1

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1. Tujuan Instruksional Umum

Setelah perkuliahan bagian pertama atau pendahuluan dari materi Komunikasi Bisnis. Diharapkan
para peserta atau mahasiswa dapat mengenal (cognitive), memahami (affective), dan mampu
mengimplementasikan (psychomotor) jenis-jenis komunikasi bisnis.

1.2. Tujuan Instruksional Khusus

Setelah perkuliahan bagian pertama atau pendahuluan dari materi Komunikasi Bisnis, diharapkan
para peserta atau mahasiswa dapat:
1). Menjelaskan pengertian komunikasi bisnis.
2). Membedakan komunikasi verbal dengan komunikasi nonverbal.
3). Menjelaskan proses terjadinya komunikasi.
4). Mengidentifikasi sebab-sebab munculnya kesalahapahaman dalam komunikasi.
5). Menjelaskan cara memperbaiki komunikasi.
6). Menjelaskan cara meningkatkan keterampilan berkomunikasi.

1.3. Pengertian Komunikasi Bisnis

a. Secara Klasik
Menurut Himstreet dan Baty dalam Bussiness Communicatios: Principles and Methods,
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa
(lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Sementara itu
menurut Bowee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan. Secara sederhana
dapat dikemukakan bahwa komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis
yang menyangkut berbagai macam bentuk komunikasi baik verbal maupun nonverbal untu mencapai
tujuan tertentu.

b. Secara Moderat
Pengertian komunikasi paling tidak melibatan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan
pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara komunikasi yang lazim digunakan melalui
lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal.
Dalam dunia praktis, dikenal juga komunikasi antarpribadi (interpersonal communication ) dan
komunikasi lintas budaya ( intercultural/cross-cultural communication ), selain komunikasi bisnis (
business communication ). Pengertian komunikasi menurut beberapa ahli di antaranya sebagai berkut:
1). Menurut Purwanto (2006:4), Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia
bisnis, termasuk berbagai bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal atau komunikasi non-verbal
untuk mencapai tujuan tertentu. Pada dasarnya bisnis komunikasi dibagi menjadi dua hal: verbal
dan non-verbal.
2). Menurut Katz (1994:4), Komunikasi bisnis didefinisikan sebagai pertukaran ide, pesan, dan konsep
yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersial. Komunikasi bisnis dapat
didefinisikan sebagai komunikasi yang terjadi dalam dunia bisnis dalam rangka mencapai tujuan
bisnis.
3). Menurut Rosenbaltt (1982:7), Komunikasi bisnis menurut pernyataan ia menyatakan dalam
komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi dan sejenisnya,
disajikan dalam pribadi atau nonpersonal melalui simbol-simbol atau tanda untuk mencapai tujuan
perusahaan.
4). Menurut Persing (1981:108), Komunikasi bisnis didefinisikan sebagai proses penyampaian arti dari
simbol atau kode yang mencakup semua elemen yang ada hubungannya dengan proses
penyampaian dan penerimaan pesan, baik secara lisan maupun dalam bentuk non-verbal yang
dilakukan dalam organisasi yang membayar orang bersama-sama untuk menghasilkan dan barang
atau jasa pasar untuk keuntungan.
 2

5). Menurut Curtis (1992:6), Komunikasi bisnis sesuai dengan komunikasi dalam organisasi bisnis dalam
pertunjukan untuk memecahkan masalah dan membuat keputusan. Menurut posisi yang lebih tinggi
dalam bisnis, ia semakin bergantung pada keahlian dari orang lain untuk membuat keputusan dan
memecahkan masalah untuk sukses.
6). Harold D. Lasswell (Lihat, Fiske, 2004, 46) merumuskan komunikasi dengan pernyataan dalam
bentuk pertanyaan yang dikenal dengan model Lasswell, seperti berikut:
 Who (siapa yang berkomunikasi / komunikator).
 Says what (apa pesan/isi/informasi yang disampaikan).
 In which channel (media/transmitter apa yang digunakan).
 To whom (Siapa penerima/komunikan).
 With what effect (efek apa yang diinginkan/ditimbulkan).
Dari beberapa pengertian tersebut dapat dirumuskan bahwa komunikasi merupakan proses
pertukaran pesan di antara manusia untuk mencapai saling pengertian atau mengubah sikap, pendapat
dan perilaku orang yang kita ajak berkomunikasi.

1.4. Bentuk Dasar Komunikasi

Pada dasarnya terdapat 2 bentuk dasar komunikasi dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal
dan nonverbal.

a. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi untuk menyampaikan pesan-pesan
bisnis kepada pihak lain baik tertulis (written) maupun lisan (oral). Komunikasi verbal ini memiliki
struktur teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat
tercapai dengan baik. Dalam dunia bisnis, beberapa contoh komunikasi verbal yakni: penyampaian
pesan melalui surat, memo, teknologi komunikasi modern, rapat pimpinan, briefing kepada karyawan,
wawancara kerja, dan presentasi.
Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim
maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis, seseorang dapat
menggunakan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, seseorang dapat
menggunakan pendengaran dan bacaan.
1). Berbicara dan Menulis
Komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis (efisien), dan cepat dalam menyampaikan pesan-
pesan bisnis. Pada umumnya bagi para pelaku bisnis, penyampaian pesan bisnis secara tertulis relatif
jarang dilakukan. Pesan sangat penting dan kompleks lebih tepat dilaksanakan secara tertulis dengan
bentuk surat, memo, dan laporan, yang masing-masing dijelaskan lebih rinci.
7). Mendengar dan Membaca
Komunikasi efektif adalah komunikasi yang berlangsung dua arah. Untuk melakukan hal tersebut
diperlukan keterampilan mendengar (listening) dan membaca (reading) yang baik. Meskipun mendengar
dan membaca adalah hal yang berbeda, keduanya memerlukan pendekatan yang serupa. Langkah
pertama adalah mencatat informasi, hal ini berguna untuk menangkap inti pembicaraan atau bacaan.
Selanjutnya yaitu menafsirkan dan menilai informasi. Langkah ini merupakan bagian terpenting dalam
proses mendengar. Selanjutnya dilakukan penyaringan suatu informasi yang bertujuan untuk
memutuskan mana informasi yang penting dan yang tidak penting.

b. Komunikasi Nonverbal

Berdasarkan teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah

menggunakan komunikasi nonverbal dalam gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language)
sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Contoh sederhana komunikasi nonverbal : sikap
seseorang yang secara spontan mengerutkan dahi, raut muka yang berubah, atau mata berkedip-kedip
tanpa disengaja dan tak pernah direncanakan sebelumnya. Contoh lainnya, disaat Anda memperoleh
kabar bahwa anak kesayangan anda satu-satunya mendapatkan penghargaan sebagai juara pertama
dalam lomba tingkat nasional atau internasional! Bagaimana reaksi anda pada saat itu? Senang
 3

bercampur haru, Atau melihat ekspresi wajah rekan Anda yang menghadapi masalah, kesusahan
maupun mereka yang senang atau gembira.
Komunikasi nonverbal bersifat lebih spontan dibandingkan komunikasi verbal dalam hal
penyampaian suatu pesan. Pada umumnya sebelum menyampaikan sesuatu, seseorang sudah memiliki
suatu rencana tentang apa yang ingin dikatakan. Ekspresi seseorang baik senang dan sedih, merupakan
bagian dari komunikasi nonverbal. Menurut Thill dan Bovee dalam Excellence in Business
Communications, komunikasi nonverbal mempunyai 6 tujuan yaitu:
1). Memberikan informasi
2). Mengatur alur percakapan
3). Mengekspresikan emosi
4). Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal
5). Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
6). Mempermudah tugas-tugas khusus
Dalam dunia bisnis komunikasi nonverbal dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi
kepemimpinan seseorang. Dengan kata lain seorang manajer (pemimpin) dalam suatu organisasi bisnis
juga harus dapat menjadi seorang komunikator yang baik.

1.5. Proses Komunikasi

Dari pengertian komunikasi tadi, kini kita sudah bisa mengetahui komponen-komponen yang ada
dalam komunikasi sebagai sebuah proses.
Menurut Biwee dan Thill dalam buku Business Communication Today, 6e, proses komunikasi
terdiri atas 6 tahap yaitu:

Gambar 1-1. Proses Komunikasi

1). Tahap 1: komunikator/sender memiliki gagasan/ide

2). Tahap 2: Komunikator mengubah ide menjadi suatu pesan. Agar ide dapat diterima dan dimengerti
secara sempurna, pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin
disampaikan), maksud (tujuan), audiens, gaya personal dan latar belakang budaya.
3). Tahap 3: Pengirim menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima
pesan.
4). Tahap 4: Penerima/komunikan/receiver menerima pesan
5). Tahap 5: Penerima menafsirkan pesan
6). Tahap 6: Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.
Tentu saja, proses tersebut tidaklah berlangsung di ruang hampa udara, melainkan berlangsung
dalam konteks tertentu. Konteks komunikasi adalah semua faktor yang berada di luar orang yang
berkomunikasi. Konteks komunikasi ini dijelaskan dalam model komunikasi Shannon dan Weaver.
 4

Gambar 1-2. Konteks Komunikasi Model Shannon dan Weaver

Komunikasi dalam konteks tertentu tidak bersifat tunggal seperti konteks organisasi saja atau
bisnis saja, bisa juga konteksnya banyak. Sebutlah sebagai tambahan konteks bisnis, maka dalam
komunikasi yang berkonteks bisnis itu ada juga konteks budayanya. Karena bagaimana pun, kegiatan
komunikasi dan bisnis itu akan berlangsung dalam ruang budaya tertentu. Dalam budaya itu akan ada
sistem kognitif (atau sistem pengetahuan), sistem etik atau nilai-nilai dan sistem estetik atau konsep
tentang keindahan. Hal ini dijelaskan oleh David K. Berlo dalam model S-M-C-R berikut:

Gambar 1-3. Model Berlo

Berlo menunjukkan faktor-faktor yang mempengaruhi komunikator (sumber) dan komunikan

(penerima) yaitu keterampilan komunikasi, sikap, pengetahuan, sistem sosial dan budaya. Sedangkan
pesannya sendiri dikembangkan berdasarkan elemen pesan, struktur pesan, isi pesan, perlakuan
(treatment) pesan dan kode pesan. Sedangkan saluran yang dipergunakan dalam komunikasi akan
berkaitan dengan pancaindra kita. Dalam model tersebut, dikemukakan pengaruh pada sumber dan
komunikan yang bisa menjadi konteks komunikasi.
 5

Dari model tersebut kita bisa melihat bagaimana, misalnya, keterampilan komunikasi menjadi
salah satu faktor penting dalam proses komunikasi. Keterampilan komunikasi inilah yang antara lain
mendorong manusia mempelajari komunikasi. Dengan memiliki keterampilan komunikasi kita bisa
melakukan komunikasi yang efektif.

