RMK

KOMUNIKASI BISNIS (EKU 314A EP2)

“Laporan dan Proposal Bisnis”

Dosen Pengampu:
Drs. I Made Dana, M.M.

Oleh:
Kelompok 2

Milatul Hasanah 1907531203

Ida Ayu Jiwantari Nandini 1907531204
Putu Dhear Sari Artana 1907531256

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2021
1
 DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL ............................................................................................................ i
DAFTAR ISI..............................................................................................................................ii
10.1 PENGERTIAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS..................................................1
10.2 KEGUNAAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS.....................................................2
10.3 JENIS-JENIS LAPORAN BISNIS....................................................................................3
10.4 SYARAT-SYARAT LAPORAN YANG BAIK...............................................................6
10.5 PERENCANAAN LAPORAN DAN PROPOSAL...........................................................7
10.6 BAGIAN POKOK LAPORAN DAN PROPOSAL...........................................................9
10.7 PENYUSUNAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS..............................................10
10.7.1 Cara Menyusun Tubuh Laporan dan Proposal..........................................................10
10.7.2 Cara Menyusun Teks Laporan dan Proposal.............................................................11
10.7.3 Metode Outline..........................................................................................................13
DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................................14

2
10.1 PENGERTIAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS
Laporan bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan untuk
tujuan bisnis tertentu (Bovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan
laporan bisnis sebagai suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan
untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari suatu
institusi/lembaga, ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan
atau pemecahan masalah (Himstreet dan Baty dalam Purwanto, 1997:88)
Sementara itu, Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya
“Effective Business Communication” menyatakan bahwa laporan bisnis (business
report) tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta
kepada seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.
Atas dasar definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa satu laporan bisnis memiliki
berbagai karakteristik sebagai berikut:

a) Netral

b) Tidak memihak

c) Objektif

d) Menyajikan data

e) Disusun secara sistematis

f) Menyangkut informasi eksternal maupun internal

g) Biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi

h) Memiliki tujuan yang jelas

Semua organisasi bisnis, baik bisnis pemerintah, jasa, dan sosial. Dihadapkan pada
berbagai macam tugas harian seperti pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
Semua level organisasi, mulai dari level bawah, menengah hingga puncak memerlukan
berbagai macam informasi dalam proses pengambilan keputusan.

Proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk
melakukan suatu kegiatan tertentu (Haryani, 2001:198). Misalnya, mendapatkan
produk, memperluas usaha, mendapatkan dana, dan lain sebagainya.

1
 Proposal dapat berupa solicited proposal atau unsolicited proposal. Solicited
proposal adalah proposal yang ditujukan kepada pihak di luar perusahaan karena pihak
tersebut mengumumkan atau memberitahukan kebutuhannya terhadap produk atau
rencana bisnis tertentu. Unsolicited proposal adalah proposal yang diajukan kepada
pihak di luar perusahaan atas inisiatif perusahaan atau tanpa adanya pengumuman atau
pemberitahuan dari pihak luar. Proposal tersebut biasanya bertujuan untuk memperoleh
dana atau kesediaan untuk bekerja sama.
Dalam banyak kasus, proposal dikomunikasikan dalam bentuk laporan. Dalam
penggolongan jenis-jenis laporan, proposal termasuk satu jenis laporan analitikal. Oleh
karena itu, penyusunan laporan dan proposal memerlukan langkah-langkah yang relatif
sama.

