LECTURE NOTES

COMM6263
Business Communication

Week 6
Working and Writing in Teams &
Planning, Conducting, and
Recording Meetings

COMM6263 – Business Communication-R1

 LEARNING OUTCOMES

1. Peserta diharapkan mampu mengidentifikasikan jenis-jenis pesan untuk menjadi perhatian

kelompok. (LO1)

2. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi kepemimpinan dan pemecahan masalah

dalam penulisan berkelompok. (LO3)

3. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi yang tepat mulai dari perencanaan rapat
sampai pengambilan keputusan. (LO3)

4. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi networking dalam bisnis. (LO3)

5. Peserta diharapkan mampu membuat notulensi rapat. (LO2)

6. Peserta diharapkan mampu membandingkan dan membedakan teknik-teknik yang

digunakan dalam rapat virtual dan langsung face-to-face. (LO2)

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

1. Jenis-jenis pesan dalam kelompok

2. Peran individu dalam kelompok

3. Strategi kepemimpinan dan pemecahan masalah

4. Strategi menulis dalam kelompok

5. Strategi perencanaan rapat

6. Strategi pengambilan keputusan dalam rapat

7. Strategi membangun networking

8. Strategi menjadi peserta rapat yang efektif dan partisipatif

9. Menulis notulensi

10. Rapat virtual

COMM6263 – Business Communication-R1

 ISI MATERI

Working and Writing in Teams

Kerjasama kelompok yang efektif sangat penting bagi kesuksesan suatu organisasi.
Keterampilan komunikasi interpersonal, contohnya mendengarkan dengan baik dan
menyelesaikan masalah, dibutuhkan baik dalam kelompok kerja atau pun kelompok menulis.
Dalam kelompok menulis dibutuhkan perhatian kepada proses kerja dan proses menulis
kelompok yang akan meningkatkan kualitas hasil dan kepuasan anggota kelompok.

Berikut ini adalah beberapa hal yang dapat dipelajari berkaitan dengan bekerja dan
menulis dalam kelompok kerja.

I. Jenis-jenis pesan dalam kelompok

Pesan dalam kelompok dibagi menjadi tiga kategori:
• Pesan berisi informasi, yang berfokus kepada: masalah atau tantangan, data, dan
solusi.
• Pesan berisi prosedur, yang befokus kepada metode dan proses.
• Pesan berisi hubungan interpersonal, yang berfokus kepada anggota kelompok.

Jenis-jenis pesan mendominasi tahapan tertentu dalam kelompok. Pada tahapan

orientasi kelompok saat anggota kelompok bertemu dan menjelaskan tugasnya, kelompok
membutuhkan pesan interpersonal dan prosedur untuk bisa mulai menjalin hubungan baik dan
mengetahui aturan dna cara kerja yang berlaku dalam kelompok.

Ketika konflik mulai muncul pada tahapan pembentukan struktur kelompok, misalnya
memilih pemimpin kelompok dan peran anggota kelompok. Pesan prosedur yang jelas sangat
dibutuhkan agar setiap anggota kelompok memahami peran masing-masing. Pesan
interpersonal dibutuhkan untuk menyelesaikan konflik yang terjadi.

Tahapan koordinasi kelompok adalah tahapan yang paling panjang untuk dilalui. Pada
tahapan ini alur pesan informasi yang baik menjadi sangat penting. Pesan interpersonal juga
dibutuhkan dalam menyelesaikan perbedaan persepsi dalam menentukan solusi.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Tahapan formalisasi adalah saat kelompok mencapai konsensus. Pada tahapan ini
kelompok beralih dari konflik yang terjadi pada saat menentukan solusi dan menyepakati
keputusan kelompok untuk diimplementasikan.

II. Peran individu dalam kelompok

Setiap orang di dalam organisasi memiliki peran masing-masing sesuai tugas dan
tanggung jawabnya. Tiap anggota organisasi memiliki peran lebih dari satu, dan dalam keadaan
demikian bisa menimbulkan konflik peran. Peran yang dimiliki oleh setiap anggota organisasi
bisa merupakan peran positif tetapi bisa juga memiliki peran negatif.

Peran-peran positif dan tindakan yang mendukung kinerja kelompok untuk mencapai
tujuannya, dan peran-peran positif tersebut meliputi:

• Pencarian informasi dan pendapat.

• Pemberian informasi dan pendapat
• Meringkas.
• Mengevalusi.
• Pengkoordinasian.

Berikutnya adalah peran positif dan tindakan yang membantu kelompok untuk
membangun loyalitas, menyelesaikan konflik, dan melancarkan fungsi yang meliputi:

• Mendorong partisipasi.
• Menghilangkan tekanan
• Pengevaluasian perasaan.
• Menyelesaikan masalah antar pribadi.
• Mendengarkan secara aktif.

Selain peran-peran positif tersebut, ternyata terdapat juga peran negatif dan tindakan
yang dapat melukai hasil dan proses kelompok yang meliputi:

• Pemblokiran. Ketidaksetujuan dengan segala sesuatu yang diusulkan.

COMM6263 – Business Communication-R1

 • Pendominasian. Mencoba menguasai pembicaraan dan bersikeras pada caranya
sendiri.
• Sebagai ‘badut’. Membuat lelucon yang tidak produktif dan mengalihkan kelompok
dari tugas.
• Penarikan diri. Berdiam diri dalam pertemuan, tidak berkontribusi, tidak membantu
dalam kerja kelompok, dan tidak menghadiri pertemuan.

