LECTURE NOTES

COMM6263
Business Communication

Week 6

Komunikasi Interpersonal Bagian 1

COMM6263 – Business Communication-R2

 LEARNING OUTCOMES

• LO3: Analyze written and spoken business communication in case studies using
various concepts and
theories of business communication.
• LO4: Create effective written and spoken business communication using information
and communication technology.

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

6.1.Listening
6.2. Working and writing in Teams

COMM6263 – Business Communication-R2

 ISI MATERI
6.1. Listening

Mendengarkan adalah bentuk komunikasi yang paling sering kita praktikkan. Namun karena
kita jarang memiliki pelatihan formal di dalamnya, mungkin itu yang paling buruk kita
lakukan. Mendengarkan bahkan lebih penting pada pekerjaan dari pada di kelas, tetapi
mungkin juga lebih sulit. Karena orang secara rutin mendengarkan — suara, musik, alam —
mereka dapat melebih-lebihkan keterampilan mereka, dan pengalaman kelas lebih terstruktur
dari pada banyak situasi kerja.

Apa yang dilakukan pendengar yang baik?

➢ Mereka secara sadar mengikuti empat praktik.

Pendengar yang baik memperhatikan, fokus pada pembicara lain dengan cara yang murah
hati, menghindari membuat asumsi, dan mendengarkan perasaan serta fakta.

Memperhatikan

Untuk menghindari kesalahan mendengarkan yang disebabkan oleh kurangnya perhatian,

• Sebelum rapat, antisipasi jawaban yang perlu Anda dapatkan. Buat daftar pertanyaan Anda
secara mental atau kertas. Kapan proyek akan jatuh tempo? Sumber daya apa yang Anda
miliki? Apa aspek paling penting dari proyek ini dari sudut pandang orang lain? Selama
percakapan, dengarkan jawaban atas pertanyaan Anda.

• Di akhir pembicaraan, periksa pengertian Anda dengan orang lain. Terutama periksa siapa
yang melakukan apa selanjutnya.

• Setelah percakapan, tuliskan poin-poin penting yang mempengaruhi tenggat waktu atau
bagaimana pekerjaan akan dievaluasi.

Berfokuslah pada Pembicara Lain dalam Cara yang Murah Hati

Untuk menghindari kesalahan mendengarkan yang disebabkan oleh mementingkan diri

sendiri,

• Fokuskan pada substansi dari apa yang dikatakan pembicara, bukan pada penampilan atau
penyampaiannya.

• Luangkan waktu Anda mengevaluasi apa yang dikatakan pembicara, bukan hanya
merencanakan bantahan Anda.

• Secara sadar bekerja untuk belajar sesuatu dari setiap pembicara.

Hindari Membuat Asumsi

Untuk menghindari kesalahan mendengarkan yang disebabkan oleh asumsi yang salah,

COMM6263 – Business Communication-R2

• Jangan abaikan instruksi yang menurut Anda tidak perlu. Sebelum Anda melakukan sesuatu
yang lain, tanyakan kepada pemberi pesanan untuk melihat apakah sebenarnya ada alasan
untuk instruksi tersebut.

• Pertimbangkan latar belakang dan pengalaman orang lain. Mengapa poin ini penting bagi
pembicara? Apa yang mungkin dia maksud dengan itu?

• Mengutip apa yang dikatakan pembicara, memberinya kesempatan untuk memperbaiki

pemahaman Anda

Perhatikan Perasaan dan Fakta

Untuk menghindari kesalahan mendengarkan yang disebabkan hanya dengan berfokus pada
fakta,

• Perhatikan perasaan secara sadar.

• Perhatikan nada suara, ekspresi wajah, dan bahasa tubuh.

• Jangan menganggap bahwa diam berarti persetujuan. Undang orang lain untuk berbicara.

Bagaimana cara mendengarkan dengan aktif?

➢ Mengumpankan kembali makna literal, konten emosional, atau keduanya.

Lima strategi menciptakan respons aktif:

• Mengutip isi. Umpan balik artinya dengan kata-kata Anda sendiri.

• Mencerminkan perasaan pembicara. Identifikasi perasaan yang menurut Anda Anda dengar.
• Nyatakan perasaan Anda sendiri. Strategi ini bekerja sangat baik ketika Anda sedang marah.
• Minta informasi atau klarifikasi.
• Tawarkan untuk membantu menyelesaikan masalah.

