KOMUNIKASI BISNIS

KOMUNIKASI MELALUI LAPORAN

DISUSUN OLEH :

MAMIK AMBARWATI (SMX2 / 1410208755)

DWIKI MAHA PUTRA (SMX2 / 1410209001)

GUNAWAN (SMX2 / 1410209177)

NANING PUJI KURNIATI (SMX2 / 1410209499)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA

(STIESIA SURABAYA)

TAHUN 2016
 KOMUNIKASI MELALUI LAPORAN

A. PENULISAN LAPORAN BISNIS, LAPORAN SINGKAT DAN LAPORAN

FORMAL
1. PENULISAN LAPORAN BISNIS
1.1 Pengertian Laporan Bisnis
Untuk dapat melakukan suatu kegiatan operasi secara efisien, perusahaan perlu
berbagai macam jenis laporan. Apapun posisi Anda, baik sebagai pelatih manajemen,
akuntan, ilmuan, eksekutif junior, supervisor, wakil direktur atau peneliti, Anda mungkin
harus menulis suatu laporan kepada atasan Anda. Seringkali efektivitas suatu laporan yang
Anda sajikan akan menjadi bahan pertimbangan terhadap promisi maupun gaji Anda. Untuk
itu, Anda perlu mengetahui bagaimana membuat suatu laporan bisnis secara efisien dan
efektif.
Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective Busines
Communications” memberikan definisi tentang laporan bisnis (busines report) sebagai suatu
laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana
penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan Himstreet
dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan (bisnis)
sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, tersusun teratur yang digunakan untuk
menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke
lembaga yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Atas dasar definisi tersebut, maka dapat diambil suatu kesimpulan bahwa satu laporan
bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak memihak, objektif, penyampaian
informasi baik intern maupun eksten, biasanya diminta oleh mereka yang memiliki
kewenangan yang lebih tinggi dan memiliki suatu tujuan tertentu, yaitu membantu
pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
Biasanya suatu laporan menyajikan secara lebih rinci yang dikemas dalam bentuk
memo atau model satu halaman surat bisnis. Laporan memerlukan perhatian yang lebih
dalam pengorganisasian, alat bantu visual, dan teknik-teknik lain yang memungkinkan suatu
laporan dapat dan mudah dibaca. Laporan juga dapat memberikan manfaat dan tujuan suatu
penyajian laporan yang akurat, informasi yang logis dan tidak emosional. Suatu laporan
mungkin dapat kedua-duanya, baik tertulis atau lisan.
 Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk
memenuhi berbagai keperluan antara lain:
o Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya laporan
operasional, laporan kegiatan personal.
o Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan prosedur-prosedur yang
telah ditetapkan perusahaan. Misalnya, kebijakan penempatan posisi kerja.
o Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-pera yang berlaku
bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan anali dampak lingkungan, dan
laporan ketenagakerjaan (perburuhan).
o Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik b keperluan internal
maupun eksternal. Misalnya, laporan perk mban dan laporan akhir suatu kegiatan.
o Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan agi pengambilan
keputusan-keputusan atas isu-isu tertentu. Misalnya, laporan penelitian/riset, laporan
troubleshooting, dan laporan justifikasi.
o Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya, proposal
penjualan.

1.2 Penggolongan Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam berbagai cara penggolongan baik menurut
fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek,
dan pelaksanaan perternuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat
dijelaskan berikut ini :
a. Menurut Fungsinya
Menurut fungsinya, suatu laporan dapat dibedakan apakah untuk memberi informasi
atau untuk analisis. Suatu laporan yang bersifat memberi informasi (informational report)
menyajikan fakta-fakta dan rangkuman-tanpa melakukan analisis, kesimpulan, atau
rekomendasi. Nama lain untuk laporan informasional adalah Laporan Perkembangan
(progress reports), Laporan Sementara (interm reports), dan Laporan Thwulan (quarterly
Reports). Laporan analitikal (analitycal report) menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan
menafsirkannya, kemudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi. Laporan
analitikal mungkin diberi label, misalnya laporan rekomendasi (recommendation reports),
usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification reports).
b. Menurut Subjeknya
Menurut subjeknya, suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan pada departemen
mana suatu laporan itu diperoleh. Sebagai contoh, laporan akuntAnsi, laporan periklanan,
laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran,
laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik, dan laporan-laporan
teknik.
c. Menurut Formalitasnya
Menurut formalitasnya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat
formal atau nonformal. Laporan formal sering disebut juga dengan istilah laporan panjang
(long reports); sedangkan laporan nonformal sering disebut juga dengan istilah laporan
singliat (short reports). Laporan formal umumnya panjang-lebih dari 10 halaman-dan
mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian panjang lebih dari 10
halaman dan “panjang” atau “pendek’ adalah bervariasi, tergantung pada situasi dan kondisi
yang ada.
1. Laporan formal mencakup:
 Body text: pendahuluan, isi, penutup.
 Prefatory parts: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan,
persetujuan, pengiriman, penghargaan, sinopsis, abstraksi, rangkuman
eksekutif, daftar isi, daftar tabel.
 Supplemental parts: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah,
indeks.
2. Laporan informal biasanya hanya mencakup body text. Namun demikian, beberapa
laporan informal mungkin mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan
lampiran.
d. Menurut Keasliannya
Menurut keasliannya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela;
juga apakah publik atau swasta. Laporan otoritas (authorized reports) adalah suatu laporan
yang dibuat atas dasar permintaan atau mendapat kuasa dari orang lain atau komite; laporan
sukarela (voluntary reports) adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif Anda sendiri.
Laporan swasta (private reports) adalah suatu laporan yang dibuat perusahaan-perusahaan
swasta. Laporan publik (public reports) adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-
lembaga pernerintah, termasuk sekolah - sekolah, rumah sakit-rumah sakit, atau lembaga-
lembaga lain yang dibiaya oleh negara.
e. Menurut Frekuensinya
Menurut frekuensinya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara.
berkala atau khusus. Laporan berkala (periodic reports) dapat dikeluarkan secara harian,
mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Yang termasuk laporan berkala antara lain
laporan bursa saharn setiap jam, laporan penjualan tiap hari, laporan biaya tiap seminggu,
laporan produksi setiap bulan, laporan kegiatan komite tiap kuartar, dan laporan anggaran
tahunan. Laporan khusus ditulis manakala kebutuhan terhadap suatu informasi muncul.
Laporan khusus (special reports) mencakup suatu situasi atau kejadian yang unik (khusus)
seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.
f. Menurut Jenisnya
Menurut jenis atau penampilannya, suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan
panjangnya laporan. Jenlis laporan dapat bersifat informal (laporan singkat/short reports)
maupun formal (laporan panjang/long reports). Laporan informal meliputi laporan
memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. Laporan formal sering disebut dengan
laporan panjang.
1) Laporan Memorandum
Laporan memorandum (memorandum reports) merupakan suatu laporan yang
menggunakan format memo yaitu kepada, dari, subjek, dan tanggal.
2) Laporan Surat
Laporan surat (letter reports) merupakan suatu laporan yang menggunakan format
surat dengan kepala surat, di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda
tangan, dan bagian referensi.
3) Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-
baris kosong.
4) Laporan Formal
Laporan formal (formal reports) biasanya lebih panjang daripada laporan informal.
Laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long reports).
g. Menurut Kegiatan Proyek
Dalam melaksanakan suatu proyek, terdapat figa jenis laporan, yaitu laporan
pendahutuan (preliminary reports), laporan perkembangan, (progress reports), dan laporan
akhir (final reports). Laporan pendahuluan mencakup bagaimana suatu proyek disiapkan,
hasil yang diharapkan, dan bagaimana melakukan peladhan pegawai. Selanjutnya, setelah
proyek berlangsung, perlu disusun laporan perkembangan secara berkala. Pada saat proyek
berakhir, dibuatlah laporan akhir.
h. Menurut Pelaksanaan Pertemuan
Berdasarkan pelaksanaan pertemuan, laporan bisnis dapat dibedakan ke dalam agenda
(agenda), resolusi (resolutions), notulen (minutes), dan laporan perternuan (proceedings).
Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu Perternuan berlangsung. la
mencakup jadwal pelaksanaan, dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan. Hal ini akan
membantu peserta dalam mempersiapkan pertemuan. Resolusi adalah laporan singkat yang
secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen adalah
laporan resmi dalam suatu perternuan yang telah berlangsung. la mencakup catatan semua hal
yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan adalah suatu laporan resmi yang
cakupan bahasannya lebih luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

1.3 Persiapan Sebelum Menulis laporan Bisnis

Persiapan adalah sesuatu yang sangat penting dalam segala aspek, begitu halnya
dengan membuat laporan. Adapun persiapan yang diperlukan sebelum menulis laporan
mencakup paling tidak 4 tahapan sebagai berikut:
a. Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup
Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisi masalah yang mencakup tujuan
penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan – pertanyaan seperti : Apa yang
diinginkan ? Berapa banyak ? Mengapa ? dan Kapan ? akan membantu anda dalam
menetapkan masalah, tujuan, ruang lingkup, keterbatasan (dana dan waktu), dan judul suatu
laporan.
b. Pertimbangkan Siapa Yang Akan Menerima Laporan
Dalam mempersiapkan laporan bisnis perlu dipertimbangkan berbagai hal yang
berkaitan dengan audience. Artinya, seseorang yang ingin menyusun laporan bisnis perlu
memperhatikan siapa yang akan menerima laporan tersebut, baik dari segi pendidikannya,
pengalamannya, maupun sikap emosionalnya. Hal ini bertujuan agar laporan bisnis yang
diinginkan disampaikan kepada audience dapat mengenai sasarannya.
c. Menentukan Ide Atau Gagasan
Dalam tahap ini, tuliskan semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian buatlah
laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan rumuskan hipotesis
sebagai dasar untuk menentukan informasi apa yang anda perlukan.
d. Mengumpulkan Bahan Yang Diperlukan
Tahap keempat dalam menyiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang
diperlukan dari sumber – sumber yang dapat dipercaya. Seperti melakukan penelitian
sekunder (mencari data dari majalah, surat kabar, ensiklopedia) dan penelitian primer
(mencari data dari wawancara, kuisioner, laporan – laporan).
e. Menganalisa Dan Menafsirkan Data
Analisa atau penafsiran anda harus seobjektif mungkin. Berusahalah jujur dan tidak
pernah menghilangkan atau memanipulasi fakta relevan.
f. Mengorganisasi Data Dan Mempersiapkan Outline Akhir
Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati – hati, anda perlu
mengorganisasikan hasil temuan dan membuat outline akhir. Tetapi, sebelum meyiapkan
outline, anda pelu tahu tubuh laporan dan mempertimbangkan berbagai metode
pengorganisasian dan outline.