1.6. Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi

Kesalahpahaman komunikasi terjadi terjadi pada empat masalah utama yang mencakup:
1). Masalah dalam pengembangan pesan. Saat merumuskan pesan dapat timbul masalah-masalah yang
disebabkan oleh munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang
ada atau dengan orang yang akan menerima, adanya pertentangan emosi, atau adanya kesulitan
dalam mengekspresikan ide atau gagasan.
2). Penyampaian pesan. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor fisik,
misalnya sambungan kabel yang jelek apabila menggunakan media seperti handphone, akustik yang
lemah, dan tindakan yang tak terbaca
3). Penerimaan pesan. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya
persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu kurang terang, dan
kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.
4). Penafsiran pesan. Munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.

Masalah tersebut, menurut Effendy (1986) disebabkan oleh faktor penghambat komunikasi
sebagai berikut:
1). Hambatan Sosiologis.
Masyarakat terdiri dari berbagai golongan dan lapisan yang menimbulkan perbedaan dalam
status sosial, agama, ideologi, tingkat pendidikan, tingkat kekayaan, dan sebagainya yang
kesemuanya dapat menjadi hambatan bagi kelancaran komunikasi.
2). Hambatan Antropologis
Komunikasi akan berjalan lancar jika suatu pesan yang disampaikan komunikator diterima oleh
komunikan secara tuntas, yaitu diterima dalam pengertian received atau secara inderawi, dan dalam
pengertian accepted atau secara rohani. Seorang pemirsa televisi mungkin menerima acara yang
disiarkan dengan baik karena gambar yang tampil pada pesawat televisi amat terang dan suara yang
keluar amat jelas, tetapi mungkin ia tidak dapat menerima ketika seorang pembicara pada acara itu
mengatakan bahwa daging babi lezat sekali. Si pemirsa tadi hanya menerimanya dalam pengertian
accepted. Jadi teknologi komunikasi tanpa dukungan kebudayaan seperti bahasa dan budaya tidak
akan berfungsi.
3). Hambatan Psikologis
Faktor psikologis seringkali menjadi hambatan dalam komunikasi. Hal ini umumnya disebabkan
si komunikator sebelum melancarkan komunikasinya tidak mengkaji diri komunikan. Komunikasi
sulit untuk berhasil apabila komunikan sedang sedih, bingung, marah, merasa kecewa, merasa iri
hati, dan kondisi psokologis lainnya; juga jika komunikasi menaruh prasangka (prejudice) kepada
komunikator.
Prasangka merupakan salah satu hambatan berat bagi kegiatan komunikasi, karena orang yang
berprasangka belum apa-apa bersikap menentang komunikator. Pada orang yang bersifat prasangka
emosinya menyebabkan dia menarik kesimpulan tanpa menggunakan pikiran secara rasional.
Prasangka sebagai faktor psikologis dapat disebabkan oleh aspek antropologis dan sosiologis;
dapat terjadi pada ras, bangsa, suku bangsa, agama, partai politik, kelompok dan apa saja yang bagi
seseorang merupakan suatu perangsang disebabkan dalam pengalamannya pernah di beri kesan
yang tidak enak (Effendy, 1986 : 13).

1.7. Bagaimana Cara Memperbaiki Komunikasi

Dalam melakukan komunikasi, kadang-kadang hasilnya tidak sesuai dengan apa yang kita
harapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang kita lakukan tidak bisa efektif, tidak mencapai sasaran
dengan baik. Untuk melakukan komunikasi yang efektif memerlukan beberapa hal, yaitu:
 6

1). Persepsi
Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan disampaikan dapat
diterima oleh penerima pesan. Bila prediksinya tepat, audiens akan membaca dan menerima
tanggapannya dengan benar. Audien sebagai penerima pesan, lalu akan mengantisipasi reaksi
mereka, dengan tetap melakukan penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaman dalam
komunikasi yang dilakukan.
8). Ketepatan
Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir. Agar komunikasi yang dilakukan
mencapai sasaran, maka seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada
dalam kerangka berpikir mereka. Apabila hal itu diabaikan, maka yang muncul adalah
miscommunications.
9). Kredibilitas
Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa para audiensnya adalah orang-orang yang
dapat dipercaya. Demikian juga sebaliknya, komunikator harus mempunyai suatu keyakinan akan
inti pesan dan maksud yang ingin mereka sampaikan.
10). Pengendalian
Audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan.
Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis, bertindak, mengubah pikiran, atau
lemah lembut. Hal ini ditentukan oleh intensitas reaksi yang dilontarkan audiens terhadap apa yang
disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi audiens tergantung pada berhasil atau tidaknya
komunikator mengendalikan audiensnya saat melakukan komunikasi.
11). Keharmonisan
Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik
dengan audiens, sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannay. Seorang
komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik kepada
audiensnya.

Kemampuan berkomunikasi yang efektif merupakan skill yang perlu terus ditingkatkan. Salah satu
cara meningkatkannya adalah dengan selalu memperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1). Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati.
Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah memperhatikan
maksud dan tujuan berkomunikasi dan audiens yang dituju. Katakan apa yang dikehendaki audiens,
gunakan bahasa yang jelas, dan mudah dipahami, tidak bertele-tele, jelaskan poin yang penting, dan
jangan lupa tekankan dan telaah ulang poin-poin yang penting.
2). Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
Melalui pemilihan saluran komunikasi yang hati-hati, komunikator dapat membuat audiensnya
lebih mudh memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan. Penyampaian pesan dengan cara
lisan (oral) akan efektif bila lokasi atau tempat penyampaian pesan memiliki kondisi yang teratur,
rapi dan nyaman, ruangan yang sejuk, dan sebagainya.
3). Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan.
Agar pemberian umpan balik tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, cara
dan waktu penyampaiannya harus direncanakan dengan baik. Kalau komunikator menghendaki
umpan balik yang cepat, dapat dipilih sarana komunikasi yang cepat, misalnya melalui tatap muka
atau melalui telepon. Tetapi, bila umpan balik yang cepat terlalu dipentingkan, sarana tulisan (surat)
dapat menjadi alternatif yang baik untuk menyampaikan pesan.
 7

BAB 2. KOMUNIKASI ANTARPRIBADI

2.1. Tujuan Instruksional Umum

Setelah perkuliahan bagian pertama atau pendahuluan dari materi Komunikasi Bisnis. Diharapkan
para peserta atau mahasiswa dapat mengenal (cognitive), memahami (affective), dan mampu
mengimplementasikan (psychomotor) komunikasi antarpribadi.

2.2. Tujuan Instruksional Khusus

Setelah perkuliahan bagian pertama atau pendahuluan dari materi komunikasi antarpribadi,
diharapkan para peserta atau mahasiswa dapat:
1). Menjelaskan pengertian komunikasi antarpribadi.
2). Memahami tujuan komunikasi antarpribadi.
3). Membedakan aneka gaya kepemimpinan.
4). Menjelaskan teori kebutuhan manusia.
5). Menjelaskan bagaimana cara mendengarkan sebagai keahlian berkomunikasi antarpribadi.

2.3. Komunikasi Antarpribadi

Setiap individu dalam suatu organisasi (bisnis maupun non bisnis) dalam kehidupan sehari-harinya
tidak dapat dilepaskan dengan dunia komunikasi. Salah satu jenis komunikasi adalah komunikasi
antarpribadi. Apa yang dimaksud dengan pengertian komunikasi antarpribadi?.
Komunikasi antarpribadi adalah komunikasi yang dilakukan seseorang dengan orang lain dalam
suatu masyarakat maupun organisasi (bisnis dan non bisnis) dengan menggunakan media komunikasi
tertentu dan bahasa yang mudah dipahami (informal) untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Berdasarkan pengertian tersebut, paling tidak ada 4 hal tertentu yang perlu diperhatikan dalam
mencermati definisi Komunikasi antarpribadi yakni:
1). Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih.
2). Menggunakan media tertentu, misalnya telepon, telepon seluler, atau bertatap muka.
3). Bahasa yang digunakan biasanya bersifat informal (tidak baku), kadangkadang menggunakan bahasa
daerah, bahasa pergaulan atau bahasa campuran.
4). Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat personal atau pribadi bila komunikasi terjadi dalam suatu
masyarakat, dan untuk pelaksanaan tugas pekerjaan bila komunikasi terjadi dalam suatu organisasi.
Di dalam suatu masyarakat, komunikasi antar pribadi merupakan bentuk komunikasi antara
seseorang dengan orang lain dalam suatu masyarakat untuk mencapai tujuan tertentu yang bersifat
pribadi. Cara yang paling baik dalam menerangkan komunikasi antar pribadi sesuai dengan paradima
yang dikemukakan oleh Harlord Lasswell yang dikenal dengan model komunikasinya berupa ungkapan
verbal adalah dengan menjawab pertanyaan who, says, what, in wich channel, to whom, with what
effect (Effendy 1993).
Seperti yang sudah dibahas pada bab sebelumnya, model komunikasi Harold Lasswell tersebut
adalah sebagai berikut:
1). Who (komunikator atau sumber), merupakan pihak yang menyampaikan pesan-pesan.
2). Says what adalah pernyataan yang didukung oleh lambang-lambang.
3). In wich channel adalah saran atau saluran yang mendukung pesan yang disampikan seperti media
massa yakni: media cetak, media elektronik dan media sosial.
4). To Whom adalah pihak yang menerima pesan.
5). With what effect adalah suatu dampak yang timbul sebagai pengaruh dari pesan.

