MAKALAH

Mata Kuliah : KOMUNIKASI BISNIS

“PENULISAN DIRECT REQUEST DAN PENULISAN

PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF”
Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas kelompok

Disusun oleh :

1. Isna Yuniarni (2017001038)

2. Wiwik Lukmana (2017001044)
3. Annisa Ariningsih (2017001070)
4. Syahrial Geniusandina (2017001085)
5. Anggun Novia Safida (2016001068)

Dosen Pengampu :

STIE MUHAMMADIYAH PEKALONGAN

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Alloh SWT, Shalawat serta
Salam semoga tetap tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, keluarga beliau,
para sahabatnya, para tabi’in- tabi’innya hingga kita semua selaku pengikutnya dari
awal sampai akhir zaman. Berkat inayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan makalah
ini tanpa mengalami kesulitan yang berarti.

Makalah ini berisi tentang Memahami Komunikasi Bisnis. Penulis menyadari

akan banyaknya kekurangan baik dari segi bahasa, metodologi maupun
pemaparannya, tidak lain karena keterbatasan, kelemahan dan kekurangan pada diri
penulis yang tidak dapat penulis pungkiri.

Terwujudnya makalah ini sejak tahap persiapan, awal penulisan, hingga

diangkatnya sebuah kesimpulan, tidak lepas dari banyak pihak yang membantu secara
langsung maupun tidak langsung, sehingga semakin menumbuhkan kesadaran bagi
penulis bahwa tanpa dukungan, bantuan, bimbingan dan arahan pihak-pihak terkait,
tidak mungkin penulis dapat menyelesaikannya seperti sekarang.

Semoga Alloh SWT membalas atas segala bantuan dan kebaikannya dalam
membantu Penulis dalam menyelesaikan karya tulis ini.

Dengan demikian semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi Penulis pada
khususnya dan semua orang pada umumnya, kritik dan saran yang membangun
sangat penulis harapkan.

Batang, 25 Januari 2019

ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .................................................................................................. ii

DAFTAR ISI ................................................................................................................ iii

BAB I ............................................................................................................................ 1

PENDAHULUAN ........................................................................................................ 1

1.1 LATAR BELAKANG ......................................................................................... 1

1.2 RUMUSAN MASALAH ............................................................................... 4

1.3 TUJUAN PENULISAN ................................................................................. 4

BAB II ........................................................................................................................... 6

PEMBAHASAN ........................................................................................................... 6

2.1 PENGORGANISASIAN DIRECT REQUES ................................................ 6

2.2 PERMINTAAN INFORMASI RUTIN ........................................................ 13

2.3 MENULIS DIRECT REQUEST UNTUK PENGADUAN ......................... 16

2.4 SURAT UNDANGAN, PESANAN DAN RESERVASI, SURAT

PERMINTAAN KREDIT ....................................................................................... 19

2.5 STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN PESAN – PESAN

RUTIN DAN PESAN – PESAN POSITIF ............................................................. 25

Pengorganisasian pesan-pesan rutin : ...................................................................... 27

2.6 PESAN – PESAN GOOD NEWS DAN GOOD WILL............................... 28

2.7 MENULIS JAWABAN POSITIF ............................................................... 31

2.8 MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN ..................................... 32

2.9 SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN .............................. 33

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 35

iii
BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Seiring berjalannya waktu, setiap makhluk akan berubah. Sama halnya dengan
kondisi manusia sebagai lakon utama dalam kehidupan ini. Manusia sebagai pelaku
komunikasi terbesar di dunia ini.

Berbicara manusia dan kehidupan social yang di dalamnya terjadi proses

komunikasi, maka seiring perubahan alam, komunikasi pun akan berubah. Berubah
sesuai perkembangan zaman atau lebih popular dengan istilah kekontemporeran.

Perubahan – perubahan akan menuntut kita untuk mempelajari lebih intens

mengenai perubahan itu sendiri. Hal tersebut dilakukan adalah agar lebih memahami
mengenai hidup ini. Sama halnya dengan perubahan yang terjadi dalam komunikasi.

Sebagai insan komunikasi, penting kiranya kita mempelajari mengenai

fenomena yang terjadi proses perubahan komunikasi efektif. Maka dari itu penulisan
direct requesr sangat penting untuk dibahas dalam makalah yang kami susun karena
dengan terciptanya komunikasi, maka akan terciptanya hubungan yang akrab antara
komunikator

dengan komunikan sehingga tujuan yang ingin dicapai bersama akan

terwujud.

Komunikasi sendiri merupakan proses penyampaian pikiran, gagasan,

informasi atau perasaan dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi juga dapat di

1
artikan sebagai proses dimana seseorang berusaha memberikan pengertian dengan
cara pemindahan pesan atau berusaha mengadakan persamaan dengan orang lain.
Komunikasi dapat berlangsung jika ada komponen atau unsur yaitu sumber (
komunikator), pesan dan sasaran (komunikasi).

Sedangkan memenurut beberapa ahli komunikasi mempunyai arti dan makna

sendiri. Dibawah ini pengertian komunikasi menurut beberapa ahli “

1. Menuurt James A.F Stoner komunikasi adalah “ suatu proses yang dilakukan
seseorang untuk melakukan penyampaian atau pemindahan pesan”.
2. Menurut Roger dan D. Lawrence Kincaid komunikasi adalah “ pertukaran
informasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih, guna memberikan
pengertian yang mendalam.
3. Menurut Shanonn dan Weaper mendiskripsikan komunikasi sebagai “ bentuk
hubungan atau interaksi yang dilakukan oleh manusia, untuk mempengaruhi
satu sama lain baik di sengaja ataupun tidak.
4. Menurut William F. Glueck membagi makna komunikasi kedalam dua bentuk
sabagai berikut :
 Komunikasi interpersonal yaitu proses pertukaran informasi antara
pribadi atau pemindahan pesan yang dilakukan oleh dua orang
dalam kelompok kecil.
 Komunikasi Organisasi adalah komunikasi yang cakupannya lebih
luar dan sistematis. Komunikasi ini diartikan pemindahan pesan
dari seseorang ke dalam organisasi tersebut. Secara tidak langsung
bentuk penyampaian kepada banyak orang dalam kelompok
tersebut.

