KOMUNIKASI BISNIS

PROSES MENULIS

DI SUSUN OLEH KELOMPOK 5

NAMA KELOMPOK :

1. NI WAYAN KRISNI 13/1602622010644

2. LUH PUTU NOVI SRI WIJAYANTI 14/1602622010645
3. DEWA AYU SAMA DEWI 19/1602622010650
4. NI KADEK DWI ANTARI 31/1602622010662
5. NI KADEK AYU ADNYANI 33/1602622010664
6. NI LUH PUTU AYU JULIANTARI 35/1602622010666

UNIVERSITAS MAHASARASWATI

TAHUN AJARAN 2018

 5.1 PERSIAPAN UNTUK MENULIS PESAN-PESAN BISNIS
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami
memerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah agar
penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim. Pesan bisnis yang dibuat
hendaknya tetap berpusat pada penerima dan memiliki tujun yang jelas.
Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan
bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Tidak ada proses penyusunan
pesan bisnis yang terbaik. Walaupun demikian, sejumlah langkah umum dalam
penyusunan pesan bisnis yang efektif perlu diperhatikan. Penyusunan pesan-pesan bisnis
meliputi tiga tahap yaitu:
1. Perencanaan
Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu
diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran
dan media komunikasi yang akan digunakan.
2. Pengorganisasian
Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang
diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana
menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami,
dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang
ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan,
dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu dilakukan
pengecekkan sekaligus revisi, sehingga apa yang telah direncakan sebelumnya dapat
dicapai seefektif mungkin.
5.2 PENDEKATAN TERHADAP PROSES PENULISAN SECARA SISTEMATIS

Dasar penulisan bisnis dapat dibagi menjadi 3 yaitu :

1. Mempunyai tujuan, yaitu menulis untuk menyelesaikan masalah dan menyampaikan

informasi.
2. Hemat ekonomis, yaitu mencoba untuk mengemukakan ide secara jelas namun singkat.
 3. Berorientasi pada pembaca, yaitu berkonsentrasi memandang sebuah masalah dan
perspektif pembaca alih-alih melihatnya dari perspektif anda sendiri.

Perbedaan ini sebenarnya mengurangi tugas penulis, dalam menulis kebanyakan

dokumen bisnis, tidak perlu berimajinasi untuk mencari ide-ide topic yang kreatif. Tidak
perlu menjabarkan ide-ide untuk membuat tampak lebih rumit.

Dalam banyak hal penulisan bisnis lebih mudah dari pada penulisan akademik,namun
tetap saja diperlukan kerja keras , terutama bagi pemula tetapi dengan mengikuti proses,
mempelajari contoh-contoh,dan memperaktekkan keterampilan tersebut dapat membuat
hamper semua orang bisa menjadi penulis dan pembicara bisnis yang berhasil.

5.3 MENYESUAIKAN DAN MENGUBAH PROSES

Meskipun penulis yang baik bergerak melalui setiap tahap proses penulisan sejumlah
langkah mungkin dapat dipadatkan untuk pesan-pesan yang pendek dan rutin. singkatnya
berbagai dokumen harian dibuat melalui proses 3-x-3 tetapi beberapa tahap dapat dilakukan
dengan cepat tanpa pertimbangan panjang. sebagai contoh prapenulisan mungkin mengambil
bentuk sebuah pemikiran sesaat. Tahap penulisan dapat meliputi kegiatan memeriksa arsip
dengan cepat membuat sedikit catatan di pinggir kertas dan mengetik pesan di komputer.
revisi mungkin mencakup aktvitas membaca hasil cetak memeriksa kembali ejaan dan tata
bahasa dan membuat sedikit perubahan. Dokumen-dokumen yang lebih panjang dan sukar
seperti memo persuasiif ,surat penjualan, laporan manajemen, proporsal, dan resume
memerlukan lebih banyak perhatian pada semua bagian proses.
Menyesuaikan dan mengubah proses penulisan bisa didapatkan untuk pesan singkat.
Langkah-langkah dalam proses penulisan bisa di atur ulang.
1. Penulisan tim, yang diperlukan untuk proyek besar atau ketika diperlukan keahlian yang
luas, mengubah proses penulisan. Tim sering bekerja sama dalam melakukan sumbang
saran (brainstorming) serta menentukan prosedur dan tugas masing-masing.
2. Kemudian anggota individual menulis bagian laporan atau presentasinya masing-masing.
3. Selama tahap ketiga (revisi), tim mungkin bekerja sama lagi untuk mengabungkan draf
mereka. Teknologi membantu penulis dengan program pengolah kata, revisi, dan saran
kolaborasi.
 Mengidentifikasi Tujuan dan Memilih Saluran Terbaik Komunikator harus memutuskan
mengapa mereka menyampaikan sebuah pesan dan apa yang ingin mereka capai. Meskipun
banyak pesan hanya memberi informasi, beberapa juga harus membujuk. Setelah
mengidentifikasi tujuan sebuah pesan, komunikator harus memilih saluran yang paling tepat.
Pilihan tersebut tergantung pada kepentingan pesan, jumlah dan kecepatan umpan balik yang
diperlukan, kebutuhan akan catatan permanent, biaya saluran, dan tingkat formalitas yang
diinginkan.

