Resume Buku Komunikasi

Bisnis
Penulis Djoko Purwanto, MBA
Oleh: Endah Kusnianti
BAB 1

MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS

Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menengah, maupun besar, orang-orang
yang berkecimpung di dalamnya (para pelaku bisnis) tidak dapat terlepas dari kegiatan
komunikasi. Oleh karena itu, bagi mereka komunikasi merupakan faktor yang sangat
penting demi mencapai tujuan suatu organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai
media komunikasi yang ada, baik yang konvensional maupun yang elektronik sebagai
sarana penyampaian pesan-pesan bisnis.

Seorang pimpinan suatu organisasi bisnis dapat memberikan perintah kerja

atau tugas kepada bawahannya secara lisan maupun tulisan. Pembuatan pesan-pesan
bisnis tersebut merupakan kegiatan yang rutin dilakukan dalam dunia bisnis.

PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang
mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun
komunikasi non verbal untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam dunia bisnis, seorang
komunikator yang baik di samping harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang
baik (tentu saja), juga harus mampu menggunakan berbagai macam alat atau media
komunikasi yang ada untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain
secara efektif dan efisien, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat
tercapai.

BENTUK DASAR KOMUNIKASI

Ada 2 macam bentuk yaitu komunikasi verbal dan komunikasi non verbal.

1. Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim

digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada orang
lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral). Bentuk komunikasi verbal ini
memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan
penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik.

Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal,
misalnya:

- Membuat dan mengirim surat pengantar barang ke suatu perusahaan.

- Membuat dan mengirim surat teguran atau peringatan kepada nasabah yang
menunggak pembayarannya.
- Membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada pihak lain.

Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang

dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk enyampaikan pesan-
pesan bisnis , seseorang dapat menggunakan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk
menerima pesan-pesan bisnis , seseorang dapat menggunakan pendengaran dan
bacaan.

Berbicara dan menulis

Pada umumnya, untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang

berbicara (speaking) daripada menulis (writing) suatu pesan. Alasannya komunikasi
lisan relatif lebih muda, dan praktis dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis.

Mendengar dan membaca

Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh
atau mendapatkan informasi daripada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal
tersebut, mereka memerlukan keterampilan mendengarkan (listening) dan membaca
(reading) yang baik.

Komunikasi Nonverbal

Menurut antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah

menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh, sebagai alat untuk
berkomunikasi dengan orang lain. Contoh komunikasi nonverbal adalah:
- Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir keras.
- Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melamun.
- Menganggukan kepala untuk menunjukkan tanda setuju atau oke.

Pentingnya Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal penting artinya terutama dalam menyampaikan perasaan

dan emosi, mendeteksi kecurangan atau kejujuran serta sifatnya yang efisien. Dengan
memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendetaksi kecurangan atau
menegaskan kejujuran si pengirim pesan.

Tujuan Komunikasi Nonverbal

- Memberi informasi.
- Mengatur alur suatu percakapan.
- Ekspresi emosi.
- Memberi sifat melengkapi pesan-pesan verbal.
- Mempengaruhi orang lain.
- Mempermudah tugas khusus.

Dalam dunia bisnis, komunikasi nonverbal dapat membantu menentukan

kredibilitasdan potensi kepemimpinan seseorang. Jika dapat belajar mengelola kesan
yang dibuat dengan bahasa isyarat, karakteristik atau ekpresi wajah, suara, dan
penampilan , maka seseorang akan dapat melakukan komunikasi dengan baik. Kerika
berhadapan dengan para karyawan, klien, atau pelanggan, perhatikanlah secara
seksama apa dan bagaimana pesan-pesan yang mereka sampaikan.

PROSES KOMUNIKASI

Menurut Bovee dan Thill dalam buku Business Communication Today, 6e,
proses komunikasi terdiri atas 6 tahap, yaitu :

- Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.

- Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.
- Pengirim menyampaikan pesan.
- Penerima menerima pesan
- Penerima menafsirkan pesan.
- Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.

MUNCULNYA KESALAHPAHAMAN KOMUNIKASI

Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebutdapat dikelompokan menjadi 4

masalah utama yaitu:

- Masalah dalam mengembangkan pesan, diantaranya keraguan isi pesan, asing

dengan situasi yang ada, pertentangan emosi, sulit mengekspresikan ide/
gagasan.
- Masalah dalam menyampaikan pesan, contoh dalam saat sedang menyampaikan
presentasi makalah atau kertas kerja, sebaiknya anda memilih tempat yang
memungkinkan audiens dapat melihat dan mendengarkan dengan jelas apa yang
disampaikan. Jangan sampai ada di antara mereka yang merasa terhalang
sesuatu.
- Masalah dalam menerima pesan
- Masalah dalam menafsirkan pesan, meliputi :
• Perbedaan latar belakang, coba pahami pandangan orang lain yang kadang
tidak sesuai dengan persepsi kita.
• Perbedaan penafsiran kata, perbedaan penafsiran kata sering kali terjadi
karena majemuknya latar belakang budaya yang ada.
• Perbedaan reaksi emosional, setiap pesan paling tidak mencakup dua hal: (1)
dalam artian isi atau content yang berkaitan dengan subjek suatu pesan dan
(2) dalam artian hubungan yang memberikan sifat suatu interaksi pengirim dan
penerima suatu pesan.

BAGAIMANA MEMPERBAIKI KOMUNIKASI

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa

persyaratan, yaitu:

- Persepsi
 Seorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan
yang disampaikannya dapat diterima oleh komunikan atau tidak.
- Ketepatan
Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir yang jelas. Agar
komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran , seseorang perlu mengekspresikan
sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir mereka.
- Kredibilitas
Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan optimism
yang tinggi bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya.
- Pengendalian
Dalam berkomunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan
terhadap pesan yang disampaikan.
- Keharmonisan
Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan
yang baik dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancer dan
mencapai tujuannya.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi

dalam komunikasi dengan memperhatikan 3 hal sebagi berikut:

- Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati.

- Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
- Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima.
 BAB 2

KOMUNIKASI ANTARPRIBADI

PENGERTIAN KOMUNIKASI ANTARPRIBADI

Komunikasi anatarpribadi adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang

dengan orang lain dalam suatu masyarakat maupun organisasi (bisnis dan nonbisnis),
dengan menggunakan media komunikasi tertentu dan bahasa yang mudah dipahami
(informal) untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

TUJUAN KOMUNIKASI ANTARPRIBADI

Tujuannya antara lain:

- Menyampaikan informasi
- Berbagi pengalaman
- Menumbuhkan simpati.
Simpati adalah suatu sikap positif yang ditunjukkan oleh seseorang yang muncul
dari lubuk hati yang paling dalam untuk ikut merasakan bagaimana beban , derita ,
musibah , kepedihan , dan kepiluan yang sedang dirasakan oleh orang lain.
- Melakukan kerjasama
- Menceritakan kekecewaan atau kekesalan
- Menumbuhkan motivasi

GAYA KEPEMIMPINAN

Dalam dunia bisnis, penerapan gaya kepemimpinan seseorang akan dapat

mempengaruhi sikap dan perilaku bawahannya (para karyawan dan pegawai) dalam
melakukan pekerjaan mereka. Kepemimpinan dalam suatu organisasi terjadi karena
adanya interaksi antara tiga komponen penting , yaitu manajer , karyawan , dan situasi
, atau kondisi lingkungan kerja tertentu. Salah satu teori yang mampu memberikan
gaya kepemimpinan seseorang adalah Teori X dan Y.
Teori X dan Y

Teori X:

- Karyawan cenderung tidak suka (malas) bekerja, kalau mungkin menghindarinya.

- Karyawan selalu ingin diarahkan.
- Manajer harus selalu mengawasi kerja.

Teori Y

- Karyawan suka bekerja.

- Karyawan yang memiliki komitmen pada tujuan organisasi akan dapat
mengarahkan dan mengendalikan dirinya sendiri.
- Karyawan belajar untuk menerima bahkan mencari tanggung jawab pada saat
bekerja.

EMPAT GAYA KEPEMIMPINAN

Menurut Ludlow dan Panton terdapat 4 gaya kepemimpinan .

1. Pengarahan

Gaya kepemimpinan pengarahan tepat digunakan pada situasi dan kondisi

di mana para karyawan belum memiliki pengalaman yang cukup dalam
menjalankan suatu tugas tertentu.

2. Pembekalan

Gaya kepemimpinan pembekalan tepat digunakan pada situasi dan kondisi

dimana para karyawan telah memiliki pengalaman yang cukup dalam
menyelesaikan pekerjaan.

3. Dukungan

Gaya kepemimpinan ini tepat digunakan pada situasi dan kondisi dimana
para karyawan telah mengenal teknik-teknik yang dituntut dan telah
mengembangkan hubungan yang baik dengan seorang manajer.
 4. Pendelegasian

Gaya kepemimpinan ini tepat digunakan pada situasi dan konsisi dimana
para karyawan telah memahami dengan baik tugas-tugas pekerjaan yang harus
diselesaikan.

GAYA KEPEMIMPINAN SITUASIONAL

- Keterampilan analitis, adalah merupakan keterampilan yang harus dimiliki oleh

seorang manajer dalam melakukan evaluasi atau penilaian kinerja karyawan
dalam melaksanakan pekerjaan mereka.
- Keterampilan fleksibilitas, penerapan gaya kepemimpinan kadang kala diterapkan
secara kaku, tetapi dapat juga diterapkan secara luwes tergantung pada situasi
dan kondisi yang ada.
- Keterampilan komunikasi, merupakan keterampilan yang harus dimiliki oleh
seorang manajer untuk menyampaikan ide atau gagasan kepada bawahannya ,
termasuk bagaimana ia harus menjelaskan perubahan gaya kepeimpinannya
kepada bawahannya

KEPEMIMPINAN INTI

- Pemberdayaan
Pada dasaranya merupakan kemampuan seorang manajer untuk berbagi
pengaruh dan kendali dengan para karyawannya.
- Intuisi
Adalah keyakinan bawaan dalam diri seseorang mengenai sesuatu tanpa
pertimbangan sadar. Manajer kadang memutuskan sesuatu hanya karena
“rasanya benar” atau karena firasat.
- Pemahaman diri
Seorang manajer harus mampu menilai apa saja kekuatan yang dimilikinya dan
juga kelemahan yang ada pada dirinya. Kemampuan memahami diri yang baik
akan membantunya dalam mengembangkan diri di masa depan.
- Visi
 Kemampuan berimajinasi dalam situasi yang berbeda dan situasi yang lebih baik
dengan cara bagaiman mencapainya.
- Kesesuaian nilai
Kemampuan untuk memahami dan memadukan prinsip-prinsip organisasi dengan
nilai-nilai karyawan.

MENDENGARKAN SEBAGAI KEAHLIAN ANTARPRIBADI

Sebagai contoh, ketika seorang manajer sedang menyampaikan presentasi

bisnis disuatu ruang pertemuan, tiba-tiba telepon genggam salah seorang karyawan
bordering. Dering telepon tersebut dapat membuyarkan atau mengganggu konsentrasi
para peseta yang sedang mendengarkan presentasi.

BAB 3

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi merupakan asset penting

dalam pencapaian sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi
yang tercermin dalam efektivitas dan efesiensinya merupakan alat perekat organisasi,
yang juga mempengaruhi nama baik (goodwill) organisasi yang bersangkutan.

HUBUNGAN KOMUNIKASI

Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara manajer yang satu dengan
manajer yang lain, antara manajer dengan karyawan, atau antara karyawan yang satu
dengan karyawan yang lain, merupakan salah satu kunci keberhasilan manajer dalam
mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
- Peran Manajerial
Menurut Mintzberg, terdapat 3 peran manajerial yang dapat diterapkan oleh
seorang manajer dalam suatu organisasi, yaitu:
• Peran Antarpribadi
Peran antarpribadi menunjukan bahwa seorang manajer harus mampu
memerankan dirinya sendiri sebagai seorang tokoh figure, manajer , dan
penghubung.
• Peran Informasional
Adalah peran sebagai seorang juru bicara. Seorang manajer harus dapat
memerankan dirinya sebagai seorang juru bicara yang baik , khususnya yang
berkaitan dengan penyampaian informasi tentang berbagai kebijakan penting
organisasinya kepada pihak lain (eksternal organisasi).
• Peran keputusan
Peran keputusan mencakup 3 peran penting yaitu: peran wirausaha, peran
pemecah masalah, dan peran pengalokasi sumber daya dan peran negosiator.

KEGIATAN PERTUKARAN INFORMASI

Kegiatan organisasi yang terkait dengan pertukaran informasi (komunikasi):

- Menetapkan tujuan
Tujuan organisasi dapat di definisikan dalam arti keuangan (finansial), mutu
produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan pelayanan bagi
pelanggan.
- Membuat dan melaksanakan keputusan
Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orang-
orang dalam organisasi tersebut membuat berbagai keputusan yang mendukung
terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah disepakati.
- Mengukur prestasi kerja
Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran
untuk mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai.
- Merekrut dan mengembangkan staf
Jika ingin merekrut seseorang, suatu perusahaan harus mengumumkan secara
terbuka , meneliti resume , dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga
 dapat ditentukan orang yang benar-benar cocok nntuk menduduki jabatan yang
tersedia.
- Pelayanan pelanggan
Dalam kaitannya dengan pelanggan, komunikasi juga mempunyai peranan penting
misalnya pada pengecekan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon dari
konsumen, maupun penanganan masalah-masalah yang berkaitan dengan
pengaduan dari konsumen.
- Negosiasi dengan pemasok
Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan laporan
perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu
saja, memerlukan komunikasi yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang
sedang bernegosiasi.
- Memproduksi produk
Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru, kemudian
menempatkannya dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk
yang siap dipasarkan, diperlukan komunikasi.
- Berinteraksi dengan peraturan yang ada
Komunikasi juga harus ada antarab perusahaan dengan pemerintah, sebagai wakil
masyarakat, pemerintah sudah seharusnya melindungi kepentingan masyarakat.

POLA KOMUNIKASI

Dapat dikelompokan menjadi dua yaitu:

a. Saluran Komunikasi Formal yaitu komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi

dari bawah ke atas, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal.
Keterbatasan komunikasi formal adalah cenderung birokratis dan ketat,
sehingga proses pengambilan keputusan menjadi lamban.
b. Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi ini, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi,
tanpa memedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan jabatan, dapat berkomunikasi
secara luas, meskipun hal-hal yang dibicarakan biasanya bersifat umum.
CARA MENGELOLA KOMUNIKASI

Penanganan pesan-pesan rutin:

- Mengurangi jumlah pesan

- Memberi instruksi yang jelas
- Mendelagasikan sebagian tanggung jawab
- Memberi pelatihan pada petugas

Penanganan krisis komunikasi:

- Siapkan tim yang terampil dalam penanganan krisis

- Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
- Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang
dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.
- Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada
salah, segera mohon maaf.
- Tunjukan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam
tindakan nyata.

MENINGKATKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI

Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis

adalah:

a. Membaca
b. Mendengarkan
c. Membuat percakapannya menarikd
d. Melakukan wawancara
e. Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
f. Berpidato dan presentasi
g. Menulis surat, memo, dan laporan.
 BAB 4

KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA

Pengertian Komunikasi Lintas Budaya

Indonesia sebagai salah satu Negara yang sangat kaya dengan aneka macam
budaya merupakan salah satu contoh yang sangat berharga bagi pelaku bisnis dalam
menerapkan komunikasi lintas budaya. Sebagai mana diketahui setiap daerah yang
ada di Indonesia ini memiliki khas beda dengan daerah lainnya, bagai mana mereka
memanfaatkan keadaan itu pun dengan cara bekerja, mereka meyakini atau
mempercayai suatu yang sudah turun menurun dari nenek moyang mereka, bagai
mana mereka berpakaian dan bagai mana mereka memperlakukan suatu produk.

Pentingnya Komunikasi Lintas Budaya

Tanpa harus mengamati secara jeli, orang awam pun mengetahui itu bahwa
sudah lama Indonesia memasuki era globalilasi. Contoh sederhana adalah masuk nya
sejumlah produk atau jasa dari luar negri yang dapat dikonsumsi oleh konsumen
ditanah air, seperti pakaian, perlengkapan komunikasi, komputer personal produk
elektronik dan pekerjaan orang asing dalam keahlian di bidang lain.

Dengan melihat perkembangan atau tren yang ada saat ini komunikasi lintas
budaya menjadi sangat penting yang artinya terjadi keharmonisan bisnis diantara
mereka, bagaimanapun dibutuhkan pemahaman bersama antara ke dua orang atau
lebih dalam melakukan komunikasi lintas budaya, baik melalui tulisan (termasuk dalam
komunikasi di dunia maya) mau pun lisan (bertatapan wajah).

Memahami Budaya Dan Perbedaannya

Komponen budaya yang lainya adalah bahasa (language). Bahasa adalah suatu
cara yang digunakan seseorang dalam mengungkapkan sesuatu simbol-simbol
tertentu pada orang lain. Bahasa juga merupakan salah satu komponen budaya yang
paling sulit untuk dipahami. Meskipun demikian, bahasa sangatlah penting untuk
dipelajari dan dipahami, sehingga melalui bahasa orang dapat memperoleh empati dan
simpati dari orang lain. Untuk dapat memahami bahasa asing secara baik dan benar
diperlukan ketekunan, kesabaran, dan latihan yang cukup.

Komunikasi Dengan Orang Asing

Ketika tinggal di negara orang lain alangkah baiknya orang terebut mengenal
budaya nya walaupun sedikit yang berlaku dinegaranya tersebut. Bahasa asing
tentunya tidak bias dipelajari dalam waktu yang sangat singkat namun dilingkungan
bisnis merupakan langkah baik yang senantiasa perlu dikembangkan. Kalau perlu
dalam sekali pertemuan tentu yang bersifat informal bias juga diselipkan kata kata
bahasa asing yang sudah dipahami. Di samping belajar bahasa asing anda juga harus
membaca buku dan artikel tentang budaya asing tersebut, dan selanjutnya
menanyakan secara langsung kepada mitra anda, usahakan agar anda berkonsentrasi
belajar pada masalah masalah yang berkaitan dengan sejarah, budaya, agama politik,
dan nilai-nilai.

BAB 5

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Pemahaman Proses Komposisi

- Perencanaan, pada dasarnya perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang

perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisa audiens, dan
memilih saluran media komunikasi yang akan digunakan.
- Pengorganisasian, organisasi dan komposisi sangat erat hubungan nya dengan
penyusuan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraf. Oleh karenanya,
perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata atau kalimat dan
paragraf sederhana, mudah dipahami dan dimengerti dan dilaksanakan oleh si
penerima pesan.
 - Revisi, setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat maupun paragraf
perhatikan apakah kata-kata, kalimat dan paragraf tersebut telah diekspresikan
dengan benar. Seluruh maksud dan isi harus ditelaah kembali dari sisi substansi
pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya struktur kalimat
yang digunakan dan bagai mana tingkat pemahamannya, kalo ternyata belum
sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/ perbaikan-perbaikan
seperlunya sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat tercapai
seefektif mungkin.

Penentuan Tujuan

Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisni terhadap pihak

lain,anda perlu terlebih dahulu menjawab 3 pertanyaan penting, yaitu apakah tujuan itu
terealistis, apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuan nya dapat diterima
organisasi tersebut. Untuk dapat melakunkan hal itu, pertama anda harus menentukan
tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai tujuan orgnaisasi.

1. Mengapa tujuan harus jelas

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapaikan tujuan

yang dikehendaki. Sebagaimana diketahui, setiap organisasi tentunya memiliki tujuan
yang bermacam macam, yang sangat bergantung pada organisasinya. Di samping itu,
penetuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses
pengambilan keputusan yang mencakut antara lain:

a. Keputusan untuk menerusakan pesan

Sebelum menyampaikan pesan, tanyakan pada diri sendiri apakah pesan

yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak. Jika pesan-pesan akan
disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens,
sebaiknya penyampaiannya ditahan dulu. Sebaiknya bila sangat penting dan akan
membawa pengaruh yang besar, pesan sebaiknya segera disampaikan.
 b. Keputusan untuk menanggapi audiens

Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator perlu

mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti
pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah
harapan mereka sesuai dengan komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya,
komunikator tidak akan dapat mengaggapi mereka dengan baik. Komunikator dan
audiens juga akan gagal juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka ingin kan
bila harapan mereka tidak sesuai/ sejalan.

c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu mepusatkan isi pesan.