Komunikasi memerlukan media sebagai penyampaian pesan, gagasan,

pikiran agar dapat dimengerti apa yang telah disampaikan komunikator sehingga
memperoleh respon, tanggapan, maupun reaksi komunikan. Perkembangan media

2
komunikasi saat ini sudah sangat banyak mulai dari yang sangat sederhana sampai
yang paling mutakhir, namun ada beberapa penggolongan jenis komunikasi yaitu
komunikasi lisan dan tertulis, komunikasi verbal dan non verbal, komunikasi ke
bawah, ke atas dan ke samping dan masih banyak lagi.

Komunikasi tertulis sendiri dalam organisasi bisnis akan menjadi bagian

aktifitas organisasi yang utama. Komunikasi yang bersifat rutin akan dihadapi
anggota oraganisasi. Pesan – pesan rutin tersebut meliputi : pesan rutin, permintaan
rutin, pesan-pesan positif, pesan kabar buruk dan pesan – pesan lainnya.

Hampir setiap hari kita menuliskan pesan permintaan rutin kepada pemasok
kita supaya kegiatan produksi dan pemasaran dapat berjalan dengan baik. Juga pesan
- pesan positif, mulai dari ucapan selamat sampai menulis akan kabar baik kepada
pelanggan ataupun mitra organisasi. Disamping itu kita harus melakukan pesan-pesan
pendek lainnya dan merespon terhadap pesan kabar buruk. Seperti klaim dari
pelanggan. Semua itu menjadi tantangan bagaimana organisasi mengelola pesan -
pesan pendek yang bersifat harian.

Penguasaan dalam penulisan pesan – pesan pendek akan sangat membantu

efektifitas anggota organisasi secara keseluruhan, mengingat pesan – pesan tersebut
bersifat rutin dan harus dilakukan sehari – hari.

Penguasaan penulisan pesan – pesan rutin dengan baik, termasuk permintaan

rutin, pesan kabar dan bahkan penangan penulisan pesan kabar buruk yang mungkin
harus dilakukan akan meningkatkan citra organisasi dan juga efektifitas organisasi.

Dalam kegiatan bisnis setiap hari anda akan menyusun banyak pesan – pesan
rutin atau berita dan pesan – pesan positif lainnya. Sebenarnya komunikasi karyawan
yang paling umum adalah mengenai masalah rutin : pesanan, informasi, klaim, dan
penyesuaian, kredit karyawan, produk, operasi, dan seterusnya.

3
 Kadang – kadang anda secara lisan menyampaikan pesan ini, pada saat yang
lain membuatnya dalam bentuk tulisan. Apapun bentuk saluran komunikasi yang
anda pilih memahami cara mengorganisasikan dan menulis pesan rutin merupakan
suatu hal yang paling penting.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Ada beberapa hal yang akan kita bahas dalam makalah ini dan berikut perumusan
masalahnya :

1. Apakah pengertian dari direct request dan bagaimana mengorganisasi direct

request ?
2. Bagaimana membuat surat permintaan informasi rutin ?
3. Bagaimana membuat surat direct reguest untuk pengaduan / klaim ?
4. Bagaimana membuat surat undangan bisnis, surat pesanan,surat reservasi,
dan surat permintaan kredit ?
5. Bagaimana strategi penulisan untuk permintaan pesan – pesan rutin dan
pesan – pesan positif ?
6. Apakah yang dimaskut dengan pesan – pesan good news dan good will dan
bagaimana cara membuatnya ?
7. Bagaimana cara menulis surat jawaban positif ?
8. Bagaimana cara menangani surat permintaan kredit rutin ?
9. Apakah yang dimaksut dengan surat rekomendasi dan surat pemberitahuan ?

1.3 TUJUAN PENULISAN

1. Untuk mengetahui apa pengertian dari direct request itu sendiri.

2. Untuk mengetahui bagaimana cara mengorganisasikan direct request.

4
3. Untuk mengetahui cara penulisan surat undangan, surat pesanan, surat
reservasi, dan surat permintaan kredit.
4. Untuk mengetahui strategi penulisan dalam membuat surat permintaan pesan
– pesan rutin dan pesan – pesan positif.
5. Untuk mengetahui arti dari pesan – pesan good news dan good will.
6. Untuk mngetahui cara menulis pesan – pesan good news dan good will.
7. Untuk mengetahui cara menulis surat jawaban positif.
8. Untuk mengetahui cara menangani atau membuat surat permintaan kredit
rutin.
9. Untuk mengetahui apa yang di maksut dengan surat rekomendasi dan surat
pemberitahuan.

5
BAB II

PEMBAHASAN

1.1 PENGORGANISASIAN DIRECT REQUES

Direct request atau permintaan langsung sering diartikan kurang tepat sebagai
bentuk permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap
muka ( Face to facor) . Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan
sebagai suatau kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi ( bisnis
maupun non bisnis) kepada pihak lain (seorang/ individu atau organisasi ) untuk
meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan
berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik. Sebagai contoh,
suatau organisasi tertentu mengajukan permintaan infromasi tentang produk baru
kepada suatu organisasi lain dengan menggunakan media elektronik, seperti telepon
faksimile, atau e-mail.

Ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang yang disampaikan atau paling
tidak mau bekerja sama dengan komunikator, maka pesan – pesan bisnis sebaiknya
disampaikan melalui pendekatan langsung (direct request)

Bagaimana pengorganisasian direct request ? Ketika audiens mulai tertarik

dengan apa yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan
komunikator maka pesan – pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan
langsung ( direct approach).