1.4 Bagian Pokok Laporan Bisnis

Setelah menyelesaikan 6 tahap persiapan, langkah berikutnya adalah membuat bagian
pokok laporan bisnis yang mencakup pendahuluan, teks, dan penutup.
1. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan antara
lain:
a. Pemberi Kuasa adalah individu atau organisasi yang meminta laporan
b. Tata-letak atau layout, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan
dibahas dalam laporan bisnis
c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan
laporan bisnis dinyatakan
d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis
e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan
dalam sebuah laporan bisnis
f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi
g. Sumber-sumber primer atau sekunder, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan
dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan
h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam
laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan
 i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran
maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia. 
k. Rekomendasi, menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan dalam suatu
laporan bisnis.. karena pembaca membaca secara rinci dala laporan, ia tahu bagaimana
fakta yang ada berpengaruh terhadap keputusan yang diambil.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau
dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala,
judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah
mengetahuinya.
2. Teks atau Isi Laporan 
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita
membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini
dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis
yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan dan membuang hal – hal
yang tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut.
3. Penutup 
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk
laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu,
dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada
Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan
dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
a. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya
berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian
b. Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa
memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis
c. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan
yang telah dibuat
d. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan
program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab
terhadap program/projek yang akan dilaksanakan
e. Proposisi, istilah proposisi belakangan ini digunakan dalam dunia akademis atau jurnal
sebagai suatu pernyataan yang tegas, tuntutan yang didasarkan pada suatu laporan atau
artikel.
 1.5 Organisasi Tubuh Laporan Bisnis
Bagaimana cara mengorganisasikan dan membuat outline tubuh laporan bisnis?
Berikut cara – cara tersebut:
1. Cara Menyusun Tubuh Laporan Bisnis
Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis,
yakni cara deduktif (cara langsung) dan cara induksif (cara tak langsung).
a. Cara Deduktif
Berarti menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau menjelaskan ide pokok
atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum hal – hal yang rinci dijelaskan. Pola laporan
bisnis mengikuti cara deduktif dapat berbentuk sebagai berikut:

Dalam suatu laporan panjang pembaca biasanya lebih suka menggunakan cara deduktif
karena ia memberikan kepada pembacanya suatu gamabaran yang cepat sebelum
mereka mengetahui secara lebih rinci. Jika bagian akhir tidak diungkapkan pada awal
laporan, mungkin pembaca akan melewati atau mengabaikan bahasan yang rinci agar
dapat segera mengetahui bagian akhir laporan baru kemudian kembali lagi ke bagian
awal. Secara umum, anda dapat menggunakan cara deduktif jika pembaca anda
memiliki karakteristik sebagai berikut:
 Eksekutif  yang sibuk
 Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera,
 Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral
 Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika
kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan
 Ingin mengetahui pendangan penulis laporan dengan segera
 Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi
b. Cara Induktif
Cara induktif menjelaskan fakta – fakta yang ada sebelum ide – ide pokok, kesimpulan
atau rekomendasi dikemukakan. Menyajikan fakta – fakta serat bahan – bahan
 pendukung lainnya, sebelum sampai pada bagian kesimpulan atau rekomendasi.
Laporan dengan cara induktif dapat disusun berurutan dengan pola sebagai berikut:

Anda dapat menggunakan cara induktif, jika pembaca anda memiliki karakteristik
sebagai berikut :
 Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat
memahami kesimpulan dan rekomendasinya
 Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan
 Mungkin merasa kesimpulannya tidak bisa dan dapat menerimanya
 Perlu membaca keseluruhan laporan , bukan hanya bagian akhirnya saja
 Lebih menyukai laporan disusun dengan cara induktif
2. Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis
Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan bisnis adalah
memutuskan cara terbaik untuk menyusun fakta – fakta yang tersedia sehingga terbentuk
bagian teks laporan bisnis. Anda dapat mengembangkan teks dengan cara – cara sebagai
berikut:
 Membuat topik – topik atau kriteria
 Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian – kejadian
 Mendeskripsikan lokasi atau tempat
 Menjelaskan suatu proses atau prosedur
 Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alphabet
 Menyusun urutan tingkat familiaritas
 Menyusun sumber – sumber yang digunakan
 Pemecahan masalah
3. Metode Outline
Sebelum menulis laporan , outline membantu untuk melihat hubungan antara
topic, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan keseluruhan didalam
suatu susunan yang logis dan menghilangkan tumpang tindih. Sebelum membahas judul
dan sub judul akan dibahas jenis – jenis judul. Format judul, paralismes judul.
 a. Jenis – Jenis Judul
Didalam laporan , jenis – jenis judul dapat digolongkan ke dalam 4 judul yaitu :
 Judul topik merupakan judul yang paling familiar atau umum
 Judul kalimat lengkap selalu mencakup subjek dan predikat
 Judul kalimat imperative dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak memiliki
subjek
 Judul kalimat variant biasanya dimulai dengan participle
b. Format Outline
Untuk outline singkat atau pendek hanya tiga atau empat judul dan subjudul.
Lebih baik memilih format yang sederhana. Mombinasi angka hurud adalah yang
paling popular dalam dunia bisnis dan pendidikan. Menyusun judul dan subjudul
perlu diperhatikan 5 hal yaitu:
 Tempatkan ide – ide yang paling penting pada tingkatan tertinggu , pertimbangkan
panjang laporan , subjek, dan pembaca
 Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masing – masing bagian
 Jika membagi suatu topik paling tidak mempunyai 2 subjudul
 Gunakan pertimbangan yang baik jangan teralu banyak dan jangan terlalu sedikit
untuk subjudul
 Tidak pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul
c. Paralelisme Dalam Judul
Semua judul harus paralel, artinya mempunyai tingkatan yang sama dalam
setiap outline. Ini berarti harus mempunyai bentuk gramatikal yang sama. Sebagai
contoh, paralelisme kombinasi angka huruf dapat digambarkan sebagai I, II, III, IV ;
A, B, C, D .

2. PENULISAN LAPORAN SINGKAT

2.1 Karakteristik Laporan Singkat
           Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit
bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo
ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam
dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary parts (seperti lembar halaman judul, surat
pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak) karena hanya terdiri atas satu atau dua
halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada tubuh (body) suatu
laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup. Selain itu,
laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan
formal, antara lain :
 Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
 Grafik untuk lebih menekankan penulisan.
 Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
 Format memo atau surat.

2.2 Membuat Laporan Bisnis yang Baik

           Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk
berkomunikasi baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Beberapa laporan
diperlukan sebagai dokumentasi yang bersifat permanen (tetap); sementara yang lainnya
diperlukan untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawab suatu pertanyaan.
Adakalanya suatu laporan mengalir dari pimpinan ke bawahan sebagai pertanggungjawaban
terhadap berbagai keputusan atau kebijakan yang telah dilaksanakan oleh suatu organisasi.
Tetapi, adakalanya suatu laporan mengalir dari bawahan ke pimpinan sebagai alat untuk
memantau kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit atau departemen-departemen yang
ada dalam suatu organisasi
            Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin.
Katakan kepada para pembaca apa yang perlu mereka ketahui, tidak lebih dan tidak kurang,
dan sajikan suatu informasi yang dapat memenuhi kebutuhan atau keinginan mereka. Ada
tiga hal yang harus ada dalam suatu laporan bisnis :
1. Akurat
Hal pertama yang harus diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah
bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Informasi yang tidak mengandung kebenaran,
tidak akurat, atau tidak lengkap, akan berakibat pada kemunduran, kemerosotan, atau
bahkan semakin memudarnya reputasi suatu organisasi di hadapan masyarakat pada
umumnya. Beberapa hal berikut ini akan dapat membantu mengatasi kemungkinan
terjadinya distorsi :
 Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
 Laporkan semua fakta yang relevan.
 Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
 Berilah bukti-bukti terhadap kesimpulan yang dibuat.
  Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan.
 Jaga bias pribadi dalam suatu laporan
2. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak intern saja, tetapi juga pihak
ekstern organisasi. Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh
masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis. Di lain pihak, pembaca
akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
 Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
 Melihat fakta-fakta yang tersedia.
 Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
 Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
 Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi
lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, kita harus memutuskan akan menggunakan format surat yang seperti
apa serta gaya penulisan yang bagaimana. Dalam hal ini, ajukan pertanyaan berikut pada diri
sendiri :
 Siapa yang Berinisiatif Membuat Laporan?
 Apa Subjek yang akan Dimasukkan ke Dalam Laporan?
 Kapan suatu Laporan Dibuat?
 Ke mana Laporan akan Dikirim?
 Mengapa suatu Laporan Dibuat?
 Bagaimana Sikap Pembaca?

2.3 Perencanaan Laporan Singkat

           Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan,
antara lain audiens, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi
format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan. Ada beberapa format laporan yang
dapat dipilih oleh penulis, antara lain :
a. Preprinted
Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong.
Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima
halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.
b. Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang,
dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian
surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.
c. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan
pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada,
dari, dan subjek.
d. Manuskrip
Laporan ini terdirk atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan
pendekatan formal. Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak
komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).