2.4. Tujuan Komunikasi Antarpribadi

Ada beberapa tujuan komunikasi antarpribadi antara lain sebagai berikut:
1). Menyampaikan Informasi
Ketika berkomunikasi dengan orang lain , tentu saja seseorang memiliki berbagai macam
tujuan dan harapan. Salah satu diantaranya adalah untuk menyampaikan informasi kepada orang
lain agar orang lain tersebut dapat mengetahui informasi tersebut.
12). Berbagi pengalaman
 8

Dengan komunikasi antarpribadi juga memiliki fungsi atau tujuan untuk berbagi pengalaman
baik itu pengalaman yang menyenangkan maupun yang tidak menyenangkan
13). Menumbuhkan simpati.
Dengan komunikasi, komunikator berharap komunikan memahami kondisi psikologis
ketidakbahagiaan atau penderitaan orang lain, terutama ketika itu adalah kesedihan.
14). Melakukan kerja sama
Tujuan komunikasi antarprbadi yang lainnya adalah untuk melakukan kerjasama antara
seseorang dengan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu atau untuk melakukan sesuatu yang
bermanfaat bagi kedua belah pihak.
15). Menceritakan kekecewaan atau kekesalan
Komunikasi antarpribadi juga dapat digunakan seseorang untuk menceritakan rasa kecewa
atau kekesalan pada orang lain. Dengan pengungkapan rasa hati itu, sedikit banyak akan
mengurangi beban pikiran. Kadang disebut dengan lega ketika telah bercerita apa yang selama ini
dipendam.
16). Menumbuhkan motivasi
Melalui komunikasi antarpribadi, seseorang dapat memotivasi orang lain untuk melakukan
sesuatu yag baik dan positif. Motivasi adalah dorongan kuar dari dalam diri seseorang untuk
melakukan sesuatu. Pada dasarnya, seseorang cenderung untuk melakukan sesuatu karena
dimotivasi orang lain dengan cara-cara seperti pemberian insentif yang bersifat financial maupun
non-financial, memberikan pengakuan atas kinerjanya ataupun memberikan penghargaan kepada
karyawan yang berprestasi.
Berdasarkan uraian di atas, dapat dijelaskan perbedaan antara komunikasi antarpribadi dengan
komunikasi bisnis sebagai berikut:
Tabel 2-1 Perbedaan Komunikasi Antarpribadi dan Komunikasi Bisnis

Faktor Komunikasi antarpribadi Komunikasi Bisnis

Orientasi Tujuan Kepentingan Pribadi Kepentingan Bisnis
Pokok Bahasan Pribadi Masalah Bisnis
Bahasa yang digunakan Informal, campuran Formal, baku
Format penulisan Tidak standar/fleksibel Standar
Gaya Penulisan Tidak standar Standar
Kertas Tanpa kop Dengan kop
Stempel Tanpa stempel Menggunakan stempel

2.5. Gaya Kepemimpinan

Bagian penting dalam sebuah organisasi adalah mengkoordinasikan aktivitas orang dan
membimbing usaha mereka mencapai tujuan dan sasaran organisasi dimana hal ini melibatkan
kepemimpinan. Salah satu teori yang cukup populer dalam gaya kepemimpinan adalah teori kontingensi
oleh Fiedler (1974). Teori ini mempunyai landasan asumsi bahwa perilaku seseorang dalam memimpin
ada kemungkinan cocok untuk situasi tertentu, namun belum tentu cocok untuk situasi lain, sehingga
teori ini dikenal juga dengan teori situasional. Keberhasilan seorang pemimpin tidak hanya ditentukan
oleh sifat atau perilaku pemimpin saja, tetapi juga ditentukan oleh situasi yang ada serta kondisi
subordinatnya (bawahan).
Pemimpin dalam sebuah organisasi perlu memberikan motivasi sesuai dengan tingkat partisipasi
dari subordinat (bawahan). Konsep manajemen partisipatif ini dikemukakan oleh Douglas McGregor
pada tahun 1967 menggunakan sifat dasar manusia dengan membaginya pada dua asumsi teori.
1). Asumsi Teori X
 Kebanyakan orang berpendapat bahwa pekerjaan adalah sesuatu yang tidak menyenangkan dan
berusaha menghindarinya
 Kebanyaan orang lebih suka diperintah dan seringkali harus dipaksa untuk melakukan pekerjaan
mereka
 Kebanyakan orang tidak ambisius, tidak ingin maju dan tidak menginginkan tanggung jawab
 9

 Kebanyakan orang dimotivasi terutama oleh keinginan mereka untuk memenuhi kebutuhan
pokok
 Kebanyakan orang harus kendalikan degan ketat dan tidak mampu menyelesaikan masalah
dalam organisasi
Dalam teori X pemimpin menganggap pegawai sebagai alat produksi, dan gaya kepemimpinan
biasanya bersifat otoriter karena asumsi dasarnya adalah pegawai tidak akan bekerja tanpa
perintah.
17). Asumsi Teori Y
 Kebanyakan orang berpendapat bahwa bekerja adalah sesuatu yang alami seperti bermain
 Kebanyakan orang merasa bahwa pengendalian diri sendiri amat diperlukan supaya pekerjaan
dilakukan dengan baik
 Kebanyakan orang dimotivasi terutama oleh keinginan mereka untuk diterima lingkungan,
mendapat pengakuan dan merasa berprestasi seperti juga oleh kebutuhan akan uang untuk
memenuhi kebutuhan pokok dan rasa aman
 Kebanyakan orang menerima , bahkan menginginkan tanggung jawab bila mereka memperoleh
bimbingan, pengelolaan dan kepemimpinan yang tepat
 Kebanyakan orang mempunyai kemampuan untuk menyelesaikan masalah secara kreatif dalam
organisasi.
Dalam teori Y pemimpin menganggap bahwa pegawai memiliki kebutuhan yang berbeda-beda
(termasuk memiliki kepentingan terhadap organisasi), sehingga dia bekerja dengan sendirinya
meskipun tanpa pengawasan, sadar akan tugas dan tanggung jawabnya. Gaya kepemimpinan
demokratis mungkin lebih cocok untuk tipe pegawai seperti ini.

Tabel 2-2 Teori XY McGregor (Tipe Manusia)

Manusia Tipe X Manusia Tipe Y

Malas Belajar dan Bekerja Rajin Belajar dan Bekerja
Mau bekerja kalau diperintah, diancam, dipaksa Bekerja atas inisiatif sendiri
Senang menghindar dari tanggung jawab Bertanggung jawab
Tidak Berambisi / cukup menjadi anak buah Berambisi
Tidak mampu mandiri Mampu mandiri dan mengendalikan diri

Menghadapi situasi yang berbeda, maka komunikasi antarpribadi antara manajer dan
bawahan/pegawai harus tetap terjaga dengan baik. Menurut Ludlow dan Panton, terdapat empat gaya
kepemimpinan (leadership style) yang dapat diterapkan dalam situasi dan kondisi yang berbeda antara
lain:
1). Pengarahan (directing)
Directing tepat dilakukan dalam situasi dan kondisi dimana para pegawai belum memiliki
pengalaman yang cukup dalam menjalankan tugas. Manajer/pemimpin harus dapat menjelaskan
secara detail dan rinci tentang tugas yang harus dikerjakan, bagaimana cara mengerjakan dan kapan
harus diselesaikan.
2). Pembekalan (coaching)
Coaching tepat dilakukan dalam situasi dan kondisi dimana para pegawai sudah memiliki
pengalaman yang cukup, sehingga manajer hanya perlu memberikan penjelasan seperlunya,
terutama apabila menghadapi situasi khusus.
3). Dukungan (supporting)
Supporting tepat dilakukan pada situasi dan kondisi dimana para pegawai telah
berpengalaman dan memiliki teknik-teknik khusus yang dapat membantu manajemen
meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.
4). Pendelegasian (delegating)
 10

Delegating tepat dilakukan pada situasi dan kondisi dimana para pegawai sudah memahami
tugas yang harus diselesaikan, mampu menangani situasi khusus dan sudah dapat meningkatkan
efektifitas dan efisiensi secara mandiri. Tentu saja, manajer tetap perlu melakukan pemantauan
(monitoring) supaya tetap dalam jalur yang sesuai dengan standar.

Gaya kepemimpinan yang telah dipilih dalam suatu situasi dan kondisi tertentu dimungkinkan
tepat diterapkan pada saat tertentu, tetapi karena perubahan situasi dan kondisi telah berubah, gaya
kepemimpinan yang diterapkan juga dapat berubah. Gaya kepemimpinan seperti ini adalah gaya
kepemimpinan situasional (situasional leadership). Seorang manajer/pemimpin perlu memiliki
kemampuan/keterampilan penting yang perlu diperhatikan dalam menerapkan kepemimpinan
situasional antara lain:

1). Keterampilan Analitis (Analytical Skills)

Merupakan keterampilan yang harus dimilliki oleh seorang manajer dalam melakukan evaluasi
atau penilaian kinerja bawahan (karyawan) dalam melaksanakan pekerjaan mereka.
18). Keterampilan Fleksibilitas (Flexibility Skills)
Merupakan keterampilan yang harus dimiliki seorang manajer dalam menerapkan gaya
kepemimpinan dalam situasi dan kondisi yang tepat dan juga berdasarkan hasil analisis yang tepat.
19). Keterampilan Komunikasi (Communication Skills)
Merupakan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer untuk menyampaikan ide
atau gagasannya kepada bawahan, termasuk bagaimana ia harus menjelaskan perubahan gaya
kepemimpinannya kepada bawahan.

Menurut (Hellriegel and Slocum 1976) dalam Organizational behavior contingency views,seorang
manajer yang dinamis harus memiliki lima kemampuan yang dikenal sebagai keahlian kepemimpinan inti
(core leadership skills) :
1). Pemberdayaan (Empowerment)
Kemampuan seorang manajer untuk berbagi pengaruh dan kendali dengan para karyawannya.
Dalam hal ini seorangmanajer dapat memberdayakan para karyawan untuk terlibat langsung dalam
suatu proses pengambilan keputusan bagi pencapaian tujuan suatu organisasi.
2). Intuisi (Intuition)
Keyakinan bawaan dalam diri sesorang mengenai sesuatu tanpa pertimbangan sadar. Manajer
kadang-kadang memutuskan sesuatu yang mungkin baginya benar atau firasat. Firasat tersebut
terkadang membantu manajer dalam membuat keputusan dan melewati langkah yang rasional.
Tetapi hal tersebut muncul berdasarkan pengalaman yang sudah pernah terjadi. Maka dari itu,
semua manajer yang belum mempunyai pengalaman yang banyak, harus berhati-hati dan tidak
bergantung pada intuisi.
3). Pemahaman Diri (Self-understanding)
Seorang manajer harus mampu menilai diri apa saja kekuatan yang dimilikinya dan juga
kelemahan yang ada pada dirinya sendiri. Kemampuan ini akan membantunya dalam
mengembangkan diri di masa depan. Kekuatan yang ada pada diri sesorang dapat senantiasa
dikembangkan, sementara kelemahan yang ada pada diri sendiri secara bertahap dapat diatasi
dengan cara belajar dan berlatih.
4). Visi (Vision)
Visi adalah kemampuan untuk berimajinasi pada situasi yang berbeda, situasi yang lebih baik dan
cara bagaimana mencapainya. Untuk mencapai visi yang telah ditetapkan, diperlukan komitmen yang
tinggi baik bagi karyawan, manajer, danpemegang saham. Salah satu cara yang dapat dilakukan yaitu
dengan melibatkan karyawan untuk memberikan masukan yang sangat berharga dalam perbaikan terus
menerus bagi pencapaian visinya.
5). Nilai Kesesuaian (Value Congruence)
Kesesuain nilai merupakan kemampuan untuk memahami dan memadukan prinsip-prinsip
organisasi dengan nilai-nilai karyawan. Ketidaksesuaian tersebut dapat berdampak pada terganggunya
 11

kelancaran kegiatan operasional suatu organisasi perusahaan. Contohnya ketika ada demo karena
perbedaan prinsip tersebut. Cara penyelesaiannya dapat dilakukan dengan negoisasi dengan keduanya.

