OPTIMIZED_TITLE_FOR_SSP_GUIDE

PANDUAN UNTUK KARYAWAN
SHARED SERVICE
PORTAL
Version 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

SHARED SERVICE PORTAL
DAFTAR ISI
1.0 OVERVIEW DOKUMEN ................................................................................................................ 3
1.1 Tujuan Dokumen ........................................................................................................................ 3
1.2 Singkatan dan Akronim .............................................................................................................. 4
2.0 OVERVIEW SHARED SERVICE PORTAL .................................................................................... 5
3.0 LOGIN KE SHARED SERVICE PORTAL....................................................................................... 6
3.1 Login ke Shared Service Portal – Aplikasi Mobile ....................................................................... 6
3.2 Login ke Shared Service Portal – Web Browser ....................................................................... 13
3.3 Melakukan Pengaturan Ulang Kata Sandi Secara Mandiri – HANYA Untuk Login Pertama Kali16
3.4 Pengaturan Ulang Kata Sandi – HANYA untuk Skenario Lupa Kata Sandi............................... 18
4.0 FUNGSI-FUNGSI SHARED SERVICE PORTAL ......................................................................... 22
4.1 Overview dari Fungsi-Fungsi Shared Service Portal ................................................................. 22
4.2 Profil Saya ................................................................................................................................ 25
4.3 Permohonan Bantuan: Melaporkan Masalah IT ........................................................................ 27
4.4 Permohonan Bantuan: Mengajukan Pertanyaan HR ................................................................ 29
4.5 Permohonan Bantuan: Mengajukan Pertanyaan Finance & Accounting ................................... 32
4.6 Permohonan Layanan .............................................................................................................. 34
4.7 Tiket Saya (Mengecek Status Pertanyaan dan Layanan) – Web Browser ................................ 39
4.8 Tiket Saya (Mengecek Status Pertanyaan dan Layanan) – Aplikasi Mobile .............................. 42
4.9 Melihat Slip Gaji Saya – Web Browser ..................................................................................... 45
4.10 Melihat Slip Gaji Saya – Aplikasi Mobile ................................................................................... 48
4.11 Daftar Survei Kepuasan (Melengkapi Survei Kepuasan) .......................................................... 55
4.12 Pencarian Artikel ...................................................................................................................... 57
4.13 Menghubungi Shared Service Desk ......................................................................................... 59
Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

 Halaman 2 dari 59
1.0 OVERVIEW DOKUMEN
Dokumen ini berlaku khusus untuk karyawan APP yang mempunyai akses ke Shared Service Portal.
1.1 Tujuan Dokumen
Dokumen ini berguna sebagai panduan Anda untuk:
• Login ke Shared Service Portal
• Memahami fitur dan fungsi-fungsi yang tersedia dalam portal
• Memahami bagaimana cara menghubungi Shared Service Desk
• Melakukan langkah-langkah berikut ini dalam portal:
Melihat profil pribadi
Meminta bantuan dari Shared Service Desk untuk:

o Masalah Information Technology (IT) dan/atau
o Pertanyaan Human Resources (HR) / Finance & Accounting (F&A)
Mengajukan permohonan layanan terkait Information Technology (IT) seperti,

setup laptop/ handphone, pembuatan shared folder dan Human Resources (HR)
seperti pembaruan data karyawan, permintaan Surat Keterangan Kerja
Mengecek status masalah IT, pertanyaan HR / F&A atau permohonan layanan yang
diajukan
Melihat slip gaji seperti gaji / bonus melalui fitur Slip Gaji Saya
Mencari dan melihat artikel atau pertanyaan yang sering diajukan

1.2 Singkatan dan Akronim

Singkatan Definisi
APP Asia Pulp and Paper
F&A Finance & Accounting
HR Human Resources
IT Information Technology
LAN Local Area Network

2.0 OVERVIEW SHARED SERVICE PORTAL
Dengan Shared Service Portal, Anda dapat melihat profil pribadi / slip gaji Anda, mengajukan masalah /
permohonan layanan IT / HR, mengajukan pertanyaan terkait HR / Finance & Accounting, mengecek
status permintaan yang telah diajukan dan mencari pertanyaan yang sering diajukan, serta artikel.
Bagaimana Saya Bisa Mengakses Shared Service Portal?
Anda dapat mengakses Shared Service Portal melalui cara-cara berikut ini.
1 Aplikasi Mobile ATAU 2 Web-Browser

1
Klik di sini untuk langkah-langkah Klik di sini untuk langkah-langkah
mengunduh, meng-install & login login ke Shared Service Portal
ke aplikasi mobile Shared melalui komputer Anda.
Service Portal
Tips: Pada umumnya, langkah-langkah untuk

menggunakan Shared Service Portal melalui aplikasi
mobile & web-browser komputer adalah sama.
Perbedaan langkah antara aplikasi mobile dan web
browser akan ditandai sebagai catatan penting.
Tampilan dapat terlihat sedikit berbeda pada aplikasi
mobile.