10.2 KEGUNAAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS

Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat penting untuk keperluan
komunikasi, baik untuk pihak internal maupun eksternal organisasi. Beberapa laporan
diperlukan untuk dokumentasi yang bersifat permanen (tetap), sedangkan yang lainnya
digunakan untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawab suatu pertanyaan.
Adakalanya suatu laporan mengalir dari satu pucuk pimpinan ke bawahan (top-
down) sebagai suatu pertanggungjawaban terhadap berbagai keputusan atau kebijakan
yang telah dilaksanakan oleh organisasi. Namun, adakalanya suatu laporan mengalir
dari bawahan ke pucuk pimpinan (bottom-up) sebagai suatu usulan kegiatan (proposal)
atau alat bagi pimpinan untuk memonitor kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-
unit atau departemen-departemen yang ada dalam organisasi.
Laporan bisnis merupakan suatu alat manajemen yang sangat penting dalam suatu
organisasi. Oleh karena keterbatasan waktu, staf manajemen seringkali mengalami
kesulitan saat melakukan monitoring terhadap berbagai kegiatan yang ada dalam unit-
unit organisasi. Di samping itu, mereka tidak memiliki latar belakang khusus yang
diperlukan, baik untuk melakukan penelitian maupun evaluasi terhadap hal-hal tertentu.
Dalam hal ini, laporan bisnis akan sangat membantu.
Laporan bisnis memiliki berbagai tujuan, tetapi sebagian besar laporan dipakai
untuk satu dari enam tujuan umum berikut (Bovee dan Thill,2002:476)

a) Memonitor (mengendalikan operasi)

b) Membantu implementasi kebijakan dan prosedur

2
 c) Memenuhi persyaratan legal
d) Mendokumentasikan pekerjaan yang dilakukan untuk klien
e) Dijadikan pedoman bagi keputusan atas isu tertentu
f) Memperoleh bisnis baru atau pendanaan

Laporan dan proposal bisnis digunakan sebagai alat manajerial untuk memberikan
informasi atau memberikan kontribusi pada pembuatan keputusan dan proses
pemecahan masalah. Sasaran dalam menyusun laporan dan proposal adalah
memperjelas dan memudahkan penggunaan informasi. Oleh karena itu, laporan dan
bisnis harus jelas dan lengkap.

10.3 JENIS-JENIS LAPORAN BISNIS

Laporan bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi, subjek,
formalitas, keasliaan, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan
pelaksanaan pertemuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat
dijelaskan berikut ini:

a) Berdasarkan Fungsinya

• Laporan informasi (Information Report)

Berfungsi untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan
rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi
rekomendasi. Nama lain untuk information report adalah laporan perkembangan
(progress reports), laporan sementara (interim report), dan laporan triwulan
(quarterly report).

• Laporan analitikal (Analitycal Report)

Menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, kemudian mengambil
kesimpulan dan memberi rekomendasi (recommendation report), usulan
(proposal), atau laporan justifikasi.

b) Berdasarkan Subjeknya
Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut
diperoleh. Sebagai contoh adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan
pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran,
laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik, dan

3
 laporan-laporan teknik.

c) Berdasarkan formalitasnya

• Laporan formal (long reports)

Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan
mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian “panjang”
bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.
Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1) Body teks: pendahuluan,
isi dan penutup; (2) prefatory part: sampul, judul, halaman, surat kewenangan,
penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi,
rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel; (3) Supplement part: lampiran,
daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks.

• Laporan informal (short reports)

Laporan informal biasanya hanya mencakup badan teks. Namun demikian,
sejumlah laporan informal mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir,
dan lampiran.

d) Berdasarkan Keasliannnya
• Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau
kuasa dari komite atau orang lain.
• Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.
• Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan
swasta.
• Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga
pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain
yang dibiayai oleh negara.

e) Berdasarkan Frekuensinya

• Laporan berkala (periodic reports)

Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau
tahunan. Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham setiap
jam, laporan penjualan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan produksi
setiap bulan, laporan komite setiap kuartal, laporan anggaran tahunan.

4
 • Laporan khusus (special report)
Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik
(khusus) seperti munculnya krisis dalam perusahaan.

f) Berdasarkan Penampilannya

• Laporan Memorandum (periodic report)

Laporan yang menggunakan format memo, yaitu mencantumkan kepada, dari,
subjek, dan tanggal.