2.6. Hierarki Kebutuhan

Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, bahwa komunikasi antarpribadi dalam konteks
organisasi/bisnis sangat tergantung dari gaya kepemimpinan dan juga situasi, termasuk kondisi dari
karyawan. Seorang karyawan sebagai individu manusia, dan setiap manusia memiliki kebutuhan yang
harus ia penuhi dalam kehidupan sehari-hari dan harus diperhatikan oleh seorang pemimpin. Menurut
Abraham Maslow (1943 dalam A Theory of Human Motivation), kebutuhan itu menjadi landasan
motivasi segala perilaku manusia. Setiap tindakan yang kita lakukan dilatari dari kebutuhan tertentu
yang harus kita penuhi. Menurut Maslow, seorang manusia harus memenuhi kebutuhannya yang paling
rendah, barulah naik ke jenjang lebih tinggi, dan seterusnya hingga ia bisa mengaktualisasikan diri.
Berikut ini hierarki kebutuhan menurut Maslow:

5. Kebutuhan
Aktualisasi
Diri

4. Kebutuhan
Harga Diri

3. Kebutuhan Sosial

2. Kebutuhan Keamanan

1. Kebutuhan Fisiologi

Gambar 2-1. Piramid Kebutuhan Manusia Abraham Maslow

1). Kebutuhan Fisiologis (Physiological Needs)

Kebutuhan mendasar manusia adalah untuk memenuhi kebutuhan fisiologisnya demi bertahan
hidup (survival). Kebutuhan fisiologis ini misalnya adalah kebutuhan akan makanan, minuman, tidur
dan sebagainya. Seseorang tak akan mencari kebutuhan yang lebih tinggi, misalnya mengejar
konsep kebahagiaan sebelum kebutuhan fisiologisnya terpenuhi. Kebutuhan fisiologis ini merupakan
aspek survival yang harus dipenuhi. Berbeda halnya dalam masyarakat kaya, bisa jadi makanan
mahal sudah menjadi gaya hidup, bukan lagi sebagai pemenuhan kebutuhan fisiologis semata.
20). Kebutuhan Rasa Aman (Safety/Security Needs)
Setelah kebutuhan fisiologisnya terpenuhi, barulah muncul kebutuhan jenjang berikutnya,
yaitu kebutuhan akan rasa aman. Kebutuhan tingkat kedua, dalam teori Maslow ini, meliputi
keamanan dari bahaya fisik dan emosional. Contoh kebutuhan akan rasa aman ini adalah kebutuhan
rasa aman pada daya yang mengancam, seperti perlindungan dari kriminalitas, penyakit, bencana
alam, aman dari kemiskinan, dan sebagainya.
21). Kebutuhan Sosial (Social Needs)
 12

Kebutuhan selanjutnya adalah kebutuhan sosial dan kasih sayang. Kebutuhan ini mencakup
dorongan rasa dibutuhkan orang lain, kebutuhan untuk dicintai, memiliki pasangan, bersosialisasi di
masyarakat, dan sebagainya. Kebutuhan sosial ini baru bisa tercapai jika seseorang sudah terpenuhi
dua kebutuhan sebelumnya, yaitu kebutuhan akan rasa aman dan kebutuhan fisiologisnya.
22). Kebutuhan Penghargaan (Esteem Needs)
Setelah kebutuhan sosialnya terpenuhi, muncul kebutuhan selanjutnya, yaitu kebutuhan akan
penghargaan. Kebutuhan penghargaan ini merupakan pemenuhan ego untuk meraih prestise.
Contoh kebutuhan akan penghargaan ini, menurut Maslow, adalah kebutuhan akan status,
pengakuan, reputasi, martabat, bahkan dominasi.
23). Kebutuhan Aktualisasi Diri (Self-Actualization Needs)
Puncak kebutuhan manusia adalah kebutuhan akan aktualisasi diri, yaitu keinginan untuk
mengoptimalisasi potensi dirinya. Semisal, seseorang yang bercita-cita menjadi guru berhasil
mencapai profesi yang ia inginkan. Pada saat bersamaan, ia mengembangkan dirinya agar bisa
menjadi guru yang profesional dan terus mengoptimalkan potensi mengajarnya. Hal inilah yang
dikenal sebagai aktualisasi diri, yakni pemenuhan potensi dirinya, mulai dari sisi cita-cita, keinginan,
kreativitas, dan kematangan mental untuk bertanggung jawab terhadap pilihan yang ia putuskan
sendiri.
Hubungan antara hierarki kebutuhan individu dengan motivasi manusia dalam lingkungan
kerjanya, dijelaskan oleh Herzberg dengan Teori Dua Faktor. Teori yang diterapkan dalam lingkungan
kerja ini membahas motivasi manusia dalam lingkungan kerjanya serta dampak pada kepuasan kerja dan
kesehatan mental masing-masing pekerja.
Menurut Herzberg, ada dua faktor yang mempengaruhi motivasi pekerja dalam melaksanakan
pekerjaannya. Faktor tersebut adalah:
 Faktor Hygiene. Merupakan faktor-faktor yang menimbulkan rasa ketidakpuasan pada
karyawan. Kekurangan pada faktor-faktor tersebut akan menimbulkan rasa tidak puas, tetapi
bukan berarti terpenuhinya faktor tersebut akan menjamin timbulnya motivasi kerja. Yang
termasuk dalam faktor ini adalah faktor atasan, lingkungan kerja, hubungan kerja antar-individu,
imbalan dan rasa aman, serta kebijakan perusahaan.
 Faktor Motivator. Merupakan kelompok faktor yang mendorong dan merangsang karyawan
untuk bekerja lebih baik dan produktif. Faktor-faktor tersebut diantaranya adalah prestasi,
pengakuan, pekerjaan itu sendiri, tanggung jawab, serta kemajuan.
Dalam teorinya, Herzberg berpendapat bahwa ada dua tahap dalam memotivasi karyawan. Tahap
pertama adalah mencegah timbulnya ketidakpuasan dengan cara memastikan bahwa faktor-faktor
Hygiene karyawan telah memadai. Tahap kedua adalah merangsang motivasi dan kepuasan karyawan
dengan memberi kesempatan kepada karyawan untuk menikmati faktor-faktor motivator.
Tabel 2-3. Faktor Hygiene dan Faktor Motivator

Faktor Hygiene (sumber ketidakpuasan) Faktor Motivator (sumber kepuasan)

Kondisi kerja Pekerjaan itu sendiri
Kebijakan Perusahaan Tanggungjawab
Supervisi Pengakuan
Gaji Prestasi
Hubungan dengan rekan kerja Promosi
Status Pertumbuhan
Keamanan Kerja Pengembangan
Kehidupan Pribadi

2.7. Mendengarkan sebagai Keahlian Komunikasi Antarpribadi

Dalam komunikasi mendengar dan menyimak percakapan orang lain merupakan bagian penting
dalam memahami pesan yang disampaikan orang lain. Mendengar bukan pekerjaan gampang, untuk
menjadi pendengar yang baik perlu latihan. Bagan mendengar dengan aktif.
 13

Pikiran Kata-kata Pemahaman

Emosi Perasaan Mengadakan Hubungan

Bahasa Tindakan Dampak

Tubuh

Gambar 2-2. Mendengar dengan Aktif

Mendengar dengan aktif melalui pikiran, emosi dan bahasa tubuh.

1). Dengan pikiran dapat memilih kata-kata yang dapat disampaikan sehingga dapat dipahami.
2). Dengan emosi dapat diungkapkan perasaan (suka,duka,yakin atau ragu-ragu) dalam berhubungan
dengan orang lain.
3). Dengan bahasa tubuh dapat lebih meyakinkan apa yang telah disampaikan dengan kata-kata dan
perasaanya, sehingga diungkapkan dalam bentuk tindakan tertentu yang dapat dipahami orang lain.

Kebanyakan para manajer dalam setiap harinya menghabiskan waktu kerjanya untuk
mendengarkan (listening) dan berbicara (speaking) dengan para supervisor, karyawan, pelanggan, dan
berbagai asosiasi bisnis. Kebiasaan sebagai pendengar yang efektif akan menghasilkan beberapa hal
positif:
1). Pendengar yang baik akan disukai orang lain karena mereka dapat memuaskan kebutuhan dasar
manusia untuk didengarkan.
2). Kinerja/prestasi kerja karyawan meningkat ketika pesan yang diterima tersebut dapat dimengerti
dengan baik.
3). Umpan balik (feedback) yang akurat kepada bawahan (karyawan) akan berdampak positif pada
prestasi kerjanya.
4). Manajer dan karyawan akan terhindar dari munculnya kesalahpahaman dalam penyampaian suatu
pesan.
5). Pendengar yang baik akan dapat memisahkan mana fakta dan mana yang sekedar gosip.
6). Pendengar yang baik memiliki kecenderungan membuka ide-ide baru dari pihak lain, sehingga hal ini
mendorong berkembangnya kreativitas.
7). Pendengar yang efektif juga akan dapat menghasilkan prestasi kerja yang baik dan peningkatan
kepuasan kerja.
8). Kepuasan kerja meningkat karena mereka tahu apa yang terjadi, kapan mereka mendengar, dan
kapan mereka berpartisipasi didalamnya yang tumbuh dari komunikasi yang baik.
 14

BAB 3. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

3.1. Tujuan Instruksional Umum

Mahasiswa dapat mengenal (cognitive), memahami (affective), dan mampu
mengimplementasikan (psychomotor) komunikasi antarpribadi.

3.2. Tujuan Instruksional Khusus

Setelah perkuliahan bagian pertama atau pendahuluan dari materi komunikasi antarpribadi,
diharapkan para peserta atau mahasiswa dapat:
1). Menjelaskan bagaimana hubungan komunikasi dalam suatu organisasi.
2). Membedakan berbagai pola komunikasi yang ada dalam suatu organisasi.
3). Mengetahui bagaimana mengelola komunikasi.
4). Mengetahui bagaimana dapat meningkatkan keterampilan komunikasi.