Komunikator seharusnya memasukan informasi yang penting, yang relevan dengan
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus
disingikirkan atau dibuang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukan
dalam pesan-pesan yang akan disampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun
akan terbuang percuma. Pada akhirnya, penyampaian pesan tidak akan mencapai
sasaran yang dikehendaki .

d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

Penentuan saluran/ media yang akan digunakan untuk menyampaikan

suatu, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi yang
akan digunakan dapat berupa lisan/ tulisan misalnya, seorang pimpinan kelompok
kerja yang ingin mengumpulkan anggotanya, dapat menggunakn tulisan sebagai
media komunikasi.

Analisis Audiens

Bila suatu komunikasi memiliki maksud yang jelas, langkah berikutnya adalah
memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagai mana pemahaman/
pengetahuan, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat
mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui, jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan
tersebut merupakan informasi yang sangat berharga yang akan memperngaruhi
cakupan materi yang diberikan kepada audiens dan cara mengatasi audiens.
Cara Mengembangkan Profil Audiens

Mengembangkan suatu profil audiens dapat dikatakan gampang-gampang, jika

lawan komunikasi adalah seseorang yang sudah dikenal dengan baik.penentuan profil
audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena yang menjadi audiens
adalah orang-orang yang sudah dikenal orang banyak.akan tetapi, semuanya akan
menjadi sulit jika yang menjadi audiens orang-orang sama semakali belum dikenal,
komunikator tidak pernah mendengar nama mereka, dan tidak pernah bertatap muka
dengan mereka. Dalam kasus ini, komunikator perlu melakukan investigasi untuk
mengantisipasi reaksi mereka.

Penentuan Ide Pokok

Pesan yang lebih leluasa, sedangkan ide pokok adalah pernyataan suatu topik,
yang menjelaskan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Ide pokok
dapat memotivasi orang-orang untuk melakukan apa yang ingin dilakukan dengan
menggabungkan atau menyelaraskan/ maksud pengirim pesan dengan tujuan mereka.
Dalam suatu surat pendek atau memo ide pokok mungkin jelas. Namun, dalam surat
yang kompleks, menentukan ide pokok merupakan tugas yang tidak mudah. Sebelum
dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasikan.

Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tertulis. Pilihan
mendasar antara berbicara atau menulis bergantung pada tujuan atau maksud pesan,
audiens, dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan komunikasi lisan (oral communications) adalah

kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) denga segera. Saluran ini
digunakan bila pesan disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan
audiens dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah
sifatnya yang ekonomis, pedekatan lisan juga bermanfaat bila yang disajikan adalah
informasi kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat
mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang akan
disampaikan. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara 2 orang atau
lebih, pembicaraan lewat telepon wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil
(diskusi), seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting
lainnya.

BAB 6

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi denga baik dalam

suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan pimpinan kepada para bawahannya,
kadang kada tidak terorganisasi dengan baik .hal ini menjadikan pesan pesan yang
disampaikan tidak mengenai sasaran atau tidak sesuai dengan apa yyang
dikehendakinya. Mengapa hal ini bisa terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi
dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

- Bertele-tele
Sering kali pesan pembuka awal suatu surat terlalu panjang hingga mencapai
beberapa paragraf baru masuk kedalam topik pembahasan. Dengan kata lain,
pesan pesan awal terlalu bertele-tele sehingga pembaca memerlukan waktu yang
cukup lama untuk memahami maksud pesan tersebut.
- Memasukan bahan bahan yang tidak relevan faktor berikutnya adalah adanya
informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan yang disampaikan
kepada audiens.
- Menyajikan ide-ide yang tidak logis penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide
yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada
 audiens. Hal ini menyebabkan ketidak lancaran komunikasi karaena audiens
sangan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.
- Infomasi penting kadang kala tidak tercakup dalam pembahasan
apabila pesan pesan yang tidak relevan, yang tidak penting, dan pesan yang
bersifat bombastis lebih dominan, ada kecendrungan poin-poin yang penting justru
terlupakan dari topik pembahasan. Karena asik membahas hal hal yang hanya
bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh
porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan. Keempat masalah tersebut sering
terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu
memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Dengan mengatur ide ide secara logis berurutan, dan tidak bertele-tele, ide
yang dapat disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi
motivasi maupun praktis bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik
adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan pesan
dengan baik ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

- Subjek dan tujuan harus jelas

- Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
- Ide ide harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis
- Semua informasi yang penting harus sudah tercakup
suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami
pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat
waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.

Pengorganisasian Pesan Pesan Melalui Outline

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik perlu dua proses
tahapan, yaitu anda mendefinisakn dan mengelompokan ide-ide, kemudian anda
menetapkan urutan ide ide dengan perencanaan perorganisasional terpilih secara hati
hati.

Mendefinisikan dan mengelompokan ide-ide:

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap
kumunikator yang harus dipecahkan. Jika materinya memang lemah dan tidak memliki
suatu gaya yang menarik, fakta yang ada akan kabur. cepat atau lambat, audiens akan
menyimpulkan bahwa anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai sedikit
pun. Apakah anda menelepon, membuat tiga paragraf surat, atau menulis laporan 200
halaman, anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materi nya. Semakin panjang
dan kompleks, semakin penting tahap pertama ini. Apa bila anda menyusun pesan
yang panjang dan komples, outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya.
Mengapa demikian? Hal ini karena dengan adanya outline yang akan membantu anda
yang akan memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang
lainnya di samping itu, outline akan menuntun anda untuk mengomunikasikan ide-ide
dengan cara lebih sistematik, efisien, dan efektif. Melalui perencaanaan yang baik,
outline akan membantu anda mengekpresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens
akan mengerti dan memahami pola pemikiran anda.

BAB 7

A.KETERAMPILAN MEREVISI

Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dengan dan tidaklah semudah

menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal). Dalam menulis surat-surat
bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga dan waktu yang cukup.
Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup pesan-
pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.

Pesan-pesan Bisnis Tertulis

Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari penulisan
draf, selanjutnya dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan
maupun pengorganisasian, gaya bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik,
format dan tata letak penulisannya.
a. Mengedit isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan
Untuk mengevaluasi efektivitas suatu pesan-pesan bisnis secara menyeluruh,
keseluruhan dokumen perlu terlebih dahulu dibaca dengan cepat (skimming).
Pada saat melakukan evaluasi, ada beberapa hal yang perlu mendapatkan
perhatian, antara lain : substansi suatu pesan , pengorganisasian pesan , dan
gaya penulisannya .
Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan-pesan awal
dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh terbesar
terhadap audiens. Setelah yakin terhadap isi dan pengorganisasian suatu
pesan bisnis, coba perhatikan gaya penulisannya. Pada saat yang sama,
lakukan cek ulang untuk mengetahui apakah pesan-pesan yang disampaikan
sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami oleh audiens.
b. Mengedit Mekanik / Teknis Penulisan
Langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau
teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis. Kesalahan mekanik dalam
penulisan pesan-pesan bisnis akan dapat menganggu pemahaman maksud dan
tujuan penulisan pesan-pesan bisnis tersebut.
c. Mengedit Format dan Layout
Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-
kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan
begitu saja.

Pesan-Pesan Bisnis Lisan

Sebagaimana pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan-

pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisanpun memerlukan pengecekan
ulang, perbaikan atau pengeditan seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat
dipahami audiens dengan baik. Pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan
antara lain penyampaian pesan-pesan bisnis melalui rapat, negosiasi, dan presentasi
bisnis.
 a. Substansi pesan

Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan pesan-pesan

bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan disampaikan pada audiens.

• Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga
sudah tercantum di dalamnya.

b. Pengorganisasian pesan

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan

mencakup 3 poin penting, yaitu:

• Pembuka
• Penyampaian substansi pesan
• Penutup

c. Gaya bahasa

Pada umumnya, penulisan pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan

secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis besarnya saja, sedangkan
penyajian secara lebih rinci dapat disampaikan pada saat melakukan presentasi.

Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis secara

lisan lebih menarik dan dinamis daripada berbentuk tertulis karena cara
penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton.

d. Pemilihan kata kata yang tepat

- Pilihlah kata yang sudah familier/ dikenal
- Pilihlah kata-kata yang singkat
- Hindari kata-kata yang bermakna ganda

MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja
disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik. Dalam menyusun suatu
kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan
kelogisan .

Tiga Jenis Kalimat;

1. Kalimat sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat
2. Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi 2 atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai
klausa dependen. klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri
sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen
adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri, sehingga tidak memiliki
pengertian yang utuh.
3. Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa
dependen sebagai anak kalimat.

Cara Mengembangkan Paragraf

- Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi atau
contoh yang dapat mmberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
- Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan suatu paragraph dengan cara membandingkan
persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang
lain.
- Pembahasan sebab-akibat
Ketika mengembangkan suatu paragraf, anda dapat memfokuskan perhatian pada
alasan-alasan mengenai suatu hal. Mengapa hal tersebut harus dipilih atau
dilakukan? Apa alasan yang mendasari suatu keputusan?. Dan masih banyak
pertanyaan lain yang dapat dikembangkan lebih lanjut. Paling tidak, pola
pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah
yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
- Klasifikasi
Paragraf dapat dikembangkan dengan cara melakukan klasifikasi atau
pengelompokan ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus.
- Pembahasan Pemecahan Masalah
Cara lain untuk mengembangkan paragraf adalah dengan menyajikan masalah,
kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara pengembangan
paragraph ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan
bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu
organisasi.

Satu hal yang perlu diperhatikan dalam kaitannya dengan memberikan

pengaruh kepada audiens anda adalah memusatkan ide/ gagasan tunggal (kesatuan
ide) untuk setiap paragraph dan perlu tetap dijaga agar suatu paragraph singkat.

BAB 8

PENULISAN DIRECT REQUEST

A. PENGORGANISASIAN DIRECT REQUEST

Direct request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh
seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak lain
(seseorang/ individu atau organisasi) untuk meminta berbagai informasi penting
dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada
termasuk media elektronik.

Organisasi direct request mencakup pembukaan, penjelasan rinci dan penutup

dengan uraian sebagai berikut:

1. Pembukaan
Kalimat permulaan direct request harus menyatakan permintaan secara lebih
khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi
surat tersebut.
2. Penjelasan Rinci
Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar,
Anda perlu membuat kalimat pertama di bagian pertengahan surat yang Anda buat
dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca. Pendekatan lain yang
mungkin dapat diterapkan untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkaian
pertanyaan terutama jika permintaan Anda menyangkut perlengkapan yang sangat
kompleks.

3. Penutup
Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa
tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi
ataupun pemberian goodwill. Untuk memudahkan pembaca, cantumkan beberapa
informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

B. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN

Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan
positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan sehingga Anda harus
menjaga maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan Anda. Dalam membuat
surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut: (1) apa yang ingin
diketahui; (2) mengapa hal tersebut perlu diketahui; (3) mengapa hal ini dapat
membantu. Dalam kaitannya dengan direct request, permintaan dapat berasal dari
dalam (berupa lisan atau tulisan/ memo) maupun dari luar organisasi bisnis.

C. MENULIS DIRECT REQUEST PENGADUAN

Istilah surat pengaduan (claim letter) dan surat penyesuaian (adjustment letter)
yang berkaitan erat dengan madalah kepuasan konsumen. Dalam surat direct request,
Anda mungkin dapat meminta salah satu dari berikut ini.

a. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga
barang tersebut (refund).
b. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan.
c. Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
d. Perbaikan gratis.
e. Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak.
f. Pembatalan atas suatu pesanan produk.
g. Pembetulan atas kesalahan penagihan produk.
h. Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran.
i. Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.

Suatu penyampaian keluhan/ pengaduan dapat dilakukan secara langsung

dengan menelepon atau mengunjungi organisasi yang bersangkutan. Namun
pengajuan pengaduan secra tertulis akan lebih baik karena secara rinci mencakup hal-
hal yang menjadikan Anda tidak puas. Dalam menulis surat pengaduan perlu
diperhatikan beberapa hal ini:

1. Jelaskan masalah yang dihadapi secara rinci

2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian
3. Usahakan nada surat Anda tidak marah atau emosional
4. Permintaan tindakan khusus

D. SURAT UNDANGAN, PESANAN, DAN RESERVASI

1. Surat Undangan
Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung. Ide
pokk dalam paragraf pertama berisi undangan. Selanjutnya diikuti dengan penjelasan
yang lebih rinci tentang ide pokok di awal surat tersebut. Berikutnya diakhiri dengan
penutup yang berisi suatu harapan atau tindakan yang diinginkan dan ucapan terima
kasih.

2. Surat Pesanan dan Reservasi

Surat pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting, yaitu pernyataan
rinci apa yang Anda pesan, metode pengirimannya, dan cara pembayarannya.
Kemukakan secara jelas kuantitas/ jumlah produk yang dipesan, ukuran, warna, harga
pembayaran, lokasi pemesan, tanggal pengiriman, dan petunjuk khusus lainnya.

E. Permintaan Kredit
Secara sederhana, ada dua tahap yang perlu diperhatikan dalam upaya
memperoleh kredit, yaitu 1) mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga
perkreditan yang ada; dan 2) mengirimkan/ melampirkan berbagai data pendukung
penting yang diperlukan dalam proses memperoleh kredit tersebut. Data pendukung
yang dimaksud mencakup antara lain kartu tanda pengenal, laporan keuangan tahun
terakhir, data pendukung lainnya, serta surat permohonan kredit (credit request). Hal
tersebut penting bagi lembaga perkreditan untuk menilai kelayakan Anda dalam
memperoleh kredit, baik dilihat dari sisi besarnya jumlah kredit maupun jangka waktu
pengembaliannya.

BAB 9

PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

A. STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN

PESAN-PESAN POSITIF
Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia
bisnis pada dasarnya memilki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan
langsung atau deduktif, sebagaimana nampak dalam tabel berikut:

Tabel 9.1 Pendekatan Langsung Pesan Rutin dan Good News

Routine Messages Good News

(Pesan Rutin) (Berita/ Kabar Baik)

• Pembuka: Pernyataan ide pokok • Pembuka: Pernyataan ide pokok

• Isi: Penjelasan rinci • Isi: Penjelasan rinci
• Penutup: Mengingatkan kembali • Penutup: Mengingatkan kembali
ide pokok atau mencakup ide pokok atau mencakup
pemikiran penutup yang pemikiran penutup yang
berorientasi ke depan. berorientasi ke depan.

Adapun keunggulan dan kelemahan dari pendekatan langsung ini adalah

sebagai berikut:
Keunggulan:

- Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama

kali membaca suatu pesan.
- Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah Anda lakukan.
- Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa
maksud tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang
perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama.

Kelemahan:

- Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdsasarkan cara berpikirnya.

- Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”; hal ini
terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya.

1. Strategi Permintaan Pesan-Pesan Rutin

Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan pesan-pesan
rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok (pernyataan awal yang lebih spesifik)
dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan sehingga mudah dipahami
oleh pembaca.

Pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan pernyataan yang
dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan
dalam penulisan pesan rinci. Pendekatan lain untuk bagian pertengahan dari
permintaan rutin juga dapat dilakukan dengan pendekatan tanya-jawab.

Pada bagian akhir dari pemintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan

keramahan, apresiasi/ penghargaan, tindakan khusus yang diinginkan.

2. Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis yang positif melalui lisan maupun
tertulis, bentuk pesan-pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang
sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Upaya bagian awal penulisan
pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu
menarik perhatian pembaca.

Selanjutnya pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci.

Pada bagian ini kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk mendukung ide pokok.

Bagian akhir pesan-pesan positif umumnya diakhiri dengan pemberian kesan

yang baik atau pernyataan keramahan dan pernyataan harapan tindakan khusus yang
diinginkan oleh pembaca.

B. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL

Melalui pesan-pesan good news dan goodwill, para pelaku bisnis dapat
melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik
dengan para pelanggan, klien, karyawan, dan masyarakat publik pada umumnya.

1. Good News tentang Pekerjaan

Pada umumnya, surat yang meninformasikan kabar baik atau berita yang
menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung (direct approach).
Namun tidak tertutup kemungkinan, sesuatu yang menyenangkan atau
menggembirakan pihak lain dapat diungkapkan dengan pendekatan tidak langsung.

Dalam dunia bisnis, terdapat beberapa contoh good news yang berkaitan
dengan masalah pekerjaan, baik yang berbentuk finansial maupun nonfinansial, antara
lain:

Tabel 9.2 Pendekatan Langsung Pesan Rutin dan Good News

Finansial Nonfinansial

• Kenaikan gaji • Promosi jabatan

• Bonus lembur kerja • Tanda penghargaan
• Insentif • Fasilitas kendaraan dan
• Tunjangan hari raya perumahan
• Kredit bunga sangat ringan • Proposal (usulan) suatu proyek
• Asuransi kesehatan dan jiwa diterima
2. Good News tentang Produk
Dalam dunia bisnis yang riil di lapangan,dapat dijumpai bermacam-macam good
news yang berkaitan dengan produk, seperti pemberian diskon harga hingga 50
persen, pemberian kupon diskon, jaminan garansi produk hingga tiga tahun, produk
rusak uang kembali, dan lain-lain.

3. Pesan-Pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk
menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan
berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok, atau pelaku bisnis lainnya dengan
penyampaian pesan-pesan secara bersahabat yang secara tidak langsung berkaitan
dengan tujuan bisnis.

C. MENULIS JAWABAN POSITIF

1. Surat Konfirmasi Pesanan

Pada umumnya, surat konfirmasi diperlukan apabila terdapat pesanan produk
dengan jumlah dan nilai yang cukup besar. Dengan menggunakan pendekatan
langsung, paragraf pertama berisi pernyataan tentang kabar baik. Pelanggan
ditempatkan dalam suatu urutan penting dan sangat diharapkan dapat menerima
produk. Dalam surat konfirmasi tersebut, yang harus disampaikan adalah bahwa
produk yang dipesan sedang dalam proses pengecekan dan segera dikirimkan ke
pelanggan secara cepat dan tepat sesuai dengan yang mereka kehendaki.

Pada bagian pertengahan, harus dinyatakan secara jeals dan tegas sikap
profesionalisme dari suatu perusahaan yang mencakup rangkuman semua transaksi
secara akurat dan jelas. Pada bagian terakhir surat konfirmasi pesanan, Anda
meyakinkan pemesan apa yang akan dilakukan berikutnya dan manfaat apa yang
akan diperolehnya.

2. Menjawab Permintaan Informasi

Proses pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan segera karena
permasalahan birokratis. Meskipun proses pengambilan keputusan cenderung lamban,
permintaan informasi dari pelanggan atau pihak lain harus direspons secara cepat dan
tepat.
a. Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial
Ketika menjawab permintaan informasi yang mencakup penjualan potensial,
terdapat tiga tujuan utama yang perlu memperoleh perhatian, yaitu (1) memberi
tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan; (2)
mendorong penjualan yang akan datang, dan (3) memberikan kesan yang baik
terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan
informasi produk terbaru.

b. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan

Dalam hal ini, jawaban atas permintaan informasi tidak dilengkapi dengan
informasi terbaru. Jadi surat tanggapan yang dibuat semata-mata untuk menanggapi
permintaan informasi yang diminta oleh pelanggan.

D. MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN

1. Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit mencakup beberapa hal, antara lain batas maksimal
jumlah kredit yang diberikan, lama dan jumlah angsuran per bulan, tanggal rekening
dikirim, beban administrasi dan bunga, tanggal jatuh tempo, dan konsekuensi lainnya
yang berkaitan dengan masalah kredit tersebut. Dalam kaitannya dengan persetujuan
akad kredit dengan jumlah plafon tertentu, adakalanya dilibatkan pihak notaris yang
ada di suatu wilayah tertentu.

2. Memberikan Referensi Kredit

Terkadang permohonan kredit kepada suatu lembaga perbankan tidak
memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Akan tetapi untuk jenis-jenis kredit
tertentu yang memiliki nilai kredit yang tinggi, umumnya pemberi kredit memerlukan
surat rekomendasi dari pihak lain. Hal yang perlu diperhatikan dalam surat
rekomendasi, antara lain (1) permohonan surat rekomendasi harus resmi atau
disahkan, dan (2) nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.

E. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN

Dalam surat rekomendasi umumnya dijelaskan berbagai hal yang berkaitan
dengan masalah kemampuan, kedisiplinan, kemandirian, dan sikap positif lainnya yang
dapat dipakai sebagai dukungan untuk melanjutkan kariernya.
 Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, seperti:

1. Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari

pekerjaan).
2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon.
3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri.
4. Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon.
5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/ kedudukan yang dicari.

Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak boleh

melihat isi surat rekomendasi tersebut. Oleh karena itu, surat rekomendasi pada
umumnya dikirimkan secara langsung ke tempat tujuan yang dikehendaki oleh
pemohon.