Bagaimana cara menunjukkan kepada orang-orang bahwa saya mendengarkan mereka?

➢ Akui komentar mereka dalam kata-kata, simbol nonverbal, dan tindakan.

Mendengarkan aktif adalah cara yang baik untuk menunjukkan kepada orang lain bahwa
Anda mendengarkan. Mengacu pada komentar orang lain adalah cara lain.

Respons ucapan terima kasih — anggukan, tersenyum, cemberut — juga membantu

membawa pesan yang Anda dengarkan. Namun, respons mendengarkan bervariasi dalam
budaya yang berbeda.

Budaya mainstream A.S. menunjukkan perhatian dan keterlibatan dengan melakukan kontak
mata, condong ke depan, dan membuat respons pengakuan.

COMM6263 – Business Communication-R2

Bisakah saya menggunakan teknik ini jika saya benar-benar tidak setuju dengan
seseorang?

Banyak kejadian buruk ketika situasi emosional sangat berat, seperti berbicara dengan
seseorang yang tidak kita setujui, mendapat kabar buruk, atau dikritik. Di tempat kerja, Anda
perlu mendengarkan bahkan orang-orang yang memiliki konflik besar dengan Anda.
Minimal, mendengarkan dengan baik memungkinkan Anda untuk mengetahui mengapa
lawan Anda keberatan dengan program atau ide yang Anda dukung. Memahami keberatan
terhadap ide Anda sangat penting jika Anda ingin mengatasi keberatan tersebut.
Mendengarkan dengan baik sangat penting ketika Anda dikritik, terutama oleh bos Anda.
Anda perlu tahu bidang mana yang paling penting dan apa jenis peningkatan yang
diperhitungkan. Jika tidak, Anda dapat mengubah perilaku Anda dengan cara yang tidak
dihargai oleh organisasi Anda. Dengan mendengarkan Anda dapat melakukan lebih banyak
lagi. Mendengarkan orang adalah indikasi bahwa Anda menganggapnya serius. Jika Anda
benar-benar mendengarkan orang yang tidak Anda setujui, Anda menunjukkan bahwa Anda
menghargai mereka. Dan mengambil langkah itu memungkinkan mereka untuk menghormati
Anda dan mendengarkan Anda.

6.2.Working and Writing in Teams

Kerjasama kelompok yang efektif sangat penting bagi kesuksesan suatu organisasi.
Keterampilan komunikasi interpersonal, contohnya mendengarkan dengan baik dan
menyelesaikan masalah, dibutuhkan baik dalam kelompok kerja atau pun kelompok menulis.
Dalam kelompok menulis dibutuhkan perhatian kepada proses kerja dan proses menulis
kelompok yang akan meningkatkan kualitas hasil dan kepuasan anggota kelompok.

Berikut ini adalah beberapa hal yang dapat dipelajari berkaitan dengan bekerja dan
menulis dalam kelompok kerja.

Jenis pesan apa yang harus dihadiri kelompok?

➢ Pesan yang berbeda sesuai pada titik yang berbeda dalam pengembangan grup.

Pesan dalam kelompok dibagi menjadi tiga kategori:

• Pesan berisi informasi, yang berfokus kepada: masalah atau tantangan, data, dan
solusi.
• Pesan berisi prosedur, yang befokus kepada metode dan proses.
• Pesan berisi hubungan interpersonal, yang berfokus kepada anggota kelompok.

Jenis-jenis pesan mendominasi tahapan tertentu dalam kelompok. Pada tahapan

orientasi kelompok saat anggota kelompok bertemu dan menjelaskan tugasnya, kelompok

COMM6263 – Business Communication-R2

membutuhkan pesan interpersonal dan prosedur untuk bisa mulai menjalin hubungan baik
dan mengetahui aturan dna cara kerja yang berlaku dalam kelompok.

Ketika konflik mulai muncul pada tahapan pembentukan struktur kelompok, misalnya
memilih pemimpin kelompok dan peran anggota kelompok. Pesan prosedur yang jelas sangat
dibutuhkan agar setiap anggota kelompok memahami peran masing-masing. Pesan
interpersonal dibutuhkan untuk menyelesaikan konflik yang terjadi.

Tahapan koordinasi kelompok adalah tahapan yang paling panjang untuk dilalui. Pada
tahapan ini alur pesan informasi yang baik menjadi sangat penting. Pesan interpersonal juga
dibutuhkan dalam menyelesaikan perbedaan persepsi dalam menentukan solusi.