III. Kepemimpinan dan penyelesaian masalah dalam kelompok

Di dalam tiap kelompok yang dibentuk oleh suatu organisasi, terdapat pemimpin yang
bertanggung jawab untuk mengendalikan kinerja kelompok untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Efektifitas keseimbangan dalam kelompok memiliki tiga jenis kepemimpinan yang
memiliki persamaan dengan tiga dimensi kelompok, yaitu:

• Pemimpin informasional untuk menghasilkan dan mengevaluasi ide-ide dan pesan

teks.
• Pemimpin antar pibadi untuk memonitor proses kelompok, mengevaluasi perasaan
orang dan menyelesaikan konflik.
• Pemimpin procedural untuk menyusun agenda, meyakinkan bahwa setiap orang
mengetahui apa tugas-tugas dalam pertemuan berikutnya, dan
mengkomunikasikannya.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Dari suatu studi yang dilakukan terhadap enam kelompok mahasiswa diperoleh hasil
yang sangat menarik. Di bawah ini ditampilkan perbedaan antara kelompok mahasiswa yang
berhasil dan kelompok mahasiswa yang kurang berhasil.

Kelompok mahasiswa yang berhasil Kelompok mahasiswa yang kurang berhasil

Pemimpin menentukan tenggat waktu Anggota bertanya kepada pemimpin tentang apa
dengan jelas, menjadwalkan pertemuan, yang harus dikerjakan. Mereka jarang bertemu,
dan berurusan langsung dengan konflik dan mencoba berpura-pura bahwa konflik tidak
yang muncul di dalam kelompok. ada.

Kelompok mendengar kritikan dan Sebuah sub kelompok membuat keputusan dan
membuat keputusan penting secara mengatakan kepada anggota apa yang telah
bersama-sama. Sebagai hasilnya setiap diputuskan.
orang di dalam kelompok dapat
mengartikulasikan tujuan kelompok.

Kelompok yang berhasil memiliki proporsi
yang lebih tinggi dari anggota yang bekerja
aktif pada proyek. Bahkan menemukan
cara untuk memberdayakan anggota yang
tidak suka bekerja dalam kelompok.
Kelompok yang kurang berhasil memiliki
persentase yang lebih kecil dari anggota aktif dan
masing-masing memiliki beberapa anggota yang
melakukan kegiatan sangat sedikit pada proyek
akhir.

Terkadang ketika suatu kelompok telah dibentuk, tidak ada seorang pun yang bersedia
menjadi pemimpin, dengan berbagai alasan, misalnya takut dicap sebagai pimimpin yang
otoriter, sombong dan sebagainya. Menjadi pemimpin dalam kelompok adalah suatu tugas
menarik yang penuh tantangan, dan tidak perlu menyombongkan diri. Berikut ini disampaikan
beberapa hal bagaimana seseorang bisa menjadi pemimpin dari suatu kelompok dengan cara
yang benar:

Tersenyum

Upayakan untuk selalu dekat dengan anggota kelompok secara personal, diskusikanlah hal
yang menarik tentang tugas-tugas yang mereka harapkan.

Saling berbagi

Katakanlah kepada anggota organisasi tentang gaya dan kewajiban Anda sendiri dan mintalah
anggota yang lain untuk sharing tentang gaya dan kewajiban mereka. Secara cerdas mintalah

COMM6263 – Business Communication-R1

mereka untuk memerankan kekuatan mereka dan merencanakan strategi untuk mengatasi
perbedaan. Semakin cepat diketahui perbedaan itu akan semakin mudah diselesaikan.

Memberikan saran

Ajaklah setiap anggota untuk memberikan saran atau masukan tentang kegiatan kegiatan yang
akan dilaksanakan.

Berpikir

Perhatikan sasaran yang telah ditetapkan dan berpikirlah bagaimana menentukan langkah-
langkah untuk mencapai tujuan tersebut dengan pembagian tugas yang jelas.

Sukarela

Ajaklah setiap anggota untuk secara sukarela mengumpulkan data yang dibutuhkan dalam
mempersiapkan suatu presentasi, menyiapkan Power Point dan lain-lain.

Bertanya

Libatkan anggota dalam kegiatan diskusi membahas tentang pengetahuan mereka, hal-hal yang
menarik buat anggota, dan ketrampilan anggota yang dapat disumbangkan untuk kepentingan
kelompok.

Ketika dua orang atau lebih bergabung dalam suatu kelompok, maka kemungkinan
munculnya konflik itu tidak dapat dihindari, dan konflik tersebut harus ditangani dengan cepat
untuk mencegah pelemahan kinerja kelompok.

Di sini disampaikan beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi konflik di
dalam kelompok yang meliputi:

• Sejak awal buatlah pertanggungjawaban dan aturan-aturan dasar dengan sejelas-

jelasnya yang dipahami oleh seluruh anggota kelompok.
• Diskusikanlah masalah yang muncul, dan jangan dibiarkan masalah itu berlarut-
larut sehingga merusak keharmonisan kelompok.
• Sadari bahwa anggota kelompok tidak bertanggung jawab untuk setiap kebahagiaan
yang lain.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Langkah-langkah untuk menyelesaikan konflik:

• Memastikan bahwa orang yang terlibat benar-benar tidak setuju.

• Periksalah untuk melihat bahwa informasi setiap orang adalah benar
• Temukan kebutuhan setiap orang adalah mencoba untuk bertemu.
• Carilah beberapa alternatif.