BAB 10

PENULISAN BAD NEWS

1. Pengantar

Salah satu fungsi dari komunikasi adalah untuk menyampaikan

pesan/informasi. Pesan yang disampaikan tentu tidak selalu berbentuk pesan yang
positif atau pesan yang menyenangkan. Bentuk pesan yang juga sering disampaikan
adalah pesan yang bersifat negatif atau yang biasa disebut bad news. Bad news
atau kabar buruk adalah pesan yang jika disampaikan akan memberikan perasaan
tidak menyenangkan bagi penerima pesan tersebut. Oleh karena itu, pembuatan dan
penyampaian pesan bad news harus memperhatikan banyak hal serta harus
menggunakan cara yang tepat agar penyampaian pesan dapat dilakukan secara
efektif namun tetap memperhatikan perasaan penerima pesan bad news.

2. Tujuan dalam Mengkomunikasikan Bad News

Dalam mengkomunikasikan bad news, tujuan utama adalah agar membuat
penerima berita mau menerimanya, menjaga niat baik penyampai berita dan
menghindari tuntutan hukum atas berita yang kita sampaikan.
Menyampaikan berita buruk mungkin bukan merupakan tugas penulisan yang
paling menyenangkan bagi seseorang, tetapi hal ini bisa sangat membantu apabila
dapat dilakukan secara efektif. Menurut Guffey, Rhodes, dan Rogin (2005), sebagai
komunikator bisnis yang harus menangani berita buruk, seseorang akan mempunyai
banyak tujuan, antara lain sebagai berikut:

1) Penerimaan

Pastikan pembaca memahami dan menerima berita buruk. Pola tidak langsung
membantu dalam mencapai tujuan ini.
2) Citra Positif

Promosikan dan jaga citra baik diri dan organisasi. Dengan menyadari tujuan
ini, maka pihak penyampai bad news telah bertindak dengan benar.
3) Kejelasan
Pesan

Buat pesan sejelas mungkin sehingga korespondensi tambahan tidak lagi

diperlukan.
4) Proteksi
Hindari menimbulkan tuntutan atau tanggung jawab hukum terhadap pihak
penyampai bad news atau organisasi pihak penyampai bad news.

Empat hal tersebut merupakan tujuan secara normal, dan kita tidak selalu
berhasil mencapai semuanya. Tetapi, pola-pola yang akan segera dipelajari seiring
berjalannya waktu memberi para komunikator pemula strategi dan taktik yang cukup
bermanfaat dalam menyampaikan berita mengecewakan secara sensitif dan aman.
Dengan pengalaman, seseorang akan mampu mengubah-ubah pola-pola tersebut
dan mengadaptasikannya dengan tugas penulisan spesifik organisasi.
Terkait tujuan yang keempat yaitu proteksi atau untuk menghindari tuntutan
hukum atas bad news yang disampaikan, pihak yang menyampaikan bad news
harus memperhatikan beberapa penyebab yang dapat membuatnya sebagai
penyampai informasi dapat terjerat masalah hukum. Walaupun tidak selalu dapat
mengantisipasi konsekuensi dari kata-kata yang digunakan, pihak yang
menyampaikan bad news harus tetap waspada terhadap tiga penyebab
persoalan hukum berikut ini.
Resume Buku Komunikasi
Bisnis
Penulis Djoko Purwanto,
MBA Oleh: Endah Kusnianti
1) Bahasa Kasar

Menyebut orang dengan kata-kata yang tidak pantas (contoh: jahanam,

bajingan, dll) dapat membuat penyampai informasi dalam masalah. Bahasa
kasar dapat menjadi masalah hukum apabila hal tersebut salah,mencemari
nama baik, dan dipublikasikan yang cenderung disebut sebagai fitnah.
Namun apabila hanya diucapkan berdua dengan orang yang menerima
informasi dan tidak dipublikasikan mungkin tidak dapat menjadi penyebab
seseorang terkena masalah hukum, dan hal itu cenderung disebut dengan
umpatan. Jelas, seorang komunikator yang kompeten akan menghindari
melakukan tuduhan tanpa bukti dan membiarkan emosi mereka melepaskan
bahasa kasar tercetak atau terpublikasi.

2) Bahasa Sembrono

Bahasa sembrono dapat meliputi pertama, pernyataan yang bisa

merusak atau disalahpahami. Dalam hal ini penyampai informasi harus
waspada terhadap penjelasan yang menyampaikan lebih banyak informasi
dari yang dimaksudkan, dan juga harus berhati-hati atas dokumen yang
disimpan.

3) Syndrom orang baik

Hindari pernyataan yang membuat penyampai informasi merasa baik tetapi

menyesatkan atau tidak akurat. Hal ini dikarenakan kebanyakan penyampai
informasi benci menyampaikan berita buruk atau menjadi orang jahat. Untuk
membuat diri terlihat baik terkadang terdapat godaan untuk membuat
pernyataan yang cenderung baik namun secara hukum berbahaya karena
berita yang disampaikan dapat menjadi tidak benar/ akurat.

Sedangkan menurut Bovee (2007), tujuan mengkomunikasikan bad news adalah

untuk:
1) Menyampaikan berita buruk.
2) Memperoleh penerimaan tentang berita buruk tersebut.
3) Mempertahankan sebanyak mungkin niat baik dengan penerima.

34
 4) Mempertahankan citra baik organisasi.
5) Mengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespondensi tentang hal
tersebut di waktu yang akan datang.

3. Strategi Pengorganisasian Bad News

1) Menciptakan Audience-Centered Tone

Intonasi atau nada dalam menyampaikan bad news mampu memberikan

kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan
bisnis yang didukung dengan tiga tujuan secara spesifik, antara lain:

a. Membantu audiens mengerti bahwa bad news menggambarkan

suatu keputusan yang tegas.
b. Membantu audiens mengerti bahwa keputusan anda adalah adil.
c. Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.

2) Memilih Pendekatan Organisasional

Terdapat dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam

kaitannya dengan pesan-pesan yang kurang menyenangkan audiens
(bad news), yaitu perencanaan tak langsung dan perencanaan langsung.
Perencanaan tak langsung (indirect plan) merupakan pendekatan yang
paling familiar digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai
dampak kurang menyenangkan kepada audiens, dan sering digunakan
untuk menghindari kekecewaan orang lain.

(1) Pendekatan Secara Tidak Langsung

Dalam metode ini, cara yang digunakan untuk menyampaikan Bad News
dilakukan untuk menghindari kekecewaan orang lain. Cara penyampaian
secara tidak langsung dilakukan secara bertahap. Menurut Guffey,
pendekatan secara tidak langsung terdiri dari 4 tahapan yaitu :
(1.1) Pembuka (Buffer)
Pembuka berisi pernyataan netral tetapi bermakna yang tidak

35
 menyebutkan berita buruk. Dalam bagian pembuka, beberapa hal
yang perlu diperhatikan antara lain:
(1.1.1) Hindari kata tidak, jangan, tolak, dan sebagainya yang
menyatakan penolakan secara langsung.
(1.1.2) Menggunakan frase yang tidak relevan.
(1.1.3) Permohonan maaf, dan
(1.1.4) Penulisan Buffer yang terlalu panjang.

(1.2) Alasan
Bagian ini berisi latar belakang atau sebab yang mendasari Bad
News sebelum menyatakan keputusan yang sebenarnya. Alasan ini
diperlukan untuk mengarahkan pembaca Bad News untuk menerima
keputusan secara logis.

(1.3) Bad News

Keputusan yang diambil dikemukakan dengan jelas namun dengan
bahasa yang halus.

(1.4) Penutup

Tahap terakhir adalah penutup yang berisi pernyataan personal,

positif, hangat, bersahabat, dan menyenangkan. Selain itu, dapat
disertakan alternatif pemecahan masalah yang terjadi pada klien.

Secara ringkas, tahapan penyampaian Bad News secara tidak langsung

dapat disajikan dalam bagan berikut:

Alasan Bad News Penutup

Pembuka

Pendekatan secara tidak langsung banyak digunakan oleh perusahaan

untuk menjaga hubungan bisnis yang baik dengan klien dan menciptakan
citra baik terhadap publik yang pada akhirnya akan meningkatkan nilai
bisnis perusahaan tersebut.
36
(2) Pendekatan Langsung

Banyak surat berita buruk yang paling baik ditulis secara tidak langsung.
Walaupun relatif jarang diterapkan, pendekatan langsung memiliki suatu
keuntungan yaitu audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat
untuk sampai pada ide pokoknya, yaitu bad news.
Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisasikan dengan
pendekatan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news,
selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan
diakhiri dengan penutup yang bersahabat.
Dalam Buku Komunikasi Bisnis karangan Djoko Purwanto (2012) Bab 10
mengenai Penulisan Bad News dan Pesan Persuasif disampaikan bahwa
suatu pendekatan organisasional perencanaan langsung (direct plan)
dapat diterapkan jika:
(2.1) Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke point yang dituju
(2.2) Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima
pesan
(2.3) Pesan disampaikan secara empati.
Terkait penulisan Bad News menggunakan pola langsung, sebagaimana
disampaikan Guffey, Rhodes, dan Rogin, dinyatakan bahwa pendekatan
langsung dengan berita buruk terdahulu mungkin lebih efektif dalam
beberapa situasi seperti berikut:

(2.1) Ketika penerima mungkin mengabaikan berita buruk.

Dengan membludaknya surat saat ini, banyak pembaca menyaring

pesan dan hanya melihat pembukaannya. Bila meraka tidak
menemukan materi yang penting, kemungkinan pesan tersebut akan
dibuang. Kenaikan tarif, perubahan dalam pelayanan, persyaratan
kebijakan baru, dan sebagainya yang termasuk ke dalam kategori
pesan penting ini mungkin memerlukan keberanian untuk
memastikan perhatian.
(2.2) Ketika kebijakan organisasi menuntut kelangsungan.

Beberapa perusahaan berharap semua pesan dan pengumuman

37
 internal, termasuk berita buruk, disampaikan secara terus terang
tanpa embel-embel.
(2.3) Ketika penerima lebih menyukai kelangsungan.

Manajer yang sibuk mungkin memilih kelangsungan. Pesan yang

lebih pendek memungkinkan pembaca menangkap informasi
dengan segera. Bila pembaca dapat diyakini lebih menyukai fakta
disampaikan terus terang, maka dapat digunakan pola langsung.
(2.4) Ketika diperlukan ketegasan.

Pesan yang harus menunjukan determinasi dan kekuatan sebaiknya

tidak menggunakan teknik penundaan. Misalnya surat peringatan
terakhir dalam serangkaian surat tagihan jatuh tempo. Surat
sebagaimana yang dimaksud tersebut memerlukan sebuah
pembukaan langsung.
(2.5) Ketika berita buruk tidak merusak.
Bila berita buruk tidak signifikan (seperti kenaikan kecil dalam biaya)
dan tidak secara pribadi memengaruhi penerima, maka strategi
langsung tentu dapat digunakan.

Berikut ini merupakan bagan pendekatan langsung

Bad News Alasan Penutup

Penjelasan Alasan Bad News Positif dan Bersahabat

Pernyataan Bad
News

Gambar 1 Pendekatan Langsung Pengorganisasian Bad News

38
Resume Buku Komunikasi
Bisnis
Penulis Djoko Purwanto, MBA
Oleh: Endah Kusnianti
4. Mengkomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif

Dalam dunia bisnis, sering kali memberikan jawaban langsung sebagai bentuk
penolakan, atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu, menjadi hambatan dalam
berkomunikasi. Dalam situasi seperti itu, keterampilan komunikasi seorang
komunikator diuji kemampuannya untuk mengatakan “tidak” dengan tetap menjaga
hubungan yang baik dengan berbagai pihak di kemudian hari.

1) Bad news tentang produk

Bad news yang berkaitan dengan produk antara lain kenaikan harga produk,
penarikan kembali produk, produk rusak atau cacat. Bagi pelanggan, bad
news tentang produk tentunya memberikan dampak negatif bagi mereka. Oleh
karena itu, penyampaian bad news tentang produk perlu mempertimbangkan
dampak negatif yang ditimbulkannya.

2) Penolakan Kerjasama

Menjalin kerjasama dengan pelaku bisnis lain merupakan hal yang

seharusnya dilakukan untuk memperkuat jaringan pemasaran suatu
perusahaan. Namun, dalam praktiknya bisa terjadi suatu penolakan
kerjasama bilamana bentuk kerjasamanya merugikan pihak lain.
3) Penolakan Undangan

Bila harus mengatakan “tidak” atas suatu undangan teman bisnis, dapat
digunakan pendekatan organisasional pendekatan langsung dan pendekatan
tak langsung. Penggunaan kedua pendekatan tersebut sangat bergantung
pada seberapa dekat hubungan Anda dengan pihak lain.

5. Penyampaian Bad News ke Pelanggan

Ketika penyampai informasi ingin menyampaikan bad news kepada

pelanggan atau calon pelanggan, perlu diperhatikan bagaimana menjaga
pembaca pesan tetap merasa baik dan dapat meneruskan hubungan bisnis di
kemudian hari. Oleh karena itu, ada tiga hal yang perlu mendapat perhatian, yaitu:

9
1) Tetap bekerja sebaik mungkin menuju terwujudnya suatu penjualan ulang
(Resale).

2) Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin.

3) Tetap optimis, percaya diri sehingga pembaca anda tidak kehilangan minat.

Memperkuat kepercayaan pelanggan dengan memberikan pelayanan dan

produk yang baik merupakan salah satu cara efektif untuk menumbuhkan
penjualan ulang bagi para pelanggan. Jangan sampai pelanggan kecewa hanya
karena pemilihan pendekatan yang salah. Hal ini harus betul-betul diwaspadai,
terutama para pengambil kebijakan perusahaan. Berikut adalah contoh kejadian-
kejadian yang mungkin dapat terjadi dalam kegiatan usaha suatu perusahaan:

1) Bad news tentang Pesanan

Ada beberapa alasan mengapa perusahaan menyampaikan pesan-pesan bad

news tentang pesanan. Dalam kaitannya dengan penulisan bad news kepada
pelanggan (customers), paling tidak ada dua jenis bad news yang bisa
disampaikan kepada pelanggan, yaitu:

(1) pengusaha hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan, atau

(2) pengusaha sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesanan
tersebut.

Bila pengusaha hanya dapat memenuhi sebagian pesanan

produk pelanggan, maka dapat menggunakan pendekatan organisasional
perencanaan tak langsung, Diawali dengan paragraf pembuka berisi good news
bahwa sebagian produk pesanannya dapat dipenuhi, selanjutnya diikuti dengan
tindakan untuk mengingatkan penjualan ulang produk, dan diakhiri dengan
penutup yang mampu mendorong ke arah pemenuhan semua transaksi tersebut.
Apabila sama sekali tidak dapat memenuhi pesanan produk pelanggan,
pengusaha masih dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung.
Namun, dalam paragraf pembuka atau buffer hanya akan mengonfirmasikan
suatu penjualan, dan menjelaskan alasan mengapa tidak dapat memenuhi atau
mengirimkan produk pesanan tersebut.

10
2) Penolakan Surat Aduan dan Keluhan

Dalam melakukan penolakan atas surat aduan (claim letters) yang diajukan
oleh pelanggan, maka sebaiknya menghindari penggunaan bahasa yang
mempunyai dampak negatif bagi mereka. Sebagai gantinya, tunjukkan bahwa
Anda memahami dan telah memperhatikan keluhan tersebut. Kemudian jika
keluhan tersebut tidak beralasan, jelaskan secara rasional mengapa keluhan
tersebut ditolak.
Secara umum, untuk menjawab surat aduan, pengusaha dapat menggunakan
pendekatan organisasional perencanaan tak langsung dimana menyatakan
penolakan tersebut pada bagian pertengahan surat. Sebagai contoh, seorang
pelanggan ingin mengembalikan produk yang telah dibeli kepada perusahaan.
Dalam kaitan ini, pada bagian awal dapat dinyatakan sesuatu yang bersifat
netral. Selanjutnya, pada bagian berikutnya perlu dijelaskan alasan terhadap
suatu keputusan dan diikuti dengan pernyataan penolakan secara eksplisit. Pada
bagian akhir surat, perlu kata penutup yang bersahabat dan menawarkan suatu
informasi yang diminati oleh pelanggan, seperti penawaran produk baru.

3). Mengganti Produk

Seorang pelanggan dapat saja meminta atau memesan suatu produk yang
baru saja habis terjual atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi. Apabila
pengusaha merasa yakin bahwa pelanggan dapat menyetujui produk pengganti
(substitution products), maka produk pengganti dapat dikirim kepada pelanggan.
Akan tetapi, jika terdapat keraguan, maka pengusaha dapat mengirimkan
surat kepada pelanggan disertai cara pemesanannya. Pendekatan yang dapat
digunakan dalam kaitannya dengan penggantian suatu produk adalah pendekatan
organisasional perencanaan tak langsung.
Terkadang terdapat suatu permasalahan apabila produk pengganti adalah
lebih mahal daripada produk aslinya. Pengusaha harus dapat menunjukkan
kepada pelanggan mengapa produk pengganti tersebut lebih mahal daripada
produk aslinya. Apabila produk pengganti tersebut disetujui, maka perlu adanya
penyesuaian harga produk.

11
4) Tidak Memenuhi Pesanan

Kadangkala pengusaha tidak dapat memenuhi pesanan baik sebagian

maupun dengan produk pengganti (unfillable orders). Apabila hal ini terjadi maka
tugas pengusaha tersebut adalah menyatakan secara tegas bahwa perusahaan
tidak dapat memenuhi pesanan dari pelanggan. Pendekatan yang dapat
digunakan adalah menggunakan perencanaan tak langsung. Salah satu cara
untuk menjaga kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan adalah membantu
pelanggan dengan memberikan informasi dimana suatu produk dapat diperoleh.
Para manajer seringkali dihadapkan pada suatu keputusan yang tidak
menguntungkan bila harus menyampaikan bad news kepada para karyawannya.
Surat bagi calon manajer mungkin dapat ditulis dengan menggunakan
pendekatan organisasional perencanaan langsung. Di lain pihak, surat-surat
untuk pelamar kerja seringkali ditulis dengan pendekatan organisasional
perencanaan tak langsung, karena pembaca akan dipengaruhi secara emosional.

6. Poin-Poin Penting yang Harus Diperhatikan dalam Mengembangkan Pesan

Negatif

Menurut Bovee (2007), terdapat beberapa poin penting yang harus

diperhatikan dalam mengembangkan pesan negatif, di antaranya adalah:

1) Mengelola waktu dengan hati-hati.

Dalam mengembangkan pesan negatif/ bad news, pengelola waktu
pembuatan dan penyampaian pesan negatif menjadi sebuah faktor yang
penting dalam keberhasilan penyampaian pesan negatif tersebut.
2) Bila masalah telah ditutup, jangan menyiratkan bahwa masalah tersebut
masih terbuka.
Dalam menyampaikan pesan negatif, hindari menggunakan bahasa atau
ungkapan yang dapat memberikan kesan bahwa masalah yang dibicarakan
masih berkelanjutan ketika sebenarnya masalah tersebut telah selesai dan
tidak bisa dilanjutkan kembali. Pemilihan kata yang tepat dan jelas sangat
penting dalam pengembangan pesan negatif agar tidak menimbukan salah
pengertian.

12
 3) Tawarkan ide-ide alternatif bila mampu.
Jika memungkinkan dan mampu, tawarkan alternatif-alternatif solusi atau
tindakan yang dapat diambil dalam menanggapi pesan negatif yang diterima
oleh penerima. Hal ini dapat menjadi sebuah cara untuk mengurangi dampak
yang ditimbulkan oleh penyampaian pesan negatif.
4) Jangan menyiratkan bahwa ada bantuan atau informasi lain mungkin tersedia
padahal sesungguhnya tidak ada.
Dalam menyampaikan pesan negatif/ bad news, hindari bahasa yang dapat
menimbulkan penafsiran bahwa terdapat bantuan atau informasi lain yang
akan diberikan kepada penerima yang pada kenyataannya tidak
ada. Pemilihan kata yang tepat dan jelas tetap memegang peranan penting
untuk menghindari hal ini.

7. Teknik Untuk Menyampaikan Berita Buruk Secara Sensitif

Merupakan salah satu satu teknik spesifik untuk penggunaan pola tidak
langsung dalam menyampaikan pesan berita buruk. Keempat komponen pola tidak
langsung dalam teknik penyampaian berita buruk secara sensitif adalah sebagai
berikut:

1) Menyangga Pembukaan

Penyangga adalah sarana untuk mengurangi keterkejutan atau kekecewaan

dan juga untuk mengurangi perasaan negatif, maka sebaiknya dimulai
dengan pernyataan netral tetapi bermakna yang membuat pembaca terus
membaca. Berikut adalah beberapa kemungkinan untuk pembukaan pesan
berita buruk:
(1) Berita terbaik. Awali dengan bagian pesan yang mengungkapkan berita
terbaik.
(2) Pujian. Puji pencapaian, organisasi, atau usaha penerima.