Tahapan formalisasi adalah saat kelompok mencapai konsensus. Pada tahapan ini
kelompok beralih dari konflik yang terjadi pada saat menentukan solusi dan menyepakati
keputusan kelompok untuk diimplementasikan.

Peran apa yang dimainkan orang dalam kelompok?

➢ Peran bisa positif atau negatif.

Setiap orang di dalam organisasi memiliki peran masing-masing sesuai tugas dan
tanggung jawabnya. Tiap anggota organisasi memiliki peran lebih dari satu, dan
dalam keadaan demikian bisa menimbulkan konflik peran. Peran yang dimiliki oleh
setiap anggota organisasi bisa merupakan peran positif tetapi bisa juga memiliki peran
negatif.

Peran-peran positif dan tindakan yang mendukung kinerja kelompok untuk mencapai

tujuannya, dan peran-peran positif tersebut meliputi:

• Pencarian informasi dan pendapat.

• Pemberian informasi dan pendapat
• Meringkas.
• Mengevalusi.
• Pengkoordinasian.

COMM6263 – Business Communication-R2

 Berikutnya adalah peran positif dan tindakan yang membantu kelompok untuk
membangun loyalitas, menyelesaikan konflik, dan melancarkan fungsi yang meliputi:

• Mendorong partisipasi.
• Menghilangkan tekanan
• Pengevaluasian perasaan.
• Menyelesaikan masalah antar pribadi.
• Mendengarkan secara aktif.

Selain peran-peran positif tersebut, ternyata terdapat juga peran negatif dan tindakan
yang dapat melukai hasil dan proses kelompok yang meliputi:

• Pemblokiran. Ketidaksetujuan dengan segala sesuatu yang diusulkan.

• Pendominasian. Mencoba menguasai pembicaraan dan bersikeras pada caranya
sendiri.
• Sebagai ‘badut’. Membuat lelucon yang tidak produktif dan mengalihkan
kelompok dari tugas.
• Penarikan diri. Berdiam diri dalam pertemuan, tidak berkontribusi, tidak
membantu dalam kerja kelompok, dan tidak menghadiri pertemuan.

Kepemimpinan dalam kelompok.

Di dalam tiap kelompok yang dibentuk oleh suatu organisasi, terdapat pemimpin yang
bertanggung jawab untuk mengendalikan kinerja kelompok untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Efektifitas keseimbangan dalam kelompok memiliki tiga jenis kepemimpinan
yang memiliki persamaan dengan tiga dimensi kelompok, yaitu:

• Pemimpin informasional untuk menghasilkan dan mengevaluasi ide-ide dan pesan

teks.
• Pemimpin antar pibadi untuk memonitor proses kelompok, mengevaluasi perasaan
orang dan menyelesaikan konflik.

COMM6263 – Business Communication-R2

 • Pemimpin procedural untuk menyusun agenda, meyakinkan bahwa setiap orang
mengetahui apa tugas-tugas dalam pertemuan berikutnya, dan
mengkomunikasikannya.

Kelompok mahasiswa yang berhasil Kelompok mahasiswa yang kurang berhasil

Pemimpin menentukan tenggat waktu Anggota bertanya kepada pemimpin tentang apa
dengan jelas, menjadwalkan pertemuan, yang harus dikerjakan. Mereka jarang bertemu,
dan berurusan langsung dengan konflik dan mencoba berpura-pura bahwa konflik tidak
yang muncul di dalam kelompok. ada.

Kelompok mendengar kritikan dan Sebuah sub kelompok membuat keputusan dan
membuat keputusan penting secara mengatakan kepada anggota apa yang telah
bersama-sama. Sebagai hasilnya setiap diputuskan.
orang di dalam kelompok dapat
mengartikulasikan tujuan kelompok.

Kelompok yang berhasil memiliki Kelompok yang kurang berhasil memiliki

proporsi yang lebih tinggi dari anggota
yang bekerja aktif pada proyek. Bahkan
menemukan cara untuk memberdayakan
anggota yang tidak suka bekerja dalam
kelompok.
persentase yang lebih kecil dari anggota aktif dan
masing-masing memiliki beberapa anggota yang
melakukan kegiatan sangat sedikit pada proyek
akhir.

