KOMUNIKASI BISNIS

BAB
A.
PRINSIP DASAR KOMUNIKASI

BISNIS
BENTUK DASAR KOMUNIKASI
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu
sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau
tindakan
melibatkan dua orang atau lebih
Komunikasi
menggunakan cara-cara (melalui lisan, tulisan, maupun
sinyal-sinyal nonverbal)
Komunikasi Bisnis merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang
mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal
Verbal == melalui tulisan dan lisan
Bentuk Dasar
Komunikasi
Non Verbal == bahasa tubuh, ekspresi
Komunikasi dalam bisnis dapat efektif tergantung pada keterampilan menyampaikan

(melalui tulisan dan berbicara) dan menerima (mendengar dan membaca) pesan-pesan
bisnis.
B.
BENTUK KOMUNIKASI VERBAL
Komunikasi verbal adalah komunikasi dalam bentuk percakapan atau tertulis. Setiap
orang dalam suatu komunitas berkomunikasi secara verbal dalam menyampaikan pesan
atau informasi. Komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata untuk menyatakan
ide. Gaya dalam berlomunikasi disesuaikan dengan situasi, dan lawan komunikasi.
Penggunaan gaya bicara sangat berpengaruh terhadap minat lawan komunikasi.
Mengungkapkan pesan verbal diperlukan keterampilan menggunakan kata-kata sederhana
dan dapat dipahami oleh lawan komunikasi.
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS
Berbicara dan mendengarkan merupakan bentuk komunikasi yang paling sering

dilakukan. Hal ini menjadikan orang lebih memilih berbicara daripada menulis dalam
berkomunikasi. Dengan komunikasi lisan orang dapat langsungmendapat umpan balik,
sedangkan pada komunikasi tertulis orang harus menyusun pesan, menulis , mengirim, dan
menunggu tanggapan sebagai umpan balik.
Bentuk komunikasi verbal selain berbicara atau komunikasi lisan dapat dilakukan
dengan cara lain seperti dibawah ini :
1.
Membuat dan mengirim surat klaim
2.
Membuat dan mengirim surat penawaran harga kepada pihak lain
3.
Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain
4.
Membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan
5.
Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain
6.
Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produkproduk baru
7.
Berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work)
8.
Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan
9.
Mengadakan briefing dengan staf karyawan
10 Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini bawah
11. Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji
12. Melakukan teleconference dengan pihak lain.
13. Melalui komunikasi lisan dan tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang
disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik.
C.
BENTUK KOMUNIKASI NON VERBAL
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah

komunikasi nonverbal. Sebelum manusia menggunakan kata-kata , manusia telah
menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk
berkomunikasi dengan orang lain.
Komunikasi non verbal dapat tercermin dari perilaku atau tingkah laku seperti
dibawah ini :
1.
Menggerakan gigi untuk menunjukan kemarahan
2.
Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang serius/ berfikir
3.
Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untum menunjukkan
kamar sesuai dengan jenis kelaminnya
4.
Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melam
5.
Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang,
simpati dan penghormatan
6.
Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang
lain
7.
Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan.
8.
Asbak diatas meja yang menunjukkan tamu diperkenankan/ boleh merokok
9.
Mengirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka cita
Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang
berbagai macam perasaan serta maksud yang dikandungnya.
Kebaikan dari komunikasi nonverbal adalah kesahihannya. Dari bahasa tubuh atau
isyarat yang yang keluar dari seseorang kita dapat menangkap maksud yang paling dalam
dari orang tersebut. Jika dibandingkan dengan kata-kata lebih dapat diatur sehingga kita
kadang-kadang merasa tertipu dengan kata-kata.
Komunikasi nonverbal memiliki beberapa tujuan penting seperti contoh dibawah ini :
1.
Menyediakan atau memberikan informasi
2.
Mengatur alur suatu percakapan
3.
Mengekspresikan emosi
4.
Memberi sifat, melengkapi, mengembangkan komunikasi verbal
5.
Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
6.
Mempermudah tugas-tugas khusus
D.
PERANAN KOMUNIKASI BISNIS
Pengalaman komunikasi dapat membantu mengungkapkan kepribadian dan

membangun hubungan yang baik, serta mengubah sikap dan perilaku. Komunikasi
dilakukan untuk memahami sikap dan prilaku manusia.
Dalam dunia bisnis sering kita amati kegiatan dilakukan yang membutuhkan interaksi
diantara orang-orang yang ada didalamnya seperti :
1.
Bekerja sama menentukan tujuan yang ingin dicapai,
2.
Menyusun rencana kerja,
3.
Mengelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya.
4.
Pedoman untuk membuat peraturan, mengambil keputusan dan melakukan hubungan
5.
dengan berbagai pihak di luar organisasi.
Komunikasi biasanya dilakukan tidah hanya secara individu namun juga dapat
dilakukan secara tean atau kelompok. Komunikasi yang dilakukan secara individu
memerlukan keterampilan tersendiri bagi individu yang bersangkutan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi individu dapat berjalan secara
efektif antarlain :
1.
Terbuka (transparan), setiap pesan atau informasi harus disampaikan secara apa
adanya atau objektif sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Hindari usaha
menutupnutupi pesan atau informasi, hendaknya pesan atauinformasi disampaikan
salam kondisi apapun walau terkadang akibat yang ditimbulkannya dirasakan kurang
baik.
2.
Tidak arogan, dalam penyampaian pesan atau informasi sebaiknya sikap sombong
dan merasa bahwa dirinya adalah yang paling benar perlu dihindari.
3.
Adaptif terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan dengan informasi
bisnis, dibutuhkan sikap atau keterampilan dalam memahami setiap perubahan yang
terjadi di sekeliling dan yang menyangkut perubahan terhadap informasi.
4.
Kompeten, keahlian komunikasi memang menjadi hal dasar yang wajib dimiliki oleh
individu, terlebij jika menyampaikan informasi di depan khalayak ramai.
5.
Antusias, selalu menginginkan hal-hal baru yang akan menambah khasanah
pengetahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi, juga selalu mencari hal-hal
yang belum pernah dijumpai.
6.
Penuh perhatian, selain memiliki kemampuan dalam berbicara setiap individu

dituntut pula memiliki keahlian dalam mendengar atau menyimak. Juga selalu
concern terhadap apa yang ia sampaikan.
7.
Cerdas, kaya bahan pertimbangan yang sehat dalam memilih topik atau fakta yang
perlu dikemukakan selama komunikasi
8.
Sabar dan penuh pengertian ; bahkan pada saat-saat menghadapi orang-orang yang
perangainya tidak terpuji sekalipun
9.
Jujur, mempunyai integritas yang tinggi
10. Menguasai subyek dan bahasa yang dipergunakan selama berkomunikasi
11. Memiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan metode-metode
memberikan dan menerima pesan secara efektif.
Peran Komunikasi Non Verbal Dalam Dunia Bisnis
KOMUNIKASI NON VERBAL
KREDIBILITAS
POTENSI
KEPEMIMPINAN
SESEORANG
KOMUNIKATOR
YANG BAIK
PENGELOLAAN PESAN
BISNIS
Gambar 1.1. Peran komunikasi non verbal

Dari gambar tersebut terlihat bahwasannya selain kemampuan verbal seseorang juga
harus memiliki kemampuan nonverbal dalam melakukan komunikasi. Ternyata
kemampuan nonverbal seseorang akan berdampak pada kredibilitas dan potensi seseorang.
Seseorang akan dianggap mampu dalam menyampaikan pesan dan informasi kepada
khalayak jika ditunjang dengan kemampuan diri yang memadai dalam menafsirkan pesan
nonverbal.
Hal ini juga akan menjadi barometer seseorang dalam mengukur potensi dirinya,
apakah ia mampu untuk menyampakan pesan atau informasi secara baik dan benar, tidah
hanya terlihat dari isi materi pesan yang disampaikan tetapi juga teknik atua metode cara
penyampaian pesan tersebut.
Apabila hal ini dapat dilakukan maka ia akan termasuk dalam komunikator yang
baik yang mampu menyampaikan dan mengelola pesan atau informasi secara efektif,
terlebih dalam menyampaikan pesan bisnis.
E.
PROSES KOMUNIKASI
Secara garis besar proses komunikasi terhat pada gambar dibawah ini.
Tahap 1
Pengirim Mempunyai
Pesan
SALURAN
Tahap 2
Pengirim mengubah ide
menjadi Pesan
Tahap 3
Pengirim Mengirim
Pesan
Tahap 6
Penerima mengirim ide
pesan (feedback)
Tahap 5
Penerima menafsirkan
pesan
MEDIA
Tahap 4
Penerima menerima
pesan
Gambar 1.2. Proses komunikasi

Komunikasi merupakan sumber kehidupan sebuah organisasi yang menjebatani
informasi dari dua arap antara pengirim dan penerima pesan. Proses komunikasi itu sendiri
terdiri dari beberapa tahap, yaitu :
1.
Pengirim memiliki ide yang ingin disampaikan kepada pihak lain.
2.
3.
4.
5.
6.
Pengirim mengubah idenya menjadi pesan. Pasa saat ide di ubah menjadi pesan yang
akan diterima oleh pihak lain, ia menentukan bentuk pesan (kata, ekspresi wajah,
isyarat), panjang uraian pesan, susunan, nada, dan gaya, yang semua tergantungpada
ide, penerima pesan , dan suasana hati si pengirim pesan
Pengirim menyampaikan pesan. Untuk mengirim pesan kepada penerima perlu dipilih
saluran komunikasi (verbal atau nonverbal) dan media yang sesuai. Saluran dan
media yang dipilih tergantung pada pesan yang akan disampaikan, lokasi penerima,
sifat pesan, dan formalitas.
Pihak penerima menerima pesan. Komunikasi terjadi apabila penerima mnerima
pesan terlenih dahulu. Jika pesan yang dikirim dalam bentuk surat, penerima telah
membacanya dan memahami pesan yang diterima. Apabila pesan yang diterima
dalam bentuk presentasi lisan, penerima harus dapat mendengar pembicara dan
memperhatikan pesan yang disampaikan.
Penerima menafsirkan pesan. Penerima harus menyelaraskan pemikiran dengan pihak
penerima pesan, mnerima dan memahaminya, kemudian pesan yang diterima
disimpan dalam pikiran.
Penerima memberikan reaksi dan mengirim umpan balik. Umoan balik berupa respon
penerima, sebagai batas akhir rangkaian komunikasi. Umpan balik merupakan unsur
utama dalam proses komunikasi karena umpan balik memungkinkan pihak pengirim
pesan untuk mengevaluasi efektivitas pesan yang dikirim.
BAB
2
A.
PERENCANAAN
PESAN-PESAN BISNIS
PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi,
krena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan
pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada
mengesankan lawan komunikasi.
Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga
langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang
bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan
situasi komunikasi.
Proses komposisi adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis, yang meliputi
tahapan-tahapan :
1.
Perencanaan, meliputi maksud dan tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima
pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media yang akan
digunakan
2.
Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk
draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai dengan merangkai
kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan
dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk
mendukung ide pokok bahasannya.
3.
Revisi, proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang
ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan
bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata,
kalimat dan paragraf telah di ekspresikan dengan benar.
B.
TAHAPAN PERENCANAAN PESAN BISNIS
Komunikator yang baik menyadari bahwa tahapan dalam proses komposisi kadangkadang terjadi kesalahan komposisi. Karena itu dalam menyusun pesan tertulis perlu
memperhatikan beberapa tahapan sebagai berikut :
1.
Penentuan Tujuan
Tujuan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang
merencanakan pesan bisnis. Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjaga itikad
baik audiens dan menciptakan kesan positif tentang pihak pengirim pesan tanpa
mengesampingkan tujuan tertentu yang hendak dicapai.
Tujuan umum seyiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, menganjurkan,
dan menjalin kerjasama dengan audiens. Disamping itu, penentuan tujuan yang jelas
2.
3.
bagi suatu organisasi dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup
antara lain :
a.
Keputusan untuk meneruskan pesan
b.
Keputusan untuk menanggapi audiens
c.
Keputusan untuk memusatkan isi pesan
d.
Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan
Sedangkan tujuan komunikasi bisnis meliputi :
a.
Memberi informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada
pihak lain.
b.
Memberi persuasi (persuading) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan
dapat dipahami dengan baik dan benar. Terutama dilakukan pada saat
melakukan negosiasi bisnis.
c.
Melakukan kolaborasi (collaboring) atau kerjasama bisnis antara seseorang
dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah
dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun
perusahaan asing.
Pertimbangan Pengiriman Pesan
Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu
dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut :
a.
Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah.
Oleh karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya
disampaikan secara realistis.
b.
Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam
pengiriman dan penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang
mengalami perubahan, pesan dapat disesuaikan dengan keadaan yang
berlangsung sampai dengan segala sesuatu menjadi stabil dan ada perhatian
terhadap pesan yang disampaikan.
c.
Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas yang
diberikan dapat diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin
memiliki kesempatan yang lebih baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang
ditugaskan kepada seseorang.
d.
Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus bekerja
sesuai dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap
komunikasi yang terjadi didalamnya dapat berjalan dengan baik tanpa ada
hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi.
Analisis Audiens
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah
berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Menyangkut siapa
mereka, bagaimana pemahaman mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis
kelamin, minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui. Untuk menjawab semua
itu perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis audiens tersebut, hal itu
dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai beikut :
a.
Mengembangkan profil audiens dengan cara :
Menentukan ukuran dan komposisi audiens
b.
Audiens dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda

dengan audiens yang jumlahnya sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang
berbeda pula. Untuk audiens yang berjumlah kecil, materi dapat dikemas
dalam suatu laporan sederhana untuk dipresentasikan. Sebaliknya, untuk
audiens dalam jumlah yang besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau
laporan dengan gaya atau format penulisan yang formal.
Menentukan siapa audiensnya
Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang
paling dominan yang paling dominan diantara mereka.
Mengetahui bagaimana reaksi audiens
Setelah mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang
mungkin dimunculkan dari audiens tersebut. Jika audiens yang terlibat
merupakan orang yang kurang kritis, maka presentasi sebaiknya disajikan
langsung pada bagian kesimpulan dan saran, perlu dihindari melakukan
diskusi karena akan kurang efektif.
Mengetahui pemahaman audiens
Dalam penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang
menyangkut diri audiens, seperti latar belakang audiens, pendidikan, usia
serta pengalaman. Jika terjadi perbedaan yang terlalu jauh dengan
komunikator maka perlu diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus
dididik.
Mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens
Jika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka tugas
seorang komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan dengan penampilan
yang meyakinkan. Hal ini bertujuan agar audiens termotivasi untuk
mendengar dan menyimak pembicaraan, sehingga pesan dapat tersampaikan
dengan baik.
Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan sebagai berikut:
Menemukan keinginan audiens
Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat
menemukan apa yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan
informasi yang diminta.
Memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya
Harus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens
tidak terlewatkan. Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum
pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk mengantisipasi agar apa
yang diminta audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator.
Informasi yang diberikan harus akurat
Informasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat
serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Jika terjadi kesalahan
dalam penyampaian informasi, seorang komunikator perlu menyampaikan
permohonan maaf serta serta segera memperbaikinya.
Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens
c.
d.
Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi

audiens. Memberikan perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens
merasa terpuaskan dengan apa yang telah disampaikan.
Memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan
argumentasi yang rasional. Beberapa jenis pesan, harus dirancang agar memiliki
tujuan, memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka.
Penentuan Ide Pokok
Isi dari pesan bisnis tersurat pada :
Topik pokok
Ide pokok
tujuan topik.
subjek pesan yang lebih luas

pernyataan tentang suatu topik,menjelaskan tentang isi dan
Metode identifikasi terhadap ide pokok :

