mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas
danefisiensi produk kerja di dalam struktur dan system organisasi. Dalam kegiatan
komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informative tetapi juga haruslah
Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu pahamatau keyakinan atau melakukan
suatu perbuatan atau kegiatan.
Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang
mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal mau pun non verbal.
Komunikasi banyak bentuk .komunikasi verbal , atau komunikasi yang menggunakan kata
kata , termasuk :
Face-to - face atau percakapan telepon
Rapat
E -mail dan voice -mail pesan
Suratdan memo
Laporan
Komunikasi nonverbal tidak menggunakan kata-kata, contoh:
Gambar
Logo Perusahaan
Gestures dan bahasatubuh
Siapa yang duduk di mana pada pertemuan
Berapa lama seseorang terus pengunjung menunggu
Untuk memahami situasi komunikasi bisnis ,tanyakan pertanyaan-pertanyaan berikut :
Apa yang dipertaruhkan - kepadasiapa ?
Jika Anda mengirim pesan ?
Saluran apa yang harus Anda gunakan ?
Apa yang harus Anda katakan ?
Bagaimana seharusnya Anda mengatakan itu ?
menyesuaikan pesan Anda agar sesuai dengan pembaca tujuan, kepentingan, dan kebutuhan.
Menganalisis audiens Anda dan beradaptasi mengenai pesan Anda dapat dilakukan dengan sinis,
cara manipulatif. Bisa jugadilakukan dengan empatik cara sensitive dan etika. Penonton
memiliki rasa yang tajam untuk usaha penyampaian agar dapat memanipulasi mereka, analisis
empatik dan adaptasi yang hamper selalu lebih sukses, serta menjadi lebih etis .
Sebuah pengirim berjalan melalui langkah-langkah berikut :persepsi, interpretasi, pilihan atau
seleksi, encoding, transmisi pesan melalui saluran. Penerima memahami pesan, decode itu,
menafsirkannya, memilih tanggapan, memberikan respon, dan menyampaikan. Itu pesan yang
disampaikan ke pengirim disebut umpan balik. Kebisingan adalah segala sesuatu yang
mengganggu komunikasi baik fisik dan psikologis. Miscommunication dapat terjadi di setiap
titik pada proses komunikasi.
III.
mungkin dilakukan dengan hal yang sangat berbeda, dan bahwa perbedaan ini tidak buruk atau
lebih rendah tetapi, orang-orang dalam budaya tunggal berbeda. Jenis perbedaan diringkas dalam
Modul bisa berubah menjadi stereotip, yang bisa merusak seperti kebodohan. Jangan mencoba
untuk menghafal materi di sini sebagai seperangkat aturan yang kaku. Dengan menggunakan
contoh untuk mendapatkan rasa untuk hal-hal yang berbeda dari satu budaya yang lain. Menguji
generalisasi terhadap pengalaman Anda .Disaat ragu, tanyakanlah. Jika Anda berencana untuk
melakukan perjalanan ke Negara tertentu, atau jika Anda bekerja dengan orang-orang dari
budaya lain, cobalah membaca tentang Negara atau budaya dan belajar sedikit bahasa mereka.
Juga berbicara dengan orang asing. Itu benar-benar satu-satunya cara untuk mengetahui apakah
seseorang mengenakan hitam sebagai tanda berkabung, sebagai pernyataan fashion, atau sebagai
warna yang menjadi cirri khas dan tidak menunjukkan sesuatu yang buruk atau jelek .
Komunikator antar budaya yang sukses adalah
Sadar bahwanya nilai-nilai dan perilaku disukai dipengaruhi oleh budaya dan bukan berarti
benar."
Fleksibel dan terbuka untuk perubahan.
Peka terhadap perilaku verbal dan nonverbal.
Sadarakan nilai-nilai, keyakinan, dan praktik di budayalain.
Peka terhadap perbedaan antara individu dalam berbudaya.
IV.
mengevaluasi, mendapatkan respon, revisi, editing, dan pengkoreksian tulisan. Merevisi berarti
mengubah dokumen untuk membuatnya lebih baik untuk memenuhi tujuan penulis dan pembaca.
Cara mengedit dengan membuat perubahan permukaan - tingkat yang membuat dokumen tata
bahasa yang benar. Berarti koreksi, memeriksa untuk memastikan dokumen bebas dari tipografi
kesalahan. Proses yang membantu penulis untuk menulis dengan baik termasuk mengharapkan
untuk merevisi draft pertama, menulis secara teratur, memodifikasi tugas awal jika terlalu sulit
atau terlalu mudah, memiliki tujuan yang jelas, mengetahui banyak strategi yang berbeda,
menggunakan aturan sebagai pedoman dan bukan sebagai sesuatu yang mutlak, dan menunggu
pengeditan sampai draft selesai.
Jika situasi menulis baru atau sulit, berencana untuk merevisi draft setidaknya tiga kali.
Pertama kali, melihat untuk konten dan kejelasan. Keduakalinya, periksa organisasi dan tataletak.