Secara khusus sebuah konflik itu sangat sulit untuk diselesaikan jika seseorang
melakukan kritikan atau melakukan serangan langsung. Apabila seseorang mendapat kritikan,
secara alamiah akan bereaksi dengan bertahan atau mungkin akan melakukan serangan balik.
Meskipun demikian ketika di dalam kelompok itu muncul suatu kritikan sebaiknya ditangapi
dengan maksud positif.

Berikut ini adalah cara yang dapat ditempuh untuk menanggapi suatu kritikan yang
muncul, yaitu:

a) melakukan parafrase (paraphrase).

Parafrase adalah suatu tindakan dengan mengulang menggunakan kata-kata sendiri isi
dari pesan yang mengkritik. Tujuan dari parafrasa ini adalah: i) untuk meyakinkan bahwa Anda
telah mendengar sendiri kritikan itu secara akurat; ii) untuk memperkirakan pernyataan dalam
kritikan yang dia maksudkan kepada Anda; dan iii) untuk mengomunikasikan perasaan bahwa
Anda mengambil kritikan dan perasaannya itu dengan serius.

b) melakukan pengecekan perasaan (Checking for feelings).

Jika Anda mengevaluasi perasaan dari pengkritik, Anda mengidentifikasi emosi-emosi

bahwa pengkritik itu rupanya mengekspresikan secara verbal atau non-verbal. Tujuan dari
pengevaluasian untuk perasaan adalah untuk mengerti: i) emosi dari pengkritik; ii) pentingnya
suatu kritikan untuk pengkritik; dan iii) ide-ide yang tidak terucapkan dan perasaan yang
mungkin secara aktual lebih penting dari pada kritikan yang diucapkan.

Jika Anda memeriksa kesimpulan, Anda mengintropeksi dari kritikan, Anda

mengidentifikasi maksud secara tidak langsung dari isi verbal dan nonverbal dari kritikan,
mengambil pernyataan untuk sebuah langkah berikutnya dari pada kata-kata pengkritik untuk
mencoba mengerti mengapa pengkritik terganggu oleh tindakan atau sikap dalam diskusi.

COMM6263 – Business Communication-R1

Tujuan dari pemeriksaan kesimpulan adalah: i) mengidentifikasi masalah yang nyata; dan ii)
mengomunikasikan perasaan bahwa Anda peduli tentang penyelesaian konflik.

Mengulur waktu adalah penggunaan strategi untuk menangani kritikan yang sungguh
menyengat. Jika Anda mengulur waktu dengan persetujuan terbatas, Anda menghindari
peningkatan konflik. You-attitude dalam menyelesaikan konflik. You-attitude berarti melihat
sesuatu dari sudut pandang audiens, dan melindungi ego audiens.

IV. Strategi menulis dalam kelompok

Sebagaimana dijelaskan di bagian depan bahwa keberadaan suatu kelompok itu sangat
dibutuhkan dalam meningkatkan kinerja organisasi, termasuk dalam hal ini dalam pembuatan
pesan-pesan bisnis atau pembuatan dokumen.

Penyelesaian pembuatan dokumen oleh kelompok itu dimungkinkan karena alasan-

alasan sebagai berikut:

• Tugas-tugas itu terlalu banyak atau waktu itu sangat pendek untuk setiap individu
dalam mengerjakan semua pekerjaan.
• Tidak seorang pun memiliki pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengerjakan
tugas.
• Sebuah kelompok yang mewakili persepsi yang berbeda harus mencapai sebuah
konsesus.
• Taruhannya untuk tugas yang begitu tinggi sehingga organisasi ingin upaya terbaik
dari orang sebanyak mungkin; tidak ada satu orang yang menginginkan tanggung
jawab atas keberhasilan atau kegagalan dokumen.

1) Perencanaan kerja dan dokumen

Bekerjasama dalam penulisan akan sangat berhasil jika kelompok dapat

mengartikulasikan pengertian dari tujuan dokumen dan audiens, dan secara jelas
mendiskusikan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. Jika Anda merencanakan sebuah
kerjasama dalam menulis proyek:

COMM6263 – Business Communication-R1

 • Buatlah analisis Anda terhadap masalah, audiens dan tujuan Anda secara jelas
sehingga Anda mengetahui di mana Anda setuju dan di mana Anda tidak setuju.
• Rencanakan pengorganisasian, format dan gaya dari dokumen sebelum seseorang
memulai menulis untuk membuat lebih mudah untuk mencampur bagian-bagian
tertulis oleh penulis yang berbeda.
• Pertimbangkan gaya kerja Anda dan komitmen yang lain.
• Ciptakanlah beberapa waktu luang ke dalam tenggat waktu Anda.

2) Menyusun konsep

Kebanyakan penulis mendapati bahwa menyusun sendirian lebih cepat dibanding

menyusun di dalam kelompok. Akan tetapi konsep secara bersama bisa mengurangi waktu
untuk merevisi di kemudian hari, karena kelompok memeriksa setiap pilihan yang dibuat.

Jika Anda membuat konsep secara bersama-sama untuk menulis proyek:

• Gunakanlah pengolah kata untuk mempermudah menghasilkan banyak konsep

penting di dalam dokumen kerjasama.
• Jika kualitas dari penulisan penting sekali, berikanlah penulis terbaik membuat
konsep dokumen setelah setiap orang mengumpulkan informasi yang penting.

3) Merevisi dokumen

Melakukan revisi sebuah dokumen kerjasama membutuhkan perhatian pada isi,

pengorganisasian dan gaya. Berikut ini adalah panduan untuk membuat proses revisi lebih
efektif:

• Evaluasi isi dan diskusikan dokumen secara kelompok.