Dari suatu studi yang dilakukan terhadap enam kelompok mahasiswa diperoleh hasil
yang sangat menarik. Di bawah ini ditampilkan perbedaan antara kelompok mahasiswa yang
berhasil dan kelompok mahasiswa yang kurang berhasil.

Terkadang ketika suatu kelompok telah dibentuk, tidak ada seorang pun yang bersedia
menjadi pemimpin, dengan berbagai alasan, misalnya takut dicap sebagai pimimpin yang
otoriter, sombong dan sebagainya. Menjadi pemimpin dalam kelompok adalah suatu tugas
menarik yang penuh tantangan, dan tidak perlu menyombongkan diri. Berikut ini
disampaikan beberapa hal bagaimana seseorang bisa menjadi pemimpin dari suatu kelompok
dengan cara yang benar:

Tersenyum

Upayakan untuk selalu dekat dengan anggota kelompok secara personal, diskusikanlah hal
yang menarik tentang tugas-tugas yang mereka harapkan.

COMM6263 – Business Communication-R2

Saling berbagi

Katakanlah kepada anggota organisasi tentang gaya dan kewajiban Anda sendiri dan mintalah
anggota yang lain untuk sharing tentang gaya dan kewajiban mereka. Secara cerdas mintalah

mereka untuk memerankan kekuatan mereka dan merencanakan strategi untuk mengatasi
perbedaan. Semakin cepat diketahui perbedaan itu akan semakin mudah diselesaikan.

Memberikan saran

Ajaklah setiap anggota untuk memberikan saran atau masukan tentang kegiatan kegiatan
yang akan dilaksanakan.

Berpikir

Perhatikan sasaran yang telah ditetapkan dan berpikirlah bagaimana menentukan langkah-
langkah untuk mencapai tujuan tersebut dengan pembagian tugas yang jelas.

Sukarela

Ajaklah setiap anggota untuk secara sukarela mengumpulkan data yang dibutuhkan dalam
mempersiapkan suatu presentasi, menyiapkan Power Point dan lain-lain.

Bertanya

Libatkan anggota dalam kegiatan diskusi membahas tentang pengetahuan mereka, hal-hal
yang menarik buat anggota, dan ketrampilan anggota yang dapat disumbangkan untuk
kepentingan kelompok.

Tekanan Peer dan Groupthink

Grup yang tidak pernah mengungkapkan konflik mungkin mengalami groupthink.

Groupthink adalah kecenderungan bagi kelompok untuk memberikan premi yang tinggi pada
perjanjian sehingga mereka secara langsung atau tidak langsung menghukum perbedaan
pendapat.

Koreksi terbaik untuk groupthink adalah untuk

• Secara sadar mencari alternatif tambahan.

COMM6263 – Business Communication-R2

• Uji asumsi terhadap orang-orang dari jajaran orang lain.

• Mendorong ketidaksepakatan, bahkan mungkin menugaskan seseorang untuk menjadi

"devil’s advocate."

• Lindungi hak orang-orang dalam suatu kelompok untuk tidak setuju.

Bagaimana seharusnya kita menangani konflik?

▶ Dapatkan masalah sebenarnya, dan perbaiki perasaan buruk.

Ketika dua orang atau lebih bergabung dalam suatu kelompok, maka kemungkinan
munculnya konflik itu tidak dapat dihindari, dan konflik tersebut harus ditangani dengan
cepat untuk mencegah pelemahan kinerja kelompok.

Di sini disampaikan beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi konflik di
dalam kelompok yang meliputi:

• Sejak awal buatlah pertanggungjawaban dan aturan-aturan dasar dengan sejelas-

jelasnya yang dipahami oleh seluruh anggota kelompok.
• Diskusikanlah masalah yang muncul, dan jangan dibiarkan masalah itu berlarut-
larut sehingga merusak keharmonisan kelompok.
• Sadari bahwa anggota kelompok tidak bertanggung jawab untuk setiap
kebahagiaan yang lain.

Langkah-langkah untuk menyelesaikan konflik:

• Memastikan bahwa orang yang terlibat benar-benar tidak setuju.

• Periksalah untuk melihat bahwa informasi setiap orang adalah benar
• Temukan kebutuhan setiap orang adalah mencoba untuk bertemu.
• Carilah beberapa alternatif.
• Perbaiki perasaan buruk.

Secara khusus sebuah konflik itu sangat sulit untuk diselesaikan jika seseorang
melakukan kritikan atau melakukan serangan langsung. Apabila seseorang mendapat kritikan,
secara alamiah akan bereaksi dengan bertahan atau mungkin akan melakukan serangan balik.