2.4 Penentuan Struktur Dasar

           Selain memutuskan format dan panjang suatu laporan, hal penting lainnya yang harus
diperhatikan ialah penentuan struktur dasar. Ada tiga masalah yang biasanya muncul dalam
menentukan struktur dasar, yaitu :
 Informasi apa yang seharusnya dimasukkan? Apakah semua data akan dimasukkan atau
akan mengeliminasi beberapa data?
 Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah menggunakan
direct order atau indirect order?
 Metode apa yang akan digunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Apakah akan
menggunakan pengorganisasian suatu topik atas dasar tingkat pentingnya, urutan,
kronologis, lokasi, atau kategori? Atau apakah akan mengorganisasi ide menurut suatu
argument yang logis?

2.5 Pengorganisasian Laporan Singkat

1.      Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional
Laporan informasional memiliki satu tujuan dasar, yaitu menjelaskan sesuatu dengan
istilah yang tegas. Dalam menulis laporan informasional, kita tidak perlu terlalu khawatir
terhadap reaksi pembaca. Pembaca akan menanggapi materi secara tidak emosional sehingga
kita dapat menyampaikan laporan secara langsung. Yang seharusnya kita perhatikan adalah
pemahaman atau pengertian pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat
sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan
informasi dalam cara yang praktis.
Laporan informasional terdiri atas suatu laporan periodik (berkala) dan laporan aktivitas
personal dalam suatu konferensi.
a. Laporan Periodik (Berkala)
Laporan periodik adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi
dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuan laporan periodik
ialah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu berjalan sehingga
manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi jika perlu.
Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan berikut :
1. Peninjauan atas Tanggung Jawab Rutin
2. Diskusi / Pembahasan Proyek Khusus
3. Rencana Periode yang akan Datang
4. Analisis Masalah / Problem
b. Laporan Aktivitas Personal (Individu)
Laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi
selama suatu konferensi, konvensi, atau dalam perjalanan. Tujuan laporan ini untuk
menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi penting atau
keputusan yang muncul.
2.      Pengorganisasian Laporan Analitikal
Berbeda dengan laporan informasional yaitu untuk mendidik pembaca, laporan analitikal
dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan
atau rekomendasi. Contoh-contoh laporan analitikal ialah sebagai berikut :
a. Laporan Justifikasi
Ialah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen
puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.
b. Usulan Bisnis Baru di Luar Klien
Usulan untuk pihak di luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek
yang diterima oleh bisnis atau pemerintah di luar klien.
c. Laporan Troubleshooting
Laporan trobleshooting (troubleshooting reports) adalah dokumen yang berorientasi
kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak. Jika kita ingin
agar pembaca berkonsentrasi dan mudah memahami ide-ide yang kita buat, maka kita
perlu memberikan suatu argumen yang logis dalam laporan.
 Namun, tidak semua masalah dapat diatasi dengan rencana organisasional. Beberapa
laporan analitikal disusun melalui keputusan antara yang pro dan kontra. Laporan analitikal
juga dapat disusun dengan  membandingkan beberapa alternatif dari serangkaian kriteria
yang ada. Yang terpenting adalah bahwa kita memilih suatu struktur yang sesuai dengan
proses yang akan digunakan untuk memecahkan masalah. Tujuannya adalah untuk
memfokuskan perhatian pembaca atas kesimpulan dan rekomendasi secara rasional.

3. PENULISAN LAPORAN FORMAL

Laporan panjang sering disebut dengan laporan formal (formal report). Salah satu yang
membedakan dengan laporan singkat (laporan informal)bukan saja terlihat dari banyak
sedikitnya halaman, tetapi bentuk atau format laporan itu sendiri. Secara umum, jumlah
halaman laporan formal lebih banyak daripada jumlah halaman laporan singkat. Oleh karena
itu, perencanaan dalam menyusun sesuatu laporan formal sangat penting.
Dalam membuat perencanaan formal, banyak hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain
mendefinisikan masalah, membuat kerangka (outline)untuk melakukan analisis, menyusun
rencana kerja, melakuikan penelitian (riset), dan menganalisis data. Poin-poin penting
tersebut akan dijelaskan secara lebih rinci berikut ini.

3.1 Mengidentifikasikan Masalah

Dalam menulis suatu laporan, baik itu laporan informasional atau laporan analitikal, tahap
pertama adalah mendefinisikan masalah. Anda harus memutuskan informasi apa yang Anda
perlukan untuk menyelesaikan suatu laporan. Sebagai contoh, Anda akan melakukan
penelitian tentang peredaran obat-obaat terlarang. Dalam hal ini, Anda perlu menggali
berbagai pertanyaan yang berkaitan dengan peredaran obat-obatan terlarang, seperti apa yang
melatarbelakangi orang kecanduan obat-obatan terlarang, di mana memperoleh obat-obatan
terlarang, bagaimana cara penyaluran obat-obatan tersebut, dan sebagainya. Jawaban atas
pertanyaan tersebut akan membantu Anda dalam melakukan investigasi terhadap isi laporan
yang Anda buat.
1. Pertanyaan yang Tepat
Sering kali,suatu masalah yang didefinisikan untukm Anda telah ditetapkan oleh orang-
orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan . Bila hal ini terjadi, Anda perlu
mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut dibuat, sebelum Anda melakukan investigasi
lebih jauh. Pertanyaan-pertanyaan berikut ini akan dapat membantu Anda dalam melakukan
investigasi/penelitian.
1)      Apa yang perlu ditentukan?
2)      Mengapa masalah tersebut penting?
3)      Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut?
4)      Di mana munculnya suatu masalah?
5)      Kapan masalah itu muncul?
2. Mengembangkan Pernyataan Tujuan
        Dalam pertanyaan-pertanyaan terbuka, Anda harus mengembangkan suatu pernyataan
tertulis secara jelas terhadap tujuan suaru laporan. Selanjutnya, Anda perlu melakukan cek
ulang atas pernyataan tersebut dengan orang yange memiliki otoritas. Dalam
mengembangkan suatu pernyataan tujuan, Anda dapat menggunakan satu di antara tiga cara
berikut ini.
1)      Menggunakan kalimat infinitive.
2)      Menggunakan pertanyaan.
3)      Menggunakan suatu pernyataan deklaratif.
Pernyataan tujuan laporan harus dibuat sejelas mungkin dan hindari memasukkan informasi
yang tidak relevan.

3.2 Kerangka Untuk Anlisis

           Setelah Anda mendefiniskan masalah dan menentukan tujuan penelitian, Anda dapat
mulai melakukan suatu penelitian. Untuk mengorganisasikan suatu penelitian, Anda perlu
mengelompokkan masalah ke dalam serangkaian pertanyaan khusus. Proses ini sering disebut
dengan factoring.
           Penelitian juga memerlukan kernagkan (outline) untuk keperluan analisis karena
memungkinkan Anda memecahkan  masalah, seperi kerangka laporan memungkinkan Anda
menulis dengan cata yang sistematis. Akan tetapi, membuat kerangkan untuk penelitian tentu
akan berbeda dengan cara membuat kerangka laporan. Kerangka penelitian berisi langkah-
langkah pemecahan masalah, sedangkan kerangka laporan berisi alternative pemecahan
masalah.
1.      Mengembangkan Struktur yang Logis
           Anda harus dapat mengembangkan struktur penelitian yang logis dan mudah dipahami
sesuai dengan subjek penelitiannya . Mulailah dengan melihat tujuan penelitian Anda  secara
akan menyeluruh untuk menentukan apakah Anda akan menggunakan kerangka (outline)
informasional, analitikal, atau gabungan keduananya.
           Jika tujuan umum Anda adalah untuk memberikan informasi yang akan ditafsirkan
orang lain, kerangka informasional lebih sesuai diterapkan meskipun beberapa bagian dari
penelitian Anda perlu dianalisis untuk menekankan fakta-fakta yang penting. Jika tujuan
penelitian Anda adalah mengajukan suatu kesimpulan dan rekomendasi, Anda dapat
menggunakan kerangka analitikal.
a.      Tugas Informasional
      Suatu studi yang mengarah kepada laporan factual dengan sedikit analisis atau penafsiran
umumnya dikelompokkan atas dasar sub-subtopik. Sub-subtopik tersebut dapat disusun
dalam berbagai cara.
 Urutan Tingkat Kepentingan
Misalnya, saat menelaah lima kelompok produk, Anda dapat mengorganisasi studi
Anda dengan membuat peringkat penjulan setiap kelompok produk, mulai dari
kelompok yang menghasilkan pendapatan paling besar hingga paling kecil.
 Secara Berurutan
Jika sedang melakukan suatu proses penelitian, Anda menyajikan informasi selangkah
demi selangkah, mulai dari langkah/tahap 1,2,3 dan seterusnya.
 Secara kronologis
Ketika melakukan suatu investigasi atau serangkaian peristiwa, Anda mengorganisasi
peristiwa-peristiwa tersebut menurut urutan kejadian tau peristiwa kajadiannya,
seperti peristiwa yang terjadi bulan Januari,Februari,Maret dan seterusnya.
 Menurut Ruang Tempatnya
Jika Anda sedang mempelajari suatu objek secara fisik, Anda dapat mempelajarinya
dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah, atau dari luar ke dalam, dan seterusnya.
 Menurut Geografis
Jika lokasi merupakan factor yang pentingndalam studi Anda, Maka gunakanlah
geografis sebagai dasar untuk menyusun sub-subtopik, seperti daerah
Jakarta,Semarang,Yogyakata,Surakarta, dan sebagainya
 Menurut Kategori
Jika Anda diminta untuk menelaah beberapa aspek penting dari suatu objek,
perhatikan suatu kategori seperti penjualan,laba,biaya dan investigasi.
      Metode-metode tersebut biasa digunakan dalam menyusun suatunlaporan pemantauan
atau laporan pengendalian, prosedur dan kebijaksanaan, dan laporan perkembangan
sementara.
b.      Tugas Analitikal
     Laporan yang berisi analisis, kesimpulan, dan rekomendasi umunya dikategorikan dengan
metode pemecahan masalah (problem-solving method). Hipotesis merupakan suatu pendekata
structural yang paling umum. Bila masalahnya adalah untuk menemukan penyebabnya,
memprediksi hasil, atau  mencari pemecahan suatu masalah, salah satu cara untuk
mengatsainya adalah mengformulasikan penjelasan hipotesis. Misalnya, masalah Anda
adalah menentukan mengapa perusahaan Anda mengalami kesulitan dalam mencari sekretaris
yang terampil. Anda akan melakukan  factoring terhadap masalah tersebut dengan melakukan
spekulasi tentang alasan-alasannya; selanjutnya Anda akan mengumpulkan berbagai
informasi untuk mengonfirmasikan alas an masing-masing.
2.      Aturan Pembagian
Membagi sesuatu secara fisik adalah relative  udah dibandingkan membagi suatu ide yang tak
nampak secara fisik. Bagaiamana Anda dapat membagi ide-ide Anda dengan baik? Berikut
ini adalah ebebrapa aturan singkat mengenai pembagian suatu ide ke dalam beberapa
komponen.
1)      Memilih prinsip-prinsip dasar pembagian secara benar.
2)      Gunakan satu kategori/pronsip setiap kali membagi laporan ke dalam sub-subtopik.
3)      Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda.
4)      Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen.
3.      Menyusun Kerangka Pembuka
      Anda dapat menggunakan format kerangka untuk menyajikan ide-ide Anda. Mungkin
dalam hati Anda bertanya, jika beberapa catatan dalam sebuah kertas sudah cukup, mengapa
repot-repot harus menggunakan format kerangka? Mungkin kerangka memang tidak
diperlukan jika Anda sekedar menulis laporan singkat yang bersifat informal seperti memo,
tetapi untuk penulisan laporan panjang, kerangkan akan sangat berguna. Kerangka pembuka
(preliminary outline) memberikan kemudahan dalam melakukan investigasi. Kerangka sangat
diperlukan, jika
a.      Anda merupakan salah satu di antara beberapa orang yang melakukan suatu tugas.
b.     Investigasi Anda akan semakin luas dan akan mencakup banyak sumber dan jenis
datanya.
 c.      Anda tahu dari pengalaman masa lalu bahwa orang yang meminta untuk melakukan studi
(riset) akan melakukan revisi terhadap tugas selama kegiatan investigasi Anda.
      Secara umum ada dua system pembuatan kerangka (outlining), yaitu system alfanumeris
dan system decimal. Kedua-duanya dapat diterima, tetapi beberapa perusahaan lebih senang
menggunakan salah satu system yang lebih disukainya. Anda harus menulis suatu caption
pada setiap level kerangka  Anda dalam gramatikal yang sama. Dengan kata lain, jika uraian I
menggunakan kata kerja, uraian II, III, dan IV juga harus menggunakan kata kerja.
Alfanumeris Desimal
    1. ……………………………... 1. 1.………………………………….
A.    A. ………………………… 1.1………………………………
B.     B. ………………………… 1.2………………………………
1.      1. …………………….     1.2.1…………………………
2.      2. …………………….     1.2.2…………………………
a.      a. ………………...            1.2.2.1………………….
b.      b. ………………...            1.2.2.1………………….