Mengantisipasi Audiensi dan Membuat Profil Audiensi Komunikator yang baik berusaha
untuk membayangkan penerima sebuah pesan.

1. Apa yang diketahui penerima mengenai topik?

2. Seberapa baik audiensi mengenal pengirim pesan?
3. Apa yang diketahui tentang pendidikan, keyakinan, budaya, dan sikap penerima?
4. Apakah respon terhadap pesan akan positif, netral, atau negative?
5. Apakah audiensi sekunder berbeda dari audiensi primer?
5.4 MENGANALISIS TUGAS
Analisis Tugas adalah suatu proses atau metode untuk menganalisa bagaimana manusia
melaksanakan tugas atau pekerjaannya dengan sistem yang ada, menganalisis
tugas/pekerjaan manusia, apa saja yang akan dilakukan, peralatan yang akan digunakan, dan
hal-hal apa saja yang perlu diketahui. Istilah-istilah dalam analisis tugas :
1. Sasaran (external task) adalah kondisi sistem yang ingin dicapai manusia.
2. Tugas (Internal Task) adalah himpunan terstruktur dari aktivitas yang dibutuhkan,
digunakan atau dipercaya sebagai hal penting untuk mencapai sasaran dengan
menggunakan perangkat tertentu.
3. Aksi (action) adalah tugas yang tidak mengandung pemecahan persoalan atau komponen
struktur terkendali.
4. Rencana (method) terdiri atas sejumlah tugas atau aksi yang disusun dalam suatu urutan.

5.5 MENGANTISIPASI AUDIENS

Sebagai pembicara kita bertanggung jawab kepada kesuksesan diri kita sendiri. Untuk
menyentak perhatian audien, ada tiga area yang bisa kita gunakan secara bervariasi yaitu kita
(pembicara), audien dan elemen ruangan. Dengan pengalaman, kita bisa menggunakan
taktik tersebut pada momen yang tepat sehingga tidak peduli berapa lama kita bicara, audien
akan tetap memperhatikan setiap kata yang kita ucapkan.
A. VARIASI ELEMEN PEMBICARA
Berikut adalah variabel elemen pembicara yang perlu diperhatikan untuk menga audien
tetap fokus kepada pembicaraan kita:
 Suara
Berbicara dengan monoton sama saja dengan bunuh diri. Gunakan variasi vokal untuk
menangkap perhatian. Ubahlah kecepatan, gunakan bisikan dan berhenti berbicara
sementara waktu. Dari ketiga hal tersebut, berhenti sementara adalah cara paling kuat
untuk menarik perhatian.
 Kontak mata
Presentasi seharusnya bersifat interaktif. Ketika kita melakukan kontak mata dengan
seseorang maka kita mendapatkan perhatian orang tersebut. Bahkan di ruang besar
kita bisa membuat koneksi dengan audien yang letaknya jauh dari kita.
 Properti
Jika kita bisa membawa properti, maka kita akan lebih baik lagi dalam memberikan
materi. Bawalah properti yang relevan dengan materi yang kita sampaikan. Ceritakan
sesuatu sambil memegang properti di tangan.
B. VARIASI ELEMEN RUANGAN
Berikut adalah variabel elemen ruangan yang perlu diperhatikan untuk menga audien
tetap fokus kepada pembicaraan kita:
 Slide

Buatlah desain slide yang bervariasi sebagaimana kita membuat variasi vokal kita.
Kombinasikan teks dengan gambar ilustrasi. Teks harus singkat. Teks hanya bersifat
pengingat poin materi yang akan kita sampaikan, bukan sebagai penjelasan. Review
setiap slide sesuai urutan untuk memberikan alur.

