Cara Meningkatkan Komunikasi Efektif di

Tempat Kerja

by
OFamni
posted on
August 15, 2016
0

Komunikasi dapat saja sulit untuk dilakukan ditempat tertentu. Menurut Typulse, 97% dari
karyawan dan eksekutif dari beberapa perusahaan ternama dunia menyatakan komunikasi
yang tidak efektif dapat berdampak pada kurangnya keselarasan tim kinerja, sedangkan
menurut ClearCompany, 86 persen karyawan percaya bahwa komunikasi yang tidak efektif
dapat mengarah pada kegagalan kerja .

Jika Anda ingin komunikasi yang lebih efektif, maka silahkan mencoba lima cara ini untuk
meningkatkan komunikasi Anda:

1. Lakukan secara tertulis.

Jangan mengharapkan orang untuk mengingat apa yang Anda katakan kepada mereka,
bahkan jika Anda adalah bos. Kehidupan pribadi dan pekerjaan menjadi semakin mengusung
teknologi digital dan penuh dengan pengaruh online.

Maka dari itu ada kalanya untuk memanfaatkan teknologi untuk melakukan komunikasi yang
efektif.
Pada dasarnya, beberapa instansi dalam negeri sudah menggunakan aplikasi sosial media
seperti Blackberry Messenger, Line atau Whats App sebagai sarana komunikasi antar divisi.
Hal ini cukup efektif disaat diluar jam kantor atau sedang tidak berada dilokasi yang sama,
selain itu cara ini lebih efektif dibanding pesan singkat karena biaya pulsa yang dibutuhkan
lebih murah.

2. Ketahui tipe kepribadian Anda.

Banyak cara lain untuk berkomunikasi dengan lebih baik yakni dengan mengetahui tipe
kepribadian dari masing-masing rekan kerja Anda.

Jika Anda memutar mata atau jika Anda percaya bahwa tes kepribadian itu tidak akurat, ilmu
pengetahuan tidak setuju dengan Anda. Meskipun benar bahwa kepribadian kita dapat
mengubah sedikit melalui hidup melalui perilaku yang dipelajari, ciri-ciri kepribadian besar
seperti introversi dan ekstroversi ditentukan saat lahir, dan didasarkan pada bagaimana Anda
memproses dopamin .

Dengan kata lain, jangan mencoba untuk memaksa seseorang untuk berkomunikasi dengan
cara yang Anda lakukan. Mereka bisa benar-benar terprogram berbeda.
3. Efektifkan Tata Letak.

Jika Anda memiliki wewenang untuk mengatur tata letak kantor Anda, maka desain kantor
yang terbukti efektif untuk diterapkan pada sebuah kantor Adalah desain Open Space. Desain
ini disinyalir merupakan desain kantor yang paling baik dan paling populer di tahun 2016 ini.

Open space berupa desain kantor yang lebih fokus pada penggabungan beberapa atau seluruh
divisi kedalam satu ruangan besar. Tujuannya untuk membuat efektifitas komunikasi yang
terjalin antar divisi maupun ke eksekutif.
Beberapa perusahaan antara lain yang telah mengusung konsep open space ini adalah
Facebook, Twitter, Tokopedia, Kaskus, Olx, Net Mediatama dan beberapa perusahaan besar
lainnya.

4. Lakukan pertemuan sehari-hari.

Pertemuan yang dilakukan disetiap hari, lama kelamaan akan membuat Anda dan orang yang
temui akan terjalin keakraban yang lebih erat. Dengan keakraban yang terjalin akan membuat
Anda luwes untuk berkomunikasi dengan lawan bicara Anda.

http://ofamni.com/cara-meningkatkan-komunikasi-efektif-di-tempat-kerja/

Prinsip Dasar dalam Komunikasi Efektif

Posted by admin in Pengembangan Diri On July 11, 2013

Komunikasi merupakan Ketrampilan Prioritas diurutan pertama jika Anda menginginkan

Sukses dalam Karir dan Kehidupan. Sudah menjadi Data Penelitian bahwa dari 20
Kemampuan yang dibutuhkan, Komunikasi sebagai Jawaranya. Perubahan untuk menjadi
Lebih Baik terletak sejauh mana Anda mampu menggunakan Komunikasi sebaik mungkin.
Anda mampu membaca situasi dan masuk dengan cara komunikasi yang apik. Namun masih
banyak diantara Anda yang kurang mampu menggunakan Komunikasi Efektif dalam Karir
dan Profesi. Ada beberapa hal yang perlu Anda pahami yakni Makna dan Tujuan
Komunikasi dan Prinsip Komunikasi Efektif (Benar).