     Konstruksi paralel ini memungkinkan pembaca untuk melihat bahwa ide-ide berhubungan,
sama pentingnya, dan sama level keumumannya. Ini membuat suatu kerangka sebagai alat
yang lebih berguna untuk menentukan daftar isi serta judul laporan, dan hal tersebut
dipertimbangkan sebagai format yang betul oleh kebanyakan  orang yangmenelaah kerangka
Anda. Kedua kerangka tersebut dapat ditunjukkan pada gambar berikut ini:
Format Outline Alfanumeris dan Desimal
                  Dalam menulis kerangka, Anda juga harus memilih antara caption kerangka
deskriptif (topical) dan informatif (talking). Caption  kerangka deskriptif memuat subjek
yang akan dibahas, sedangkan caption kerangka informative (dalam bentuk pertanyaan dan
rangkuman) memuat arti suatu masalah. Meskipun caption kerangka informative lebih
panjang dalam penulisannya, secara umum caption tersebut lebih bermanfaat dalam
memberikan petunjuk pekerjaan Anda, terutama jika Anda menggunakan pertanyaan Anda
rencanakan untuk dijawab dalam studi Anda. Di samping itu, keuntungan lainnya adalah
memudahkan orang lain untuk melakukan telaah (review). Jika orang lain memberi komentar
tentang kerangka Anda, mereka mungkin tidak dapat menangkap ide yang jelas bila Anda
menggunakan caption kerangka deskriptif.
 3.3 Menyusun Rencana Kerja
            Setelah Anda mendefinidikan masalah dan memuat kerangka, selanjutnya Anda perlu
menetapkan suatu rencana kerja yang didasarkan pada kerangka pembuka (pendahuluan).
Jika Anda menyusun suatu rencana untuk kepentingan sendiri, rencana tersebut relative
informal berisi suatu daftar sederhana mengenai langkah-langkah perencanaan, estimasi
urutan dan waktu, dan sejumlah sumber informasi yang Anda gunakan.
           Jika Anda melakukan studi formal, rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan
memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih
lanjut, sebuah proposal (usulan) memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar
kontrak, jika usulan diterima. Suatu rencana kerja formal umunya mencakup beberapa hal
sebagai berikut.
a)      Permasalahan yang dihadapi
b)      Maksud dan scopr (ruang lingkup) atas investigasi Anda.
c) Pembahasan atas urutan tugas (sumber informasi,observasi atau eksperimen, dan batasan
waktu, uang, atau data yang tersedia).
d)     Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber-sumber yang diperlukan (siapa yang
bertanggung jawab, kapan akan dilakukan ,dan berapa biaya investigasi)

3.4 Melakukan Penelitian

            Nilai laporan Anda tergantung pada kualitas suatu informasi. Pada saat Anda
mengumpulkan informasi, perhatian Anda untuk pertama kali adalah bagaimana
mengorganisasi informasi yang Anda peroleh. Apabila Anda melakukan penelitian secara
berkelompok, Anda harus dapat melakukan koordinasi dengan anggota lainnya.
           Rencana kerja yang telah Anda siapkan akan sangat membantu Anda selama penelitian
berlangsung. Dalam kaitan ini, bagaimana Anda memperoleh informasi yang Anda perlukan
baik melalui sumber-sumber primer (primary sources) maupun sekunder (secondary
resources).
           Sumber primer akan memberikan informasi atau data yang dikumpulkan dari sumber-
sumber asli (tangan pertama) untuk tujuan tertentu. Sedangkan sumber sekunder akan
memberikan data yang telah dikumpulkan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Data
sekunder tersebut berasal dari laporan tangan kedua.
1.      Sumber-sumber Primer
      Apabila informasi yang Anda perlukan tidak tersedia dari sumber-sumber sekunder, Anda
harus mengumpulkan dan menafsirkan data dengan melakukan penelitian primer. Anda harus
melakukan penelitian secara langsung ke dalam dunia nyata. Ada 4 cara untuk
mengumpulkan data primer, yaitu memeriksa dokumen0dokumen ,observasi, survey, dan
melakukan eksperimen.
a. Dokumen
Dokumen – dokumen bisnis yang termasuk ke dalam data primer antara lain laporan
penjualan, neraca, laporan laba rugi, kebijakan-kebijakan, korespondensi dengan
pelanggan dan pemasok, dan kontrak. Di samping itu, dokumen-dokumen resmi
pemerintah juga termasuk sumber-sumber primer.
b. Observasi
Observasi (observation) atau pengamatan merupakan salah satu cara untuk
memperoleh sumber data primer dalam dunia bisnis. Anda mungkin dapat
mengunjungi atau mengamati suatu kegiatan yang tengah berlangsung dalam suatu
bisnis
c. Survey
Suatu cara untuk memperoleh jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang Anda ajukan
adalah bertanya kepada orang-orang yang mempunyai pengalaman atau keahlian yang
relevan dengan bidang keahliannya.Anda dapat melakukan survey dengan
menggunakan suatu daftar pertanyaan yang telag Anda susun sedemikian rupa
sehingga memudahkan Anda untuk melakukan wawancara. Melakukan wawancara
nampaknya sederhana, tetapi kalau tidak dipersiapkan dengan cermat akan sia-sia saja
hasilnya. Suatu survey formal memerlukan beberapa keputusan penting yang
mencakup antara lain :
1. Apakah Anda ingin wawancara tatap-muka, lewat telepon, atau lewat daftar
pertanyaan?
2. Berapa jumlah sampek yang akan Anda teliti?
3. Pertanyaan khusus apa yang harus Anda ajukan agar memperoleh suatu gambaran
yang valid?
           Pengembangan suatu daftar pertanyaan memerlukan keterampilan tertentu. Ada
beberapa bentuk pertanyaan yang dapat Anda gunakan untuk memperoleh informasi dari para
responden, antara lain dengan menggunakan pertanyaan terbuka, ya atau tidak, pilihan, skala,
checklist, peringkat, dan isian.
d. Eksperimen
Kegiatan eksperimen (eksperiment) lebih banyak dilakukan untuk bidang-bidang
teknis. Hal ini disebabkan karena suatu eksperimen memerlukan manipulasi factor-
faktor yang tercakup di salamnya secara lebih ekstensif. Di samping itu, biaya yang
diperlukan untuk melakkan eksperimen pada umunya relative mahal dan untuk
mengetahui eksperien perlu waktu ng cukup lama. Sebagai contoh, Anda ingin
mengetahui apakah ada pengaruh terhadap produktivitas kerja antara pekerja biasa
dengan pekerja yang diberi bonus atau insentif atas prestasi kerjanya. Untuk dapat
mengetahui hasilnya, kedua kelompok pekerja tersebut perlu diuji coba dan diteliti
secara lebih mendalam.
2.      Sumber-sumber Sekunder
      Meskipun penelitian Anda kebanykan menggunakan sumber-sumber primer, pertama kali
Anda akan menelaah informasi yang berasal dari sumber sekunder. Dalam kaitanyya dengan
sumber-sumber sekunder, Davis menyatakan bahwa dengan semakin berkembangnya
teknologi dewasa ini, banyak informasi yang dapat diperoleh melalui Internet (online)
mauoun yang tersimpan dalam bentuk CD-ROM (Compact Disc- Read Only Memory). Ada
bebrapa alas an yang melatarbelakangi mengapa orang menggunakan sumber-sumber
sekunder, yaitu melalui jasa online atau jaringan Internet.
a.      Hemat Waktu
     Mencari informasi melalui internet  dapat menghemat waktu bila dibandingkan dengan
cara manual. Prosedur pencariannya relative cepat. Anda tinggal mengetik infromasi yang
Anda butuhkan dalam layar monitor melalui bantuan search engine. Tidak berapa lama
kemudian, Anda sudah dapat memeperoleh informasi yang Anda butuhkan.
b.      Ketelitian
     Para peneliti memiliki tingkat kepercayaan yang lebih tinggi terhadap inforamsi yang
diperoleh melalui jaringan internet karena kutipan-kutipan penting tidak akan terlewatkan
dalam proses pencariannya.
c.       Relevansi
     Peneliti yang mempunyai pengalaman dalam mencari inforamsi melalui internet dapat
memisahkan secara selektif konsep-konsep dan istilah-istilah kunci untuk mengidentifikasi
kutipan-kutipan atau artikel-artikel yang mempunyai relevansi tinggi tentang apa yang
ditanyakan oleh para peneliti.
d.      Efektivitas Biaya
     Berkurangnya waktu pencarian dan meningkatnya relevansi bahan-bahan dalam suatu
proses dapat menghasilkan prosedur efektivitas biaya yang tinggi.