3.0 LOGIN KE SHARED SERVICE PORTAL
Jika Anda login untuk pertama kali, mohon untuk login melalui web browser. Anda bisa merujuk
ke Bagian 3.2 Login ke Shared Service Portal – Web Browser untuk langkah-langkah rincinya.
3.1 Login ke Shared Service Portal – Aplikasi Mobile
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengunduh, meng-install dan login ke aplikasi mobile
Shared Service Portal di handphone Anda
Jika anda menggunakan handphone iOS (iPhone), klik di sini.
Jika anda menggunakan handphone Android, klik di sini.
Untuk handphone iOS, lihat tabel di bawah ini.
# Langkah Screenshot untuk Setiap Langkah
1 Untuk handphone iOS, buka App
Store.
2 Di kotak Search, cari

ServiceNow
servicenow
3 Di halaman ServiceNow, klik

GET untuk mengunduh and
meng-install ke handphone Anda.
4 Aplikasi mobile ServiceNow

sudah sukses ter-install.

5 Di aplikasi mobile ServiceNow,
klik Add Instance.
Tips: Jika Anda sudah
pernah memasukkan
“aspiro.service-now.com”
saat pertama kali login,
Anda dapat melanjutkan
dengan klik continue.
6 Halaman Add Instance muncul.

Di halaman ini, ketik
“aspiro.service-now.com”.
Klik Continue.
7 Pada halaman Login,
a Masukkan Akun Pengguna

<NIK
SAP>.APP_Indonesia
b Masukkan Kata Sandi.
a
Klik Continue. b
PENTING: Jika NIK SAP

Anda adalah “01234567”
maka Akun Pengguna Anda
adalah
01234567.APP_Indonesia
8 Halaman Applications muncul.
Klik Aspiro Service Portal.

9 Beranda Shared Service Portal
akan muncul.

Untuk handphone Android, lihat tabel dibawah ini.
1 Untuk handpone Android, buka
Play Store.
2 Klik kotak pencarian pada

Google Play Store. ServiceNow|
3 Di kotak Search, cari

ServiceNow

4 Di halaman ServiceNow, klik
INSTALL untuk mengunduh dan
meng-install ke handphone Anda.
5 Aplikasi mobile ServiceNow

sudah sukses ter-install.

6 Halaman Add Instance muncul.
Di halaman ini, ketik
“aspiro.service-now.com”.
Klik Continue.
aspiro.service-now.com
7 Pada halaman Login,
a Masukkan Akun Pengguna

<NIK
SAP>.APP_Indonesia
b Masukkan Kata Sandi.

a
Klik Continue. b
PENTING: Jika NIK SAP

Anda adalah “01234567”
maka nama pengguna
Anda adalah
01234567.APP_Indonesia

8 Halaman Applications muncul.
Klik Aspiro Service Portal.

akan muncul.

3.2 Login ke Shared Service Portal – Web Browser
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk login ke Shared Service Portal
1 Ketik URL: ssc.aspiro.co di
kotak pencarian browser.
2 Halaman Login muncul.
3 Pada halaman login Shared

Service Portal, masukkan
informasi berikut:
a
Pilih Bahasa Indonesia
di daftar pilihan Bahasa
b
Pilih Indonesia - APP di
daftar pilihan Negara a
c Akun Pengguna b
c
d Kata Sandi
d
Klik Login.
Tips: Mohon pastikan
Anda memasukkan Akun
Pengguna dan Kata
Sandi dengan benar.
Anda memiliki maksimum
5 kali kesempatan
sebelum akun Anda
terkunci. Hubungi
Shared Service jika akun
Anda terkunci.
• Tips: Setelah Anda

melakukan pengaturan
ulang kata sandi saat
login pertama kalinya,
klik tanda centang pada
kotak ‘Ingat akun
saya’untuk menyimpan
informasi login Anda.
Anda akan otomatis login
ketika Anda kelak
mengunjungi Shared
Service Portal.
PENTING: Jika ini adalah

login pertama Anda,
jangan klik tanda
centang pada kotak
‘Ingat akun saya’

4 Jika ini adalah login Anda
untuk pertama kalinya dengan
menggunakan Kata Sandi
sementara, Anda akan diminta
untuk mengganti Kata Sandi
Anda.
a
Masukkan Kata Sandi
Anda saat ini.
b Masukkan Kata Sandi

Baru Anda.
a
PENTING: Kata sandi
baru harus berisikan hal-
hal yang tertera dibawah b
ini:
1. Minimal 8 karakter
2. Minimal 1 huruf besar c
dan 1 huruf kecil
3. Minimal 1 angka
d
c
Ketik ulang Kata Sandi
yang sama dimasukkan
dalam (b).
d Klik “Kirim”.

akan muncul.

3.3 Melakukan Pengaturan Ulang Kata Sandi Secara Mandiri – HANYA Untuk Login Pertama
Kali
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk melakukan Pengaturan Ulang Kata Sandi secara
mandiri setelah login yang pertama kalinya.
Jika Anda memerlukan bantuan untuk mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke
Shared Service Portal
1 Setelah berhasil login, beranda
Shared Service Portal muncul.
Ketika login pertama, sebuah
pesan akan muncul. Pesan ini
meminta Anda untuk memilih
dan mengisi pertanyaan
keamanan agar Anda dapat
mengaktifkan pengaturan ulang
Kata Sandi secara mandiri.
a
Anda dapat melakukan
pengaturan ulang kata sandi
secara mandiri melalui 2 cara
berikut ini:
b
a Di Beranda Shared
Service Portal, klik tautan
di pesan yang muncul
ATAU
b Klik tautan Pengaturan

Ulang Kata Sandi Secara
Mandiri.

