5th Meeting in Komunikasi Bisnis by Meily Margaretha

PENGORGANISASIAN &
REVISI PESAN-PESAN
BISNIS

Penyebab Pesan-Pesan Tak

T
Terorganisasi
i i Dengan
D
B
Baik
ik
1.
2.

3.
4
4.

Bertele-tele.
B
l
l
Memasukkan bahan-bahan yang tidak
relevan.
relevan
Menyajikan ide-ide secara tidak logis.
Informasi penting kadang kala tidak
tercakup didalam pembahasan.

Bagaimana Mengorganisasi PesanPesanPesan Bisnis yang Baik

Baik??
Subjek

& tujuan jelas

jelas..
Semua informasi berhubungan dengan
subjek & tujuan
tujuan..
Ide
Ide--ide dikelompokkan & disajikan dengan
cara
ca a ya
yang
g logis.
logis
og s.
Semua informasi penting sudah tercakup
tercakup..

Manfaat Pengorganisasian
Y
Yang
B
Baik
ik
a) Membantu audiens memahami suatu
pesan (kognitif).
b) Membantu audiens menerima suatu
pesan (afektif).
c) Menghemat waktu audiens.
d) Mempermudah
M
d h pekerjaan
k j
k
komunikator.
ik

Pengorganisasian Pesan
Pesan--Pesan
Melalui
M l l i Outline
O tli
Mendefinisikan
&
Mengelompokkan
Ide-ide

Menentukan urutan
dengan rencana
operasional
i
l

IDENTIFIKASI &
PENGELOMPOKKAN IDE
Ide Pokok

1. Alasan
Umum

Bukti

Bukti

2. Alasan
Umum

Bukti

3. Alasan
Umum

Bukti

Bukti

Bukti

Menentukan Urutan Dengan

Rencana Organisasional
a. Pendekatan Langsung (Direct Approach).
Approach).
b. Pendekatan Tidak Langsung (Indirect Approach).
Approach).

Pendekatan Langsung
(Direct Approach)
Approach)
pendekatan deduktif (deductive
approach).
Ide p
pokok bukti-bukti p
pendukung.
g
Reaksi audiens cenderung positif &
y
g
menyenangkan.

Kelebihan Direct Approach

Menghemat
g
waktu pembaca.
Menetapkan bingkai berpikir yang
tepat.
Mencegah frustasi.

10

Pendekatan Tidak Langsung

(Indirect Approach)
Approach)
pendekatan
d k
induktif
i d k if (inductive
i d i
approach).
Bukti pendukung ide pokok
pokok..
Reaksi audiens cenderung negatif atau
tidak menyenangkan
menyenangkan..

11

Kelebihan Indirect Approach

pp
Menghargai perasaan audiens
audiens..
Mendorong penerimaan yang baik.
baik.
Meminimalkan reaksi negatif
negatif..

12

Jika
Senang

Jika agak
Tertarik

Jika
Netral

Jika tidak
Tertarik

Jika tidak
Senang

Jika
Bermusuhan

PENDEKATAN
LANGSUNG

PENDEKATAN
TIDAK LANGSUNG

----------Berita baik-------------Atau ide utama--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------Berita Buruk-----------Atau ide utama-------------------------------------------------

13

DIRECT or INDIRECT APPROACH??

Saudara

sebagai manajer meminta

karyawan bekerja lembur untuk memenuhi
tenggat waktu yang penting
penting..

Manajer

Saudara mempromosikan Saudara

dari staf manajer SDM menjadi wakil
j SDM.
manajer

Saudara

meminta cuti kepada bos Saudara

a e a harus
a us menghadiri
e g ad pe
pernikahan
a a ad
adik
karena
Saudara..
Saudara

14

Rencana Organisasional
A) Direct Request
Penyampaian langsung pada point yang
dituju.
Dapat
p berupa
p surat maupun
p
memo.

B) Pesan Rutin, Good News atau

Goodwill
Memberikan informasi rutin.

15

Rencana Organisasional
C) Pesan Bad News
Mengumumkan penolakan suatu lamaran.
Merampingkan karyawan.
Menurunkan pangkat.

D) Pesan Persuasif
Audiens sangat tidak tertarik terhadap pesanpesan yang disampaikan.

16

Pesan Positif ((Good News))

Pesan diawali dengan pembukaan yang jelas

dan ringkas.
Contoh:

Departemen sumberdaya manusia menetapkan

Saudara diterima sebagai staf keuangan mulai
tanggal 20 Maret 2007
2007.

17

Pesan Negatif
g
((Bad News))
Urutan Pesan:
1.

2.
3.

Mengemukakan alasan penolakan agar

audiens dapat mengerti & menerimanya.
Memberikan alternatif yang dapat diterima.
Mengakhiri pesan dengan pernyataan positif.