3.5 Analisis Data

           Setelah melakukan penelitian dan memperoleh data yang Anda inginkan, selanjutnya
Anda perlu melakukan analisis terhadap hasil temuan Anda tersebut. Proses analisis pada
dasarnya merupakan suatu pencarian hubungan di antara fakta-fakta yang telah Anda
temukan tersebut. Dengan melihat data yang telah Anda kumpulkan dari berbagai sudut
pandang, Anda akan dapat menjawab berbagai pertanyaan yang Anda siapkan dalam suatu
rencana kerja (work plan)
1.      Perhitungan Stastistik
Kebanyakan data yang Anda peroleh dari suatu penelitian berbentuk angka-angka.
Dengan perhitungan statistic secara sederhana, Anda dapat menghitung rata-rata (average) ,
perkembangan (trends), dan korelasi (correlations).
Salah satu cara untuk melihat data adalah dengan mencari rata-ratanya. Dalam hal ini,
rata-rata dapat dibedakan ke dalam tiga bentuk yaitu mean, median, dan mode.
Mean dapat diperoleh dengan cara membagi jumlah semua item dalam suatu
kelompok dengan jumlah item dalam kelompok tersebut (Rp63.000.000,00 + 9 =
Rp7.000.000,00). Mean ini sangat bermanfaat untuk membandingkan antara satu item dengan
rata-rata kelompok.
Cara lain untuk menghitung rata-rata adalah  median. Median  dari sebuah kelompok
adalah nilai yang berada di tengah kelompok tersebut ketika semua anggota kelompok
disusun secara menaik atau menurun berdasarkan nilainya. Sebagai contoh, apabila terdapat
Sembilan data, median-nya adalah data yang kelima (Rp7.500.000,00). Median ini
bermanfaat, jika satu atau beberapa data yang ada bersifat ekstrem (berbeda secara
mencolok). Sebagai contoh, meskipun data tertinggi adalah Rp27.000.000,00, median-nya
tetap sebesar Rp7.500.000,00.
Mode adalah data yang paling sering muncul dalam sautu kelompok. Dalam contoh
terlihat bahwa penghasilan per bulan yang paling sering muncul adalah Rp8.500.000,00, yang
dihasilkan oleh tiga orang. Jika Anda ingin mengetahui suatu data yang paling sering muncul
atau yang biasa terjadi, mode-lah jawabannya.
Berikut ini adalah contoh sederhana untuk melihat ketiga rata-rata tersebut.
 Contoh Mean, Median, Mode
Staf manajer Penghasilan per bulan

Johny Rp3.000.000,00
Freddie Rp5.000.000,00
Betty Rp6.000.000,00
Tessy            Rp7.000.000,00 MEAN            
Lucky                          Rp7.500.000,00 MEDIAN
Nury Rp8.500.000,00
Ronny            Rp8.500.000,00 MODE
Shelly Rp8.500.000,00
Munco Rp9.000.000,00

Total Rp63.000.000,00

2.      Kesimpulan
     Pengambilan kesimpulan dapat didsarkan pada suatu kombinasi antara fakta-fakta yang
tersedia, pertimbangan nilai, dan asumsi-asumsi. Oleh karena itu, sangat jarang pengambilan
kesimpulan hanya disadarkan pada penemuan fakta semata. Meskipun demikian, Anda juga
perlu tahu bahwa pengambilan kesimpulan terhadap suatu kasus dapat mengandung unsur-
unsur yang bersifat subjektif.
3.      Rekomendasi
      Kesimpulan berbeda dengan rekomendasi. Kesimpulan merupakan opini atau penafsiran
terhadap suatu pokok bahaasan tertentu, sedangkan rekomendasi adalah sran yang diberikan
untuk melakukan tindakan tertentu. Suatu rekomendasi yang baik (good recommendations),
paling tidak mencakup tiga criteria yaitu :
(1) Praktis
(2) Dapat diterima oleh pembaca, dan
(3) Penjelasannya cukiup rinci sehingga pembaca dapat melakukan suatu tindakan.
B. PERENCANAAN LAPORAN DAN PROPOSAL
1. Perencanaan Laporan
Persiapan (perencanaan, pengorganisasian) merupakan bagian yang sangat
penting bagi proses penulisan laporan bisnis. Bagian ini melewati beberapa tahap
sebagai berikut: defenisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup; pertimbangkan siapa
yang akan menerima laporan; menentukan ide atau gagasan; mengumpulkan bahan
yang diperlukan; mengnalisis dan menfsirkan data; mengorganisasi data dan
mempersiapkan outline akhir. Bagian ini juga menentukan pokok-pokok laporan
bisnis yang memuat pendahuluan, teks dan penutup. Bagian pendahuluan
mengorganisasikan pemberi kuasa, layout atau rencana presentasi, masalah, maksud,
ruang lingkup, metodologi, sumber-sumber primer atau sekunder, latar belakang,
defenisi istilah, keterbatasan, rekomendasi sementara teks membahas dan
mengembangkan hal-hal penting dan rinci. 
Penulisan laporan bisnis yang baik harus mencakup temuan fakta yang penting
dan relevan serta penutup berfungsi untuk merangkum laporan bisnis secara
menyeluruh, mengambil kesimpulan atau memberi rekomendasi. Bagian penutup
diberi judul rencana tindakan atau proposi. Pengorganisasian tubuh laporan bisnis
memuat cara menyusun tubuh laporan bisnis yang bersifat deduktif atau induktif; cara
menyusun teks laporan bisnis yang berisikan membuat topic-topik atau criteria,
menyusun urutan suatu peristiwa, mendeskripsikan lokasi atau tempat, menjelaskan
suatu proses, menjelaskan urutan tingkat pentingnya secara alphabet, menyusun
tingkat familiaritas, menyusun sumber-sumber yang digunakan dan pemecahan
masalah serta metode outline yang berisikan jenis-jenis judul, format outline dan
paralelisme dalam judul. 

2. Perencanaan Proposal
Persiapan yang menyangkut perencanaan, pengorganisasian penulisan
proposal bisnis yang baik harus memenuhi syarat-syarat antara lain sistematis,
berencana, mengikuti konsep ilmiah serta jelas dan dapat dimengerti. Sistematis
artinya proposal disusun secara berurutan menurut pola tertentu dari yang paling
sederhana hingga yang paling kompleks. Berencana artinya proposal dibuat sesuai
langkah-langkah pelaksanaan serta mengacu pada tujuan yang ingin dicapai.
Mengikuti konsep ilmiah artinya pengerjaan proposal dari awal hingga akhir harus
 sesuai cara atau metode ilmiah yang suda ditentukan serta jelas dan mudah dimengerti
artinya proposal yang dibuat harus jelas dan menggambarkan keseluruhan kegiatan
yang akan dilaksanakan sehingga dapat diterima dan dimengerti dengan baik.

3.Pemanfaatan Dukungan Visual dalam Laporan dan Proposal Bisnis

Penulisan laporan dan proposal bisnis akan lebih mengena dan efektif apabila
dikmunikasikan secara visual dengan memberikan tabel, grafik, bagan, diagram atau
gambar yang dibutuhkan. Visual aid atau peraga dalam bentuk table, grafik, gambar,
diagram/bagan, peta(map) dan foto sangat membantu pelaku bisnis dalam
menyampaikan pesan agar lebih jelas dan mudah diterima. Persiapan merupakan hal
yang sangat penting dalam setiap aspek,termasuk membuat laporan. Persiapan yang
diperlukan untuk menulis laporan dan proposal mencakup enam tahapan, sebagai
berikut :
1. Definisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup.
2. Analisis audiens
3. Menentukan ide atau gagasan
4. Mengumpulkan data
5. Menganalisis dan menafsirkan data
6. Mengorganisasikan data dan mempersiapkan outline akhir.
C. MENYUSUN DAN MENYELESAIKAN LAPORAN DAN PROPOSAL
1. Menyusun Laporan
Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan adalah memutuskan cara-
cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian teks
laporan. Teks dapat disusun dengan cara berikut:
 Membuat topik atau kriteria
 Menyusun urutan suatu peristiwa
 Mendiskripsikan lokasi atau tempat
 Menjelaskan suatu proses atau prosedur
 Menyusun urutan kepentingan secara alfabet
 Menyusun urutan tingkat familaritas
 Menyusun sumber – sumber yang digunakan
 Pemecahan masalah