2 Halaman Pengaturan Ulang
Kata Sandi Secara Mandiri
muncul.
Pilih pertanyaan yang Anda ingin

jawab dari daftar dan jawab
setiap pertanyaan.
Klik Kirim untuk menyelesaikan

setup.
Tips: Anda dapat

memasukkan satu karakter
atau lebih sebagai jawaban.
PENTING: Mohon No. Pertanyaan Keamanan (Terjemahan ke Bahasa

diperhatikan bahwa Indonesia)
jawaban Anda case- 1. Siapa nama teman baik Anda? (Catatan: Mohon mengisi dengan
sensitive. Ketika nama lengkap)
memasukkan jawaban
2. Apa nama hewan peliharaan Anda? (Catatan: Mohon mengisi
untuk pengaturan ulang dengan nama lengkap)
kata sandi, Anda harus
menggunakan format 3. Apa negara tujuan liburan favorit Anda? (Catatan: Mohon mengisi
nama negara secara lengkap, seperti Amerika Serikat, bukan AS)
huruf/angka yang sama.
Contoh: 4. Siapa nama penyanyi favorit Anda? (Catatan: Mohon mengisi
dengan nama lengkap)
Kata Sandi yang Kata Sandi yang
Dibuat Dimasukkan 5. Siapa nama Ayah Anda?
QweRTY QweRTY
√ 6. Di bulan apakah Ayah Anda dilahirkan? (Catatan: Mohon mengisi
nama bulan dengan format berikut, Januari, Februari, Maret)
QweRTY QwertY
×
7. Apa buah favorit Anda?
3 Setelah selesai, akan muncul

keterangan ‘Pengaturan Ulang
Anda Sudah Selesai’.
Anda sekarang dapat

melanjutkan ke fitur lainnya yang
tersedia dalam Shared Service
Portal.

3.4 Pengaturan Ulang Kata Sandi – HANYA untuk Skenario Lupa Kata Sandi
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengatur ulang Kata Sandi jika Anda lupa Kata Sandi
Anda.
1 Di halaman Login, klik Lupa
kata sandi.
2 Halaman Pengaturan Ulang

Kata Sandi muncul.
Masukkan Akun Pengguna
dan Negara. Klik Selanjutnya.
3 Halaman Verifikasi
Pertanyaan Keamanan
muncul.
Jawab pertanyaan yang Anda

sudah atur.
Catatan: Lihat Bagian 3.3

Melakukan Pengaturan Ulang
untuk langkah-langkah setup
pertanyaan keamanan.
Klik Selanjutnya.

PENTING: Mohon Daftar Pertanyaan Keamananan:
diperhatikan bahwa
No. Pertanyaan Keamanan (Terjemahan ke Bahasa Indonesia)
jawaban Anda case-
sensitive. Ketika 1. Siapa nama teman baik Anda? (Catatan: Mohon mengisi dengan nama
memasukkan jawaban lengkap)
untuk pengaturan kata 2. Apa nama hewan peliharaan Anda? (Catatan: Mohon mengisi dengan
sandi kata sandi, Anda nama lengkap)
harus menggunakan
3. Apa negara tujuan liburan favorit Anda? (Catatan: Mohon mengisi nama
format huruf/angka yang negara secara lengkap, seperti Amerika Serikat, bukan AS)
sama. Contoh:
4. Siapa nama penyanyi favorit Anda? (Catatan: Mohon mengisi dengan
Kata Sandi yang Kata Sandi yang nama lengkap)
Dibuat Dimasukkan
5. Siapa nama Ayah Anda?
QweRTY QweRTY
√ 6. Di bulan apakah Ayah Anda dilahirkan? (Catatan: Mohon mengisi nama
QweRTY QwertY
× bulan dengan format berikut, Januari, Februari, Maret)
7. Apa buah favorit Anda?
4 Halaman konfirmasi
Pengaturan Ulang Kata Sandi
muncul.
Klik Pengaturan Ulang Kata

Sandi.
5 Setelah selesai, pesan

‘Pengaturan Ulang Kata
Sandi Berhasil' muncul.
Anda akan mendapat kata

sandi sementara.
PENTING: Mohon
mencatat kata sandi
sementara karena akan
dibutuhkan untuk
langkah selanjutnya
Anda sekarang bisa menutup

jendela pesan nya.

6 Arahkan kembali ke halaman
login Shared Service Portal
Di halaman login Shared

Service Portal, masukkan
informasi berikut: a
a
Pilih Bahasa Indonesia b
di daftar pilihan Bahasa
c
b
Pilih Indonesia - APP
di daftar pilihan Negara d
c Akun Pengguna
d Kata Sandi
Klik Login.
7 Halaman Mengubah Kata

Sandi akan muncul
a
Masukkan kata sandi
sementara yang Anda
terima pada langkah #5.
b Masukkan kata sandi

baru Anda. a
PENTING: Kata sandi

baru harus berisikan b
hal-hal yang tertera
dibawah ini:
1. Minimal 8 karakter c
2. Minimal 1 huruf
besar dan 1 huruf
kecil d
3. Minimal 1 angka

c Ketik ulang kata sandi

yang sama dimasukkan
dalam (b).
d Klik “Kirim”.
akan muncul.

