Writing

Routine and
Positive
Messages
Nama Anggota :
 Sylvania Indria Gunawan – 202070022
 Vito Rizaldy – 202070079
 Loise Gosset – 202070085
 Siti Nur Sahirah – 202070090
 Marcelino Ngolu Simbolon - 202180218
 Learning Objectives

10.1 Strategi yang efektif untuk menulis permintaan bisnis rutin

10.2 Tiga jenis permintaan rutin yang umum
10.3 Strategi yang efektif untuk menulis balasan rutin dan pesan positif
10.4 Enam jenis balasan rutin dan pesan positif yang umum
 Strategi untuk Permintaan Rutin
Membuat permintaan adalah bagian rutin dari bisnis, dan dalam
banyak kasus audiens
Anda akan siap untuk mematuhinya. Seperti pesan bisnis lainnya,
permintaan rutin
memiliki tiga bagian yaitu :
- Pembuka
- Badan (isi)
- Penutup.
 01 02
Perhatikan Nada Be Specific
Starting your Tunjukkan respek dengan Menyatakan dengan
Request Up menggunakan kata seperti
“tolong” dan “terima
tepat apa yang Anda
inginkan.
Front kasih”

02
Berasumsi bahwa audiens Anda akan
mematuhinya
Kamu tidak perlu mengerahkan banyak
waktu atau tenaga untuk mencoba
meyakinkan mereka untuk melakukannya.
 Explaining and Justifying your
mon
Request
tue
 Jadikan isi dari pesan untuk menjelaskan permintaan
wed
Anda seperti yang dibutuhkan.
thu
 Buat penjelasan yang halus dan logis untuk pernyataan
fri pembuka.

 Jika memiliki beberapa permintaan atau pertanyaan,

tanyakan pertanyaan yang terpenting lebih dahulu.

 Jika anda memiliki permintaan yang rumit atau tidak

biasa, pecahkan menjadi lebih spesifik.
Requesting Specific Action in a Courteous Close

Permintaan yang spesifik dan deadline yang relevan

Memberikan informasi tentang bagaimana Anda bisa

dihubungi

Memberikan apresiasi
Contoh Umum dari Permintaan
Rutin

Jenis pesan rutin yang paling umum yaitu :

 Meminta informasi atau tindakan

 Bertanya untuk rekomendasi

 Membuat klaim dan meminta penyesuaian

 Asking for Information and
Action

1 2 3

Menyatakan Dukungan Lihat apakah ada

Permintaan mengapa yang cocok
dengan jelas Anda membuat
permintaan
Baris subjek informatif mengingatkan audiens
akan permintaan penting

Pembukaan menjelaskan konten pesan

teks, lalu langsung ke inti permintaan
Bagian isi menjelaskan manfaat menanggapi
permintaan tersebut
Penutupan memberikan tenggat waktu yang
jelas, kemudian diakhiri dengan sopan
 Asking For
Recommendation

Menyatakan tujuan dan Tutup dengan

Meminta izin rekomendasi pengalaman apresiasi

Mengatur permintaan
menggunakan pendekatan Menyatakan tujuan
langsung dan rekomendasi
Making Claims and Requesting Adjustments

Jelaskan permasalahannya beserta rinciannya

Berikan informasi cadangan

Meminta tindakan spesifik

Pembukaan menyatakan tujuan surat dan
membuat permintaan, dengan asumsi pembaca ingin
memenuhinya

Isi mengacu pada resume terlampir dan menyebutkan

pengalaman yang dapat membedakan pelamar dari
kandidat

Penutup ditulis dengan hangat dan penuh

hormat
 Strategi Rutin dan Pesan
Positif

Tujuan :
 Untuk mengomunikasikan informasi atau kabar baik
 Menjawab semua pertanyaan,
 Berikan semua detail yang diperlukan,
 Tinggalkan pembaca Anda dengan kesan yang baik tentang
Anda dan perusahaan Anda
 Starting with the Main
Idea
what is the single most important message i have for the
audience?