Akhirnya, periksa gaya dan nada. Boilerplate adalah bahasa dari dokumen sebelumnya yang
penulis masukan dalam dokumen baru. Menggunakan surat formulir dan boilerplate dapat
mendorong penulis untuk melihat sebagai situasi yang sama dan pembaca yang notabennya
berbeda. Meletakkan boilerplate kedalam dokumen baru dapat membuat tidak cocok gaya dan
nada.
Perencanaan :
-
Penulisan
Menempatkan kata-kata di atas kertas atau di layar. Menulis bisa daftar, fragmentaris
catatan, stream-of-kesadaran menulis, atau draft formal.
Merevisi
Mengevaluasi pekerjaan Anda dan mengukur itu terhadap tujuan dan persyaratan situasi dan
penonton. Hasil evaluasi terbaik dari melihat rancangan Anda seolah-olah orang lain telah
menulis itu. Akan audiens Anda mengerti saya? Apakah itu selesai? Meyakinkan? Ramah?
Mendapatkan umpan balik dari orang lain. Apakah pola organisasi yang tepat? Apakah revisi
memecahkan masalah sebelumnya? Apakah ada kesalahan ketik dalam salinan akhir?
Menambah, menghapus, mengganti, atau menata ulang. Revisi dapat perubahan kata tunggal
atau dalam bagian besar dari sebuah dokumen.
Mengedit draft untuk melihat bahwa itu memenuhi persyaratan bahasa Inggris standar. Di sini
Anda akan memperbaiki kesalahan ejaan dan mekanik dan memeriksa pilihan kata dan format.
Tidak seperti revisi, yang dapat menghasilkan perubahan besar dalam arti, editing berfokus pada
permukaan menulis.
Proofreading salinan akhir untuk melihat bahwa itu bebas dari kesalahan ketik.
4
V.
membangun goodwill. Sebuah dokumen yang dirancang dengan baik terlihat menarik, dan
mudah dibaca. Design yang efektif memiliki ide visual, membuat struktur dokumen lebih jelas
sehingga dokumen lebih mudah dibaca. Penelitian menunjukkan bahwa mudah membaca
dokumen juga meningkatkan kredibilitas Anda dan membangun citra Anda sebagai seorang
profesional, yang berkompeten.
Gunakan panduan berikut untuk membuat dokumen secara visual menarik.
- Gunakan spasi untuk memisahkan dan menekankan poin.
- Gunakan judul untuk poin grup.
- Batasi penggunaan kata-kata diatur dalam huruf kapital semua.
- Gunakan tidak lebih dari dua font dalam satu dokumen.
- Tentukan apakah untuk membenarkan margin berdasarkan situasi dan penonton.
Ketika Anda merancang slide untuk PowerPoint dan presentasi lainnya program,
Gunakan font besar.
frase Gunakan bullet-point.
Gunakan jelas, bahasa ringkas.
Membuat hanya tiga sampai lima poin pada setiap slide.
Sesuaikan slide Anda.
Baik halaman Web memiliki kedua konten yang baik dan menarik
desain.
Orient surfing pembaca untuk organisasi.
Tawarkan gambaran isi halaman Anda, dengan link untuk mengambil pembaca ke bagian yang
menarik perhatian mereka.
Jelaskan pembaca apa yang akan dapatkan jika mereka mengklik sebuah tautan.
Jauhkan grafis kecil.
Menyediakan berbagai visual.
Menyatukan beberapa halaman dengan spanduk kecil, grafis, atau label.
Pada setiap halaman, menyediakan link ke halaman rumah, Nama dan alamat e-mail dari orang
yang mengelola halaman, dan tanggal saat halaman terakhir direvisi.
VI.
YOU ATTITUDE
Sikap adalah masalah gaya. Artinya, merevisi untuk Anda-sikap tidak mengubah arti
dasar dari kalimat. Namun, merevisi untuk Anda-sikap sering membuat kalimat lagi sejak
kalimat menjadi lebih spesifik. Seringkali, kita dapat membuat Anda-sikap dengan mengubah
kata-kata. Kadang-kadang, bagaimanapun, itu perlu untuk merevisi organisasi dan konten serta
gaya untuk membuat dokumen terbaik.
Untuk membuat Anda-sikap,
1) Bicara tentang pembaca, bukan tentang diri Anda.
2) Lihat permintaan pembaca atau perintah khusus.
3) Jangan bicara tentang perasaan, kecuali untuk mengucapkan selamat atau menawarkan
simpati.
4) Dalam situasi positif, menggunakan Anda lebih sering daripada I. Gunakan kami ketika itu
termasuk pembaca.
5) Hindari Anda dalam situasi yang negative
Terapkan-sikap Anda melampaui tingkat kalimat dengan menggunakan organisasi, konten, dan
tata letak serta gaya membangun goodwill.
VII.
POSITIVE EMPHASIS
Penekanan positif berarti berfokus pada positif daripada aspek negatif dari sebuah situasi.