(3) Apresiasi. Sampaikan terima kasih kepada pembaca karena berbisnis

dengan Anda, karena mengirim sesuatu, karena menunjukkan
kepercayaan terhadap organisasi Anda, karena ungkapan perasaan,
atau hanya karena memberi umpan balik.
 (4) Persetujuan. Buat pernyataan yang relevan di mana baik pembaca
maupun penerima setuju.

(5) Fakta. Berikan informasi objektif yang mendahului berita buruk.

(6) Pemahaman. Tunjukkan bahwa Anda peduli terhadap pembaca.
(7) Permintaan maaf. Sebuah permintaan maaf tepat untuk membuka
penyangga.
Penyangga yang baik menghindari mengemukakan berita buruk dengan segera.
Lebih jauh lagi, mereka tidak menyampaikan kesan salah bahwa akan ada berita
baik yang mengikuti, selain itu mereka memberi transisi alami menuju komponen
surat berita buruk selanjutnya.

2) Mengemukakan alasan

Bagian terpenting dalam surat berita buruk adalah bagian yang menjelaskan
mengapa suatu keputusan negative adalah perlu. Tanpa alas an yang baik untuk
menolak sebuah permintaan atau klaim, surat itu akan gagal, betapa pun cerdik surat
disusun atau ditulis. Berikut adalah beberapa kemungkinan untuk mengemukakan
alasan dengan baik:
(1) Berhati-hati dalam menjelaskan. Bila alasan bersifat tidak rahasia dan bila
hal itu tidak akan menimbulkan tuntutan hukum, kita dapat bersikap spesifik.
(2) Menyebutkan manfaat bagi pembaca atau lainnya jika masuk akal.

Pembaca lebih terbuka terhadap berita buruk bila dalam beberapa cara,
bahkan secara tidak langsung, hal itu dapat membantu mereka.
(3) Menjelaskan kebijakan perusahaan. Pembaca tidak akan menyukai
pernyataan kebijakan samar yang melarang sesuatu.
(4) Memilih kata-kata positif. Karena kata-kata yang kita gunakan dapat
memengaruhi pembaca, pilihlah dengan hati-kati kata yang positif.
(5) Menunjukkan bahwa masalah ditanggapi dengan serius dan adil. Dalam
menjelaskan alasan, tunjukkan pada pembaca bahwa kita memperlakukan
masalah dengan serius, menyelidiki dengan seksama, dan membuat
keputusan yang tidak bias.

3) Meringankan berita buruk.

Meskipun tidak dapat mencegah kekecewaan karena berita buruk, kita dapat
mengurangi rasa kecewa dengan menyampaikan berita secara sensitif. Kita harus
mempertimbangkan bila pembaca akan menderita secara pribadi.
Karena berita buruk. Sejumlah teknik yang bijak dalam meringankan pukulan
pembaca tersebut antara lain:
(1) Menempatkan berita buruk secara strategis. Daripada menyorotinya,
selipkan berita buruk di antara kalimat-kalimat lainnya, mungkin di antara
alasan kita.
(2) Menggunakan kalimat pasif. Kata kerja pasif memungkinkan kita
mengurangi tekanan pada pelaku tindakan.
(3) Menyatakan hal positif. Pesan akan jauh lebih efektif ketika kita
menjelaskan apa yang dapat kita lakukan dan bukannya apa yang tidak
dapat kita lakukan.
(4) Menyatakan penolakan secara tidak langsung. Terkadang kita dapat
menghindar menyatakan penolakan secara langsung. Sering kali, alasan
dan penjelasan kita tidak pelak lagi mengarah pada penolakan permintaan.
Penolakan yang eksplisit pada saat itu juga mungkin kejam dan tidak perlu.
(5) Menyarankan kompromi atau alternatif. Suatu penolakan tidak terlalu
mengecewakan apabila tersedia kompromi, pengganti, atau alternatif yang
cocok.

4) Penutupan yang menyenangkan.

Setelah menjelaskan berita buruk secara sensitif, tutuplah pesan dengan
pernyataan yang menyenangkan dengan menunjukkan niat baik. Penutupan harus
bersifat pribadi, berikut beberapa teknik untuk membuat penutupan yang baik:
(1) Harapan ke depan. Antisipasi hubungan atau bisnis di masa depan.
(2) Alternatif. Bila ada alternatif, akhiri surat dengan nasihat yang dapat
diikuti.
(3) Harapan baik. Tutup sebuah surat dengan memberi harapan baik.
(4) Layanan gratis. Ketika konsumen mengeluh perusajaan sering mengirim
kupon, sampel, atau hadiah untuk memperoleh kembali kepercayaan
dan mempromosikan bisnis di masa depan.
(5) Penjualan kembali atau promosi penjualan. Ketika berita buruk tidak
merusak atau bersifat pribadi, referensi pada informasi penjualan
kembali atau promosi mungkin tepat.
Hindari penutupan yang terdengar licik, tidak tulus, tidak tepat, atau tidak
jelas. Jangan mengundang korespondensi lebih lanjut, dan jangan mengulangi berita
buruk.
8. Studi Kasus

Belum lama ini dunia security dihebohkan oleh skandal “Superfish” yang
melibatkan perusahaan komputer multinasional Lenovo, di mana dalam kasus
tersebut Lenovo bekerja sama dengan perusahaan periklanan Superfish dan
melakukan pra-instal perangkat lunak “Superfish Visual Discovery” pada
beberapa produknya setidaknya sejak bulan September tahun 2014. Hal ini menjadi
masalah keamanan yang serius karena Superfish secara sengaja membuat root-
certificate sendiri yang berpura-pura sebagai sertifikat asli situs tertentu sehingga
perangkat lunak Superfish ini dapat “mengintip” semua aktivitas pengguna
perangkat yang telah “terinfeksi” oleh Superfish saat berselancar di dunia maya,
misalnya saat melakukan pencarian di situs Google, Amazon, Facebook, Klik BCA,
dan situs-situs dengan alamat “htpps”. Padahal, alamat “https” seharusnya
menunjukkan komunikasi yang terjamin keamanannya antara pengguna dan situs
tersebut karena komunikasi tersebut telah terenkripsi. Superfish secara sengaja
membuat lubang keamanan yang sangat serius yang dapat mengakibatkan
peretasan dan pencurian data-data konsumen Lenovo, misalnya data kata sandi
situs jejaring sosial, browser history, atau bahkan data perbankan pengguna.
Superfish jelas menghianati standar keamanan yang telah dipatuhi selama ini.
Konsumen Lenovo yang menyadari bahwa pada perangkatnya terdapat perangkat
lunak yang mencurigakan akhirnya melakukan protes dan meminta penjelasan
kepada pihak Lenovo. Pihak Lenovo pun akhirnya mengakui skandal tersebut
dan mengeluarkan pernyataan resmi sebagai berikut.
Research Triangle Park, NC - 19 Februari 2015: Di Lenovo, kami melakukan
segala upaya untuk memberikan pengalaman pengguna yang luar biasa bagi
pelanggan kami. Kita tahu bahwa jutaan orang bergantung pada perangkat kita
setiap hari, dan itu adalah tanggung jawab kami untuk memberikan kualitas,
kehandalan, inovasi, dan keamanan untuk masing-masing dan setiap pelanggan.
Dalam upaya kami untuk meningkatkan pengalaman pengguna kami, kami
Resume Buku Komunikasi
Bisnis Penulis Djoko Purwanto,
MBA Oleh: Endah Kusnianti

melakukan pra-instal perangkat lunak pihak ketiga, Superfish (berbasis di Palo

Alto, CA), pada beberapa notebook konsumen kami. Tujuannya adalah untuk
meningkatkan pengalaman belanja menggunakan teknik penemuan visual mereka.

Pada kenyataannya, kami memiliki keluhan pelanggan tentang perangkat

lunak ini. Kami bertindak cepat dan tegas sekali saat masalah ini mulai muncul.
Kami mohon maaf karena menyebabkan kekhawatiran untuk setiap pengguna
untuk alasan apapun - dan kami selalu berusaha untuk belajar dari pengalaman
dan memperbaiki apa yang kami lakukan dan bagaimana kami melakukannya.

Kami berhenti melakukan pra-instalasi (Superfish) di awal Januari. Kami

menutup koneksi server yang mengaktifkan perangkat lunak (Superfish) juga pada
bulan Januari, dan kami menyediakan sumber daya online untuk membantu
pengguna menghapus perangkat lunak ini. Akhirnya, kami bekerja secara
langsung dengan Superfish dan dengan mitra industri lain untuk memastikan kami
mengatasi kemungkinan masalah keamanan saat ini dan di masa yang akan
datang. Informasi lengkap mengenai kegiatan ini dan alat untuk penghapusan
perangkat lunak (Superfish) tersedia di sini:

http://support.lenovo.com/us/en/product_security/superfish
http://support.lenovo.com/us/en/product_security/superfish_uninstall
Untuk menjadi jelas: Lenovo tidak pernah menginstal perangkat lunak ini
pada setiap notebook ThinkPad, maupun desktop, tablet, smartphone atau
server; dan perangkat lunak tersebut tidak lagi diinstal pada perangkat Lenovo.
Selain itu, kami akan menghabiskan beberapa minggu ke depan untuk
mendalami masalah ini, mempelajari apa yang bisa kami lakukan dengan
lebih baik. Kami akan berbicara dengan mitra, pakar industri, dan pengguna
kami. Kami akan menampung umpan balik mereka. Pada akhir bulan ini,
kami akan mengumumkan rencana untuk membantu memimpin Lenovo dan
industri kami ke depan dengan pengetahuan yang lebih dalam, lebih memahami,
dan fokus yang lebih besar pada isu-isu seputar adware, pra-instalasi, dan
keamanan. Kami yakin dengan produk kami, berkomitmen untuk upaya ini, dan
bertekad untuk terus meningkatkan pengalaman bagi pengguna kami di seluruh
dunia.

Superfish mungkin muncul pada model ini:

14
Resume Buku Komunikasi
Bisnis
Penulis Djoko Purwanto, MBA
Oleh: Endah Kusnianti
Seri G: G410, G510, G710, G40-70, G50-70, G40-30, G50-30, G40-45, G50-45, G40-
80

Seri U: U330P, U430P, U330Touch, U430Touch, U530Touch

Seri Y: Y430P, Y40-70, Y50-70, Y40-80, Y70-70

Seri Z: Z40-75, Z50-75, Z40-70, Z50-70, Z70-80

Seri S: S310, S410, S40-70, S415, S415Touch, S435, S20-30, S20-30Touch

Seri Flex: Flex2 14D, Flex2 15D, Flex2 14, Flex2 15, Flex2 Pro, Flex 10

Seri MIIX: MIIX2-8, MIIX2-10, MIIX2-11, MIIX 3 1030

Seri YOGA: YOGA2Pro-13, YOGA2-13, YOGA2-11, YOGA3 Pro

Seri E: E10-30

Seri Edge: Lenovo Edge 15

Kaitan teori dengan tanggapan resmi Lenovo mengenai kasus Superfish

tersebut, nampak bahwa pihak Lenovo menyampaikan kabar buruk kepada
konsumen. Lenovo menyampaikan bahwa pada beberapa produk notebook-nya
telah dipasang perangkat lunak yang dapat mengakibatkan masalah keamanan data
pengguna.
Seperti yang kita ketahui, penyampaian bad news atau pesan buruk dapat
menggunakan pendekatan langsung maupun tidak langsung. Pendekatan tak
langsung merupakan pendekatan yang lazim digunakan untuk penulisan pesan-
pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan terhadap audiens.
Pendekatan ini sering digunakan untuk menghindari kekecewaan orang lain.
Sedangkan pendekatan langsung diawali dengan pernyataan bad news selanjutnya
diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya dan diakhiri dengan penutup
yang bersahabat. Pendekatan ini memiliki satu keuntungan yaitu audiens hanya
memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokoknya yaitu bad
news.
Menurut analisis kelompok kami, penyampaian berita buruk (bad news)
dari pihak Lenovo kepada konsumen Lenovo merupakan berita buruk (bad news)
mengenai keamanan data konsumen, di mana beberapa produk notebook
Lenovo yang telah dipasarkan sudah dipasangi perangkat lunak yang dapat
mengakibatkan masalah keamanan data pengguna. Jika dilihat dari pendekatan
organisasionalnya maka pendekatan yang digunakan oleh supplier merupakan
pendekatan tak langsung, hal tersebut bisa dilihat dari susunan penyampaiannya
yaitu terdiri dari pembuka, alasan, penyampaian bad news, dan penutup.

1) Pembuka

Pembuka yaitu tahap awal dari sebuah berita buruk (bad news) yang berisi
tentang pernyataan netral kepada audiens sebelum berita buruk tersebut
disampaikan atau biasa disebut dengan istilah buffer, sebuah pernyataan yang
tanpa beban bagi audiens. Dalam kasus Superfish ini pernyataan pembuka
disampaikan dengan mengutarakan komitmen dari perusahaan Lenovo untuk
melakukan segala upaya guna memberikan pengalaman pengguna yang luar biasa
bagi pelanggan dan meyakinkan pelanggan bahwa memberikan kualitas,
kehandalan, inovasi, dan keamanan untuk pelanggan adalah tanggung jawab
Lenovo.
2) Alasan

Pada tahap ini pihak yang menyampaikan berita buruk (bad news)
memberikan alasan mengapa suatu hal tersebut terjadi dan mengapa keputusan
tersebut harus diambil/terjadi. Dalam hal ini seorang komunikator yang baik harus
dapat memusatkan perhatian terhadap manfaat apa yang diambil oleh audiens.
Apabila pengirim pesan menyajikan alasan yang efektif, maka hal tersebut dapat
membantu audiens mengerti bahwa keputusannya adalah wajar dan logis. Dalam
kasus Superfish di atas, pihak Lenovo mengatakan “Dalam upaya kami untuk
meningkatkan pengalaman pengguna kami, kami melakukan pra-instal perangkat
lunak pihak ketiga, Superfish (berbasis di Palo Alto, CA), pada beberapa notebook
konsumen kami. Tujuannya adalah untuk meningkatkan pengalaman belanja
menggunakan teknik penemuan visual mereka.” Pihak Lenovo memberikan alasan
bahwa pemasangan perangkat lunak Superfish ini bertujuan untuk
meningkatkan pengalaman pengguna produk Lenovo dalam hal belanja secara
online.
3) Bad News

Setelah memberikan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil, maka

pada tahap ini dapat secara langsung dikemukakan keputusan apa yang akan
diambil. Pada kasus Superfish ini yang menjadi berita buruk (bad news) adalah
terjadi ketidakpuasan pelanggan terhadap pemasangan perangkat lunak Superfish
pada notebook mereka.
4) Penutup

Setelah disampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan, pada

tahap berikutnya adalah penyampaian kata penutup yang bersifat positif, hangat,
bersahabat, dan lebih menyenangkan, dan disertai pula pemecahan masalah
kepada audiens. Pada kasus di atas, pihak Lenovo mengucapkan permohonan
maaf karena menyebabkan kekhawatiran untuk setiap pengguna untuk alasan
apapun dan meyakinkan audiens bahwa Lenovo akan berkomitmen untuk belajar
dari pengalaman dan berusaha menjadi lebih baik. Di samping itu Lenovo juga
memberikan solusi atas masalah yang dihadapi konsumen produknya yang telah
“terinfeksi” Superfish dengan menyediakan alat penghapus perangkat lunak
Superfish yang dapat diunduh oleh konsumen secara gratis.

9. Kesimpulan

Maksud dari pesan-pesan bad news adalah untuk menyampaikan informasi

yang kurang menyenangkan dengan tetap menjaga atau memperhatikan bagaimana
dampaknya bagi audiens. Sebagai contoh, berita dukacita, pemutusan hubungan
pekerjaan (PHK), penurunan jabatan, penolakan kredit, kegagalan ujian, penolakan
lamaran pekerjaan dan sejenisnya. Untuk mencapai tujuan tersebut, harus
dipertimbangkan bagaimana pandangan audiens. Bahkan, kalau memungkinkan
penyampai informasi dapat menjelaskan bagaimana pesan- pesan bad news
dapat tetap memberikan manfaat kepada audiens.
Secara umum pendekatan organisasional yang banyak diterapkan untuk pesan-
pesan bad news adalah perencanaan tak langsung, yang dimulai dengan suatu
pembuka yang bersifat netral, kemudian diikuti dengan suatu alasan yang
mendukung pernyataan bad news, dan diakhiri dengan kata penutup yang memiliki
dampak positif bagi audiens.
Sedangkan pendekatan organisasional lainnya adalah perencanaan langsung,
yang digunakan terutama untuk penyampaian pesan-pesan bad news yang
mempunyai dampak emosional yang sangat kecil kepada audiens, yang dimulai
dengan pernyataan bad news, diikuti dengan alasan yang jelas dan diakhiri
dengan kata penutup yang positif dan bersahabat.
Resume Buku Komunikasi
Bisnis
Penulis Djoko Purwanto,
MBA Oleh: Endah Kusnianti
BAB 11

PENULISAN PESAN – PESAN PERSUASIF

PERENCANAAN PESAN-PESAN PERSUASIF

Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan, atau

tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang
efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara
yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyaipilihan dan
membuat mereka setuju. Penyampaian pesan-pesan persuasif dapat diterapkan
untuk kepentingan internal dan eksternal.

Didalam suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual

ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih
efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan untuk meminta
bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.

1. Analisis audienn
Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara
menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk
mengakomodasikan perbedaan individual, analisis audiens anda dan
kemudian susunlah suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi
kebutuhan mereka.
2. Pertimbangan perbedaan budaya
Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan
membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan
membantu bagaimana mereka respek terhadap anda.
3. Memilih pendekatan organisasional
Dalam hal ini, kita dapat menggunakan pendekatan organisasional tak
langsung dalam menyampaikan pesan-pesan persuasif. Akan tetapi jika
audiens adalah objektif, atau jika kita tahu bahwa mereka suka mendengan
pesan yang disampaikan secara langsung, maka bisa menggunakan
pendekatan operasional langsung.
MENGEMBANGKAN PESAN-PESAN PERSUASIF

Persuasi yang efektif mengandung empat komponen penting, yaitu

menetapkan kredibilitas, membuat kerangka argumentasi audiens, menghubungkan
audiens dengan hal-hal yang logis, dan menetapkan posisi anda dengan pengunaan
bahasa yang baik dan tepat.

1. Menetapkan kredibilitas
Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan reliabilitas.
Kredibilitas adalah sejauh mana kita dapat dipercaya oleh orang lain. Salah
satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melalui fakta.
Semua bentuk dokumen, statistik, jaminan, dan hasil riset merupakan bukti
objektif yang dapat mendukung kredibilitas anda.
2. Kerangka argumentasi
Ketika kita cukup mengumpulkan berbagai fakta, bukti, dan temuan lainnya,
maka kita siap membuat kerangka argumentasi yang diantaranya adalah
sebagai berikut.
a. Attention (Perhatian)
Adalah fase dimana kita harus meyakinkan audiens segera bahwa kita
mempunyai sesuatu yang berguna untuk disampaikan.
b. Interest (Minat)
Adalah fase dimana kita menjelaskan relevansi pesan dengan audiens.
c. Desire (Hasrat)
Adalah fase dimana kita membuat audiens untuk mengubah keinginannya
dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat
memberikan manfaat bagi audiens.
d. Action (Tindakan)
Adalah fase dimana kita menyaraknan tindakan spesifik yang kita
inginkan kepada audiens.

3. Memilih Daya Pemikat

Kebanyakan pesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika dan
daya pemikat yang emosional untuk melakukan persuasi audiens.
Untuk dapat menemukan keseimbangan antara keduanya tergantung pada 4
 faktor penting yakni tindakan yang kita harapkan, harapan audiens kita,
tingkat resistensi yang harus kita hadapi, dan seberapa jauh kita menjual ide
atau gagasan tersebut pada audiens.
a. Pemikat emosional
untuk melakukan sesuatu kepada audiens, kita dapat memanfaatkan
emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk
simpati kepada audiens selama pemikat emosional sangat kuat.
b. Pemikat logika
c. ketika kita memilih pemikat logika, kita dapat menggunakan salah satu
dari ketiga jenis alasan berikut.
▪ analogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti spesifik menuju
bukti spesifik.
▪ Induksi, adalah memberikan alasan dari bukti spesifik menuju kesimpulan
umum.
▪ Deduksi, adalah pemberian alasan yang bersifat umum dari kesimpulan
yang spesifik.
d. Pertimbangan etika
Pelaku bisnis secara etis menginformasikan kepada para pelanggan baik
yang berkaitan dengan manfaat, ide, organisasi, produk, atau tindakan
tertentu, sehingga pelanggan dapat mengakui betapa baiknya suatu ide.