COMM6263 – Business Communication-R2

Meskipun demikian ketika di dalam kelompok itu muncul suatu kritikan sebaiknya ditangapi
dengan maksud positif.

Berikut ini adalah cara yang dapat ditempuh untuk menanggapi suatu kritikan yang
muncul, yaitu:

a) melakukan parafrase (paraphrase).

Parafrase adalah suatu tindakan dengan mengulang menggunakan kata-kata sendiri isi
dari pesan yang mengkritik. Tujuan dari parafrasa ini adalah: i) untuk meyakinkan bahwa
Anda telah mendengar sendiri kritikan itu secara akurat; ii) untuk memperkirakan pernyataan
dalam kritikan yang dia maksudkan kepada Anda; dan iii) untuk mengomunikasikan perasaan
bahwa Anda mengambil kritikan dan perasaannya itu dengan serius.

b) melakukan pengecekan perasaan (Checking for feelings).

Jika Anda mengevaluasi perasaan dari pengkritik, Anda mengidentifikasi emosi-

emosi bahwa pengkritik itu rupanya mengekspresikan secara verbal atau non-verbal. Tujuan
dari pengevaluasian untuk perasaan adalah untuk mengerti: i) emosi dari pengkritik; ii)
pentingnya suatu kritikan untuk pengkritik; dan iii) ide-ide yang tidak terucapkan dan
perasaan yang mungkin secara aktual lebih penting dari pada kritikan yang diucapkan.

Jika Anda memeriksa kesimpulan, Anda mengintropeksi dari kritikan, Anda

mengidentifikasi maksud secara tidak langsung dari isi verbal dan nonverbal dari kritikan,
mengambil pernyataan untuk sebuah langkah berikutnya dari pada kata-kata pengkritik untuk
mencoba mengerti mengapa pengkritik terganggu oleh tindakan atau sikap dalam diskusi.

Tujuan dari pemeriksaan kesimpulan adalah: i) mengidentifikasi masalah yang nyata; dan ii)
mengomunikasikan perasaan bahwa Anda peduli tentang penyelesaian konflik.

Mengulur waktu adalah penggunaan strategi untuk menangani kritikan yang sungguh
menyengat. Jika Anda mengulur waktu dengan persetujuan terbatas, Anda menghindari
peningkatan konflik. You-attitude dalam menyelesaikan konflik. You-attitude berarti melihat
sesuatu dari sudut pandang audiens, dan melindungi ego audiens.

COMM6263 – Business Communication-R2

 You-attitude dalam Resolusi Konflik

You-attitude berarti melihat sesuatu dari sudut pandang audiens, menghormati

audiens, dan melindungi ego audiens. Pernyataan Anda yang digunakan banyak orang saat
mereka marah menyerang penonton; mereka tidak menggambarkan sikap Anda. Alih-alih,
gantilah pernyataan tentang perasaan Anda sendiri. Dalam konflik, pernyataan saya
menunjukkan sikap Anda yang baik!

Tanpa you-attitude: Anda tidak pernah melakukan bagian pekerjaan Anda.

Menggunakan you-attitude: Saya merasa bahwa saya melakukan lebih dari bagian

pekerjaan saya di proyek ini.

Tanpa you-attitude: Bahkan Anda harus dapat menjalankan laporan melalui

pemeriksa ejaan.

Menggunakan you-attitude: Saya tidak mau mencantumkan nama saya di laporan

dengan banyak kesalahan pengejaan. Saya melakukan banyak penulisan, dan saya

pikir saya tidak perlu melakukan proofreading dan mengecek ejaan juga.

I. Strategi menulis dalam kelompok

Sebagaimana dijelaskan di bagian depan bahwa keberadaan suatu kelompok itu sangat
dibutuhkan dalam meningkatkan kinerja organisasi, termasuk dalam hal ini dalam pembuatan
pesan-pesan bisnis atau pembuatan dokumen.

Penyelesaian pembuatan dokumen oleh kelompok itu dimungkinkan karena alasan-

alasan sebagai berikut:

• Tugas-tugas itu terlalu banyak atau waktu itu sangat pendek untuk setiap individu
dalam mengerjakan semua pekerjaan.
• Tidak seorang pun memiliki pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengerjakan
tugas.