1. Hindari kata-kata negatif dan kata-kata dengan negatif
konotasi.
2. Informasi Negara positif. Fokus pada apa yang
pembaca bisa melakukan bukan pada apa yang Anda tidak akan atau tidak bisa
biarkan pembaca lakukan.
3. Justify informasi negatif dengan memberikan alasan atau
menghubungkan ke manfaat pembaca.
4. Jika negatif ini benar-benar penting, menghilangkan itu.
5. Letakkan informasi negatif di tengah dan sekarang
itu kompak.
negatif Tersembunyi adalah kata-kata yang tidak negatif dalam sendiri, tetapi menjadi
negatif dalam konteks.
Nada diinginkan untuk menulis bisnis adalah lugas namun tidak kaku, ramah tapi tidak
palsu, percaya diri tapi tidak sombong, sopan tapi tidak merendahkan diri.
Mengikuti pedoman akan membantu Anda mencapai nada kamu ingin.
6
Gunakan judul courtesy bagi orang-orang di luar organisasi Anda yang Anda tidak tahu
dengan baik.
Menyadari implikasi kekuatan kata-kata Kau gunakan.
Ketika taruhannya rendah, bersifat langsung.
Bila Anda harus memberikan kabar buruk, pertimbangkan hedging pernyataan Anda.
Jangan minta maaf jika kesalahan kecil dan jika Anda mengoreksi kesalahan. Jangan
minta maaf jika Anda tidak di kesalahan. Jika the'delay atau masalah panjang atau besar,
itu baik Anda-sikap meminta pembaca apakah dia ingin untuk membuat pengaturan yang
berbeda.
Ketika Anda meminta maaf, melakukannya lebih awal, sebentar, dan sungguh-sungguh.
Namun, permintaan maaf mungkin memiliki implikasi hukum, sehingga beberapa
organisasi lebih memilih permintaan maaf tidak dikeluarkan kepada pelanggan atau
masyarakat.
menghargai setiap perilaku yang diinginkan; lanjut, mereka mengurangi kepuasan dalam
melakukan sesuatu untuk kepentingan sendiri.
Deskripsi psikologis berarti menciptakan scenario kaya dengan rasa tayangan-apa yang dilihat
pembaca, mendengar, bau, rasa, terasa-sehingga pembaca dapat membayangkan diri mereka
sendiri menggunakan produk atau jasa Anda dan menikmati nya manfaat.
Pikirkan dua kali lebih banyak manfaat pembaca karena Anda akan perlu untuk pesan.
1. Gunakan setidaknya satu manfaat untuk setiap bagian dari audiens Anda.
2. Gunakan manfaat intrinsik.
3. Gunakan manfaat Anda dapat mengembangkan paling lengkap.
IX.
pola organisasi. Namun, surat dan memo yang berbeda dalam format. Format berarti bagian dari
dokumen dan cara mereka disusun pada halaman.
Blok dan dimodifikasi blok adalah dua huruf standar format.
-
Gunakan Ms. Atau Nn. sebagai judul kesopanan bagi seorang wanita, kecuali dia
memiliki judul profesional, atau kecuali dia lebih suka judul tradisional.
Gunakan Mr. atau Tn. sebagai judul kesopanan bagi seorang pria, kecuali ia memiliki
gelar profesional.
Dalam daftar beberapa orang, menggunakan bentuk paralel untuk nama. Gunakan baik
judul kesopanan dan nama terakhir untuk semua orang atau menggunakan nama pertama
untuk semua orang. Sebagai contoh, itu seksis untuk menggunakan "Mr." untuk setiap
orang dalam sebuah dokumen yang memanggil semua wanita dengan nama kecil mereka.
Memo menghilangkan baik salam dan menutup. Memo paragraf tidak pernah indent.
baris subjek yang diperlukan; judul adalah opsional. Setiap pos harus mencakup semua
informasi sampai pos berikutnya. Jangan pernah menggunakan terpisah menuju paragraf
X.
pertama.
INFORMATIVE AND POSITIVE MESSAGES
Kami mengkategorikan pesan baik oleh tujuan penulis dan dengan respon awal kita
harapkan dari pembaca. Dalam pesan informatif atau positif, Anda mengharapkan pembaca
untuk merespon netral ke pesan atau senang. Negatif yang kecil; mereka tidak titik utama dari
pesan. Anda harus menyampaikan informasi tetapi tidak meminta penonton untuk melakukan apa
pun. Namun, Anda mungkin ingin pembaca untuk menyimpan informasi dan untuk bertindak di
atasnya nanti. Anda biasanya ingin membangun sikap positif terhadap informasi Anda sedang
melakukan presentasi, sehingga dalam arti bahwa, bahkan pesan informatif memiliki unsur
persuasif.
Pesan informatif dan positif termasuk
-
Akseptasi.
Jawaban positif permintaan pembaca.
Informasi tentang prosedur, produk, jasa, atau opsi.
Pengumuman perubahan kebijakan yang netral atau positif.