Pada bagian awal,sajikan permintaan atau ide – ide pokok (main ide) yang
diikuti dengan dengan fakta –fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti
dengan suatau pertanyaan keramahan dan tindakan yang diingkan. Pendektaan ini

6
akan berjalan dengan baik jika permintaan yang disampaikan tidak memerlukan
taktik khusus atau persuasi. Para pengirim direct request dapat memulai dalam
pendahuluan dengan memperkenalkan dirinya misalnya, “Saya adalah Manajer
pemasaran Toko Buku “Juwita” dan tertarik untuk mengembangkan buku – buku
referensi “. Akan Tetapi, jenis penulisan tersebut biasaanya kurang tepat karena
esensi dari suatau pesan, yaitu permintaan khusus dapat terlupakan atau bahkan
hilang. Cara yang baik untuk menyusun direct request adalah menyatakan apa yang
diinginkan pada kalimat pertama, kemudian diikuti penjelasannya.

Meskipun yang diharapkan dalah suatu respons yang menyenangkan, nada

surat permintaan masih sangat besar artinya. Gunakanlah bahasa yang sopan dalam
penulisan direct request. Sebagai contoh , ”Saya senang sekali …” atau “Saya
sangat terima kasih …” Membuat suatu permintaan yang bersifat mendesak dengan
tujuan mendapat pelayanana yang segera , sebaiknya tidak perlu dilakukan. Dalam
hal ini ada anggapan bahwa audiens akan memnuhi permintaan komunikator segera
sesudah memahami isi suratnya.

Bagaimana pertengahan surat direct request biasanya mejelaskan permintaan

yang sebenarnya, misalnya “ saya ingin memesan beberapa contoh buku referensi
yang anda tawarkan pada bulan januari 2005 yang lalu, “ . Contoh yang lain seperti
” Mengingat semakin banyaknya permintaan Buku komunikasi Bisnis edisi kedua
yang ditulis oleh Drs. Djoko Purwanto M.B.A mohon segera dikrimkan buku tersebut
pada minggu pertama bualan juni 2005”.

Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan,
misalnya dimana audiens dapat mencari informasi atau produk , batas waktunya dan
sebagainya, Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah (baik) yang
mengiingatkan audiens akan pentingnya permintaan tersebut, misalnya seperti “ Jika
buku – buku referensi terjual lancar , Anda dapat memesan buku – buku tambahan
dari juwita bookstore.”

7
 Organisasi direct request mencakup :

1. Pembukaan.

Aturan umum untuk bagian pertama dari suatau direct request adalah menulis yang
tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahan paham. Sebagai
suatu contoh , jika anda meminta data sensus 2004 dari suatu lembaga pemerintah,
ada kemungkinan orang yang menangani permintaan anda tersebut tidak tahu apakah
yanag anda inginkan adalah suatu rangkuman data yang satu atau dua halaman atau
suatu laporan sensu yang rinci yang berjumlah ratusan halaman . Oleh karena itu,
pada kalimat pemulaan anda harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang
memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat tersebut.

2. Penjelasan Rinci

Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata – kata pembukan lebih lancar
, anda perlu membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang anda buat
dengan berorientasi pada pemeberiaan manfaat bagi pembaca.

Pendekataan lain yang mungkin dapat ditetapkan untuk bagian pertengahan

adalah membuat serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan. anda menyangkut
perlengkapan yang sangat kompleks. Seperti spesifikasi secara teknis, dimensi dan
kegunaan dari suatu produk.

Jika permintaan anda lebih dati satu jenis, anda sebaiknya membuat daftar dan
memberi nomor secara berurutan atau berdasarkan tingkat pentingnya. Oleh karena
itu, agar permintaan anda dapat ditangani dengan segera , perlu diingat dua hal :

a) Buatlah pertanyaan yang langsung mengenai inti permintaanya.

b) Hindari meminta yang sebenarnya kita bisa memperolehnya sendiri.

8
 Jika anda bertanya pada beberapa orang dengan pertanyaan yang sama,
usahakan jawabannya adalah anatara ” ya atau tidak “, Sehingga memudahkan
perhitungannya. Anda dapat menyediakan kolom kotak kecil sebelah kiri untuk
kolom jawabanya.

3. Penutupan

Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa

tanggapan khusus, lengkap batas waktunya, eksplesi terhadap apresiasi ataupun
pemberiaan goodwill. Untuk memudahkan pembaca cantumkan beberapa informasi
penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

9
 1. Contoh direct request ( permintaan langsung )

Gorontalo, 14 Juni 2012

No. : 345/ADM-PB/VI/2011

Hal : Permintaan Penawaran

Kepada Yth. :

Pimpinan PT. Makmur

Jl. Amanda Jaya

Jakarta Selatan

Dengan Hormat,

Berdasarkan informasi yang kami terima dari rekanan kami, PT. Berdikari
Sentosa (CIP: Bapak Arifin) bahwa PT. Makmur menyediakan berbagai macam cat
untuk luar ruangan beserta bahan pendukungnya.

Kami dari PT. Anugrah Semesta yang bergerak di bidang produsen pagar
aluminium dan besi dengan target pasar ekspor ke Eropa dan Australia adalah
pemakai tetap produk cat luar ruangan dengan pemakaian rata-rata 700 liter cat
sebulan. Oleh karena itu, dengan surat ini kami mengajukan permohonan penawaran
produk dari PT. Surya Abadi berupa :

10
 1. Cat luar ruangan jenis PU
2. Dempul grey dengan daya koreksi rata dan tahan terhadap suhu diatas 100
decel.
3. Epoxy yang bisa diaplikasikan dengan cat PU
4. Clear coat yang tahan gores dan bisa tahan di suhu diatas 100 decel

Demikian Surat Permohonan Penawaran ini kami buat, atas tanggapan serta
kerjasama yang baik kami ucapkan banyak terima kasih.