Teknik Brainstorming dengan cara mencurahkan pendapat yang
memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan,
menguji berbagai alternative dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan
fakta yang ada. Teknik brainstorming yang sering digunakan antara lain
storytellers tour, random list, conclusions finding recommendation (CFR)
worksheet, journalistic approach, dan question and answer chain.
Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyampaian informasi rutin kepada audiens yang telah
dikenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Apabila kita
menyampaikannya secara panjang lebar justru akan memakan waktu lebih
lama, terutama jika audiens adalah orang yang tidak kita kenal. Ide pokok
dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia,
sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan, dan ide-ide pokok
yang disampaikan mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
C.
PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan
melalui dua saluran, yaitu komunikasi lisan (oral) dan komunikasi tertulis (written). Pilihan
mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens
dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
1.
Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah
kemampuannya dalam memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini
digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak diperlukan catatan
yang permanen. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan, antara dua orang
atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok,
seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya.
10
Agar komunikasi lisan dapat berjalan dengan baik dan menarik, perlu adanya sarana
pembantu yang dapat mendukungnya. Sarana pembantu tersebut biasanya berbentuk
audio visual seperti film, video clip, LCD Projector, dan tampilan slide show.
2.
Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo, proposal, dan
laporan. Salah satu kebaikan komunikasi ini adalah penulis memiliki kesempatan
untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format tulisan
diperlukan jika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan catatan
permanen untuk referensi di masa yang akan datang.
Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat
kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan biaya
pengiriman serta harapan audiens.
11
BAB
3
A.
KEAHLIAN
KOMUNIKASI : MENYIMAK
ARTI PENTING MENYIMAK
Tujuan menyimak (mendengarkan adlah untuk mengidentifikasikan sesuatu yang

diinginkan oleh seorang selama dan sesudah mengikuti suatu pesan atau informasi tertentu.
Pada saat menetapkan tujuan seseorang perlu mengetahui alasan melakukan penyimakan
(mendengar). Secara umum, orang menyimak atau mendengarkan sesuatu untuk
memahami, mengingat, menganalisis, dan mengevaluasi isi dari pesan atau informasi, dan
meningkatkan hubungan empatik dengan orang lain.
Menyimak (mendengarkan) adalah suatu orientasi penerima terhadap proses
komunikasi, karena komunikasi melibatkan sumber dan penerima, menyimak terdiri atas
peranan yang dimainkan si penerima dalam proses komunikasi.
Pada proses menyimak atau mendengarkan terdapat peruses memahami ide dalam suati
informasi yang disampaikan oleh seseorang baik secara lisan maupun non lisan. Pada
waktu menyimak atau mendengarkan untuk memahami konsep yang merupakan pokok
informasi atau pesan harus dipisahkan dari uraian tambahan.
Dalam dunia bisnis memandang menyimak sebagai sesuatu yang kritis bagi
keberhasilan suatu pekerjaan.
Faktor utama dalam komunikasi adalah kemampuan melihat gagasan dan sikap yang
diungkapkan dari sudut pandang orang lain.
Pesona dalam proses menyimak dapat membantu dalam melakukan umpan balik,
bekerja dalam kelompok, memberikan tanggapan keberatan dan aspek-aspek komunikasi
bisnis lainnya.
B.
SIFAT PROSES MENYIMAK
Menyimak adalah suatu aktivitas tunggal , tetapi para penyimak melakukan

berbagaimaktivitas yang berhubungan dan berkaitan dengan upaya mereka yang berfungsi
sebagai penerima dalam proses komunikasi.
Memahami proses menyimak membuat orang mengetahui alasan yang menyebabkan
pesan komunikasi lisan seringkali tidak lengkap diterima audiens. Menyimak merupakan
rangkaian dari beberapa aktivitas antar lain :
1.
Memperhatikan, dalam aktivitas ini orang mendengarkan dan mencatat pesan.
Penerimaan pesan dapat terganggu oleh suara gaduh, pendengaran yang lemah, atau
tingkat perhatian yng rendah.
12
2.
Menafsirkan, memahami pesan sesuai dengan penilaian, ide, harapan, dan

pengalaman pribadi. Kerangka referensi pembicara dapat berbeda dengan yang ada
dalam pikiran audiens sehingga perlu mengetahui maksud pembicaraan.
3.
Mengingat, menyimpan pesan di dalam memori untuk referensi untuk waktu yang
akan datang. Selama menyimak, audiens harus mengingat pesan yang didengarnya
dengan membuat catatan di dalam ingatan tentang informasi yang disampaikan.
4.
Mengevaluasi, dengan kemampuan berpikir kritis, audiens akan menilai pernyataan
yang dilontarkan oleh pembicara, membedakan antara fakta dan opini, dan
mengevaluasi bukti yang dikemukakan.
5.
Memberi tanggapan, pada komunikasi yang terjadi dalam kelompok, tanggapan
awal dapat berupa umpan balik secara verbal tetapi dapat saja bentuk tanggapan
berupa hal lain, seperti tepuk tangan, tertawa atau diam.
Terlihat bahwa perlu adanya perlakuan terhadap penyimak sebagai partisipan aktif
dalam proses komunikasi. Satu-satunya langkah yang membutuhkan sedikit usaha pada
pihak penyimak adalah mendengarkan. Karena mendengarkan merupakan suatu kegiatan
penerimaan suara. Mendengar pada dasarnya merupakan syarat penting untuk melakukan
penyimakan.
C.
SYARAT-SYARAT MENYIMAK YANG EFEKTIF
Pada saat melakukan proses penyimakan ada beberapa persyaratan yang harus
diperhatikan agar proses menyimak (mendengarkan) berjalan secara efektif antara lain:
1.
Mempunyai atensi untuk mendengarkan
2.
Mendengarkan dan memahami arti kata-kata yang diucapkan pembicara
3.
Menguasai bahasa yang dipergunakan pembicara
4.
Memahami arti kalimat-kalimat dan ungkapan yang dipergunakan pembicara
5.
Menyaring inti dan memisahkannya dari bunga-bunga pembicaraan, membedakan
fakta dan opini pembicara
6.
Memberikan reaksi terhadap pesan yang diberikan.
D.
FAKTOR PENYEBAB PROSES MENYIMAK TIDAK EFEKTIF
Terkadang dalam melakukan proses menyimak (mendengarkan) sering terjadi hal-hal

yang kita simak menjadi tidak efektif, biasanya ini terjadi dikarenakan faktor-faktor berikut
ini :
1.
Lebih Banyak Berbicara Daripada Menyimak
Kita sering kali lebih suka mendengar suara kita sendiri dan merasa bahwa tak
satupun yang dikatakan orang lain semenarik dengan kita. Biasanya orang akan lebih
dan ingin berbicara daripada menyimak. Hal ini disebabkan dalam proses menyimak
seseorang akan bersifat pasif yang kadang kala akan menimbulkan kejenuhandan
kebosanan.
2.
Sindrom Hiburan
Pada dasarnya, setiap manusia memiliki kesukaan akan hiburan, setiap penyimak
selalu mengharapkan atau menuntut para pembicara menyampaikan informasi yang
13
3.
4.
5.
6.
menarik dan bersifat menghibur mereka. Tidak semua pembicara mampu

menyampaikan informasi yang bersifat menarik dan mengandung unsur hibuan, hal
ini yang sering kali menyebabkan para audiens menjadi jenuh. Untuk itu setiap
penyimak perlu mengkondisikan kapan seorang pembicara harus menyampaikan
informasi yang bersifat menghibur, serta bagi pembicara hendaknya mampu
mangkombinasi materi yang disampaikan sedemikian rupa agar terlihat menarik dan
disukai audiens.
Mengutamakan Prasangka
Hal ini akan menimbulakan proses penyimakan yang kurang efektif karena
kurangnya perhatian dalam memahami pembicara serta adanya pemberian analisis
dan evaluasi yang buruk terhadap pesan yang disampaikan. Walaupun berprasangka
merupakan sesuatu yang tidak salah namun apabila tidak pada tempatnya tentu akan
menimbulkan persepsi yang berbeda antara pembicara dan audiens.
Menyimak Secara Tidak Kritis
Terkadang dalam proses menyimak, paudiens dihadapkan pada kondisi dimana
kurangnya perhatian pada informasi yang disampaikan. Hal ini tentunya dapat
menyebabkan materi yang disampaikan idak sepenuhnya dapat dimengerti oleh
audiens dengan baik. Ini akan berdampak pada respon atau tanggapan yang akan
diberikan oleh audiens. Oleh karena itu diperlukan proses penalaran dan pengkritisan
terhadap materi-materi yang disampaikan.
Terpengaruh Oleh Gangguan
Gangguan biasanya akan mengalihkan perhatian audiens ke hal-hal lain diluar materi
yang disampaikan. Biasanya gangguan tersebut dapat terjadi dari faktor dalam diri
audiens sendiri atau dari faktor lain yang ada disekelilingnya. Tidak betah berlamalama ditempat pertemuan, sifat tergesa-gesa, sakit kepala, merasa bosan, dan lain
sebagainya merupkan contoh dari faktor yang ada dalam diri audiens. Faktor yang
muncul dari luar diri audiens biasanya menyangkut hal-hal yang terjadi disekitar
mungkin dapat saja disebabkan karena kondisi ruangan yang panas, pengeras suara
yang buruk, cuaca yang buruk yang menimbulkan kegelisahan, suara-suara bising d
luar gedung, dan sebagainya dapat saja menjadi gangguan tersendiri bagi audiens
dalam memahami informasi yang disampaikan.
Rasa Takut Terhadap Materi yang Sukar
Dalam proses menyimak biasanya audiens dihadapkan pada hal-hal yang sifatnya
baru dan terkesan sukar untuk dimengerti. Biasanya hal ini terjadi jika sebelumnya
audiens tidak memiliki pengetahuan terlebih dahulu terhadap materi tersebut. Pada
saat dihadapkan pada kondisi seperti itu biasanya audiens akan mencoba menghindar
dengan alasan-alasan tertentu, walaupun dalam kenyataannya ia harus tetap mengerti
akan materi tersebut. Alasan utama menhindar dari materi tersebut adalah ketakutan
akan kegagalan yang akan diterimanya.
Oleh karena itu bagi setiap audiens haruslah menerapkan sikap sabar serta mencoba
sekuat tenaga dan termotivasi untuk mampu memahami materi yang sifatnya sukar
dimengerti tersebut.
14
E.
PETUNJUK PENYIMAKAN YANG EFEKTIF
Ada beberapa tips atau petunjuk yang dapat dijadikan sebagai bahan kajian agar
proses menyimak dapat berjalan dengan efektif antara lain:
1.
Memberikan Perhatian yang Besar
Hendaknya pada saat melakukan proses penyimakan (mendengarkan) audiens
mencoba mencoba menyisihkan sebagian dari dirinya untuk mencoba memahami arti
dari setiap pesan atau informasi yang disampaikan. Pemahaman ini sangat penting
untuk dilakukan karena berhasil atau tidaknya seorang pembicara atau komunikator
dalam menyampaikan sesuatu tergantung dari sejaumana lawan komuniasi (audiens)
memahaminya. Agar mampu menciptakan perhatian yang besar, audiens harus dapat
menghilangkan berbagai macam gangguan yang mungkin akan mengganggu
konsentrasi dalam memahami pesan atau informasi.
2.
Memahami Sifat Komunikasi Non Verbal
Terkadang dalam penyampaiannya, seorang komunikator atau pembicara lebih sering
menggunakan komunikasi nonverbalnya agar audiens lebih cepat dalam memahami
setiap pesan atau informasi. Tidak semua audiens terntunya memiliki kemampuan
dalam menafsirkan setiap bentuk komunikasi nonverbal yang dilakukan oleh
pembicara. Bagi pembicara hendaknya perlu memperhatikan kaidah atau petunjuk
dalam menggunakan komunikasi nonverbal, harus mampu menempatkannya dalam
kondisi yang sesuai, sehingga pesan yang disampaikan akan dimengerti oleh seluruh
audiens.
3.
Memahami Simbol Verbal atau Pesan
Selaim memahami hal-hal yang bersifat nonverbal, inti dari proses menyimak adalah
mengerti akan pesan utama atau inti dari pesan yang dimaksud. Biasanya para
pembicara akan menggunakan berbagai macam cara agar pesan yang ia sampaikan
dapat mengena pada sasaran. Hal ini juga menyangkut dari penyampaian materi
pesan yang dibuat. Pesan yang disampaikan harusnya disajikan dalam bentuk yang
realistis dan tidak mengada-ada, dapat berupa data, hasil penelitian maupun pesan
dalam bentuk tertulis lainnya. Bagi para audiens diperlukan kemampuan analisa
untuk memahami pesan-pesan tersebut.
F.
MENINGKATKAN KEMAMPUAN MENYIMAK
Kemampuan menyimak (mendengarkan) dapat ditingkatkan dengan mengembangkan

kebiasaan secara sadar yang membedakan antara pendengar yang efektif dan yang tidak.
Strategi yang dapat dilakukan setiap individu dalam meningkatkan kemampuan
menyimak (mendengarkan) dapat dilakukan melalui cara-cara seperti terlihat dibawah ini,
antara lain :
1.
Mengetahui kelebihan pembicara dalam subjek yang merupakan sesuatu yang belum
pernah diketahui oleh audiens.
2.
Bersikap netral agar dapat mengurangi dampak emosional terdapad sesuatu yang
disampaikan, dan dapat menahan sikap menolak sampai seluruh pesan di dengar.
3.
Mengatasi gangguan dengan menutup pintu atau jendela dan lebih mendekati
pembicara.
15
4.
Mendengar konsep dan pokok pikiran, serta mengetahui perbedaan antara ide, dan
contoh, bukti dan argumen.
5.
Meninjau ulang pokok pembicaraan.
6.
Tetap berpikir terbuka dengan mengajukan pertanyaan yang mengklarifikasikan
pemahaman.
7.
Tidak menyela pembicaraan.
8.
Memberikan umpan balik (feed back)
9.
Mengevaluasi dan mengkritisi isi pembicaraan, bukan pembicaranya.
10. Membuat catatan tentang pokok pembicaraan.
Selain yang sudah disebutkan diatas, untuk meningkatkan kemampuan menyimak
(mendengarkan) secara efektif, tingkat penerimaan informasi diidentifikasikan dalam empat
tahapan yang dapat membantu pengukuran efektivitas menyimak. Dapat dilihat pada
ilustrasi gambar dibawah ini.
G.
UMPAN BALIK (FEED BACK)
Umpan balik (feed back) berhubungan erat dengan proses menyimak