Perubahan yang untuk keuntungan pembaca. Bahkan pesan informatif atau baik berita
sederhana biasanya memiliki beberapa tujuan:
Tujuan utama:
Untuk memberikan informasi atau berita yang baik untuk pembaca atau untuk
meyakinkan pembaca. Untuk memiliki pembaca membaca pesan, memahaminya, dan melihat
informa yangSI positif. Untuk dapat menekankan setiap elemen negatif.
Tujuan sekunder:
-
tiga kriteria: itu yang spesifik; yang cukup pendek; dan itu disesuaikan dengan, jenis pesan
(positif, negatif, persuasif). Jika Anda tidak dapat membuat subjek baik spesifik dan singkat,
spesifik. Baris subjek untuk pesan informatif atau positif harus menyoroti berita baik dan
meringkas Informasi singkat.
XI.
NEGATIVE MESSAGES
Dalam pesan negatif, informasi dasar negatif; kami berharap pembaca akan kecewa atau
marah. Hanya sedikit orang yang ingin memberikan berita-dan buruk bahkan lebih sedikit orang
ingin mendapatkannya-tapi negatif pesan yang umum dalam bisnis. Bagaimana kami menyajikan
negatif dan apa yang kita tulis atau katakan dapat mempengaruhi bagaimana khalayak
menanggapi pesan kami, serta bagaimana mereka melihat kami dan organisasi kami.
10
Ketika Anda memberikan alternatif, memberikan pembaca semua informasi yang mereka
butuhkan untuk bertindak di atasnya, tetapi tidak mengambil langkah yang diperlukan. Biarkan
pembaca memutuskan apakah untuk mencoba alternatif. Pesan-pesan negatif membatasi
kebebasan pembaca. Orang mungkin menanggapi pembatasan kebebasan dengan menegaskan
kebebasan mereka di beberapa arena lain.
XII.
PERSUASIVE MESSAGES
Pesan persuasif termasuk :
penilaian di mana Anda ingin bawahan untuk memperbaiki perilaku, daniklan layanan
masyarakat yang dirancang untuk mengurangi mengemudi mabuk, penggunaan narkoba, dan
sebagainya.
Semua pesan persuasif memiliki beberapa tujuan:
Purposes utama;
Memiliki tindakan pembaca informasi yang cukup sehingga pembaca tahu persis apa yang harus
dilakukan. Pasal keberatan yang mungkin mencegah atau tindakan penundaan:
Untuk membangun citra yang baik dari penulis.
Untuk membangun citra yang baik dari organisasi penulis.
Untuk semen hubungan yang baik antara penulis dan pembaca.
Untuk mengurangi atau menghilangkan korespondensi masa depan pada subjek yang sama
sehingga pesan tidak menciptakan lebih banyak pekerjaan bagi penulis.
Menulis Permintaan Langsung
Bila Anda mengharapkan kesepakatan cepat, menghemat waktu pembaca dengan
menyajikan meminta secara langsung.
1. Pertimbangkan untuk meminta segera untuk informasi atau layanan yang Anda inginkan.
Menunda permintaan jika tampaknya terlalu kasar atau jika Anda memiliki beberapa tujuan
dalam pesan.
11
2. Berikan pembaca semua informasi dan rincian mereka akan perlu untuk bertindak atas Anda
permintaan. Jumlah pertanyaan Anda atau mengatur mereka dengan peluru sehingga pembaca
dapat memeriksa untuk melihat bahwa mereka semua telah menjawab. Dalam klaim (di mana
produk berada di bawah garansi atau kiriman adalah cacat),
menjelaskan keadaan sehingga pembaca tahu apa yang terjadi. Menjadi
Pastikan untuk menyertakan semua rincian yang relevan: tanggal pembelian, model atau faktur
jumlah, dan sebagainya. Dalam permintaan langsung lebih rumit, mengantisipasi kemungkinan
tanggapan. Mengira Anda meminta informasi tentang pertemuan peralatan spesifikasi tertentu.
Jelaskan kriteria mana yang paling penting sehingga pembaca dapat merekomendasikan
alternatif jika tidak ada produk tunggal memenuhi semua kebutuhan Anda. Anda mungkin juga
ingin memberitahu pembaca apa kendala harga Anda dan tanyakan apakah item dalam saham
atau harus dipesan khusus.
3. Meminta tindakan yang Anda inginkan. Apakah Anda ingin cek? Sebuah pengganti? Sebuah
katalog?
Jawaban untuk pertanyaan Anda? Jika Anda butuh jawaban oleh waktu tertentu,
berkata demikian. Jika memungkinkan, menunjukkan pembaca mengapa batas waktu diperlukan.
Mengatur pesan persuasif pemecahan masalah dengan cara ini:
1. Jelaskan masalah Anda berdua berbagi (yang permintaan Anda
akan memecahkan).
2. Berikan rincian masalah.
3. Jelaskan solusi untuk masalah tersebut.
4. Tunjukkan bahwa setiap elemen negatif (biaya, waktu, dll)
yang sebanding dengan keuntungan.