Makna dan Tujuan Komunikasi

Komunikasi adalah Pemberitahuan atau Pertukaran yang bersifat Bersama-sama.
Komunikasi terdiri dari Pembawa Pesan, Isi Pesan, Media, Penerima Pesan dan Pengetian
atau Pemahaman masing-masing Pihak. Tujuan akhir dari sebuah Komunikasi adalah
Penerima Pesan dapat Mengerti dan Memahami Pesan yang disampaikan Pemberi Pesan.
Anda mampu menjelaskan Keinginan kepada Lawan Bicara dengan Sederhana namun Tepat
atau Akurat.
 Prinsip-Prinsip Komunikasi Efektif
Prinsip ibarat ornament atau elemen penting yang harus digunakan dalam sebuah aktivitas.
Prinsip Kerja adalah Proses Benar dan Hasil Tepat. Prinsip Berumah Tangga adalah Ibadah
dan Sosial. Demikian pula Prinsip Komunikasi Efektif diantaranya adalah Respect, Empathy,
Audible, Clarity, Humble atau disingkat REACH.

1. Respect (Respek)

Respect adalah Perasaan Positif atau penghormatan diri kepada lawan bicara. Anda
menghargai Lawan Bicara sama halnya dengan menghargai diri sendiri. Semua orang ingin
dihargai dan dihormati dan menjadi kebutuhan setiap individu. Dalam bukunya How to Win
Friends and Influence People, Dale Carnegie juga menjelaskan bahwa rahasia terbesar dalam
berurusan dengan manusia adalah penghargaan yang jujur dan tulus. Prinsip menghormati ini
harus selalu Anda pegang dalam berkomunikasi. There will be no respect without trust and
there is no trust without integrity Samuel Johnson.

2. Empathy (Empati)

Empathy adalah kemampuan untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang tengah
dihadapi orang lain. Anda mampu merasakan apa yang dirasakan oleh orang lain.
Komunikasi akan terjalin dengan baik sesuai kondisi psikologis lawan bicara. Ber-Empati
Anda harus menempatkan diri sebagai pendengar yang baik, bahkan sebelum orang lain
mendengarkan kita. Stephen R Covey menjelaskan salah satu dari tujuh kebiasaan manusia
efektif adalah mengerti terlebih dahulu sebelum dimengerti (Seek First to Understand).

3. Audible (Dapat Didengar)

Audible mengandung makna pesan Anda harus dapat didengarkan dan dimengerti. Untuk itu
yang harus Anda lakukan yaitu,

Pertama, pesan harus mudah dipahami, menggunakan bahasa yang baik dan benar. Hindari
bahasa yang tidak dipahami oleh lawan bicara.
Kedua, sampaikan yang penting. Sederhanakan Pesan Anda. Langsung saja pada inti
persoalankarena sebagian besar orang tidak suka mendengar yang bertele-tele.
Ketiga, gunakan bahasa tubuh Anda. Mimik wajah, kontak mata, gerakan tangan dan posisi
badan bisa dengan mudah terbaca oleh lawan bicara Anda. Tunjukkan kesejatian Anda
dengan mengoptimalkan bahasa tubuh dan pesan.
Keempat, gunakan ilustrasi atau contoh. Analogi sangat membantu dalam penyampaian
Pesan. Gunakan Ilustrasi dan Contoh Nyata.
4. Clarity (Jelas)

Clarity adalah kejelasan dari pesan yang kita sampaikan. Salah satu penyebab munculnya
salah paham antara satu orang dengan yang lain adalah informasi yang tidak jelas yang
mereka terima. Hindari orang berspekulasi atau menafsirkan sendiri atas apa yang mereka
dengar. Langkah terbaik sebelum melakukan komunikasi adalah dengan menetapkan tujuan
secara jelas dan perjelas intonasi suara Anda. Sadari bahwa Anda punya tujuan dalam
berkomunikasi dan sampaikan pesan Anda dengan suara intonasi suara yang baik.