(mendengarkan). Oengembangan pemahaman dan pengetahuan tentang cara kerja umpan
balik dapat meningkatkan kemampuan menyimak (mendengarkan).
Umpan balik terdiri dari semua pesan verbal dan nonverbal yang disampaikan baik
secara sadar atai tidak dalam merespon komunikasi dari pihak lain. Umpan balik seringkali
diungkapkan secara implisit.
Umpan balik dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu :
1.
Umpan Balik Evaluatif
Respon yang diungkapkan pada saat orang memberikan penilaian atas sesuatu yang
dibicarakan. Pada saat seseorang meminta penilaian atas aktivitas yang dilakukan
akan mengundang respon yang bersifat evaluatif. Umpan balik ini cenderung
membentuk perilaku yang bersifat tetap selama perilaku tersebut bergerak sesuai
dengan arah perilaku yang terdahulu.Umpan balik jenis ini juga bersifat korektif yang
berfungsi mencegah perilaku konikator atau pembicara yang tidak diharapkan.
2.
Umpan Balik Non-evaluatif
Bersifat tidak diungkapkan secara terbuka pada tindakan pembicara (komunikator),
melainkan diterapkan pada saat seseorang ingin mengetahui lebih banyak tentang
perasaan orang lain untuk merumuskan pendapatnya tentang suaru subjek tertentu.
Pada saat menawarkan umpan balik ini seseorang tidak mengacu pada pendapat dan
penilaian pribadi, melainkan hanya memberikan penjelasan, bertanya, atau
menunjukkan minat pada subjek yang sedang dikomunikasikan. Meskipun tidak
bersifat memberi penilaian,umpan balik ini sering diartikan sebagai sesuatu yang
positif, yaitu sikap lawan komunikasi semakin percaya pada waktu orang lain
mencermati dan menawarkan dukungan ketika dia berusaha mengatasi persoalan yang
dihadapi. Umpan balik jenis ini memberikan kesempatan kepada orang lain untuk
mengatasi sendiri permasalahan yang dihadapinya untuk mendapatkan solusi.
16
Memerlukan banyak
Mendengarkan aktif /empatik

Mendengarkan untuk analisis dan
evaluasi isi informasi
Mendengarkan untuk mengingat isi
informasi
Mendengarkan untuk mengetahui isi

informasi
Mendengarkan
Memerlukan sedikit energi

Gambar 3.1. Skala Tingkat Penggunaan Energi
Menyimak
Keterangan gambar:
Gambar dibagian bawah sempit dan mengarah ke atas searah dengan tanda panah semakain lebar
menunjukkan bahwa menyimak (mendengar) sampai dengan tingkat mendengarkan untuk mengetahui isi
pesan diperlukan sedikit energi, dan semakin keatas semakin banyak diperlukan energi. Energi terbesar
diperlukan pada saat seseorang mendengarkan dengan aktif.
Umpan balik ini meliputi tiga klasifikasi antara lain :

a.
Penyelidikan, yaitu teknik nonevaluatif untuk memperoleh informasi dari
pihak lain dan menunjukkan kesedian untuk mendengarkan masalah yang
dihadapi.
b.
Pemahaman, pada saat berusaha memahami perkataan pihak lain, seseorang
akan mengulanghi perkatan yang didengarnay. Pengulangan menunjukkan
perhatian kepada pihak lain dan permasalahan yang dihadapi.
17
c.
Dukungan, Biasanya diberikan dalam bentuk kata-kata empatik untuk

membangkitkan semangat dan harapan.
18
BAB
4
A.
PENGORGANISASIAN
PESAN-PESAN
BISNIS
ARTI PENTING PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para
bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan
yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang
dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang
disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun
praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan
menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi
pesan-pesan yang baik sebagai berikut :
1.
Subjek dan tujuan harus jelas.
2.
Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3.
Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4.
Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam
hal-hal berikut ini :
1.
Memahami pesan yang disampaikan
Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis
dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka
audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.
2.
Membantu audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam
memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan
tersebut.
3.
Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan
menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang
baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya
menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat.
Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang
disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
4.
Mempermudah pekerjaan komunikator.
19
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator,

sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor
yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan
baik, cepat, dan efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan
menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat.
Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam
menyelesaikan pekerjaan.
B.
PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara
agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut
dapat dilakukan dengan cara :
1.
Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap
komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak
memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada.
Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat
diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan
sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan
bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ideide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang
baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga
audiens akan memahami pola pikir komunikator.
Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan,
antara lain :
a.
Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan
dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal
yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya,
sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan
memikirkannya.
b.
Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam
mendukung ide-ide pokok.
c.
Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat
disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.
2.
Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutanurutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui
dua pendekatan yaitu :
a.
Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan
pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti
bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan
menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.
b.
Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan
pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru
20
diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak
menyenangkan.
Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens
serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah
menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan
yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin,
good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.
C.
PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST)
Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang
langsung paha hal yang dituju. Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo. Contoh dari
pesan permintaan langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin,
aduan atau klaim, permintaan kredit rutin.
Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain:
1.
Bagian Awal
Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi tentang
alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan
hendaknya haruslah jelas, singkat dan tidak bertele-tele, tujuannya adalah agar pihak
atau orang yang membaca pemintaan kita menjadi lebih paham akan maksud yang
tergan dung dalam surat permintaan tersebut.
2.
Bagian Pertengahan
Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tulikan pada bagian
pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan. Teknis
penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan serangkaian pertanyaan
terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Dapat
berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita
minta. Jika permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya kita membuat daftar dan
memberi nomor secara berurutan.
3.
Bagian akhir
Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan
beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu, dan ekspresi terhadap
apresiasi maupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, sebaiknya
perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi nomor telepon, jam kerja,
dan petugas yang dapat dihubungi.
D.
PERMINTAAN INFORMASI RUTIN
Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam
kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan
karyawan, konsumen, klien dan para pemegang saham.
Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau
citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan.
Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus menjaga
maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harus bertanya pada diri
21
sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang
anda sampaikan.
Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam
setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karyawan ,
konsumen, klien dan sebagainya. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk
membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi organisasi yang bersangkutan.
Pedoman dalam menulis surat ini bahwa harus dijaga maksud dan tujuan menulis suatu
pesan dalam ingatan kita. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga
pertanyaan, yaitu : apa yang diketahui, mengapa hal tersebut perlu diketahui, mengapa hal
ini dapat membantu.
Dalam kaitannya dengan direct request, maka permintaan rutin dapat berasal dari
dalam maupun luar organisasi bisnis.
1.
Permintaan dari dalam organisasi
Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan
permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo
dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens
mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.
Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, pimpinan
dengan karyawan, pimpinan dengan supervisor dan sebagainya.
Surat permintaan dalam bentuk memo mengikuti suatu estndar perencanaan
langsung. Mulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan, kemudian
diikuti dengan penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan suatu tindakan
yang dikehendaki.
2.
Permintaan dari luar organisasi
Sebagai seorang pelaku bisni prifesional perlu adanya komunikasi dengan para
pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu,
banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi untuk memperoleh informasi
penting, seperti informasi produk baru, katalog buku terbaru, keinginan untuk
menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan. Disamping itu , dapat juga
memberikan respon terhadap ilkan yang dipasang di suatu surat kabar. Dalam hal ini
perlu diperhatikan tiga hal, yaitu : dimana kita membaca iklan tersebut, jelaskan apa
yang kita maksud, cantumkan alamat yang jelas dan lengkap untuk balasan surat.
E.
PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF
Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun
ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin,
good news dan good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach).
Pendekatan langsung (direct approach) memiliki beberapa keunggulan yaitu:
1.
Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali
2.
membaca suatu pesan)
3.
Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
4.
Menghemat waktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud
pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu
memperoleh perhatian dan yang tidak perlu memperoleh perhatian secara seksama.
22
Sedangkan kelemahannya adalah faktor kebiasaan dimana orang cenderung

menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya dan kesulitan untuk mengubah
pola pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola
pendidikan yang telah diajarkan sebelumnya.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, bak melalui
lisan atau tulisan, maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu
formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Diusahakan dalam
bagian awal, penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas.
Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci. Bagian ini adalah bagian
penjelasan rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir.
Pada bagian akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan
yang baik atau pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh
audiens.
F.
PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL
Para pelaku bisnis telah banyak melakukan upaya-upaya untuk mengembangkan dan
menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/ pegawai dan
masyarakat pada umumnya. Disamping itu, mereka juga mengirimkan pesan-pesan good
will kepada karyawan, klien dan masyarakat pada umumnya.
Kualifiksi bentuk goodnews dalam komunikasi bisnis :
1.
Good News tentang pekerjaan
Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan
(good news) menggunakan pendekatan langsung. Contoh good news berkaitan dengan
masalah pekerjaan, antara lain penerimaan kerja, kenaikan pangkat/ jabatan/ posisi,
memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji dan pengakuan/
penghargaan prestasi kerja.
2.
Good News Tentang Produk
Good News yang berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon harga
produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free),
pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam jumlah tertentu akan
memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru, produk aksesoris atau
produk pelengkap).
3.
Pesan-Pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga
hubungan bisnis. Sebagai pelaku bisnis, seseorang dapat juga mendorong hubungan
baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya
dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang
tak diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu.
Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberian selamat kepada orang
lain, seperti kenaikan pangkat atau jabatan, diangkat sebagai pimpinan suatu asosiasi
organisasi bisnis dan sejenisnya. Penyampaian ucapan selamat oleh pimpinan
perusahaan kepada para pelanggan maupun pemasok, seperti ucapan selamat ulang
tahun, ucapan selamat atas penyelesaian studi, ucapan selamat atas kesuksesan non
bisnis, merupakan hal yang baik untuk menjaga hubungan baik diantara mereka.
23
G.
PENULISAN BAD NEWS
Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan,

mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan
kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka
perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad news, penerimaan pesan tersebut dan
menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens.
Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan pesan yang
tak menyenangkan ini :
1.
Menciptakan Audience Centerred Tone
Menyangkut nada atau intinasi dalam penyampaian bad news mampu memberikan
kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang
didukung dengan tiga tujuan yang khusus, yaitu :
a.
Membantu audiens mengerti akan bad news yang merupakan suatu keputusan
yang tegas
b.
Membantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil.
c.
Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.
2.
Memilih Pendekatan Organisasional
Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news, dapat dilakukan dengan
dua pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan perencanaan
langsung (direct plan).
a.
Pendekatan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang
digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang
menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan ini terdapat empat bagian
penting yaitu
Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta
penyataan yang tanpa beban bagi audiens.
Alasan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus
diambil, sebelum menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan
yang efektif akan sangat membantu audiens menyadari bahwa keputusan
yang diambil adalah fair atau logis.
Bad news, merupakan hal yang mungkin menyakitkan bagi audiens yang
mendengarnya, namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang
merupakan keputusan yang diambil dari suatu kondisi.
Penutup, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka
tahap selanjutnya adalah memberikan kata-kata penutup yang bersifat
positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Dapat juga diusulkan
suatu cara pemecahan dari masalah yang dihadapi oleh audiens.
24
PEMBUKA
ALASAN
BAD NEWS
PENUTUP
Pernyataan
Netral
Penjelasan
Logis
Nyatakan
Bad News
Positif,
Bersahabat, dan
Menyenangkan
Gambar 4.1. Pendekatan Organisasi Perencanaan

Tidak Langsung
b.
Perencanaan Langsung
Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan
langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti
dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang
bersahabat. Pendekatan ini memiliki kelebihan bahwa audiens hanya
memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokok yaitu bad
news.Pendekatan ini dapat diterapakan apabila :
Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang dituju.
Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan
Pesan disampaikan secara empati.
BAD NEWS
ALASAN
PENUTUP
Pernyataan Bad News
Jelakan Alasan Bad

News
Positif, dan Bersahabat
Gambar 4.2. Pendekatan Organisasi

Perencanaan Langsung
H.
PENULISAN PESAN-PESAN PERSUASIF
Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens
untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan
untuk menyampaiakan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca
atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.
Meskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis adalah rutin, namun dalam beberapa situasi
tertentu diperlukan pesan yang didesain untuk memotivasi atau memberi persuasi kepada
orang lain. Penyampaian pesan ini tidak hanya digunakan untuk kepentingan internal
25
organisasi namun dapat pula digunakan untuk kepentingan eksternal organisasi seperti
permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan
dana dan kerjasama.
Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung
mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih
rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.
Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-pesan
persuasif antara lain :
1.
Analisis Audiens
Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menhubungkan
suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasi perbedaan
individual, maka perlu menganalisis audiens dan kemudian menyusun suatu pesan
yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka. Cara yang paling mudah
dalam menilai kebutuhan audiens adalah dengan berpedoman pada teori kebutuhan
dari Maslow yang menyatakan bahwasanya manusia memiliki lima kebutuhan yang
sifatnya berjenjang. Dimana tiap-tiap kebutuhan memiliki kualitas atau tingkat
kepentingan yang berbeda-beda, mulai dari kebutuhan yang paling dasar hingga
kebutuhan yang paling tinggi tingkatannya.
2.
Mempertimbangkan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam
memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka akan
memberikan penghormatan. Memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda akan
berbeda cara memberikan persuasinya.
3.
Memilih Pendekatan Organisasional
Agar penyampaian pesan persuasif dapat tempat sasaran dan sesuai dengan apa yang
dikehendaki maka perlu diperhatikan cara penyampaiannya kepada audiens, apakah
menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung.
Penggunaan pendekatan organisasional baik langsung maupun tidak langsung dalam
penyampaian pesan persuasif harus mampu meyakinkan audiens bahwasannya pesan
tersebut dapat dipertanggungjawabkan dan memiliki alasan.
Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu :
1.
Menetapkan kredibilitas
Bagi seorang komunikator tingkat kredibilitas ditentukan oleh sejaumana tingkat
kepercayaan dan reabilitas dirinya. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dapat
dipercaya oleh orang lain. Cara yang digunakan untuk menumbuhkan kredibilitas
seseorang adalah dengan fakta, berupa dokumen, statistik, jaminan, dan hasil riset
yang menjadi bukti objektif yang mendukung kredibilitas seseorang.
Cara lain yang dapat dilakukan guna menambah kredibilitas seseorang adalah
menjadi seorang pakar atau ahli dalam bidang tertentu, antusias terhadap materi yang
disampaikan, objektif dalam penilaian sesuatu, sikap hormat dapat membantu
memfokuskan kebutuhan audiens, kejujuran dapat menumbuhkan penghargaan
audiens, intensitas yang baik akan membantu minat audiens, dan pengalaman latar
belakang baik sikap, kepercayaan sebelumnya dapat membantu mengidentifikasi
audiens.
26
2.
3.
Membuat kerangka argumentasi audiens