5. Meringkas manfaat tambahan dari solusi.
6. Meminta tindakan yang Anda inginkan.
XIII. EMAIL MESSAGES
Teknologi terus mengubah cara kita bekerja dan cara kita menulis. Tidak terlalu lama
yang lalu, pena, mesin ketik, dan telepon adalah peralatan utama untuk komunikator bisnis;
kemudian datang kata prosesor, mesin fax, dan e-mail. Hari ini, kita dapat memilih dari berbagai
12
alat yang termasuk ponsel, halaman web, video conferencing, dan pesan instan, masing-masing
yang semakin meningkat fitur dan manfaat.
Kebanyakan program e-mail meminta Anda untuk memasok berbagai bagian dari format.
Sebagai contoh, sebuah layar kosong Eudora meminta Anda untuk memasok nama orang pesan
pergi ke dan baris subjek. Cc menunjukkan salinan komputer; penerima akan melihat bahwa
orang-orang ini mendapatkan pesan. Menandakan bcc salinan komputer buta; penerima tidak
melihat nama-nama orang-orang ini. Kebanyakan program e-mail juga memungkinkan Anda
untuk melampirkan dokumen dari program lain. Dengan demikian Anda dapat mengirim
seseorang dokumen dengan format, draft slide PowerPoint, atau desain untuk sampul brosur.
Program computer memasok tanggal dan waktu secara otomatis. Beberapa program
memungkinkan Anda untuk menulis pesan sekarang dan memprogram waktu masa depan di
mana Anda ingin terkirim.
Beberapa aspek format e-mail yang masih berkembang. Secara khusus, beberapa penulis
memperlakukan pesan e-mail seolah-olah mereka surat informal; beberapa memperlakukan
mereka sebagai memo. Meskipun layar e-mail memiliki "Untuk" baris (seperti yang dilakukan
memo), beberapa penulis masih menggunakan salam informal berakhir pesan dengan blok tanda
tangan. Anda dapat menyimpan blok tanda tangan dalam program e-mail dan mengatur program
untuk memasukkan blok tanda tangan otomatis. Bila Anda mengirim pesan kepada individu atau
kelompok yang telah Anda siapkan, "Dari:" baris akan memiliki nama dan alamat e-mail Anda.
Jika Anda memposting pesan untuk kelompok orang lain telah diatur, seperti listserv, pastikan
untuk memberikan di Setidaknya nama dan e-mail Anda alamat di akhir pesan Anda, karena
beberapa list menghapus informasi identitas ketika mereka memproses pesan.
Membuat pesan e-mail yang orang dapat membaca dan bertindak atas segera. Susun
pesan penting off-line untuk memungkinkan waktu untuk pikiran dan revisi. Menggunakan
prinsip-prinsip menulis bisnis yang baik saat menulis untuk Web, tapi mempertimbangkan
bagaimana orang akan berinteraksi dengan teks, juga. Bila memungkinkan, bekerja dengan
desainer halaman Web saat menulis, dan menguji halaman dan konten dengan orang yang akan
menggunakan halaman.
Jika Anda blog pada pekerjaan, tetap profesional. tinggal jauh dari berbagi informasi
sangat pribadi tentang diri Anda atau opini tak menyenangkan tentang orang-orang dalam
kehidupan Anda atau perusahaan tempat Anda bekerja.
13
paradoks. Di satu tangan, tata bahasa dan tanda baca adalah yang paling penting bagian dari
pesan apapun. Ide-ide dan pengaturan mereka memiliki materi yang lebih jauh.
Kesalahan juga menciptakan citra negatif dari penulis. Profesor Larry Beason
menemukan bahwa orang-orang bisnis dinilai penulis kesalahan untuk tidak hanya penulis
miskin tetapi juga orang bisnis yang buruk. penilaian negatif termasuk berikut:
Ceroboh dan tergesa-gesa
Tidak peduli (tentang pembaca atau pesan)
Masalah dengan pemikiran dan logika
Tidak orang-apa yang rinci yang akan Anda lakukan dengan angka?
komunikator mulut yang buruk
terdidik
Jadi tata bahasa dan tanda baca bisa menjadi yang paling penting bagian dari pesan Anda.
Kadang-kadang, kesalahan dalam tata bahasa dan tanda baca yang tidak diketahui maknanya
penulis. Lebih sering, mungkin untuk mencari apa penulis mungkin berarti, tapi kesalahan masih
mengirimkan pesan yang salah.
Kebanyakan penulis membuat sejumlah kecil kesalahan tata bahasaberkali-kali. Sebagian
besar pembaca sangat peduli tentang hanya beberapa poin tata bahasa. Melacak umpan balik
yang Anda dapatkan (Dari instruktur Anda sekarang, dari supervisor Anda nanti) dan
menempatkan energi Anda ke dalam mengoreksi kesalahan yang mengganggu orang-orang yang
membaca apa yang Anda tulis.
