara dibuka dilanjutkan pembekalan atau
penyajian materi tentang teknik menilai buku teks dilanjutkan dengan pelatihan.
Pelatihan ini dimaksudkan untuk mempersiapkan tenaga penilai yang mampu memahami
kriteria teknis yang terdapat dalam instrumen penilaian dan agar penilai memiliki kemampuan
menilai berdasarkan instrumen penilaian yang disusun oleh BSNP. Melalui pelatihan ini
diharapkan penilai dapat memiliki pemahaman yang sama terhadap butir-butir instrumen
penilaian buku teks pelajaran.
Kegiatan penilaian buku teks pelajaran dilakukan secara bertahap dengan jadwal yang
sangat ketat. Tahap I jam 08.00 – 12.00 WIB, tahap II jam 14.00 – 17.00, dan tahap III jam
19.00 – 24.00 WIB. Setiap guru dikelompokkan berdasarkan mata pelajaran sesuai dengan
jenjang pendidikan masing-masing. Setiap mata pelajaran rata-rata ada 400 buku dan 40
penilai yang terdiri atas dosen, ahli materi, guru, dan ahli grafika.
Apabila dalam penilaian terdapat perbedaan nilai lebih dari 2 maka dilakukan moderasi, yaitu
kedua penilai guru dipertemukan untuk mempertanggungjawabkan hasil penilaiannya dan
menentukan kesepakatan untuk nilai buku tersebut. Adapun butir-butir penilaiannya pun
sangat kompleks sehingga kami dituntut ketelitian, kejelian, penalaran, dan berbagai kriteria
yang menuntut kerja keras.
G. HASIL KEGIATAN
Adapun hasil kegiatan Rapat Kerja Penilai Buku Teks adalah sebagai berikut:
1. Kami bertiga berhasil menyelesaikan penilaian buku sebanyak 44 buku dengan rincian:
Bahasa Indonesia SD kelas I-VI sebanyak 12 buku, IPA SD kelas I – VI sebanyak 14 buku,
dan IPS SD kelas I – VI sebanyak 18 buku.
2. Memperoleh pengalaman yang berharga menjadi penilai buku sehingga dapat
memperkaya pengetahuan untuk menjadi penulis buku.
3. Melakukan sharing penilaian buku berbagai jenjang pendidikan sehingga dapat
menentukan sistematika penyajian materi pembelajaran mulai SD sampai SMA.
4. Dapat menularkan pengetahuan dan pengalaman kepada guru-guru dalam kegiatan
MGMP sehingga dapat membantu menentukan kelayakan buku yang akan digunakan secara
seragam di SMP Islam Al Azhar.
5. Mempromosikan Al Azhar sebagai lembaga pendidikan yang dapat dibanggakan.
H. ANGGARAN BIAYA
Adapun anggaran biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan tersebut adalah biaya transportasi
perjalanan sebesar Rp 500.000,00 dengan rincian biaya penggantian bensin, tol, dan tip sopir
antar jemput. Hal ini dilakukan karena tidak ada kendaraan YPI yang bisa digunakan untuk
mengantar dan menjemput kami.
I. PENUTUP
Demikian laporan pertanggungjawaban kegiatan ini kami sampaikan. Panitia
mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada Pimpinan SMP Islam Al Azhar 1 dan
YPI Al Azhar yang telah memberikan kepercayaan dan dukungan sehingga kegiatan ini
terlaksana dengan baik.

Jakarta, 21 Juni 2008

Delegasi III, Delegasi II, Delegasi I,

Rujiman, S.Pd. Sunarmi, S.Pd. Farikhah Afidah, S.Pd.

Mengetahui
Kepala SMP Islam Al-Azhar 1,

Drs. H. Sobirin HS
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimana, laporan bisnis
merupakan hal yang penting yang digunakan dalam suatu perusahaan, begitu juga
dengan rapat bisnis, rapat bisnis itu sendiri adalah suatu pertemuan yang dilakukan
oleh 2 orang atau lebih disuatu tempat untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan
bisnis agar berdampak positif bagi perkembangan bisnis sebuah perusahaan . adapun
laporan yang dibuat dalam setiap kegiatan dalam sebuah perusahaan bisnis, yaitu
laporan singkat dan laporan formal . laporan singkat itu sendiri yaitu laporan yang
berbentuk memo ataupun laporan yang terdiri atas satu atau dua halaman, sedangkan
laporan formal yaitu laporan yang terdiri dari banyak halaman dan disusun
berdasarkan poin-poin penting yang mencakup sebuah laporan itu sendiri .

B. SARAN
Saran dari penulis adalah agar pada saat membuat laporan bisnis, harus lebih
teliti lagi dan harus sesuai dengan kebenarannya. Karena jika ada satu saja dalam
penulisan laporan bisnis itu salah, maka dalam pengambilan keputusan oleh manajer
juga akan salah .
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami ucapkan kepada Allah SWT. Yang Maha Esa atas berkah dan
rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Makalah ini saya
sampaikan kepada Guru mata pelajaran Geogarfi.
Saya mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dalam penulisan
makalah ini. Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini,
oleh karena itu saya mengharapkan kritik dan masukan yang membangun dalam penulisan
makalah selanjutnya. Kami berharap makalah ini memberikan manfaat bagi pembaca.
 DAFTAR ISI

Kata pengantar.............................................................................................
Daftar isi......................................................................................................

BAB I . PENDAHULUAN
A. Latar belakang..................................................................................
B. Rumusan masalah.............................................................................
C. Tujuan penulisan..............................................................................

BAB II. PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN LAPORAN BISNIS .................................................
Penggolongan laporan bisnis .........................................................
........................................................................................................
Persiapan penulisan laporan bisnis.................................................
........................................................................................................
Bagian pokok laporan bisnis...........................................................
........................................................................................................
Organisasi tubuh laporan bisnis......................................................
........................................................................................................
Kegunaan penulisan laporan...........................................................
B. RAPAT BISNIS..................................................................................
Pengertian rapat bisnis....................................................................
........................................................................................................
Tujuan rapat bisnis..........................................................................
........................................................................................................
Rapat berdasarkan sifat...................................................................
........................................................................................................
Jenis-jenis rapat bisnis....................................................................
........................................................................................................
Perencanaan rapat bisnis.................................................................
........................................................................................................
Pelaksanaan rapat bisnis.................................................................
........................................................................................................
C. PENULISAN LAPORAN SINGKAT DAN LAPORAN FORMAL
Karakteristik laporan singkat..........................................................
........................................................................................................
Perencanaan laporan formal...........................................................
........................................................................................................

CONTOH KASUS :
a) Rapat bisnis.........................................................................................
b) Penulisan laporan singkat...................................................................
c) Penulisan laporan formal....................................................................

BAB III. PENUTUP

Kesimpulan............................................................................................
Saran......................................................................................................
Daftar Pustaka.......................................................................................
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto Djoko. Komunikasi Bisnis ,Ed.3.Surakarta : penerbit erlangga . 2006

http://puputmuftyblog.woodpress.com/2017/06/08/makalah-komunikasi-bisnis-laporan-bisnis/
Cutintanmandasari.blogspot.com/2018/05/makalah-komunikasi-bisnis-tentang-rapat.html