COMM6263 – Business Communication-R2

 • Sebuah kelompok yang mewakili persepsi yang berbeda harus mencapai sebuah
konsesus.
• Taruhannya untuk tugas yang begitu tinggi sehingga organisasi ingin upaya
terbaik dari orang sebanyak mungkin; tidak ada satu orang yang menginginkan
tanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan dokumen.

1) Perencanaan kerja dan dokumen

Bekerjasama dalam penulisan akan sangat berhasil jika kelompok dapat

mengartikulasikan pengertian dari tujuan dokumen dan audiens, dan secara jelas
mendiskusikan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. Jika Anda merencanakan sebuah
kerjasama dalam menulis proyek:

• Buatlah analisis Anda terhadap masalah, audiens dan tujuan Anda secara jelas
sehingga Anda mengetahui di mana Anda setuju dan di mana Anda tidak setuju.
• Rencanakan pengorganisasian, format dan gaya dari dokumen sebelum seseorang
memulai menulis untuk membuat lebih mudah untuk mencampur bagian-bagian
tertulis oleh penulis yang berbeda.
• Pertimbangkan gaya kerja Anda dan komitmen yang lain.
• Ciptakanlah beberapa waktu luang ke dalam tenggat waktu Anda.

2) Menyusun konsep

Kebanyakan penulis mendapati bahwa menyusun sendirian lebih cepat dibanding

menyusun di dalam kelompok. Akan tetapi konsep secara bersama bisa mengurangi waktu
untuk merevisi di kemudian hari, karena kelompok memeriksa setiap pilihan yang dibuat.

Jika Anda membuat konsep secara bersama-sama untuk menulis proyek:

• Gunakanlah pengolah kata untuk mempermudah menghasilkan banyak konsep

penting di dalam dokumen kerjasama.
• Jika kualitas dari penulisan penting sekali, berikanlah penulis terbaik membuat
konsep dokumen setelah setiap orang mengumpulkan informasi yang penting.

COMM6263 – Business Communication-R2

 3) Merevisi dokumen

Melakukan revisi sebuah dokumen kerjasama membutuhkan perhatian pada isi,

pengorganisasian dan gaya. Berikut ini adalah panduan untuk membuat proses revisi lebih
efektif:

• Evaluasi isi dan diskusikan dokumen secara kelompok.

• Kenalilah bahwa orang yang berbeda memiliki gaya penulisan yang berbeda.
• Jika kelompok merasa puas dengan isi dokumen, satu orang – mungkin penulis
terbaik – akan membuat setiap perubahan penting untuk membuat gaya penulisan
selalu konsisten.

4) Penyuntingan dan pemeriksaan dokumen

Meskipun dokumen kerjasama itu dibuat oleh kelompok, namun tetap diperlukan
untuk melakukan penyuntingan dan pemeriksaan, dengan memerhatikan hal-hal sebagai
berikut:

• Biarkan paling tidak seorang memeriksa seluruh dokumen yang meliputi

kebenaran di dalam gramatika, mekanik, dan pengejaan dan untuk konsistensi
bahwa elemen, nama-nama dan nomor-nomor sudah ditangani.
• Jika mungkin gunakan spell checker untuk memeriksa seluruh dokumen.
• Meskipun Anda menggunakan spell checker dengan komputer, setidaknya
dibutuhkan manusia juga untuk memeriksa dokumen.

4) Membuat kelompok memproses pekerjaan

Jika anda menciptakan sebuah dokumen dengan penulis bersama:

• Biarkan diri Anda sendiri waktu yang banyak untuk mendiskusikan masalah dan
menemukan solusinya.
• Ambillah waktu untuk mengetahui anggota kelompok dan membangun loyalitas
kelompok.
• Jadilah sebuah kelompok yang bertanggung jawab.
• Sadarilah bahwa orang itu memiliki cara berbeda dari realitas pengalaman dan
mengekspresikan diri mereka sendiri.

COMM6263 – Business Communication-R2

• Karena percakapan adalah lebih bebas dari pada penulisan, orang di dalam
kelompok dapat berpikir setuju jika mereka tidak setuju. Jangan beranggapan
bahwa bahwa karena diskusi berjalan mulus, sebuah konsep yang ditulis oleh
seorang individu akan bisa diterima.

COMM6263 – Business Communication-R2

 SIMPULAN

Setiap orang di dalam organisasi memiliki peran masing-masing sesuai tugas dan
tanggung jawabnya. Tiap anggota organisasi memiliki peran lebih dari satu, dan dalam
keadaan demikian bisa menimbulkan konflik peran.