a. Konsep Isi Laporan

Isi dan kualitas laporan dapat berdampak langsung terhadap keberhasilan
professional karena menunjukan seberapa baik dalam membuat konsep isi laporan
tersebut. Untuk membuat laporan yang berhasil jika isinya:
 Akurat
Informasi yang disajikan di laporan harus tepat secara fakta dan bebas
kesalahan.
 Lengkap
Masukan semua informasi yang diperlukan bagi para pembaca agar dapat
memahami setuasi, masakah, atau proposal.
 Seimbang
Sajikan semua isi dengan jujur dan wajar, dan masukan semua informasi yang
penting.
 Jelas dan logis
Untuk membantu para pembaca berpindah dari point satu ke poin berikutnya,
usahakan agar transisinya jelas dan logis.
 Didokumentasikan dengan rapi
Jika menggunakan sumber primer dan sekunder untuk laporan dan proposal,
pastikan untuk mendokumentasikannya dengan rapid an member penghargaan
bagi sumber.
 b. Format Penulisan Laporan
1. Pendahuluan Laporan
Elemen tertentu yang harus disertakan dalam pendahuluan bergantung pada
sifat dan panjang laporan, keadaan ketika sedang menulis, dan hubungan
dengan klien. Bagian pendahuluan memuat semua topik berikut ini:
 Otorisasi
Kapan, bagaimana, dan oleh siapa laporan diotorisasi.
 Masalah atau peluang atau tujuan
Alasan keberadaan laporan dan apa yang akan diselesaikan sebagai hasil
dari apa yang telah dituliskan di laporan
 Lingkup
Apa yang tidak akan tercakup dalam laporan.
 Latar belakang
Kondisi atau factor masa lalu yang mengantar pada laporan.
 Sumber dan metode
Sumber informasi primer dan sekunder yang digunakan.
 Definisi
Daftar istilah yang mungkin tidak dikenal penerima, serta definisi singkat.
 Batasan
Faktor di luar kendali yang memengaruhi kualitas laporan.
 Pengorganisasian laporan
Topik yang akan diulas dan dengan aturan apa, serta dasar pemikiran
untuk mengikuti rencana ini.
2. Isi Laporan
Seperti pada bagian pendahuluan, isi laporan memerlukan keputusan pasti
tentang elemen mana yang disertakan dan berapa banyak detail yang
ditawarkan sebagai bukti pendukung. Topik yang umumnya tercakup dalam
bagian isi laporan meliputi:
 Penjelasan tentang masalah dan peluang.
 Fakta, studi statistic, dan tren.
 Hasil studi atau penyelidikan.
 Diskusi dan analisis potensi pengambilan tindakan.
  Keuntungan, kerugian, biaya, dan manfaat dari pengambilan tindakan
tertentu.
 Prosedur atau langkah-langkah proses.
 Metode dan pendekatan.
 Kriteria pengevaluasian alternatif dan opsi.
 Kesimpulan dan rekomendasi (dalam laporan langsung)
 Alasan pendukung untuk kesimpulan atau rekomendasi.
3. Penutup Laporan
Isi dan panjang bagian penutup laporan bergantung pada pilihan urutan
langsung atau tidak langsung, diantara variabel lain. Jika laporan diorganisasi
dengan pendekatan langsung, akhiri dengan ringkasan poin penting, susun
sesuai urutan yang mincul di bagian isi laporan. Jika laporan menggunakan
pendekatan tidak langsung, kesimpulan atau rekomendasi disampaikan
pertama kalinya di bagian akhir ini tetapi penerima harus mempunyai semua
informasi yang mereka butuhkan ketika tiba di poin ini dalam laporan.
c. Komponen Laporan Formal
a. Bagian Pembukaan
Bagian pembukaan merupakan materi bagian depan yang memberikan
informasi awal kunci sehingga pembaca dapat memutuskan apakah akan
membaca laporan dan dengan cara apa.
 Sampul
Judul laporan dapat dicetak di sampul ataupun dilampirkan dengan label yang
ditampilkan.Carilah sampul yang menarik, nyaman, dan sesuai dengan
masalah subjek. Smapul dapat diberi label dengan judul laporan, nama
penulis(tidak harus) dan tanggal penyerahan ( tidak harus).
 Halaman Judul
Halaman judul khusus (title fly) adalah lembar kertas polos yang hanya berisi
judul laporan. Halaman judul mencakup empat blok informasi, yaitu
1 Judul halaman
2 Nama, jabatan, dan alamat orang, kelompok, atau organisasi yang
mengotorisasi laporan
3 Nama, jabatan, dan alamat orang, kelompok, atau organisasi yang
menyiapkan laporan
 4 Tanggal penyampaian laporan
 Surat Otorisasi
Surat otorisasi adalah dokumen yang kita terima, yang meminta atau yang
mengarahkan kita untuk menyiapkan laporan.
 Surat Penerimaan
Surat penerimaan adalah surat yang dibuat sebagai respon terhadap
penyampaian itu, menerima penugasaa itu dan memperjelas persyaratan atau
batasan apapun.
 Surat Pengiriman
Surat pengiriman menyatakan apa yang ingin kita sampaikan jika kita
menyerahkan laporan ini langsung pada orang yang menotorisasikannya,
sehingga gayanya tidak terlalu formal. Jika tidak memasukkan sinopsis, kita
dapat meringkas isi laporan dalam surat pengiriman
 Daftar Isi
Daftar isi menunjukkan bentuk garis besar liputan, urutan, dan kepentingan
relaif akan informasi dalam laporan. Daftar isi harus akurat, konsisten, dan
lengkap karena setiap kesalahan kecil dapat menghancurkan kredibilitas kita
jika pembaca membuka halaman tertentu dengan harapan mendapatkan
sesuatu yang ternyata tidak ada, atau jika mereka menemukan judul yang
kelihatan serupa dengan daftar isi, tetapi tidak menggunakan kata-kata yang
sama.
 Daftar Ilustrasi
Jika kita menyampaikan ilustrasi yang tidak sedikit dalam laporan atau kita
ingin menarik perhatian pada ilustrasi, masukkan daftar ilustrasi setelah datar
isi. Ketika tabel dan gambar dinomori secara terpisah, daftarnya juga harus
terpisah. Kedua daftar itu dapat muncul dihalaman yang sama jika muat atau
awali setiap daftar di halaman yang terpisah.
 Sinopsis atau abstrak
Sinopsis merupakan gambaran ikhtisar singkat (satu halaman kurang) dari
poin terpenting dalam laporan yang dirancang untuk memberikan para
pembaca tinjauan awal yang cepat. Sinopsis yang sering kali ada di laporan
informasional panjang yang berhubungan dengan subjek teknis, profesional,
atau akademis dapat juga disebut abstrak.
 Sinopsis atauringkasan eksekutif merupakan salah satu bagian terpenting dari
laporan.
 Ringkasan Eksekutif
Banyak penulis laporan lebih menyukai untuk memasukkan ringkasan
eksekutif daripada sinopsis atau abstrak akrena sinopsis merupakan daftar isi
yang menggarisbesarkan poin utama laporan, ringkasan eksekutif merupakan
versi ”mini” yang dikembangkan secara lengkap dari laporan.
Ringkasan eksekutif lebih luas daripada sinopsis, banyak memuat judul,
transisi yang dikembangkan dengan baik, dan bahkan elemen visual.
Ringkasan eksekutif yang baik lebih menjelaskan ke arah isi laporan dan
membuat pembaca dengan cepat melihat seberapa baik kita menangani pesan.
b. Teks Laporan
 Pendahuluan
Pendahuluan yang baik mengarahkan pembaca untuk mengikuti dan
memehami informasi selanjutnya. Jika laporan kita memiliki sinopsis atau
ringkasan eksekutif, minimalkan kelebihanya dengan menyeimbangkan
pendahuluan dengan materi ringkas.
Jika bagian pendahuluan perlu mengulang informasi yang telah diulas dalam
salah satu bagian yang berhubungan dengan pembukaan, usahakan untuk
menggunakan variasi kata-kata yang berbeda untuk meminimalkan kesan
pengulangan.
 Isi
Bagian ini berisi informasi yang mendukung kesimpulan dan rekomendasi,
serta analisis, logika, dan interpretasi kita terhadap informasi. Terlalu banyak
data dalam laporan, atau menaruh terlalu banyak data dalam format paragraf
daripada menggunakan tabel atau diagram akan meningkatkan peluang untuk
merasa jenuh atau bingung bagi penerima.
Jika kita merasa telah memberi terlalu banyak informasi, masukkan data
pendukung inti saja di dalam isi laporan, gunakan alat bantu visual, dan
tempatkan informasi tambahan di lampiran.
 Penutup
