4.

Strategic Benchmarking

Strategic benchmarking merupakan suatu proses sistematis untuk

mengevaluasi alternatif, implementasi strategi bisnis, dan memperbaiki kinerja
dengan memahami dan mengadaptasi strategi yang telah berhasil dilakukan oleh
mitra yang telah berpartisipasi dalam aliansi bisnis.

5. Global Benchmarking

Generasi ini mencakup semua generasi sebelumnya, yang cakupan

geografisnya sudah menggelobal, dengan membandingkan terhadap mitra global
maupun pesaing global. Pada praktiknya, kelima generasi tersebut masih
berkembang pada saat ini.

2.3 Dasar Pemikiran Perlunya Patok Duga

Dorongan melakukan patok duga ditentukan oleh faktor pemenuhan

kepuasan pelanggan yang sifatnya dinamis serta dapat meningkatnya daya saing
dalam menghadapi liberalisme perdagangan dan globalisasi ekonomi.

Apabila suatu perusahaan memiliki proses 4 kali lebih efisien, maka

perusahaan lainnya mengadopsi proses tersebut dan menyempurnakannya hingga
mencapai 6 kali lebih efisien. Patok duga dimaksudkan untuk secara langsung
meningkatkan efisiensi operasi dan strategi perusahaan. Konsep patok duga
mengarah pada reorientasi budaya menuju usaha belajar, peningkatan
keterampilan karyawan, dan efisiensi, yang pada gilirannya mengarah pada proses
perbaikan berkelanjutan.

Konsep efisiensi yang ingin dicapai melalui patok duga mengandung 4

komponen dasar (Karlof dan Ostblom, 1993: 80), yaitu kualitas (utulitas), harga,
volume produksi, dan biaya produksi. Keempat komponen itu dapat digabungkan
untuk menghasilkan nilai dan produktivitas dengan menggunakan rumus sebagai
berikut.

1. Nilai = Kualitas
Harga

2. Produktivitas = Volume Produksi

Biaya Produksi

Ini berarti bahwa efisiensi merupakan fungsi dari nilai dan produktivitas

Patok duga digunakan untuk menentukan proses yang kan diperbaiki

secara berkesinmabungan, yang menawarkan jalan tercepat untuk mencapai
perbaikan kinerja yang nyata. Proses produksi dapat dipercepat dengan didasarkan
pada manajemen waktu (time based management) yang dapat menyederhanakan
arus informasi, produk dalam partai (batch) yang kecil agar lebih cepat dikerjakan
dan tidak menumpuk, proses berjalan secara paralel, mulai dari pemesanan,
produksi, distribusi dan penjualan serta memperpendek jangka waktu proses.
Dengan mempercepat tempo pengerjaan di setiap proses serta meniadakan proses-
proses yang tidak perlu, maka perusahaan akan responsif melayani keinginan
konsumen.

Faktor-faktor yang dipertimbangkan untuk mendorong suatu perusahaan

melakukan patok duga, terutama adalah sebagai berikut.

1. Komitmen terhadap pelaksanaan manajemen mutu terpadu (total quality

management TQM)

2. Fokus pada pelanggan

3. Product to market time

4. Waktu siklus manufaktur

5. Laba

Dengan melaksanakan patok duga, Ross (1994: 141) mengemukakan

manfaat-manfaat yang diperoleh sebagai berikut.

1. Perubahan budaya perusahaan

Memungkinkan perusahaan menetapkan target kinerja baru yang realistis yang

akan menyakinkan setiap orang dalam organisasi mengenai kredibilitas target
yang ingin dicapai. Hal ini dapat mengatasi sindrom not invented here dan
alasan were different yang sering dilontarkan sebagai argumen untuk tetap
mempertahankan status quo.

2. Perbaikan kinerja

Memungkinkan perusahaan mengetahui adanya kesenjangan-kesenjangan tertentu

dalam kinerja dan proses yang akan diperbaiki. Hal ini bermanfaat bagi
perancangan ulang produk untuk memenuhi atau melampaui harapan pelanggan.

3. Peningkatan kemampuan sumber daya manusia

Patok duga memberikan dasar pelatihan karyawan. Para karyawan menyadari

adanya kesenjangan antara apa yang mereka kerjakan dengan apa yang dikerjakan
di perusahaan terbaik di kelasnya. Usaha mengurangi kesenjangan memerlukan
keterlibatan karyawan dalam setiap teknik pemecahan masalah dan perbaikan
proses melalui keterlibatan tersebut, serta setiap karyawan mengalami
peningkatan kemampuan dan keterampilan.

2.4 Patok Duga sebagai Instrumen Perbaikan Kualitas

Pada hakikatnya patok duga merupakan suatu instrumen untuk melakukan

perbaikan. Langkah awal yang dilakukan adalah mengidentifikasi proses dan
praktik manufaktur serta operasi lainnya yang membutuhkan perbaikan. Langkah
kedua adalah mencari perusahaan lain yang sukses dalam melakukan operasi
hampir sama. Langkah ketiga adalah melakukan pengamatan dan pengukuran
secara terinci mengenai bagaimana perusahaan yang sukses melakukan aktivitas
dan proses operasinya. Langkah keempat adalah melakukan patok duga untuk
perbaikan prosesnya dengan mengubah fokus organisasi dan mengembangkan
keterampilan para manajer dan karyawan.