18

Terima kasih atas surat anda tertanggal 10 April 2006 yang bermaksud
agar kami mengganti sepatu yang anda pesan dengan model sepatu yang lain.
g j
kepada
p
konsumen untuk
Perlu anda ketahui bahwa kami menganjurkan
mencoba mengenakan sepatu yang baru dibelinya untuk berjalan beberapa
saat guna memastikan kesesuaian ukuran dan merasakan kenyamanannya.
Apabila anda menghendaki model dan ukuran yang berbeda, kami segera
mengirimkannya setelah sepatu yang kurang sesuai dikembalikan.
dikembalikan
Pada sepatu yang anda kembalikan kami mendapati noda lumpur pada
solnya dan goresan pada haknya. Seandainya sepatu yang anda kembalikan
kami terima tanpa noda tersebut,
tersebut kami bersedia menggantinya.
menggantinya Oleh karena
itu, dengan menyesal kami tidak dapat memenuhi permintaan anda.
Model Black Stancy merupakan sepatu produk kebanggaan kami dengan
kualitas terbaik yyangg terjamin
j
terbuat dari kulit ppilihan,, tahan lama,, dan nyaman
y
dipakai.
Meskipun kami tidak dapat memenuhi permintaan anda, kami harap anda
dapat memahami alasan kami, dan kami berharap anda tetap bersedia
membeli
b li produk-produk
d k d k kkamii yang llain
i pada
d waktu
k yang akan
k ddatang.
Bersama ini kami sertakan kupon diskon yang dapat anda gunakan apabila
anda membeli sepatu di toko pengecer resmi produk kami.

19

PEMILIHAN ALTERNATIF ANTARA

PENDEKATAN LANGSUNG & PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG
Jenis
P
Pesan

Reaksi
Audiens

Pendekatan

Pembukaan

Inti Pesan

Penutup

Pesan rutin,
kabar baik,
itikad baik

Senang
atau netral

Langsung

Mulai dengan
gagasan pokok,
permintaan

Menyajikan
rincian yang
diperlukan

Diakhiri
dengan
komentar yang
menyenangkan

Pesan yang
kurang
menggembir
akan

Kurang
Senang

Tidak
Langsung

Awali dengan
pernyataan netral
& alasan
penyampaian
pesan

Memberikan
alasan atas
jawaban yg
kurang
menggembirak
an &
memberikan
saran positif

Diakhiri
dengan salam
penutup yang
bernada akrab

Pesan
Persuasif

Tidak
Tidak
tertarik atau Langsung
tidak
mengharap
kan

Awali dengan
ungkapan atau
pertanyaan yang
menarik
perhatian

Membangkitka
n minat
audiens
terhadap
subjek pesan.
Mengugah
hasrat
u/menerima

Tindakan
Permintaan

20

REVISI
PESAN--PESAN BISNIS
PESAN

21

Mengapa Revisi Sangat

Diperlukan?
Peninjauan ulang atau penyempurnaan untuk
antisipasi kesalahan ketik atau kekurangan
lainnya, sehingga sesuai dengan maksud &
tujuan pesan.
Hanya sedikit penulis yang bisa menghasilkan
sebuah tulisan yang memuaskan pada versi
pertama.

22

REVISI

Keterampilan
p
merevisi.
Memilih kata-kata yang tepat.
Membuat kalimat yang efektif.
Mengembangkan paragraf.

23

Keterampilan Merevisi

Pesan bisnis pesan pribadi.

Pesan bisnis memerlukan proses
p
pemikiran, tenaga, & waktu yang cukup.
Pesan bisnis: tertulis & lisan.
Memiliki persamaan & perbedaan dari:
Sisi format penulisan,
Gaya penulisan,
penulisan &
Cara penyampaiannya.

24

I. Pesan-Pesan Bisnis Tertulis

a) Mengevalusi Isi, Pengorganisasian &
Gaya Penulisan:
Baca seluruh dokumen dengan cepat
(sk
skimming
mm ng).
Hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Substansi pesan.
- Pengorganisasian
P
i i pesan.
- Gaya penulisan.

25

Membuat Pesan Jelas

KISS :
Keep It Short and Simple

26

Contoh:
Samar samar
Samar-samar
Karyawan belum
cukup disadarkan
mengenai
kemungkinan
k
konsekuensi
k
merugikan yang
g dalam
terkandung
bahan-bahan kimia
ini.

Jelas
Peringatkan karyawan
Saudara tentang
bahan kimia ini.

27

Membuat
m
Pesan Ringkas
g
Bertele-tele
Bertele
tele
Ada tiga hal yang
g saya
y lakukan.
ingin

Ringkas
Saya ingin melakukan
tiga
g hal.