• Laporan surat (letter report)

Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala
surat yang didalam berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan
referensi

• Laporan dalam bentuk cetakan

Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, instruksi,
dan baris- baris kosong.

g) Berdasarkan Pelaksanaan Proyek

Dalam melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan, yaitu

• Laporan pendahuluan (preliminary reports). Mencakup persiapan suatu proyek,

hasil yang diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.

• Laporan perkembangan (progress reports) mengenai perkembangan pelaksanaan

proyek secara berkala

• Laporan akhir (final report) mengenai akhir dari suatu pelaksanaan suatu
proyek.

h) Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan

• Agenda (agenda) adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan
berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam
pertemuan.
• Resolusi (resolution) adalah laporan singkat yang secara formal berisi

5
 pengumuman hasil konsensus suatu pertemuan.
• Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah
berlangsung, mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.
• Laporan pertemuan (proceedings) adalah suatu laporan resmi, yang cakupan
bahasanya luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

10.4 SYARAT-SYARAT LAPORAN YANG BAIK

Laporan memiliki berbagai variasi atau jenis, tetapi paling tidak suatu laporan
bisnis yang baik mencakup 3 hal, yaitu;
1) Informasi yang Akurat
Suatu informasi yang tidak mencakup kebenaran, tidak akurat atau tidak
lengkap, akan mengakibatkan kemunduran, kemerosotan, atau bahkan memudarnya
reputasi suatu organisasi. Sayangnya, menyampaikan suatu kebenaran bukanlah hal
mudah. Beberapa hal yang akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya
distorsi.
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret
b. Laporkan semua fakta yang relevan
c. Tempatkan fakta dalam suatu perspektif (secara spesifik)
d. Berikan bukti-bukti valid yang mendukung simpulan
e. Hindari bias pribadi

2) Mengisyaratkan Adanya Pertimbangan yang Baik dari Penulis

Laporan ini tidak hanya dibuat untuk kepentingan internal, tetapi juga pihak
eksternal organisasi. Oleh karena laporan bisnis adalah dokumen resmi yang dibaca
oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk menjaga bisnis. Hindari kata-kata
yang dapat menyinggung, menyerang, atau menjelek-jelekkan seseorang atau
bisnis. Dilain pihak, pembaca akan senang saat membaca suatu yang mencakup 5
hal berikut:
a. Adanya ide pokok dalam permulaan suatu laporan
b. Mencantumkan fakta-fakta yang tersedia
c. Menguraikan fakta-fakta secara menyeluruh
d. Menguraikan bahasa yang mudah dimengerti
e. Menawarkan sesuatu yang bisa memudahkan pekerjaan atau tugas-tugas
pembaca. Apapun jenis laporan yang dibuat, sebaiknya perasaan pembaca tetap

6
 dijaga, baik perasaan suka maupun tidak suka.

3) Format dan Organisasi Laporan Sesuai Kebutuhan Pembaca

Pesan bisnis berorientasi pada penerima. Format dan organisasi penulisan
laporan bisnis hendaknya memenuhi kebutuhan pembaca. Terdapat 3 pilihan format
laporan yaitu surat, memo, atau manuscript.

a. Surat
Laporan yang memiliki jumlah halaman lima atau kurang dari lima, dan
ditujukan kepada pihak luar organisasi dapat dibuat dalam format surat. Laporan
tersebut mencakup semua bagian suatu surat, dilengkapi dengan judul, catatan
kaki, tabel, dan gambar.

b. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk
pihak intern suatu organisasi. Dalam memo tercantum tanggal, kepada, dari, dan
subjek.

c. Manuscript
Laporan yang panjangnya mencapai ratusan halaman memerlukan suatu
pendekatan formal. Oleh karena panjang laporan, format manuscript lebih
banyak memerlukan komponen, baik sebelum teks (privatory part) maupun
setelah teks (supplementary part). Panjang laporan sangat bergantung kepada
subjek, tujuan, dan hubungan dengan pembaca. Jika pembaca relatif asing,
skeptical, dan materi laporan nonrutin atau kontroversial, maka diperlukan
uraian yang lebih rinci. Jika istilah-istilah yang digunakan cukup familiar bagi
pembaca, informasi bersifat rutin dan tidak kompleks, maka laporan disusun
dengan ringkas dan jelas. Dalam dunia bisnis, Laporan singkat lebih umum
daripada laporan panjang. Pola pengorganisasian laporan (dengan pendekatan
deduktif atau induktif) disesuaikan dengan karakteristik pembaca.