3.3. Hubungan Komunikasi dalam Organisasi

Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan
tertentu. Komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara
bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik. Komunikasi berfungsi untuk:
1). Memungkinkan orang untuk saling bertukar informasi
2). Membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi.
Komunikasi sebagai penghubung antara manajer dengan orang-orang di dalam dan di luar
organisasi mempunyai peran yang sangat penting bagi manajer dalam menjalankan suatu organisasi.
Manajer adalah orang yang bertanggung jawab atas bawahan dan sumber daya-sumber daya organisasi
lainnya. Dalam menjalankan tugasnya di suatu organisasi, seorang manajer dituntut untuk dapat
berkomunikasi secara efektif sehingga suatu ide-ide atau pendapat yang dimilikinya dapat tersalurkan.
Manajer juga harus dapat menyampaikan instruksi dengan baik agar karyawan atau bawahannya dapat
mengerjakan apa yang diperintahkan dengan baik pula. Cara penyampaian pesan dan media yang
digunakan harus diperhatikan oleh manajer agar sebuah pesan dapat tersampaikan dengan baik
sehingga dapat menghindari kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan. Peningkatan
keterampilan manajer dalam berkomunikasi akan membantu mengendalikan dan mengatasi hambatan-
hambatan yang terjadi dalam proses komunikasi sehingga manajer dapat menjalankan peran-peran
manajerial secara optimal. Peran manajerial diartikan sebagai seperangkat perilaku yang diharapkan
dilakukan oleh seseorang sesuai kedudukannya sebagai seorang pemimpin/manajer.
Peran manajerial seorang manajer pada semua level dalam suatu organisasi memiliki peran
strategis bagi pengembangan organisasi. Menurut Henry Mintzberg, seorang manajer memiliki peran
manajerial sebagai berikut:

Gambar 3-1. Kategori Dasar Peran Manajer Menurut Mintzberg

1). Interpersonal Role (Peran Antar Pribadi)

Peran tersebut berkaitan dengan perilaku manajer yang menitikberatkan pada kontak
antarpribadi. Peran interpersonal adalah peran yang melibatkan orang (bawahan dan orang di luar
 15

organisasi) dan tugas-tugas lain yang bersifat seremonial dan simbolis sebagai akibat dari kekuasaan
(authority) dan jabatan (status), yang meliputi:
 Figurehead (sosok/figur)
Seorang manajer melakukan tugas-tugas hukum atau simbol sosial. Dalam hal ini, manajer
mewakili organisasi untuk kegiatan-kegiatan di luar organisasi dan dipandang sebagai simbol status
dan otoritas.
 Leader (pemimpin)
Seorang manajer berperan dalam membangun hubungan, berkomunikasi, memotivasi, dan
melatih karyawan. Tugas adalah inti dari hubungan manajer-bawahan dan termasuk penataan dan
memotivasi bawahan, mengawasi kemajuan mereka, mempromosikan dan mendorong
perkembangan mereka, dan menyeimbangkan efektivitas pekerjaan.
 Liaison (penghubung)
Seorang manajer berperan dalam memelihara jaringan kontak di luar unit kerja untuk
memperoleh informasi. Menjelaskan kewajiban informasi dan komunikasi seorang manajer.
Seseorang harus memiliki jaringan dan terlibat dalam pertukaran informasi untuk mendapatkan
akses ke basis pengetahuan.

2). Informational Role (Peran informasi)

Informational Role (peran Informasional) melibatkan penerimaan, pengumpulan, dan penyebaran
informasi. Peran informasi ini adalah tentang menerima dan mengirimkan informasi sehingga manajer
dapat berfungsi sebagai pusat saraf organisasi mereka. Peran informasi ini meliputi:
 Monitor (memantau)
Monitor (memantau) mencari informasi internal dan eksternal tentang isu-isu yang dapat
mempengaruhi organisasi atau perusahaan. Tugas termasuk menilai operasi internal, keberhasilan
departemen dan masalah dan peluang yang mungkin timbul.Semua informasi yang diperoleh dalam
kapasitas ini harus disimpan dan dipelihara
 Disseminator (penyebar)
Seorang manajer berperan dalam mentransmisikan informasi secara internal yang diperoleh
dari sumber internal atau sumber eksternal. Dalam penyebaran informasi tersebut, seorang manajer
membutuhkan keterampilan penyaringan dan pendelegasian. Penyaringan yang dimaksud adalah
kemampuan untuk menyaring informasi yang faktual dan relevan dengan nilai-nilai organisasi dan
menyampaikan informasi tersebut pada bagian organisasi yang relevan.
 Spokesman (juru bicara)
Seorang menajer berperan mengirimkan informasi tentang organisasi kepada orang luar.
Melayani dalam kapasitas public relation dengan menginformasikan dan melobi orang lain untuk
menjaga pemangku kepentingan utama diperbarui tentang operasi organisasi.
3). Decisional Role (Peran keputusan)
Peran pengambilan keputusan berkisar pada pembuatan pilihan. Peran interpersonal manajer
mengarah ke peran keputusan. Informasi dan sumber daya yang dikumpulkan dan didaftarkan oleh
interpersonal membuat seorang manajer mampu memainkan peran pengambilan keputusan atau
tanggung jawab yang menjadi kewajibannya. Empat peran pengambilan keputusan termasuk menjadi
pengusaha / wirausahawan, penangan gangguan, pengalokasi sumber daya, dan negosiator.
 Entreprenuer (Wirausahawan)
Seorang manajer berperan sebagai entrepreneur (wirausahawan) yaitu bertindak sebagai
inisiator, perancang, dan mendorong perubahan dan inovasi. Peran mendorong manajer untuk
membuat proyek peningkatan dan bekerja untuk mendelegasikan, memberdayakan, dan mengawasi
tim dalam proses pengembangan.
 Disturbance Handler (Penangan Gangguan)
Seorang manajer beperan sebagai disturbance handler (penangan gangguan) mengambil
tindakan korektif/perbaikan ketika organisasi menghadapi kesulitan penting yang tak terduga atau
terjadi hambatan yang mengganggu organisasi. Manajer harus mampu mengambil alih kendali
apabila terjadi situasi yang luar biasa. Untuk hal tentu membutuhkan ketenangan dan dukungan.
 16

 Resource Allocator (Pengalokasi Sumber Daya)

Pengalokasi sumber daya mendistribusikan sumber daya dari semua jenis, termasuk waktu,
dana, peralatan, dan sumber daya manusia. Menjelaskan tanggung jawab mengalokasikan dan
mengawasi sumber daya keuangan, material, dan personel.
 Negotiator (Negosiator)
Seorang manajer berperan sebagai negotiator (negosiator) mewakili organisasi dalam
negosiasi besar yang mempengaruhi area tanggung jawab manajer adalah tugas khusus yang
merupakan bagian integral dari peran juru bicara, figur kepala, dan pengalokasi sumber daya.

3.4. Pola Komunikasi

Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal
communication channel) , dan saluran komunikasi non formal (informal communications channel).
1). Komunikasi Formal
Komunikasi formal adalah sistem yang dirancang oleh manajemen untuk menentukan “siapa
seharusnya berbicara kepada siapa” agar pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan struktur dan
jabatan. Jaringan komunikasi formal organisasi skala kecil lebih sederhana dibandingkan dengan jaringan
komunikasi formal organisasi skala besar. Salah satu cara paling mudah untuk menggambarkan jaringan
komunikasi formal dalam sebuah organisasi adalah melalui struktur organisasi atau organigram.
Organigram atau struktur organisasi merupakan petunjuk atau panduan mengenai siapa yang
bertanggung jawab mengenai tugas yang diberikan dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kinerja
rekan-rekannya.

Terdapat 4 (empat) macam komunikasi formal dalam organisasi, yaitu :

 Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication)
Komunikasi ini terjadi manakala pihak atasan mengirimkan pesan kepada bawahan. Adapun
bentuk komunikasi dari atas ke bawah pada umumnya berupa :
 Job instructions (instruksi pekerjaan), merupakan perintah mengenai apa yang harus
dilakukan atau bagaimana melakukannya.
 Job rationate (rasio pekerjaan), merupakan penjelasan atau penjabaran bagaimana satu
tugas berkaitan dengan tugas lainnya.
 Procedures and practices (prosedur dan praktis), merupakan sekumpulan informasi mengenai
peraturan, regulasi, kebijakan, dan keuntungan.
 Feedback (umpan balik), merupakan informasi mengenai seberapa efektif kinerja seseorang.
 Indoctrination (indoktrinasi), merupakan informasi yang bertujuan untuk memotivasi para
memberikan kesan dan pengertian tentang misi organisasi dan secara khusus bagaimana
mereka terhubung dengan misi organisasi.
 Komunikasi dari bawah ke atas (upward communication)
Komunikasi dari bawah ke atas terjadi manakala pihak bawahan mengirimkan pesan kepada
atasan. Di antara fungsi dari komunikasi ini adalah penyampaian pesan berupa:
 Apa yang dilakukan oleh karyawan.
 Masalah-masalah pekerjaan yang tidak terselesaikan.
 Harapan-harapan untuk perbaikan.
 Apa yang karyawan rasakan tentang rekan dan pekerjaan.
 Komunikasi horizontal/komunikasi Lateral (horizontal communication)
Komunikasi horisontal terdiri dari berbagai pesan antar anggota dalam sebuah organisasi
dengan kekuasaan yang sama atau seimbang. Komunikasi horisontal disebut juga dengan
komunikasi lateral dan memiliki beberapa tujuan, yaitu :
 Task coordination – koordinasi tugas.
 Problem solving – pemecahan masalah.
 Sharing information – berbagi informasi.
 Conflict resolution – resolusi konflik.
 Building rapport – membangun kebersamaan atau hubungan.
 17

 Komunikasi diagonal (diagonal communication)

Komunikasi ini dilakukan antara dua tingkat organisasi yang berbeda. Misalnya adalah apabila
terjalin komunikasi formal antara manajer produksi dengan bagian akuntasi. Dalam hal ini, bagian
akuntasi bukanlah bagian dari manajer produksi namun merupakan bagian dari manajemen
keuangan. Oleh karena itulah, komunikasi ini dapat disebut sebagai komuniaksi diagonal.

Komunikasi formal cenderung birokratis dan ketat sehingga proses pengambilan keputusan
menjadi lamban.

24). Komunikasi Informal

Selain memiliki komunikasi formal, setiap organisasi juga memiliki komunikasi informal.
Komunikasi informal adalah pola interaksi yang didasarkan pada pertemanan, kedekatan antar
karyawan, dan saling berbagi dalam hal minat karir dan masalah pribadi. Komunikasi informal dalam
sebuah organisasi memiliki beberapa fungsi, yaitu:
 Conforming: mengkonfirmasi, beberapa komunikasi informal mengkorfirmasi beberapa
pesan formal.
 Expanding: komunikasi informal dapat menjembatani kesenjangan yang terjadi akibat pesan-
pesan formal yang tidak jelas.
 Expediting: komunikasi yang bertujuan melancarkan komunikasi. Komunikasi informal
seringkali dapat mengirimkan pesan lebih cepat daripada saluran formal.
 Contradicting: kontradiksi, terkadang komunikasi informal berlawanan dengan pesan-pesan
yang bersifat resmi.
 Circumventing: pemangkasan, beberapa kontak informal terkadang dapat membantu
memotong jalur resmi yang tidak perlu dan menghabiskan banyak waktu.
 Supplementing: komunikasi informal dapat membuat sebuah pekerjaan dapat dikerjakan
secara lebih baik dibandingkan dengan komunikasi formal.