4.0 FUNGSI-FUNGSI SHARED SERVICE PORTAL
4.1 Overview dari Fungsi-Fungsi Shared Service Portal
Tabel berikut menjelaskan overview dari fungsi-fungsi yang tersedia dalam Shared Service Portal.
Langkah-langkah detail dari masing-masing fungsi ini dijelaskan dalam bagian selanjutnya dari dokumen
ini.
Beranda Shared Service Portal (Bagian Atas)
1 2 3 4 5
1
7 8 9
# Keterangan Bagian yang Relevan

1 Panduan Pengguna N/A
Anda dapat mengunduh Panduan untuk menggunakan Shared Service
Portal melalui tautan ini
2 Hubungi Kami Bagian 4.13
Anda bisa mendapatkan informasi untuk menghubungi Shared Service
Desk melalui tautan ini
3 Slip Gaji Saya Bagian 4.9 (Browser)
Anda dapat melihat atau mengunduh slip gaji Anda melalui tautan ini
Bagian 4.10 (Mobile)
4 Tiket Saya Bagian 4.7 (Browser)
Anda dapat mengecek status dari masalah IT, pertanyaan terkait Human
Bagian 4.8 (Mobile)
Resources (HR) atau Finance & Accounting (F&A) melalui tautan ini
5 Melihat Profil Saya Bagian 4.2
Anda bisa melihat profil Anda melalui tautan ini
6 Kotak Pencarian N/A
Anda bisa mencari artikel dan layanan yang anda inginkan melalui tautan
ini.
7 Permohonan Bantuan: Melaporkan Masalah IT Bagian 4.3
Anda dapat melaporkan masalah IT melalui tautan ini

7 9
Permohonan Bantuan: Mengajukan Pertanyaan HR / Finance & Bagian 4.4 (HR)
Accounting
Bagian 4.5 (F&A)
Anda dapat mengajukan pertanyaan Human Resources (HR) or Finance &
Accounting (F&A) melalui tautan ini
8 Permohonan Layanan Bagian 4.6
Anda dapat mengajukan:
• Layanan IT, contohnya menambahkan pengguna pada milis,
meminta akses internet melaui tautan ini
• Layanan HR, contohnya memperbarui data pribadi Anda, informasi
bank, informasi anggota keluarga atau mengajukan Surat
Keterangan Kerja
9 Pencarian Artikel Bagian 4.12
Anda dapat mencari artikel atau pertanyaan yang sering diajukan untuk
melihat panduan jawaban atas masalah atau pertanyaan Anda melalui
tautan ini.
Beranda Shared Service Portal (Bagian Bawah)
10
11
13
14

10 Slip Gaji Saya Bagian 4.9 (Browser)
Anda dapat melihat atau mengunduh slip gaji Anda melalui tautan ini
Bagian 4.10 (Mobile)
11 Tiket Saya Bagian 4.7 (Browser)
Anda dapat mengecek status dari masalah IT, pertanyaan terkait Human
Bagian 4.8 (Mobile)
Resources (HR) atau Finance & Accounting (F&A) atau layanan IT melalui
tautan ini
12 Berita / Pengumuman Bagian 4.12
Anda dapat melihat berita & pengumuman terbaru melalui tautan ini
13 Artikel Populer Bagian 4.12
Anda dapat menemukan artikel populer melalui tautan ini.
14 Daftar Survei Kepuasaan Bagian 4.11
Anda dapat memberikan survei kepuasan layanan Shared Shared Service
Center melalui tautan ini.

4.2 Profil Saya
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk melihat profil dan Anda.
Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke
1 Di Beranda Shared Service
Portal, klik nama Anda.
Klik MyProfile.
2 Halaman Profil Saya muncul.
Di halaman ini Anda dapat

melihat informasi pribadi Anda,
seperti NIK SAP, nomor telepon
kantor, nomor handphone,
alamat email
Untuk mengunggah foto profil,

klik Upload Gambar.
3 Kotak pop-up akan muncul.
Pilih foto yang Anda inginkan

dan klik Open.
Tips: Untuk aplikasi mobile,

Anda dapat memilih foto
dari galeri handphone
Anda.

Setelah selesai, foto baru Anda
akan muncul sebagai foto profil.

4.3 Permohonan Bantuan: Melaporkan Masalah IT
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk melaporkan masalah terkait IT.
Portal, klik Permohonan
Bantuan.
2 Halaman Katalog Layanan

muncul.
Klik Melaporkan masalah IT.
3 Halaman Melaporkan masalah

IT muncul. Pada halaman ini,
masukkan informasi berikut:
Diajukan Untuk – nama
a
dari pengguna yang
membutuhkan bantuan
PENTING: Jika Anda

mengajukan permintaan
bantuan atas nama
orang lain, mohon
memasukkan nama yang a
bersangkutan di kolom
Diajukan Untuk.
b
b
Judul – Anda dapat
memasukkan keterangan c
singkat mengenai
masalah yang Anda
alami pada kolom ini
c Deskripsi – Anda dapat

memasukkan keterangan
detail mengenai masalah
yang anda alami pada
kolom ini

4 Klik ikon Tambahkan lampiran
jika ingin menambahkan
lampiran yang berhubungan
dengan masalah yang anda
alami
Klik Kirim.
5 Setelah selesai, sebuah pesan

dengan nomor tracking Anda
akan muncul.
Tips: Status masalah

yang Anda laporkan dapat
dicek melalui tautan dalam
kotak hijau.
Atau, Anda dapat
mengecek status masalah
IT yang diajukan melalui
Tiket Saya.