28

b) M
Mengedit
di Mekanik/Teknik
M k ik/T k ik Penulisan
P
li
o Susunan kalimat, sesuai dengan kaidah
b h
bahasa.
o Penggunaan kapitalisasi secara tepat.
o Penulisan tanda baca secara benar.
benar
o Perhatikan makna keutuhan suatu
kalimat .
o Perhatikan pengulangan kata yang tidak
tepat.

29

c) Mengedit Format & Layout

Format & bentuk fisik penulisan:
Menarik, ditata rapi, bersih & tidak
penuh
h coretan,
t
menggunakan
k kertas
k t yang
berkualitas.

30

CONTOH
Kami bermaksud menyelenggarakan
konferensi tahunan di hotel Rose Garden
d l
dalam
bulan
b l d
depan. S
Sehubungan
h b
d
dengan h
hall
tersebut kami berharap dapat memperoleh
informasi tentang ketersediaan kamar
untuk 350 peserta konferensi. Selain itu,
kami juga memerlukan informasi tentang
konsumsi dan kendaraan yang memadai
untuk antar-jemput dari bandara ke hotel
dan sebaliknya.
y

31

REVISI
Asosiasi Manajemen Wirausaha Indonesia merencanakan
konferensi nasional bertempat di hotel Rose Garden dari tanggal
25-30 April 2007. Sehubungan dengan rencana tersebut kami
memerlukan informasi yang terinci sebelum kami menetapkan
keputusan akhir. Kami berharap pihak manajemen dapat
memberikan jawaban atas beberapa pertanyaan berikut:
1. Dapatkah disediakan akomodasi untuk 350 orang untuk
tanggal-tanggal tersebut diatas (dengan perkiraan tiga
perempat dari peserta lebih menyukai single room)?
2 Berapa biaya penginapan untuk setiap kamar?
2.
3. Dapatkan disediakan tiga ruang pertemuaan yang besar pada
tanggal-tanggal tersebut (setiap ruang berkapasitas 125
orang?
4 Kami
4.
K i llebih
bih menyukai
k i makan
k b
bersama d
dalam
l
b
bentuk
t k
prasmanan untuk makan pagi, siang, dan malam. Dapatkah
hal tersebut dipenuhi?Kami juga memerlukan informasi
tentang menu dan harga.
5 Apakah
5.
A k hh
hotel
t lR
Rose G
Garden
d memiliki
iliki kkendaraan
d
yang
representatif untuk antar-jemput peserta dan dari
hotel/airport?

32

II. Pesan-Pesan Bisnis Lisan

Disampaikan melalui rapat/pertemuan
bisnis, negosiasi, presentasi bisnis.
Perlu kerangka dasar (outline) tentang
substansi pesan-pesan yang akan
disampaikan.
mp
Perlu pengeditan yang mencakup:
- Substansi pesan.
- Pengorganisasian
P
i i pesan.
- Gaya penulisan.

33

Substansi Pesan
Apakah inti pesan telah tercantum di
dalamnya?
Apakah data pendukung (tabel,
(tabel grafik,
grafik
bagan, audio, audivisual) juga sudah
tercantum?

34

Pengorganisasian Pesan
Pembuka.
Penyampaian substansi pesan.
Penutup.

Gaya Bahasa
L
Lebih
bih menarik
ik & dinamis
di
i daripada
d i d
tertulis.
Penyampaian
P n mp i n yang
n lebih
l bih santai,
s nt i luwes
lu s &
tidak monoton.
35

PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Kata yang sudah familiar/dikenal.
Kata yang singkat.
Hindari kata bermakna ganda.
Contoh:
Kacamata yang dikonsumsi untuk berenang di
kolam renang ini dirancang oleh divisi R & D di
bawah pengawasan rezim Pak Yoshida, pemilik
perusahaan ini.
i i??
R
Revisi??

? TRIVIA TIME ?

36

MEMBUAT KALIMAT
MEMBU
K LIM
EFEKTIF
EFEK IF
Bentuk kalimat y
yang
g dengan
g sadar &
sengaja disusun untuk mencapai
informasi yang tepat & baik.
Contoh:

A man without his woman is nothing.

37

Mengembangkan Paragraf

Ilustrasi
Ilustrasi.
Komparasi.
Sebab akibat.
Sebab-akibat
Klasifikasi.
Pemecahan masalah.
masalah

38

Referensi
Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi
Bisnis Jilid 1& 2
Bisnis.
2. Edisi Kedelapan
Kedelapan.
Indeks:Jakarta.
Guffey,
y M.E., Rhodes & K., Rogin,
g P. (2006).
(
)
Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Edisi
Keempat. Jakarta: Salemba Empat.
Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi
Ketiga. Jakarta: Erlangga.

39

40