5. Humble (Rendah Hati)

Sikap Rendah Hati bukan berarti Anda Rendah Diri, Rendah Hati memberikan Kesempatan
kepada orang lain untuk berbicara terlebih dahulu dan Anda menjadi Pendengar yang Baik.
Sikap ini membangun Rasa Hormat dan pada akhirnya Mengembangkan Respek kepada
Lawan Bicara Anda. Sikap Rendah Hati Anda memberikan pamor positif bahwa Anda
merupakan tempat yang tepat dalam sebuah Komunikasi Dua Arah yang saling
Menguntungkan.

http://ikhtisar.com/prinsip-dasar-dalam-komunikasi-efektif/

Mengelola rapat yang efektif (Effective

Meeting)

Rapat merupakan salah satu media untuk berkomunikasi dari

dan ke manajer. Rapat juga membantu para manajer memantau keseluruhan operasional
dalam organisasi. Rapat yang efektif bisa meningkatkan kesehatan organisasi dan moral
karyawan. Secara umum, rapat merupakan kegiatan yang mengeluarkan biaya, energi dan
menyita banyak waktu Keberhasilan sebuah rapat pada umumnya dipengaruhi oleh pemimpin
rapat dan persiapan serta tehnik yang digunakan peserta rapat. Bagaimana membuat rapat-
rapat anda efektif? Untuk mengetahuinya kita bisa belajar dari berbagai sebab kenapa rapat
tidak efektif. Pada umumnya, rapat tidak efektif karena:
1. Sasaran dan tujuan rapat yang tidak jelas. Hal ini bisa terjadi karena rapat di
selenggarakan berdasarkan kesepakatan waktu bahwa kita selalu rapat pada hari senin
sehingga ada tujuan atau tidak setiap hari senin mengadakan rapat.

2. Agenda tidak ada. Karena tidak ada agenda yang jelas maka tidak ada arah yang jelas,
peserta tidak mempunyai gambaran tujuan rapat, keputusan-keputusan yang diambil serta
kewajiban-kewajiban yang harus di emban.

3. Kumunikasi satu arah. Pemimpin rapat menyampaikan informasi-informasi dan

dilanjutkan pertanyaan dari semua peserta di akhir rapat. Dalam kasus ini mungkin dengan
mengirimkan surat edaran atau memo lebih efektif dilakukan.

4. Peserta biasanya enggan bicara. Keengganan ini bisa di sebabkan karena peserta malu-
malu menyampaikan sumbang pikirnya atau karena takut apa yang di sampaikan akan
menimbulkan reaksi negative dari pimpinan rapat atau peserta lain. Mereka memilih
bungkam dan apabila di minta melaporkan akan menjawab bahwa tidak ada yang perlu
dilaporkan.

5. Setiap ide baru yang diketengahkan di hancurkan atau di terima tanpa diskusi. Hal ini
bisa terjadi pada suasana rapat yang negative sehingga orang enggan menyampaikan ide baru.
Setiap ide yang muncul tidak disetujui oleh pimpinan rapat tanpa diskusi lebih dahulu.
Sebaliknya kalau ada usulan dari pimpinan atau orang yang berpengariuh langsung di setujui
tanpa dibahas secara memadai.

6. Konflik pribadi. Hal ini bisa terjadi karena konflik pribadi di bawa dalam rapat. Orang-
orang saling menyerang untuk menari muka di hadapan pemimpin rapat.

7. Hasil rapat tidak ada tindakan. Akibat dari tidak ada tindak lanjut dari rapat, maka
pasalah yang sama bisa di bahas dalam rapat demi rapat dan menghabiskan banyak waktu.
Tidak adanya kejelasan siapa yang bertanggung jawab untuk memfolow up menjadi salah
satu factor tidak adanya tindak lanjut.

Rapat yang efektif akan memberikan banyak manfaat baik bagi pemimpin rapat maupun
peserta rapat yang lain. Bagi pemimpin, rapat bisa memberikan manfaat yaitu:

1. Meningkatkan keefektifan tim dan komunikasi dalam unit anda. Ketika hubungan hanya
dibangun dalam kerja, memungkinkan kita tidak seimbang dalam memberikan perhatian
kepada anggota unit kita. Dalam rapat, kita bisa member perhatian kepada semua staf kita
baik secara individu maupun kelompok.

2. Mendorong orang untuk mengulas kembali apa yang sedang mereka kerjakan dan
kemanjuan dalam pencapaiannya.

3. Meningkatkan kualitas kita dalam mengambil keputusan. Keputusan yang baik sering
tergantung pada bagaimana peserta rapat memberikan masukan dan mendiskusikannya
dengan bebas dan penuh semangat dari berbagai pandangan yang berbeda.

4. Membantu mengembangkan staf. Peserta rapat bisa menyampaikan usulannya, laporan

tentang pekerjaan mereka dengan presentasi-presentasi kecil sehingga menjadi peluang
mereka untuk berkembang.
Bagi peserta rapat, manfaat yang bisa diperoleh adalah :

1. Mendapatkan gambaran sekilas tentang organisasi dan gambaran masa depan. Rapat
bisa membantu karyawan baru untuk menyesuaikan diri dengan cepat.

2. Mendorong kerja sama tim dan semangat tim. Dalam rapat yang efektif, setiap peserta
bisa merangsang peserta yang lain untuk ikut memberikan sumbang sarannya.

3. Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memberikan umpan balik kepada

manajer dan pada satu sama lain. Peserta bisa belajar tentang manajerial dan tentang masalah
lain dari peserta lain.

Bagaimana penyelenggaraan rapat yang efektif? Ada 10 langkah untuk mengelola rapat yang
efektif.

1. Mulailan tepat waktu.

2. Nyatakan tujuan dengan jelas dan materi yang akan di bahas.

3. Mencatat jalannya rapat

4. Pastikan semua topic dibahas

5. Arahkan pertemuan kearah pengambilan keputusan

6. Mengelola penggunaan waktu

7. Mengelola konflik

8. Mengendalikan rapat

9. Kembangkan rencana tindak lanjut dan berikan penugasan.

10. Akhiri tepat waktu.

http://indosdm.com/mengelola-rapat-yang-efektif-effective-meeting

Komunikasi Antar Pribadi dengan Atasan dan Bawahan

Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk
mengerti apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Berkomunikasi
berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, melalui komunikasi kita
mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya.
Kendala utama dalam berkomunikasi adalah seringkali kita mempunyai makna
yang berbeda terhadap hal yang sama, itu karena setiap individu memiliki
persepsi yang berbeda.

Di dalam organisasi atau perusahaan tersebut biasanya selalu terdapat bentuk

kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan
berjalannya suatu organisasi atau perusahaan , yang terdiri dari pimpinan dan
karyawan atau anggota . Di antara kedua belah pihak harus terjalin two way
communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik . Bila
sasaran komunikasi dapat diterapkan di dalam suatu organisasi atau
perusahaan, maka sasaran yang ditujupun akan beraneka ragam tetapi tujuan
utamanya tentulah untuk mempersatukan individu individu yang tergabung di
dalam organisasi atau perusahaan tersebut .

Cara cara komunikasi yang dapat dilakukan :

1. Downward Communications

Downward Communications adalah komunikasi yang berlangsung ketika orang-

orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada
bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk

dilaksanakan (job retionnale)

Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku

(procedures and practices)

Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

2. Upward Communication

Upward Communication adalah komunikasi yang terjadi ketika bawahan

(subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari
bawah ke atas ini adalah:
 Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang
sudah dilaksanakan

Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun

tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan

Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan

Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun

pekerjaannya.

3. Horizontal Communication

Horizontal Communication adalah tindak komunikasi ini berlangsung di antara

para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi
arus komunikasi horisontal ini adalah:

Memperbaiki koordinasi tugas

Upaya pemecahan masalah

Saling berbagi informasi

Upaya pemecahan konflik

Membina hubungan melalui kegiatan bersama

Di dalam suatu organisasi atau perusahaan , sangat diperlukan komunikasi yang

efektif demi kelancaran berjalannya kegiatan organisasi perusahaan. Yang
dimaksud dengan komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang efektif dan
tepat sasaran. Dalam komunikasi tersebut, efektifitas komunikasi diukur dari
adanya keterbukaan antara pihak yang melakukan komunikasi, saling
mendukung antara pihak yang melakukan komunikasi , bersikap positif, saling
memahami antara pihak yang saling melakukan komunikasi, kesetaraan antara
pihak yang melakukan komunikasi . Membuat forum komunikasi yang reguler
dan intensif serta terntunya ada message yang ingin dicapai dengan
diaadakannnya forum komunikasi tersebut. Dan buatlah dengan forum
komunikasi ini dengan kegiatan kegiatan dan cara yang menarik.

http://r.search.yahoo.com/_ylt=A2oKmM.Uw9tYr1EAHA_3RQx.;_ylu=X3oDMTByN
2RnanRxBHNlYwNzcgRwb3MDMQRjb2xvA3NnMwR2dGlkAw--/RV=2/RE=1490826
261/RO=10/RU=http%3a%2f%2fpinkeyxoxo.blogspot.com
%2f2012%2f12%2fkomunikasi-antar-pribadi-dengan-
atasan.html/RK=0/RS=K3vobGin.HbjFG8qLV5XHSba90U-
http://r.search.yahoo.com/_ylt=A2oKmM.Uw9tYr1EAHA_3RQx.;_ylu=X3oDMTByN
2RnanRxBHNlYwNzcgRwb3MDMQRjb2xvA3NnMwR2dGlkAw--/RV=2/RE=1490826
261/RO=10/RU=http%3a%2f%2fpinkeyxoxo.blogspot.com
%2f2012%2f12%2fkomunikasi-antar-pribadi-dengan-
atasan.html/RK=0/RS=K3vobGin.HbjFG8qLV5XHSba90U-