Hormat kami,

PT. Anugrah Semesta

Nur’ain Paka

(Purchase Dept.)

11
 2. Contoh surat direct request yang lainnya

MBS House Multi investment Group

Jl. Kepundung No.19 Denpasar
Telepon Fax (0361)242023 e-mail:mbs:house@yahoo.com

Denpasar , 7 Januari 2005

No : 005/MBS/I/05

Lamp : -

Hal : Pesanan barang

Kepada

Yth Sales Manager

Innova Printing

Di Denpasar

Dengan Hormat,

Sesuai surat penawaran nomor 112/Pen/2005 tangal 16 Januari 2005, dengan ini kami
memesan barang – barang cetakan sebagai berikut :

1. Brosur ukuran A4 100 lembar @Rp. 1000 = Rp. 1.000.000

2. Kartu nama 10 box @ Rp. 20.000 = Rp. 200.000
Jumlah = Rp. 1.200.000

12
Pesanan kami terima paling lambat tanggal 17 Januari 2005

Pembayaran dilakukan setelah pesanan kami terima.

Terima Kasih

Hormat kami,

Cahaya Maharani

Manajer Pembelian

1.2 PERMINTAAN INFORMASI RUTIN

Bila ingin mengetahui tentang sesuatu hal , untuk memperoleh opini dari
seseorang atau memberi saran untuk melakukan suatu tindakan sederhana, anda
biasanya hanya perlu bertanya. Contoh permintaan secara sederhana adalah
menanyakan apa yang dapat anda kerjakan atau mengapa saya membuat surat
permintaan, dengan anggapan bahwa membaca dapat melakukan apa yang anda
minta dengan segera.

Surat – surat permintaan rutin layak pemperoleh perhatian dengan

kebijaksana. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat- surat seperti itu dikrim
keratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, klayen dan para pemegang saham
surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau
citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan. Oleh karena itu ketika menulis suatu
surat permintaan rutin, Anda harus menjaga maksud / tujuan menulis suatu pesan

13
dalam ingitan anda. Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang anda inginkan
terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan.

Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan

berikut ini ;

1. Apa yang ingin diketahui

2. Mengapa hal tersebut perlu diketahui / diperhatikan
3. Mengapa hal ini dapat membantu .

Dalam kaitannya dengan direct request permintaan dapat berasal dari dalam maupun
dari luar organisasi bisnis

 Pemintaan di dalam Organisasi.

Meskipun suatu permintaan dapat dilakukan secara lisan, beberapa pesan

permintaan dapat dibuat lebih permanent dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo
dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens
mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan
antara karyawan dengan karyawan antara pimpinan dengan karyawan, antara
pimpinan dengan supervisor atau antara supervisor dengan karyawan.

Contoh memo antara pimpinan dengan karyawan :

Memo

Kepada : Manajer Jahri Mahfus

Dari : Direktur Utama PT. PEMDENGIS CITY

Perihal : Rekrutment Karyawan Baru

14
 Segera lakukan rekrument untuk posisi manajer proyek pembangunan gudang
baru untuk tempat penyimpanan hasil produksi di daerah Tangerang.

Batang, 2 Januari 2015

Syamsul Bahri, MM

 Permintaan Keluar Organisasi

Sebagai seorang pelaku bisnis professional tentunya Anda perlu

berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok (supplier), dan perusahaan lain
untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat yang harus dikirim ke luar
organisasi (perusahaan) untuk memperoleh berbagai informasi penting, seperti
informasi produk baru, catalog buku-buku terbaru, keinginan untuk menjalin
kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan koran, tabloid, atau majalah.

Disamping itu, Anda dapat juga memberi respon terhadap iklan yang dipasang
disuatu surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikaan tiga hal yaitu :
1. Dimana anda membaca iklan tersebut ( nama surat kabar , halaman,
tanggal , hari bulan tahun)
2. Jelaskan apa yang anda inginkan.
3. Cantumkan alamat anda yang jelas dan lengkap untuk balasan surat anda
tersebut.

15
1.3 MENULIS DIRECT REQUEST UNTUK PENGADUAN

Istilah surat pengaduan (claim letter) dan surat penyesuaian (adjustment letter) yang
berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi
kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan. Kedua istilah
tersebut penting artinya bagi manajer suatu organisasi perusahaan khususnya dalam
kaitannya dengan indikasi bagaimana pelayanan (service) anda terhadap konsumen.
Dengan kata lain, berkaitan erat dalam masalah kepuasan konsumen (customer
satifications). Dalam surat direct request, Anda mungkin dapat meminta salah satu
dari berikut ini :

1. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga
barang tersebut (refund).
2. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan.
3. Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
4. Perbaikan gratis.
5. Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak.
6. Pembatalan atas suatu pesanan produk.
7. Pembetulan atas kesalahan penagihan produk.
8. Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran.
9. Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.

Contoh surat pengaduan yang disampaikan oleh seoarang konsumen

kepada manajer departemen pakaian olah raga , yang mengininkan menukar pakaian
olah raga yang sesuai dengan ukurannya atau kalau memang tidak tersedia atau
stoknya habis, mohon uang dikembalikan saja.

Kebanyakan organisasi perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah

anda merasa puas (satisfied) atau tidak puas (dissatisfied) terhadap produk atau jasa

16
(pelayanan) yang mereka berikan. Bila anda mempuyai keluhan terhadap suatu
organisasi (misalnya, mengeluh terhadap pelayanan yang jelek), anda mungkin dapat
menelephone atau mengunjungi organisasi yang bersangkutan untuk segara
memecahkan masalah yang anda hadapi.