XV.
1. Gunakan kata-kata yang akurat, tepat, dan akrab. Kata akurat berarti apa yang ingin Anda
katakan. Kata yang tepat menyampaikan sikap Anda inginkan dan cocok dengan kata lain
dalam dokumen Anda. Kata akrab mudah untuk membaca dan memahami.
2. Gunakan teknis jargon hanya jika itu adalah penting dan diketahui pembaca.
Menghilangkan jargon bisnis.
Menggunakan kata yang tepat adalah bagian dari cara Anda memperlihatkan bahwa Anda
adalah bagian dari komunitas wacana. Menggunakan kata-kata sederhana adalah bagian dari cara
Anda menciptakan citra ramah diri sendiri dan organisasi Anda. Menggunakan kata-kata yang
bagian dari standar diedit Inggris membantu Anda membangun kredibilitas dan menunjukkan
profesionalisme Anda. Menggunakan kata yang tepat membantu Anda membentuk respon
penonton apa yang Anda katakan. Konotasi berarti pewarna emosional atau asosiasi yang
menemani kata. Banyak kata kata yang memiliki konotasi persetujuan atau ketidaksetujuan, jijik
atau menyenangkan.
Umumnya, kata-kata pendek yang lebih baik. Tapi menggunakan kata kata yang panjang
ketika :
1. Kata yang menjelaskan dan mengekspresikan apa yang Anda ucapkan.
2. Lebih dapat dimengerti daripada kata kata yang singkat.
3. Konotasinya lebih tepat.
4. Masyarakat atau orang yang mendegarkan sudah terbiasa dengan itu.
XVI. REVISING SENTENCES AND PARAGRAPHS
Kebanyakan orang memiliki beberapa gaya bicara, yang mereka bervariasi secara
naluriah tergantung pada penonton. penulis yang baik memiliki beberapa gaya, juga. Sebuah
memo untuk bos Anda mengeluh tentang penundaan dari pemasok bersifat informal, bahkan
mungkin cerewet; surat ke pemasok menuntut layanan yang lebih baik akan lebih formal.
Menjaga hal berikut dalam pikiran ketika Anda memilih tingkat formalitas untuk dokumen
tertentu:
Gunakan kata-kata yang ramah dan bersahabat saat berbicara dengan orang lain.
Hindari penyimpangan tata bahasa meskipun sedikit dalam dokumen orang yang tidak
Anda ketahui.
Perhatikan gaya menulis saat Anda mengirim pesan seperti Email kepada orang lain,
menulis kata- kata yang kurang nyaman untuk menyampaikan berita kurang baik.
15
Gunakan kata-kata yang terpilih untuk digunakan. Melihat dari situasi dan kondisi yang
dapat diterima oleh pembacanya.
Menulis adalah suatu ide yang dapat diekspresikan dengan kata-kata yang lebih sedikit.
Dan tidak perlu banyak waktu untuk ditulis, yang membosankan pembaca Anda, dan membuat
makna yang anda sampaikan sulit dimengerti, karena pembaca harus mncoba memahami semua
kata-kata tambahan yang Anda tulis. Tulisan yang baik adalah jelas, menulis dengan jelas yang
dikemas dengan ide untuk lebih dipahami oleh pembacanya. Kadang-kadang Anda mungkin
dapat melihat rancangan dan melihat langsung bagaimana kejelasannya. Ketika kata-kata tidak
jelas, cobalah strategi berikut untuk tulisan Anda.
a. Menghilangkan kata-kata yang tidak bermakna.
b. Gunakan gerund (bentuk -ing dari kata kerja) dan infinitif (untuk membentuk kata kerja)
untuk membuat kalimat pendek dan halus.
c. Menggabungkan kalimat untuk menghilangkan kata-kata yang tidak perlu.
d. Menempatkan makna kalimat Anda ke subjek dan kata kerja untuk memotong jumlah
kata-kata.
XVII. LISTENING
Mendengarkan adalah bentuk komunikasi kita berlatih paling sering. Namun karena kita
jarang memiliki pelatihan formal di dalamnya, mungkin salah satu yang kita lakukan paling
buruk. Mendengarkan adalah lebih penting pada pekerjaan daripada dikelas, tetapi juga mungkin
lebih sulit. Pendengar yang baik memperhatikan, fokus pada pembicara lain dengan cara yang
lebih baik, menghindari membuat asumsi, dan mendengarkan untuk merasakan dengan fakta
yang ada
Beberapa kesalahan mendengarkan terjadi karena pemanas tidak membayar perhatian
yang cukup untuk titik kunci. Setelah pertemuan dengan klien, konsultan menunggu klien untuk
mengirimkan informasi lebih lanjut bahwa dia akan gunakan untuk menyusun proposal resmi
untuk melakukan pekerjaan untuk klien. Ternyata klien pikir berikutnya Langkah itu hingga
konsultan. Konsultan dan klien telah bertemu bersama-sama, tapi mereka tidak ingat fakta yang
sama. Untuk menghindari mendengarkan kesalahan yang disebabkan oleh kurangnya perhatian,
Sebelum pertemuan, mengantisipasi jawaban yang Anda butuhkan untuk mendapatkan.