Komunikasi informal cenderung fleksibel dan tidak kaku, karena komunikasi dapat terjadi di saat
istirahat kerja atau di luar tempat kerja.

3.5. Cara Mengelola Komunikasi

Mengelola komunikasi dalam organisasi, harus memperhatikan dua hal berikut:
 Bagaimana menangani pesan pesan yang bersifat secara rutin
 Bagaimana menangani krisis komunikasi
1). Bagaimana menangani pesan pesan yang bersifat secara rutin
Dalam organisasi besar pada umumnya jumlah pesan tertulis lebih banyak dibanding organisasi
kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan benefit
dan meminimumkan biaya dari kegiatan komunikasi. Supaya dapat memaksimumkan manfaat dan
meminimkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut:
 Mengurangi Jumlah Pesan.
Dalam suatu organisasi, mungkin terdapat jumlah surat yang berlebihan, dan juga
banyak pertemuan/rapat yang sia-sia, membuang waktu dengan percuma, dan tiada hasil
yang berarti. Oleh karena itu seorang manajer harus mampu menentukan skala prioritas
pesan.
 Instruksi yang jelas.
Seorang manajer dalam organisasi harus memahami kebutuhan dan tujuan organisasi
secara keseluruhan. Sehingga manajer mampu memberikan instruksi yang dipahami.
 Mendelegasikan tanggung jawab
Tujuan organisasi bisa tercapai bila manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain
dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Manajer harus bisa
 18

mendelegasikan pekerjaan komunikasi kepada bawahannya. Sehingga pesan yang sampai

kepada manajer dapat terdistribusi kepada bawahannya.
 Melatih petugas
Organisasi dianjurkan untuk memberikan pelatihan bagi komunikator, sehingga tidak
semua pesan harus melalui manajer.

2). Penanganan Krisis Komunikasi

Krisis pada dasarnya merupakan sebuah situasi yang tidak terduga. Setiap hari, organisasi selalu
berhadapan dengan masalah. Keterlambatan pengiriman barang, konsumen yang tidak puas, peluang
kerja yang tidak terpenuhi, meningkatnya harga, dan layanan yang kacau adalah beberapa tantangan
yang sering dihadapi dunia usaha. Namun masalah tersebut tidak selalu berarti mendatangkan krisis
kepada perusahaan. Krisis merupakan suatu permasalahan besar yang tidak terduga dan memiliki
dampak negatif sekaligus positif. Permasalahan ini bisa menghancurkan organisasi, karyawan, hingga
reputasi perusahaan. Namun, jika krisis dapat ditangani dengan baik oleh organisasi atau perusahaan,
maka reputasi dan citra perusahaan tersebut justru akan menjadi lebih positif. Dasar dari komunikasi
krisis adalah memberikan respons dengan segera begitu krisis terjadi, dengan pesan yang terbuka dan
jujur kepada para pemangku kepentingan (stakeholder).
Semakin besar tantangan atau risiko yang harus dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan atau
ketrampilan yang dibutuhkan. Cara penanganan krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan
perusahaan yang lain. Kesalahan dalam ber-komunikasi dapat mempunyai pengaruh terhadap masa
depan produk maupun reputasi perusahaan.
Oleh karena, apabila terjadi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan manajer,
yaitu:
 Siapkan tim yang terampil
 Usahakan manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
 Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan dilengkapi dengan
berbagai peralatan elektronik komunikasi
 Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur.
 Tunjukkan keseriusan perusahaan, melalui tindakan nyata.

3.6. Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Beberapa ketrampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:
 Membaca
 Mendengarkan
 Membuat percakapannya menarik
 Melakukan wawancara/konferensi
 Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
 Berpidato dan presentasi
 Menulis surat,memo dan laporan.
 19

BAB 4. KOMUNIKASI BISNIS LINTAS BUDAYA

4.1. Tujuan Instruksional Umum

Diharapkan para peserta atau mahasiswa dapat mengenal (cognitive), memahami (affective), dan
mampu mengimplementasikan (psychomotor) berupa komunikasi bisnis lintas budaya.

4.2. Tujuan Instruksional Khusus

Diharapkan para peserta atau mahasiswa dapat:
1). Memahami pengertian komunikasi bisnis lintas budaya.
2). Menjelaskan pentingnya komunikasi lintas budaya.
3). Menjelaskan perbedaan budaya.
4). Menjelaskan bagaimana berkomunikasi dengan Orang Berbudaya Asing.
5). Menjelaskan bagaimana mengembangkan keterampilan komunikasi lintas budaya.

4.3. Pengertian Komunikasi Bisnis Lintas Budaya

Secara sederhana, komunikasi lintas budaya adalah komunikasi yang terjadi di antara orang-
orang yang memiliki kebudayaan yang berbeda (bisa beda ras, etnik, atau sosioekonomi, atau gabungan
dari semua perbedaan ini). Kebudayaan adalah cara hidup yang berkembang dan dianut oleh
sekelompok orang serta berlangsung dari generasi ke generasi.
Komunikasi bisnis lintas budaya adalah proses komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis baik
komunikasi verbal maupun non-verbal dengan memperhatikan faktor-faktor budaya suatu daerah,
wilayah atau negara yang berbeda-beda. Misalnya, perbedaan budaya antara produsen dengan
pelanggan, atau perbedaan antara pebisnis dengan konsultan. Kondisi seperti ini, menuntut sebuah
perusahaan untuk lebih sensitif terhadap adanya perbedaan budaya. Perbedaan-perbedaan ekspektasi
budaya dapat menimbulkan risiko yang fatal, setidaknya akan menimbulkan komunikasi yang tidak
lancar, timbul perasaan tidak nyaman atau timbul kesalahpahaman. Akibat dari kesalahpahaman-
kesalahpahaman itu banyak kita temui dalam berbagai kejadian yang mengandung etnosentrisme
dewasa ini dalam wujud konflik-konflik yang berujung pada kerusuhan atau pertentangan antar etnis.
Sebagai salah satu jalan keluar untuk meminimalisir kesalahpahaman-kesalahpahaman akibat
perbedaan budaya adalah dengan mengerti atau paling tidak mengetahui bahasa dan perilaku budaya
orang lain, mengetahui prinsip-prinsip komunikasi lintas budaya dan mempraktekkannya dalam
berkomunikasi dengan orang lain.Dalam dunia bisnis, komunikasi lintas budaya menjadi elemen yang
sangat penting khususnya komunikasi lintas budaya sangat bayak digunakan dalam berbagai aspek
seperti melakukan kesepakatan bisnis dengan rekan bisnis yang berbeda budaya. Maka dari itu perlu
mempelajari komunikasi lintas budaya agar menghindari kesalahpahaman dengan orang lain dalam
berkomunikasi karena antar satu budaya dengan budaya lain itu berbeda.
Budaya mempengaruhi komunikasi dan sebaliknya komunikasi mempengaruhi budaya. Karena
itulah menjelaskan keterkaitan kedua unsur ini menjadi sedikit rumit. Melalui budaya dapat
mempengaruhi proses dimana seseorang mempersepsi suatu realitas. Semua komunitas dalam semua
tempat selalu memanifestasikan atau mewujudnyatakan apa yang menjadi pandangan mereka terhadap
realitas melalui budaya. Sebaliknya pula, komunikasi membantu kita dalam mengkreasikan realitas
budaya dari suatu komunitas.

4.4. Pentingnya Komunikasi Bisnis Lintas Budaya

Dalam menyikapi era perdagangan bebas dan globalisasi, perusahaan-perusahaan besar mencoba
melakukan bisnis secara global. Pada umumnya, perusahaan perusahaan besar yang beroperasi di
Indonesia di bidang manufaktur, ekplorasi, maupun jasa menggunakan beberapa konsultan asing untuk
membantu mengembangkan perusahaan mereka. Dengan melihat perkembangan atau tren yang ada
saat ini, komunikasi bisnis lintas budaya menjadi sangat penting artinya bagi terjalinnya harmonisasi
bisnis di antara mereka. Bagaimanapun diperlukan suatu pemahaman bersama antara dua orang atau
lebih dalam melakukan komunikasi lintas budaya, baik melalui tulisan maupun lisan. Semakin banyaknya
 20

pola kerja sama maupun kesepakatan ekonomi di berbagai kawasan dunia saat ini akan menjadikan
komunikasi bisnis lintas budaya semakin penting.
Sebagai sebuah proses komunikasi dari individu yang terlibat dalam bisnis dan memiliki
perbedaan latar belakang budaya, maka komunikasi lintas budaya menjadi penting, karena berfungsi:
 Mampu Menyatukan
Komunikasi lintas budaya memiliki peranan yang penting dalam dunia bisnis, salah satunya
adalah untuk menyatukan perbedaan budaya pada setiap perusahaan maupun setiap bisnis yang
sedang berjalan. Kemampuan komunikasi lintas budaya yang baik akan membuat interaksi juga akan
berjalan dengan baik.
 Mempermudah Proses Negosiasi
Bisnis yang maju bisa saja sudah berskala dunia, dan tidak hanya dilakukan domestik saja.
Komunikasi lintas budaya menjadi kunci utama untuk berbisnis di luar negeri maupun di dalam
negeri. Dengan kemampuan komunikasi lintas budaya yang baik, perusahaan lain dapat menilai
kapabilitas perusahaan untuk selanjutnya mengajukan kerjasama.
 Membuka Peluang Kerjasama yang Besar
Komunikasi lintas budaya adalah memberikan pemahaman kepada perusahaan tentang
kebudayaan dari berbagai perusahaan domestik maupun asing yang pada akhirnya dapat membuka
peluang kerjasama dengan perusahaan lainnya.