Surakarta, 16 Januari 2011

Yth. Manajer Derpatemen Pakaian Olah Raga
Raganata Store
Surakarta

Dengan hormat,

Saya kirimkan kembali sweter yang telah Bapak krim pada tanggal 15 januari
2011 karena ukuranya tidak sesuai dengan yang saya pesan. Saya mohon agar sweter
tersebut diganti dengan ukuran dan warna yang saya kehendaki, yaitu ukuran L warna
biru muda,
Melalui telepon pada tanggal 10 januari 2011, Saya telah memesan sweter
yang berukuran L warna biru muda agar segera dikirim ke rumah saya, Namun, yang
saya terima adalah sweter ukuran S warna merah, dan tentu saja saya tidak bisa
memakainya.
Oleh karena itu, saya mohon agar dikrim sweter ukuran L warna biru muda
sesegara mungkin, Apabila sweter yang saya kehendaki tersebut tidak tersedia, saya
mohon uang saya dikembalikan saja.

Terima kasih
Hormat Saya

( Pandu Dewantara)

17
 Namun, pengajuan surat pengaduan secara tertulis tentu akan lebih baik karena
secara rinci menyakup hal – hal yang menjadikan anda tidak puas, Reaksi anda
pertama kali terhadap pelayanaan yang jelek mungkin marah atau frustrasi. Akan
tetapi, perlu diingat bahwa surat pengaduan yang bernada marah tentu menjadikan
pembaca enggan untuk melakukan tindakan koreksi. Oleh karena itu, dalam menulis
surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini :

1. Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci .Apa yang menjadi
masalah atau keluhan anda dalam kaitannya dengan pembelian suatu
produk dan jasa. Uraikan dengan jelas dan rinci, sehingga pembaca
dengan mudah dapat memahami apa masalah yang sebenarnya.
2. Lampirkan informasi pendukung seperti faktur pembelian.
Untuk lebih memperkuat surat pengaduan, Anda harus memberiakan bukti
– bukti atau dokumen – dokumen pendukung.
3. Usahakan nada surat Anda tidak marah atau emosional.
Dalam membuat surat pengaduan, coba usahkan untuk bersifat rasional
dan tidak bersifat emosional ( marah – marah, menggunakan kata- kata
yang kasar, menyakitkan dan tidak sopan )
4. Permintaan tindakan khusus.

Dalam surat pengaduan yang anda buat, perlu dikemukakan apa harapan /
keinginan anda dikemudian hari terhadap adanya pengaduan tersebut, Disamping itu,
jangan lupa cantumkan nama , alamat , dan nomor telepon secara lengkap . Hal ini
akan mempermudahkan bagi manajer perusahan dan menanggapi pengaduan anda.

18
1.4 SURAT UNDANGAN, PESANAN DAN RESERVASI, SURAT
PERMINTAAN KREDIT

Pada umumnya pendekatan yang di gunakan dalam menyusun surat

undangan,pesanan dan reservasi adalah pendekatan langsung ( Dirrect approach ).

1. Surat Undangan
Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan
langsung. Dalam hal ini, pendekatan langsung mencakup tiga komponen,
yaitu :
 Ide pokok ( main idea)
 Penjelasan rinci (explanations)
 Penutup (close courtsey)

Perusahaan tidak berdiri sendiri, tetapi berada di tengah-tengah

lingkungan bisnis. Perusahaan kadang kala mengadakan kegiatan yang memerlukan
partisipasi atau kehadiran pihak luar. Permohonan kehadiran tersebut biasanya di
layangkan melalui surat undangan. Agar penerimaan undangan tergugah untuk hadir,
surat undagan hendaknya mencantumkan ide pokok secara jelas, manfaat yang di
terima bagi peserta yang hadir, dan rincian informasi mengenai pelaksanaan kegiatan,
seperti hari, tanggal, jam, tempat dan kode atau pedoman pakaian (dress code).

Ide pokok dalam paragraf pertama berisi undangan. Selanjutnya,

diikuti dengan penjelasan yang lebih rinci tentang ide pokok di awal surat tersebut.
Berikutnya diakhiri dengan penutup yang berisi suatu harapan atau tindakan yang
diinginkan dan ucapan terima kasih.

19
Contoh surat undangan :

PEMERINTAH PROPINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA (SMP) NEGERI 345
JAKARTA
Jl. Jауа 345 Jаkаrtа, tеlр. (021) 556-12345

Jakarta : 10 Januari 2005

Nomor : 199/smp345/2014

Lаmрirаn : –
Pеrihаl : Undаngаn Wali Murid

Yth.OrangTuа/WaliMurid
SMPNеgеri345
Jаkаrtа,

Aѕѕаlаmu’аlаikum Wr. Wb., ѕаlаm ѕеjаhtеrа bаgi kitа ѕеkаliаn

Dаlаm rangka mеmреringаti hаri ulаng tаhun SMP Nеgеri 345 Jakarta, Kаmi
реnguruѕ OSIS аkаn mеlаkukаn aсаrа ѕаntunаn kераdа аnаk уаtim рiаtu, dаn mohon
kiranya раrа Orаng Tuа / Wаli Murid dараt bеrраrtiѕiраѕi dаlаm mеmbеrikаn
sumbangan, oleh karena itu kаmi mоhоn kehadirannya раdа :

Hаri/tanggal : Senin/15 ѕерtеmbеr 2014

Tеmраt : Aula Sеrbа Gunа SMP Nеgеri 345
Aсаrа : Pаrtiѕiраѕi dаri Orang Tuа / Wаli Murid

Mеngingаt реntingnуа асаrа tеrѕеbut, dimоhоn kеhаdirаnnуа tepat раdа wаktunуа,

Dеmikiаn undаngаn ini, аtаѕ kehadiran dаn раrtiѕiраѕinуа kami mеnguсарkаn
tеrimаkаѕih. Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

20
Mengetahui,
Kepada Sеkоlаh SMP Negeri 345 Jаkаrtа Ketua OSIS

Mаrdоkо Bоnеng Mаknуоѕ

NIP : 122133144155166

2. Surat pesanan dan reservasi

Surap pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting, yaitu :

 Pernyataan rinci apa yang kita pesan.