Penutup laporan harus meringkas gagasan utama, kesimpulan atau
rekomendasi (jika ada), dan menyusun daftar setiap tindakan yang kita
 harapkan oleh pembaca atau yang akan kita lakukan sendiri. Pada laporan
yang panjang, bagian ini dinamakan ”Ringkasan” atau ”Kesimpulan dan
Rekomendasi”.
c. Bagian Pelengkap
Bagian pelengkap muncul setelah teks laporan dan memberikan informasi bagi
pembaca yang mencari pembahasan yang lebih mendetail.
 Lampiran
Lampiran berisi materi yang berhubungan dengan laporan, tetapi tidak
tercakup dalam teks karena terlalu panjang, memkan tempat, atautidak terlalu
relevan. Namun, jangan memasukkan materi yang terlalu bersifat
menambahkan.
Isi lampiran sangat bervariasi, termasuk sampel pertanyaan dan surat
pengantar, bentulk sampel, print-out komputer, rumusan statistik, laporan dan
spreadsheet keuangan, salinan dokumen penting, dan ilustrasi yang rumit.
 Daftar Pustaka
Daftar pustaka atau bibliography adalah daftar sumber sekunder yang kita
pelajari ketika menyiapkan laporan. Daftar pustaka juga sebagai memenuhi
etika dan hukum untuk memberikan penhargaan bagi orang-orang atas
pekerjaan mereka, dan untuk membantu para pembaca yang mungkin untuk
meneliti topik lebih lanjut.
 Indeks
Indeks merupakan daftar nama menurut abjad, tempat dan subjek yang
disebutkan di laporan, beserta halaman tempat kemunculannya. Jika kita
berpikir pembaca perlu mengakses poin informasi tertentu pada laporan yang
panjang, pertimbangkan untuk memasukkan indeks yang menyususn daftar
semua topik kunci, nama produk, pasar, orang-orang penting-apapun yang
relevan dengan masalah pokok.
 2. Menyusun Proposal
a. Konsep Isi Proposal
Seperti laporan, proposal mempunyai bagian pendahuluan, isi, dan penutup. Isi
setiap bagian diatur oleh banya variabel (yang paling penting adalah sumber
proposal). Tujuan umum dari proposal apapun adalah membujuk pembaca untuk
melakukan sesuatu seperti membeli barang atau jasa, mendanai proyek, atau
mennerapkan program. Dengan demikian, pendekatan tulisan dalam proposal
serupa dengan yang digunakan dalam pesan penjualan persuasive. Proposal harus
menjual kepada penerima mengenai gagasan, produk, jasa, metode, dan
perusahaan. Sebagaimana dengan pesan persuasif apapun, konsep isi proposal
menggunakan rencana AIDA untuk menarik perhatian, membangun minat,
menciptakan hasrat, dan memotivasi tindakan.
b. Format Penulisan Proposal
1. Pendahuluan Proposal
Pendahuluan menyajikan dan meringkas masalah yang ingin dipecahkan (atau
peluang yang ingin digali), beserta solusi yang diajukan. Pendahuluan
mengorientasi pembaca ke seluruh isi teks. Topik berikut ini biasanya
tercakup dalam pendahuluan proposal :
 Latar belakang atau pernyataan masalah
Secara sekilas tinjaulah situasi pembaca dan tetapkan kebutuhan untuk
mengambil tindakan.
 Solusi
Secara sekilas uraikan perubahan yang diajukan dan tonjolkan poin
penjualan kunci serta manfaatnya, memperlihatkan bagaimana proposal
akan membantu para pembaca mencapai tujuan bisnis mereka.
 Lingkup
Menyatakan batasan proposal, apa yang akan dan tidak akan dilakukan.
 Pengorganisasian
Memberikan orientasi pembacake sisa proposal dan menarik perhatian
pada bagian utama dari informasi tersebut.
2. Isi Proposal
Isi proposal mempunyai tujuan yang sama dengan isi laporan lainnya. Isi
proposal memberi detail lengkap tentang solusi yang diajukan dan menetapkan
 apa hasil yang akan diantisipasi. Selain member fakta dan bukti untuk
mendukung kesimpulan, isi yang efektif mencakup informasi berikut ini:
 Pendekatan yang diajukan
Untuk meyakinkan para pembaca bahwa proposal mempunyai manfaat,
fokuskan pada kekuatan penawaran dalam kaitannya dengan kebutuhan
pembaca.
 Rencana kerja
Uraikan bagaimana akan menyelesaikan apa yang harus dilakukan.
Jelaskan langkah-langkah yang akan diambil, waktunya, metode atau
sumber yang akan digunakan, dan orang yang bertanggung jawab.
Masukan secara khusus kapan pekerjaan akan dimulai, bagaimana
pekerjaan dibagi dalam tahap-tahap,kapan selesainya, dan apakah ada
tindak lanjut yang akan diambil.
 Pernyataan kualifikasi
Uraikan pengalaman organisasi, personalia, dan fasilitas semua dalam
hubungannya dengan kebutuhan pembaca.
 Biaya
Mencakup penetapan harga, pengeluaran, yang dapat ditukarkan, diskon
dan lain-lain. Cakupan biaya dapat bervariasi, mulai dari satu harga sampai
harga atau biaya yang harus diuraikan menjadi beberapa bagian, kategori
servis, dan lain-lain.
3. Penutup proposal
Bagian terakhir dari proposal umumnya berisi ringkasan poin kunci,
menekankan manfaat yang akan disadari oleh para pembaca dari solusi anda,
meringkas manfaat pendekatan, menyatakan kembali mengapa Anda dan
firma merupakan pihak yang tepat untuk memberikan jasa atau menyediakan
produk yang dibicarakan, dan meminta keputusan dari klien.
c.Komponen Proposal Formal
1. Bagian yang berhubungan dengan pendahuluan
 Sampul
Sampul, halaman judul khusus, halaman judul, daftar isi, dan datar ilustrasi
ditangani dengan cara yang sama dengan laporan formal lain. Akan tetapi, kita
 perlu menangani bagian pendahuluan dengan cara yang sedikit berbebda,
seperti salinan RFP sinopsis atau ringkasan eksekutif, dan suratpengiriman.
 Salinan RFP
Dibanding menggunakan surat otorisasi, proposal yang formal mempunyai
salinan permohonan untuk proposal (RFP), yang merupakan surat atau memo
yang meminta pembuatan proposal atau penawaran untuk proyek tertentu. Jika
mungkin ada kebingungan dengan dokumen RFP mana yang akan anda
tanggapi, masukkan rfp di proposal. Jika rfp itu panjang, masukkan bagian
pendahuuannya saja.
 Sinopsis atau ringkasan eksekutif
Ketika proposal kita terlalu panjang, komponen ini sering kali tidak terlalu
berguna dalam proposal formal daripada ketika komponen tersebut dalam
laporan formal.
Jika proposal tidak dibuat berdasarkan permintaan, surat pengiriman anda
sudah menarik minat pembaca, membuat sinopsis atau ringkasan eksekutif
tidak lagi memiliki arah. Sinopsis atau ringkasa ekssekutif juga tidak terlalu
penting jika proposal dibuat berdasarkan permintaan, karena pembaca sudah
berjajni untuk mempelajari proposal untuk menemukan rencana kita untuk
emmenuhi atran sebuah kontrak. Pendahuluan proposal yang dibuat
berdasarkan permintaa akan berisi tinjauan awal yang memadai dari isi
proposal.
 Surat Pengiriman
Jika proposal dibuat berdasarkan permintaan, surat pengiriman akan mengikuti
pola untuk pesan kabar baik, menyoroti aspek dalam proposal yang memberi
kita keunggulan kompetitif. Jika proposal dibuat tidak berdasarkan
permintaan, surat pengiriman akan mengikuti pola untuk pesan yang peruasif.
Surat tersebut harus bersifat membujuk pembaca untuk meyakinkan bahwa
kita memiliki sesuatu yang berharga utuk di tawarkan, membuat mereka tidak
merasa sia-sia meluangkan waktu untuk membaca seluruh proposal.
 2. Teks Proposal
 Pendahuluan
Bagian ini menyajikan dan meringkas masalah yang kita maksudkan untuk
diselesaikan dan solusi kita pada masalah itu, termasuk manfaat yang akan
diterima oleh pembaca
 Isi
Bagian ini menjelaskan detail solusi yang lengkap: bagaimana pekerjaan
diselesaikan, bagaimana pekerjaan itu dipecah menjadi tugas, metode apa
yang akan digunakan untuk melakukannya, biaya yang dibutuhkan, dan
mengapa perusahaan kita memenuhi persyaratan.
 Penutup
Bagian ini menekankan manfaat yang akan diketahui oleh para pembaca dari
solusi kita, dan mendesak mereka untuk bertindak.