4.5. Memahami Budaya dan Perbedaannya

a. Definisi Budaya
Budaya atau kebudayaan berasal dari bahasa Sansekerta yaitu buddhayah, yang merupakan
bentuk jamak dari kata buddhi (tunggal) menjadi budhaya (jamak). Namun ada juga yang berpendapat
budaya merupakan gabungan kata dari budi dan daya. Budi bermakna akal atau pikiran sebagai unsur
rohaniah dalam kebudayaan, sedangkan daya mempunyai arti usaha atau ikhtiar sebagai unsur jasmani
dalam kebudayaan. Dengan demikian kebudayaan merupakan hasil dari akal dan usaha manusia. Dalam
bahasa Inggris, kebudayaan disebut culture yang berasal dari bahasa latin yaitu colore yang berarti
mengolah atau mengerjakan. Kata culture menjadi kata serapan dalam bahasa Indonesia menjadi
“kultur” yang bermakna pola atau cara hidup yang terus berkembang oleh sekelompok orang dan
diturunkan pada generasi berikutnya.
Pengertian budaya menurut para ahli ini dapat kita jadikan acuan untuk memahami pengertian
budaya di antaranya sebagai berikut:
1). Budaya/kebudayaan adalah semua hasil karya, rasa dan cipta masyarakat (Selo Soemardjan dan
Soelaeman Somardi).
2). Budaya sebagai sesuatu kompleks yang mencakup pengetahuan kepercayaan, kesenian, moral,
hukum, adat istiadat dan lainnya yang didapatkan oleh manusia sebagai anggota masyarakat (E.B
Taylor).
3). Budaya adalah pemrograman kolektif pikiran yang membedakan anggota dari satu kategori orang
dari yang lain (Geert Hofstede)
4). Budaya adalah semua rancangan hidup yang diciptakan secara historis baik secara eksplisit, implisit,
rasional, irasional, dan nonrasional, yang ada pada waktu tertentu sebagai panduan potensial dalam
perilaku manusia (Kluckhohn dan Kelly).
5). Budaya adalah susunan perilaku yang dipelajari dan hasil perilaku yang elemen komponennya dibagi
dan ditularkan oleh anggota masyarakat tertentu (Ralph Linton).
6). Budaya adalah seperangkat peraturan dan norma yang dimiliki bersama oleh para anggota
masyarakat, yang jika dilaksanakan oleh para anggotanya akan melahirkan perilaku yang dipandang
layak dan dapat di terima oleh seluruh masyarakat (William H. Haviland).
7). Budaya diartikan sebagai sekumpulan pengalaman hidup yang ada dalam masyarakat mereka
sendiri. Termasuk di dalamnya perilaku, keyakinan/kepercayaan masyarakat itu sendiri
(Lehman,Himstreet dan Baty).
8). Budaya merupakan seperangkat nilai-nilai inti, kepercayaan, standar, pengetahuan, moral, hukum,
dan prilaku yang disampaikan oleh individu-individu dan masyarakat, yang menentukan bagaimana
 21

seseorang bertindak, berperasaan, dan memandang dirinya serta orang lain. Budaya masyarakat
disampaikan dari generasi ke generasi dan aspek-aspek seperti bahasa, kepercayaan/ keyakinan,
adat, dan hukum, akan saling berkaitan dan membentuk pandangan masyarakat akan otoritas,
moral dan etika (Mitchel).

b. Komponen Budaya
Budaya mencakup berbagai aspek kehidupan manusia, terutama yang berkaitan dengan dimensi
hubungan antarmanusia, meskipun bentuk dari setiap komponen budaya dapat berbeda-beda dari
suatu tempat ke tempat yang lain.
Menurut Lehman, Himstreet dan Baty, setiap elemen terbangun oleh beberapa komponen
utamanya, yaitu:
 Nilai-nilai (baik atau buruk, diterima atau ditolak)
 Norma-norma (tertulis dan tidak tertulis)
 Simbol-simbol (warna logo suatu perusahaan)
 Bahasa
 Pengetahuan
Menurut Mitchell, komponen budaya mencakup anatara lain:
 Bahasa
 Kepercayaan/keyakinan
 Sopan santun
 Adat istiadat
 Seni
 Pendidikan
 Humor
 Organisasi sosial.
Menurut Cateora, budaya memiliki beberapa elemen, yaitu:
 Budaya material
 Lembaga sosial
 Sistem kepercayaan
 Estetika
 Bahasa

Dari beberapa pendapat tersebut, maka komponen budaya dapat diklasifikasikan pada:
 Sistem kepercayaan/keyakinan
 Norma dan Nilai (norma sebagai aturan baik tertulis/formal maupun tidak tertulis/non-
formal, sedangkan nilai sebagai timbangannya berupa baik atau buruk)
 Bahasa, estetika dan pengetahuan
 Organisasi/lembaga sosial

Sistem kepercayaan/keyakinan dijadikan sebagai komponen utama, karena norma dan nilai
umumnya tidak terlepas dari sistem kepercayaan/keyakinan yang berlaku di masyarakat. Norma dan
nilai ditularkan melalui tutur bahasa, seni dan pengetahuan. Tutur bahasa, seni dan pengetahuan
dilaksanakan dalam sebuah organisasi/lembaga sosial.
Sistem kepercayaan atau keyakinan (belief system) yang dianut oleh suatu masyarakat akan
berpengaruh terhadap sistem nilai yang ada di masyarakat tersebut. Keyakinan yang dianut oleh suatu
masyarakat juga akan mempengaruhi kebiasaan-kebiasaan mereka, bagaimana mereka memandang
hidup dan kehidupan ini, jenis produk yang mereka konsumsi dan cara bagaimana mereka membeli
suatu produk. Bahkan jenis pakaian yang dikenakan, jenis makanan yang dikonsumsi, dan bacaan yang
dibaca setiap harinya, sebenarnya juga tidak lepas dari pengaruh yang kuat atas keyakinan atau
kepercayaan yang dianut seseorang.
 22

Estetika (aesthetics) berkaitan dengan seni, dongeng, hikayat, musik, drama dan tari-tarian. Nilai-
nilai estetika yang ditunjukkan masyarakat dalam berbagai peran tentunya perlu dipahami secara benar,
agar pesan yang disampaikan mencapai sasaran secara efektif. Contoh sederhana, di kalangan
masyarakat Barat ada yang beranggapan angka 13 adalah angka yang akan membawa kesialan sehingga
angka 13 sering dilewati dan dijadikan 14A.
Bahasa (language) adalah suatu cara yang digunakan seseorang dalam mengungkapkan sesuatu
melalui simbol-simbol tertentu kepada orang lain. Bahasa adalah suatu komponen budaya yang paling
sulit dipahami. Meskipun demikian, bahasa sangatlah penting untuk dipelajari dan dipahami dengan
benar sehingga melalui bahasa orang dapat memperoleh empati dan simpati dari orang lain. Untuk
dapat memahami bahasa asing secara baik dan benar diperukan ketekunan, kesabaran, dan latihan yang
cukup.
Organisasi sosial (social institution) berperan penting pada pendidikan. Organisasi sosial
merupakan suatu lembaga yang berkaitan dengan cara bagaimana seseorang berhubungan dengan
orang lain, mengorganisasikan kegiatan mereka untuk dapat hidup secara harmonis dengan yang lain,
dan mengajar perilaku yang dapat diterima oleh generasi berikutnya. Kedudukan pria dan wanita dalam
suatu masyarakat, keluarga, kelas sosial, dan kelompok umur dapat ditafsirkan secara
berbeda/berlainan dalam setiap budaya. Pada masa lalu dalam masyarakat tertentu, kaum wanita
cenderung memiliki posisi yang relatif lemah daripada pria. Namun, kini tanggapan seperti itu sudah
tidak berlaku lagi. Pria dan wanita memiliki kedudukan yang seimbang dalam meniti karier masing-
masing.

c. Prinsip- Prinsip Komunikasi lintas budaya

1). Relativitas Bahasa
Gagasan umum bahwa bahasa mempengaruhi pemikiran dan perilaku. Bahasa mempengaruhi
proses kognitif, dan karena bahasa-bahasa di dunia sangat berbeda-beda dalam hal karakteristik
semantik dan strukturnya, tampaknya masuk akal untuk mengatakan bahwa orang yang menggunakan
bahasa yang berbeda juga akan berbeda dalam cara mereka memandang dan berpikir tentang dunia.

2). Bahasa sebagai cermin budaya

Bahasa mencerminkan budaya. Makin besar perbedaan budaya, makin perbedaan komunikasi
baik dalam bahasa maupun dalam isyarat-isyarat nonverbal. Makin besar perbedaan antara budaya
(dan, karenanya, makin besar perbedaan komunikasi), makin sulit komunikasi dilakukan. Kesulitan ini
dapat mengakibatkan, misalnya, lebih banyak kesalahankomunikasi, lebih banyak kesalahan kalimat,
lebih besar kemungkinan salah paham, makin banyak salah persepsi, dan makin banyak potong kompas
(bypassing).
3). Mengurangi Ketidakpastian
Makin besar perbedaan lintas budaya, makin besarlah ketidakpastian dan ambiguitas dalam
komunikasi. Banyak dari komunikasi kita berusaha mengurangi ketidakpastian ini sehingga kita dapat
lebih baik menguraikan, memprediksi, dan menjelaskan perilaku orang lain. Karena ketidakpastian dan
ambiguitas yang lebih besar ini, diperlukan lebih banyak waktu dan upaya untuk mengurangi ketidak-
pastian dan untuk berkomunikasi secara lebih bermakna.
4). Kesadaran diri dan perbedaan lintas budaya
Makin besar perbedaan lintas budaya, makin besar kesadaran diri (mindfulness) para partisipan
selama komunikasi. Ini mempunyai konsekuensi positif dan negatif. Positifnya, kesadaran diri ini
barangkali membuat kita lebih waspada. ini mencegah kita mengatakan hal-hal yang mungkin terasa
tidak peka atau tidak patut. Negatifnya, ini membuat kita terlalu berhati-hati, tidak spontan, dan kurang
percaya diri.
5). Interaksi awal dan perbedaan lintas budaya
Perbedaan budaya terutama penting dalam interaksi awal dan secara berangsur berkurang
tingkat kepentingannya ketika hubungan menjadi lebih akrab. Walaupun selalu terdapat kemungkinan
salah persepsi dan salah menilai orang lain, kemungkinan ini khususnya besar dalam situasi komunikasi
lintas budaya.
 23

6). Memaksimalkan hasil interaksi

Dalam komunikasi lintas budaya terdapat tindakan-tindakan yang berusaha memaksimalkan hasil
interaksi. Tiga konsekuensi mengisyaratkan implikasi yang penting bagi komunikasi lintas budaya.
Pertama, orang akan berinteraksi dengan orang lain yang mereka perkirakan akan memberikan hasil
positif. Kedua, bila mendapatkan hasil yang positif, maka pelaku komunikasi terus melibatkan diri dan
meningkatkan komunikasi. Bila memperoleh hasil negatif, maka pelaku mulai menarik diri dan
mengurangi komunikasi. Ketiga, pelaku membuat prediksi tentang perilaku mana yang akan
menghasilkan hasil positif. Pelaku akan mencoba memprediksi hasil dari, misalnya, pilihan topik, posisi
yang diambil, perilaku nonverbal yang ditunjukkan, dan sebagainya. Pelaku komunikasi kemudian
melakukan apa yang menurutnya akan memberikan hasil positif dan berusaha tidak melakukan apa yang
menurutnya akan memberikan hasil negatif.

d. Mengenal Perbedaan Budaya

Perbedaan budaya dapat dilihat dari beberapa aspek:
1). Nilai-Nilai Sosial
Nilai sosial diartikan sebagai konsep yang ada dalam pikiran manusia untuk menganggap suatu
objek itu baik atau buruk dan menjadi rujukan dalam bertindak. Secara umum orang-orang Amerika
berpandangan bahwa uang akan dapat mengatasi berbagai masalah, kekayaan yang diperoleh dari
usahanya sendiri merupakan sinyal superioritas, dan orang yang bekerja keras lebih baik daripada yang
tidak bekerja keras. Mereka juga benci terhadap kemiskinan dan menghargai kerja keras. Bagi mereka,
menjadi kaya adalah sesuatu yang baik. Di Indonesia, khususnya orang-orang yang tinggal di daerah
pedesaan masih memiliki nilai-nilai kebersamaan yang tinggi, sementara ada kecenderungan bahwa nilai
gotong royong mulai memudar di daerah perkotaan, seiring dengan semakin tingginya sikap
individualistis. Bagi orang Indonesia, menjalin kebersamaan masih lebih baik daripada menjadi kaya.