Kerangka argumentasi dapat dibuat berdasarkan rencana organisasional AIDA
(Attention, Interest, Desire dan Action).
a.
Attention (Perhatian), meyakinkan audiens dibagian permulaan bahwa ada
sesuatu yang akan disampaikan. Memperkenalkan suatu masalah atau ide yang
membuat audiens mau mendengar pesan-pesan yang akan disampaikan.
b.
Interest (Minat), menjelaskan relavansi pesan-pesan yang disampaikan dengan
audiens. Mengembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase
pertama secara rinci. Menghubungkan pesan-pesan yang akan disampaikan
dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens.
c.
Desire (Hasrat), mengubah keinginan audiens dengan menjelaskan bagaimana
perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi
audiens, dan berusaha untuk mengimplementasikan ide atau gagasan.
d.
Action (Tindakan), menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan terhadap
audiens. Perlu juga dipikirkan bagaimana audiens akan memperoleh manfaat
dari tindakan yang dilakukan, serta menemukan cara agar tindakan tersebut
mudah untuk dilakukan.
Memilih Daya Pemikat
Umumnya pesanpesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical
appeals) dan daya pemikat emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi
audiens.
Kedua pendekatan ini akan memiliki keseimbangan apabila tergantung pada tindkan
yang diharapkan, harapan para audiens, tingkat resistensi yang diatasi, kemampuan
menjual ide atau gagasan tersebut.
a. Pemikat Emosional
Dalam melakukan persuasi audiens, dapat memanfaatan emosi yang dilandasi
dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens sepanjang
pemikat emosional bersifat kuat. Dapat menggunakan kata-kata yang sangat
berpengaruh pada emosi seseorang seperti kebebasan, keberhasilan, nilai,
penghargaan, kenyamanan, dan keamanan.
b. Pemikat Logika
Dalam berbagai hal, penggunaan pendekatan ini dapat dilakukan seperti
membuat aduan (claim) dan memberikan dukungan atas aduan tersebut dengan
memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. Adapun penggunaan pendekatan
ini didasari atas berbagai alasan diantaranya :
Analogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju
bukti-bukti fisik pula.
Induksi, adlah memberikan berbagai alasan dari bukti-bukti spesifik menuju
kesimpulan umum.
Deduksi, Pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang
khusus.
c. Pertimbangan Etika
Persuasif dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan
informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal. Hal yang
27
paling penting dalam pendekatan ini adalah menunjukkan perhatian yang jujur
kepada audiens dengan memenuhi kebutuhan mereka.
28
BAB
5
A.
WAWANCARA DALAM
LINGKUNGAN BISNIS
WAWANCARA SUATU KETERAMPILAN MANAJEMEN
Dalam menjalankan setiap kegiatan bisnis, para pelaku yang ada di dalamnya
tentunya akan selaku berhadapan dengan lawan bisnisnya. Pada saat terjadi interaksi
diantara mereka, sering kali kita jumpai mereka melakukan semacam dialog, perundingan
atau wawancara dalam memutuskan suatu bisnis. Dalam organisasi teknik wawancara dapt
dijumpai terutama pada kegiatan sumber daya manusia, yang salah satu kegiatan
didalamnya adalah melakukan wawancara kerja.
Tujuan dilakukannya wawancara adalah untuk mengumpulkan data atau informasi
yang akan sangat berguna bagi kegiatan perusahaan. Pada kegiatan pemasaran adanya
bagian riset memungkinkan untuk memperoleh indfirmasi mengenai konsumen, pasar
produk yang sedang booming, kepuasan pelanggan, kelangsungan produk dan sebagainya,
yang kesemua itu dapat dilakukan dengan melakukan wawancara dengan pihak terkait.
Dalam setiap kegiatan wawancara terdapat dua pihak yang terlibat didalamnya yaitu
pewawancara (interviewer) dan yang diwawancarai (interviewee). Pada komunikasi timbal
balik Interviewer mempunyai peranan yang lebih menentukan terhadap keberhasilan
wawancara.
Pada perkembangan dunia bisnis saat ini, tidak mudah untuk menemukan orang yang
ahli dalam berbicara dan yang memiliki bakat atau kemampuan sebagai interviewer.
Namun demikian kini telah hadir sarana-sarana pelatihan yang nantinya siap mencetak
tenaga-tenaga interviewer yang handal didukung oleh para praktisi yang handal di
bidangnya.
Tujuan bisnis dari kegiatan wawancara biasanya lebih bersifat formal, jika
dibandingkan hanya dengan sekedar bercakap-cakap saja. Bagi seorang interviewer bisnis,
ia harus memiliki prosedur tertentu dalam melakukan wawancara antara lain pembukaan
(opening), inti wawancara (body), dan penutup (closing). Wawancara bisnis merupakan
keterampilan manajemen (management skill) yang wajib dipelajari dan dilatih apabila
seseorang ingin menjadi interviewer yang profesional.
Wawancara bisnis yang dilakukan dapat dibagi ke dalam beberapa sifat yang
menyangkut interaksi antara pewawancara dan yang diwawancarai, yaitu :
1.
Direktif (perintah), dalam hal ini pewawancara menetapkan tujuan-tujuan situasi
pada
awal interaksi. Sehingga pewawancara memegang kendali sepenuhnya tas kegiatan
wawancara tersebut. Hal-hal yang menyangkut isi dari materi wawancara sepenuhnya
berada pada pihak pewawancara, serta pewawancara berhak menentukan kapan
29
2.
B.
wawancara tersebut mulai dan berakhir dengan membuat suatu kesimpulan (resume)
dari wawancara tersebut.
Non direktif (nonperintah), dalam hal ini pewawancara membiarkan orang yang
diwawancarai mengendalikan tujuan, langkah dan masalah pokok suatu wawancara.
JENIS WAWANCARA BISNIS
Wawancara yang dilakukan dalam kegiatan bisnis dapat diketegorikan menjadi

beberapa jenis wawancara, antara lain :
1.
Wawancara seleksi pelamar pekerjaan (personnel selection interview)
Wawancara ini biasanya dilakukan oleh bagian dari organisasi khususnya bagian
sumber daya manusia dalam hal mencari atau melakukan perekrutan karyawan.
Dengan wawancara ini, pihak terkait akan memperoleh gambaran mengenai kualitas
dari calon pelamar pekerjaan yang nantinya diharapkan dapat berguna bagi
perusahaan.
2.
Wawancara evaluasi kinerja karyawan (performance appraisal interview)
Wawancara ini dilakukan sebagai tindak lanjut dari proses penilaian atau evaluasi
hasil yang telah dikerjakan oleh karyawan. Wawancara ini biasanya dilakukan di tiaptiap bagian dalam suatu organisasi. Dengan wawancara seperti ini, organisasi dapat
mengetahui seberapa besar kinerja serta prospek dari karyawan yang bersangkutan.
3.
Wawancara pemberian nasehat (coucelling interview)
Wawancara ini biasanya dilakukan untuk mencari solusi dari suatu permasalahan
yang dihadapi oleh seseorang dengan cara meminta bantuan kepada orang yang ahli
di bidangnya (councelor/psikiater).
4.
Wawancara peringatan (correction interview)
Wawancara yang dilakukan dengan tujuan yang bersifat mengingatkan seseorang
akan sesuatu hal, biasanya wawancara ini terjadi diakibatkan adanya pelanggaranpelanggaran terhadap peraturan yang berlaku. Wawancara ini bertujan untuk
membuat pihak-pihak yang diberi peringatan dapat kembali menjalankan aktivitas
sesuai dengan peraturan.
5.
Wawancara untuk tujuan khusus (specific purpose interview)
Wawancara ini biasanya dilakukan pada peristiwa-peristiwa yang sifatnya khusus
seperti wawancara kenegaraan, perundingan-perundingan khusus serta pembahasan
masalah-masalah yang dianggap khusus.
C.
PENGUMPULAN INFORMASI MELALUI WAWANCARA
Tujuan dari setiap wawancara adalah memperoleh data atau informasi yang
dibutuhkan, yang nantinya akan sangat berguna untuk pengambilan keputusan. Tujuan
tersebut dapat tercapai apabila wawancara yang dilakukan berpedoman pada tahapantahapan sebagai berikut :
1.
Menentukan tujuan wawancara
Setiap kegiatan yang dilakukan sudah semestinya memiliki maksud dan tujuan,
begitu pula halnya dengan wawancara. Para pihak utama dalam proses wawanvara ini
30
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
harus mampu menentukan tujuan tersebut. Maksud dan tujuan wawancara di

sesuaikan dengan kondisi atau keadaan yang sedang dihadapi.
Membaca dan mengulas apa yang diketahui dan dipelajari mengenai suatu topik
Agar proses wawancara memiliki makna dan arti penting, maka perlu diperhatikan
mengenai topik atau bahasan yang akan dijadikan pokok pembahasan dalam
wawancara tersebut. Wawancara yang tidak berisikan suatu topik uang jelas hanya
akan menjadi pembicaraan yang ngalor ngidul tidak jelas maksud dan tujuannya.
Menyeleksi sumber yang tepat
Setelah kita menemukan bahan atau topik yang sesuai, langkah berikutnya adalah
mencari sumber atau referensi dari pokok bahasan tersebut. Untuk mendapatkan
sumber yang tepat dirasakan perlu menyeleksi beberapa alternatif sumber agar
nantinya menghasilkan nilai wawancara yang berbobot. Penyeleksian sumber ini
dapat dilakukan dengan mencari atau menentukan sumber-sumber yang dirasakan
cocok sebagai bahan acuan dalam wawancara.
Membuat janji
Wawancara biasanya melibatkan dua pihak, masing-masing pihak harus dapat
memahami pihak yang lain dan menyadari pentingnya wawancara dilakukan bagi
mereka. Oleh karena itu, perlu adanya kesepakatan dalam penentuan kapan
wawancara dilakukan, dimana tempat dilakukannya serta waktu pelaksanaan
wawancara. Hal ini penting agar nanti dalam pelaksanaannya tidak menimbulkan
kekecewaan di salah satu pihak dikarenakan pihak yang lain tidak hadir pada saat
wawancara dilakuan.
Merencanakan bentuk pertanyaan
Untuk menggali informasi dari yang diwawancarai, biasanya pihak pewawancara
harus sudah menyiapkan pertanyaan sedemikian rupa agar tujuan ter sebut dapat
tercapai. Bentuk pertanyaan yang diajukan disesuaikan dengan apa yang hendak
diketahui oleh pewawancara. Pertanyaan dapat bersifat umum sampai dengan
pertanyaan yang bersifat khusus.
Membuat kesan yang positif
Selama wawancara berlangsung pewawancara harus mampu menciptakan suasana
yang menyenangkan dan bersahabat. Perlu dihindari suasana yang sifatnya kaku, agar
yang diwawancarai tidak merasa jenuh dan bosan. Usahakan menghindari
memberikan pertanyaan yang bersifat mendikte yang diwawancarai, karena hanya
kan membuat orang yang diwawancarai terpojok dan akan menjawab seadanya saja.
Berikan pertanyaan yang sifatnya menggali keterangan dari yang diwawancarai,
biarkan orang yang diwawancarai berekspresi dengan jawabann, juga jangan pernah
membatasi jawaban orang yang diwawancarai.
Merencanakan perekaman/ mencatat
Agar pewawancara memiliki gambaran tentang isi dari wawancara yang telah
dilakukan, ada baiknya dalam wawancara tersebit pewawancara mencatat hal-hal
penting yang menjadi jawaban orang yang diwawancara. Atau dapat juga dengan
merekam hasil dari wawancara tersebut untuk kemudian dilakukan proses
penganalisaan hasilnya.
Menutup wawancara
31
9.
D.
Setelah dirasakan cukup memperoleh data-data atau informasi yang dibutuhkan,

pewawancara dapat segera menutup wawancara. Pada menutup wawancara tersebut
jangan lupa mengucapkan ucapan terimakasih kepada yang diwawancarai atas
kehadirannya melakukan wawancara, juga yang perlu diperhatikan adalah
memberikan menyampaikan harapan yang mungkin diinginkan oleh orang yang
diswawncarai.
Melakukan evaluasi hasil wawancara
Tahap terakhir dari wawancara adalah mengevaluasi hasil wawancara, hal ini
merupakan bahan perimbangan untuk menindak lanjuti (follow up) hasil dari
wawancara serta sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.
TEKNIK MENGAJUKAN PERTANYAAN
Pertanyaan merupakan hal mendasar pada sebagian besar wawancara, apakah itu pada
saat memimpin survey, menyeleksi pegawai, melakukan penjualan, atau mengumpulkan
informasi untuk artikel surat kabar.
Kunci keterampilan komunikasi yang harus selaku dikembangkan adalah kemampuan
menggunakan pertanyaan-pertanyaan secara efektif. Bentuk pertanyaan dalam wawancara,
antara lain :
1.
Pertanyaan terbuka (open questions)
Pertanyaan ini akan memberikan kebebasan yang lebih banyak kepada yng
diwawancarai untuk menjawab pertanyaan, dan ruang lingkup pertanyaan ini juga
cukup luas. Orang yang diwawancarai diberikan kesempatan untuk menjawab
pertanyaan sesuai dengan persepsi dan informasi yang mereka miliki. Contoh dari
bentuk pertanyaan terbuka, yaitu :
a.
Ceritakanlah hal-hal yang menyangkut diri Anda
b.
Ceritakan apa yang Anda ketahui tentang perusahaan kami
c.
Menurut Anda apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan dari diri Anda
d.
Apakah menurut Anda perusahaan kami akan menerima Anda
e.
Apa yang menyebabkan Anda keluar dari perusahaan Anda, dan sebagainya.
Pertanyaan model ini akan memberikan keleluasaan bagi yang diwawancari dalam
menjawab setiap pertanyaan sesuai dengan keinginan dan pengetahuan yang
dimilikinya.
2.
Pertanyaan tertutup (closed questions)
Pertanyaan ini membatasi jawaban yang diberikan orang yang diwawancari. Dengan
pertanyaan tertutup arah jawaban berada dalam kendali pewawancara. Biasanya
bentuk pertanyaan seperti ini digunakan untuk memperoleh informasi yang
berdasarkan hasil questioner, angket ataupun survey. Contih dari pertanyaan bentuk
tertutup antara lain :
a.
Agar tugas ini berjalan dengan baik, sebaiknya Anda memilih partner siapa?
Rudi atau Anto?
b.
Apakah jumlah penghasilan Anda dibawah 2 juta atau diatas 2 juta?
c.
Setujuhkah anda jika para karyawan diberikan tambahan fasilitas, dan
sebagainy?
32
3.
4.
5.
E.
Pertanyaan yang Mengarah (leading questions)

Pertanyaan semacam ini mengandung jawaban yang diarahkan pada suatu maksud
atau tujuan tertentu. Pertanyaan ini terutama digunakan untuk menjajaki persamaan
pendapat antara pewawancara dengan yang diwawancarai tentang sesuatu hal.
Pertanyaan ini juga digunakan untuk menguji konsistensi jawaban yang duberikan
sebelumnya. Berikut ini contoh dari bentuk pertanyaan tersebut :
a.
Jadi Anda menginginkan atasan yang dapat memahami diri Anda?
b.
Seperti kebanyakan orang kain, apakah Anda juga akan menghimbau
pemerintah untuk tidak korupsi ?
c.
Dari berbagai pilihan tersebut Anda menilai pilihan yang pertama merupakan
pilihan yang terbaik buat Anda? dan sebagainya
Pertanyaan bermuatan (loaded questions)
Jawaban yang diinginkan pewawancara dengan pertanyaan bermuatan lebih menjurus
dibandingkan dengan pertanyaan mengarah. Pertanyaan ini biasanya bersifat keras
dan sensitif. Tujuan digunakannya pertanyaan ini untuk menguji daya tahan orang
yang diwawancara menghadapi berbagai macam tekanan mental. Wawancara dengan
menggunakan pertanyaan model ini lebih mirip interogasi. Contoh dari bentuk
pertanyaan tersebut antara lain :
a.
Apa saran Anda untuk memberantas praktek korupsi yang telah banyak
dilakukan oleh para pejabat kita
b.
apakah anda tetap merasa kesulitan untuk menyesuiakan diri dengan kebiasaan
sebagian besar rekan sejawat Anda, dan sebagainya.
Pertanyaan lanjutan (mirror questions)
Pertanyaan lanjutan merupakan pertanyaan terhadap jawaban dari pertanyaan
sebelumya. Tujuannya adalah menggali lebih dalam informasi yang telah diberikan
orang yang diwawancarai. Contoh dari pertanyaan ini antara lain :
Pewawancara
: Jadi anda Sudah merasa tidak berkenan bekerja di
perusahaan tempat anda bekerja ?
Yang diwawancarai
: Sebenarnya saya tidak masalah bekerja di perusahaan
saya, hanya pada saat pergantian supervisor bulan lalu,
suasana keja menjadi tidak baik.
Pewawancara
: Ada apa dengan Supervisor yang baru itu ?
Yang diwawancarai
: Dia suka memberi perintah yang sulit untuk dimengerti.
KOMUNIKASI WAWANCARA KERJA
Wawancara dalam konteks wawanvara kerja merupakan salah satu cara yang sangat
penting bagi suatu perusahaan dalam menyaring jumlah pelamar yang ada. Kegiatan
wawancara kerja ini adalah bagian dari rangkaian kegiatan dalam perekrutan karyawan.
Dalam suatu penarikan tenaga kerja wawancara digunakan untuk menilai capability
calon pelamar dan merupakan bagian dari proses seleksi.
33
Pelamar
Seleksi
Penilaian
Wawancara
Penerimaan
Karyawan
Gambar 5.1 Proses Seleksi Karyawan

