• Bahan Kajian

6.1 Menjelaskan bagaimana strategi

permintaan pesan- pesan rutin
6.2 Menjelaskan bagaimana strategi
penulisan pesan-pesan positif
6.3 Menjelaskan penulisan pesan-pesan
goodnews dan goodwill
6.4 Membuat surat konfirmasi suatu pesanan
6.5 Menjawab surat permintaan informasi
6.6 Menjelaskan persetujuan kredit
6.7 Menjelaskan bagaimana memberikan
referensi kredit
6.8 Menjelaskan bagaimana membuat surat
rekomendasi
 • Pendekatan Langsung
• Keunggulan
– Meningkatkan pemahaman secara
komprehensif ketika pertama kali membaca
suatu pesan
– Menekankan pada hasil suatu analisis yang
telah Anda lakukan
– Menghemat waktu bagi audiens
• Kelemahan
– Faktor kebiasaan: orang cenderung
menyampaikan pesan berdasarkan cara
berpikirnya
– Kesulitan mengubah pola pikir yang
cenderung langsung ke pokok pembahasan
 • 6.1 Strategi penulisan pesan-pesan rutin :

• Mulai dengan pernyataan ide pokok

yang jelas
• Penjelasan yang lebih rinci mengenai
permintaan Anda
• Perlu disampaikan pernyataan yang
dapat menarik perhatian pembaca
(penutup surat)
• Bagian akhir : kemukakan pernyataan
yang ramah
• Tambahkan informasi kontak
 • 6.2 Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

Untuk dapat menyampaikan pesan-pesan positif

seseorang dapat menggunakan :
1. Pendekatan Langsung (direct approach)
2. Pendekatan Melalui lisan maupun tulisan,
yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas
3. Menyampaikan penjelasan secara rinci
(supporting idea)
4. Pemberian kesan yang baik atau pernyataan
keramahan (close courtasy) dan pernyataan
harapan tindakankhusus yang diinginkan
oleh pembaca.
• 6.3 Pesan-pesan Good News dan Goodwill
• Good news tentang pekerjaan, bagaimana
mendapatkan pelamar kerja yang cocok ,
karena sering kali pelamar jauh lebih banyak
daripada posisi pekerjaan yang akan dipilih.
• Good news tentang produk, untuk menjaga
para pelanggannya, perusahaan dapat
mengembangkan strategi bisnisnya dengan
penetapan harga pokok yang kompetitif,
produk yang berkualitas, pemilihan metode
promosi yang tepat, dampemilihan saluran
distribusi yang tepat pula.
• Pesan-pesan goodwill adalah suatu perasaan
positif yang dapat mendorong orang untuk
menjaga
Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah dengan
membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang
menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah
diterima.
 • 6.5 Menjawab Surat Permintaan Informasi
Ada 2 cara dalam menjawab permintaan informasi,
yaitu :
1. Menjawab permintaan dengan penjualan
potensial. Pelanggan prospektif sering meminta
laporan tahunan, katalog, atau brosur untuk
membantu mereka mengambil keputusan
tentang suatu produk melalui periklanan. Ketika
menjawab permintaan informasi yang
mencakup penjualan potensial, terdapat 3
tujuan utama yang perlu memperoleh
perhatian, yaitu :
a. Memberi tanggapan terhadap semua permintaan
atau menjawab semua pertanyaan.
b. Mendorong penjualan yang akan datang
c. Memberikan kesan yang baik terhadap
pelanggan dengan memberikan
tenggapan yang baik dan tambahan
informasi produk baru.
2. Menjawab permintaan tanpa penjualan
Yaitu surat tanggapan yang dibuat
semata-mata untuk menanggapi
permintaan informasi yang diminta oleh
pelanggan.
 • 6.6 Menjelaskan Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat
yang memberikan good news kepada
pihak lain. Adapun bagian-bagiannya
yaitu :
1. Pembuka surat persetujuan
kreditkepada nasabah tesebut.
2. Bagian pertengahan surat persetujuan
kredit mencakup beberapa hal, yaitu :
a. Batas maksimal jumlah kredit yanng
diberikan
b. Lama dan jumlah angsuran perbulan
c. Tanggal rekening dikirim
d. Beban administrasi dan bunga
e. Tanggal jatuh tempo
f. Konsekuensi lainnya yang berkaitan
denganmasalah kredit tersebut.
• 6.7 Menjelaskan Bagaimana Memberikan Referensi Kredit

Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam

surat rekomendasi, antara lain :
1. Permohonan surat rekomendasi harus
resmi atau disahkan
2. Nyatakan sesuai dengan fakta yang
ada, jangan dibuat-buat.
• 6.8 Menjelaskan Bagaimana Membuat Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi

positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat
rekomendasi memiliki beberapa karakteristik , antara
lain :
a. Nama lengkap pemohon (untuk keperluan
melanjutkan studi atau mencari kerja)
b. Pekerjaan atau manfaat yanng diharapkan pemohon
c. Penulis kadabg menjawab suatu permohonan atau
atas inisiatifnya sendiri
d. Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon
e. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan
yang dicari.
Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga
pemohon tidak diperkenankan melihat isi surat
rekomendasi tersebut.
• 6.8 Menangani Permintaan Kredit Rutin

• Persetujuan kredit
• Memberikan referensi kredit
Surat Rekomendasi & Pemberitahuan
• Bisnis
• Dosen kepada alumni
• Pemberitahuan penerimaan kerja
 Soal Esai-Individual Task
1. Apa yang dimaksud dengan Routine Request (Pesan-pesan rutin)?
2. Jelaskan secara singkat bagaimana strategi penulisan Routine
Request?
3. Bagaimana Anda dapat merencanakan pesan-pesan positif?
4. Sebutkan apa kebaikan dan kelemahan pendekatan langsung dan
pendekatan tidak langsung!
5. Apa pendekatan yang dapat digunakan untuk membalas atau
menjawab surat-surat/pesan-pesan yang bersifat positif?
6. Apabila potensial penjualan tercakup dalam menjawab permintaan
informasi, maka apa yang perlu Anda perhatikan?
7. Mengapa dalam mengajukan kredit diperlukan referensi kredit/
Berikan contohnya!
8. Apa manfaat surat rekomendasi bagi lembaga yang
membutuhkannya?
 Bahan Diskusi-GroupTask
1. Seorang pelanggan mengirim surat permintaan informasi kepada
suatu perusahaan. Ia sangat tertarik terhadap suatu produk yang
baru saja diiklankan dalam sebuah majalah ternama di ibu kota.
Dalam menjawab atau membalas surat permintaan informasi
tersebut, mana yang lebih tepat antara dalam bentuk surat atau
personal. Mengapa demikian?
2. Seorang alumni suatu perguruan tinggi ingin melamar suatu
pekerjaan. Salah satu persyaratannya adalah memiliki minimal tiga
surat rekomendasi. Ia memiliki kemampuan akademis maupun
keterampilan berorganisasi yang biasa saja, dalam artian tidak terlalu
menonjol. Ia adalah satu-satunya anak yang sangat diharapkan oleh
keluarganya untuk menjadi tulang punggung keluarga, setelah
ayahnya tiasa. Sebagai orang yang diminta memberikan surat
rekomendasi, apa yang dapat Anda lakukan terhadap kasus tersebut?
Terima Kasih
• Elfa Setiawan, S.S.,M.M.