4.4 Permohonan Bantuan: Mengajukan Pertanyaan HR
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengajukan pertanyaan terkait Human Resource (HR).
Bantuan.

muncul.
Klik Mengajukan pertanyaan

HR
3 Halaman form pertanyaan

muncul. Pada halaman ini,
a Diajukan Untuk
PENTING: Jika Anda
mengajukan pertanyaan
atas nama orang lain,
mohon memasukkan
nama yang bersangkutan a
di kolom tersebut
b Judul – Anda dapat

memasukkan keterangan
singkat mengenai b
pertanyaan yang Anda
ajukan pada kolom ini c

memasukkan
keterangan detail
mengenai pertanyaan
yang Anda ajukan pada
kolom ini

4 Pilih kategori dan subkategori
untuk memudahkan Shared
Services memahami pertanyaan
Anda.
a Kategori
b Subkategori
a b

dengan pertanyaan yang Anda
ajukan
Klik Kirim.

akan muncul.
Tips: Status pertanyaan

yang Anda ajukan dapat
kotak hijau.
Atau, Anda dapat
mengecek status
pertanyaan yang diajukan
melalui Tiket Saya.

4.5 Permohonan Bantuan: Mengajukan Pertanyaan Finance & Accounting
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengajukan pertanyaan terkait Finance & Accounting
(F&A).
Bantuan.

muncul.
Klik Mengajukan pertanyaan

Finance & Accounting
3 Halaman form pertanyaan

muncul. Pada halaman ini,
a Diajukan Untuk
PENTING: Jika Anda
mengajukan pertanyaan
atas nama orang lain,
mohon memasukkan a
nama yang bersangkutan
di kolom tersebut
b
b Judul – Anda dapat

memasukkan keterangan c
singkat mengenai
pertanyaan yang Anda
ajukan pada kolom ini

memasukkan
keterangan detail
mengenai pertanyaan

yang Anda ajukan pada
kolom ini
dengan pertanyaan yang Anda
ajukan
Klik Kirim.

akan muncul.
Tips: Status pertanyaan

yang Anda ajukan dapat
kotak hijau.
Atau, Anda dapat
mengecek status
pertanyaan yang diajukan
melalui Tiket Saya.

4.6 Permohonan Layanan

Jika Anda ingin mengajukan permohonan layanan IT, klik di sini.
Jika Anda ingin mengajukan permohonan layanan HR, klik di sini.
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengajukan permohonan layanan IT.
Layanan.

muncul.
Pada halaman ini, Anda dapat

memilih layanan IT yang Anda
inginkan melalui cara dibawah
ini:
c
a Klik layanan IT yang
b a
Anda inginkan dari daftar
Item Populer.
b
Jika Anda tidak
menemukan layanan IT
yang Anda inginkan dari
daftar Item Populer, klik
ikon di sebelah
kategori layanan IT
untuk membuka pilihan
c Untuk pencarian layanan

IT yang lebih cepat, Anda
dapat melakukannya
melalui Pencarian.

3 Halaman Permohonan Layanan
muncul.
Pada halaman ini, masukkan

informasi yang wajib diisi pada
kolom yang ditandai dengan
tanda bintang (*).
Tips: Mohon diperhatikan:

• Kolom yang muncul
akan berbeda untuk
setiap permohonan
layanan IT.
• Dalam sebuah
permohonan layanan IT,
Anda perlu untuk
memasukkan ulang
informasi yang telah
dimasukkan ke dalam
kolom-kolom jika Anda
mengubah tipe
permohonan
PENTING: Mohon diingat

jika Anda mengubah
“Tipe Permohonan”,
kolom yang telah diisi
akan dihapus

dengan layanan yang anda
ajukan
Klik Kirim.
Tips: Anda mengecek
status permohonan
layanan IT yang telah
diajukan dengan mengklik
Tiket Saya.

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengajukan permohonan layanan HR.
Layanan.

muncul.
Pada halaman ini, Anda dapat

memilih layanan HR yang Anda
inginkan melalui cara dibawah
ini:
a Klik layanan HR yang c

Anda inginkan dari daftar b
Item Populer.
b
Jika Anda tidak
menemukan layanan HR a
yang Anda inginkan dari
daftar Item Populer, klik
ikon di sebelah
kategori layanan HR
untuk membuka pilihan
c Untuk pencarian layanan

HR yang lebih cepat,
Anda dapat
melakukannya melalui
Pencarian.

3 Halaman Permohonan Layanan
muncul.
Pada halaman ini, masukkan

informasi pada kolom-kolom
formulir.
(Contoh yang ditunjukkan adalah

untuk layanan Memperbarui
Data Pribadi).
PENTING:
Jika tidak ada informasi
yang dimasukkan, maka
akan muncul pesan error
(ditampilkan di bawah
formulir di samping).
Pengaturan ini berlaku
untuk layanan HR sebagai
berikut:
1. Memperbarui Data
Pribadi
2. Memperbarui Informasi
Kontak
Tips: Mohon diperhatikan:

• Kolom yang muncul
akan berbeda untuk
setiap permohonan
layanan.
• Untuk layanan terkait
pebaruan data pribadi,
Anda hanya perlu
mengisi kolom yang
ingin diperbarui.
• Dalam sebuah
permohonan layanan IT,
Anda perlu untuk
memasukkan ulang
informasi yang telah
dimasukkan ke dalam
kolom-kolom jika Anda
mengubah tipe
permohonan.

dengan layanan yang anda
ajukan
Klik Kirim.
Tips: Anda dapat

mengecek status
permohonan layanan HR
yang telah diajukan
dengan mengklik Tiket
Saya.

4.7 Tiket Saya (Mengecek Status Pertanyaan dan Layanan) – Web Browser
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengecek status pertanyaan dan/atau layanan melalui
web browser.
1 Di beranda Shared Service
Portal, klik salah satu tautan
dalam Tiket Saya untuk melihat
masalah / permintaan layanan
IT, pertanyaan mengenai Human
Resource (HR) atau Finance &
Accounting (F&A) yang diajukan.
Klik Tiket Saya pada
a
halaman atas. Lalu, klik
Lihat Semua.
a
Arahkan ke bagian Tiket
b
Saya di beranda Shared
Service Portal.
Tips: Ikon biru di sebelah

tautan Tiket Saya
menunjukkan jumlah
permohonan, masalah IT
b
dan pertanyaan yang
sudah diajukan.
Singkatan Kepanjangan
mnt Menit
hr Hari
bln Bulan
thn Tahun

2 Semua tiket yang diajukan untuk
diri sendiri atau atas nama
pengguna lain akan muncul di
sini.
Tips: Anda dapat mem-
filter daftar tiket dengan
memasukkan kriteria
pencarian Anda di kotak
pencarian. Untuk
menghapus filter, klik
Hapus Filter yang ada di
pojok kanan atas laman
web
Jika Anda terdaftar dalam Watch
List untuk suatu tiket, Anda
dapat mengecek status tiket
tersebut.
Tips: Watch List
memungkinkan Anda
untuk menerima notifikasi
dan mengecek status tiket
yang diajukan oleh
pengguna lain. Seperti:
• Asisten VIP dapat
mengecek status tiket
untuk VIP ATAU
• Seksi admin dapat
yang diajukan oleh
karyawan dari seksi yang
bersangkutan

3 Untuk rincian lebih lanjut, klik
pada pertanyaan atau b c
permintaan layanan yang ingin a
Anda lihat.
Halaman Form Tiket muncul.
Anda dapat:
a
Mengirimkan pesan ke
Shared Service dengan
mengetik pesan di kolom
teks. Lalu, klik Kirim.
b
Menambahkan lampiran
dengan klik ikon Lampiran.
c Melihat status tiket Anda.

4.8 Tiket Saya (Mengecek Status Pertanyaan dan Layanan) – Aplikasi Mobile
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengecek status pertanyaan dan/atau layanan melalui
aplikasi mobile.
1 Di beranda Shared Service
Portal, Anda dapat mengecek
status pertanyaan / layanan
dengan cara-cara berikut:
a
Klik Menu untuk melihat
fungsi-fungsi yang tersedia. a
Selanjutnya, klik Tiket
Saya dan klik Lihat
Semua. Anda dapat klik
item apapun untuk melihat
rincian lebih lanjut.
Jika Anda terdaftar dalam
Watch List untuk suatu
tiket, Anda dapat mengecek
status tiket tersebut.
ATAU
b Scroll ke bawah sampai

pada bagian Tiket Saya.
Klik permohonan yang
Anda ingin lihat.
Tips: Ikon biru di sebelah

tautan Tiket Saya
menunjukkan jumlah b
permohonan, masalah IT
dan pertanyaan yang sudah
diajukan.
Singkatan Kepanjangan
mnt Menit
hr Hari
bln Bulan
thn Tahun
Watch List memungkinkan

Anda untuk menerima
notifikasi dan mengecek
status tiket yang diajukan

oleh pengguna lain.
Seperti:
• Asisten VIP dapat
untuk VIP ATAU
• Seksi admin dapat
yang diajukan oleh
karyawan dari seksi yang
bersangkutan
2 Halaman Form Tiket muncul.

Anda dapat melihat status tiket
Anda.
3 Pada halaman Form Tiket.

Anda dapat:
a
Mengirimkan pesan ke b
Shared Service dengan
mengetik pesan di kolom a
teks. Lalu, klik Kirim.
b
Menambahkan lampiran
dengan klik ikon Kamera.
Sebuah kotak pop-up akan
muncul dengan pilihan
sebagai berikut:
1. Photo Library – Pilih
gambar dari photo library
handphone Anda

2. Take Photo - Mengambil
foto menggunakan
kamera handphone
Anda
3. Browse – Pilih file yang
tersedia dalam
handphone Anda

4.9 Melihat Slip Gaji Saya – Web Browser
Fitur Slip Gaji Saya hanya tersedia untuk APP Indonesia (contohnya Serpong, Serang, Tangerang,
Thamrin).
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk melihat slip gaji Anda menggunakan browser web.
# Steps Screenshot for Each Step
1 Pada beranda Aspiro Service
a
Portal, ada beberapa cara untuk
melihat slip gaji.
melalui tautan Slip Gaji

a
Saya: Klik Slip Gaji Saya
pada bagian atas laman
web
melalui bagian Slip Gaji

b
Saya: Di bagian Slip Gaji
Saya.
• Klik untuk melihat
untuk menampilkan
slip gaji untuk
bulan tertentu
• Lihat Semua untuk
melihat semua slip b
gaji Anda
1b Ketika Anda klik Lihat Semua,

halaman Slip Gaji Anda akan
muncul. Anda dapat:
a
Melihat seluruh slip gaji
a b
dengan memilih Periode
Slip Gaji.

b
yang tersedia dengan Klik
untuk Melihat

1b Ketika Anda klik untuk melihat
slip gaji untuk bulan tertentu,
jendela web baru akan terbuka.
Jendela pop-up akan kemudian
meminta Anda untuk mengisi
kata sandi. Isi kata sandi Anda
dan klik OK.
PENTING: Password Anda
adalah kombinasi Akun
SAP Karyawan dan tanggal
lahir, contohnya (<8-digit
Akun SAP
Karyawan><DDMMYYYY>)
Akun SAP Karyawan Anda

harus 8 digit, jika Akun SAP
Karyawan Anda kurang dari
8 digit, ditambahkan
beberapa 0 di depannya
(contohnya Jika Akun SAP
Anda adalah 1234,
kemudian ketika
memasukkan kata sandi,
mohon dimulai dengan
00001234).
Tanggal lahir Anda harus

dalam format DDMMYYYY.
Contohnya, jika Akun SAP

Karyawan Anda adalah
1234567 dan tanggal lahir
Anda adalah 01-Februari-
1980, maka kata sandi
Anda adalah
“0123456701021980”.

2 Ketika Anda telah memasukkan
kata sandi dengan benar, maka
slip gaji Anda tersedia untuk
dilihat dan diunduh.
Klik pada ikon yang ditandai

untuk mengunduh slip gaji Anda.

4.10 Melihat Slip Gaji Saya – Aplikasi Mobile
Fitur Slip Gaji Saya hanya tersedia untuk APP Indonesia (contohnya Serpong, Serang, Tangerang,
Thamrin).
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk melihat slip gaji Anda menggunakan aplikasi mobile.
Tersedia untuk perangkat yang didukung oleh iOs dan Android OS.
Jika Anda menggunakan perangkat yang didukung oleh Android OS, Anda perlu untuk mengatur aplikasi
Chrome sebagai browser utama untuk melihat slip gaji Anda. Lihat bagian Setting up default browser
application on Android.
1 Pada beranda Aspiro Service
Portal, ada beberapa cara untuk
melihat slip gaji. a
melalui tautan Slip Gaji

a
Saya: Klik Slip Gaji Saya
pada bagian atas laman
web
melalui bagian Slip Gaji

b
Saya: Di bagian Slip Gaji
Saya.
• Klik untuk melihat
untuk menampilkan
slip gaji untuk
bulan tertentu
• Lihat Semua untuk
melihat semua slip
gaji Anda

1b Ketika Anda klik Lihat Semua,
halaman Slip Gaji Anda akan
muncul. Anda dapat:
Melihat seluruh slip gaji a
a
dengan memilih Periode
Slip Gaji.

b
yang tersedia dengan Klik
untuk Melihat b
1b Ketika Anda klik untuk melihat

slip gaji untuk bulan tertentu,
jendela web baru akan terbuka.
Jendela pop-up akan kemudian
meminta Anda untuk mengisi
kata sandi. Isi kata sandi Anda
dan klik OK.
PENTING: Password Anda
adalah kombinasi Akun
SAP Karyawan dan tanggal
lahir, contohnya (<8-digit
Akun SAP
Karyawan><DDMMYYYY>)
Akun SAP Karyawan Anda

harus 8 digit, jika Akun SAP
Karyawan Anda kurang dari
8 digit, ditambahkan
beberapa 0 di depannya
(contohnya Jika Akun SAP
Anda adalah 1234,
kemudian ketika
memasukkan kata sandi,
mohon dimulai dengan
00001234).
Tanggal lahir Anda harus

dalam format DDMMYYYY.
Contohnya, jika Akun SAP

Karyawan Anda adalah
1234567 dan tanggal lahir

Anda adalah 01-Februari-
1980, maka kata sandi
Anda adalah
“0123456701021980”.
2 Ketika Anda telah memasukkan
kata sandi dengan benar, maka
slip gaji Anda tersedia untuk
dilihat dan diunduh.
Untuk mengunduh, sebagai
berikut:
• Untuk iOS – mengacu
pada gambar sebelah
kiri, klik ikon Safari. Slip
gaji akan tampil di
browser mobile Safari.
Klik ikon
• Untuk Android OS –
mengacu pada gambar
di sebelah kanan, klik
ikon Menu sebagaimana
ditampilkan.
Sebuah menu akan

muncul, klik ikon

3 Untuk iOS – mengacu pada
gambar di sebelah kiri. Anda
dapat memilih opsi yang tersedia
untuk menyimpan slip gaji.
Untuk Android OS - mengacu

pada gambar di sebelah kanan.
Kemudian, akan diunduh dan
setelah selesai kotak “Unduh…”
akan hilang.
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengatur aplikasi browser pada perangkat mobile
Anda.
1 Pada perangkat mobile Android
OS Anda, pilih ikon Settings dan
klik.
PENTING: Mohon
diperhatikan bahwa bentuk
ikon Settings berbeda dari
satu perangkat Android ke
perangkat lainnya.

2 Cari pilihan Apps dan klik.
PENTING: Mohon
diperhatikan bahwa
tampilan dapat berbeda
dari satu perangkat Android
OS ke perangkat lainnya.
3 Tampilan Apps akan muncul.
Cari aplikasi mobile Chrome dan

klik.
PENTING: Jika Anda tidak

dapat menemukan aplikasi
mobile Chrome, mohon
unduh aplikasi Chrome dari
Play Store.

4 Tampilan Application Info akan
muncul.
Scroll ke bawah sampai ada

menemukan Apps Settings.
5 Klik pada aplikasi Browser.
6 Tampilan Browser App akan

muncul.
Klik pada ikon Chrome icon

untuk memilih.

7 Tampilan App Settings akan
muncul dan Anda akan melihat
bahwa Browser app Anda telah
diubah menjadi Chrome.
Tips: Anda dapat

memverifikasi ini dengan
memilih Set as default.
Tampilan Set As Default

akan muncul, dalam layer
ini Anda akan melihat
Chrome telah diatur
sebagai aplikasi browser
utama Anda.

4.11 Daftar Survei Kepuasan (Melengkapi Survei Kepuasan)
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk melengkapi survei kepuasan layanan Shared Shared
Service.
Portal, scroll ke bawah sampai
pada bagian Daftar Survei
Kepuasan.
Tips: Jika Anda telah
mengajukan tiket atas
nama pengguna lain, Anda
dapat mengisi survei
mereka.
2 Klik Survei Kepuasan
HelpDesk untuk mengakses
form survei.
3 Halaman Survei Kepuasan

HelpDesk muncul.
Klik Memulai.

4 Halaman Survei Kepuasan
HelpDesk muncul.
Anda dapat merespon a

a
dengan klik ikon yang
sesuai.
Anda dapat b
b
menambahkan
keterangan di kotak teks
Klik Kirim.

akan muncul untuk
menginformasikan Anda bahwa
respons Anda telah
disampaikan.

4.12 Pencarian Artikel
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengakses sumber informasi untuk mencari artikel-
artikel.
1 Pada beranda Shared Service
Portal, klik Pencarian Artikel
Tips: Anda juga dapat

mencari artikel dengan
melakukan scroll ke
bawah dan klik artikel
dalam kolom
Berita/Pengumuman
2 Halaman Pencarian Artikel

muncul.
Ketik kata kunci yang relevan di

Pencarian Artikel.
Tips: Daftar artikel yang

sesuai dengan kata kunci
akan muncul di daftar
pencarian artikel. Klik
pilihan artikel yang Anda
inginkan.

3 Halaman Sumber Informasi
muncul.
Sekarang Anda dapat membaca

artikel.
4 Scroll ke bawah jika Anda ingin

memberikan feedback untuk
artikel yang berkaitan.
Untuk memberikan feedback, a

Anda dapat melakukan cara-
cara berikut:
a Menilai artikel – Klik

bintang untuk memberi b
rating sesuai keinginan
Anda
Bus. User
b Menambahkan
komentar – Masukkan
komentar Anda di kolom
Tambahkan Komentar.
Selanjutnya klik Kirim

4.13 Menghubungi Shared Service Desk
Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk menghubungi Shared Service Desk.
1 Pada beranda Shared Service
Portal, klik Hubungi Kami.
2 Halaman Hubungi Kami muncul.

Anda dapat melihat detail a
sebagai berikut:
a Nomor Kontak
b Jam Layanan
b
c Email
c


OPTIMIZED_TITLE_FOR_SSP_GUIDE

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

OPTIMIZED_TITLE_FOR_SSP_GUIDE

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PANDUAN UNTUK KARYAWAN

Version 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

Melihat profil pribadi

Meminta bantuan dari Shared Service Desk untuk:

Mengajukan permohonan layanan terkait Information Technology (IT) seperti,

Mencari dan melihat artikel atau pertanyaan yang sering diajukan

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

1.2 Singkatan dan Akronim

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

Bagaimana Saya Bisa Mengakses Shared Service Portal?

1 Aplikasi Mobile ATAU 2 Web-Browser

Tips: Pada umumnya, langkah-langkah untuk

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

2 Di kotak Search, cari

3 Di halaman ServiceNow, klik

4 Aplikasi mobile ServiceNow

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

6 Halaman Add Instance muncul.

7 Pada halaman Login,

a Masukkan Akun Pengguna

PENTING: Jika NIK SAP

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

2 Klik kotak pencarian pada

3 Di kotak Search, cari

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

5 Aplikasi mobile ServiceNow

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

7 Pada halaman Login,

a Masukkan Akun Pengguna

b Masukkan Kata Sandi.

PENTING: Jika NIK SAP

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

9 Beranda Shared Service Portal

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

2 Halaman Login muncul.

3 Pada halaman login Shared

• Tips: Setelah Anda

PENTING: Jika ini adalah

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

b Masukkan Kata Sandi

5 Beranda Shared Service Portal

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

b Klik tautan Pengaturan

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

Pilih pertanyaan yang Anda ingin

Klik Kirim untuk menyelesaikan

Tips: Anda dapat

PENTING: Mohon No. Pertanyaan Keamanan (Terjemahan ke Bahasa

3 Setelah selesai, akan muncul

Anda sekarang dapat

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

2 Halaman Pengaturan Ulang

Jawab pertanyaan yang Anda

Catatan: Lihat Bagian 3.3

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.

7. Apa buah favorit Anda?

Klik Pengaturan Ulang Kata

5 Setelah selesai, pesan

Anda akan mendapat kata

Anda sekarang bisa menutup

Versi 2.10 Mei 2018  Rahasia Shared Sdn. Bhd.