Hubungan antara perbaikan berkesinambungan dengan patok duga sangat erat dan
saling terkait, yaitu sebagai berikut.

1. Situasi persaingan yang ketat menuntut setiap perusahaan harus cepat

melakukan perbaikan dan penyempurnaan pada setiap bidang yang menjadi
kelemahan dan ketertinggalan dari perusahaan lain

2. Patok duga dapat memberikan informasi utama mengenai:

a. Posisi relatifnya terhadap praktik dan proses yang terbaik dalam kelasnya

b. Proses-proses yang perlu diubah

3. Patok duga memberikan model yang terbaik dalam satu kelas yang dapat
diadopsi atau disempurnakan

4. Patok duga mendukung TQM dengan memberikan alat terbaik bagi perbaikan
proses yang cepat dan nyata

2.5 Proses Patok Duga

Kegiatan patok duga dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu dimulai

dari perencanaan, analisis, integrasi, implementasi, dan kematangan (Camp, 1989:
17, 259).

1. Perencanaan

Langkah awal dalam merencanakan patok duga adalah mengidentifikasi proses

atau operasi apa yang membutuhkan perbaikan untuk dipatok duga. Langkah
kedua, mencari perusahaan lain atau pesaing yang sukses dalam melakukan
opersai yang sama. Langkah ketiga, menentukan jenis-jenis data apa saja yang
diperlukan serta menentukan motode pengamatan dan pengukuran yang
bagaimana yang harus dilakukan. Langkah keempat, mengadakan negosiasi
dengan mitra patok duga untuk mencapai kesepakatan penelitian patok duga.

Pada umumnya, karakteristik perusahaan yang unggul/ terbaik dalam kelasnya

yang akan dipatok duga (Karlof dan Ostblom, 1993: 63) adalah sebagai berikut:

a. Fokus pada prestasi, perbaikan kualitas, dan produktivitas

b. Kesadaran atas biaya

c. Memiliki hubungan yang dekat dengan para pelanggannya

d. Memiliki hubungan yang dekat dengan para pemasok

e. Memanfaatkan teknologi mutakhir

f. Fokus pada core business

2. Analisis

Setelah data terkumpul, kemudian diolah dan dianalisis untuk mengetahui kinerja
proses yang akan menemukan kesenjangan/ perbandingan antara kedua pihak
(perusahaan dan mitra patok duga ) serta meentukan perbaikan target kinerja yang
ingin dicapai. Apabila ternyata proses mitra patok duga lebih unggul, maka
diadakan analisis kelayakan implementasi dengan menghitung biaya serta
pengaruhnya terhadap proses-proses lainnya yang berkaitan.

3. Integrasi

Apabila hasil analisis menunjukkan bahwa perubahan untuk menerapkan proses

baru tersebut layak dan mendapat dukungan setiap manajer, maka disusun
perencanaan implementasinya guna mencegah timbulnya hambatan dan gangguan
serta pelaksanaannya akan dapat berjalan lancar dan berhasil. Dalam menyusun
perencanaan dapat ditargetkan kinerja proses yang lebih unggul dari pada
perusahaan mitra patok duga. Untuk maksud tersebut diperlukan pelatihan
karyawan untuk mengembangkan keterampilannya.

Pengembangan keterampilan yang dibutuhkan dalam patok duga meliputi 4

faktor:

a. Pengetahuan, terutama yang berkenaan dengan aspek proses dan praktik suatu
pekerjaan yang diperoleh dari hasil penelitian patok duga.

b. Motivasi, dapat memotivasi setiap orang untuk terus belajar dan meningkatkan
produktivitas kerja

c. Situasi, yaitu peluang bagi setiap orang untuk menerapkan pengetahuannya

dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas
d. Kemauan setiap orang untuk mengembangkan pengetahuannya

4. Implementasi

Implementasi patok duga harus sesuai dengan yang telah direncanakan dan sesuai
dengan prosedur baru yang membutuhkan waktu untuk bisa menjadi kebiasaan.
Setelah proses baru digunakan dan berjalan lancar, biasanya kinerja perusahaan
akan meningkat dengan pesat. Dengan pelaksanaan perbaikan yang
berkesinambungan maka perusahaan dapat mengungguli mita patok duga.
Kesemuanya ini baru dapat tercapai bila dilakukan kegiataan pemantauan dengan
pengendalian proses secara statistik untuk mengetahui kemajuan perbaikan yang
dilakukan. Berdasarkan hasil dari kegiatan pemantauan tersebut, dilakukan
perbaikan secara berkesinambungan sehingga dapat mengungguli proses dari
mitra patok duga.

