Merevisi Pesan Bisnis

TAHAP AKHIR PROSES PENULISAN

3-x-3
Revisi : memperbaiki isi dan struktur
pesan
Koreksi : mengoreksi tata bahasa, ejaan,
tanda baca, format dan
mekanismenya
Evaluasi : proses menganalisa apakah
pesan tersebut telah mencapai
tujuannya
MEMBUAT PESAN YANG JELAS
Buat agar pesan tetap sederhana
Buat agar pesan bersifat percakapan
ALASAN GAGALNYA MEMBUAT
PESAN YANG SEDERHANA
Khawatir bahwa pesan yang sederhana
berkenan tidak penting
Bawahan takut bahwa percakapan sederhana
tidak akan mengesankan atasan
Penulis yang tidak terampil membuat pesan
yang berkabut
Penulis yang tidak etis dengan sengaja
mengaburkan sebuah pesan utnuk
menyenbunyikan kebenaran
SOLUSI DARI MASALAH DIATAS
Terapkan KISS (Keep It Short and
Simple)
Menggunakan kalimat aktif yang
menghindari bahasa samar-samar, tidak
langsung dan muluk-muluk
MEMBUAT PESAN YANG BERSIFAT
PERCAKAPAN
Harus berusaha terdengar profesional
Harus terdengar hangat dan bersahabat
Tidak dibuat-buat atau formal
Hindari terminologi legal
Hindari kata-kata teknis
Hindari bentuk orang ketiga
MEMBUAT PESAN RINGKAS
Menghilangkan pengisi pembukaan (sebuah kalimat
yaitu ada tiga hal yang saya ingin anda lakukan
diringkas menjadi Saya ingin Anda melakukan tiga hal)
Menghindari pleonasme (seperti : perubahan baru,
sejarah lampau, syukur terimakasih dan lain lain)
Mengurangi kata depan majemuk (sebuah kalimat
Dengan cara apa diringkas menjadi bagaimana)
Menyingkirkan kata-kata kosong ( sebuah kalimat yaitu
Kami menyadari fakta bahwa banyak manager
memerlukan bantuan. Kata bercetak tebal sebaiknya
dihapus sehingga menjadi Kami menyadari banyak
manager memerlukan bantuan)
MEREVISI UNTUK KETEGASAN DAN
KETEPATAN
Menghilangkan kebiasaan menggunakan
kata benda (contoh: mengadakan diskusi
tentang diganti dengan kata kerja
mendiskusikan)
Membuang frase bisnis yang hambar
(contoh: sangat-sangat terima kasih
diganti dengan versi yang lebih baik yaitu
terima kasih)
MEREVISI AGAR MUDAH DIBACA
Membuat paralelisme (contoh : kebijakan itu
mempengaruhi semua penjual, pemasok dan
mereka yang terlibat dalam konsultasi dibuat
paralelisme menjadi kebijakan itu
mempengaruhi pemasok, penjual dan
konsultan)
Menyebutkan hal-hal penting dari teks dan
menambilkan dengan huruf atau angka (contoh:
INDOSAT menasehati para perekrut untuk
merekrut karyawan dengan mengutamakan (a)
memeriksa lamaran, (b) mewawancarai
pelamar, dan (c) memeriksa referensi)
DAFTAR PERIKSA UNTUK MEREVISI
PESAN
Jaga agar pesan tetap sederhana
Buatlah seperti percakapan
hindari kalimat pengisi pengantar
hindari pleonasme
perketat tulisan
Hindari frase yang hambar
Usahakan paralelisme
Soroti ide-ide penting
HAL YANG DIPERHATIKAN DALAM
MENGOREKSI
Ejaan
Tata bahasa
Tanda baca
Nama dan bilangan
Format
MENGOREKSI DOKUMEN RUTIN
Sediakan cukup waktu untuk mengoreksi
dengan teliti
Bersiaplah untuk menemukan kesalahan
Baca pesan setidaknya dua kali
Kurangi kecepatan dalam membaca
Gunakan tanda koreksi standar
MENGEVALUASI PRODUK
Dengan Umpan Balik
Umpan Balik yaitu mendorong pembaca
untuk merespon pesan kita.
Dengan Umpan Balik ini akan
memberitahu kita bagaimana
memodifikasi usaha berikutnya untuk
meningkatkan teknik komunikasi kita