 Metode pengirimannya.
 Cara pembayarannya.

Kemukakan secara jelas kuantitas/jumlah produk yang kita pesan,

ukuran, warna gaya (style), harga pembayaran, lokasi pemesan, tanggal pengiriman
dan petunjuk khusus lainnya.

Contoh surat pesanan :

CONTOH SURAT PESANAN BARANG

Palembang, 7 November 2015

PT. Nugraha Abadi

Jln. Srijaya Palembang

21
Nomor : 277/IMI/iv/2015
Lampiran : -
Hal : Pesanan Barang Elektronik
Kepada PT. Elektro
Jln. Sudirman No. 202
Jakarta

Dengan Hormat
Berdasarkan informasi dari surat yang telaj saudara ajukan, kami berkeinginan
untuk memesan beberapa barang Elektronik sebagai berikut :
1. 22 Unit Kulkas
2. 20 unit Mesin Cuci
3. 30 Unit TV
4. 10 Unit Kipas Angin
5. 5 unit AC.

Pembayaran kami lakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari perusahaan
saudara. Pembayaran pertama akan kami lakukan setalah menerima barang dalam
keadaan baik. Kami berharap bisa menerima barang secepat mungkin. Atas perhatian
kami ucapkan terima kasih.

Hornat kami

Ian Nugraha
(Direktur)

22
3. Permintaan kredit

Bagaimana kita dapat memperoleh kredit ? secara sederhana ada dua

tahap yang perlu kita perhatikan, yaitu :

a. Mengisi formulir yang telah di sediakan oleh lembaga perkreditan yang ada.
b. Mengirimkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang di
perlukan dalam proses memperoleh kredit tersebut.

Data pendukung ini mencakup : kartu tanda pengenal, laporan keuangan tahun
terakhir, data pendukung lainnya, serta surat permohonan kredit (credit request).
Dalam surat permohonan, disamping data pribadi kita, jenis usahanya dan jumlah
besar kecilnya kredit yang di minta, juga harus di dukung dengan berbagai
dokumentasi penting dan prospek bisnis kita di masa depan .

Hal ini penting bagi lembaga perkreditan untuk menilai kelayakan kita dalam
memperoleh kredit, baik di lihat dari sisi besarnya kredit maupun jangka waktu
pengembaliannya.

Contoh surat pengkreditan.

Nganjuk, 17 Juli 2017

Kepada Yth,
Bapak Pimpinan PT. BRI
Di Nganjuk
Hal : Permohonan Pinjaman Modal Usaha

Dengan hormat,
Sehubungan dengan pengembangan usaha Pabrik Kerupuk, maka kami
membutuhan tambahan modal usaha sebesar Rp.55.000.000,00 (lima puluh lima

23
juta rupiah), untuk itu kami mohon pinjaman fasilitas kredit dari BANK BRI
Nganjuk.

Bersama ini kami lampirkan:

1. Rencana penggunaan dana

2. Pas photo
3. Photocopy identitas diri
4. Surat Keterangan Usaha
5. Photocopy agunan
6. Photocopy rekening tabungan
7. Photocopy NPWP
8. Photocopy kartu keluarga
9. Surat persetujuan suami/isteri

Demikian surat permohonan ini kami buat sebagaimana mestinya, atas bantuan
dan perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

KARTOYO

24
1.5 STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN PESAN – PESAN
RUTIN DAN PESAN – PESAN POSITIF

Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati

oleh pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk
melakukan kegiatan bisnis setiap hari. Jika pesan-pesan itu tidak memerlukan suatu
hal yang khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya minimal, atau
audiens yang cenderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap
netral, gunakan pendekatan langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductive
approach) untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis.

 Keunggulan :

1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika

pertama kali membaca suatu pesan.
2. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
3. Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui
apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada
bagiamana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu
pehatian seksama.

 Kelemahan :
1. Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya

25
 2. Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”; hal ini
terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

1. Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan
mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih
spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang
rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki.
Selain itu pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan
yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci
disampaikan dalam penulisan pesan rutin.

Pendekatan untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah denagan

pendekatan tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang
spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran
produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk dan apa manfaat dan
kegunaan produk.

Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan

keramahan, apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan.

Contoh umum pesan pesan rutin :

1. Menanyakan informasi atau tindakan.

2. Menanyakan rekomendasi.
3. Membuat klaim dan meminta perbaikan/penyesuaian.

26
Pengorganisasian pesan-pesan rutin :

Routine Message
Pesan – pesan rutin
 Pembukaan, pernyataan ide pokok
 Pertengahan / isi penjelasan rincian
 Penutupan, meningkatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran
penutupan yang berorientasi kedepan.

1. Strategi Penulisan Pesan- Pesan Positif

Dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Karena

pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingi disampaikan. Tujuan yang ingin
dicapai adalah mengomunikasikan good news, menjawab semua pertanyaan,
menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dn memberikan suatu bentuk penghargaan
yang baik terhadap pihak lain, apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan
selalu sopan, ramah, dan tidak emosional.

Bagian awal punulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas
dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca. Pada bagian pertengahan,

27
sampaikan penjelasan secara rinci, dan pada bagian akhir pesan-pesan positif
umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan keramahan
dan pernyataan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh pembaca.

1.6 PESAN – PESAN GOOD NEWS DAN GOOD WILL

Pengertian pesan-pesan good news dan good will

Pesan-pesan Good News dan Goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang

memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan
good news dan goodwill , para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk
mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien,
karyawan/pegawai, dan masyarakat publik pada umumnya.