Membuat mental atau Daftar kertas pertanyaan Anda. Kapan proyek karena? Sumber daya apa
yang Anda memiliki? Apa adalah aspek yang paling penting dari proyek ini dari orang lain itu
16
Anda.
Pada akhir pembicaraan, memeriksa pemahaman Anda dengan yang lain orang. Terutama
mendengar dan mengerti pembicara dengan memberi makan kembali baik arti harfiah atau isi
emosional atau keduanya. Untuk melakukan hal ini, pendengar bisa :
Parafrase konten.
Bercermin dengan perasaan dengan menjadi pedengar.
Nyatakan perasaan Anda sendiri.
Mintalah informasi atau klarifikasi.
Tawarkan untuk membantu memecahkan masalah.
XVIII. WORKING AND WRITING IN TEAMS
Teamwork sangat penting untuk keberhasilan dalam suatu organisasi. Beberapa tim
menghasilkan produk, memberikan layanan, atau solusi untuk masalah. tim-mungkin lainnya
selain menyediakan layanan atau merekomendasikan solusi-juga menghasilkan dokumen.
Komunikasi interpersonal adalah komunikasi antara orang-orang. keterampilan interpersonal dan
menangani konflik yang digunakan dalam satu-satu percakapan, dalam kelompok pemecahan
masalah, dan dalam kelompok menulis. keterampilan ini akan membuat Anda lebih sukses pada
17
pekerjaan, dalam kelompok-kelompok sosial, dan dalam pelayanan masyarakat dan pekerjaan
sukarela. Dalam kelompok menulis, hati-hati memperhatikan kedua proses kelompok dan proses
penulisan meningkatkan baik produk akhir dan kepuasan anggota dengan kelompok.
XIX. PLANNING, CONDUCTING, AND RECORDING MEETINGS
Agenda yang baik menunjukkan :
keputusan.
Siapa yang mensponsori atau memperkenalkan setiap item.
Berapa banyak waktu yang dialokasikan untuk setiap item.
Untuk membuat pertemuan lebih efektif :
Negara tujuan dari pertemuan di awal.
Mendistribusikan agenda yang menunjukkan apakah setiap item informasi, untuk diskusi,
atau untuk keputusan, dan berapa lama masing-masing diharapkan untuk mengambil.
Memungkinkan cukup waktu untuk membahas isu-isu kontroversial.
Perhatikan orang dan proses serta ke tugas di tangan.
Jika Anda tidak mengambil orang formal, meringkas konsensus kelompok setelah setiap
titik. Pada akhir pertemuan, merangkum semua keputusan dan mengingatkan kelompok yang
bertanggung jawab untuk melaksanakan ataumenindaklanjuti setiap item. Agenda standar proses
tujuh langkah untuk memecahkan masalah. Dalam perencanaan brainstorm kelompok ide ide.
Dari masing-masing individu imbuhan perekat titik oleh poin atau proposal yang paling ia
peduli.
Menit harus mencatat
Keputusan tercapai.
item Action, di mana seseorang perlu menerapkan atau menindaklanjuti sesuatu.
Membuka isu-isu yang diangkat tetapi tidak diselesaikan.
XX.
melibatkan mengembangkan strategi yang cocok audiens Anda dan tujuan, memiliki konten yang
baik, dan mengatur materi secara efektif. Itu Pilihan yang Anda buat di masing-masing daerah
dipengaruhi oleh tujuan Anda, penonton, dan situasi. Memberikan presentasi dalam banyak hal
18
sangat mirip dengan menulis pesan. Modul-modul lain ini Buku-on menganalisis audiens Anda,
menggunakan Anda-sikap dan penekanan positif, mengembangkan manfaat reader, merancang
slide, mengatasi keberatan, melakukan penelitian, dan menganalisa data-tetap relevan sebagai
Anda berencana presentasi lisan.
Presentasi lisan memiliki tiga tujuan dasar yang sama yang ditulis dokumen memiliki:
untuk menginformasikan, untuk membujuk, dan membangun goodwill. pesan ditulis
seperti,kebanyakan presentasi lisan memiliki lebih dari satu tujuan. presentasi informatif
menginformasikan atau mengajar penonton. sesi pelatihan dalam organisasi terutama informatif.
tujuan sekunder mungkin untuk membujuk karyawan baru untuk mengikuti prosedur organisasi,
daripada melakukan sesuatu cara mereka sendiri, dan untuk membantu mereka menghargai
budaya organisasi.