Pada proses wawancara kerja ini bagi pihak yang diwawancarai harus mempersiapkan
diri sedemikian rupa terutama dalam hal kemampuan verbal dan nonverbal. Biasanya aspek
yang akan mendapatkan perhatian pada saat wawancara adalah aspek kepribadian
(personality aspect), yang meliputi :
1.
Penampilan anda secara fisik
7.
Tanggap dan kerja sama
2.
Gerak-gerik dan sopan santun
8.
Ekspresi wajah
3.
Nada suara (tone voice)
9.
Kemampuan berkomunikasi
4.
Rasa percaya diri
10. Sikap terhadap pekerjaan
5.
Inisiatif
11. Selera humor
6.
Kebijaksanaan
Dengan memperhatikan berbagai karakter diatas, pewawancara akan mendapatkan
gambaran mengenai calon yang akan terpilih.
Wawancara tahap awal sering disebut juga dengan wawancara pendahuluan. Pada
tahap ini, wawancara yang dilakukan didasarkan pada lamaran atau resume yang dibuat
pelamar. Hal ini untuk memastikan kesesuaian antara kualifikasi yang dimiliki oleh
pelamar dengan syarat yang diajukan untuk mengisi suatu posisi jabatan.
Bagi seorang pelamar, pada saat wawancara berlangsung hendaknya memberikan
keterangan secara, jelas, singkat, padat dan tidak berbelit-belit. Jangan sesekali memberikan
jawaban pertanyaan diluar dari pertanyaan yang diajukan.
Setelah wawancara pendahuluan, maka dillanjutkan dengan wawancara tahap
selanjutmya yaitu wawancara seleksi. Dalam wawancara ini biasanya orang yang
diwawancarai (calon pelamar) akan ditanya bernagai hal mengenai latar belakang yang
mencakup kualifikasi, pengalaman kerja, pelatihan dan semangat kerja yang secara umum
untuk mengetahui informasi mengenai calon pelamar yang nantinya akan ditempatkan pada
posisi tertentu.
F.
PERSIAPAN WAWANCARA
Agar proses wawancara kerja berhasil

diperhatikan/dipersiapkan antara lain :
1.
Datang tepat waktu
2.
Bersikap yakin (Optimis)
3.
Siapkan sertifikat, serta surat penghargaan
4.
Berpakaian rapi dan sopan
ada
beberap
hal
yang
harus
34
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Bersikap tenang
Ketuk pintu sebelum memasuki ruangan
Tersenyum
Tunggu sampai dipersilahkan duduk
Ingat nama pewawancara dengan benar
Tataplah pewawancara jika anda berbicara
Tunjukkan kemampuan diri
Perhatikan setiap pertanyaan yang diajukan
Berbicara dengan jelas
Atur nada suara dan intonasi
Tunjukkan minat dan kesungguhan
Bersikap jujur dan terbuka
Selain melakukan hal-hal tersebut diatas, ada beberapa hal-hal lain yang perlu
dihindari dalam suatu wawancara yaitu :
1.
Jangan datang terlambat
2.
Terlihat kesal karena menunggu
3.
Datang Tanpa Persiapan
4.
Berpenampilan berlebihan (Norak)
5.
Membawa tas belanja atau sejenisnya
6.
Mengajak teman atau keluarga
7.
Duduk sebelum dipersilahkan
8.
Meletakkan tas di meja wawancara
9.
Membungkuk atau menundukkan kepala
10. Bertopang dagu
11. Melipat tangan di dada
12. Merokok atau makan saat wawancara
13. Membuka percakapan
14. Memotong kalimat pewawancara
15. Melebih-lebihkan diri anda
16. Mendikte pewawancara/perusahaan
17. Jangan membual
18. Mengkritik diri sendiri
19. Mengkritik/menjelekkan atasan tempat bekerja
20. Memberikan informasi yang tidak relevan
21. Memberikan kesan ditawarkan perusahaan
22. Bertanya hal-hal yang tidak berguna (basa basi)
23. Emosional
24. Membuka rahasia perusahaan yang lama
25. Tidak sabar
G.
CARA MENGENALI PEKERJAAN DAN PERUSAHAAN
Sebelum wawancara ada baiknya calon pelamar mencari informasi sebanyakbanyaknya mengenai bidang pekerjaan yang dimaksud, hal ini agar nantinya pada saat
wawancara berlangsung, calon pelamar telah memiliki gambaran mengenai bidang
35
pekerjaan tersebut. Informasi tersebut dapat di peroleh dari berbagai sumber antara lain
jurnal, atau media publikasi yang ada di perusahaan.
Dalam wawancara diperkenankan menanyakan tentang pekerjaan dan perusahaan
kepada pewawancara. Pertanyaan yang diajukan dapat berupa :
1.
Tugas dan jawab pekerjaan
2.
Kebijakan perusahaan dalam hal promosi
3.
Kesempatan berkembang/peningkatan karir
4.
Ketersediaan program pelatihan karyawan
5.
Produk unggulan perusahaan
6.
Pesaing perusahaan
7.
Pangsa pasar produk yang dihasilkan
H.
PERTANYAAN PENTING DALAM WAWANCARA
Pada proses wawancara akan terjadi interaksi antara pewawancara dengan yang
diwawancarai, pada saat itu tetntunya akan ada beberapa pertanyaan yang akan diajukan
antara lain :
1.
Pekerjaan yang Dilamar, bentuk-bentuk pertanyaan yang sering disampaikan seperti :
a.
Mengapa anda menginginkan bekerja di perusahaan tersebut ?
b.
Apakah pengalaman kerja Anda telah relevan dengan posisi yang anda lamar
saat ini ?
c.
Mengapa Anda merasa tertarik dengan jabatan dan posisi tertentu yang anda
lamar ?
d.
Jika Anda masih bekerja, mengapa Anda memetuskan untuk beralih pekerjaan ?
e.
Apa yang anda ketahui tentang perusahaan ini?
dan sebagainya.
2.
Pendidikan dan Pelatihan
a.
Mata kuliah apa yang paling Anda senangi, dan yang paling Anda tidak
senangi, mengapa?
b.
Pembahasan apa saja yang paling menarik Anda dari mata kuliah ?
c.
Apakah pendidikan dan pelatihan yang telah Anda peroleh dapat membantu
pengembangan karir Anda?
d.
Apakan ada keinginan untuk melanjutkan studi anda?
dan sebagainya.
3.
Latar Belakang Keluarga
a.
Apa pekerjaan orang tua Anda?
b.
Apakah Pendidikan terakhir orang tua Anda?
c.
Bagaimana pandangan orang tua Anda terhadap pekerjaan yang Anda pilih?
dan sebagainya.
4.
Kepribadian
a. Bagaimana Anda menjelaskan tentang diri anda?
b. Apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan Anda?
c. Bagaimana Anda menilai orang lain?
dan sebagainya.
36
5.
6.
7.
I.
Penilaian Pribadi
a. Menurut Anda, faktor-faktor apa sajakah yang mampu mengembangkan karir
Anda?
b. Faktor apa saja yang Anda rasa menjadi penghambat karir Anda?
c.
Apa yang paling mengesankan, menjengkelkan dan menyebalkan bagi diri
Anda?
d. Pengalaman yang bagaimanakah yang menurut Anda mampu menyenangkan
Anda?
dan sebagainya.
Tujuan Karir
a.
Apa yang menjadi tujuan karir Anda?
b.
Bagaimana Anda dapat mencapai tujuan karir Anda?
c.
Posisi apakah kira-kira yang cocok dengan diri Anda?
d. Mengapa Anda merasa cocok dengan posisi tersebut?
dan sebagainya.
Hobi dan lain-lain
a.
Apa yang Anda lakukan pada saat senggang?
b.
Apakah Anda pernah atau sering terlibat dalam kegiata-kegiatan sosial di
masyarakat ?
c.
Jelaskan tetantang hobi Anda?
d.
Jenis olahraga apa saja yang paling Anda gemari?
e.
Apakah anda selalu mengikuti perkembangan berita akhir-akhir ini?
f.
Buku, majalah, surat kabar serta bacaan apa yang paling Anda sukai ?
dan sebagainya.
ARUS PROSES WAWANCARA PEKERJAAN
Proses wawancara kerja merupakan serangkaian kegiatan yang tidak dapat dipisahkan
dari kegiatan penarikan (rekruitmen) tenaga karja.Dimana wawancara berperan dalam
menentukan layak atau tidak seseorang untuk menduduuki suatu jabatan tertentu.
Secara umum arus proses wawancara kerja terbagi dalam beberapa tahap, dapat
dijelaskan sebagai berikut :
1.
Pihak perusahaan dan pelamar harus dapat menilai tingkat kebutuhan atau
kepentingan yang ada. Bagi pelamar pentingnya wawancara ini sangat berguna bagi
perkembangan karir dan pekerjaan yang akan diterimanya. Sedang bagi perusahaan
kegiatan ini dimaksudkan sebagai sarana untuk memperoleh orang-orang yang sesuai
dan cocok dengan bidang pekerjaan yang ditawarkan.
2.
Sebelum pelamar mengajukan lmaran perkejaan sebaiknya perlu dilakukan
penyelidikan terhadap bidang pekerjaan yang akan dilamar. Hal ini dimaksudkan agar
bidang pekerjaan tersebut sesuai dengan latar belakang pendidikan dan, kemampuan
serta keahlian pelamar. penyelidikan pekerjaan dapat dilakukan dengan menyeleksi
setiap lowongan pekerjaan yang ditawarkan dan dibandingkan dengan latar belakang
pelamar.
3.
Tahap selanjutnya adalah membuat lamaran, pada tahap ini dituntut kemahiran
pelamar dalam menyajikan sebuah surat lamaran. Tidak ada pedoman yang baku
37
4.
5.
6.
7.
8.
9.
terhadap penulisan lamaran ini, hanya yang perlu diperhatikan dalam pembuatanya
haruslah dibuat semenarik mungkin karena surat lamaran tersebut akan menjadi nilai
jual bagi pelamar. Buatlah surat lamaran yang simple, padat, jelas dan tidak berbelitbelit. Perlu juga melampirkan resume yang berkualitas, yang menggambarkan
capabity pelamar. Buatlah resume mulai dari yang paling umum hingga yang paling
khusus, masukkan pula seluruh kelebihan atau kekuatan dirii, termasuk di dalamnya
pendidikan,pengalaman kerja, pelatihan yang telah diikuti, penghargaan-penghargaan
yang diperoleh serta hal lain yang dapat bersifat menjual diri pelamar sehingga
layak untuk dipertimbangkan.
setelah lamaran dibuat dan dikirim, tugas dari perusahaan adalah menyaring atau
menyeleksi lamaran yang diterima. proses penyaringan ini meliputi seleksi
administrasi terhadap lamaran tersebut. Menyangkut didalamnya kesesuaian antara
syarat dalam lowongan kerja dengan berkas-berkas yang dilampirkan. Ini merupakan
syarat minimal yang harus dipenuhi oleh pelamar sebagai tahapan awal dalam
melamar pekerjaan.
Setelah secara administrasi lmaran yang diajukan telah memenuhi syarat, tahp
selanjutnya adalah melakukan wawancara pendahuluan, yang bertujuan mengetahui
profil pelamar secara fisik serta mencari informasi mengenai minat pelamar, keahlian
dan keterampilan pelamar serta hal lain yang menyangkut diri pelamar.
apabila telah dinyatakan berhasil pada wawanvara pendahuluan pelamar akan
memasuki tahap selanjutnya yaitu wawancara lanjutan, Pada tahap ini pewawancara
akan memberikan pertanyan yang sifatnya lebih khusus seputar bidang pekerjaan
yang akan akan ditawarkan. Hal-hal yang sifatnya kompleks akan ditanyakan pada
tahap ini.
setelah dirasakan memenuhi kualifikasi bidang pekerjaan yang dibutuhkan, maka
pada tahap selanjutnya akan dilakukan tindak lanjut (foloow up) terhadap hasil
wawancara pendahuluan dan lanjutan. Bentuk dari follow up tersebut biasanya
diadakan seleksi lanjutan atau tes penentuan yang bertujuan untuk menyaring dan
menemukan sosok orang yang benar-benar sesuai dengan bidang pekerjaan yang
dimaksud, dapat berupa psikotes, tes kesehatan, wawancara penentuan, atau
penentuan akhir dari pihak manajemen perusahaan. Hal ini karena setiap bidang
pekerjaan yang ditawarkan mungkin hanya akan diberikan pad satu orang saja.
Setelah dinyatakan memenuhi standar atau kriteria yang yang ditetapkn dan layak
untukmenempati posisi jabatan tertentu, pihak perusahaan akan menentukan di bagian
mana pelamar yang telah berhasil tersebut akan ditempatkan, disesuaikan dengan
posisi atau jabatan yang dilamarnya.
Pada tahap terakhir setelah menempati posisi jabatan yang sesuai, bagi karyawan baru
perlu adanya pengenalan terhadap seluk beluk perusahaan serta tugas dan tanggung
jawab bidang pekerjaannya dalam suatu orientasi kerja. tujuan dari orientasi ini agar
karyawan yang bersangkutan memiliki bekal yang cukup dalam menjalankan
pekerjaannya.
38
PEWAWANCARA
ORANG YANG
DIWAWANCARAA
Menilai
Kebutuhan
Menyelidiki Pekerjaan
Menyaring
Pelamar
Membuat Lamaran
Wawancara
Seleksi
Penempatan
Wawancara
Tindak Lanjut
Orientasi
Gambar 5.2 Arus Proses Wawancara Pekerjaan
39
BAB
6
A.
KOMUNIKASI MELALUI
PROPOSAL
PROPOSAL
Proposal adalah jenis laporan khusus yang didesain untuk menawarkan suatu produk,
rencana atau proyek kepada pihak lain di luar perusahaan. Proposal harus disusun dengan
cermat dan menarik untuk meyakinkan pihak lain agar tertarik melakukan suatu kerja sama
yang berkaitan dengan aktivitas bisnis.
B.
FUNGSI DAN JENIS PROPOSAL
Proposal merupakan sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk mendapatkan

usaha baru atau memperbaharui dan meningkatkan hubungan bisnis yang telah berjalan.
Suatu perusahaan atau lembaga menerbitkan proposal untuk menawarkan jasa atau produk
dengan mengacu pada permintaan pengajuan proposal yang menyebutkan spesifikasi
produk atau jasa yang diinginkan oleh pihak pembeli. Permintaan pengajuan proposal
menyebutkan semua persyaratan yang harus dipenuhi dalam jangka waktu yang harus
ditepati oleh pihak pemasok sehingga hubungan bisnis kedua pihak dapat terwujud.
Proposal juga dapat berupa catatan transaksi antara pemasok dan perusahaan yang
telah menjalin hubungan bisnis dan kedua pihak telah menyetujui perjanjian untuk bekerja
sama sebelum proposal ditulis. Meskipun hubungan bisnis kedua pihak telah berjalan
dengan baik, proposal harus tetap dibuat dan diaujukan untuk bahan peninjauan dan
pertimbangan tentang hubungan bisnis antara perusahaan pemasok dan perusahaan penjual.
Proposal dapat diajukan berdasarkan permintaan pihal lain, dan dapat pula dibuat atas
inisiatif pihak perusahaan, organisasi, atau lembaga..
1.
Proposal berdasarkan permintaan klien.
Proposal ini dibuat atas permintaan pihak klien atau konsumen yang memesan untuk
dibuatkan produk tertentu. Permintaan biasanya dinyatakan dalam bentuk request for
proposal atau permintan proposal.
Pada saat menerima permintan prosal ini, mnajemen hrus menyatakan minat terhadap
pekerjaan tersebut dan memikirkan kemungkinan untuk dapat memperoleh barang
yang ditawarkan. Perusahaan meninjau persyartan, menetapkan lingkungan
pekerjaan, metode dan prosedur yang digunakan, dan perkiraan waktu yang
diperlukan, jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, dan biaya yang harus disediakan.
kemudian semua dituliskan dalam proposal untuk merespons dengan cermat dan
perhitungan yang tepat pada setiap permintaan yang diajukan dalam permintaan
proposal. proposal disusun dimulai dengan pembukaan pada bab pertama yang
menytakn tujuan proposal, menetapkan lingkup pekerjaan, menyajikan latar belakang
40
2.
C.
informasi, dan menerangkan btasan-batasan yang mungkin diterapkan dlam kontrak.

