Revisi Pesan-pesan Bisnis

KETERAMPILAN MEREVISI
Pada dasarnya kegiatan merevisi pesan-pesan bisnis merupakan
salah satu cara untuk menghindari atau mencegah terjadinya
kesalahan atau kekeliruan baik kesalahan tulis, tanda baca, maupun
kesalahan fatal pada saat meyampaikan pesan-pesan bisnis kepada
pihak lain. Oleh karena itu kegiatan merevisi pesan-pesan bisnis
harus diperhatikan secara seksama dan tidak boleh dianggap remeh
atau enteng. Ada beberapa hal yang perlu dilakukan dalam merevisi
pesan-pesan bisnis yaitu :
• 1. Mengedit isi atau subtansi suatu pesan dan
pengorganisasiannya
• 2. Mengedit gaya penulisan
• 3. Mengedit format penulisan surat.
 MENGEDIT ISI DAN
PENGORGANISASIANNYA
Untuk mengevaluasi efektivitas suatu pesan bisnis secara
menyeluruh, semua dokumen harus dibaca terlebih dahulu
dengan cepat. Pada saat melakukan penelaahan ulang (review),
perhatian harus dipusatkan pada isi (subtansi), pengorganisasian,
dan alur penulisan pesan-pesan bisnis tersebut.
Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama
pesan-pesan awal dan akhir,karena pesan-pesan tersebut
mempunyai pengaruh terbesar terhadap penerima pesan.
Perhatikan pembuka surat atau memo, apakah sudah relevan,
menarik, dan mengundang reaksi pembaca. Untuk pesan-pesan
yang lebih panjang , beberapa paragraf pertama mencakup
subjek,maksud, dan organisasi bahan.
 MENGEDIT GAYA (STYLE) PENULISAN
Pada umumnya gaya penulisan pesan-pesan bisnis bersifat formal dengan tetap memperhatikan
tata cara penulisan yang baik sesuai dengan kaidah-kaidah kebahasaan, namun juga tetap harus
menarik perhatian bagi penerima pesan. Disamping itu , agar penerima pesan lebih mudah
memahami suatu pesan, dapat ditempuh berbagai cara seperti :
• membuat judul, subjudul, dan sub-subjdul
• Indentasi
• huruf tebal, huruf miring,huruf berwarna dan huruf bayangan.
• garis bawah
• Bulet
• Pengeblokan
• Pengotakan
• grafik, tabel dan gambar
Dalam penulisan judul sebaiknya menggunakan huruf kapital (huruf besar) dan tebal, sedangkan
untuk penulisan subjudul maupun sub-subjudul dapat menggunakan kombinasi huruf kapital pada
awal suku kata kemudian diikuti dengan huruf kecil dan tebal. Sementara itu, pemilihan
grafifk,tabel, dan gambar sebaiknya disesuaikan dengan pesan yang ingin disampaikan. Apalagi saat
ini sudah tersedia alat bantu perangkat lunak (Software) komputer yang semakin canggih dan
lengkap, sehingga memberikan banyak pilihan bagi pembaca dalam menentukan pilihan yang
cocok.
 MENGEDIT FORMAT
Bentuk format penulisan surat menyurat yang lazim digunakan
dalam dunia bisnis yaitu full-block style (bentuk lurus penuh),
semi-block style (bentuk tengah lurus), block style (bentuk lurus),
indented style ( bentuk bertekuk), dan hanging paragraph style
(bentuk paragraf menggantung). Disamping pemilihan format
penulisannya, masalah kerapihan, kebersihan (tidak penuh
coretan), dan pemilihan kertas yang berkualitas baik juga tidak
boleh diabaikan begitu saja, karena semua itu akan menjadi daya
tarik tersendiri bagi pembaca untuk memberikan tanggapan yang
baik dengan segera membacanya. Disisi lain bagi pengirim pesan
hal itu merupakan salah satu bentuk apresiasi atau penghargaan
yang baik yang diberika oleh pengirim pesan kepada pihak lain