10.5 PERENCANAAN LAPORAN DAN PROPOSAL

Persiapan adalah hal yang sangat penting dalam setiap aspek, termasuk di dalam
membuat laporan. Persiapan yang diperlukan untuk menulis laporan dan proposal paling
tidak mencakup enam tahapan, sebagai berikut;
1) Definisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup
7
 Tahap pertama perencanaan adalah analisis masalah, yang mencakup tujuan
penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti apa yang
diinginkan, berapa banyak, mengapa, dan kapan, akan membantu dalam
menetapkan masalah, tujuan ruang lingkup keterbatasan (dana dan waktu), dan
judul suatu laporan.

2) Analisis audiens
Analisis terhadap penerima atau audiens merupakan tahapan yang penting dalam
mempersiapkan laporan bisnis. Seseorang yang bertugas menyusun laporan bisnis
perlu memperhatikan siapa yang akan menerima laporan tersebut, baik dari segi
pendidikannya, pengalamannya, maupun emosionalnya. Hal tersebut bertujuan agar
laporan bisnis yang ingin disampaikan dapat mengenai sasaran.

3) Menentukan ide atau gagasan

Dalam tahap ini, semua ide yang terlintas ditulis secara umum. Kemudian, laporan
dibuat berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan, rumusan
hipotesis dapat dipergunakan sebagai dasar untuk menentukan informasi yang
diperlukan.

4) Mengumpulkan bahan yang perlu dipergunakan

Tahap keempat dalam mempersiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang
diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Data-data tambahan bias
diperoleh dengan melakukan penelitian sekunder (mencari data dari majalah, surat
kabar, dokumen pemerintah, dan ensiklopedia) dan penelitian primer (mencari data
dari catatan organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan, wawancara, dan
daftar pertanyaan).

5) Menganalisis dan menafsirkan data

Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat.
Namun, untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta
yang diperoleh dari berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama.
Analisis atau penafsiran harus objektif, jujur, dan tidak menghilangkan atau
memanipulasi fakta yang relevan.

6) Mengorganisasikan data dan mempersiapkan outline akhir

8
 Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, hasil temuan
diorganisasikan dan dibuatkan outline akhir. Sebelum menyiapkan outline perlu
dipertimbangkan berbagai metode pengorganisasian.

10.6 BAGIAN POKOK LAPORAN DAN PROPOSAL

Setelah menyelesaikan enam tahapan persiapan, langkah berikutnya adalah
pembuatan bagian pokok laporan atau proposal, yang mencakup pendahuluan, teks
(body) dan penutup.
1) Pendahuluan
Pada bagian pendahuluan terdapat 11 hal yang perlu dipertimbangkan antara lain:

a. Pemberi kuasa adalah orang yang memberi laporan.

b. Layout atau rencana presentasi yang menceritakan kepada pembaca apa saja
yang akan dibahas pada laporan.
c. Masalah biasanya didefinisikan di awal bab pendahuluan, sebelum pernyataan
mengenai maksud atau tujuan laporan.

