BAB 9

PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

A. STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN

PESAN-PESAN POSITIF

Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan,
pemberitahuan kebijakan insentif bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan
yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai yang
berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.

Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis pada
dasarnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan langsung atau deduktif,
sebagaimana Nampak dalam table berikut:

Routine Messages (Pesan Rutin) Good News (Berita/Kabar Baik)

Pembuka: Pernyataan ide pokok (Main) Pembuka: Pernyataan Good News
Pertengahan/Isi: Penjelasan rinci Pertengahan/Isi: Penjelasan rinci
Penutup: Meningkatkan kembali ide pokok Penutup: Meningkatkan kembali Good News
atau mencakup pemikiran penutup yang atau mencakup pemikiran penutup yang
berorientasi ke depan berorientasi ke depan

Pendekatan langsung memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut:

Keunggulan:

 Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (Menyeluruh) ketika pertama kali

membaca suatu pesan.
 Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
 Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud
pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu
memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama.

Kelemahan:

 Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya

 Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “To The Point”; hal ini terkait
dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya.

1. Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

1
 Selain pendekatan langsung, permintaan langsung langsung dapat dilakukan dengan
menggunakan pendekatan Tanya-jawab (ask-questions approach), seperti meminta informasi
tentang spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran
produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk, dan apa manfaat dan kegunaan
produk.

2. Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

Penyampaian pesan-pesan positif baik rutin, good news, dan goodwill dapat dilakukan
dengan pendekatan langsung. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan
yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif.
a Ide-ide pokok yang jelas
Kemukakan ide pokok dibagian awal penulisan pesan-pesan positif
b Penjelasan rinci
Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk mendukung ide pokok
c Penutup surat
Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan.

B. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL

Pesan-pesan Good News dan Goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan
kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan good news dan
goodwill, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan
menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/pegawai, dan
masyarakat public pada umumnya.

1. Good News tentang pekerjaan

Dalam dunia bisnis, terdapat beberapa contoh good news yang berkaitan dengan masalah
pekerjaan, baik yang berbentuk financial maupun nonfinansial, antara lain:

Finansial Nonfinansial
Kenaikan Gaji Promosi jabatan
Bonus lembur kerja Tanda penghargaan
Insentif Fasilitas kendaraan dan perumahan
Tunjangan hari raya Proposal (usulan) suatu proyek diterima
Kredit bunga sangat ringan
Asuransi kesehatan dan jiwa

2. Good News tentang produk

Good News yang berkaitan dengan produk dapat dilakukan dengan pemberian diskon harga,
pemberian kupon diskon, dan pemberian produk suplemen.
3. Pesan-pesan Goodwill
Goodwill adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk tetap menjaga hubungan
bisnis lebih baik.
2
C. MENULIS JAWABAN POSITIF
Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu
pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai
permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang
dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan
hormat atau penghargaan pada orang lain.
1. Surat Konfirmasi Pesanan
Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation
letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima.
2. Menjawab Permintaan Informasi
Bagaimana anda menjawab permintaan informasi baik yang berisi penjualan potensial
maupun yang tidak ?
a Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial
Ketika menjawab permintaan informasi yang mencakup penjualan potensial (potential
sales), terdapat tiga tujuan utama yang perlu memperoleh perhatian, yaitu
(1) member tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan;
(2) mendorong penjualan yang akan datang
(3) memberikan kesan yang baik terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang
baik dan tambahan informasi produk terbaru.
b Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan
Bentuk jawaban lain atas permintaan informasi yang berasal dari luar organisasi dapat
dilakukan dengan :
(1) menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap
(2) memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan.

D. MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN

Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga
keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Oleh karena
kredit merupakan sesuatu hal yang sudah biasa dalam suatu masyarakat, kebanyakan
permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan kredit (credit approval letters) dan
referensi kredit (credit reference).
1. Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak
lain. pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan
persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut.
2. Memberikan Referensi Kredit
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi, antara lain: (1)
permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan, dan (2) nyatakan sesuai
dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.

3
E. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat
dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karekteristik, antara lain:
1. Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)
2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri
4. Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon
5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.

Soal Esai

7) Mengapa dalam mengajukan kredit diperlukan referensi kredit.? Berikan contohnya.?

Karena referensi kredit merupakan surat atau informasi yang memberikan good news tentang
nasabah kepada pihak bank. Referensi kredit bisa diberikan oleh nasabah yang telah dianggap
kredibel oleh pihak bank. Nasabah yang telah dianggap kredibel oleh bank ini, dapat
memberikan referensi kepada rekannya yang berkeinginan untuk meminjam ke bank.

Contohnya: Misalnya Perusahaan Astra memberikan Referensi kepada mitra bisnis nya misalnya
yang bergerak di bidang asuransi seperti Adira Finance untuk meminjam uang kepada Bank
Mega untuk menggelontorkan dana ke Adira Finance.

8) Apa manfaat surat rekomendasi bagi lembaga yang membutuhkannya.?

Dalam perbankan Surat rekomendasi bermanfaat bagi lembaga yang membutuhkannya karena
dengan surat rekomendasi tersebut kita bisa melihat track record orang yang ingin meminjam di
perusahaan kita. Dalam menilai dan menseleksi karyawan surat rekomendasi umumnya
dijelaskan berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kemampuan, disiplin, kemandirian, dan
sikap positif lainnya yang dapat dipakai sebagai dukungan untuk kariernya.

1) Apa yang dimaksud dengan Routine request

Routine message (pesan-pesan rutin) Good News (Berita/kabarbaik)

=Pembuka, pernyataan ide pokok.
=Pertengahan/ isi penjelasan rinci.
=Pen utup, mengingatkan kembali ide
pokok atau mencakup pemikiran
penutup yang berorientasi ke depan.
=Pembuka,pernyataan goodnews.
=Pertengahan/isi,penjelasan rinci.
=Penutup,menginagtkan kembali good
news atau mencakup pemikiran
penutup yang berorientasi ke depan.