Peran-peran positif dan tindakan yang mendukung kinerja kelompok untuk mencapai
tujuannya, dan peran-peran positif tersebut meliputi: pencarian informasi dan pendapat;
pemberian informasi dan pendapat; meringkas; mengevalusi; dan pengoordinasian.

Berikutnya adalah peran positif dan tindakan yang membantu kelompok untuk
membangun loyalitas, menyelesaikan konflik, dan melancarkan fungsi yang meliputi:
mendorong partisipasi; menghilangkan tekanan; pengevaluasian perasaan; menyelesaikan
masalah antar pribadi; dan mendengarkan secara aktif. Selain peran-peran positif tersebut,
ternyata terdapat juga peran negatif dan tindakan yang dapat melukai hasil dan proses
kelompok yang meliputi: pemblokiran; pendominasian; menjadi ‘badut’; dan penarikan diri.

Di dalam tiap kelompok yang dibentuk oleh suatu organisasi, terdapat pemimpin yang
bertanggung jawab untuk mengendalikan kinerja kelompok untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Efektifitas keseimbangan dalam kelompok memiliki tiga jenis kepemimpinan
yang memiliki persamaan dengan tiga dimensi kelompok, yaitu: pemimpin informasional,
pemimpin antar pibadi, dan pemimpin procedural.

Karakteristik kelompok mahasiswa yang berhasil. Dari suatu studi yang dilakukan
terhadap enam kelompok mahasiswa diperoleh hasil yang sangat menarik.

Ketika dua orang atau lebih bergabung dalam suatu kelompok, maka kemungkinan
munculnya konflik itu tidak dapat dihindari, dan konflik tersebut harus ditangani dengan
cepat untuk mencegah pelemahan kinerja kelompok. Di sini disampaikan beberapa cara yang
dapat dilakukan untuk mengurangi konflik di dalam kelomok: sejak awal buatlah
pertanggungjawaban dan aturan-aturan dasar dengan sejelas-jelasnya yang dipahami oleh
seluruh anggota kelompok; diskusikanlah masalah yang muncul, dan jangan dibiarkan
masalah itu berlarut-larut sehingga merusak keharmonisan kelompok; dan sadari bahwa
anggota kelompok tidak bertanggung jawab untuk setiap kebahagiaan yang lain.

Langkah-langkah untuk menyelesaikan konflik: memastikan bahwa orang yang

terlibat benar-benar tidak setuju, periksalah untuk melihat bahwa informasi setiap orang
adalah benar, temukan kebutuhan setiap orang adalah mencoba untuk bertemu, dan carilah
beberapa alternatif.

Secara khusus sebuah konflik itu sangat sulit untuk diselesaikan jika seseorang
melakukan kritikan atau melakukan serangan langsung. Apabila seseorang mendapat kritikan,
secara alamiah akan bereaksi dengan bertahan atau mungkin akan melakukan serangan balik.

COMM6263 – Business Communication-R2

 Berikut ini adalah cara yang dapat ditempuh untuk menanggapi suatu kritikan yang
muncul, yaitu: parafrasa (paraphrase), yaitu suatu tindakan dengan mengulang menggunakan
kata-kata sendiri isi dari pesan yang mengkritik. Tujuan dari parafrasa ini adalah: i) untuk
meyakinkan bahwa Anda telah mendengar sendiri kritikan itu secara akurat; ii) untuk
memperkirakan pernyataan dalam kritikan yang dia maksudkan kepada Anda; dan iii) untuk
mengomunikasikan perasaan bahwa Anda mengambil kritikan dan perasaannya itu dengan
serius.

Jika Anda mengevaluasi perasaan dari pengkritik, Anda mengidentifikasi emosi-

emosi bahwa pengkritik itu rupanya mengekspresikan secara verbal atau non-verbal. Tujuan
dari pengevaluasian untuk perasaan adalah untuk mengerti: i) emosi dari pengkritik; ii)
pentingnya suatu kritikan untuk pengkritik; dan iii) ide-ide yang tidak terucapkan dan
perasaan yang mungkin secara aktual lebih penting dari pada kritikan yang diucapkan.