MENULIS PERMINTAAN PERSUASIF

Yang paling penting ketika menyusun permintaan persuasif untuk suatu

tindakan adalah tetap menjaga batas-batas permintaannya. Oleh karena itu, dalam
membuat suatu permintaan persuasif perlu perhatian khusus terhadap manfaat yang
baik secara langsung maupun tak langsung dalam memenuhi permintaan tersebut.

1. Permintaan Persuasif untuk Tindakan

Mulailah dengan kalimat yang mampu mengundang perhatian pembaca yang
menunjukkan bahwa anda mengetahui sesuatu yang sangat diharapkan
pembaca. Bahkan pesan persuasive yang sifatnya memuji atau menyanjung
 tentang pembaca juga dapat dibenarkan. Pertengahan, gunakan kalimat yang
mampu menarik minat dan harapan pembaca. Akhiri tulisan anda dengan
suatu permintaan atau permohonan tindakan spesifik.

2. Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian

Kebanyakan surat pengaduan (claim letters) dimulai dengan pernyataan pesan-
pesan rutin. Namun demikian, anda juga menulis surat pengaduan persuasive
dengan menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik yang lebih
menarik perhatian pembaca.

PENULISAN PESAN-PESAN PENJUALAN DAN PERMOHONAN DANA

Ada dua jenis pesan-pesan persuasive, yaitu surat penjualan (sales letters)
dan surat permohonan bantuan dana (fundraising letters). Kedua pesan tersebut
memiliki perbedaan yaitu pesan-pesan penjualan biasanya dikirim oleh organisasi
yang berorientasi pada laba untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar
mengeluarkan sejumlah uang atas produk mereka sendiri. Dilain pihak, pesan-pesan
permohonan bantuan dana biasanya dikirim oleh organisasi nirlaba untuk melakukan
persuasi kepada pembaca agar memberikan bantuan dana atau lainnya kepada
pihak lain. Persamaannya, keduanya bersaing untuk bisnis dan kepentingan publik.
Keduanya juga berusaha melakukan persuasi kepada pembaca untuk mengeluarkan
uang atau waktu untuk menghasilkan suatu nilai tertentu yang ditawarkan.

1. Perencanan Pesan-Pesan Penjualan

Salah satu tujuan ketika merencanakan pesan-pesan penjualan adalah

untuk memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang produk anda. Dalam
penyampaian pesan persuasive, mulailah dengan melakukan analisis audiens
dan memfokuskan pada bagaimana kebutuhan, minat, dan emosianal mereka.

Langkah selajutnya adalah memilih poin penjualan produk atau manfaat

yang paling menarik bagi audiens. Ketika melakukan komposisi pesan-pesan
persuasive, fokuskan pada poin penjualan produk yang mampu menjadi daya
pikat bagi audiens. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menyampaikan
pesan-pesan penjualan, diantaranya melalui brosur, pengiriman surat, sample,
kartu, telpon, surat elektronik dan iklan media masa dan elektronik.

2. Pengorganisasian dan Komposisi Pesan-Pesan Penjualan

Kebanyakan surat penjualan disusun berdasarkan perencanaan

organisasional AIDA yang digunakan untuk penulisan pesan persuasif. Ciri-ciri
surat tersebut harus mengandung hal-hal berikut.

a. Menarik Perhatian, dengan menggunakan kalimat tanya pada

permulaan paragraf, dengan menekankan contoh produk terbaru,
memberikan ilustrasi, dan memberikan solusi dari suatu masalah.
b. Membangun Minat, dengan menekankan titik penjualan produk kepada
audiens, dengan menempatkan titik penjualan utama dalam paragraph
awal.
c. Meningkatkan Hasrat, dengan mengungkapakan manfaat utama bagi
pembaca dalam kata-kata atau gambar, grafik atau bagan yang lebih
menarik.
d. Memotivasi tindakan, dengan memilih media penyampaian surat
penjualan kepada pembaca yang memungkinkan mereka memberikan
tanggapan atas surat tersebut.

3. Perencanaan Pesan-Pesan Permohonan Bantuan Dana

Sebelum menulis surat permohonan bantuan dana, yang perlu diperhatikan
adalah kita harus mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik, dengan
cara memahami siapa pembaca, bahasa apa yang digunakan, apa
manfaatnya, bagaimana latar belakangnya, dan lain-lain.

Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan
bantuan dana, yaitu:
a. Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik.
b. Tunjukkan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang anda
sumbangkan kepada pihak lain.
 c. Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan.
d. Jelaskan manfaat atau kegunaan donasi yang diberikan kepada
pembaca.

BAB 12

DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS

Pengertian Surat dan Surat Bisnis

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan

informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan
kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.

Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi
untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan
kegiatan bisnis.

Fungsi Surat Bisnis

Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi
sebagai berikut:

• Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta begi pengirim surat. Dalam
kaitanya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagi pembawa pesan-
pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.
• Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan,
buah pikir atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis.
• Alat bukti tertulis (dokumen tertulis).
• Alat untuk mengingat.
• Bukti sejarah (historis).
• Pedoman kerja.
Pengelompokan Surat

Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya;

a. Surat Bersampul
Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang
kepada orang yang terdiri atas kertas dan sampul (amplop) dengan berbagai
ukuran
b. Kartu Pos
Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk mnyampaikan
pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan
ukuran10cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT pos Indonesia.
c. Warkat Pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan
amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas
tersebut dilipat akan membuat amplop.
d. Telegram dan Teleks
Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata
tele yang berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda tang tercetak.
e. Memorandum (Memo) dan Nota
Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan
suatu pesan-pesan singkat yag berupa pemberitahuaan, permintaan atau hal-
hal lain dalam suatu organisasi (internal Organisasi.
f. Surat Tanda Bukti
Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti
pengkuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada
pihak lain.

Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu:

 - Surat Pribadi
Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang
isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau
pribadi.
- Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang isinya berkaitan
dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.
- Surat Bisnis
Surat bisnis (business letters) adalah surat yang digunakan orang atau badan
yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.
- Surat Sosial
Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau
lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial
bagi masyarakat pada umumnya.

Pengelompokan Surat menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju

Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju, surat dapat

dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang
ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu
informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi atau privasi.
b. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan
kepada seorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau
lembaga lain dalam jumlah yang banyak.
c. Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu
hal yang perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi
atupun masyarakat luas.
Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

1. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat
beramplop dan tanpa amplop.
2. Surat Konfidensial (terbatas)
Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, terbatas untuk
kalangan tertentu.
3. Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh
orang/ pejabat tertentu.

Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaian

1. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlukan biasa saja atau
tidak ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.

2. Surat Segera

Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat

mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak
secepat surat kilat.

3. Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat

segera, harus didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat
yang lainnya.

Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

Pengelompokkan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari

maksud dan tujuan pengirim surat.
Bagian Surat dan Bentuk Surat

Secara umum, bagian surat baik untuk surat dinas maupun surat bisnis
mencakup beberapa komponen penting, antara lain: (1) kepala surat/ kop surat
(letterhead), (2) tanggal surat (date), (3) nomor, lampiran, dan perihal/ hal (number,
enclosed, subject), (4) alamat tujuan (inside address), (5) salam pembuka
(salutation), (6) paragraf pembuka (first paragraph),(7) paragraf isi (body
paragfaph), (8) paragraf penutup (close paragraph), (9) salam penutup
(complimentary close), (10) tanda tangan (signature), (11) nama jelas penanda
tangan (name and title), (12) tembusan (notation), (13) inisial (initial)

Format Lipatan Surat dan Amplop

- Format Lipatan Surat

Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia
korespondensi bisnis, antara lain;
a. Lipatan baku (standard fold)
b. Lipattan setengah baku (semi standard fold)
c. Lipatan akordeon (accordion fold)
d. Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)
e. Lipatan tunggal (single fold)
f. Lipatan ganda/ paralel (parallel/ double fold)
g. Lipatan model prancis (french fold)
h. Lipatan model baron (baronial fold)

Aneka Bentuk Amplop

Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, ukurannya, dan

penggunaannya.

A. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:

• Amplop biasa
• Amplop berjendela
B. Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi:

• Amplop resmi
• Amplop kartu
• Amplop bisnis
• Amplop pendek
• Amplop panjang
• Amplop lebar

C. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:

• Amplop katalog
• Amplop mata berkait
• Amplop kancing bertali

Contoh-contoh Surat Bisnis

- Surat Pemesanan
Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat bisnis yang
lazim dijumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak pada
proses pengolahan (manufacturing), perdagangan (trade), maupun jasa
(service).
- Surat Konfirmasi
Surat konfirmasi (confirmation letters) addalah surat yang berisi tentang
penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan
atau meyakinkan atas sesuatu.
- Surat Pengaduan
Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada
pihak lain dengan cara-cara yang baik karena pelanggan merasa dirugikan
atau dikecewakan, agar memperoleh solusi terbaik bagi kedua belah pihak.
- Surat Permintaan Informasi
 Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang,
kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada
pihak lain baik perseorangan atau lembaga.
- Surat Ucapan Selamat
Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan,
kelompok, maupun lembaga yang berisi pemberian ucapan selamat atas
keberhasilan seseorang.
- Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau
organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan
maupun organisasi.
- Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak
lain yang telah melampaui waktu yang telah ditentukan.
- Surat Peringatan
Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi
yang ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang
berisi peringatan atas sesuatu hal.
- Surat Perintah Kerja’
Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu
perusahaan kepada pihak lain, yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu
pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan
persyaratan yangg telah disepakati.
- Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau
organisasi untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang
atau organisasi, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu.
- Surat Undangan RUPS
RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis
yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis.
- Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua
pihak, yaitu pihak pertama sebagai orangg yang memberikan kuasa kepada
 pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan
bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa.
- Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang dilakukan antara
pihak yang satu kepada pihak yang lain tentang suatu hal.

BAB 13

PENULISAN SURAT LAMARAN KERJA

Surat lamaran kerja adalah surat yang digunakan oleh seseorang untuk
melamar kerja pada suatu organisasi/ lembaga yang membutuhkan karyawan atau
pimpinan pada suatu bidang tertentu. Dalam surat lamaran kerja, dijelaskan
berbagai kemampuan yang dimiliki oleh pelamar kerja yang cocok atau sesuai
dengan posisi/ jabatan yang ditawarkan, atau sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Pelamar kerja hanya mengemukakan poin-poin penting yang relevan
dengan persyaratan pekerjaan yang ditawarkan.

Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat sebuah surat
lamaran kerja antara lain:

PENDEKATAN “AIDA”

Pendekatan Attention, Interest, Desire and Action (AIDA) diperlukan untuk

menarik perhatian pembaca. Perdekatan ini lebih menekanan pada sisi sikap
pelamar kerja dan apa manfaat yang didapat oleh pembaca.

Attention

Prinsip pertama penulisan surat lamaran pekerjaan, pelamar harus dapat

meyakinkan pihak organisasi (pembaca) bahwa pelamar kerja memiliki sesuatu yang
bermanfaat atau dapat menumbuhkan rasa tertarik bagi pembaca. Untuk menarik
perhatian pembaca, pelamar kerja dapat menjelaskan gagasan yang membuat
pembaca antusias untuk menyimak yang dituliskan; seperti mengemukakan tentang
bagaimana pelamar mendapatkan informasi lowongan kerja dan alasan mengapa
pelamar tertarik pada posisi/ jabatan tersebut.

Interest

Pelamar kerja harus dapat menarik perhatian pembaca dengan menjelaskan

relevansi pesan-pesan yang disampaikan. Dalam hal ini, pelamar kerja perlu
menjelaskan dan menegaskan bahwa kualifikasi yang dibutuhkan tersebut relevan
dengan kemampuan yang dimiliki dan pelamar yakin mampu menyelesaikan
pekerjaan tersebut dengan baik.

Desire

Pelamar kerja harus dapat menumbuhkan hasrat pembaca untuk mengetahui

lebih jauh apa yang sudah dituliskan dalam surat tersebut. Pelamar kerja juga dapat
meyakinkan pembaca melalui bukti-bukti pendukung yang relevan dengan posisi
yang dikehendaki.

Action

Dalam penulisan surat lamaran, pelamar kerja harus dapat memberikan saran
kepada pembaca untuk mengambil suatu tindakan tertentu berkaitan dengan
harapan/ keinginannya dalam menulis surat tersebut. Salah satu tindakan tertentu
yang dapat dilakukan oleh pembaca adalah memberi kesempatan untuk melakukan
wawancara kerja.

Pengorganisasian Surat Lamaran Kerja

Secara umum, pengorganisasian penulisan surat lamaran kerja memiliki tiga

bagian utama, yaitu paragraf pembuka, pertengahan, dan penutup. Masing-masing
dapat dijelaskan lebih rinci berikut ini.

Paragraf Pembuka

a. Rangkuman

Pada bagian awal surat lamaran kerja, pelamar kerja perlu

mengemukakan kualifikasi yang dimiliki, yang paling relevan dengan jabatan
 yang diinginkan dan jelaskan bahwa kualifikasi tersebut akan menguntungkan/
memberikan manfaat bagi perusahaan atau lembaga yang dilamar.

b. Nama

Jika lowongan pekerjaan hanya digunakan untuk kepentingan internal

organisasi tersebut (rekrutmen tertutup), pelamar kerja dapat menyebutkan nama
seseorang yang menyarankan pelamar untuk melamar pekerjaan di perusahaan
tersebut.

c. Sumber Publikasi

Sebaiknya pelamar menyebutkan dari mana pelamar mendapat informasi

tentang adanya lowongan kerja di perusahaan tersebut, baik melalui surat kabar,
majalah, televisi, maupun media lainnya.

d. Pertanyaan

Gunakan kalimat tanya pada awal paragraf untuk menarik perhatian

pembaca yang menunjukkan bahwa pelamar kerja mengetahui problem,
kebutuhan, dan tujuan suatu organisasi serta mempunyai keinginan untuk
membantu memecahkan masalah tersebut. Jadi, hal itu akan memberikan
manfaat bagi pembaca.

e. Cuplikan Berita

Pelamar kerja dapat mengambil cuplikan berita di surat kabar atau

majalah yang menyebutkan bahwa suatu perusahaan sedang merencanakan
membuka kantor cabang, memperkenalkan produk baru, atau memerlukan
tenaga operator, dan sebagainya.

Paragraf Pertengahan
Dalam paragraf pertengahan ini pelamar kerja perlu mendiskusikan kualifikasi
yang dimilikinya dari sudut pandang pembaca (employer) yang mencakup:

a. Pendidikan
Pada bagian pendidikan ini, pelamar kerja akan dapat:
 1) Menunjukkan bahwa ia mempunyai latar belakang dalam dunia bisnis yang
cukup luas dan bidang tertentu secara mendalam.
2) Menunjukkan bagaimana pendidikannya relevan dengan jenis pekerjaan yang
dilamar.
3) Menjelaskan bagaimana dan mengapa ia menambahkan bidang studi pilihan
penting di luar bidang studi inti.

b. Pengalaman Kerja
Pelamar kerja perlu menyatakan secara jelas mengenai jenis pekerjaan
yang pernah dilakukan, terutama yang berhubungan dengan pekerjaan yang
dilamar. Atas dasar itu, pelamar kerja akan dapat menunjukkan kepada pembaca
bahwa:

1) Pelamar kerja memperoleh suatu pengalaman yang dapat membantu

mempercepat penyelesaian tugas/ pekerjaan baru.
2) Pelamar kerja akan dapat melakukan adaptasi dan mencoba bekerja sama
dengan lingkungan.
3) Pelamar kerja dapat memikul tanggung jawab suatu pekerjaan dengan lebih
baik.
4) Pelamar kerja adalah orang yang mampu bekerja keras.

c. Sikap, Minat, Aktivitas, dan Kualitas

Pelamar kerja dapat menjelaskan tentang kemampuannya dalam
melakukan kerja sama dengan orang lain, sikap pelamar kerja terhadap bidang
pekerjaan, perusahaan, suasana kerja, dan kualitas personal (kegiatan
ekstrakurikuler dan sejenisnya).

Paragraf Penutup
Paragraf terakhir dari surat lamaran kerja pada umumnya berisi suatu
harapan tindakan (action) sebagaimana yang terdapat pada surat-surat penjualan.
Untuk mempermudah pihak perusahaan menghubunginya, pelamar kerja perlu
memberikan informasi kontak yang jelas seperti alamat, nomor telepon, e-mail, dan
lain-lain.

Sebagaimana dijelaskan sebelumnya bahwa dilihat dari cara

pengorganisasiannya, surat lamaran kerja memiliki kesamaan dengan surat
penjualan (sales letters) yang sama-sama menggunakan cara-cara persuasif. Hal ini
dapat dilihat pada tabel berikut ini.

Tabel 13. 1: Pengorganisasian Surat Penjualan dan Surat Lamaran Kerja

Surat Penjualan Surat Lamaran Kerja

• Mencari perhatian • Mencari perhatian
• Perkenalkan produk • Perkenalkan kualifikasi
• Berikan bukti • Berikan bukti
• Dorong suatu tindakan/ aksi • Dorong suatu tindakan/ aksi

Tips untuk Pelamar Kerja

Yang Perlu Diperhatikan

a. Pelamar kerja harus mempunyai kualifikasi atau pengalaman kerja untuk
posisi pekerjaan yang dikehendaki.
b. Bangkitkan minat terhadap kualifikasi yang dimiliki.
c. Tunjukkan hal-hal yang positif.
d. Usahakan surat lamaran kerja rapi, bersih dan menarik.
e. Tulislah surat dari sudut pandang pembaca, bukan dari sudut pandang
penulis.
f. Tekankan hal-hal yang membedakan dengan pelamar lainnya.

Yang Perlu Dihindari

a. Jangan melamar pekerjaan di luar kemampuan Anda.
b. Jangan mengirimkan surat lamaran kerja hasil fotokopi.
c. Jangan mengatakan bahwa Anda menerima jenis pekerjaan apa saja.
d. Hindari kata-kata yang berlebihan.
e. Jangan meminta belas kasihan terhadap perusahaan yang dilamar.
 f. Hindari untuk mempermasalahkan gaji, kecuali ketika ditanyakan pada saat
wawancara kerja.
g. Jangan memberi komentar langsung tentang karakter pribadi.

BAB 14

PENULISAN RESUME

Resume merupakan laporan faktual terhadap kualifikasi Anda. Dalam

resume, Anda harus menekankan pada poin-poin penting kemampuan Anda. Suatu
resume tak dapat dipisahkan dari surat lamaran kerja karena resume dapat
digunakan sebagai pendukung dalam menjual kemampuan yang dimiliki kepada
organisasi/ perusahaan yang memerlukannya.

Persiapan Menulis Resume

Secara umum, resume adalah suatu daftar dokumen yang berisi kualifikasi
dan jalur karier Anda yang disusun secara teratur, rapi, dan menarik perhatian
pembaca. Melalui resume, diharapkan pimpinan suatu organisasi/ perusahaan
sudah dapat mengetahui kemampuan Anda meskipun belum pernah bertemu secara
langsung.

Dalam mempersiapkan resume, ada tiga hal yang perlu dilakukan yaitu: (a)
mencari informasi penting (esensi); (b) merencanakan resume; dan (c) membuat
resume.

Mencari Informasi Penting

Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mencari berbagai informasi
penting yang relevan dengan jenis pekerjaan yang diinginkan. Anda dapat
melakukan analisis diri (self-analysis), analisis karier (career analysis), dan analisis
pekerjaan (job analysis).
 a. Analisis Diri
Analisis diri akan dapat membantu Anda dalam mengenal diri sendiri
secara lebih mendalam, termasuk semua kelebihan dan kekurangannya terkait
cara berkomunikasi, kepercayaan diri, kecerdasan dalam memecahkan masalah,
prestasi, dan lain-lain.

c. Analisis Karier
Anda perlu juga membuat dan menjawab segalam macam pertanyaan
yang berkaitan dengan karier Anda di masa depan, seperti prestasi akademis,
pengalaman kerja, bidang pekerjaan yang dipengaruhi oleh perkembangan
teknologi, efek samping pekerjaan, dan lain-lain.

c. Analisis Pekerjaan
Pada tahap awal memasuki kerja, perusahaan telah menyediakan suatu
program orientasi atau pelatihan kepada karyawan baru. Oleh karena itu,
sebelum menyusun suatu resume, Anda perlu menjawab pertanyaan terkait
tugas dan tanggung jawab pekerjaan serta karakteristik, latar belakang
pendidikan dan pengalaman kerja pribadi terhadap tanggung jawab pekerjaan
tersebut.

Perencanaan Resume
Dalam merencanakan resume ada tiga hal yan perlu diperhatikan, yaitu:

a. Tujuan Karier
Anda harus memutuskan posisi apa yang Anda minati atau yang akan
menjadi tujuan karier Anda, misalnya posisi manajer sumber daya manusia,
manajer pemasaran, manajer produksi/ operasi, manajer pemeliharaan, manajer
keuangan, supervisor penjualan, sekretaris, operator dan sebagainya.

b. Informasi Pribadi
Selain data-data pribadi dasar seperti nama, tempat dan tanggal lahir,
alamat, dan sebagainya, pelamar kerja dapat juga menambahkan informasi lain
seperti kemampuan berbahasa asing, keterampilan yang dimiliki, kemampuan
berkomunikasi lisan maupun tulisan, dan lain-lain.
 c. Referensi
Referensi adalah orang-orang tertentu yang akan memberikan surat
rekomendasi kepada Anda, yang berisi tentang berbagai hal yang mereka
ketahui semasa mereka mengenal Anda. Orang yang memberikan referensi akan
menambah kredibilitas pencari referensi. Salah satu keuntungan menggunakan
referensi dalam resume adalah untuk meyakinkan kepada organisasi atau
perusahaan pencari kerja tentang prestasi dan kemampuan positif Anda.

Pembuatan Resume
Resume yang baik menekankan pada kompatibilitas kualifikasi Anda dan
prospektif persyaratan kerja. Secara umum resume mencakup nama, alamat
lengkap, tujuan kerja (jabatan yang akan diisi), kualifikasi, informasi pribadi
(pendidikan, keterampilan, hobi, pengalaman organisasi, dan lain-lain) serta
referensi.

Usahakan informasi tersebut relevan dengan jenis pekerjaan yang

diharapkan. Jadi, tidak berarti semua kemampuan atau keahlian yang Anda miliki
perlu dicantumkan dalam resume, tetapi informasi yang dapat mendukung pekerjaan
tersebut.

Rencana Pengorganisasian
Berdasarkan cara pengorganisasiannya, resume dapat dikelompokkan
menjadi tiga jenis resume, yaitu resume kronologis (chronological resume), resume
fungsional (functional resume), dan resume kombinasi (combination
resume).Resume kronologis adalah cara pengorganisasian resume yang didasarkan
pada kronologisnya, yaitu pendidikan dan pengalaman sebagai judul isinya.
Informasi terknini sebaiknya ditempatkan pada urutan pertama, lalu diikuti
berikutnya.
 Resume fungsional adalah resume yang disusun atas dasar fungsi-fungsi
dalam organisasi yang dapat dilakukannya dengan baik. Resume fungsional
memerlukan suatu analisis diri, karier, dan pekerjaan secara lebih lengkap.

Resume kombinasi adalah kombinasi antara resume kronologis dan

fungsional. Bentuk resume kombinasi tersebut memberikan suatu keyakina bahwa
persyaratan pendidikan dan pengalaman terpenuhi dan masih menggunakan judul-
judul lain yang lebih menekankan pada kualifikasi yang dibutuhkan (resume
fungsional).Untuk membuat resume yang baik, perhatikan hal-hal seperti kerapian
(neatness), sederhana (simplicity), akurat (accuracy), dan kejujuran (honesty).

Kualifikasi dasar dapat dinyatakan baik sebelum atau sesudah tujuan

pekerjaan/ karier. Kualifikasi penting yang dapat Anda tawarkan untuk suatu
pekerjaan tertentu mencakup pendidikan dan pengalaman kerja.Mengenai referensi,
pilihlah tiga orang yang memiliki reputasi yang baik, lebih baik orang yang sudah
dikenal oleh organisasi/ perusahaan dituju baik itu manajer perusahaan tempat Anda
pernah bekerja, staf pengajar/ dosen perguruan tinggi Amda pernah kuliah. Anda
harus meminta surat rekomendasi kepada orang-orang tertentu yang akan
memberikan nilai plus bagi kemampuan yang Anda miliki.

Masalah dalam Membuat Resume

Beberapa masalah yang muncul berkaitan dengan pembuatan resume yaitu:

a. Resume yang dibuat terlalu panjang, sehingga berkesan tidak tegas dan
kemungkinan besar memasukkan data yang tidak relevan sehingga tidak akan
mencapai sasaran.
b. Resume yang ditulis terlalu singkat, sehingga tidak memberikan informasi yang
cukup dan mendalam.
c. Format penulisan resume kurang baik; inden tidak konsisten, kurang
memperhatikan tanda baca, dan sebagainya.
d. Terlalu menggunakan kalimat yang bersifat kompleks.
e. Resume mengandung banyak kesalahan ketik.
f. Pelamar tidak menunjukkan secara tegas tujuan pekerjaan yang dikehendaki.
g. Pelamar menampakkan keyanikan yang berlebihan (overconfidence) sehingga
meragukan resume yang dibuat realistis atau tidak.
h. Ada pelamar yang tidak jujur saat mencantumkan data dalam resume.

BAB 15

WAWANCARA KERJA

Arti Pentingnya Wawancara Kerja

Wawancara kerja merupakan salah satu cara yang sangat penting bagi suatu
perusahaan dalam menyaring jumlah pelamar yang ada. Untuk menghadapi
wawancara kerja tersebut pelamar harus mempersiapkan diri untuk meyakinkan
pewawancara.

Berbagai aspek, khususnya kepribadian yang ditampilkan baik secara verbal

maupun noverbal, bahkan pada saat Anda memasuki ruang wawancara akan
memperoleh perhatian dari pewawancara. Aspek-aspek kepribadian (personality
aspects) yang akan dinilai antara lain mencakup; penampilan secara fisik, sopan
santun, nada suara, rasa percaya diri, inisiatif, kebijaksanaan, daya tanggap dan
kerja sama, ekspresi wajah, kemampuan berkomunikasi, sikap terhadap pekerjaan
serta sedikit selera humor.

Selama kegiatan wawancara berlangsung, berusahalah untuk memberikan

informasi secara jelas, padat, akurat, dan tidak berbelit-belit. Jawablah semua
pertanyaan yang diminta secara baik dan janganlah memberikan informasi di luar
yang ditanyakan atau tidak relevan dengan pertanyaan pewawancara.

Persiapan Wawancara Kerja

Wawancara sangan penting artinya bagi pelamar dalam memasuki dunia
kerja, sehingga pelamar harus mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya dalam
berbagai hal seperti; ketepatan waktu, kelengkapan berkas, sikap/ sopan santun,
kerapian pakaian, penampilan, teknik berbicara, dan tunjukkan kemampuan serta
ketertarikan pelamar terhadap perusahaan.

Adapun hal-hal yang perlu dihindari antara lain; datang terlambat, tanpa
persiapan, berpenampilan berlebihan, bersikap tidak sopan, memberikan informasi
tidak relevan, emosional, memotong pembicaraan dan melebih-lebihkan diri sendiri.

Cara Mengenali Pekerjaan dan Perusahaan

Sebelum melakukan wawancara, Anda perlu mencari berbagai informasi yang
berkaitan dengan pekerjaan yang Anda lamar serta perkembangan perusahaan.
Untuk mempereoleh informasi tersebut, Anda dapat mempereolehnya dari berbagai
publikasi resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan tersebut baik dalam bentuk jurnal,
majalah, bulletin, atau melalui situs web perusahaan yang bersangkutan.

Wawancara sebagai bentuk komunikasi dua arah, merupakan kesempatan

yang baik bagi Anda untuk menanyakan secara langsung mengenai pekerjaan dan
perusahaan kepada pewawancara.

Pertanyaan Penting dalam Wawancara Kerja

Dalam wawancara, pelamar akan ditanyai berbagai macam jenis pertanyaan
sehingga pelamar harus benar-benar mempersiapkan diri agar dapat menjawab
semua pertanyaan dengan baik dan benar. Pertanyaan-pertanyaan yang ditanyakan
dapat berkaitan dengan pekerjaan yang Anda lamar, program pendidikan dan
pelatihan yang pernah Anda pernah Anda ikuti, pengalaman kerja, pergaulan antar
sesama/ sejawat, pimpinan Anda (terdahulu), penilaian pribadi Anda, hobi,
kepribadian, latar belakang keluarga, dan tujuan karier.

Ucapan Terima Kasih

Setelah melakukan wawancara, sebaiknya pelamar memberikan surat berisi
ucapan terima kasih kepada pewawancara sebagai penghargaan pelamar atas
waktu yang telah mereka sediakan untuk melakukan wawancara. Tulislah surat
ucapan terima kasih yang sederhana, singkat dan jelas serta sampaikan pula
harapan Anda untuk memperoleh keputusan sesegera mungkin.
Surat Penerimaan Pegawai dan Surat Penerimaan Kerja
Perusahaan harus dapat membuat surat pemberitahuan dengan baik dan
mengirimkannya sesegera mungkin jika hendak menerima seseorang sebagai
pegawai. Bagian pembuka surat ini secara langsung mengemukakan informasi yang
menyenangkan, siikuti dengan informasi konfirmasi dan paragraf penutup.

Apabila pelamar telah menerima surat penerimaan pegawai, sebaiknya

membuat surat balasan untuk organisasi tempat pelamar diterima sebagai pegawai
baru. Ada tiga poin yang perlu diperhatikan dalam menulis surat peneriman pegawai
adalah:

- Nyatakan antusias Anda terhadap tawaran kerja tersebut.

- Konfirmasikan kapan anda dapat datang ke bagian personalia.
- Tunjukkan antisipasi anda terhadap penerimaan tawaran kerja tersebut.

Surat Penolakan Kerja

Ketika Anda berniat menolak pekerjaan, sebaiknya ada pengungkapan
penolakan kerja tersebut dilakukan secara tertulis. Pada bagian awal surat
dikemukakan hal yang bersifat positif atau netral, baru kemudian menyampaikan
penolakan kerja pada bagian pertengahan kemudian surat ditutup dengan ucapan
terima kasih.

Surat penolakan kerja merupakan surat yang dibuat oleh pelamar kerja atau
mereka yang sudah bekerja tetapi mendapat atau mengharapkan pekerjaan di
tempat lain yang lebih menguntungkan, atau yang menjanjikan prospek yang lebih
baik daripada pekerjaan yang telah ada.
 BAB 16

PRESENTASI BISNIS

Tujuan Presentasi Bisnis

Secara umum, presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok, yaitu:

1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens.

2. Menghibur audiens.
3. Menyentuh emosi audiens.
4. Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu.

Persiapan Presentasi Bisnis

a. Penguasaan terhadap Topik atau Materi yang akan Dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah
satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat
mencapai sasaran. Ketidaksiapan materi akan menghambat penyampaian
informasi dan akan memberikan citra yang kurang baik bagi pembicara.

b. Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik

Selain menguasai materi, pembicara juga harus menguasai berbagai alat
bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan seperti komputer, flip chart, OHP/
Infocus, kamera, whiteboard, dan lain-lain.

c. Menganalisis Audiens
Pembicara dapat menganalisis audiens melalui pendekatan bertanya
dengan menggunakan kata tanya seperti : apa, siapa, dimana, kapan, mengapa,
dan bagaimana sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.

d. Menganalisis Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk

Presentasi
Seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan lokasi atau
tempat ia akan melakukan presentasi bisnis guna memberikan kemudahan
 kepada pembicara tersebut dalam mengatur alat bantu presentasi yang sesuai
dengan suasana lokasi tersebut.

e. Alat Bantu Presentasi Bisnis

Dalam presentasi bisnis, yang lebih penting adalah bagaimana seorang

pembicara mampu menjelaskan, menafsirkan, maupun meyakinkan materi yang
dipresentasikan dengan baik melalui alat bantu presentasi yang tersedia
tersebut. Pemilihan alat bantu audio visual presentasi yang akan digunakan
sangat bergantung pada sejauh mana seorang pembicara mampu menganalisis
materi, audiens, maupun suasana lokasi seorang pembicara akan melakukan
presentasi bisnis.

Alat bantu presentasi cukup bervariasi, mulai dari alat bantu presentasi yang
konvensional sampai dengan yang modern atau kontemporer. Berbagai alat bantu
presentasi bisnis tersebut mencakup antara lain: blackboard, whiteboard, flipcharts,
transparansi overhead projector, slide, papan tulis elektronik, VCR (Video Cassette
Recorder), panel LCD (Liquid Crystal Display) projector.

Di era modern ini, beberapa alat bantu tersebut sudah jarang digunakan.
Dalam melakukan presentasi bisnis, kebanyakan pembicara menggunakan laptop
sebagai alat bantu, bahkan tidak jarang juga yang menggunakan alat bantu dengan
teknologi yang lebih canggih seperti hologram projector.

Analisis Audiens
Analisis audiens perlu dilakukan secara tepat oleh pembicara agar pesan
dapat tersampaikan dengan baik. Oleh karena itu, dalam menganalisis audiens
seorang pembicara harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini.

Siapa Audiensnya?
Audiens dapat ditinjau dari berbagai hal seperti dari sisi pekerjaan atau
jabatan, status, pekerjaan, usia, jenis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan dan
sebagainya.
Apa yang Diinginkan Audiens?
Dengan memahami apa yang menjadi harapan audiens, seorang pembicara
akan berupaya semaksimal mungkin untuk melakukan presentasi sebaik mungkin.

Dimana Melakukan Presentasi?

Pemahaman tempat presentasi akan membantu pembicara untuk menyusun
strategi presesntasi yang tepat.

Kapan Melakukan Presentasi?

Dengan mengetahui kapan seseorang harus melakukan presentasi, paling
tidak ia akan mempersiapkan strategi atau trik-trik yang paling tepat untuk
melakukan presentasi bisnis tersebut.

Mengapa Melakukan Presentasi?

Seorang pembicara harus mengetahui tujuan ia melakukan presentasi,
apakah itu untuk menyampaikan informasi penting kepada audiens atau mungkin
memperkenalkan strategi pemasaran baru atau produk baru.

Bagaimana Melakukan Presentasi?

Dalam hal ini juga pembicara harus mempunyai strategi presentasi bisnis baik
dalam hal alat bantu yang digunakan, tata letak meja dan kursi, maupun teknik
menyampaikan atau menjawab pertanyaan dari audiens.

Analisis Bahasa Tubuh

Gerakan tubuh (bahasa tubuh) yang dilakukan oleh pembicara pada saat
melakukan presentasi bisnis termasuk salah satu bentuk komunikasi nonverbal.

Ekspresi Wajah
Pada saat melakukan presentasi bisnis seorang pembicara perlu berlatih
bagaimana menampilkan ekspresi wajah untuk mengekspresikan kesenangan,
kesedihan, atau kemarahan terhadap sesuatu.

Senyuman
Senyum dapat menghapus beda pendapat, mengobati perasaan sakit,
memulai hubungan, meyakinkan teman, dan menyampaikan penghargaan. Dalam
presentasi bisnis, senyum yang polos, tulus, dan tidak dibuat-buat, dapat membuat
penampilan lebih bersahabat dan membangun hubungan yang lebih akrab dengan
audiens.

Kontak Mata
Pada menit-menit pertama melakukan presentasi bisnis, kontak mata memiliki
makna yang cukup menentukan bagi keberhasilan suatu presentasi. Dalam
melakukan presentasi bisnis, tataplah audiens secara merata untuk menunjukkan
perhatian yang sama.

Gerakan Tangan
Gerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapat
membantu pembicara untuk lebih meyakinkan atau memperkuat topik bahasan
tertentu.

Gerakan Bahu
Gerakan bahu tegak yang diriingi dengan kepala ke atas pada saat presentasi
bisnis dapat menunjukkan kepercayaan diri . Sedangkan bahu yang terkulai dengan
kepada yang menunduk dapat menunjukkan suatu sikap tidak siap atau menyerah.

Gerakan Kepala
Gerakan kepada bagi pembicara dapat digunakan untuk menunjukkan sikap
setuju atau menolak sesuatu.

Cara Berdiri
Dalam memberikan presentasi bisnis dapat menggunakan alternatif lain yang
terkesan agak santai dan rileks adalah dengan posisi berdiri secara bebas
menghadap audiens. Berdirilah dengan bahu secara tegap, tegakkan dada dan
bernafaslah dengan perut, condongkan kepala sedikit ke depan, bukalah kedua
tangan, dan jangan membungkuk.

Peninjauan Lokasi
Peninjauan lokasi perlu dilakukan oleh seorang pembicara sebelum
melakukan presentasi bisnis. Hal tersebut ditujukan agar pembicara dapat
mengetahui posisi alat bantu presentasi bisnis, tata letak tempat duduk audiens,
kondisi ruangan maupun tata letak podium sehingga pembicara dapat menyiapkan
strategi yang tepat. Selain itu, peninjauan lokasi juga berguna untuk penyesuaian
lokasi dan alat bantu sehingga tidak mengganggu audiens.

Percaya Diri
Kepercayaan diri yang kuat merupakan salah satu kunci keberhasilan
presentasi bisnis seseorang. Sedangkan ketidakpercayaan diri seseorang dapat
diekspresikan dalam berbagai macam sikap. Adapun beberapa cara untuk
mengendalikan hal-hal tersebut adalah sebagai berikut.

a. Gemetar

Untuk mengatasi gemetar, lakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa
yang sedang disampaikan kepada audiens. Biarkan gerakan-gerakan tersebut
terjadi secara wajar.

b. Bicara Terputus-Putus

Jika saat presentasi bisnis seorang pembicara kehilangan urutan pemikiran

atau terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, ambil nafas
dalam-dalam, hembuskan nafas secara perlahan-lahan, sambil melihat catatan-
catatan kecil. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada apa yang sedang disampaikan
atau dipresentasikan, dan bukannya apa yang dilupakan.

c. Mulut Kering

Mulut kering dapat diatasi dengan minum secukupnya.

d. Tenggorokan Tersumbat

Belajarlah menguap diam-diam sambil tundukkan kepala, katupkan bibir,

buka bagian belakang tenggorokan, dan tarik udara masuk lewat hidung. Cara
tersebbut merupakan salah satu bentuk latihan untuk melepaskan ketegangan yang
terbentuk dalam tenggorokan.

e. Tersengal-sengal

Tundukkan kepala dan alihkan fokus Anda dari audiens. Lipatkan lengan kiri
menyilang bagian bawah perut, kendurkan bahu, tarik nafas dalam-dalam ke bagian
bawah perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir. Latihan pernafasan
tersebut akan membuat Anda lebih santai.

Percaya diri merupakan salah satu prasyarat bagi keberhasilan suatu

presentasi bisnis. Oleh karena itu, seorang pembicara yang profesional harus selalu
mencari berbagai upaya untuk mengembangkan percaya diri.

Berlatih Presentasi Bisnis

Agar presentasi bisnis yang dilakukan oleh pembicara dapat mencapai
sasarannya, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini.

1. Identifikasi audiens

Di samping apa posisi atau jabatan audiens, seorang pembicara perlu juga
mengantisipasi apa yang diharapkan audiens serta bagaimana solusinya.
Pemahaman terhadap audiens secara tepat akan mempermudah si pembicara
dalam melakukan presentasi bisnis.

2. Buatlah pokok-pokok pikiran presentasi bisnis

Dalam hal ini, yang perlu diperhatikan dalah mempersiapkan poin-poin

penting apa saja yang perlu disampaikan dalam presentasi bisnis. Dengan kata lain,
pokok-pokok pikiran tersebut masih bersifat global atau umum sehingga masih
diperlukan adanya pengembangan lebih lanjut.

3. Tulislah teks presentasi bisnis secara lengkap

Kembangkan pokok-pokok pikiran menjadi lebih rinci sehingga menjadi suatu

naskah/ teks yang lengkap dan tinggal menyampaikan dalam suatu forum.
Penyiapan teks secara lengkap akan menambah percaya diri bagi pembacanya.

4. Buatlah rangkuman teks presentasi bisnis ke dalam sub-subjudul

Rangkuman harus mencakup poin-poin penting yang ingin disampaikan dan

dapat dikembangkan sampai pada sub-subjudul.

5. Tulislah ke dalam kartu ukuran kartu pos

 Tuliskan poin-poin penting yang ingin disampaikan ke dalam kertas berukuran
kartu pos. Hal ini dapat dilakukan, khususnya bagi mereka yang sudah
berpengalmaan menyampaikan presentasi di hadapan audiens.

BAB 17

NEGOSIASI

Pengertian Negosiasi

Hartman menegaskan bahwa negosiasi merupakan suatu proses komunikasi

antara dua pihak, yan masing-masing mempunyai tujuan dari sudut pandang mereka
sendiri, yan berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak
menenai masalah yang sama. Sedangkan menurut Casse, negosiasi adalah proses
dimana paling sedikit ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan, motivasi yan
berbeda mencoba untuk bersepakat tentan suatu hal demi kepentingan bersama.
Lalu menurut oliver, negosiasi yaitu sebuah transksi dimana kedua belah pihak
mempunyai hak atas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak
sehingg terja proses saling memberi dan menerma sesuatu untu mencapai suatu
kesepakatan bersama.

Salah satu tujuan orang bernegosiasi adalah menemukan suatu kesepakatan

kedua belah pihak secara adil dan dapat memenuhi harapan/ keinginan kedua belah
pihak. Dengan kata lain hasil dari sebuah negosiasi adalah adanya suatu
kesepakatan yan memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak. Dalam hal ini
tidak ada satupun pihak yang merasa dikalahkan atau dirugikan akibat adanya
kesepakatan dalam bernegosiasi.

Menurut Thong, alasan berneosiasi adalah juga untuk mendapatkan sebuah

keuntungan atau menghindarkan kerugian atau memecahkan problem yang lain.
Negosiasi merupakan suatu proses komunikasi yang berlangsung secara kontinu
atau terus menerus hingg atercapai kesepakatan bagi keda belah pihak.
Proses Bernegosiasi

Menurut Hartman, ada empat poin yang perlu diperhatikan sebelum

bernegosiasi antara lain pencarian fakta dari pihak lain, menaksir posisi lawan
negosiasi, membuat perencanaan yang baik dan memilih serta mengatur tim
negosiasi. Sementara menurut Casse, ada 3 tahapan dalam bernegosiasi yaitu:

1. Tahap Perecanaan
Tahap ini membutuhkan tigas tugas utama yaitu merencanakan saaran,
memutuskan strategi, dan memperjelas proses negosiasi. Penentu sasaran
atau target dalam bernegosiasi sangat pentng, maka ada dua jenis sasaran
dalam bernegosiasi yaitu sasaran ideal dan sasaran dasar. Ada beberapa
strategi dalam berneosiasi di antaranya; staretgi kooperatif, kompetitif dan
analitis. Stategi kooperatif tentunya sanat baik manakala pihak lawan neosiasi
tersebut menjalankan permainan negosiasi yang sama. Begitupula strategi
kompetitif yang cenderung keras dan menekan pihak lawan negosiasi.
Sedangkan strategi analitis yang terlihat baik dan rapih, dalam dunia praktis
bisa saja berbeda atau tidak sejalan denan harapan anda.
Lebih lanjut Casse dalam proses neosiasi ada 6 tahapan penting yan perlu
diperhatikan antara lain: (1) persiapan, (2) kontak pertama, (3) konfrontasi, (4)
konsiliasi/ kompromi, (5) solusi, dan (6) pascanegosiasi/ konsolidasi.
2. Tahap Implementasi
Tahap ini merupakan tahapan penerapan atau tindakan yang diperlukan agar
mencapai sukses dalam bernegosiasi. Implementasi negosiasi memiliki
beberapa komponen penting, antara lain:
- Taktik cara anda
- Taktik bekerja sama
- Taktik tidak bertindak apa apa
- Taktik melangkah ke tujuan lain
3. Tahap Peninjauan Negosiasi
Tahap ini merupakan tahapan setelah suatu proses negosiasi. Thap ini
memiliki arti yang sangat penting bagi seorang negosiator dalam meninjau
 kembali apa yang sudah dilakukannya selama bernegosiasi. Ada beberapa
alasan penting mengapa tahap peninjaun negosiasi perlu dilakukan;
- untuk memeriksa apakah anda sudah mencapai tujuan anda
- jika tidak, maka hal itu dapat menjadi pelajaran sekaigus pengalaman yang
sangat berharga bagi seorang negosiator.
- jika ya, pastikan apa yang sudah anda lakukan dengan baik dan bangunlah
kesuksesan anda.

KETERAMPILAN BERNEGOSIASI

Menurut Hartman ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam
keterampilan bernegosiasi (negotiation skills) antara lain:
1. Persiapan
2. Memulai negosiasi
3. Strategi dan teknik
4. Kompromi
5. Menghindari kesalahan taktis

Menurut Casse, keterampilan bernegosiasi dapat dibedakan ke dalam dua

kelompok besar, yaitu keterampilan konvensional dan nonkonvensional. Sedangkan
menurut Oliver ada enam kunci dasar yang perlu diperhatikan daam bernegosiasi
antara lain:
a. Persiapan yang baik
Lakukan identifikasi pada tahap persiapan atas hal-hal berikut: kemungkinan
pihak lawan membuka pernyataan dan posisi, bagaimana anda bergerak dari
posisi pihak lawan menuju aspirasi anda, masalah potensial, rintangan,
kesempatan, kebutuhan dan pilihan yang dimiiki lawan anda, pertimbangan
biaya setiap gerakan yang mungkin anda buat dan itu dapat menguntungkan
pihak lawan anda dan antisipasi apa konsesi yang akan diberikan oleh pihak
lawan anda.
b. Berlatih
c. Menggambarkan posisi anda
 Tujuan anda adalah bagaimana memberikan kesempatan kepada pihak
lawan untuk berbicara tentang berbagai hal yang berkaitan dengan apa,
bagaimana, kapan, dimana, dan mengapa negosiasi perlu dilakukan.
d. Membuat suatu usulan/ proposal
e. Penawaran
f. Persetujuan

BAB 18
PENULISAN LAPORAN BISNIS

Pengertian Laporan Bisnis

Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya effective

business communication memberikan definisii tentang laporan bisnis sebagai suatu
laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan
rencana penyajian fakta kepada sesorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Sedangkan Himstreet dan baty dalam bukunya business communication
mendefinisikan laporan (bisnis) sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, tersusun
teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian
organisasional atau dari satu instansi/ lembaga ke lembaga yang lain untuk
membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Laporan fakta mungkin meiputi berbagai peristiwa, kondisi, mutu,
perkembangan, hasil, produk, masalah atau saran pemecahan. Laporan ini dapat
membantu penerima memahami situasi bisnis yang kompleks, menyelesaikan tugas-
tugas teknik atau operasional, merencanakan prosedur, memecahkan masalah dan
membuat kebijakan keputusan tentang perencanaan strategik.

Penggolongan Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam berbagai cara menurut fungsi,
subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek,
dan pelaksanaan pertemuan.
a. Menurut Fungsinya
Menurut fungsinya suatu laporan dapat dibedakan apakah untuk member
informasi atau analisis. Suatu laporan yang meberikan informasi menyajikan
fakta-fakta dan rangkuman melakukan analisis, kesimpulan, atau
rekomendasi. Nama lain untuk laporan informasional adalah laporan
perkembangan, laporan sementara dan laporan triwulan.
Laporan anaitik menyajikan fakta-fakta, menganalisis, dan menafsirkan
kemudian mengambilkesimpulan dan memberi rekomendasi.
b. Menurut subjeknya
Suatu laporan dapat dibedakan menurut dari departemen mana suatu laporan
itu diperoleh.
c. Menurut Formalitasnya
Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau
nonformal. Laporan formal sering disebut dengan laporan panjang,
sedangkan lapoan nonformal sering disebut dengan laporan pendek.
d. Menurut Keasliannya
Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela dan publik
atau swasta. Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar
permintaan atau mendapat kuasa dari orang lain atau komite. Laporan
sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri. Laporan
swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh prusahaan swasta. Laporan
publik adalah laporan yang dibuat oleh lembaga pemerintah termasuk
sekolah, rumah sakit, atau lembaga lainnya.
e. Menurut frekuensinya
Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berskala atau
khusus. Laporan berskala dapat dikeluarkan secara harian, mingguan,
bulanan, semesteran atau tahunan.
f. Menurut jenisnya
Suatu laporan dipengaruhi formalitas dan panjangnya laporan. Jenis laporan
dapat bersifat informal, maupun formal.
g. Menurut kegiatan proyek
 Dalam melaksanakan suatu proyek terdapat tiga jenis laporan yaitu, laporan
pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir. Laporan
pendahuuan mencangkup bagaimana suatu proyek yang disiapkan, hasil
yang diharapkan dan bagaimana melakukan pelatihan pegawai. Selanjutnya
setelah proyek berlangsung, perlu disusun laporan perkembangan secara
berkala. Pada saat proyek berakhir, dibuatah laporan akhir.

Persiapan Penulisan Laporan Bisnis

Persiapan adalah suatu yang sangat penting dalam segala aspek. Adapun
persiapan yang diperlukan sebeum menulis laporan mencangkup 4 tahapan:
1. Definisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup.
2. Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan
3. Menentukan ide atau gagasan
4. Mengumpulkan bahan yang diperlukan
5. Menganalisis dan menafsirkan data
6. Mengorganisasi data dan memperisapkan kerangka akhir.

Bagian Pokok Laporan Bisnis

a. Pendahuluan
Dalam pendahuluan terdapat:
- pemberi kuasa
- layout atau rencana
- masalah
- maksud
- ruang lingkup
- metodelogi
- sumber-sumber primer atau sekunder
- latar belakang
- definisi istilah
- keterbatasan
- rekomendasi
 b. Teks
c. Penutup
Dalam penutup terdapat beberapa bagian:
- rangkuman
- kesimpulan
- rekomendasi
- rencana tindakan
- proposisi

Cara Menyusun Tubuh Laporan Bisnis

Ada dua cara yang dapat dilakukan untuk menyusun tubuh laporan yaitu cara
deduktif dan induktif.
a. Cara deduktif
Kata deduktif atau langsung berarti menggambarkan laporan dari belakang
kedepan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terebih dahulu
sebelum hal hal yang dirinci dijelaskan. Dalam suat apoan panjang, pembaca
biasanya lebih suka menggunakan cara deduktif karena memberikan kepda
pembaca suatu gambaran cepat sebelum mereka mengetahui secara lebih
rinci. Jika bagian akhir tidak diiugkapnkan pada awal laporan, mungkin
pembaca akan melewati atau mengabaikan bahasan yang rinci agar dapat
segara mengetahui bagian akhir laporan, baru kemudian kembai lagi ke
bagian bawah secara umum.
b. Cara Induktif
Cara ini berbeda penyajiannya dengan cara deduktif. Dengan cara induktif,
anda menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan
dan rekomendasi dikemukakan. Anda menyajikan fakta serta bahan
pendukung lainnya, sebelum sampai pada bagian kesimpulan atau
rekomendasi.

Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis

 Cara yang dapat dilakukan untuk mengembangkan data di antaranya;
a. Membuat topik-topik atau kriteria
b. Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-kejadian
c. Mendeskripsikan lokasi atau tempat
d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur
e. Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alfabet
f. Menyusun urutan tingkat pentingnya familiaritas
g. Menyusun sumber sumber yang digunakan
h. Pemecahan masalah

Metode kerangka

Suatu kerangka yang baik, khususnya untuk laporan yang panjangnya dua
haaman atau lebih, merupakan alat yang paling penting dan hemat waktu.

BAB 19

PENULISAN LAPORAN SINKAT

Karakter Laporan Singkat

Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif

sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri
berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Laporan
singat mencangkup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, yaitu:

a. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama

atau kedua.
b. Grafik untuk lebih menekan penulisan
c. Judul dan sub judul dalam tubuh laporan
d. Format memo atau surat
Membuat Laporan Bisnis Yang Baik

Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk
berkomunikasi baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Laporan bisnis
merupakan alat manajemen yang sangat penting dalam suatu organisasi. Oleh
karena keterbatasan waktu sering kali staf managemen mengalami kesulitan dalam
melakukan pemantauan atas berbagai kegiatan yang ada dalam unit-unit suatu
organisasi. Pada umumnya apabla orang-orang bisnis berbicara tentang laporan,
mereka berpikir bahwa laporan yang dibuat adalah laporan yang tertulis secara
objektif mengkomunikasikan berbagai informasi penting tentang beberapa aspek
bisnis. Tujuan mengembangkan sebuah laporan adalah membuat informasi sejelas
mungkin. Laporan bisnis yang baik mencangkup tiga hal yaitu;

1. Akurat
Hal pertama yang harus dilakkan adalah mengatakan suatu kebenaran.
Informasi yang tidak mengandung kebenaran atau akurat akan berakibat
pada kemunduran, kemerosotan atau semakin pudarnya reputasi suatu
organisasi di hadapan masyarakat pada umumnya.
2. Keputusan yang baik
Laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas,
maka untuk tetap menjaga etika bisnis sebaiknya menghindari kata kata atau
pendapat yang dapat menyinggung lawan bisnis.
3. Format, gaya dan organisasi yang respontif

Perencenaan Laporan Singkat

Dalam merencanakan suatu laporan singkat ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan, di antaranya;

a. Penentuan format dan panjang laporan

Umumnya, dalam berbicara anda kurang memiliki fleksibilitas terhadap format
dan panjangnya suatu laporan. Oleh karena itu, keputusan anda sebaiknya
didasarkan pada kebutuhan pembaca.
 Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulisan laporan sehingga merek dapat
menentukan apa yang mereka inginkan. Berdasarkan informasi ini, penulis
dapat dengan mudah memilih format di laporan di antara empat pilihan
berikut ini ;
- Prepinted
Bentuk sebelum di cetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan
yang kosong
- Surat
Fromat surat dapat digunakan untuk laporan singkat yang digunakan yang
jumlah halamannya lima atau kurang dan ditujukan kepada luar pihak luar
organisasi
- Memo
Fromat yang paling umum untuk laporan isngkat yang digunakan untuk
kepentingan pihak intern suatu organisasi
- Manuskrip
Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman
memerlukan pendekatan formal. Oleh karena panjangnya, format
manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks
maupun setelah teks.

Penentuan Stuktur Dasar

Selain memutuskan format dan panjangnya suatu laporan kita juga harus
memutuskan struktur dasar laporan. Ada tiga masalah yang muncul dalam
menentukan struktur dasar;

- Informasi apa yang seharusnya dimasukan? apakah semua data akan

dimasukan atau ingin mengeliminasi beberapa data ?
- Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu?
apakah menggunakan direct atau indirect order?
- Metode apa yang akan digunakan agar materinya jelas dan meyakinkan
apakah menggunakan pengorganisasian suatu topik atas adasar tingkat
 pentingnya, urutan, kronologis atau kategori? atau apakah
mengorganisasi ide menurut suatu argumen yang logis ?

Pengorganisasian Laporan Singkat

a. Pengorganisasian memo dan laporan informasional

Suatu laporan informasional mempunyai satu tujuan dasar yaitu menjelaskan
sesuatu dengan istilah yang tegas. Laporan informasional yang banyak
digunakan dalam dunia bisnis mencakup laporan pemantauan dan operasi
pengendalian, pernyataan prosedur dan kebijakan, laporan aktivitas personal
dan laporan dokumentasi kerja klien. Beberapa laporan informasional
terutama untuk pembuatan peraturan pemerintah dan yang disusun dalam
bentuk belum tercetak, diorganisasikan sesuai dengan instruksi orang yang
meminta informasi. Laporan informasinal terdiri dari dua:
- Laporan periodik
Suatu laporan internal yang menjelaskab apa yang terjadi dalam suatu
departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya adalah untuk
memberikan suatu gambaran bagaimana sesuiatu berjalan sehingga
manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi
bilaman perlu.
- Laporan aktivitas personal
Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap
apa yang terjadi selama suatu konferensi atau dalam perjalanan. Laporan
ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap
setiap informasi penting atau keputusan yang muncul.
b. Pengorganisasian laporan analitikal
Tujuan laporan ini berbeda dengan laporan informasional. Tujuan laporan
informasional adalah untuk mendidik pembaca, sedangkan laporan analitikal
dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima
suatu kesimpulan atau rekomendasi. Laporan analitikal pada umumnya di
tulis untuk memberikan tanggapan terhadap munculnya kondisi-kondisi
tertentu yang terjadi dalam suatu organisasi. Apapun jenis laporan analitikal
yang di tulis, harus menysusun ide yang memungkinkan pembaca yakni
 terhadap pemikiran tersebut. Beberapa jeis laporan yang termasuk dalam
laoran analitikal;
- Laporan justifikasi
Usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada
manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu
- Usulan bisnis baru di luar klien
Usulan ini dimaksudkan untuk memperoleh produk atau proyek yang
diterima oleh bisnis atau pemrintah di luar klien.
- Laporan troubleshooting
Laporan ini adalah sebuah dokumen yang berorientasi kepada keputusan
yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak. Beberapa laporan
analitikal disusun melalui suatu keputusan antara yang pro dan kontra.
Tujuannya adalah untuk memfokuskan perhatian pembaca atas
kesimpulan dan rekomendasi secara rasional.

BAB 20
PENULISAN LAPORAN FORMAL

Mendefiniskan Masalah

Dalam menulis suatu laporan, baik laporan informasional ataupun analitikal

tahap pertama adalah mendefinisikan masalah. Kita harus memutuskan informasi
apa yang kita perlukan untuk dapat menyelesaikan suatu laporan. Jawaban atas
pertanyaan tersebut akan dapat membantu kita dalam melakukan investigasi
terhadap isi laporan yang kita buat.

a. Pertanyaan yang tepat

b. Mengembangkan pernyataan tujuan
Dalam mengembangkan suatu pernyataan kita dapat menggunakan tiga cara
di antaranya ;
- Menggunakan kalimat infinitif
 - Menggunakan pertanyaan
- Menggunakan suatu pertanyaan deklaratif

Kerangka Untuk Analisis

Untuk mengorganisasikan suatu penelitian kita perlu mengelompokan

masalah kedalam serangkaian pertanyaan khusus. Proses ini sering disebut
factoring. Penelitian memerlukan kerangka untuk keperluan analisis karena
memungkinkan untuk memecahkan masalah, seperti kerangka laporan
memungkinkan kita menulis dengan cara sistematis.

a. Mengembangkan stuktur yang logis

Kita harus dapat mengembangkan struktur penelitian yang logis dan mudah
sesuai dengan subjek penelitian. Jika tujuan umum kita adalah untuk
memberikan informasi yang akan ditafsirkan orang lain, kerangka
informasional lebih sesuai diterapkan meskipun beberapa bagian dari
penelitian kita perlu dianalisis untuk menekan fakta yang penting. Jika tujuan
penelitian kita adalah mengajukan suatu kesimpulan dan rekomendasi makan
kita dapat menggunakan kerangka analitikal.
- Tugas informasional
Sub topik dapat disusun beberapa cara;
• Urutan tingkat kepentingan
• Seacra berurutan
• Secara kronologis
• Menurut ruang tempatnya
• Menurut geografis
• Menurut kategori
- Tugas analitikal
Lapran yang berisi analis, kesimpulan dan rekomendasi umumnya
dikategorikan dengan metode pemecahan masalah. Hipotesis merupakan
suatu pendekatan struktural yang paling umum. Kita akan melakukan
factoring terhadap masalah teresbeut dengan melakukan spekulasi
tentang alasan-alasannya.
 b. Aturan Pembagian
Bebrapa aturan singkat pada pembagian suatu ide ke dalam beberapa
komponen ;
- Memilih prinsip dasar pembagian secara benar
- Guinakan satu kategori/ prinsip setiap kali membagi laporan ke dalam
suatu subtopik.
- Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda.
- Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen.
c. Menyuisun Kerangka Pembuka
Secara umum ada dua sistem pembuka kerangka yaitu sistem alfanumeris
dan sistem desimal. Keduanya dapat diterima, tetapi beberapa perusahaan
lebih senang menggunakan salah satu sistem yang lebih disukai. Konstruksi
paralel memungkinkan pembaca untuk melihat bahwa ide-ide berhubungan
sama pentingnya, dan sama level keumumannya. Ini membuat suatu
kerangka sebagai alat yang lebih berguna untuk menentukan daftar isi serta
judul laporan dan hal tersebut dipertimbangkan sebagai format yang betul
oleh sebagian kebanyakan orang yang menelaah kerangka kita.
Dalam menulis kerangka, kita perlu meilih antara caption kerangka deskriptif
dan informatif. Caption kerangka deskriptif memuat subjek yang akan
dibahas, sedangkan caption kerangka informatif memuatu arti suatu maslah.