3. Menyelesaikan Laporan Dan Proposal

Langkah terakhir dari tiga langkah proses menulis, penyelesaian laporan dan proposal
melibatkan empat tugas yaitu :
1. Merevisi
2. Memproduksi
3. Mengoreksi dan
4. Mendistribusikan.
Dengan perencanaan yang teliti dan sedikit keberuntungan, anda masih memiliki
cukup waktu dalam jadwal untuk menerapkan tugas ini dengan teliti. Jika dibandingkan
dengan upaya penelitian dan penulisan, beberapa kegiatan terakhir ini kelihatan remeh,
tetapi dapat membuat anda berhasil dalam menulis laporan atau malah menghancurkan
keberhasilan anda tersebut.
Ketika anda siap menyelesaikan laporan atau proposal, jumlah pekerjaan yang
anda tinggalkan bergantung pada formalitas, panjang, dan kerumitan proyek. Sebagian
besar pembahasan di bab ini menerapkan laporan dan proposal formal, dokumen yang
membutuhkan ukuran ekstra untuk perbaikan dan profesionalisme, tradisi perusahaan atau
bahkan kebutuhan pemasaran. Pastikan juga untuk tetap berhati-hati dalam menyeleksi
elemen yang ingin anda masukkan dalam setiap dokumen.
a. Merevisi Laporan dan Proposal
Proses penulisan laporan atau proposal tidak berakhir pada konsep pertama.
Ketika menyusun konsep pertama, anda hanya sekedar mencoba menuangkan gagasan
diatas kertas dengan organisasi yang kira-kira sama, dan sering kali anda baru
melakukan penegasan, pemeriksaan ketat, dan perbaikan di konsep kedua.
Proses revisi laporan pada intinya sama dengan pesan bisnis apapun, meskipun
revisi ini membutuhkan waktu lebih panjang, bergantung pada panjang dokumen.
Lakukan evaluasi dalam hal pengorganisasian, gaya dan nada tulisan, untuk
memastikan bahwa anda telah mengatakan apa yang ingin anda katakana dan anda
mengatakannya dengan urutan paling logis dan dengan cara yang merespons pada
kebutuhan penerima dan berusahalah untuk memperbaiki keterbacaan laporan itu
dengan membuat variasi panjang kalimat, menjaga paragraf agar tetap pendek,
menggunakan daftar dan simbol titik serta menambahkan judul dan subjudul.
b. Memproduksi Laporan dan Proposal
Judul, keterangan gambar, peralatan tipografi, marjin, pengaturan baris, dan
spasi hanya merupakan beberapa teknik dan alat yang dapat anda gunakan untuk
menyajikan materi dengan efektif. Pada tahap ini, anda juga dapat mulai
menambahkan diagram, grafik, dan alat bantu visual lain, serta elemen teks apapun
yang hilang seperti tinjauan awal dan tinjauan akhir.
Pada beberapa organisasi, anda dapat mengandalkan bantuan tenaga ahli
desain dan produksi, terutama untuk pembuatan laporan atau proposal yang penting
dan bervisi tinggi. Anda juga dapat meminta bantuan tenaga untuk pemasangan mesin
dan distribusi.
Perangkat komputer mempermudah setiap orang untuk membuat laporan yang
hebat dan juga memperbesar harapan penerima bisnis. Tetapi perangkat computer
selalu bertambah cangging meningkatkan harapan penerima. Orang terpengaruh
dengan kemasan, karena itu laporan yang dikemas cantik dengan grafik berwarna
akan membuat penerima terkesan dibandingkan laporan yang polos dan hanya diketik
biasa, meskipun kedua dokumen tersebut mengandung informasi yang sama.
c. Mengoreksi atau Proofread Terhadap Laporan dan Proposal
Proofread merupakan proses pengkajian ulang dokumen hasil produksi secara
menyeluruh untuk terakhir kalinya dengan melihat konsistensi, kesalahan, dan
komponen yang hilang.
 Bila mungkin, mintalah orang yang “matanya segar: untuk melakukan
proofread terhadapa laporan, yaitu orang yang belum terlibat pada teks sebelumnya.
Orang yang matanya segar melihat kesalahan yang anda lewatkan pada lusinan baca
tanpa tahu kesalahan itu. Pendekatan yang ideal adalah meminta dua orang mengkaji
ulang isi itu, satunya pakar dibidangnya dan satunya lagi tidak. Orang pertama dapat
menjamin keakuratan teknisnya, dan yang kedua menjamin isi itu dapat dipahami oleh
orang banyak.
d. Mendistribusikan Laporan dan Proposal
Untuk distribusi fisik , pertimbangkan untuk mengalokasikan sedikit anggaran
untuk membayar kurir profesional atau jasa pengiriman paket, jika hal itu dapat
membenatu memisahkan dokumen dari kiriman lain.
Untuk distribusi elektronik, kecuali bila penerima secara khusus meminta file
word processor, berikan dokumen dalam bentuk PDF. Hal ini disebabkan file word
lebih rentan terhadap virus, selain tiu dengan format PDF kita dapat mengontrol
tampilan dokumen di komputer penerima, memastikan bahwa para pembaca melihat
dokumen sesuai dengan yang diharapkan.
Jika klien menginginkan untuk mendistribusikan laporan melalui sistem
manajemen berbasis web, intranet, atau ekstranet, pastikan untuk mengupload file
yang tepat ke lokasi online yang tepat. Verifikasi juga tampilan dilayar setelah
dipasang, pastikan bahwa grafik, diagram, link, dan elemen lain sudah pada
tempatnya dan dioperasikan dengan benar.

D. BERADAPTASI DENGAN PENERIMA LAPORAN DAN PROPOSAL

Laporan dan proposal yang efektif harus beradaptasi dengan penerima, ini seperti
halnya semua pesan bisnis yang sukses. Untuk memastikan keberhasilan laporan,
bersikaplah sensitif terhadap kebutuhan penerima, bangunlah hubungan yang kuat dengan
penerima, dan kendalikan gaya dan nada bicara sendiri. Beradaptasi pesan yang adan
sampaikan dengan kebutuhan penerima berarti menempatkan diri pada posisi orang itu.
Ini disebut emnpati. Empati mencoba untuk memberikan sesuatu ke penerima,
memecahlan masalah penerima , menghemat uang penerima atau hanya memahami
perasaan dan posisi orang tersebut.

 Bersikaplah Sensitif Terhadap Kebutuhan Penerima

 Pada bab sebelumnya membahas aspek sensitivitas penerima, dan keempat diterapkan
untuk laporan dan proposal: mengadopsi sikap “Anda”, mempertahankan rasa yang kuat
tentang etiket menekan hal positif, dan menggunakan bahasa yang bias. Laporan dan proposal
yang sangat teknis dan rumit, dan panjang dapat menjadi sangat menuntut bagi pembaca,
sehingga sikap “Anda” bahkan mengambil kepentingan yang lebih besar dengan pesan yang
panjang ini. Selain itu, berbagai anggota penerima mempunyai berbagai macam kebutuhan
informasi yang berbeda-beda.

 Membangun Hubungan Yang Kuat Dengan Penerima

Pastikan merencanakan cara Anda mengadaptasi gaya dan bahasa agar mencerminkan
citra organisasi. Sangat penting membangun kredibilitas agar komunikasi berhasil. Untuk
memperoleh kepercayaan penerima, telitilah setiap sisi topik, dan dokumentasikan temuan
dengan sumber yang dapat dipercaya. Juga, sadarilah bahwa harapan yang terlalu tinggi pada
penerima akan mengarah pada masalah kredibilitas.

 Mengendalikan Gaya Dan Nada

Tentukanlah gaya bahasa anda apakah itu formal atau informal. Jika membuatnya
terlalu formal, sikap anda menjadi impersonal dan menjaga jarak, barangkali terlalu sulit
untuk menjalin hubungan kerja yang sangat kuat dengan pihak lain. Begitupun jika membuat
nada terlalu informal, penerima akan menolak pendekatan anda yang kasual ini.

DAFTAR PUSTAKA
DARI BUKU :
 Buduman C. Hartati, Komunikasi Bisnis Efektif, 2009: Pustaka Mandiri
 Purwanto Djoko, Komunikasi Bisnis Edisi Kedua, 2003, Jakarta : Penerbit Erlangga
 Sutrisna Dewi, Komunikasi Bisnis, 2008 : Andi

DARI INTERNET :

http://pengabdianqu.blogspot.co.id/2013/05/pengertian-laporan-bisnis-laporan-formal.html

http://kunangsenja.blogspot.co.id/2010/05/penulisan-laporan-singkat.html

http://rannysiregar.blogspot.co.id/2012/07/penulisan-laporan-bisnis.html

http://id.wikihow.com/Menulis-Laporan-Bisnis

http://belajarkomunikasi.com/pengertian-dan-tahapan-laporan-bisnis/

https://prezi.com/ce-qycclee5v/penulisan-laporan-bisnis/

http://iniaku2012.blogspot.co.id/2012/05/laporan-bisnis.html

http://almiyansyahamkashare92.blogspot.co.id/2014/09/materi-komunikasi-bisnis-
pengertian.html

http://novapedeistava.blogspot.co.id/2012/05/presentasipenulisan-laporan-bisnis-dan.html

http://citramincyza.blogspot.co.id/2011/12/materi-komunikasi-bisnispenulisan-lap.html

http://shariaeconomics.blogspot.co.id/2010/10/resume-komunikasi-bisnis.html

http://dipisolo.tripod.com/content/outline/bab_10.htm

http://dyah-ayu25.blogspot.co.id/2013/05/presentasi-bisnis-dan-penulisan-laporan.html

http://www.porosilmu.com/2016/02/struktur-penulisan-laporan-formal-informal.html

http://tulisantulisannugroho.blogspot.co.id/2013/04/laporan-formal-dan-nonformal.html

http://rahmaekaputri.blogspot.co.id/2011/04/laporan.html

http://alihusain170491.blogspot.co.id/2013/05/laporan-formal-dan-non-formal.html

http://akuntansi-keuangan-rochmahndo.blogspot.co.id/2014/12/penulisan-laporan-dan-
proposal.html

http://gegthya.blogspot.co.id/2012/06/penulisan-laporan-dan-proposal.html

https://www.coursehero.com/file/11036277/PERENCANAAN-LAPORAN-DAN-
PROPOSAL/
http://komunikasiantarbudaya.blogspot.co.id/2010/02/bab-xii_05.html

https://saydasyarifa.wordpress.com/2013/01/05/perencanaan-laporan-formal-presentasi-
bisnis/

http://kosmaslawa.blogspot.co.id/2014/12/penulisan-proposal-dan-laporan-bisnis-5.html

http://anissa1996.blogspot.co.id/2015/11/cara-menyusun-laporan-proposal.html

http://anissa1996.blogspot.co.id/2015/11/cara-menyusun-laporan-proposal.html

http://komunikasiantarbudaya.blogspot.co.id/

http://kosmaslawa.blogspot.co.id/2014/12/penulisan-proposal-dan-laporan-bisnis-1.html

https://fredypurbayadhyfha.wordpress.com/2012/05/04/proposal-dan-laporan/

http://nindiyahpuspitasari.blogspot.co.id/2011/04/pengertian-proposal.html

http://belajarusahakecil.blogspot.co.id/2009/03/proposal-bisnis.html

http://karyatulisilmiah.com/format-dan-konsep-dasar-menyusun-proposal-penelitian/

http://ebdulhamed.blogspot.co.id/2012/11/cara-membuat-proposal-penelitian-kuliah.html

http://al-zzam.blogspot.co.id/2012/07/cara-menyusun-proposal-penelitian.html

http://bahiabutique.blogspot.co.id/2014/12/resume-komunikasi-bisnis.html

http://documents.tips/documents/pembahasan-komunikasi-bisnis.html

http://inspiringcreativity313.blogspot.co.id/2015/01/laporan-proposal-dinamika-
komunikasi.html

http://rendyherlambang.blogspot.co.id/2013_04_01_archive.html

http://virakombis.blogspot.co.id/2009/04/persiapan-untuk-menulis-pesan-bisnis.html

http://budisantosogk.blogspot.co.id/2013/04/laporan-formal-dan-contoh.html

http://frengkioktavianussiringoringo.blogspot.co.id/2014/02/contoh-makalah-komunikasi-
bisnis-dan.html

http://olafrider.blogspot.co.id/2014/12/makalah-komunikasi-bisnis.html

http://bisnis5358.blogspot.co.id/2012/03/makalah-komunikasi-bisnis.html

http://blog.ub.ac.id/itawahyup/2015/03/12/hello-world/