d. Maksud penulisan harus tampak pada bagian pendahuluan. Elemen tersebut

merupakan hal yang sangat penting bagi sebuah laporan. Istilah lain untuk
maksud penulisan, antara lain tujuan, misi, strategi, sasaran.
e. Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas waktu pokok bahasan
untuk sebuah laporan.
f. Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Data bisa
dikumpulkan dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan, melakukan
wawancara, survei, atau eksperimen.
g. Sumber-sumber primer atau sekunder, meliputi publikasi (majalah, jurnal, surat
kabar), catatan perusahaan, memo, surat, hasil wawancara, karyawan dan
sebagainya. Jika menulis laporan tentang pengalaman sendiri, maka pernyataan
yang ditulis dalam laporan adalah sumber.
h. Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan jika
pembaca memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran
menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan.
i. Definisi istilah perlu dicantumkan jika menggunakan istilah yang memiliki

9
 beberapa penafsiran.
j. Keterbatasan, misalnya dalam hal dana, waktu, asisten peneliti, atau data yang
tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu menyebutkan keterbatasan sebelum
melakukan penelitian lebih lanjut.
k. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan di dalam
suatu laporan, misalnya keputusan antara membeli mesin baru atau mesin
setengah pakai, restrukturisasi karyawan, memberi uang pesangon, menambah
perangkat lunak dan perangkat keras, membangun kantor perwakilan dan lain
sebagainya. Dengan membaca laporan secara rinci, pembaca tahu bagaimana
fakta yang sudah ada berpengaruh terhadap keputusan yang telah diambil.

2) Tubuh dan Isi (Body and Text)

Bagian terpanjang dari suatu laporan adalah tubuh dan isi atau teks dalam bagian
ini. Dikembangkan dan di uraikan hal-hal yang penting secara rinci. Penulisan
laporan bisnis yang baik harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan
serta membuang hal- hal yang tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud
penulisan laporan tersebut.

3) Penutup
Bagian penutup berfungsi merangkum laporan secara menyeluruh pengambil
kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Pengambilan kesimpulan harus didasarkan
pada isi teksnya dan tidak memasukkan bahan-bahan yang baru, yang sama sekali
tidak dibahas dalam bagian tubuh atau isi.

10.7 PENYUSUNAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS

Bentuk penyusunan suatu laporan atau proposal memiliki daya tarik tertentu yang
akan mempengaruhi pembacanya. Oleh karena itu, selain maksud dan subjek,
kebutuhan calon pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih rencana
organisasional untuk seluruh tubuh laporan dan proposal (body reports).

10.7.1 Cara Menyusun Tubuh Laporan dan Proposal

Sebagaimana halnya pesan bisnis yang lain, menyusun tubuh laporan dan
proposal dapat menggunakan pendekatan deduktif (langsung) dan induktif (tak
langsung). Kebanyakan laporan bisnis disusun secara deduktif karena pembaca ingin
tahu lebih dini mengenai kesimpulan dan rekomendasi laporan.

10
a. Pendekatan Deduktif
Kata deduktif atau langsung menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau
menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum menjelaskan hal-
hal yang rinci.
Pendekatan deduktif bisa dipergunakan jika pembaca memiliki karakteristik sebagai
berikut:
- Eksekutif yang sibuk
- Lebih suka menentukan sesuatu dengan segera
- Ingin mengetahui good news atau informasi netral
- Ingin menganalisis data dengan lebih baik, dan hal itu akan menjadi lebih
mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan di awal laporan
- Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera
- Lebih menyukai laporan yang disusun secara deduktif

b. Pendekatan induktif
Pendekatan induktif berbeda penyajiannya dengan deduktif. Dengan cara induktif,
fakta- fakta yang ada dijelaskan sebelum ide-ide pokok dan simpulan atau
rekomendasi dikemukakan
Pendekatan induktif dipergunakan jika pembaca memiliki karakteristik sebagai
berikut:
- Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat
memahami simpulan dan rekomendasi
- Ingin mengetahui simpulan yang kurang menyenangkan
- Merasa simpulan tidak bias dan dapat menerimanya
- Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja
- Lebih menyukai laporan yang disusun dengan pendekatan induktif