Badan proposal, yang merupakan bagian pokok, menyebutkan rincian tentang upaya
dan spesifikasi yang dipersiapkan untuk mengantisipasi berbagai kemungkinan yang
terjadi. sedangkan bagian uraian meliputi metode, jadwal, fasilitas, perlengkpan,
tenaga kerja, dan biaya yang akan digunakan dalam kontrak. Bagian akhir biasnya
berupa ringkasan pokok proposal dan meminta keputusan dari konsumen.
Proposal berdasarkan Inisiatif
Proposal ini dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan yang bertujuan untuk
mendapatkan konsumen atau mencari biaya untuk pengembangan perusahaan.
Proposal ditulis tidak berdasarkan permintaan dari konsumen atau klien.proposal ini
biasanya berisi penjelasan tentang alasan yang memotivasi pihak penerima agar
mengambil keputusan dan bertindak sesuai dengan tujuan proposal. Sebagai contoh,
perguruan tinggi yang mencari dana untuk membiayai penelitian atau riset ilmiah
terhadap sesuatu hal, dan untuk meyakinkan perusahaan proposal harus menunjukkan
srgi manfaat hasil riset tersebut
KOMPONEN PROPOSAL
Proposal terdiri dari komponen-komponen antara lain : bagian pembukaan, teks

proposal, dan bagian tambahan.
1.
Bagian Pembukaan
Bagian ini terdiri dari sampul, hlaman judul, daftar isi, dan daftar ilustrasi yang sama
dengan yang diterapakan pada laporan. Tetapi , pada bagian pembukaan lainnya
terdapat beberapa perbedaan sebagai berikut :
a.
Salinan atau foto kopi permintaan proposal, sebagai pengganti surat kuasa,
salinan atau fotokopi ini yang berupa surat atau memo permintaan proposal
untuk proyek tertentu digunakan sebagai pengganti surat kuasa.
b.
Surat pengantar, jika proposal dibuat berdasarkan permintaan klien atau pihak
konsumen, surat pengantar ditulis dengan menggunakan pola surat
pemberitahuan, dan apabila proposal dibuat atas dasar inisiatif perlu disertai
surat pengantar yang bernada persuasif.
2.
Teks Proposal
Teks proposal berfungsi membujuk konsumen atau klien agar mengikat kontrak
dengan pihak perusahaan atau lembaga yang mengajukan proposal, dan menyebutkan
persyaratannya. Bagian ini terdiri atas :
a.
Pembukaan, ditulis dengan berorientasi pada audiens, pihak yng membaca
proposal. Jika proposal disusun berdasarkan permintaan klien, pembukaan harus
mengacu pada permintaan proposal, jika hal ini tidak dilakukan maka proposal
harus menyebutkan faktor-faktor yang merupakan alasan pengujian proposal.
b.
Inti Proposal, bagian yang menguraikan tujuan pengajuan proposal yang
mencakup informasi antar lain : pendekatan yang diusulkan, rencana kerja,
pernyataan kualifikasi, dan biaya.
3.
Susunan Isi Proposal
41
Isi proposal yang disusun dengan baik terdiri dari tiga bagian yang panjangnya dapat
disesuaikan dengan tujua. Bagian tersebut antara lain :
a.
Bagian depan, menunjukkan bahwa pihak yang mengajukan proposal
memahami kebutuhan konsumen, menyatakan maksud dan tujuan pelaksanaan
pekerjaan dan hasil yang dapat diperoleh, mendorong minat untuk segera
mengambil keputusan.
b.
Bagian inti, diagram yang menunjukkan setiap tahapanpekerjaan, jadwal
pelaksanaan tahapan pekerjan, rincian keterangan hasil, prnyelesaian dan
keuntungan.
c.
Kesimpulan, pengalaman dan kapabilitas perusahan, prosedur untuk
pemanfaatan jasayang diberikan, kesimpulan yang mengarah pada penyerahan
pekerjaan.
D.
FORMAT PROPOSAL
Lembaga penyandang dana pada umumnya menyediakan formulir proposal yang

disesuaikan dengan permintaan. Perusahaan atau elembaga harus mengajukan permintaan
secara resmi dengan melampirkan rencana dan kebijaksanaan perusahaan. Jika perusahaan
mengeluarkan petunjuk khusus untuk format proposal, petunjuk tersebut harus ditepati dan
semua formulir yang diperlukan harus tersedia untuk melengkapi proposal.
E.
PENAMPILAN PROPOSAL
Proposal adalah sarana untuk mengemukakan potensi pembeli kepada perusahaan karena
penampilannya merupakan faktor yang harus diperhatikan. Penulisan proposal yang baik
perlu memperhatikan beberapa persyaratan sebagai berikut :
1.
Menggunakan sampul dari kertas tebal yang berkualitas baik dengan nama dan logo
perusahaan dengan warna yang mencerminkan citra perusahaan.
2.
Menggunakankertas berkualitas baik berwarna putih untuk penyajian uraian proposal
3.
Uraian ditulis dengan jarak 4 sentimeter dari batas tepi kertas sebelah kiri, kanan atas
dan bawah
4.
Diketik atau dicetak hanya pada satu sisi kertas dengan jarak dua spasi
5.
Menghindari setiap kesalahan agar dapat dibaca dengan mudah dan tidak
menimbulkan arti ganda yang dapat meragukan pembaca.
6.
Membuat anggaran yang tampak menarik karena halaman ini akan dibaca paling awal
oleh pengambil keputusan. Untuk itu, segala sesuatunya harus realistis.
42
Gambar 6.1. Sampul Proposal
43
Gambar 6.2 Bentuk Isi Proposal
44
BAB
7
A.
KOMUNIKASI MELALUI
LAPORAN
LAPORAN BISNIS
Laporan bisnis ialah setiap dokumen faktual yang menyatakan tujuan perusahaan
merupakan sarana manajerial untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi pada
pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif.
Laporan bisnis juga dapat diartika sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral ,
tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang
tau untuk kepentingan bisnis tertentu.
Laporan bisnis juga merupakan pesan-pesan yang objektif, tersusun secara teratur
yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari
saru institusi atau lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau
pemecahan masalah.
Laporan fakta meliputi kejadian-kejadian, kondisi, mutu, perkembangan, hasil,
produk, masalah, atau saran pemecahan. Laporan dapat membantu penerima memahami
situasi bisnis yang kompleks, menyelesaikan tugas-tugas teknik, atau merencanakan
prosedur-prosedur, pemecahan masalah, dan membuat kebijakan tentang perencanaan
strategis.
Penulisan laporan bisnis biasanya digunakan untuk beberapa keperluan atau maksud
tertentu, antara lain:
1.
Mengawasi dan mengendalikan operasional perusahaan.
2.
Membantu mengimplementasikankebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang
telah ditetapkan perusahaan.
3.
Memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi
perusahaan.
4.
Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan
internal maupun eksternal perusahaan.
5.
Memganalisis dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan
atas hal-hal tertentu.
Laporan bisnis yang dibuat baik secara periodik maupun secara spontanitas harus selalu
dikembangkan baik dari sisi penampilan maupun isi atau materi yang disajikan. Tujuan
pengembangan laporan untuk menjadikan informasi yang disampaikan jelas dan mudah
dipahami. Materi laporan yang disampaikan harus sebatas yang perlu diketahui oleh pihak
pembaca, disampaikan secara tertulis dalam bentuk cetakan atau secara elektronis melalui
bantuan komputer.
45
PEMEGANG SAHAM
Laporan
DEWAN KOMISARIS
Laporan
MANAJEMEN EKSEKUTIF
Laporan
Produksi
FUNGSI OPERASIONAL DAN STAF

Keuangan
Pemasaran
Personalia
Gambar 7.1. Aliran Suatu Laporan Bisnis
B.
KLASIFIKASI LAPORAN BISNIS
Ditinjau dari bermacam jenisnya laporan memiliki bentuk serta klasifikasi yang
berbeda-beda. Klasifikasi dari setiap laporan dapat dikelompokkan sebagai berikut :
1.
Laporan individu dan laporan resmi
Laporan ini dibuat atas inisiatif seseorang dan oleh karenanya memerlukan rincian
dan pendukung yang lebih banyak daripada laporan resmi yang dibuat berdasarkan
permintaan pihak lain. pada waktu menyusun laporan individu, pembuat laporan lebih
banyak menyampaikan latar belakang pokok laporannya, dan menerangkan tujuan
laporan.
2.
Laporan rutin dan laporan khusus
46
3.
C.
Laporan rutin atau laporan berkala diajukan berdasarkan aktivitas yang rutin
dilakukan. Laporan rutin biasanya telah dibuat dalam bentuk tetap dengan beberapa
kolom kosong pada bagian-bagian tertentu.
Laporan internal dan laporan eksternal
Laporan internal pada umumnya bersifat tidak seperti laporan eksternal yang dibuat
kebih formal.
BAGAN LAPORAN BISNIS
Gambaran umum sebuah laporan bisnis terdiri dari beberapa bagian yaitu
pendahuluan, teks, dan penutup.
1.
Pendahuluan
Dalam bagian ini terdapat beberaP hal yang perlu untukm diperhatikan dan
merupakan bagian yang akan ditulis.
a.
Pemberi kuasa adalah orang yang meminta laporan
b.
Laayout atau rencana presentasi yang berisi apa yang akan dibahas dalam
laporan bisnis.
c.
Masalah yang biasanya diletakkan pada awal-awal pendajuluan sebelum
maksud dan tujuan.
d.
Maksud penulisan laporan bisnis harus nampak dalam bagian pendahuluan,
terdiri dari tujuan , misi, strategi, atau sasaran.
e.
Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan
untuk sebuah laporan bisnis.
f.
Metodologi menyangkut pada cara pengumpulan data atau informasi.
g.
sumber-sumber primer atau sekunder yang meliputi antara lain publikasi,
catatan perusahaan, surat , memo, hasil wawancara karyawan, dan sebagainya.
h.
Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti perlu juga dimasukkan, agar
memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap pokok
bahasan.
i.
Definisi istilah perlu dicantumkan agar tidak terjadi salah penafsiran, manakala
di gunakan definisi atau istilah-istilah yang tidak umum ayau lazim.
j.
Keterbatasan seperti dana, waktu, biaya, asisten peneliti, atau data yang
tersedia.
k.
Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan dalam
suatu laporan bisnis.
2.
Teks
Bagian ini berisi inti dari laporan bisnis yang dibuat dan merupakan bagian yang
terpanjang dalam laporan tersebut. Pada bagian ini dibahas dan dikembangkan hal-hal
yang penting secara rinci. Disamping itu, bagaian ini akan membantu dalam mencapai
tujuan atau maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik,
harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-hal yang
tidak diperlukan serta yang tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis
tersebut.
3.
Penutup
47
Bagian ini berfungsi unruk merangkum laporan yang sudah dibuat secara
menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberikan rekomendasi. Pengambilan
kesimpulan akhir haruslah didasari oleh isi dari laporan bisnis yang dibuat, tidak
memasukan hal-hal yang ttidak dibahas pada bagian sebelumnya. Biasanya pada
bagian ini terdapat beberapa sub bagian antara lain :
a. Rangkuman, merupakan ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
b. Kesimpulan, berisim evaluasi fakta-fakta dan data-data yang dibahas, tanpa
memasukkan pendapat pribadi.
c. Rekomendasi. merupakan saran suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulan yang telah dibuat.
d. Rencana tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu
pelaksanaan, anggaran yang diperlukan, serta orang-orang yang bertanggung
jawab terhadap kegiatan bisnis yang dilakukan.
D.
LAPORAN INFORMASIONAL
Laporan informasional semata dimaksudkan untuk menyajikan informasi, tanpa upaya

untuk menganalisis dan menafsirkan arti data. Laporan informasional dapat diklasifikasikan
sebagai berikut :
1.
Laporan pemantauan dan pengendalian
Aplikasi lporan dalam dunia bisnis pada umumnya adalah untuk memantau dan
mengendalikan operasi perusahaan. Laporan ini didasarkan pada data. Laporan ini
terbagi dalam beberapa jenis antara lain perencanaan, laporan operasi, laporan
aktivitas perorangan.
2.
Laporan penerapan kebijaksanaan dan prosedur
Laporan yang mencatat dan menerangkan kebijaksanaan dan prosedur perusahaan.
3.
Laporan pelaksanaan peraturan pemerintah
Laporan ynag digunakan dalam menyikapi setiap peraturan yang telah ditetapkan
oleh pemerintah. kepatuhan perusahaan pada peraturan pemerintah diatur dengan
laporan kepatuhan.Laporan ini merupakan laporan pemantauan atau pengawasan bagi
pemerintah yang berfungsi dalam hubungannya antara perusahaan dengan
pemerintah.
Lembaga pemerintah mengeluarkan pedoman penulisan laporan ini, yang
menekankan transparansi, ketelitian, dan akurasi.
4.
Laporan dokumentasi perkembangan
Kemajuan suatu perusahaan biasanya tercermin dari perkembangan yang dialami oleh
perusahaan tersebut, baik ditinjau dari segi laba atau keuntungan, prospek ke depan
serta hasil yang lain. Tingkat perkembangan yang dicapai tersebut haruslah di
buatkan laporannya, yang dapat dijadikan catatan untuk keperluan analisis
perusahaan di masa yang akan datang.
Laporan bisnis yang paling penting adalah laporan yang dapat membantu manajer
dalam mengambil keputusan. Keputusan manajer pada umumnya bergantung pada laporan
analisis dari anggota staf bawahannya yang memberikan informasi, analisis dan
rekomendasi.
48
Untuk menulis suatu laporan diperlukan perencanaan yang cermat. Sebelum

mengawali laporan, pembuat laporan perlu menerapkan serangkaian tahapan sebagai
berikut :
1.
Menetapkan permasalahan yang perlu diatasi
2.
Mengembangkan pengungkapan tujuan
3.
Menyiapkan rencana kerja
4.
Menghimpun, menganalisis, mengintepretasikan data, menarik kesimpulan dan
mengembangkan rekomendasi
Meskipun demikian keempat tahapan tersebut tidak merupakan syarat mutlak untuk
setiap laporan. Penerapannya bergantung pada jenis laporan yang disusun. Untuk laporan
yang penyusunannya memerlukan riset, penyusun laporan perlu memperhatikan lima
tahapan sebagai berikut :
Tahap 1
Tahap 2
Mengindentifikasikan pertanyaan yang tepat.
Memahami latar belakang
Mengembangkan pertanyaan sekunder
Ikhtisar pendekatan
Mengidentifikasikan kata kunci dan subjek