Jika Anda memeriksa kesimpulan, Anda menarik dari kritikan, Anda mengidentifikasi
maksud secara tidak langsung dari isi verbal dan non-verbal dari kritikan, mengambil
pernyataan untuk sebuah langkah berikutnya dari pada kata-kata pengkritik untuk mencoba
mengerti mengapa pengkritik terganggu oleh tindakan atau sikap dalam diskusi. Tujuan dari
pemeriksaan kesimpulan adalah: i) mengidentifikasi masalah yang nyata; dan ii)
mengomunikasikan perasaan bahwa Anda peduli tentang penyelesaian konflik.

Mengulur waktu adalah penggunaan strategi untuk menangani kritikan yang sungguh
menyengat. Jika Anda mengulur waktu dengan persetujuan terbatas, Anda menghindari
peningkatan konflik. You-attitude dalam menyelesaikan konflik. You-attitude berarti melihat
sesuatu dari sudut pandang audiens, dan melindungi ego audiens.

Bekerjasama dalam penulisan akan sangat berhasil jika kelompok dapat

mengartikulasikan pengertian dari tujuan dokumen dan audiens, dan secara jelas
mendiskusikan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut.

Jika Anda merencanakan sebuah kerjasama dalam menulis proyek: buatlah analisis
Anda terhadap masalah, audiens dan tujuan Anda secara jelas sehingga Anda mengetahui di
mana Anda setuju dan di mana Anda tidak setuju; rencanakan pengorganisasian, format dan
gaya dari dokumen sebelum seseorang memulai menulis untuk membuat lebih mudah untuk
mencampur bagian-bagian tertulis oleh penulis yang berbeda; pertimbangkan gaya kerja
Anda dan komitmen yang lain; dan ciptakanlah beberapa waktu luang ke dalam tenggat
waktu Anda.

Kebanyakan penulis mendapati bahwa menyusun sendirian lebih cepat dibanding

menyusun di dalam kelompok. Akan tetapi konsep secara bersama bisa mengurangi waktu
untuk merevisi di kemudian hari, karena kelompok memeriksa setiap pilihan yang dibuat.
Jika Anda membuat konsep secara bersama-sama untuk menulis proyek: gunakanlah
pengolah kata untuk mempermudah menghasilkan banyak konsep penting di dalam dokumen

COMM6263 – Business Communication-R2

kerjasama, dan jika kualitas dari penulisan penting sekali, berikanlah penulis terbaik
membuat konsep dokumen setelah setiap orang mengumpulkan informasi yang penting.

Melakukan revisi sebuah dokumen kerjasama membutuhkan perhatian pada isi,

pengorganisasian dan gaya. Berikut ini adalah panduan untuk membuat proses revisi lebih
efektif: Evaluasi isi dan diskusikan dokumen secara kelompok; kenalilah bahwa orang yang
berbeda memiliki gaya penulisan yang berbeda; dan jika kelompok merasa puas dengan isi
dokumen, satu orang – mungkin penulis terbaik – akan membuat setiap perubahan penting
untuk membuat gaya penulisan selalu konsisten.

Meskipun dokumen kerjasama itu dibuat oleh kelompok, namun tetap diperlukan
untuk melakukan penyuntingan dan pemeriksaan, dengan memerhatikan hal-hal sebagai
berikut: biarkan paling tidak seorang memeriksa seluruh dokumen yang meliputi kebenaran
di dalam gramatika, mekanik, dan pengejaan dan untuk konsistensi bahwa elemen, nama-
nama dan nomor-nomor sudah ditangani; jika mungkin gunakan spell checker untuk
memeriksa seluruh dokumen; dan meskipun Anda menggunakan spell checker dengan
komputer, setidaknya dibutuhkan manusia juga untuk memeriksa dokumen.

Jika anda menciptakan sebuah dokumen dengan penulis bersama: biarkan diri Anda
sendiri waktu yang banyak untuk mendiskusikan masalah dan menemukan solusinya;
ambillah waktu untuk mengetahui anggota kelompok dan membangun loyalitas kelompok;
jadilah sebuah kelompok yang bertanggung jawab; sadarilah bahwa orang itu memiliki cara
berbeda dari realitas pengalaman dan mengekspresikan diri mereka sendiri.

COMM6263 – Business Communication-R2

 DAFTAR PUSTAKA

1. Locker, Kitty O, & Kaczmarek, Stephen, K. (2014). Business Communication,

Building Critical Skills, 06. Module 18 & 19. MCGI. New York. ISBN: 978-9-81-
473867-5.

COMM6263 – Business Communication-R2