A. Macam-macam good news

1) Good News tentang pekerjaan
Bagaimana medapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-
orang yang tepat untuk pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan
yang tidak mudah ? Oleh karena itu, suatu organisasi yang membutuhkan
karyawan baru harus betul-betul melakukan proses seleksi dan rekrutmen
secara tepat sesuai dengan yang dikehendaki.
Dalam dunia bisnis, terdapat beberapa conto good news yang
berkaitan dengan masalah pekerjaan, baik yang berbentuk financial
maupun nonfinansial, antara lain:
Finansial Non finansial
Bonus lembur kerja Promosi jabatan
Insentif Tanda penghargaan
Tunjangan hari raya Fasilitas kendaraan dan perumahan
Kredit bunga sangat ringan Proposal (usulan)suatu proyrk

28
 diterima
Asuransi kesehatan dan jiwa

2) Good News tentang produk

Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapatmengembangkan
strategi bisnisnya dengan penetapan harga produkyang kompetitif, produk
yang berkualitas, pemilihan metode promosiyang tepat, dan pemilihan
saluran distribusi yang tepat pula.
News yang berkaitan dengan produk dapat dilakukan dengan pemberian di
skon harga, pemberian kupon diskon, dan pemberian produk suplemen.
B. Pesan-pesan Goodwill ( Pesan dengan Niat Baik )
Hubungan bisnis biasanya diwarnai oleh pertimbangan biaya dan
manfaat, tetapi perusahaan juga perlu menjaga hubungan personal dan
kekeluargaan dengan para relasi. Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan atau
memiliki niat baik
(goodwill) tersebut berpengaruh positif terhadap kegiatan bisnis.
Bentuk-bentuk goodwill yang sering dibuat perusahaan adalah :
1. Ucapan selamat (Congratulation)
Ucapan selamat biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau
individu. Misalnya, memperoleh penghargaan (awards), keberhasilan
melakukan kegiatan tertentu, peresmian gedung baru, pembukaan cabang
baru, dan lain-lain.
Pada pesan dengan niat baik, ide pokok diletakkan dibagian awal. Hal
itu dilakukan untuk memberikan penekanan terhadap apa yang akan
disampaikan. Setelah itu, diuraikan alasan pemberian ucapan. Pada
bagian penutup diyakinkan bahwa perusahaan tersebut memang pantas
memperoleh keberhasilan dan memiliki harapan yang lebih baik dimasa
mendatang.

29
Contoh :

Kami mengucapkan selamat atas keberhasilan PT Ciga Solution mendapat

predikat “Best Seller” Tahun 2004 dari Intel Indonesia Corporation. Predikat
bergengsi tersebut adalah bukti nyata kepercayaan konsumen terhadap
perusahaan Anda. Semoga predikat tersebut mampu meningkatkan loyalitas
konsumen anda.

2. Penghargaan (Message of Appreciation)

Penghargaan biasanya diberikan atas kemampuan individu atau
perusahaan mencapai prestasi kerja tertentu. Gaji dan bonus merupakan
salah satu bentuk penghargaan yang diberikan perusahaan kepada
pekerja. Namun, penghargaan dalam bentuk uang saja tidaklah cukup.
Penghargaan yang diberikan dalam bentuk surat penghargaan akan
memotivasi pekerja untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi lagi.
Disamping itu, perusahaan juga perlu membuat surat ucapan terima kasih
dengan alasan yang tepat dan kepada pekerja yang tepat. Ucapan terima
kasih yang kurang tepat justru akan merusak iklim internal organisasi.
Selain kepada pihak internal, perusahaan juga perlu memberikan
penghargaan dan atau ucapan terima kasih kepada individu atau organisasi
diluar perusahaan. Misalnya, atas kesediaan mereka dalam menggunakan
produk atau jasa perusahaan.

Contoh :
Kami memberikan penghargaan yang setinggi-tingginya atas kepercayaan
Saudara pada jasa layanan kami. Agar dapat memberikan layanan yang lebih
baik lagi di masa mendatang, kami mengharapkan kesediaan Saudara untuk
memberikan kritik atau saran, dan harapan-harapan Saudara di masa
mendatang.

30
 3. Ucapan Duka cita Dalam perjalanan waktu, individu atau organisasi
mungkin
saja mengalami musibah atau bencana. Ucapan dukacita itu lebih mudah
disampaikan secara lisan, baik melalui telepon ataupun datang secara
langsung. Namun karena alasan tertentu, ucapan dukacita dapat
disampaikan melalui pesan tertulis. Ucapan duka menunjukkan perhatian
dan rasa simpatik perusahaan terhadap individu atau organisasi yang
mengalami musibah. Ucapan duka bisa diawali dengan rasa simpati, lalu
diikuti dengan hikmah yang bisa diperoleh, serta ditutup dengan dorongan
untuk menghadapi musibah dengan tabah. Bantuan duka dapat disisipkan
dalam ucapan duka, tetapi hendaknya tidak hanya basa-basi dan tidak
bermaksud menyinggung perasaan.

Contoh :
Kami mendapatkan informasi dari berita televise bahwa PT. Abu Bakar
mengalami musibah kebakaran. Kami turut prihatin atas musibah tersebut.
Musibah dapat menimpa siapa saja dan kapan saja. Mudah-mudahan hal
tersebut dapat meningkatkan kehati-hatian kita bersama. Semoga PT. Abu
Bakar dapat segera beroprasi kembali.

1.7 MENULIS JAWABAN POSITIF

Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan
tanggapan atas suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk
memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif
tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan
pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan
hormat atau penghargaan pada orang lain.
1. Surat Konfirmasi Pesan

31
 Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat
konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan
bahwa pesanan produknya telah diterima.
2. Menjawab Permintaan Informasi
Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar organisasi.
Pendapat orang lain terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun
departemen, akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan anda dalam
menangani permintaan tersebut. Akan tetapi, memenuhi setiap permintaan
pelanggan bukanlah pekerjaan yang mudah.
Berikut merupakan rencana tanggapan :
a. menjawab permintaan dengan penjualan potensial
b. menjawab permintaan tanpa penjualan

surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan

persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut. Pada bagian
pertengahan surat mencakup beberapa hal antara lain : batas maksimal jumlah
kredit, potongan harga, beban bunga dan tanggal jatuh tempo. 2.