Analisis efektivitas komunikasi atasan dan bawahan pada

Kantor Pos Bogor

View/Open
Abstract (236.1Kb)

Full Text (716.3Kb)

Date
2009

Author
Silviani, Melly

Metadata
Show full item record

Komunikasi sangat dibutuhkan dalam pengembangan perusahaan. Sistem

manajemen secanggih dan seefisien apapun tidak akan berfungsi, bilamana
hambatan komunikasi tidak diselesaikan dan ditangani dengan baik, baik antara
karyawan dengan karyawan maupun antar karyawan dengan pimpinan. Dalam
aktivitas di suatu organisasi bisnis, komunikasi memegang peranan sangat
penting. Kegagalan dalam organisasi bisnis banyak yang disebabkan oleh kurang
tertatanya komunikasi bisnis yang dilakukan para pelaku di organisasi tersebut.
Komunikasi yang efektif menjadi faktor penting bagi pencapaian tujuan suatu
organisasi. Komunikasi yang efektif antara karyawan dengan manajer atau
antara atasan dengan bawahan dapat membantu atasan untuk memahami dan
mengerti kesulitan bawahan dalam bekerja. Hal ini akan membantu terciptanya
kinerja secara optimal. Tujuan penelitian ini adalah: (1) Mengetahui pola
komunikasi yang terjadi antara atasan dan bawahan pada Kantor Pos Bogor. (2)
Mengetahui hambatan komunikasi yang dialami oleh atasan dan bawahan pada
Kantor Pos Bogor. (3) Menganalisis efektivitas komunikasi atasan dan bawahan
pada Kantor Pos Bogor. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pola komunikasi
yang terjadi antara atasan dengan bawahan di Kantor Pos Bogor menggunakan
dua pola komunikasi yaitu pola komunikasi ke atas dan pola komunikasi ke
bawah secara lisan dan tulisan. Hambatan komunikasi yang terjadi antara atasan
dengan bawahan pada Kantor Pos Bogor diantaranya adalah adanya gangguan
teknis, gangguan semantik, gangguan psikologis, gangguan fisik atau organik,
hambatan status, hambatan kerangka berpikir dan hambatan budaya. Hambatan
terbesar yang dialami atasan dan bawahan di Kantor Pos Bogor adalah
hambatan kerangka berpikir, yaitu adanya perbedaan persepsi ketika proses
komunikasi terjadi antara atasan dengan bawahan. Hambatan komunikasi secara
keseluruhan lebih sering dialami oleh bawahan dibandingkan atasan.
Berdasarkan penilaian atasan dan bawahan terhadap indikator yang menjadi
ukuran efektivitas komunikasi dapat disimpulkan bahwa komunikasi atasan dan
bawahan di Kantor Pos Bogor sudah efektif dilihat dari segi pemahaman,
kesenangan, mempengaruhi sikap, memperbaiki hubungan dan tindakan atasan
dan bawahan selama proses komunikasi berlangsung.

http://repository.ipb.ac.id/handle/123456789/14090

Komunikasi atasan bawahan dalam organisasi merupakan hal yang sangat

penting. Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan
orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal
ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil
in tegrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam
kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah
penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan
bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada komunikasi dua arah untuk
itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-
cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Salah satu
bentuk komunikasi tersebut adalah komunikasi atasan bawahan.

Komunikasi atasan bawahan meliputi komunikasi interpersonal. Komunikasi

interpersonal adalah transaksi antara individu dengan lingkungan sekitarnya, yang
meliputi orang lain seperti teman, keluarga, anak, rekan kerja, dan bahkan orang asing
(Myers & Myers, 1992). Dalam lingkup organisasi, komunikasi interpersonal menentukan
keberhasilan sebuah organisasi.

Proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi khususnya yang menyangkut

komunikasi antara pimpinan dan karyawan merupakan faktor penting dalam
menciptakan suatu organisasi yang efektif. Komunikasi efektif tergantung dari hubungan
atasan bawahan yang memuaskan yang dibangun berdasarkan iklim dan kepercayaan
atau suasana organisasi yang positif. Agar hubungan ini berhasil, harus ada kepercayaan
dan keterbukaan antara atasan dan bawahan (Muhammad, 2001).

Keterbukan dan kepercayaan ini terbentuk dari proses komunikasi interpersonal

yang efektif. Dari pemaparan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi dalam
organisasi merupakan bentuk dari komunikasi interpersonal. Komunikasi interpersonal
yang baik akan membentuk komunikasi atasan bawahan yang baik pula. Pada penulisan
selanjutnya, peneliti akan menggunakan istilah komunikasi atasan bawahan di mana
komunikasi atasan bawahan ini telah meliputi komunikasi interpersonal.

Definisi komunikasi atasan bawahan

Komunikasi atasan bawahan dalam sebuah organisasi memiliki pengertian yaitu

informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas
lebih rendah (Pace & Faules, 2000).

Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari para atasan
atau para pemimpin kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke bawahan
digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan pengarahan,
tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijakan umum. Tujuan komunikasi ke bawah
adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk merubah sikap, membentuk pendapat,
mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah
kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk
menyesuaikan diri dengan perubahan (Muhammad, 2004).

Jenis informasi yang dikomunikasikan ke bawah

Menurut Katz dan Kahn dalam Purwanto (2003), komunikasi dari atas ke bawah
mempunyai lima tujuan pokok, yaitu:

1. Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu. Tipe informasi ini

memusatkan pada apa yang harus karyawan lakukan dan bagaimana
melakukannya. Instruksi kerja yang berbentuk perintah, pengarahan, penjelasan
dan deskripsi pekerjaan merupakan cara untuk menyampaikan informasi jenis ini.

2. Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan. Tipe

informasi ini bertujuan agar karyawan mengetahui bagaimana pekerjaan mereka
berhubungan dengan tugas-tugas dan posisi lainnya dalam organisasi dan
mengapa mereka melakukan pekerjaannya. Dengan kata lain, tipe informasi ini
membantu karyawan mengetahui bagaimana pekerjaan mereka membantu
organisasi dalam mencapai tujuannya.

3. Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional. Karyawan

diberikan informasi mengenai jumlah jam kerja, gaji, program pensiun, asuransi
kesehatan, liburan dan ijin cuti, program insentif, penalti dan hukuman.
 4. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan. Informasi
mengenai hasil kerja karyawan sangat penting dalam mempertahankan
operasional perusahaan. Karyawan sering mengeluh, seperti mereka tidak tau
bagaimana supervisor melihat performans mereka.

5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi

menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

Bentuk komunikasi atasan bawahan

Bentuk komunikasi yang digunakan dalam komunikasi ke bawah (Muhammad, 2004):

1. Bentuk lisan: rapat, diskusi, interview, telepon, sistem interkom, kontak

interpersonal, laporan lisan, ceramah.

2. Bentuk tulisan: surat, memo, telegram, majalah, surat kabar, deskripsi pekerjaan,
panduan pelaksaan pekerjaan, laporan tertulis, pedoman kebijaksanaan.

3. Bentuk gambar: grafik, poster, peta, film, slide.

Faktor yang mempengaruhi komunikasi atasan bawahan

Arus komunikasi dari atasan kepada bawahan tidaklah selalu berjalan lancar, tetapi
dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain yaitu sebagai berikut (Thoha, 2005):

1. Keterbukaan. Kurangnya sifat terbuka antara pimpinan dan karyawan akan

menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan
dalam pesan. Umumnya para pimpinan tidak begitu memperhatikan arus
komunikasi ke bawah. Pimpinan mau memberikan informasi kebawah bila mereka
merasa pesan itu penting bagi penyelesaian tugas. Tetapi apabila suatu pesan
tidak relevan dengan tugas pesan tersebut tetap dipengangnya. Misalnya seorang
pimpinan akan mengirimkan pesan untuk memotivasi karyawan guna
menyempurnakan produksi, tetapi tidak mau mendiskusikan kebijaksanaan baru
dalam mengatasi masalah-masalah organisasi.

2. Kepercayaan pada pesan tulisan. Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada
pesan tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada
pesan yang disampaikan secara lisan dan tatap muka. Hal ini menjadikan
pimpinan lebih banyak menyampaikan pesan secara tertulis berupa buletin,
booklet, dan film sebagai pengganti kontak personal secara tatap muka antara
atasan dan bawahan.
 3. Pesan yang berlebihan. Banyaknya pesan-pesan yang dikirimkan secara tertulis
maka karyawan dibebani dengan memo, buletin, surat pengumuman, majalah
dan pernyataan kebijaksanaan sehingga banyak sekali pesan-pesan yang harus
dibaca oleh karyawan. Reaksi karyawan terhadap pesan tersebut biasanya
cenderung tidak membacanya. Banyak karyawan hanya membaca pesan-pesan
tertentu yang dianggap penting bagi dirinya dan yang lain dibiarkan saja tidak
dibaca.

4. Ketepatan waktu. Ketepatan waktu pengiriman pesan mempengaruhi komunikasi

ke bawah. Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi
pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan.
Pesan seharusnya dikirimkan ke bawah pada saat saling menguntungkan kepada
kedua belah pihak yaitu pimpinan dan karyawan. Tetapi bila pesan yang
dikirimkan tersebut tidak pada saat dibutuhkan oleh karyawan maka mungkin
akan mempengaruhi kepada efektifitasnya.

5. Penyaringan. Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semua

diterima mereka, tetapi mereka saring mana yang mereka perlukan. Penyaringan
pesan ini dapat disebabkan oleh bermacam-macam faktor diantaranya perbedaan
persepsi di antara karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunikasi dan
perasaan kurang percaya kepada seorang supervisor mungkin memblok
supervisor.

Dimensi komunikasi atasan-bawahan

Persoalan utama dalam komunikasi atasan bawahan adalah sejauh mana

komunikasi atasan dan bawahan dapat berjalan dengan efektif atau tidak. Apabila hasil
yang didapat sama dengan tujuan yang diharapkan maka hasil komunikasi dinyatakan
efektif, jika hasil yang didaptkan lebih besar dari tujuan yang diharapkan maka
komunikasi dapat dikatakan sangat efektif, tetapi apabila hasil yang didapatkan lebih
kecil dari tujuan yang diharapkan, maka dapat dikatakan bahwa komunikasi tidak atau
kurang efektif. komunikasi disebut efektif apabila penerima menginterpretasikan pesan
yang diterimanya sebagaimana dimaksudkan oleh pengirim (Thoha, 2005).

Komunikasi atasan bawahan yang efektif dapat dianalisis dengan menggunakan

beberapa dimensi berikut ini (Thoha, 2005):

1. Intensi. Komunikasi yang efektif jika diarahkan secara langsung untuk

menyempurnakan pelaksanaan pekerjaan dan lebih menjadikan pegawai sebagai
harta milik perusahaan yang paling berharga. Komunikasi semacam ini tidak
bersifat hal-hal pribadi dan seharusnya tidak berkompromi dengan perasaan-
 perasaan pribadi, harga diri, dan cita-cita pribadi. Komunikasi yang efektif
hanyalah mengurusi atau hanya diarahkan pada aspek-aspek pekerjaan pegawai.

2. Kekhususan. Komunikasi yang efektif dirancang untuk membekali penerima

dengan informasi yang khusus sehingga mereka mengetahui apa yang
seharusnya dikerjakan untuk suatu situasi yang benar. Suatu komunikasi yang
tidak efektif jikalau bersifat umum dan meninggalkan tanda tanya bagi
penerimanya. Misalnya mengatakan pada pegawainya bahwa pekerjaannya jelek,
tanpa ada penjelesasan apanya yang jelek, mengapa dia menilai jelek dan
sebagainya.

3. Deskriptif. Komunikasi yang efektif dapat dilakukan dengan lebih bersifat

deskriptif dibandingkan dengan yang bersifat evaluatif. Ini berarti hendakanya
memberikan penjelasan mengenai pelaksanaan pekerjaan, diceritakan kepada
pegawai apa-apa yang telah dikerjakan dalam bahasa yang objektif, dan tidak
dikemukan hal-hal yang bersifat penilaian yang cenderung menggunakan dasar-
dasar pertimbangan yang subjektif.

4. Kemanfaatan. Karakteristik ini meminta agar setiap komunikasi mengandung

informasi yang dapat dipergunakan oleh pegawai untuk memperbaiki dan
menyempurkan pekerjaannya dengan memberikan petunjuk atau latihan untuk
menambah kecakapannya.

5. Tepat waktu. Komunikasi yang efektif jika terdapat pertimbangan-pertimbangan

yang memperhitungkan faktor waktu yang tepat.

6. Kesiapan. Para pegawai hendaknya mempunyai kesiapan untuk menerima

informasi tersebut. Dalam hal ini, setiap komunikasi hendaknya diperhitungkan
apakah pegawai yang akan diberi informasi sudah siap atau belum.

7. Kejelasan. Komunikasi dapat dimengerti secara jelas oleh penerima. Suatu cara
yang baik untuk mengetahui hal ini ialah membuktikan secara langsung dengan
meminta kepada penerima untuk menyataan secara pokok-pokok apa yang telah
dibicarakan bersama. Cara lain ialah dengan melihat ekspresi raut muka sebagai
salah satu indikator adanya pengertian.

8. Validitas. Komunikasi hendaknya dapat dipercaya dan sah, memberikan informasi

dengan benar dan tidak membiarkan pegawai memperbaiki kesalahan dengan
informasi yang salah.
Dampak komunikasi efektif

Dampak komunikasi efektif dalam organisasi dapat disimpulkan yakni (Pace &Faules,
2000):

1. Komunikasi meningkatkan motivasi karyawan dengan cara menginformasikan dan

mengklarifikasi bawahan mengenai tugas yang harus dikerjakan, perilaku yang
diharapkan dalam melakukan tugasnya, dan bagaimana memperbaiki performans
bawahan.

2. Komunikasi merupakan sumber bagi anggota organisasi dalam proses pembuatan

keputusan, membantu mengindentifikasi dan memperkirakan tindakan alternative
dalam pemecahan masalah.

3. Komunikasi dapat mengubah sikap individual. Individual yang diberikan

4. Informasi memiliki sikap yang lebih baik dibandingkan dengan individual yang
tidak mendapatkan informasi.

5. Komunikasi membantu dalam hal sosialisasi peraturan perusahaan.

6. Komunikasi dapat berperan dalam hal proses kontrol. Komunikasi mengontrol

perilaku anggota organisasi dalam berbagai cara. Ada beberapa level hirarki dan
peraturan yang harus diikuti oleh karyawan dalm organisasi. Karyawan harus
mematuhi peraturan organisasi, menunjukan performa kerja yang efisien dan
mengkomunikasi masalah yang dihadapi kepada atasannya. Oleh karena itu,
komunikasi membantu dalam mengontrol fungsi manajemen.

Hambatan komunikasi

Hambatan atau gangguan merupakan sifat yang melekat pada komunikasi.

Hambatan dapat menghalangi pengirim dalam mengirimkan pesan dan penerima dalam
menerima pesan. Sehingga membuat pesan yang disampaikan pengirim berbeda dengan
pesan yang diterima di penerima (Curtis, Floyd& Winsor, 2005).

Menurut Curtis, Floyd& Winsor (2005), jenis hambatan komunikasi adalah:

Hambatan fisik

Faktor fisik dari pengirim dapat menjadi hambatan dalam komunikasi. Misalnya
gangguan kesehatan (suara serak), kecepatan bicara dan intonasi suara. Faktor fisik dari
lingkungan juga dapat menjadi hambatan dalam komunikasi. Misalnya gangguan alat
komunikasi, suara mobil atau pesawat yang lewat, dengungan komputer, suara genset,
dll.

Hambatan psikologis

Faktor psikologis sering kali menjadi hambatan dalam komunikasi. Umumnya disebabkan
oleh si pengirim. Sebelum berkomunikasi, tidak mengkaji/melihat kondisi sipenerima.
Komunikasi sulit untuk berhasil jika saat berlangsungnya komunikasi tersebut, penerima
sedang sedih, bingung marah, kecewa, iri hati, dan kondisi psikologis lainnya; juga jika
penerima menaruh prasangka kepada pengirim. Prasangka merupakan salah satu
hambatan berat bagi kegiatan komunikasi, karena orang yang sudah berprasangka
belum apa-apa sudah bersikap menentang pengirim. Apalagi kalau prasangka itu sudah
berakar, seseorang tdk dapat lagi berpikir objektif, dan apa saja yang dilihat atau
didengarnya selalu akan dinilai negatif.

Hambatan dalam proses komunikasi

1. Hambatan dari sipengirim, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas
bagi si pengirim itu sendiri. Hal ini sering dipengaruhi oleh perasaan atau situasi
emosional dari si pengirim ketika mengirimkan pesan.

2. Hambatan dari sipenerima, seperti kurangnya perhatian pada saat menerima atau
mendengarkan pesan tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih
lanjut.

3. Hambatan dalam memberikan umpan balik. Umpan balik yang diberikan tidak apa
adanya, tidak tepat waktu, tidak jelas, dan sebagainya.

Hambatan semantik

Menyangkut bahasa yang dipergunakan pengirim sebagai alat untuk menyalurkan

pikiran dan perasaannya kepada penerima . Seorang pengirim harus benar-benar
memperhatikan hambatan semantis ini, sebab salah ucap dapat menimbulkan salah
pengertian yang pada akhirnya bisa menimbulkan salah komunikasi.

Seringkali pengirim salah ucap karena berbicara terlalu cepat sehingga ketika pikiran dan
perasaan belum mantap terformulasikan, kata-kata sudah terlanjur dilontarkan.
Hambatan semantis ini kadang-kadang disebabkan pula oleh aspek antropologis, yakni
kata-kata yang sama bunyinya dan tulisannya, tetapi memiliki makna yang berbeda.
Salah komunikasi adakalanya disebabkan oleh pemilihan kata yang tidak tepat dan kata-
kata yang sifatnya konotatif.

http://www.psychologymania.com/2013/03/komunikasi-atasan-bawahan.html