5. Fase Kematangan

Kematangan akan tercapai pada saat praktik-praktik industri digabungkan/

disatukan dalam semua proses usaha, ini berarti memastikan superioritas.
Superioritas dapat diuji dengan beberapa cara. Dalam beberapa contoh, jasa dijual
kepada pelanggan sebagai tambahan melayani pelanggan internal. Apabila proses
yang sekarang berubah dibuat tersedia bagi yang lain, apakah seorang usahawan
yang berpengetahuan lebih menyukainya? Hal tersebut menjadi konfirmasi yang
kuat dari suatu benchmark. Tidak ditentukan oleh apakah perusahaan lain
melakukan benchmark operasi internal atau tidak, tetapi Anda perlu juga
konfirmasi.

Kematangan tercapai pada saat ini juga menjadi aspek yang berlangsung terus,
penting dan berinisiatif sendiri dari proses manajemen. Ini menjadi melembaga
dan bukan oleh spesialis.

Implementasi Patok Duga pada Harley Davidson

Keberhasilan dalam pengimplementasian patok duga ditunjukkan oleh
perusahaan motor besar Harley Davidson. Dalam bentuk sederhana, perusahaan
Harley Davidson mendefinisikan patok duga sebagai proses mengidentifikasi
bidang-bidang kunci di mana perusahaan perlu melakukan perbaikan atau
peningkatan, secara sistematik mengidentifikasi perusahaan-perusahaan lain yang
unggul dalam bidang ini yang menjadi kelemahan perusahaan, menganalisis
perbedaan-perbedaan dalam pendekatan menggunakan data dari pengukuran dan
wawancara, dan kemudian menyadur atau mengadaptasi praktik-praktik yang
digunakan dalam perusahaan yang unggul ke dalam operasi perusahaan. Inti dari
patok duga adalah mencari, mempelajari, dan mengkombinasikan pendekatan-
pendekatan operasional baru melalui pertukaran informasi dengan top-performing
non-competitors.
Hasil studi competitive benchmarking yang dilakukan oleh Harley
Davidson terhadap perusahaan-perusahaan pesaing menunjukkan bahwa fungsi
pemasaran dan desain dari Harley Davidson tidak sejajar dalam industri motor,
serta teknik-teknik manufakturing yang digunakan telah out of date. Para manajer
Harley Davidson menemukan bahwa perusahaan-perusahaan Jepang seperti
Toyota dan Honda memiliki keunggulan dalam beberapa hal. Berdasarkan
kenyataan ini, kemudian Harley Davidson menggabungkan hal-hal yang unggul
dari Toyota dan Honda dengan praktik-praktik yang dilakukan Harley Davidson
sendiri sehingga mampu meningkatkan performansi perusahaan. Langkah-langkah
pendekatan patok duga yang dilakukan oleh Harley Davidson untuk mencapai
tingkat performansi kelas dunia (Gasperz, 1997:53) sebagai berikut:
1. Identifikasi fungsi yang akan dialukan patok duga dengan memilih suatu bidang
yang lemah di mana perbaikan yang besar dapat dibuat. Perlu memikirkan secara
hati-hati fungsi mana dari perusahaan yang memiliki daya saing paling rendah
agar fungsi itu yang dilakukan dalam patok duga.
2. Identifikasi perusahaan dalam kelas terbaik yang berkaitan dengan fungsi
tersebut. Hal ini dapat dilakukan melalui riset untuk mengetahui perusahaan mana
yang terbaik. Berbicara dengan pemasok, asosiasi perdagangan, pelanggan, dan
orang-orang dalam organisasi untuk membantu menemukan mitra yang baik
dalam melakukan patok duga.
3. Identifikasi variabel-variabel performansi kunci untuk diukur dan
mengumpulkan data. Perlu menentukan jenis data yang dikumpulkan guna
menjamin pembandingan yang akurat. Mempelajari operasi perusahaan secara
ekstensif sebelum melakukan studi terhadap operasi perusahaan pesaing serta
perlu menyiapkan daftar pertanyaan.
4. Analisis dan membandingkan data. Sebagai tambahan terhadap pengumpulan
data kuantitatif, deskripsikan pendekatan-pendekatan manajemen kunci yang
membedakan antara perusahaan kita dan perusahaan pesaing, serta identifikasi
faktor-faktor keberhasilan yang kritis.
5. Proyeksikan tingkat performansi atau kinerja perusahaan yang dilaukan melalui
proses patok duga itu di masa yang akan datang. Proyeksikan tingkat performansi
perusahaan yang dilakukan melalui proses patok duga itu dalam lima tahun
mendatang, kemudian tetapkan rencana untuk dapat menyamai atau bahkan
melampauinya.
6. Menentukan sasaran fungsional. Tim ahli patok duga mempresentasikan
rekomendasi akhir ke manajemen puncak tentang dalam hal apa perusahaan harus
berubah.
7. Mengkomunikasikan temuan-temuan patok duga. Hasil-hasil yang ditemukan
dalam studi patok duga perlu dikomunikasikan dengan pekerja untuk membangun
dukungan menuju perubahan.
8. Mengembangkan rerncana-rencana tindakan. Tim patok duga mengembangkan
rencana-rencana tindakan spresifik untuk setiap tujuan.
9. Menetapkan tindakan spesifik dan memantau kemajuan. Perlu mengumpulkan
data setelah suatu periode waktu guna menentukan tingkat performansi yang baru