Memberikan Referensi Kredit

Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan

kredit diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program
komputer secara online. Terminal komputer dihubungkan secara langsung ke
beberapa kantor cabang yang mereka miliki.

1.8 MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN

Suatu negara yang sedang berkembang seperti negara kita tidak dapat dilepaskan dari
dana pinjaman alias kredit dari berbagai lembaga donor internasional, seperti IMF,
World Bank, ADB, mapun Islamic Development Bank untuk melakukan

32
pembangunan di berbagai bidang. Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan
yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah
untuk berbagai kepentingan.

1. Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news
kepada pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang
berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut.
2. Memberikan Referensi Kredit
Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan
kredit diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program komputer
secara online. Terminal komputer dihubungkan secara langsung ke beberapa
kantor cabang yang mereka miliki.

1.9 SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN

Surat rekomendasi (recommendation letters) bagi kalangan tertentu bukanlah
hal yang baru, apalagi dalam dunia bisnis. Bagi dunia bisnis, pemberian surat
rekomendasi dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi penting suatu perusahaan.

Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang

berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik,
antara lain:

1. Nama lengkap (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)

2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri
4. Hakikat hubungan anatara penulis dan pemohon
5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.

Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan

melihat isi surat rekomendasi tersebut.

33
BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil pembahasan makalah tentang “Penulisan Direct Request dan

penulisan permintaan pesan-pesan rutin dan positif” maka pada bab ini penulis akan
mengemukakan beberapa kesimpulan berdasarkan hasil kajian pustaka dan teori yang
telah dilakukan di dalam laporan ini.

Dari hasil pembahasan yang telah dilakukan diatas dapat ditarik kesimpulan :

 Dalam pengorganisasian direct request mencakup tiga hal, yaitu: (1) Pembukaan,
(2) Penjelasan Rinci, (3) Penutup.
 Jika permintaan lebih dari dua jenis, sebaiknya membuat daftar terlebih dahulu
dan memberikan nomer secara berurutan atau berdasarkan tingkat kepentingannya.
 Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu:
(1) apa yang ingin di ketahui, (2) mengapa hal tersebut perlu diketahui, (3)
mengapa hal ini dapat membantu.
 Pada umumnya pendekatan yang digunakan dalam menyusun surat undangan,
pesanan dan reservasi adalah Pendekatan Langsung (dirrect approach).
 Secara sederhana ada dua tahap yang perlu kita perhatikan, yaitu: (1) Mengisi
formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada,
(2) Mengirimkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan
dalam proses memperoleh kredit tersebut.

Saran :
Untuk mempermudah tugas-tugas pembaca, anda sebaiknya memulai dengan
permintaan (request) apa yang anda kehendaki dan memberikan penjelasan yang
lebih rinci yang akan dapat membantu pembaca melakukan apa yang dikehendaki
secara benar dan tepat. Apabila anda meminta beberapa barang yang berbeda,
maka lebih baik beri nomor masing-masing barang tersebut untuk lebih
memudahkan pembaca memberikan jawaban atau tanggapannya. Suatu surat direct
request dapat ditutup dengan ucapan terimakasih, suatu tindakan khusus dan
indikasi batas waktu (deadline) suatu pengiriman.

34
DAFTAR PUSTAKA
https://www.kanalinfo.web.id/pengertian-komunikasi-dan-jenis-komunikasi

http://ernaawijayanti.blogspot.com/2014/04/makalah-penulisan-direct-
request_8313.html

http://pecintaekonomi11.blogspot.com/2017/06/makalah-tentang-pesan-rutin-
dan-pesan.html

https://wahyudwiafandi.blogspot.com/2016/11/penulisan-direct-request.html

http://sritantibahu.blogspot.com/2012/11/contoh-surat-kombis.html

http://nurainpaka.blogspot.com/2012/11/contoh-pesan.html

https://www.google.com/search?q=CONTOH+SURAT+PERMINTAAN+PR
ODUK+DENGAN+DIRECT+REQUEST&safe=strict&tbm=isch&source=iu&ictx=1
&fir=plKBszRsJh40kM%253A%252CFiPnSfIMvE2-KM%252C_&usg=AI4_-
kT_Ejq_DsQODaBICRYyyfgtXCO2nw&sa=X&ved=2ahUKEwiwiqbFn4rgAhUHP
48KHQ3yAZQQ9QEwBXoECAUQCg#imgrc=plKBszRsJh40kM:

https://mentarids.wordpress.com/2016/05/05/penulisan-permintaan-pesan-pesan-
rutin-dan-positif/

https://www.kompasiana.com/obriel_hutabarat/5812ef75d39273eb58f9828d/pesa
n-rutin-dan-pesan-positif?page=all

https://www.slideshare.net/bandidasmillenix/komunikasi-bisnis-penulisan-
permintaan-pesan-pesan-rutin
http://contohsuratku.com/contoh-surat-undangan-resmi-dinas/
http://iannugraha77.blogspot.com/2015/11/contoh-surat-
penawaranpemesananklaim.html.

Bovee, dan Thill. (2007). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Indeks

35
Purwanto, Djoko. (2002).Komunika Bisnis (edisi kedua). Jakarta:

Erlangga Purwanto, Djoko. (2006). Komunikasi Bisnis. Jakarta:

Erlangga Guffey, Rhodes, Rogin.(2005).Business Communication; Process and

Product , diterjemahkan oleh Ichsan Setyo Budi. Jakarta: Salemba Empat.

http://kunangsenja.blogspot.com/2010/05/penulisan-permintaan-pesan-pesan-
rutin.html

36