Pembukaan yang Bagikan kabar baik

jelas dan ringkas terlebih dahulu

Persiapkan audience untuk detail

selanjutnya

Contoh :
“Kami PT Harta Adhi Pratama telah menerima lamaran pekerjaan Anda
sebagai karyawan. Kami tunggu kehadiran Saudara/i di perusahaan
kami pada tanggal 15 Oktober 2020.”
Providing Details and Explanation

• Gunakan bagian isi untuk menjelaskan apa yang kita maksud

dengan sepenuhnya

• Saat kita memberikan detailnya, pertahankan nada yang kita

sampaikan.
Contoh :
“ Tidak, kami sudah tidak
menjual YAMAHO R51 V3
seperti yang kamu tanyakan.”
Contoh :
“Perusahaan kami telah mengganti
model YAMAHO R51 V3 yang kamu
tanyakan dengan desain yang lebih
modern, yang kami beri nama
YAMAHO R51 V4.”
Ending with a Courteous Close

Diakhiri dengan nada netral atau positif

"terima kasih" yang sederhana mungkin sudah cukup

Mengomunikasikan dengan jelas tindakan tindak lanjut yang

diperlukan
 Enam Jenis Balasan Umum dan Pesan Rutin

Jawaban atas permintaan Pemberian klaim dan Rekomendasi Informasi

informasi dan tindakan permintaan penyesuaian Rutin

Pengumuman Kabar Baik Membina Niat Baik

Berbagi Informasi Rutin
Answering Requests for information or Action

Ada 3 tujuan untuk melibatkan potensi

penjualan
• Untuk menanggapi pertanyaan dan
menjawab semua pertanyaan
• Untuk memberikan kesan yang baik
kepada pembaca tentang Anda dan
perusahaan Anda
• Untuk mendorong penjualan di masa
depan
Granting Claims and Requests
for Adjustment
● Langkah-langkah :
• Akui penerimaan klaim atau keluhan pelanggan.
• Bersimpati dengan ketidaknyamanan atau frustrasi
pelanggan.
• Ambil (atau tetapkan) tanggung jawab pribadi untuk
memperbaiki masalah.
• Jelaskan dengan tepat bagaimana Anda menyelesaikan,
atau berencana untuk menyelesaikan, situasi tersebut.
• Ambil langkah untuk memperbaiki hubungan.
 Providing Recommendations and
References

Surat rekomendasi yang berhasil berisi

sejumlah detail yang relevan
Sifat hubungan Anda dengan kandidat
Nama lengkap kandidat

Fakta dan bukti yang relevan dengan

Posisi atau tujuan lain yang dicari kandidat dan peluang
kandidat
 Pembukaan dengan jelas menyebutkan
nama
lengkap kandidat dan tujuan khusus surat
Bagian isi melanjutkan dengan contoh-contoh
itu
spesifik untuk mendukung evaluasi positif
penulis

Penutup merangkum rekomendasi penulis dan

mengundang komunikasi lebih lanjut
 Sharing Routine Information

Sharing routine information ini bertujuan untuk memberi pesan yang informative seperti
pemberitahuan untuk mengingatkan sesuatu atau suatu pernyataan tentang kebijakan.

 Nyatakan tujuan
 Berikan detail yang di perlukan
 Akhiri dengan pendekatan yang sopan
 Announcing Good News
External Message
Perusahaan menyebarkan berita baik
mengenai perkembangan positif terkait
dengan perusahaannya untuk - Rilis berita
mengembangkan dan mempertahankan - Langsung rilis ke konsumen
hubungan yang baik. - Rilis media sosial
 Memberi selamat kepada

Fostering Mengucapkan
Selamat
seseorang atau perusahaan
untuk keberhasilan bisnisnya
yang signifikan
Goodwill
Menyadari kontribusi
Pesan bisnis ditulis
Menyampaikan karyawan, rekan kerja,
dengan tujuan mendorong Pesan Penghargaan supplier, dan rekan lainnya
nama baik dan menjaga
hubungan dengan
konsumen, rekan bisnis Ucapan bela sungkawa akan
sangat berarti bagi mereka yang
Menyampaikan Bela sedang mengalami kehilangan.
Sungkawa Harus segera merespon berita
dengan segera.
Thank
You