Menyusun Rencana Kerja

Jika kita menyusun suatu rencana untuk kepentingan sendiri, rencana

tersebut relatif infromal berisi suatu daftar sederhana mengenai langkah-langkah
perencanaan, estimasi, urutan dan waktu dan sejumlah sumber informasi yang kita
gunakan. Sebuah proposal memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar
kontrak, jika usulan diterima. Suatu rencana kerja formal umumnya mencangkup
beberapa hal;

- Permasalah yang dihadapi

- Maksud dan scope (ruang lingkup) atas investigasi kita
- Pembahasan atas urutan tugas
- Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber yang diperlukan.
Melakukan Penelitian

Nilai laporan tergantung pada kualitas suatu laporan. Perhatian yang pertama
adalah bagaimana mengorganisasikan informasi yang kita peroleh. Apabila
penelitain secara kelompok maka harus dapat melakukan koordinasi dengan
anggota lain. Bagaimana kita mempeoleh informasi yang kita perlukan baik melalui
sumber primer ataupun sekunder. Sumber primer akan membantu memeberikan
informasi atau data yang dikumpulkan sumber asli untuk tujuan tertentu. Sedangkan
data sekunder berasal dari laporan tangan kedua.

a. Sumber-sumber primer
Ada empat cara untuk pengumpulan data primer, yaitu;
- Dokumen
- Observais
- Survei
- Eksperimen.

b. Sumber – sumber sekunder

Pertama kali kita harus menelaah informasi yang berasal dari sumber
skunder. Dalam kaitannya Davis menyatakan bahwa dengan semakin
berkembangnya teknologi dewasa ini, banyak informasi yang dapat
diperoleh melalui internet naupun tersimpan dalam bentuk CD ROM.
Beberapa alasan yang melatarbelakangi mengapa orang menggunakan
sumber sekunder, di antaranya;
- Hemat waktu
- Ketelitian
- Relevansi

Analisi Data

Selanjutnya setelah melakukan penelitian dan memproleh data yang kita

inginkan selanjutnya kita perlu melakukan analisis terhadap hasil temuan kita
tersebut. Proses analisis pada dasarnya merupakan suatu pencarian hubungan di
antara fakta yang telah kita temukan.

Perhitungan Statistik

Kebanyakan data yang kita peroleh dari suatu penelitian berbentuk angka.
Dengan perhitungan statistik secara sederhana, kita dapat menghitung rata-rata,
perkembangan, dan korelasi. Salah satu melihat data adalah dengan mencari rata-
ratanya. Dalam hal ini rata rata dibedakan menjadi tiga yaitu mean, median dan
mode.

BAB 21

KOMPUTER PERSONAL DAN KOMUNKASI BISNIS

A. Arti Penting Teknelogi Komputer

Komputer bukan sekedar digunakan untuk pemrosesan surat-menyurat,

tetapi juga berfungsi sebagai sarana untuk melakukan komunikasi dengan pihak
lain baik di dalam negeri mauoun luar negeri, seperti pengiriman faksimili,
electronic mail dan teleconferencing. Saat ini dengan teknologi komputer orang
dapat mengakses informasi dalam berbagai bentuknya dari berbagai belahan
dunia melalui jaringan internet. Oleh karena itu, tidaklah mengherankan kalau
saay ini orang memanfaatkan komputer untuk berbagai keoentungan termasuk
sebagai sarana hiburan bagi para penggunanya. Dengan kata lain komputer
memiliki multifungsi dan multiguna bagi penggunanya yang lebih dikenal sebagai
komputer multimedia.

B. Komponen Dasar Komputer

Komputer yang beredar saat ini memiliki dua bentuk, yaitu dekstop dan
portable. Komputer dekstop ini paling banyal digunakan di kantor atau dirumah.
Komputer dekstop berukuran lebih besar dan lebih berat dari pada komputer
portable. Komputer portable adalah komputer yang berukuran lebih kecil (mini),
ringan dan mudah ditenteng ke mana saja. Secara garis besar sebuah komputer
terdiri atas dua elemen penting yaitu perangkat keras dan perangkat lunak.

- Hardware
Hardware (perangkat keras) komputer tidak lain hanyalah seperangkat
peralatan yang terdiri atas central processing unit (CPU) keyboard, dan
monitor. Ketiga kompponen tersebut tak dapat berfungsi secara terpisah
atau sendiri sendiri.
- Software
Hardware komputer itu sendiri tidak akan dapat melakukan tugasnya jika
tidak dilengkapi dengan software komputer yang berisi berbagai jenis
program aplikasi untuk berbagai tujuan.
• Software untuk mengolah data
• Software untuk presentasi data
• Software untuk membagi data
• Software untuk utility
• Software untuk bidang khusus.

BAB 22

TEKNOLOGI CD – ROM DAN DVDV – ROM DALAM KOMUNIKASI BISNIS

A. Teknologi Informasi, CD – ROM, dan DVD – ROM

Menurut salah satu lembaga penelitian di AS, The Visitory Council For
Applied Research And Development, teknologi informasi adalah suatu disiplin
ilmu sains, teknologi, dan perekayasaan serta teknik manajemen yang digunakan
dalam menangani dan memroses informasi, aplikasi komputer dan interaksinya
dengan manusia serta asosiasinya dengan kondisi sosial, ekonomi, dan budaya.
Teknologi informasi sendiri adalah suatu produk yang tak terwujud. TI tak dapat
disentuh, dicium, dan dirasa, tetapi dapat dilihat keberadaannya dalam dunia
nyata. Teknologi yang mengalami perkembangan luar biasa saat ini adalag
munculnya produk cakram optik dalam format DVD-ROM. Meskipun relatif baru,
teknologi DVD-ROM mempunyai daya tarik yang mempesona karena daya
simpannya yang luar biasa, kemampuannya dalam hal memindahkan data dan
kapasitas memori yang tersedia.

B. Pengertian CD-ROM dan DVD-ROM

Secara fisik CD-ROM, CD-RW, DVD-ROM, DVD-RW, sama dengan CD

yang telah menjadi standar dalam dunia indrustri musik. CD merupakan disket
optik berdiameter 4.75 inci, yang dapat mencatat dan menyimpan data secara
digital. Dalam perkembangannya, kini muncul CD-R maupun CD-RW mini
dengan kapasitas hingga 190 mb. Empat perusahaan elektronika, yaitu
Matsushita Electrik Cooperation of America, Philips Electronics, Inc dan Visitor
Company of Amerika telah membuat spesifikasi standar untuk video CD yang
memungkinkan film, video musik, program pendidikan dalam CD, dan karaoke
dapat disimpan dalam CD standar.

Perbedaan CD-ROM dan disket dapat dilihat dari kemampuan

menyimpannya. Sebuah CD-ROM dapat menyimpan informasi ratusan kali lipat
dari sebuah disket HD. Disamping itu, pemanfaatan CD-ROM secara ekonomis
lebih efisien daripada disket, CD-ROM juga lebih awet dan lebih tidak mudah
rusak dibandingkan disket. Pada tahun 1992, perusahaan Britannica yang
menerbitkan Encyclopedia menderita kerugian sekitar 12 juta dolar sejak orang-
orang membeli ensiklopedia yang sudah terekam di CD-ROM dan bukan buku
buku ensiklopedia.

C. Manfaat Teknologi CD-ROM/DVD-ROM

- Bagi Dunia Pendidikan
Bagi dunia pendidikan, kehadiran CD-ROM dan DVD-ROM memberikan
manfaat yang sangat besar bagi siswa, mahasiswa maupun para pengajar
 pada semua level. Para penggunanya dapat melakukan akses dan
mendapatkan berbagai informasi seputar dunia pendidikan dan ilmu
pengetahuan dari sebuah CD-ROM/ DVD-ROM. Saat ini sudah mulai
timbul semangat di kalangan dunia pendidikan tinggi untuk memanfaatkan
teknologi CD-ROM/ DVD-ROM, khususnya dalam membuat salinan aneka
data penting. Disisi itu saat ini juga cukup banyak tersedia berbagai bahan
proses pembelajaran dan pelatihan baik itu aneka koleksi kasis
perusahaan besar, koleksi jurnal, majalah, koran dan buku yang di kemas
dalam fromat CD-ROM/ DVD-ROM.
- Dunia bisnis
Bagi dunia bisnis keberadaan CD-ROM/ DVD-ROM dapat digunakan
sebagai sarana untuk memperkenalkan produk-produk baru, melatih para
pegawai agar dapat menguasai pekerjaan mereka atau mempermudah
akses data dalam berbagai bidang bagi penggunanya.

D. CD-ROM dan DVD-ROM Hardware

Sampai akhir tahun 1994, diperkirakan drive CD-ROM yang terjual

mencapai 15 juta unit. Dari tahun ke tahun, harga drive CD-ROM cenderung
menurun karena semkain banyak produsen drive CD-ROM yang memasuki
pasar dan munculnya teknologi baru seperti DVD-ROM. Meningkatnya penjualan
drive CD-ROM yang begitu cepat tidak terlepas dari keterkaitannya dengan
cakram CD-ROM, karena cakram CD-ROM tidak dapat berfungsi tanpa drive CD-
ROM.

E. CD-ROM dan DVD-ROM Software

Beberapa perusahaan software komputer ternama di Amerika Serikat

telah memanfaatkan keberadaan CD-ROM sebagai sarana untuk
mengkomunikasikan produk-produk terbarunya kepada para konsumen. Sebagai
contoh produsen software komputer, yaitu Microsoft dan Lotus Development
Corporations juga telah menggunakan CD-ROM sebagai sarana untuk
memperkenalkan keberadaan perusahaan tersebut dan sekaligus
memperkenalkan produk-produk terbarunya kepada konsumen.

F. Aplikasi CD-ROM dan DVD-ROM dalam bisnis

Dalam dunia bisnis, munculnya CD-ROM dipasar akan dapat membuat

kegiatan-kegiatan bisnis menjadi lebih produktif, lebih menarik dan lebih efisien
karena beberapa alasan tersebut;

- Kemampuan CD-ROM dalam menyimpan informasi

- Tingkat keluwesan CD-ROM dalam mendapatkan informasi
- CD-ROM secara ekonomis lebih murah dari pada floppy disk
- Dengan menggabungkan multimedia, CD-ROM telah memainkan peran
yang penting dalam proyek pelatihan

Ada beberapa program aplikasi yang dapat digunakan untuk menjalankan

CD-ROM dan DVD-ROM. Program aplikasi tersebut dapat digunakan untuk
mengoprasikan aneka program yang tersimpan dalam format CD-ROM dan DVD-
ROM baik yang berisi teks, suara gambar dan video.

G. CD-ROM Based Trainning Program

Beberapa perusahaan telah mencoba menggabungkan multimedia seperti

TV, overhead projector, kamera video, speaker dan pemutar video dengan CD-
ROM sebagai suatu alat untuk memberikan pelatihan bagi para pegawai agar
mereka dapat lebih menguasai pekerjaannya. Pemrogram memasukan semua
instruksi dan semua program pelatihan bagi para pegawainya secara lengkap,
baik teks, gambar, suara dll hanya ke dalam sebuah CD-ROM yang disebut
sebagai CD-ROM based training program.

Sungguh luar biasa memang, teknologi CD-ROM telah membuka

kesempatan bagi pengembangan CD-ROM software yang didasarkan pada apa
yang di inginkan oleh kebutuhan konsumen, sampai pada akhir 1980-an
perusahaan besar seperti IBM, AT&T telah menginstal CD-ROM based
multimedia workstations.

BAB 23

DASAR – DASAR INTERNET

A. Sejarah Singkat Internet

Pada tahun 1957, Uni Soviet meluncurkan Sputnik I ke dalam orbit bumi.
Amerika Serikat tak mau ketinggalan. Salah satu reaksi AS adalah pendirian
lembaga riset canggih yang dikenal sebagai Advanced Research Project agency
di bawah kendali Departemen Pertahanan AS. Misi utamanya adalah
menerapkan teknologi canggih di departemen tersebut. Pada tahun 1962, ARPA
membuka program riset komputer bekerjasama dengan seorang ilmuan MIT,
John Licklider. Ia pertama kali mempublikasikan memorandum pada jaringan
galatic yang mnejelaskan bahwa masa datang, komputer akan dihubungkan oleh
suatu jaringan yang dapat di akses oleh siapa saja.

Pada tahub 1965, pernah dilakukan suatu eksperimen pengiriman data

komputer melalui jaringan telepon di Berkeley dan MIT dengan kecepatan dial-up
yang rendah yang selanjutnya menjadi “wide area network”. Lalu dilakukan riset
komputer yang untuk merencanakan sistem jaringan komputer secara terpisah
setiap tim kerja baik MIT, ataupun UK dapat bekerja di dalam sistem wide area
networks di integrasikan ke dalam desain ARPANET.

Para ilmuan ARPANET terus melakukan pembenahan sistem jaringan

yang ada sejak 1972 sampai 1974 yang menghasilkan suatu sistem yang mampu
mengkomunikasikan jaringan yang berbeda antara komputer yang satu dengan
lain yang dikenal sebagai TCP/IP. Pada tahun 1982 akhirnya internet lahir
dengan mengadopsi TCP/ IP yang dapat menghubungkan seperangkat jaringan
ke berbagai belahan dunia. Pengembangan internet merupakan babak baru
dalam era komunikasi yang memungkinkan setiap individu dapat melakukan
komunikasi ke berbagai belahan dunia dalam waktu yang sangat singkat.

B. Pengertian Internet

Internet menurut webopedia adalah suatu jaringan global yang

menghubungkan jutaan komputer. Sedangkan menurut Beners Lee, internet
adalah suatu jaringan dari beberapa jaringan, dan menurut Ned Snelt, internet
adalah sebuah koridor bagi berbagai jenis sumber daya yang ada padanya dan
setiap sumber daya tersebut diakses melalui peranti yang berbeda beda.
Berdasarkan beberapa definisi tersebut dapat dikemukakan beberapa poin
penting tentang internet, diantaranya;

- Internet sebagai sistem informasi dan komunikasi global

- Internet dipahami sebagai suatu jaringan dari berbagai jaringan komputer
yang ada
- Internet memiliki mekanisme penyampaian informasi kepada pihak lain
- Internet menggunakan protocol standar biasanya TCP/IP atau kompatibel
IP.

Untuk dapat melakukan koneksi antarkomputer di berbagai belahan dunia,

diperlukan sistem nama domain. Melalui nama domain inilah dapat diketahui dari
negara mana dan lembaga apa yang melakukan akses internet tersebut. Tiga
huruf dari belakang nama domain dapat menunjukan berbagai bidang kegiatan
yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun nonbisnis.

C. Fasilitas Dalam Internet

- Electronic mail
Suart elektronik adalah salah satu bentuk atau cara pengiriman surat,
informasi atau pesan yang dilakukan secara elektronik, tanpa kertas dan
jasa pengiriman. Dalam era digital merupakan cara pengiriman informasi
 yang paling mudah dan cepat sampai ke alamat yang di tuju. Untuk dapat
memanfaatkan layanan pengiriman lewat surat elektronik, seseorang
dapat mendaftarkan diri ke sebuah layanan penyedia jasa internet atau
yang lebih dikenal dengan ISP (internet service provider) yang ada di
sekitar kota anda.
Dalam perkembangannya, seorang dapat melakukan akses internet tanpa
menggunakan perangkat komputer dan telepon konvensional yaitu
dengan menggunakan telepon genggam jenis terbaru dan teve-box.
Apabila ingin memiliki alamat email secara gratis anda dapat
mendaftarkan diri ke berbagai alamat situs web baik dalam negeri maupun
luar negeri. Sedangkan sejumlah almat situs web luar negeri menyediakan
layanan e-mail grats antara lain bigfoot, hempseed, hotmail, juni, lycos
mailcty, dll.
- Mailing List
Mailing list sering disebut sebagai kelompok diskusi yang dapat
menyimpan daftar anggota yang tertarik pada topik-topik tertentu.
Pengelolaan kegiatan oprasional sehari hari mailing list ini dilakukan oleh
program komputer secara otomatis. Perangkat lunak yang umum
digunakan adalah listerv. Oleh karena mailing list dikendalikan dengan
perangkat lunak komputer baik pada saat mendaftarkan diri maupun
pengunduran diri dari mailing list tersebut.
- Newsgroup
Newsgroup memiliki kesamaan dengan mailing list, yaitu sebagai forum
diskusi atau tukar pikiran di antara para anggotanya. Perbedaannya
adalah bahwa newsgroup diperlukan program tertentu untuk membaca
suatu informasi atau pesan yaitu newsreader. Dengan program aplikasi
newsreader tersebut, pembaca akan dapat melihat daftar berbagai
informasi baru yang dapat dibaca atau disimpan. Salah satu kelemahan
newsgroup adalah anda harus memiliki program aplikasi newsreader untu
dapat akses ke newsgroup. Di samping itu, kita juga harus menjelajahi
newsgroup untuk mendapatkan informasi baru. Sedangkan
keuntungannya dalah bahwa kita dapat memilih informasi atau berita yang
menarik saja, sedangkan yang tidak menarik dapat kita abaikan.
- World wide web
WWW adalah sebuah sistem yang terdiri dari berbagai dokumen hiperteks
yang saling terkait secara luas. Untuk dapat menjelajah internet dengan
web, diperlukan software penjelajah internet yang disebut internet
browser. Browser yang cukup dikenal di Indonesia adalah netscape
navigator dan Microsoft Internet Explore. Di samping itu, masih ada
beberapa browser lain relatif jarang ditemukan di Indonesia seperti
mosaic, America Online, Arachne, cello dll. Dalam kaitannya dengan web,
kita perlu memahami secara sekilas tentang hypertext. Hypertext
merupakan suatu metode untuk membuat dokumen online yang memiliki
kaitan ke bagian lain dari dokumen yang sama atau ke dokumen lain yang
terpisah.
- telnet
telnet merupakan salah satu fasilitas dalam web yang lama kelamaan
semakin hilang dari peredaran, sering dengan pengubahan atau
peningkatan lokasi telnet di web. Telnet dapat digunakan untuk akses
berbagai informasi di berbagai perpustakaan maupun kantor instansi
pemerintah di AS. Sebagaimana fasilitas internet yang lain, telnet juga
memerlukan perangkat lunak klien yang biasanya tersedia dalam program
windows 95 maupun 98.
- File Transfer Protocol
FTP merupakan salah satu sumber daya yang sering digunakan di
jaringan internet. FTP sebagai alat dasar dapat digunakan dijaringan suatu
komputer ke komputer lainnya di internet. Transfer fail merupakan salah
satu fungsi utama dalam suatu jaringan internet, oleh karena itu FTP
dijadikan standar dalam menstransfer fail. Sebagaimana e-mail agar FTP
dapat berfungsi, diperlukan FTP client dan FTP server. Client mungkin
saja berupa bulletin board system (BBS) yang terkoneksi dengan internet
atau sebuah pc.
- Internet Relay Chat
IRC, yang juga dikenal sebagai sarana chatting memungkinkan pengguna
internet secara bersama sama berpartisipasi dalam suatu diskusi, tanpa
dibatasi jumlahnya. Chatting hanya menampiplkan semua komentar dari
 setiap peserta diskusi pada sebuah daftar besar yang bergulung. Dalam
hal ini, setiap peserta dalam chatting meimilih sebuah nama panggilan
sebelum memasuki sesi chatting. IRC adalah suatu sistem. Program
diskusi ini berjalan pada sebuah server yang terhubung ke jaringan IRC.
Kita harus menjalankan suatu klien IRC untuk berinteraksi dengan server
tersebut dengan software tertentu misalnya WinIRC.

D. Search Engine

Search engine merupakan mesin pembantu bagi kita bila ingin mencari
berbagai jenis informasi yang dibutuhkan baik yang berhubungan dengan
masalah bisnis dan non-bbisnis. Cukup dengan cara mengetikan kata kunci yang
kita inginkan dan klik kotak “go” atau “cari”, tak lama kemudian kita akan dapat
menemukan sejumlah informasi yang kita butuhkan.

E. Manfaat dan Kekhawatiran Atas Kehadiran Internet

Manfaat umum:

- Mempermudah penggunanya berkomunikasi secara global

- Cepet dan relatif murah biaya dalam penyampaian informasi komunikasi
- Menambah berbagai macam informasi penting
- Menambah persaudaraan, teman atau pasangan baru
- Menambah wawasan berpikir, berkreasi, dan berinovasi

Pelaku bisnis:

- Kehadiran internet dapat dipakai sebagai media promosi atas produk dan
jasa yang dihasilkan dengan biaya relatif murah
- Selain media informasi, bagi kalangan bisnis kehadiran ineternet juga
sebagai media transaksi secara online
- Kehadiran internet juga mempermudah sistem pembayaran transaksi
dalam belanja online
- Kehadiran internet memberikan peluang tumbuhnya bisnis jasa baru,

Kekhawatiran:

- Menyebarnya berbagai paham, ideologi, atau pandangan yang tidak

sesuai dengan paham yang dianut oleh suatu negara
- Pengguna dibawah umur dapat dengan mudah membuka atau akses ke
alamat situs web yang tidak layak diakses mereka
- Pengguna iseng mengacak-acak situs web orang atau lembaga lain yang
dapat berakibat fatal seperti rusaknya sistem operasi dan berdampak
system down
- Pengguna internet yang sering men-download informasi dari intrernet,
bukan tidak mungkin juga mentransfer virus yang juga akan berakibat
fatal.