• Kenalilah bahwa orang yang berbeda memiliki gaya penulisan yang berbeda.
• Jika kelompok merasa puas dengan isi dokumen, satu orang – mungkin penulis
terbaik – akan membuat setiap perubahan penting untuk membuat gaya penulisan
selalu konsisten.

COMM6263 – Business Communication-R1

 4) Penyuntingan dan pemeriksaan dokumen

Meskipun dokumen kerjasama itu dibuat oleh kelompok, namun tetap diperlukan untuk
melakukan penyuntingan dan pemeriksaan, dengan memerhatikan hal-hal sebagai berikut:

• Biarkan paling tidak seorang memeriksa seluruh dokumen yang meliputi kebenaran
di dalam gramatika, mekanik, dan pengejaan dan untuk konsistensi bahwa elemen,
nama-nama dan nomor-nomor sudah ditangani.
• Jika mungkin gunakan spell checker untuk memeriksa seluruh dokumen.
• Meskipun Anda menggunakan spell checker dengan komputer, setidaknya
dibutuhkan manusia juga untuk memeriksa dokumen.

4) Membuat kelompok memproses pekerjaan

Jika anda menciptakan sebuah dokumen dengan penulis bersama:

• Biarkan diri Anda sendiri waktu yang banyak untuk mendiskusikan masalah dan
menemukan solusinya.
• Ambillah waktu untuk mengetahui anggota kelompok dan membangun loyalitas
kelompok.
• Jadilah sebuah kelompok yang bertanggung jawab.
• Sadarilah bahwa orang itu memiliki cara berbeda dari realitas pengalaman dan
mengekspresikan diri mereka sendiri.
• Karena percakapan adalah lebih bebas dari pada penulisan, orang di dalam
kelompok dapat berpikir setuju jika mereka tidak setuju. Jangan beranggapan
bahwa bahwa karena diskusi berjalan mulus, sebuah konsep yang ditulis oleh
seorang individu akan bisa diterima.

Planning, Conducting, and Recording Meeting

Setiap bisnis pasti memiliki tujuan bisnis, dan agar pencapaian tujuan bisnis dapat
dikoordinasi oleh seorang manajer, maka manajer akan menetapkan jadwal secara berkala
untuk melakukan pertemuan dengan manajer yang ada di bawahnya dan atau bersama dengan
karyawan.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Berbagai macam bentuk organisasi yang meliputi organisasi bisnis yang berorientasi
laba, organisasi yang tidak mencari atau mengejar laba dan juga organisasi pemerintahan
membutuhkan pertemuan-pertemuan dalam rangka mencapai tujuan organisasi mereka.
Berkaitan dengan berbagai bentuk organisasi tersebut, maka dikenal berbagai macam
pertemuan, seperti:

a. Pertemuan parlementaria

Pertemuan macam ini dijalankan untuk membuat undang-undang di suatu negara yang
dijalankan dengan menggunakan aturan-aturan yang ketat, untuk melakukan dengar pendapat
dengan mitra kerja dari pemerintahan, dan lain-lain.

b. Pertemuan staf secara reguler

Pertemuan macam ini dilakukan antara pimpinan organisasi dengan staf untuk
menyampaikan kebijakan baru organisasi atau perusahaan, rencana pengembangan produk-
produk baru, rencana perluasan pasar, untuk memotivasi karyawan dan lain-lain.

c. Pertemuan kelompok

Banyak organisasi yang melakukan pemberdayaan karyawan dengan membentuk

kelompok atau tim-tim kerja. Dalam keadaan seperti ini sudah pasti kelompok atau tim-tim
kerja tersebut perlu mengadakan pertemuan untuk melakukan brainstorming, mencari cara-
cara untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi, membahas tentang kualitas produk,
melayani keluhan pelanggan dan lain-lain.

d. Pertemuan satu lawan satu

Pertemuan macam ini sering dilakukan oleh para manajer yang menggunakan
pendekatan “Management by walking around” untuk mencari masukan dari staf. Dengan cara
seperti ini manajer bisa berbicara langsung dengan bawahan, masaah-masalah yang dihadapi
oleh bawahan dalam menjalankan tugas, dan lain-lain.

Berikut adalah beberapa sub modul yang berkaitan dengan merencanakan, menjalankan
dan mencatat sebuah pertemuan.

I. Strategi perencanaan rapat

Sebelum pertemuan diadakan sebaiknya dibuat suatu perencanaan agar pertemuannya

dapat berjalan dengan efektif. Setidaknya pertemuan itu memiliki enam 6 tujuan, yaitu:

1) Berbagi informasi
2) Mendiskusikan ide-ide
3) Mengevaluasi ide-ide

COMM6263 – Business Communication-R1

 4) Membuat keputusan
5) Menciptakan dokumen
6) Memotivasi anggota

Sebaiknya pertemuan itu diberitahukan kepada peserta rapat beberapa hari sebelumnya
dengan agenda yang jelas. Tetapi di awal pertemuan itu sebelum rapat dimulai, kepada peserta
ditawarkan agenda yang telah disiapkan dan diberikan kesempatan untuk memberikan
masukan tentang agenda rapat tersebut.

Sebuah agenda rapat yang baik itu meliputi:

1) Waktu dan tempat pertemuan

2) Adakah setiap item yang dipresentasikan untuk informasi, untuk diskusi atau
pengambilan keputusan
3) Siapa yang menjelaskan setiap item
4) Berapa waktu yang dialokasikan untuk membahas setiap item.

Pemimpin memiliki tanggung jawab untuk mengendalikan agar pertemuan itu dapat
berjalan secara efektif, sesuai agenda yang telah disepakati. Oleh karena itu pemimpin dapat
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Jika banyak peserta rapat merupakan orang-orang baru dalam kelompok,

buatlah aturan secara jelas
b. Perkenalkan setiap orang yang mengemukakan setiap isu, ketahuilah setiap
orang yang ingin berbicara dan ingatkan kelompok tentang perkembangan yang
telah dicapai.
c. Siapkanlah ringkasan suatu isu bila isu itu sangat kompleks untuk
memperlancar diskusi.
d. Jika isu diperdebatkan, mintalah pembicara itu dan juga terhadap sebuah
alternatif rekomendasi. Jika tidak ada satu pu yang tetap di satu sisi, kemudian
pertemuan dapat dihentikan.
e. Berikan perhatian pada orang dan proses sebagaimana pada tugas. Di dalam
kelompok kecil ajaklah setiap orang untuk berpartisipasi.
f. Jika konflik tampaknya keluar dalam penanganan, fokuslah pada cara-cara
kelompok bisa menangani konflk.
g. Jika kelompok tidak memilih secara formal, ringkaslah kesepakatan kelompok
sehingga setiap orang mengetahui keputusan yang telah diambil dan siapa yang
bertanggung jawab untuk melaksanakan atau menindaklanjuti.

COMM6263 – Business Communication-R1

 II. Strategi pengambilan keputusan dalam rapat

Setiap ada pertemuan atau rapat akan selalu diakhiri dengan membuat kesimpulan atau
membuat keputusan hasil rapat. Berikut ini disampaikan tujuh langkah dalam proses
pemecahan masalah dalam pengambilan keputusan:

a. Identifikasi sumber-sumber yang tersedia.

b. Identifikasi masalah, apa yang salah dan pertanyaan-pertanyaan yang coba
dijawab oleh kelompok.
c. Kumpulkan informasi, saling tukar informasi dengan semua anggota kelompok,
dan ujilah dengan kritis.
d. Buatlah kriteria yang relevan.
e. Kemukakan alternatif solusinya.
f. Ujilah alternatif solusi yang ditemukan terhadap kriteria.
g. Pilihlah alternatif yang terbaik.

III. Strategi membangun networking

Bisnis banyak berhubungan dengan organisasi lain, atau dengan orang-orang, baik yang
berada di dalam organisasi itu sendiri maupun dengan orang-orang di luar organisasinya. Agar
bisnis tetap hidup dapat tumbuh dan berkembang, maka penciptaan suatu jaringan dengan
pihak-pihak yang berkaitan dengan bisnis perlu dipertahankan, diperluas dan dipelihara dengan
serius.

Universitas Purdue memberikan tip bagaimana membangun jaringan ini sebagai

berikut:

• Selalu siap. Tentukan apa yang anda butuhkan dan apa yang diselesaikan
melalui jaringan.
• Tentukan target. Identifikasi prospek yang sangat potensial seperti anggota
keluarga, teman, kolega, tetangga, kawan sekelas, alumni, bos, teman kerja dan
asosiasi masyarakat.
• Jadilah profesional. Bertindaklah sesuai kompetensi yang Anda miliki secara
profesional.
• Jadilah sabar. Dalam membina suatu jaringan diperlukan ada sifat sabar yang
dilakukan dengan tulus.
• Fokus pada kualitas dan bukan pada kuantitas. Dalam hal ini ingatlah akan
pepatah ini: “diam adalah emas / silent is golden”.
• Jadilah pusat rujukan. Jadilah orang dengan keahlian spesifik agar bisa menjadi
rujukan pertama.

COMM6263 – Business Communication-R1

 • Jadilah pro aktif. Apabila Anda sudah menentukan untuk menciptakan suatu
jaringan, Anda harus selalu bersikap pro aktif.
• Dedikasi pada jaringan. Buatlah jaringan itu menjadi bagian dari karier panjang
masa depan Anda.

IV. Strategi menjadi anggota rapat yang efektif dan partisipatif

Setiap anggota organisasi atau anggota kelompok suatu saat pasti akan mendapat
peluang untuk hadir dalam rapat-rapat. Apabila peluang itu datang kepada Anda, maka
kuncinya Anda harus bersiap diri dan usahakan untuk menjadi peserta yang efektif. Caranya
adalah dengan sediakan waktu untuk mempersilakan rapat, membaca dan memahami bahan
rapat yang telah Anda terima sebelum rapat, dan berpikirlah tentang isu-isu yang akan
diskusikan. Di dalam rapat yang kecil kemungkinan besar Anda akan mendapat banyak
kesempatan untuk berbicara atau menyampaikan pendapat. Tetapi sebaliknya dalam suatu rapat
yang besar dalam artian jumlah pesertanya sangat banyak, kemungkinan Anda hanya
mendapatkan kesempatan berbicara satu kali saja. Manfaatkanlah waktu untuk berbicara
tersebut seefektif mungkin dengan bahan-bahan yang telah Anda siapkan sebelumnya, fokus
pada materi dan berbicara langsung ke intinya.

V. Menulis notulensi

Setelah pertemuan atau rapat selesai, diperlukan adanya laporan pertemuan yang akan
disampaikan kepada peserta pertemuan. Michael Begerman seorang ahli pertemuan
menyarankan tiga jenis informasi yang dapat direkam sebagai laporan pertemuan, adalah
sebagai berikut:

• Keputusan yang dicapai

• Item atau isu tindakan – di mana seseorang membutuhkan untuk menerapkan
atau menindaklanjuti sesuatu
• Isu terbuka – yaitu isu yang muncul/diangkat tetapi tidak diselesaikan.

VI. Rapat Virtual

Pada saat ini teknologi telah sangat berkembang begitu canggih, sehingga banyak
organisasi memanfaatkan kemajuan teknologi untuk kegiatan bisnis mereka termasuk dalam
kegiatan rapat atau pertemuan-pertemuan. Banyak rapat dilakukan di tempat terpisah
menggunakan teknologi canggih seperti video conference, kelompok nominal teknik dan lain-
lain. Namun demikian penggunaan teknologi ini perlu memperhatikan beberapa aspek, agar
dapat berjalan dengan baik.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Seorang ahli komunikasi, Aimee Kratts merekomendasikan beberapa tip untuk
membuat telekonferensi internasional berjalan dengan baik:

• Distribusikan agenda dan bahan pertemuan kepada peserta lebih awal.

• Dorong pembicara untuk menggunakan standar bahasa Inggris yang benar.
• Ajukanlah pertanyaan secara periodik.
• Mintalah kontribusi dari orang orang-orang yang belum berbicara.
• Dengarkanlah ketidaksetujuan.
• Dorong diskusi melalui surat elektronik untuk menindaklanjuti topik yang
dibahas.
• Hubungi peserta secara individual melalui telepon pada hari berikutnya untuk
mengetahui sentuhan emosionalnya.
• Siapkan dan distribusikan laporan rapat secara tertulis.

COMM6263 – Business Communication-R1

 SIMPULAN

Setiap orang di dalam organisasi memiliki peran masing-masing sesuai tugas dan
tanggung jawabnya. Tiap anggota organisasi memiliki peran lebih dari satu, dan dalam keadaan
demikian bisa menimbulkan konflik peran.

Peran-peran positif dan tindakan yang mendukung kinerja kelompok untuk mencapai
tujuannya, dan peran-peran positif tersebut meliputi: pencarian informasi dan pendapat;
pemberian informasi dan pendapat; meringkas; mengevalusi; dan pengoordinasian.

Berikutnya adalah peran positif dan tindakan yang membantu kelompok untuk
membangun loyalitas, menyelesaikan konflik, dan melancarkan fungsi yang meliputi:
mendorong partisipasi; menghilangkan tekanan; pengevaluasian perasaan; menyelesaikan
masalah antar pribadi; dan mendengarkan secara aktif. Selain peran-peran positif tersebut,
ternyata terdapat juga peran negatif dan tindakan yang dapat melukai hasil dan proses
kelompok yang meliputi: pemblokiran; pendominasian; menjadi ‘badut’; dan penarikan diri.

Di dalam tiap kelompok yang dibentuk oleh suatu organisasi, terdapat pemimpin yang
bertanggung jawab untuk mengendalikan kinerja kelompok untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Efektifitas keseimbangan dalam kelompok memiliki tiga jenis kepemimpinan yang
memiliki persamaan dengan tiga dimensi kelompok, yaitu: pemimpin informasional, pemimpin
antar pibadi, dan pemimpin procedural.

Karakteristik kelompok mahasiswa yang berhasil. Dari suatu studi yang dilakukan
terhadap enam kelompok mahasiswa diperoleh hasil yang sangat menarik.

Ketika dua orang atau lebih bergabung dalam suatu kelompok, maka kemungkinan
munculnya konflik itu tidak dapat dihindari, dan konflik tersebut harus ditangani dengan cepat
untuk mencegah pelemahan kinerja kelompok. Di sini disampaikan beberapa cara yang dapat
dilakukan untuk mengurangi konflik di dalam kelomok: sejak awal buatlah
pertanggungjawaban dan aturan-aturan dasar dengan sejelas-jelasnya yang dipahami oleh
seluruh anggota kelompok; diskusikanlah masalah yang muncul, dan jangan dibiarkan masalah
itu berlarut-larut sehingga merusak keharmonisan kelompok; dan sadari bahwa anggota
kelompok tidak bertanggung jawab untuk setiap kebahagiaan yang lain.

Langkah-langkah untuk menyelesaikan konflik: memastikan bahwa orang yang terlibat

benar-benar tidak setuju, periksalah untuk melihat bahwa informasi setiap orang adalah benar,
temukan kebutuhan setiap orang adalah mencoba untuk bertemu, dan carilah beberapa
alternatif.

Secara khusus sebuah konflik itu sangat sulit untuk diselesaikan jika seseorang
melakukan kritikan atau melakukan serangan langsung. Apabila seseorang mendapat kritikan,
secara alamiah akan bereaksi dengan bertahan atau mungkin akan melakukan serangan balik.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Berikut ini adalah cara yang dapat ditempuh untuk menanggapi suatu kritikan yang
muncul, yaitu: parafrasa (paraphrase), yaitu suatu tindakan dengan mengulang menggunakan
kata-kata sendiri isi dari pesan yang mengkritik. Tujuan dari parafrasa ini adalah: i) untuk
meyakinkan bahwa Anda telah mendengar sendiri kritikan itu secara akurat; ii) untuk
memperkirakan pernyataan dalam kritikan yang dia maksudkan kepada Anda; dan iii) untuk
mengomunikasikan perasaan bahwa Anda mengambil kritikan dan perasaannya itu dengan
serius.

Jika Anda mengevaluasi perasaan dari pengkritik, Anda mengidentifikasi emosi-emosi

bahwa pengkritik itu rupanya mengekspresikan secara verbal atau non-verbal. Tujuan dari
pengevaluasian untuk perasaan adalah untuk mengerti: i) emosi dari pengkritik; ii) pentingnya
suatu kritikan untuk pengkritik; dan iii) ide-ide yang tidak terucapkan dan perasaan yang
mungkin secara aktual lebih penting dari pada kritikan yang diucapkan.

Jika Anda memeriksa kesimpulan, Anda menarik dari kritikan, Anda mengidentifikasi
maksud secara tidak langsung dari isi verbal dan non-verbal dari kritikan, mengambil
pernyataan untuk sebuah langkah berikutnya dari pada kata-kata pengkritik untuk mencoba
mengerti mengapa pengkritik terganggu oleh tindakan atau sikap dalam diskusi. Tujuan dari
pemeriksaan kesimpulan adalah: i) mengidentifikasi masalah yang nyata; dan ii)
mengomunikasikan perasaan bahwa Anda peduli tentang penyelesaian konflik.

Mengulur waktu adalah penggunaan strategi untuk menangani kritikan yang sungguh
menyengat. Jika Anda mengulur waktu dengan persetujuan terbatas, Anda menghindari
peningkatan konflik. You-attitude dalam menyelesaikan konflik. You-attitude berarti melihat
sesuatu dari sudut pandang audiens, dan melindungi ego audiens.

Bekerjasama dalam penulisan akan sangat berhasil jika kelompok dapat

mengartikulasikan pengertian dari tujuan dokumen dan audiens, dan secara jelas
mendiskusikan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut.

Jika Anda merencanakan sebuah kerjasama dalam menulis proyek: buatlah analisis
Anda terhadap masalah, audiens dan tujuan Anda secara jelas sehingga Anda mengetahui di
mana Anda setuju dan di mana Anda tidak setuju; rencanakan pengorganisasian, format dan
gaya dari dokumen sebelum seseorang memulai menulis untuk membuat lebih mudah untuk
mencampur bagian-bagian tertulis oleh penulis yang berbeda; pertimbangkan gaya kerja Anda
dan komitmen yang lain; dan ciptakanlah beberapa waktu luang ke dalam tenggat waktu Anda.

Kebanyakan penulis mendapati bahwa menyusun sendirian lebih cepat dibanding

menyusun di dalam kelompok. Akan tetapi konsep secara bersama bisa mengurangi waktu
untuk merevisi di kemudian hari, karena kelompok memeriksa setiap pilihan yang dibuat. Jika
Anda membuat konsep secara bersama-sama untuk menulis proyek: gunakanlah pengolah kata
untuk mempermudah menghasilkan banyak konsep penting di dalam dokumen kerjasama, dan

COMM6263 – Business Communication-R1

jika kualitas dari penulisan penting sekali, berikanlah penulis terbaik membuat konsep
dokumen setelah setiap orang mengumpulkan informasi yang penting.

Melakukan revisi sebuah dokumen kerjasama membutuhkan perhatian pada isi,

pengorganisasian dan gaya. Berikut ini adalah panduan untuk membuat proses revisi lebih
efektif: Evaluasi isi dan diskusikan dokumen secara kelompok; kenalilah bahwa orang yang
berbeda memiliki gaya penulisan yang berbeda; dan jika kelompok merasa puas dengan isi
dokumen, satu orang – mungkin penulis terbaik – akan membuat setiap perubahan penting
untuk membuat gaya penulisan selalu konsisten.

Meskipun dokumen kerjasama itu dibuat oleh kelompok, namun tetap diperlukan untuk
melakukan penyuntingan dan pemeriksaan, dengan memerhatikan hal-hal sebagai berikut:
biarkan paling tidak seorang memeriksa seluruh dokumen yang meliputi kebenaran di dalam
gramatika, mekanik, dan pengejaan dan untuk konsistensi bahwa elemen, nama-nama dan
nomor-nomor sudah ditangani; jika mungkin gunakan spell checker untuk memeriksa seluruh
dokumen; dan meskipun Anda menggunakan spell checker dengan komputer, setidaknya
dibutuhkan manusia juga untuk memeriksa dokumen.

Jika anda menciptakan sebuah dokumen dengan penulis bersama: biarkan diri Anda
sendiri waktu yang banyak untuk mendiskusikan masalah dan menemukan solusinya; ambillah
waktu untuk mengetahui anggota kelompok dan membangun loyalitas kelompok; jadilah
sebuah kelompok yang bertanggung jawab; sadarilah bahwa orang itu memiliki cara berbeda
dari realitas pengalaman dan mengekspresikan diri mereka sendiri.

Dalam rangka mencapai tujuan bisnis, makaaktivitas melakukan pertemuan/rapat untuk

menjaga agar pencapaian tujuan bisnis dapat terjadwal. Pertemuan tersebut dilakukan dengan
perencanaan agar pertemuan itu dapat berjalan dengan efektif. Setidaknya pertemuan itu
memiliki enam 6 tujuan, yaitu: i) berbagi informasi; ii) mendiskusikan ide-ide; iii)
mengevaluasi ide-ide; iv) membuat keputusan; v) menciptakan dokumen; dan memotivasi
anggota.

Sebuah agenda rapat yang baik itu meliputi: waktu dan tempat pertemuan; adakah
setiap item yang dipresentasikan untuk informasi, untuk diskusi atau untuk pengambilan
keputusan; ssiapa yang menjelaskan setiap item; dan berapa waktu yang dialokasiskan untuk
membahas setiap item.

Pemimpin pertemuan memiliki tanggung jawab untuk mengendalikan agar pertemuan

itu dapat berjalan secara efektif, sesuai agenda yang telah disepakati. Oleh karena itu pemimpin
dapat memperhatikan hal-hal sebagai berikut: i) jika banyak peserta rapat merupakan orang-
orang baru dalam kelompok, buat aturan secara jelas; ii) perkenalkan setiap orang yang
mengemukakan setia isu, ketahuilah setiap orang orang yang ingin berbicara dan ingatkan
kelompok tentang perkembangan yang telah dicapai; iii) siapkanlah ringkasan suatu isu bila
isu itu sangat kompleks untuk memperlancar diskusi; iv) jika isu diperdebatkan, mintalah

COMM6263 – Business Communication-R1

kepada pembicara itu dan terhadap sebuah alternatif rekomendasi. Jika tidak ada yang tetap di
satu sisi, kemudian pertemuan dapat dihentikan; v) berikan perhatian pada orang dan proses
sebagaimana pada tugas. Di dalam kelompok kecil ajaklah setiap orang untuk berpartisipasi;
vi) jika konflik tampaknya keluar dalam penanganan, fokuslah pada cara-cara kelompok bisa
menangani konflk; dan vii) jika kelompok tidak memilih secara formal, ringkaslah kesepakatan
kelompok sehingga setiap orang mengetahui keputusan yang telah diambil dan siapa yang
bertanggung jawab untuk melaksanakan atau menindaklanjuti.

Setiap ada pertemuan ada rapat akan selalu diakhiri dengan membuat keseimpulan atau
membuat keputusan hasil rapat. Berikut ini disampaikan tujuh langkah dalam proses
pemecahan masalah dalam pengambilan keputusan: i) identifikasi sumber-sumber yang
tersedia; ii) identifikasi masalah, apa yang salah dan pertanyaan-pertanyaan yang coba dijawab
oleh kelompok; iii) kumpulkan informasi, saling tukar informasi dengan semua anggot
kelompok, dan ujilah dengan kritis; iv) buatlah kriteria yang relevan, v) kemukakan alternatif
solusinya; vi) ujilah alternatif solusi yang ditemukan terhadap kriteria; dan vii) pilihlah
alternatif yang terbaik.

Agar bisnis tetap hidup dapat tumbuh dan berkembang, maka penciptaan suatu jaringan
dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan bisnis perlu dipertahankan, diperluas dan dipelihara
dengan serius. Universitas Purdue memberikan tip bagaimana membangun jaringan ini sebagai
berikut: i) Selalu siap; ii) tentukan target; iii) jadilah profesional; iv) jadilah sabar; v) fokus
pada kualitas dan bukan pada kuantitas; vi) jadilah pusat rujukan; vii) jadilah pro aktif; dan
viii) dedikasi pada jaringan.

Setiap anggota organisasi atau anggota kelompok suatu saat pasti akan mendapat
peluang untuk hadir dalam rapat-rapat. Apabila peluang itu datang kepada Anda, maka
kuncinya Anda harus bersiap diri dan usahakan untuk menjadi peserta yang efektif. Caranya
adalah dengan sediakan waktu untuk mempersiakan rapat, membaca dan memahami bahan
rapat yang telah Anda terima sebelum rapat, dan berpikirlah tentang isu-isu yang akan
diskusikan. Manfaatkanlah watu untuk berbicara tersebut seefektif mungkin dengan bahan-
bahan yang telah Anda siapkan sebelumnya, fokus pada materi dan berbicara “to the point”.

Setelah pertemuan atau rapat selesai, diperlukan adanya laporan pertemuan yang akan
disampaikan kepada peserta pertemuan. Michael Begerman seorang ahli pertemuan
menyarankan tiga jenis informasi yang dapat direkam sebagai laporan pertemuan, yaitu:
keputusan yang dicapai, item atau isu tindakan – di mana seseorang membutuhkan untuk
menerapkan atau menindaklanjuti sesuatu, dan isu terbuka – yaitu isu yang muncul/diangkat
tetapi tidak diselesaikan.

Aimee Kratts, ahli komunikasi, merekomendasikan beberapa tip untuk membuat

telekonferensi internasional berjalan dengan baik: distribusikan agenda dan bahan pertemuan
kepada peserta lebih awal; dorong pembicara untuk menggunakan standar bahasa Inggris yang
benar; ajukanlah pertanyaan secara periodik; mintalah kontribusi dari orang orang-orang yang

COMM6263 – Business Communication-R1

belum berbicara; dengarkanlah ketidaksetujuan; dorong diskusi melalui surat elektronik untuk
menindaklanjuti topik yang dibahas; hubungi peserta secara individual melalui telepon pada
hari berikutnya untuk mengetahui sentuhan emosionalnya; dan siapkan dan distribusikan
laporan rapat secara tertulis.

COMM6263 – Business Communication-R1

 DAFTAR PUSTAKA

1. Locker, Kitty O, & Kaczmarek, Stephen, K. (2014). Business Communication,

Building Critical Skills, 06. Module 18 & 19. MCGI. New York. ISBN: 978-9-81-
473867-5.

COMM6263 – Business Communication-R1