 Cahaya
 Cahaya tidak harus terang benderang. Yang penting bisa menyinari seluruh isi
ruangan sehingga kita bisa melihat audien dengan jelas dan audien pun bisa melihat
kita dengan jelas pula.
 Setting Ruangan
Kursi kosong bisa menurunkan level energi di ruangan. Usahakan audien duduk
bersama di bagian depan. Jika perlu, buat setting ruangan hanya untuk sedikit orang.
Kita bisa menambahkan kursi jika kursi yang tersedia tidak mampu menampung
jumlah audien yang ada.
5.6 ADAPTASI TERHADAP TUGAS DAN AUDIENS
Setelah menganalisis tujuan dan mengantisipasi audiensi anda, anda harus menyampaikan
tujuan anda kepada audiensi tersebut. Adaptasi adalah proses membuat sebuah pesan yang
sesuai dengan audiensi. Salah satu aspek pentik adaptasi adalah nada. Diungkapkan secara
luas dengan kata-kat sebuah pesan, nada mencerminkan bagaimana perasaan seorang
penerima setelah membaca atau mendengar sebuah pesan.
 Menyoroti Manfaat Penerima
Memfokuskan pada audiensi kedengarannya seperti sebuah ide moderen, tetapi ketika
menguraikan penulisan efektif lebih dari 200 tahun silam, Ben Franklin mengamati,”
Agar menjadi baik, tulisan harus mempunyai kecenderungan untuk menguntungkan
pembaca.” Kata-kata bijak ini telah menjadi pedoman dasar bagi komunikator bisnis
dewasa ini.
 Menggunakan Bahasa yang Bebas
Dalam mengadaptasi pesan kepada audiensi, pastikan bahasa anda peka dan tanpa
prasangka. Hampir tidak ada penulis yang ingon menyakiti pembacanya. Meskipun
demikian terkadang kita menatakan sesuatu yang tisk pernah kita fakir ayau menyakitkan.
Masalah sebenarnya adalah bahwa kita tidak berpikir mengenai kata-kata yang
mengandung serotype terhadap kelompok-kelompok orang: seperti para pria di
ruang surat atau gadis di ruang tamu.
 Mengungkapkan Diri Anda Sendiri Secara Positif
Kata-kata negative tertentu mebuat orang sakit hati karena mereka tampaknya
menyalahkan pembaca. Sebagai contoh membuka sebuah surat kepada seorang pelanggan
 dengan anda mengatakan bahwa menunjukan bahwa anda tidak memercayai si
pelanggan.
 Menyederhanakan Bahasa Anda
Dalam menyesuaikan pesan kepada audiensi, jika memungkinkan gunakan kalimat yang
singkat dan lazim yang anda piker akan dipahami oleh pembaca. Namun, jangan
menghindari kata-kata yang rumit yang bisa menyampaikan ide anda secara efisien dan
tepat bagi audiensi. Tujuan anda adalah untuk menghindari bahasa yang muluk-muluk
dan berlebihan.

5.7 BERADAPTASI TERHADAP TANGGUNG JAWAB LEGAL

Salah satu tanggung jawab utama anda dalam menulis untuk organisasi atau diri anda
sendiri adalah menghindari bahasa yang bisa menyeret anda kepengadilan. Dalam
lingkungan bisnis saat ini, dimana banyak sekali tuntunan perkara, banyak di antaranya di
sebabkan oleh penggunaan dan penyalah gunaan bahasa. Anda dapat melindungi diri anda
sendi dan menghindari tuntunan hukum dengan mengetahui apa yang legal dan mendaptasi
bahasa anda sesuai dengannya.Komunikator yang berhati-hati harus mengakrabkan diri
mereka dengan informasi dalam empat bidang informasi : Investasi, Keamanan, Pemasaran
dan Sumber daya manusia.