10.7.2 Cara Menyusun Teks Laporan dan Proposal

Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan adalah memutuskan
cara-cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian
teks laporan. Teks dapat disusun dengan cara-cara berikut:
a. Membuat topik-topik atau kriteria
Cara ini merupakan hal yang umum dalam membuat laporan. Judul utama mungkin
menggunakan kriteria standar, faktor-faktor, pemecahan masalah, manfaat atau

11
 karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu
perusahaan harus membeli atau memproduksi, maka keputusan pertama adalah
menentukan kriteria yang paling penting.
b. Menyusun urutan suatu peristiwa atau berbagai kejadian
Dalam pembuatan agenda, program konvensi, atau laporan perkembangan, aturan
agenda secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal, bulan, tahun,
jam atau musim dapat digunakan karena sesuai dengan pokok bahasannya

c. Mendeskripsikan lokasi atau tempat

Teks bisa dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah
rumah, pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan
cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.

d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur

Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis. Metode itu
menelusuri tahapan-tahapan, misalnya suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin,
prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.

e. Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabet

Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting,
selanjutnya kurang penting atau tidak penting.

f. Menyusun laporan tingkat familiaritas

Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana
atau familiar terlebih dahulu, kemudian meningkat ke yang lebih kompleks atau
yang kurang familiar. Seseorang cenderung lebih mudah memahami hal-hal yang
sudah diketahui sebelumnya daripada yang tidak atau belum diketahui

g. Menyusun sumber-sumber yang digunakan

Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik kepada sumber
informasinya. Untuk mengembangkan teks laporan dengan metode ini, perlu
dilakukan konfirmasi terhadap berbagai narasumber yang berkaitan dengan materi
laporan.

h. Pemecahan masalah
Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu, diikuti dengan cara
12
 pemecahan masalahnya. Cara tersebut umum digunakan untuk mengorganisasikan
suatu prestasi yang bersifat persuasi.

10.7.3 Metode Outline

Setelah menyusun atau mengorganisasikan body dan teks laporan, judul, dan
subjudul dapat disusun dalam suatu outline. Outline yang baik menjadi alat yang
penting untuk menghemat waktu dan memberi tuntunan dalam menyusun laporan.
Dalam suatu laporan panjang, outline juga akan menjadi daftar isi laporan.
Sebelum menulis laporan dan proposal, outline akan membantu melihat
hubungan antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan
seluruh materi di dalam suatu susunan yang logis dan menghilangkan tumpang tindih.
Outline singkat/pendek, yang hanya terdiri dari tiga atau empat judul dan subjudul,
lebih baik diatur dalam format yang sederhana. Sementara outline panjang dapat
menggunakan kombinasi angka huruf, sistem desimal, atau kombinasi huruf angka.
Kombinasi angka huruf adalah cara yang paling populer dalam dunia bisnis dan
akademis. Sistem desimal paling banyak digunakan dalam laporan sains dan teknik.
Kombinasi huruf angka paling banyak digunakan oleh mereka yang senang dengan
huruf-huruf sebelum sampai pada judul utamanya.

Dalam menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan lima hal, yaitu:
1) Tempatkan ide-ide yang paling penting di tingkatan tertinggi, pertimbangan
panjang laporan, subjek, dan pembaca.
2) Keseimbangan masing-masing bagian dijaga dengan baik.
Misalnya, judul di bagian 1A memiliki 10 sub judul, sedangkan 1B tidak memiliki
sub judul. Hal tersebut tentu tidak menunjukan adanya ketidak seimbangan. Oleh
karena itu, cakupan judul 1A perlu dipersingkat; sedangkan 1B perlu dikembangkan
lebih lanjut.
3) Jika membagi suatu topik, paling tidak harus terdapat dua sub judul.
4) Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu
sedikit untuk subjudul.
5) Jangan pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul (subjudul)

13
 DAFTAR PUSTAKA

Bovee, Courtland L, dan John V. Thill. 2013. Komunikasi Bisnis. Edisi Kesembilan.Jakarta:
Indeks

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET

14