Mencari dan mengakses informasi
Identifikasi dan akses sumber informasi sekunder terbaik
Meningkatkan teknik pencarian
Mengidentifikasikan dan mengakses sumber-sumber informasi.
Tahap 3
Mengevaluasi dan menyelesaikan dokumen asli
Menguji kredibilitas, penyimpangan, kelengkapan, dan akurasi
Memperioritaskan penghapusan sumber yang dianggap lemah.
Mengisi kesenjangan denganriset tambahan.
Tahap 4
Proses Informasi
Membaca materi dan membuat catatan
Memberikan penilaian yang tepat
Tahap 5
Analisis dan Intepretasi data
Mencari pola yang sesuai
Mengujikebenaran atau menolak kesimpulan
49
BAB
8
A.
PRESENTASI BISNIS
TUJUAN PRESENTASI BISNIS
Presentasi bisnis dapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalm setiap kegiatan
bisnis. Seorang pembicara yang melakukan presentasi di hadapan audiens tentunya
memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Untuk melaksanakan hal tersebut diatas tentu
dibutuhkan kesiapan mental dan pemahaman materi yang ingin disampaikan, alat bantu
yang digunakan serta pemahaman yang baik terhadap audiens.
Setiap presentasi yang dilakukan memiliki tujuannya tersendiri, tergantung pada kondisi
serta maksud dilakukannya presentasi tersebut. Secara umum tujuan dari suatu presentasi
bisnis antara lain:
1.
Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens
Pesan-pesan bisnis yng disampaikan haruslah menarik, sederhana ,mudah dipahami
,dan enak didengar oleh audiens. Hal yang perlu dihindari adalah melakukan
presentasi yang sifatnya membosankan , monoton, tidak jelas dan penggunaan bahasa
yang sulit dipahami.
2.
Menghibur audiens
Selain memberikan informasi, presentasi bisnis juga memiliki tujuan untuk
menghibur audiens. Dalam art bahwa untuk mencapai tujuan presentasi bisnis,
seseorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor yang segar yang mampu
menghidupkan suasana. Namun demikian, suasana yang sebenarnay perlu tetap dijaga
agar tidak lepas kendali dan tujuan presentasi yang sebenarnya tidak tercapai.
Seorang pembicara yang ahli dan berpengalaman tentunya tahu kapan ia harus
berlaku serius dalam menyampaikan presentasinya, serta kapan ia harus menyisipkan
humor-humor kecil yang dapat membuat audiens lebih fresh dan tidak bosan.
3.
Menyentuh emosi audiens
Selain muatan inti dari presentasi disampaikan, serta mampu menghibur para audiens,
prensentasi juga harus mampu menyentuh emosi dan perasaan audiens dalam
memahami materi atau isi dari presentasi. dibutuhkan suatu keahlian tersendiri dalam
penyampaiannya. Biasanya pada saat menyampaikan presentasi pembicara
mengkombinasikan kemampuan ekspresi, intonasi suara, sikap sehingga mampu
membuat audiens terhanyut dalam pemahamannya.
4.
Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu
Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakan secara eksplisit dan
bukan menggunakan bahasa basa-basi. artinya apa yang diinginkan pembicara harus
secara tegas dan jelas tercakup dalam presentasi.
50
B.
PERSIAPAN DASAR
Presentasi yang baik haruslah didahului dengan persiapan yang matang, karena
dengan melakukan persiapan setidaknya kita telah memiliki bahan yang akan kita
sampaikan. Persiapan-persiapan tersebut meliputi :
1.
Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan.
Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam
sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pa
kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkan dung
dalam isi materi presentasi. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan
akan menghambat penyampaian pesan kepada audiens, serta akan memberikan image
yang kurang baik bagi pembicara tersebut.
2.
Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.
Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga
dipengaruhi oleh bagaimana cara membawakannya. Apabila penyampaian presentasi
dilakukan secara menarik, maka audiens akan merasa senag. Terlebih jika pada saat
presentasi pembicara menggunakan berbagai macam alat bantu sebagai penunjang
presentasi, seperti OHP, LCD pojector, slide serta penggunaan audio visual.
3.
Menganalisis siapa audiens.
Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa
sebenarnya yang menjadi audiens. Metode yang digunakan adalah dengan
menggunakan kata tanya seperti apa, dimana, kapan, mengapa dan bagaimana, maka
pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang
dimaksud.
4.
Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.
Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat
dimana ia akan melakukan presentasi. Pengenalan terhadap lokasi ataupun tempat akn
sangat membantu pembicara dalam menyampaikan presentasi, penggunaan alat serta
menentukan teknik penyampaian presentasi.
C.
TAHAP-TAHAP PRESENTASI LISAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS
Presentasi yang dilakukan secara lisan haruslah disampaikan secara sistematis. Hal ini
untuk mencegah agar apa yang telah dan akan disampaikan tidak keluar dari topik utama
pembicaraan, setidaknya dalam melakukan presentasi lisan harus memperhatikan tahapantahapan sebagai berikut :
1.
Persiapan berbicara (presentasi) yang berisi penetapan tujua, analisis audiens,
perencanaan isi, panjang dan gaya bicara.
2.
Pengembangan presentasi meliputi pembukaan, pokok-pokokpresentasi, penutup,
tanya jawab dan alat bantu visual.
3.
Penyampaian presentasi atu pidato.
51
D.
PRESENTASI LISAN YANG BAIK
Biasanya presentasi lisan yang dilakukan dengan baik ditunjang atau ditentukan oleh
kepiawaian seorang pembicara dalam menyampaikan presentasinya. Kepiawaian pembicara
dalam menyampaikan presentasinya terlihat pada kriteria yang dimilik oleh pembicara
tersebut antara lain :
1.
Mempunyai wawasan, mengetahui dengan tepat kekurangan dan kelebihan yng ada
pada dirinya.
2.
Dapat mengetahui dan mengenal audiens, berusaha memahami sifat pihak yang telah
memberikannya kesempatan untuk menyampaikan presentasi dan menunjukkan
kepedulian kepada mereka.
3.
Mengetahui alasan sehingga mereka perlu berbicara dan berharap dapat memenuhi
alasan tersebut melalui presentasi yang disampaikan.
4.
Senantiasa berlatih agar mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan
informasi di pihak audiens dan bersedia memberikan jawaban atas pertanyaanpertanyaan yang mungkin diajukan oleh audiens.
5.
Menganggap penyajian suatu presentasi sebagai sebuah prestasi. Menyadari bahwa ia
harus berusaha keras untuk dapat menarik perhatian audiend terhadap materi yang
sisampaikan, mampu memahami sikap audiens yang tidak selalu konsisten.
6.
Dapat menerima kritik atau analisis purna presentasi mengenai berbagai hal
berkenaan dengan presentasinya.
Sedangkan syarat untuk menjadi seorang pembicara yang handal meliputi :
1.
Mengetahui dengan jelas tujuan presentasi
2.
Menguasai subjek presentasi
3.
Yakin bahwa subyek yang dipresentasikan bermanfaat bagi pendengarnya
4.
Mengetahu latar belakang audiens
5.
Menguasai bahasa pengantar yang juga dikuasai audiens
6.
Jujur, sabar, ramah, dan penuh percaya diri
7.
Mengusai teknik dasar berkomunikasi bisnis yang efektif
E.
PRESENTASI INFORMATIF
Presentasi merupakan suatu cara penyampaian informasi yang dimiliki oleh seorang
pembicara kepada audiens. Biasanya informasi yang disampaikan memiliki muatan
tersendiri. Secara umum presentasi yang didalamnya terdapat penyampaian informasi
memiliki implementasi antara lain:
1.
Presentasi yang bertujuan memberikan keterangan
2.
Presentasi deskriptif yang bertujuan menyampaikan uraian atau penjabaran
3.
Presentasi yang bertujuan menyampaikan definisi.
Keberhasilan presentasi juga didukung oleh empat macam faktor lain yaitu :
1.
Paralaguage
Cara pembicara menyampaikan pesan, termasuk di dalamnya kecepatan berbicara,
nada, volume suara serta artikulasi kata.
2.
Body language
52
3.
4.
F.
Sering disebut juga dengan komunikasi non verbal, badan dan bagian badan tertentu
dapat dipergunakan sebagai alat pendukung efektifitas presentasi. Bagian badan yang
dapat membantu efektifitas presentasi terutama wajah, mata, tangan dan posisi badan
selama presentasi.
Kondisi ruangan presentasi
Tata ruang dan kondisi ruangan presentasi dapat membantu atau menghambat
efektifitas presentasi. Ruangan yang luasnya sepadan dengan jumlah audiens
dirasakan nyaman oleh pembicara dan audiens.
Faktor-faktor lain
Termasuk dalam faktor lain yang dapat mempengaruhi keberhasilan presentasi adalah
penampilan pembicara dan pakaian yang dikenakan.
MENGORGANISASIKAN PRESENTASI
Presentasi yang baik dapat disampaikan dengan mengikuti pola-pola tertentu,

sehingga apa yang akan disampaikan dapat dengan mudah dimengerti oleh orang yang
mendengar atau menyimak presentasi tersebut.
Ada beberapa pola yang dapat digunakan dalam mengorganisasikan suatu presentasi antara
lain:
1.
Pola Kronologis
Pola penyampaian presentasi yang berisi urutan-urutan tentang isi dari presentasi
mulai dari membahas tentang latar belakang, kondisi yang terjadi saat ini, kemudian
dilanjutkan dengan inti atau maksud presentasi tersebut.
2.
Pola Spasial
Pola ini lebih praktis untuk ringkasan informasional, tetapi pola ini dapat diadaptasi
untuk membuat proposal persuasif. Bila hal pokok suatu presentasi berhubungan
dengan promosi suatu produk atau jasa, dengan menekankan struktur atau fungsi tiam
item, maka menyajikan gagasan spasial terbukti akan bermanfaat.
3.
Pola Topikal
Pola yang berhubungan dengan topik, topik utama dibagi ke dalam dua halatau
kategori utama. Seringkali, hal ini melibatkan pembuatan daftar alasan yang
membenarkan penerimaan proposal. Makasud utama tidak memiliki hubungan yang
logis selain hubungan dengan tujuan atau topik utama. Pola ini dapat digunakan pada
hampir setiap persoalan, tujuan atau khalayak, pola topikal ini merupakan metode
yang berguna untuk organisasi presentasi.
4.
Pola Kausal
Cara lain untuk menyusun gagasan adalah membahas penyebab suatu masalah dan
mempertimbangkan akibat atau hasil berikutnya. Atau dapat membaliknya
dengancara memeriksa kondisi yang sudah diketahui (akibat) dan kemudian
memberikan penjelasan mengenai penyebab-penyebabnya.
5.
Pola Pemecahan Masalah
Dalam pola ini membagi topik menjadi dua hal utama merupakan cara yang paling
sederhana dalam menggunakan pola ini. Hal yang pertama menunjukkan atau mendiagnosis
masalah, dan dalam hal kedua memberikan suatu cara.
53
G.
MENGAKHIRI PRESENTASI
Setiap presentasi, apakah presentasi itu pendek atau panjang, memerlukan

pendahuluan pesan dan mengkaji pesan pada bagian akhir. Bagian akhir dari presentasi
disebut juga dengan penutup biasanya berisi kesimpulan dan beberapa hal yang dijadikan
rekomendasi untuk pelaksanaan suatu kegiatan.
Kesimpulan sebagian besar merupakan ulasan. Terdapat beberapa komponen yang
harus dikumpulkan untuk memenuhi fungsi tersebut.
1.
Meringkaskan hal-hal utama
Dalam penyampaian presentasi, seorang pembicara hendaknya harus mampu
membuat isi atau materi presentasi dibuat seringkas mungkin, dalam arti hanya
pokok-pokok bahasan saja yang disampaikan. Perlu dihindari penyampaiaan sesuatu
yang menyimpang dari pokok bahasan utama serta hal-hal yang hanya aakan
membuang waktu saja.
2.
Memusatkan tema dan tujuan anda
Saat penyampaian presentasi dilakukan, pembicara harus selalu fokus pada apa yang
disampaikan, jangan menyampaikan sesuatu diluar pokok materi yang telah
disiapkan. Hal ini bertujuan agar presentasi yang disampaikan akan memiliki arah
pembicaraan yang sesuai dengan tema dan tujuan presentasi.
3.
Mengingatkan kembali para penyimak tentang desakan/urgensi perusahaan
Presentasi yang baik biasanya berisi hal-hal yang sangat ingin diketahui oleh para
penyimak. Penyimak tentu akan sangat antusias mengikuti presentasi karena terdapat
maksud didalamnya yaitu ingin mengetahui secara jelas isi dari presentasi, Oleh
karena itu tugas dari seorang pembicar adalah selalu menyampaikan hal yang
menuntut keseriusan penyimak untuk mampu menerapkannya, terlebih jika
menyangkut tentang kebijakan perusahhaa.
4.
Memberikan jalan tindakan yang jelas kepada para penyimak
Sampaikan pila solusi atau tindakan yang dapat dijadikan pedoman bagi para
penyimak untuk dapat menjalankan hal-hal atau misi yang terkandung dalam
presentasi yang disampaikan.
5.
Mempersilahkan pengajuan pertanyaan
Pada bagian-bagian tertentu, berikanlah kesempatan audiens atau penyimak untuk
menyampaikan sesuatu yang belum atau kurang jelad dengan cara mengajukan
pertanyaan. Hal ini merupakan feedback atau respons yang baik apabila dalam
presentasi tersebut terjadi interaksi, sehingga hal-hal yang belum atau kurang jelas
tadi dapat ditemukan solusi atau jalan keluarnya.
54
BAB
9
RAPAT DALAM DUNIA BISNIS
A.
RAPAT
Rapat memegang peranan penting dalam dunia bisnis modern. Pengambilan
keputusan dan aktivitas pelaku bisnis dikoordinasikan melalui rapat. Interaksi peserta rapat
harus menuju pada suatu keputusan yang menguntungkan berdasarkan perpaduan
pemikiran kelompok. Rapat bisnis mengembangkan rasa memiliki dan tanggung jawab
bersama diantara para personel sebuah perusahaan karena mereka berbagi ide dan informasi
dalam pengambilan keputusan.
Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa
kebersamaan, sebaliknya rapat yang tidak efektif hanya menyia-nyiakan waktu. Rapat
bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Selain merupakan pembiayaan
yang sia-sia, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang
tidak tepat dan pemborosan biaya.
Untuk mewujudkan rapat yang demikian diperlukan perencanaan yang matang, tujuan
yang pasti dan penyusunan agendayang rinci. Pada saat rapat berakhir setiap peserta
mengetahui hasil rapat seutuhnya.
Rapat yang baik menghasilkan ide, keputusan dan reaksi langkah lanjut yang
sempurna. Perusahaan dan setiap orang yang terlibat di dalamnya mendapatkan hasil sesuai
dengan yang diinginkan. Ketika peserta rapat berkumpul terjadi interaksi pemikiran dan
kepribadian di ruang rapat. Ketika interaksi berakhir informasi, konsep dan pemikiran telah
teruji dan bercampur menjadi satu membentuk pemikiran baru yang terpadu.
B.
DEFINISI RAPAT
Rapat dalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna

melaksanakan urusan perusahaan. Bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat
orang atau lebih, ciri rapat perperusahaan untuk komunikasi, perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan atau pemberian motivasi kepada elemen
perusahaan.
Pimpinan mengadakan rapat dikarenakan orang-orang yang melaksanakan pekerjaan
yang berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena
pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidk terdapat di
dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang.
55
C.
PENYELENGGARAAN RAPAT
Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan

untuk keberhasilannya. Tahapan-tahapan tersebut antara lain :
1.
Menetapkan perlu atau tidaknya rapat
Rapat adlah aktivitas yang memerlukan biaya dan waktu. Sebelum undangan
disampaikan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan satu-satunya cara yang terbaik
untuk mencapai rujuan. Penyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan atas dasar
perlu atau tidakinya interaksi kelompok untuk membahas suatu subjek. Jika subjek
yang akan dibicarakan cukup disampaikan secara tertulis dengan menggunakan
memo, atau dengan suatu oercakapan mka rapat tidak perlu diselenggarakan.
2.
Menetapkan tujuan rapat
Rapat secara umum digolongkan sebagai rapat informasional atau rapat pengambilan
keputusan. Tujuan dari rapat informasional adalah untuk berbagai informasi dan
mengkoordinasikan suatu tindakan. rapat pengambilan keputusan biasanya berkenaan
dengan persuasi, analisis dan pemecahan masalah. Pada rapat ini peserta diberikan
kesempatan untuk menyampaikan pendapatnya dalam suatu perdebatan.
3.
Memilih peserta rapat
Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah persrtatidak banyak.
Rapat yang ideal maksimal diikuti oleh tujuh orang perserta. Semakin banyak peserta
rapat, maka semakin banyak pula komentar atau pendapat yang disampaikan sehingga
rapat tidak efisien.
4.
Menyusun agenda
Meskipun subjek rapat telah disebutkan dalam agenda, pimpinan rapat perlu
mempersiapkan rincian materi yang akan dibahas dan membagikannya kepada peserta
beberapa hari sebelum rapay dilaksanakan.
AGENDA
RENCANA RAPAT TAHUNAN
20 Maret 2007
Pukul 10.00 WIB
Ruang Rapat Eksekutif
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Presensi
Persetujuan agenda
Persetujuan lama (waktu) rapat
Laporan pimpinan
Laporan manajer
a. Pengembangan pasar
b. Produk baru
c. Keuangan
Pekerjaan yang ditunda
Pengembangan tugas
Pengumuman
Penundaan
Tanya jawab
Gambar 9.1 Contoh Agenda Rapat

56
5.
Memimpin rapat
Keberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh efektifitas pimpinan. Rapat dikatakan
produktif jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih secara cermat
Pimpinan rapat adalah orang yang bertanggungjawab atas berlangsungnya rapat.
Seorang pimpinan rapat yasng bsik tidak mendominasi seluruh rapat sehingga
membatasi kesempatan peserta untuk memberikan saran atau masukan, tetapi juga
tidak bersikap pasif sehingga kendali atas rapat yang dipimpinnya.
Penyelenggaraan rapat biasanya didasarkan pada bermacam-macam alasan serta
maksud dan tujuan, diantaranya :
1.
Untuk Menerima Laporan dari Peserta Rapat
Laporan yang disampaikan dalam rapat akan lebih jelas apabila diuraikan dengan
menggunakan alat bantu visual yang berupa grafik dan gambar sehingga lebih nyata
dan mudah diingat. Juga membuka kesempatan berdiskusi untuk menentukan langkah
selanjutnya.
2.
Untuk Mencapai Keputusan Bersama
Rapt ini memberi kesempatan kepada setiap peserta rapat untuk menyatakan
pendapat. Kesepakatan berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan oleh
peserta melalui persetujuan bersama.
3.
Untuk Menganalisis dan Memecahkan Masalah
Pada saat permasalahan teridentifikasikan, diskusi kelompok menyumbangkan
wawasan dan pengalaman yang berkaitan dengan permasalahan. Rapat akan efektif
jika terdapat keseimbangan antara interaksi ide, pengalaman, informasi, dan
wawasan.
4.
Untuk mencapai Kesamaan Pemikiran, Program, atau Keputusan
Ide, program, dan keputusan beru merupakan komoditi yang dapat ditawarkan
kepada pihak lain. Tolak ukur tingkat kualitasnya adalah kesediaan audiens dalam
rapat untuk menerimanya. Apabila rapat secara aklamasi dapat menerima, hal ini
membuktikan komoditi tersebut mempunyai daya jual.
5.
untuk Mencapai Tujuan Pelatihan.
Rapat merupakan tempat pelatihan bagi pesertanya. Dalam rapat, perserta rapat dapat
belajar dari orang-orang yang telah mahir dalam menyampaikan informasi.
6.
Untuk Menyatukan Pandangan yang Berbeda
Perbedaan pendapat yang tajam merupakan sesuatu yang wajar terjadi dan dapat
dimanfaatkan oleh perusahaan. Pertukaran pemikiran dan ide merupakan sesuatu
yang kreatif dan dinamis. Rapat yang memberikan kesempatan peserta untuk
mengutarakan pendapat mereka membantu terciptanya kesempatan untuk
mengajukan pertanyaan dan peluang untuk pengembangan pandangan atau penilaian
peserta.
7.
Untuk Menyampaikan Informasi Kepada Audiens.
Informasi yang disampaikan dengan penyampaian yang baik dan dengan dibantu oleh
sarana penunjang akan menghasilkan informasi yang dapat mengundang penafsiran
yang luas dipresentasikan dalam rapat. Pembicara dapat menjawab setiap pertanyaan
dan menghindarkan Audiens dari salah penafsira.
8.
Untuk Memastikan Bahwa Audiens Sependapat Dengan Informasi yang Disampaikan
57
Presentasi dalam suatu rapat atau pertemuan memungkinkan terjadinya kesalahan

pemahaman informasi dapat diperkecil atau dinetralisir. Dalam forom rapat seorang
audiens dapat mengajukan pertanyaan untukk mendapat jawaban yang tepat sehingga
kesalahan pemahaman dapat dihindari.
D.
KESALAHAN YANG PERLU DIHINDARI DALAM RAPAT
Agar rapat dpat berjalan dengan baik dan sesuai dengan maksud dan tujuan dari rapat
itu sendiri, ada beberapa hal yang perlu dihindari yang akan menjadi faktor kesalahan
dalam rapat, yaitu :
1.
Monopoli oleh pimpinan rapat, perserta rapat tidak diberikan kesempatan untuk
menyampaikan pendapat yang mungkin saja pendapat mereka itu berisi hal-hal yang
dapat membantu perkembangan perusahaan. Adanya monopoli dari pimpinan rapat
akan membatasi kreativitas dari tiap peserta, dan mungkin saja dari sebagaian mereka
akan kecewa dan tidak akan memperhatikan materi rapat yang ada. Hal semacam ini
sebaiknya dihindari agar suasana rapat menjadi lebih mengarah pada tujuan yang
sebenarnya.
2.
Melawak, jika rapat hanya diisi dengan obrolan-obrolan yang tidak berguna seperti
melawak, tentunya tidak akan membawa dampak yang baik bagi pelaksanaan rapat
itu sendiri. Memang dalam penyampaian materi kadang kala perlu adanya ungkapan
humor yang dapat menghilangkan kejenuhan. Namun jika seluruh pembahasan rapat
diisi dengan humor, tentunya akan mengurangi arti dan makna dari rapat itu sendiri.
3.
Lepas kendali, apabila terjadi perdebatan dalam rapat, hendaknya masing-masing
orang yang terlibat dalam rapat tersebut harus mampu menahan diri serta tidak lepas
kendali dan emosional. Suasana rspat yang ysng dipenuhi dengan situasi emosional
dan tidak terkendali hanya akan membuat kisruh rapat saja, sehingga tujuan rapat
yang sebenarnya tidak tercapai.
4.
Mengumpat, terkadang dalam memimpin rapat, seorang pemimpin menggunakan
teknik atau metode rapat yang mungkin kurang sesuai dengan apa yang diharapkan
oleh peserta rapat. Bagi perserta rapat hendaknya tidak langsung appriory atau
mengumpat-umpat karena tidak menyukainya. Peserta rapat hendaknya sabar dan
tetap mengikuti rapat sampai selesai. Dalam hal keputusan rapat telah ditetapkan, dan
terkadang kurang sesuai dengan keinginan khalayak, maka bagi peserta rapat dapat
menerimanya secara lapang dada atau legowo karena keputusan tersebut
merupakan hasil akhir yang menjadi keputusan bersama.
5.
Memberi keleluasaan terlalu longgar, hendaknya peserta rapat tidak diberikan
keleluasaan yang longgar karena hanya akan menyebabkan hujan pendapat yang
tidak akan menimbulkan suatu titik temu. Perlu adanya pembatasan terhadap
keinginan para peserta yang ingin menyampaikan pendapat, saran atau kritikan.
6.
Menjawab pertanyaan dengan nada jengkel, memang bagi pemimpin rapat sering
harus menjawab pertanyaan yang dilontarkan oleh peserta rapat. Apabila pertanyaan
yang diajukan tersebut mungkin kurang berkenan pada dirinya ada baiknya ia
menahan diri dan menjawab dengan menggunakan kata-kata yang persuasif, tidak
merasa jengkel, emosi apalagi sampai marah-marah.
58
7.
Tidak siap, matangnya persiapan sebelum, pada saat, dan sesudah rapat akan sangat
menunjang kelancaran rapat itu sendiri. Persiapan disini menyangkut, materi, alat
bantu, undangan bagi peserta, ruangan dan persiapan pemimpin rapat itu sendiri
dalam menyampaikannya. Kesemuanya itu harus diperhatikan agar rapat yang
berlangsung dapat berjalan dengan lancar.
Di lain pihak seorang manajer juga harus memahami bahwa tidak semua karyawan
menyukai rapat. Ada beberapa sebab, mengapa karyawan enggan atau kurang interest
mengikuti jalannya rapat :
1.
Rapat terlalu lama.
2.
Agenda rapat terlalu padat.
3.
Peserta rapat terlalu banyak.
4.
Orang yang berkompeten tidak hadir.
5.
Orang yang tidakdiperlukan hadir dan merusak suasana rapat.
6.
Rapat diselenggarakan tanpa perencanaan yang baik.
7.
Rapat diselenggarakan dengan alasan yang kurang tepat.
8.
Pembahasan materi rapat terlalu panjang karena lemahnya kepemimpinan.
9.
Waktu rapat bersamaan dengan rapat yang lain.
10. Rapat berakhir tanpa kesimpulan.
11. Peserta rapat hadir tanpa persiapan yang memadai
E.
FUNGSI RAPAT DALAM KOMUNIKASI BISNIS
Fungsi rapat adalah untuk mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat.
Manajer menerima informasi melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai
perusahaan dan individu dari berbagai penjuru. Pengambilan keputusan yang didasarkan
pada informasi berpengaruh pada setiap aspek perusahaan antara lain penjualan, pemasaran,
manufaktur, keuangan dan perencanaan.
Informasi yang diperoleh disampaikan kepada staf dan manajer sebagai dasar pengambilan
keputusan, pengembangan produk, pengembangan perusahaan, perubahan atau
penyempurnaan kebijakan. Untuk mengantisipasi arus masuk informasi yang demikian
cepat, menuntut diselenggarakannya rapat yang efektif. Rapat harus diselenggarakan
dengan baik agar dapat mengambil manfaat dari perkembangan informasi yang cepat
dengan tepat.
F.
DINAMIKA DAN SITUASI RAPAT
Rapat bisnis merupakan suatu aktivitas yang dinamis tapi rapuh. Dinamika rapat sangat
ditentukan oleh penyelenggaraan rapat, yakni orang yang mengundang rapat. Mereka
mengendalikan peserta rapat dan bertanggung jawab atas terciptanya suasana rapat yang
kondusif. Untuk itu penyelenggara rapat harus memiliki kapasitas kemampuan yang
memadai dalam hal pengetahuan tentang alasan diselenggarakannya rapat, seperta yang
harus diundang, dan tempat penyelenggaraan rapat yang memadai. Kekuatan dinamika
rapat bermula dari kesiapan seluruh peserta sebelum rapat dimulai.
Suasana rapat dapat bersifat positif, negatif atau netral. Dalam suasana yang netral, rapat
diselenggarakan dalam suasana yang kurang membangkitkan minat peserta untuk
59
memberikan masukan. Rapat yang diselenggarakan dalam suasana negatif hanya

menghasilkan keputusan-keputusan yang kurang signifikan. Sebaliknya rapat yang
didukung oleh suasana yang positif membangkitkan perasaan dan pikiran positif berupa
rasa percaya bahwa pokok-pokok bahasan dalam rapat dapat direalisasikan.
Suasana rapat dapat berubah menjadi negatif apabila terjadi hal-hal berikut berikut :
1.
Pimpinan rapat datang terlambat
2.
Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik
3.
Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar
4.
Pimpinan kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu
5.
Peserta rapat datang terlambat
6.
Rapat sering disela dengan pembicaraan telepon.
7.
Peserta menunjukkan ketidaksiapan.
60

KOMUNIKASI BISNIS

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

KOMUNIKASI BISNIS

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB

PRINSIP DASAR KOMUNIKASI

BENTUK DASAR KOMUNIKASI

Komunikasi dalam bisnis dapat efektif tergantung pada keterampilan menyampaikan

BENTUK KOMUNIKASI VERBAL

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

Berbicara dan mendengarkan merupakan bentuk komunikasi yang paling sering

BENTUK KOMUNIKASI NON VERBAL

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah

PERANAN KOMUNIKASI BISNIS

Pengalaman komunikasi dapat membantu mengungkapkan kepribadian dan

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

Penuh perhatian, selain memiliki kemampuan dalam berbicara setiap individu

KOMUNIKASI NON VERBAL

Gambar 1.1. Peran komunikasi non verbal

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

Gambar 1.2. Proses komunikasi

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

TAHAPAN PERENCANAAN PESAN BISNIS

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

Audiens dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi

subjek pesan yang lebih luas

Metode identifikasi terhadap ide pokok :

PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

ARTI PENTING MENYIMAK

Tujuan menyimak (mendengarkan adlah untuk mengidentifikasikan sesuatu yang

SIFAT PROSES MENYIMAK

Menyimak adalah suatu aktivitas tunggal , tetapi para penyimak melakukan

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

Menafsirkan, memahami pesan sesuai dengan penilaian, ide, harapan, dan

SYARAT-SYARAT MENYIMAK YANG EFEKTIF

FAKTOR PENYEBAB PROSES MENYIMAK TIDAK EFEKTIF

Terkadang dalam melakukan proses menyimak (mendengarkan) sering terjadi hal-hal

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

menarik dan bersifat menghibur mereka. Tidak semua pembicara mampu

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

PETUNJUK PENYIMAKAN YANG EFEKTIF

MENINGKATKAN KEMAMPUAN MENYIMAK

Kemampuan menyimak (mendengarkan) dapat ditingkatkan dengan mengembangkan

UMPAN BALIK (FEED BACK)

Umpan balik (feed back) berhubungan erat dengan proses menyimak

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

Mendengarkan aktif /empatik

Mendengarkan untuk mengetahui isi

Memerlukan sedikit energi

Umpan balik ini meliputi tiga klasifikasi antara lain :

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

Dukungan, Biasanya diberikan dalam bentuk kata-kata empatik untuk

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

ARTI PENTING PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator,

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST)

PERMINTAAN INFORMASI RUTIN

PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF