SOAL
1. Sebutkan dan jelaskan 4 prerogatif yang harus anda hindari ketika
anda sedang berada di dalam grup
2. Sebutkan dan jelaskan 4 tipe meeting yang biasanya dilakukan di
dalam organisasi
3. Sebutkan dan jelaskan 4 jenis visual
4. Sebutkan dan jelaskan 2 tipe resume dan buatlah skill resume
5. Jelaskan perbedaan solicited letter dan prospecting letter
JAWABAN
1. Hal yang harus dihindari di grup adalah:
– Blocking: memotong atau menyanggah lawan berbicara ketika
mereka sedang berbicara. Perbuatan ini sering dianggap tidak sopan
– Dominating: mendominasi pembicaraan dan tidak membolehkan
lawan bicara ikut berpartisipasi dalam berbicara
– Clowning: menganggap enteng pembicaraan atau membuat olok-
olokan
– Withdrawing: pergi atau meninggalkan group ketika ada sesuatu
yang tidak disukai
2. 4 tipe meeting di dalam organisasi:
– Parliamentary: mengikuti prosedur normal; use Robert’s Rules of
Order.
– Staff: Biasanya diselenggarakan untuk mengumumkan kebijakan
dan produk baru, menjawab pertanyaan, dan berbagi ide, dan juga
untuk memotivasi karyawan
– Team: biasanya untuk brainstorming
– One-on-One: jenis meeting yang paling umum
3. 4 jenis visual:
– Tables: merupakan visual berbentuk tabel, biasanya digunakan
untuk membaca laporan keuangan
– Line graph: grafik bergaris. Biasanya digunakan untuk membahas
tingkat pertumbuhan
– Pie chart: grafik berbentuk kue pie atau pizza. Biasanya digunakan
untuk membahas marketshare
– Bar Chart: grafik berbentuk garis vertikal atau horizontal, ada
beberapa dan biasanya digunakan untuk perbandingan
4. 2 tipe resume adalah:
– Skill resume: merupakan resume yang menampilkan keterampilan-
keterampilan
– Chronological resume: merupakan resume yang menampilkan
sejarah pendidikan dengan urutan yang terbalik
Contoh skill resume
5. Solicited letter:
– Anda tahu bahwa perusahaan sedang menyewa pekerja
– Pekerjaan di iklankan
– Terkadang anda tau ada lowongan melalui mulut ke mulut
Unsolicited:
– And tidak tahu perusahaan tidak sedang menyewa pekerjaan
– Ini menolong anda untuk masuk hidden job market
Soal Teori
1. JOB HUNTING ANALYSIS
– Sebutkan apa yang harus anda ketahui sebelum anda
mendapatkan dan mencari kerja?:
• Pencapaian apa yang memberi anda kepuasan dan mengapa?
• Apakah anda lebih suka: deadline yang flexible atau kaku, grup
kerja yang berkelompok atau individual, petunjuk yang spesifik atau
umum, jalur promosi cepat atau lambat
• Apakah anda mau: membawa kerjaan kerumah, travel,
menghabiskan waktu yang lebih sedikit bersama keluarga
• Seberapa pentingkah uang bagi anda
• Dimana anda mau hidup
• Apakah pekerjaan itu hanya untuk mencari penghidupan atau
tujuan pribadi
– Apakah yang harus anda ketahui mengenai perusahaan?
• Apa yang akan dilibatkan oleh pekerjaan itu
• Apa yang dilakukan organisasi dan 4 atau 5 langkah mengenai
tindakan organisasi
– Dimana anda mencari informasi mengenai lapangan kerja?
• General Directories:
 Standard and Poor’s Register of Corporations, Directors, and
Executives; Thomas Register of American Manufacturers.
• Specialized Directories:
 Accounting Firms and Practitioners; O’Dwyer’s Directory of Public
Relations Firms.
• Trade Journals:
 Advertising Age; Cable Communication Magazine; Canadian
Business; The Practical Accountant; Today’s Realtor.
2. Prinsip-prinsip komunikasi:
– KOMUNIKASI ADALAH PROSES SIMBOLIK: alah satu kelebihan
manusia dari makhluk lain (hewan) adalah ia diberi kemampuan
untuk berfikir, Seorang filosuf mengistilahkan sebagai al hayawanu
nathiq manusia adalah hewan yang berfikir. Dengan fikiran itulah
manusia mempunyai kemampuan untuk menggunakan lambang
– SETIAP PELAKU MEMPUNYAI POTENSI KOMUNIKASI: Setiap orang
tidak bebas nilai, pada saat orang tersebut tidak bermaksud
mengkomunikasikan sesuatu, tetapi dimaknai oleh orang lain maka
orang tersebut sudah terlibat dalam proses berkomunikasi. Gerak
tubuh, ekspresi wajah ( komunikasi non verbal ) seseorang dapat
dimaknai oleh orang lain menjadi suatu stimulus.
– KOMUNIKASI PUNYA DIMENSI ISI DAN DIMENSI HUBUNGAN:
Dimensi isi menunjukkan muatan (isi) komunikasi sedangkan dimensi
hubungan menunjukkan bagaimana cara mengatakannya dan
mengisyaratkan, bagaimana hubungan para peserta komunikasi dan
bagaimana seharusnya pesan itu ditafsirkan
– KOMUNIKASI ITU BERLANGSUNG DALAM BERBAGAI TINGKAT
KESENGAJAAN: Komunikasi dilakukan manusia dari yang tidak
sengaja hingga yang sengaja dan sadar serta terencana melakukan
komunikasi. Kesadaran akan lebih tinggi ketika berkomunikasi dalam
situasi-situasi khusus.
– KOMUNIKASI TERJADI DALAM KONTEKS RUANG DAN WAKTU:
Pesan komunikasi yang dikirim oleh pihak komunikan baik secara
verbal maupun non-verbal disesuaikan dengan tempat, dimana
proses komunikasi itu berlangsung, kepada siapa pesan itu dikirim
dan kapan komunikasi itu berlangsung.
– KOMUNIKASI MELIBATKAN PREDIKSI PESERTA KOMUNIKASI: Ketika
orang-orang berkomunikasi, mereka meramalkan efek perilaku
komunikasi mereka. Dengan kata lain, komunikasi juga terikat oleh
aturan atau tatakrama
– KOMUNIKASI ITU BERSIFAT SISTEMIK: Setiap Individu adalah suatu
system yang hidup ( A Living System ). Organ-organ dalam tubuh kita
saling berhubungan. Kerusakan mata dapat membuat kepala kita
pusing. Bahkan unsure diri kita yang bersifat jasmani juga
berhubungan dengan unsure kita yang bersifat rohani.
– SEMAKIN MIRIP LATAR BELAKAN SOSIAL BUDAYA SEMAKIN
EFEKTIFLAH KOMUNIKASI: Jika dua orang melakukan komunikasi
berasal dari suku yang sama, pendidikan yang sama, maka ada
kecenderungan dua pihak tersebut mempunyai bahan yang sama
untuk berkomunikasi.
– KOMUNIKASI BERSIFAT NONSEKUENSIAL: Proses komunikasi
bersifat sirkular dalam arti tidak berlangsung satu arah. Melibatkan
respon atau tanggapan sebagai bukti bahwa pesan yang dikirimkan
itu diterima dan dimengerti.
– KOMUNIKASI BERSIFAT PROSESUAL, DINAMIS DAN
TRANSAKSIONAL: Konsekuensi dari prinsip bahwa komunikasi adalah
sebuah proses adalah komunikasi itu dinamis dan transaksional. Ada
proses saling memberi dan menerima informasi diantara pihak-pihak
yang melakukan komunikasi.
– KOMUNIKASI BERSIFAT IRREVERSIBLE: Setiap orang yang
melakukan proses komunikasi tidak dapat mengontrol sedemikian
rupa terhadap efek yang ditimbulkan oleh pesan yang dikirimkan.
Komunikasi tidak dapat ditarik kembali, jika seseorang sudah berkata
menyakiti orang lain, maka efek sakit hati tidak akan hilang begitu
saja pada diri orang lain tersebut.
– KOMUNIKASI BUKAN ALAT MENYELESAIKAN BERBAGAI MASALAH:
Dalam arti bahwa komunikasi bukan satu-satunya obat mujarab
yang dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah. Banya
persoalan dan konflik antar manusia disebabkan oleh masalah
komunikasi. Namun komunikasi bukanlah panasea (obat mujrab)
untuk menyelesaikan persoalan atau konflik itu, karena konflik atau
persoalan tersebut mungkin berkaitan dengan masalah structural.
3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan komunikasi efektif?
Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan
sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan.
Oleh karena itu, dalam bahasa asing orang menyebutnya “the
communication is in tune” ,yaitu kedua belah pihak yang
berkomunikasi sama-sama mengerti apa pesan yang disampaikan
Jelaskan bagaimana cara mengatasi miskomunikasi?
– Hargai lawan bicara
Menghormati dan menghargai orang yang diajak bicara akan
membuat kita cenderung berhati-hati dalam mengungkapkan setiap
kata. Termasuk, ketika menegur anggota tim yang melakukan
kesalahan, sehingga apa yang ingin kita sampaikan dapat dimengerti,
dipahami, dan tidak membuat yang diajak bicara atau ditegur
menjadi marah.
Pakar komunikasi, Dale Carnegie, dalam buku ‘How to Win Friends
and Influence People’ bahkan mengatakan, rahasia terbesar yang
merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan dengan
manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan
tulus kepada orang tersebut.
– Empati: Kemampuan untuk dapat menempatkan diri pada situasi
dan kondisi yang dihadapi lawan bicara akan menciptakan
komunikasi lancar. Salah satu syarat untuk dapat memiliki empati
adalah memiliki kemampuan untuk mendengarkan dan memahami
terlebih dahulu apa yang dikatakan orang yang kita ajak bicara.
Dalam buku ‘The 7 Habits of Highly Effective People’, pakar
manajemen Stephen R. Covey bahkan menempatkan kemampuan
mendengarkan sebagai satu dari 7 kebiasaan tersebut.
– Jelas dan transparan
Terkadang, karena suatu alasan, kita merasa perlu untuk
menyampaikan pesan. Pesan yang baik adalah pesan yang jelas,
transparan, dan dapat dimengerti sehingga tidak menimbulkan
multi-interpretasi atau salah tafsir.
Sikap seperti ini juga akan membuat lawan bicara percaya bahwa
memang apa yang kita katakan adalah benar dan tidak ada yang
ditutup-tutupi.
KUIS MATERI UAS KOMUNIKASI BISNIS #2
SOAL
1. Jelaskan mengenai meeting, tujuan meeting, tipe tipe meeting,
dan cara membuat effective meeting
2. Berikan pendapat anda mengenai presentasi oral, tujuannya, serta
bagaimana caranya untuk memberi presentasi oral yang efektif
3. Jelaskan mengenai laporan, tipe laporan, laporan progress, dan
ringkasan eksekutif
4. Jelaskan mengenai visual dan apa tujuannya
5. Jelaskan mengenai job hunting dan wawancara.
JAWABAN
1. Meeting atau rapat adalah perkumpulan sekelompok orang,
terutama anggota organisasi untuk diskusi
Tujuan daripada rapat adalah:
– Share information: berbagi informasi
– Brainstorm ideas: sama sama beradu ide
– Evaluate ideas: evaluasi ide
– Make decisions: membuat keputusan
– Create a document: membuat dokumen
– Motivate members: memotivasi anggota
Jenis rapat adalah:
4 tipe meeting di dalam organisasi:
– Parliamentary: mengikuti prosedur normal; use Robert’s Rules of
Order.
– Staff: Biasanya diselenggarakan untuk mengumumkan kebijakan
dan produk baru, menjawab pertanyaan, dan berbagi ide, dan juga
untuk memotivasi karyawan
– Team: biasanya untuk brainstorming
– One-on-One: jenis meeting yang paling umum
2. Oral presentation adalah seni yang melibatkan perhatian kepada
kebutuhan audience, perencanaan yang hati hati, dan perhatian
terhadap penyampaian
Tujuan daripada oral presentation adalah:
– Informative Presentations: memberi tahu atau mengajari
penonton
– Persuasive Presentations: Memotivasi audience untuk bertindak
– Goodwill Presentations: menghibur penonton
Cara untuk memberi oral presentation yang efektif adalah:
– Transform fear: menghilangkan rasa takut dan tidak percaya diri
– Use eye contact: menggunakan kontak mata dengan audience agar
tercipta keintiman
– Stand and gesture effectively: berdiri dan menggunakan gestur
secara efektif
– Use notes and visuals: mencatat dan menggunakan visual
– Anticipate questions: menunggu pertanyaan
3. Laporan adalah bentuk informasi yang dibutuhkan orang di dalam
organisasi untuk membuat planning dan memecahkan masalah
Jenis jenis laporan adalah:
Jenis Laporan Resmi dan tidak resmi:
– Information: Laporan penjualan dan kuartalan
– Analytical: Annual, audit, and make-good reports.
– Recommendation: Laporan kelayakan dan pemecahan masalah
Progress Report
• Digunakan untuk: Laporan progress, Meningkatkan image anda,
Meminimalisir potensi masalah
• Types: Chronological,Task ,Recommendation
Excecutive summary:
– Memberi tahu pembaca dokumennya mengenai apa
– Di dalam paragraf pertama, identifikasi poin utama dan
rekomendasi
– Di badan dokumen, Identifikasi poin pendukung.
4. Visual: merupakan alat bantu disaat anda melakukan presentasi,
untuk memperjelas poin poin, dan memperkuat pendapat
Tujuan visual:
– Support a hunch you have: mendukung firasat atau pendapat yang
anda miliki
– Show trends or changes: menunjukkan trend atau perubahan
– Have commercial or social significance: memiliki signifikansi sosial
atau komersial
– Provide information needed for action: menyediakan informasi
yang dibutuhkan untuk mengambil tindakan
5. Job Hunting: adalah suatu tindakan mencari lapangan kerja,
karena pengangguran, ketidakpuasan dengan keadaan sekarang,
atau keinginan untuk posisi yang lebih baik
Job interview: adalah tipe tes lapangan kerja yang melibatkan
percakapan antara perwakilan organisasi dan orang yang ingin
melamar kerja
TUGAS KOMUNIKASI BISNIS TERAKHIR
LJ21
1. Yang harus dilakukan ketika sedang melakukan active listening
adalah
– Hadapi pembicara
– Pertahankan kontak mata yang nyaman
– Berikan respon untuk mendukung pembicara
– Fokus pada apa yang dibicarakan
– Bersikap terbuka
– Jangan menawarkan saran/tanggapan
– Libatkan diri dalam pembicaraan
– Jangan memotong pembicaraan
Dan tekniknya adalah:
– Kutip apa yang disampaikan pembicara
– Cerminkan (merasakan) apa perasaan pembicara
– Bentuk/nyatakan dalam perasaan kita sendiri (sebagai pendengar)
– Meminta informasi/klarifikasi (mengenai apa yang pembicara
sampaikan)
– Menawarkan untuk membantu memecahkan masalah
2. Meeting minute: sejenis pertemuan resmi, biasanya dari dewan
direksi perusahaan atau badan kepemerintahan
3. Tujuan Rapat:
Tujuan daripada rapat adalah:
– Share information: berbagi informasi
– Brainstorm ideas: sama sama beradu ide
– Evaluate ideas: evaluasi ide
– Make decisions: membuat keputusan
– Create a document: membuat dokumen
– Motivate members: memotivasi anggota
Macam-macam rapat:
2. 4 tipe meeting di dalam organisasi:
– Parliamentary: mengikuti prosedur normal; use Robert’s Rules of
Order.
– Staff: Biasanya diselenggarakan untuk mengumumkan kebijakan
dan produk baru, menjawab pertanyaan, dan berbagi ide, dan juga
untuk memotivasi karyawan
– Team: biasanya untuk brainstorming
– One-on-One: jenis meeting yang paling umum
4. Primary research: merupakan bentuk riset yang mana
pengumpulan datanya berasal dari data primer
Secondary research: merupakan bentuk riset yang mana
pengumpulan datanya berasal dari data sekunder
5. Cara menjadi peserta rapat yang efektif:
– Mempersiapkan diri untuk rapat
– Berbicara ketika diberi kesempatan
– Membuat catatan yang kira kira penting.
Dan ketika berbicara
a. Tunjukkan bahwa anda telah melakukan persiapan
b. Hubungkankomentar anda kepada pimpinan rapat
c. Temukan teman dan ajaklah untuk bersatu pendapat
6. Tahapan group development:
– Orientation
a. Anggota mengembangkan keserasian sosial
– Formation
b. Anggota memilih pemimpin dan mendefinisikan masalah
– Coordination
c. Fase yang terpanjang -> anggota melakukan masing masing
pekerjaannya
– Formalization
d. Anggota mencapai persetujuan
Jenis group messages:
– Informational: Fokus kepada masalah, tantangan, data, dan
pemecahan masalah
– Procedural: Fokus kepada metode dan proses
– Interpersonal: Fokus kepada orang, dan persahabatan, serta
keramahan
7. Yang harus di fokuskan ketika membuat surat lamaran:
– Syarat yang terpenting dalam jabatan
– Hal-hal yang membedakan anda dibanding pelamar lain
– Hal yang menunjukkan pengetahuan anda mengenai organisasi
– Kualitas pekerja yang paling dicari
8. Apa yang harus dilakukan sebagai pemimpin rapat:
– Membantu peserta berurusan dengan masalah dengan cara yang
menyeluruh dan dalam waktu tertentu
– Memperjelas peraturan
– Memperhatikan orang dan proses
– Jika konflik sudah tak terkendali, maka fokus lah ke dalam proses
kelompok
9. Jenis Laporan Resmi dan tidak resmi:
– Information: Laporan penjualan dan kuartalan
– Analytical: Annual, audit, and make-good reports.
– Recommendation: Laporan kelayakan dan pemecahan masalah
10. Cara membuat laporan kerja menjadi Pro:
• Gunakan Huruf yang standar
• Kirimkan surat anda ke orang yang spesifik
• Jangan sebutkan nama kerabat
• Hindari mencantumkan informasi pribadi yang tidak dibutuhkan
• Gunakan gaya yang konservatif
• Edit secara hati hati