Presentasi persuasif memotivasi penonton untuk bertindak atau untuk percaya. Memberi
informasi dan bukti merupakan cara penting persuasi. cerita, visual, dan pengungkapan diri juga
efektif. Selain itu, pembicara harus membangun goodwill dengan tampil menjadi kredibel dan
bersimpati kepada penonton kebutuhan. Tujuan di banyak presentasi adalah suara yang
menguntungkan atau keputusan. Sebagai contoh, speaker membuat presentasi bisnis dapat
mencoba untuk membujuk penonton untuk menyetujui proposal mereka, untuk mengadopsi ideide mereka, atau untuk membeli merekaproduk. Kadang-kadang tujuannya adalah untuk
mengubah perilaku atau sikap atau untuk memperkuat sikap yang ada. Misalnya, seorang
pembicara pada pertemuan pekerja pabrik mungkin menekankan pentingnya mengikuti prosedur
keselamatan. Seorang pembicara di sebuah gereja rapat dapat berbicara tentang masalah
tunawisma di masyarakat dan mencoba untuk membangun dukungan untuk tempat penampungan
masyarakat untuk tunawisma.
Presentasi Goodwill menghibur dan memvalidasi penonton. Dalam pidato acara makan
malam resmi, penonton ingin dihibur. Presentasi di penjualan pertemuan dapat dirancang stroke
ego penonton dan untuk memvalidasi merekakomitmen untuk tujuan organisasi.
Gunakan panduan ini untuk membuat dan menampilkan visual untuk presentasi:
-
Membuat hanya satu titik dengan masing-masing visual. Mematahkan titik yang rumit ke
Jangan menempatkan visual Anda sampai Anda siap untuk berbicara tentang hal itu.
Biarkan sampai Titik berikutnya; tidak mengubah proyektor atau overhead off.
Skema Gunakan animasi seperti memudar, membesarkan, dan tisu untuk mengontrol
informasi ditampilkan dengan cara yang mendukung poin utama. Sebagai contoh, dalam
presentasi penjualan untuk Portola Packaging, grafik batang yang menunjukkan
penjualan. Pertumbuhan dirancang untuk menyoroti kinerja yang kuat perusahaan. Statis
tampak bar digantikan dengan naik-miring panah diambil dari tingkat penjualan awal ke
yang baru, tingkat yang lebih tinggi. presenter mengklik tikus sekali untuk menampilkan
judul grafik dan label; dengan mouse kedua klik, panah mengusap ke atas, menekankan
pola pertumbuhan.
XXI. PROPOSALS AND PROGRAM REPORTS
Sebuah proposal untuk laporan mahasiswa biasanya memiliki bagian berikut:
1. Pada paragraf pertama Anda (pos), meringkas dalam dua kalimat atau topik dan tujuan
dari laporan Anda.
2. Masalah. masalah organisasi apa yang ada? Apa yang salah? Mengapa itu perlu
dipecahkan? Apakah ada sejarah atau latar belakang yang relevan?
3. Kelayakan. Apakah Anda yakin bahwa solusi dapat ditemukan dalam waktu yang
tersedia? Bagaimana Anda tahu?
4. Audience. Yang dalam organisasi akan memiliki kekuatan untuk menerapkan
rekomendasi Anda? Apa yang khalayak sekunder mungkin akan diminta untuk
mengevaluasi laporan Anda? pemirsa apa yang akan terpengaruh oleh rekomendasi
Anda? Akan ada yang berfungsi sebagai penjaga pintu, menentukan apakah laporan Anda
dikirim ke pengambil keputusan? Apa penonton pengawas mungkin membaca laporan?
Untuk setiap pemirsa ini dan untuk penonton awal Anda (Anda instruktur), memberikan
nama orang, jabatan dan alamat bisnis dan jawabannya
pertanyaan-pertanyaan berikut:
a) Apa perhatian utama penonton atau prioritas?
b) Apa yang akan penonton lihat sebagai keuntungan dari proposal Anda? Apa yang
keberatan, jika ada, pembaca cenderung memiliki?
c) Bagaimana tertarik adalah penonton di topik laporan Anda?
d) Berapa penonton tahu tentang topik laporan Anda?
Daftar istilah, konsep, persamaan atau asumsi bahwa satu atau lebih dari Anda
pemirsa mungkin perlu menjelaskan. Secara singkat mengidentifikasi cara di mana Anda
pemirsa dapat mempengaruhi isi, organisasi, atau gaya laporan.
20
5.
Topik untuk Selidiki. Daftar pertanyaan dan subquestions Anda akan menjawab dalam
laporan Anda, topik atau konsep Anda akan menjelaskan, aspek dari Masalah Anda akan
membahas. Menunjukkan seberapa dalam Anda akan memeriksa masing-masing aspek
Anda berencana untuk mengobati. Jelaskan alasan Anda untuk memilih untuk membahas
21
DAFTAR PUSTAKA
Bussiness Communication : Building Critical Skills, by Kitty O., Locker & Stephen Kyo
Kaczmarek (2004) Mc Graw-Hill Companies Inc, New York, Amerika (KS)
Communication for Bussiness : a practical approach. Pearson Education Limited, Edinburgh
Gate, Harlow Essex CM20 2JE, England (ST) by Shirley Taylor (1999)
22