2). Peran dan Status

Budaya menuntun peran yang akan dimainkan seseorang, termasuk siapa berkomunikasi dengan
siapa, apa yang mereka komunikasikan, dan dengan cara bagaimana mereka berkomunikasi. Sebagai
contoh, di negara-negara yang sedang berkembang peran wanita dalam dunia bisnis masih relatif
rendah. Sementara, di negara-negara maju seperti Amerika Serikat dan Eropa, peran wanita di dunia
bisnis sudah cukup kuat.
Begitu pula dalam hal konsep status, yang cara pandangnya berbeda antara negara yang satu
dengan negara yang lain. Kebanyakan status para eksekutif di Amerika Serikat dilihat dari simbol-simbol
yang bernuansa materialistik. Status sebagai seorang eksekutif ditandai dengan ruang sudut kantor yang
luas, karpet mahal, meja kerja eksekutif, dan sejumlah aksesoris yang menarik. Di Indonesia, status
seorang eksekutif dapat dilihat dari penataan ruang kerja yang terkesan mewah dan seberapa mewah
jenis kendaraan yang digunakan. Di Yaman, status seseorang dapat dilihat dari keilmuan dalam bidang
agama dan tingkah lakunya dalam keseharian. Di India, status seseorang dilihat berdasarkan kasta.

3). Pengambilan Keputusan

Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat dan Kanada, para eksekutif selalu berupaya
secepat dan seefisien mungkin dalam mengambil suatu keputusan penting. Umumnya, para manajer
puncak berkaitan dengan suatu keputusan pokok atau utama, sedangkan hal-hal yang lebih rinci
diserahkan kepada manajer yang lebih bawah. Lain halnya di Amerika Latin dan Jepang, proses
pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer puncak umumnya berjalan lambat dan bertele-
tele.

4). Konsep Waktu

Sebagian besar penduduk negara maju sudah menyadari bahwa waktu sangatlah berharga. Untuk
menghemat waktu, para eksekutif Amerika Serikat dan Jerman membuat rencana bisnis secara efisien
dengan memusatkan perhatian pada tugas tertentu pada periode tertentu. Oleh karena waktu sangatlah
terbatas, dalam berkomunikasi mereka cenderung langsung menuju pada pokok persoalan (to the point)
dan cepat. Hal ini berbeda dengan para eksekutif dari Amerika Latin dan Asia, yang umumnya
 24

memandang waktu relatif luwes/fleksibel. Menurut mereka, menciptakan dasar-dasar hubungan bisnis
lebih penting daripada sekedar dapat menyelesaikan suatu pekerjaan.

5). Konsep Jarak Komunikasi

Sebagaimana masalah waktu, menjaga jarak komunikasi juga berbeda untuk budaya yang
berbeda. Ketika melakukan pembicaraan bisnis, para eksekutif Amerika Serikat dan Kanada menjaga
jarak sekitar 5 kaki dari lawan bicara. Namun, bagi para eksekutif Jerman atau Jepang, jarak komunikasi
tersebut dirasakan kurang dekat. Sementara itu, para eksekutif dari negara Timur Tengah mempunyai
kecenderungan untuk melakukan pembicaraan bisnis dengan jarak komunikasi yang relatif dekat

6). Konteks Budaya

Salah satu dari berbagai macam cara orang menyampaikan pesannya kepada orang lain sangat
ditentukan konteks budaya. Di dalam konteks budaya tinggi seperti Korea Utara atau Taiwan, orang
kurang tergantung pada komunikasi verbal, tetapi lebih banyak tergantung pada komunikasi nonverbal.
Dalam melakukan percakapan mereka cenderung menyampaikan pesan-pesan secara tidak langsung
(indirect) yang disertai dengan ekspresi ataupun gerakan-gerakan tubuh; dalam konteks budaya rendah,
seperti Amerika Serikat dan Jerman, orang sangat tergantung pada komunikasi verbal dan bukan
komunikasi nonverbal. Jadi, dalam melakukan pembicaraan mereka cenderung langsung pada persoalan
atau disampaikan secara eksplisit tanpa basa basi.

7). Bahasa Tubuh

Perbedaan bahasa tubuh sering kali menjadi sumber kesalahpahaman berkomunikasi lintas
budaya. Sering kali orang perlu mewaspadai antara kata yang diucapkan dengan gerakan-gerakan
tubuhnya agar dapat diketahui apa maksud yang sebenarnya. Contohnya, sinyal ”Tidak” orang Amerika
Serikat dan Kanada dengan mengerakkan kepala ke kiri dan ke kanan namun orang Bulgaria dengan
menganggukkan kepala ke atas dan ke bawah. Sedangkan bagi orang India menggerakkan kepala ke
kanan dan ke kiri menunjukkan “setuju. Membungkukkan badan yang dilakukan di Jepang dapat
dipandang oleh orang Amerika Serikat sebagai sikap menjilat, sedangkan oleh orang Indonesia dianggap
sebagai menghormati.
Bantuk bahasa tubuh lainnya adalah kontak mata. Mata adalah salah satu bagian tubuh yang
sangat ekspresif. Melihat mata lawan bicara saat berkomunikasi bagi orang Amerika mungkin dianggap
“perhatian”, tapi bagi orang Indonesia dianggap “tidak sopan”.

8). Perilaku Sosial

Apa yang dianggap sopan di suatu negara bisa jadi dianggap kurang sopan di negara lain.
Contohnya, di negara-negara Arab memberikan suatu hadiah kepada istri orang lain dianggap tidak
sopan, namun tidak demikian jika diberikan kepada anak-anaknya.

9). Perilaku Etis

Perilaku yang etis dan tidak etis antarnegara pun bisa berbeda. Di beberapa negara, perusahaan
diharapkan membayar sejumlah uang secara resmi untuk persetujuan kontrak pemerintah. Pembayaran
tersebut dianggap sebagai hal yang rutin, namun di negara Amerika Serikat dan Swedia hal tersebut
dikategorikan sebagai bentuk suap sehingga tidak etis dan ilegal.

10). Perbedaan Budaya Perusahaan

Budaya organisasi adalah cara perusahaan dalam melaksanakan sesuatu. Dengan kata lain,
budaya organisasi mempengaruhi cara orang bereaksi dengan orang lain. Ia juga dapat melihat
bagaimana pekerja melakukan tugasnya, bagaimana mereka menafsirkan dan bereaksi satu sama
lainnya, dan bagaimana mereka memandang perubahan. Saat ini, banyak perusahaan di Amerika Serikat
mencoba membuat aliansi strategis dengan perusahaan asing dan sebagian mengalami kegagalan. Salah
satu alasan kegagalannya adalah pertentangan budaya antara satu perusahaan dengan perusahaan
lainnya.
 25

4.6. Komunikasi dengan Orang Berbudaya Asing

a. Belajar Tentang Budaya

Ketika merencanakan untuk melakukan bisnis dengan orang yang memiliki budaya berbeda,
seseorang akan dapat berkomunikasi lebih efektif bila sudah mempelajari budayanya. Disamping itu,
ketika tinggal di negara lain alangkah baiknya orang tersebut juga sedikit banyak mengenal bahasa,
karena bahasa merupakan pintu utama untuk mengenal budaya maupun adat istiadat yang berlaku di
negara tersebut.

b. Mengembangkan Keterampilan Komunikasi Lintas Budaya

Mempelajari apa yang dapat dilakukan oleh seseorang tentang budaya tertentu merupakan suatu
cara yang baik untuk menemukan bagaimana mengirim dan menerima pesan-pesan lintas budaya
secara efektif. Namun ada dua hal penting yang perlu diingat, yaitu pertama, jangan terlalu yakin bahwa
seseorang akan dapat memahami budaya orang lain secara utuh atau sempurna. Kedua, jangan mudah
terbawa kepada pola generalisasi terhadap perilaku seseorang dari budaya yang berbeda.
Berikut ini adalah beberapa petunjuk atau tips yang diperlukan seseorang ketika berhubungan
dengan orang lain yang memiliki budaya berbeda:
a. Asumsikan berbeda hingga suatu persamaan telah terbukti. Jangan berasumsi bahwa orang
lain memiliki pandangan sama sampai benar-benar menjadi kenyataan.
b. Berani mengambil tanggung jawab saat berkomunikasi. Jangan berasumsi bahwa ini adalah
pekerjaan orang lain untuk berkomunikasi dengan orang lain.
c. Tidak memberi pendapat. Belajar mendengar suatu cerita yang utuh dan terimalah
perbedaan dengan tanpa memberikan pendapat atau penilaian tentang mereka.
d. Tunjukkan suatu penghargaan. Belajar bagaimana suatu penghargaan itu dikomunikasikan
melalui suatu gerak isyarat, kontak mata, dan sejenisnya dalam berbagai budaya yang
berbeda.
e. Empati. Sebelum menyampaikan suatu pesan, cobalah untuk membayangkan perasaan orang
lain bagaimana dan mengapa berkomunikasi.
f. Menahan sikap ambiguitas/mendua. Belajar untuk mengendalikan kekecewaan pada situasi
yang membingungkan.
g. Jangan melihat sesuatu yang superfisial (melihat hanya permukaan). Jangan diganggu dengan
sesuatu seperti pakaian, penampilan, atau ketidaknyamanan lingkungan.
h. Sabar dan tekun. Ketika seseorang berkomunikasi dengan orang lain yang memiliki budaya
berbeda, jangan mudah menyerah.
i. Mengenal bias budaya Anda sendiri. Belajar untuk mengidentifikasi ketika asumsi Anda
berbeda dengan orang lain.
j. Fleksibel/luwes. Siap mengubah kebiasaan atau sikap Anda ketika berkomunikasi dengan
orang yang memiliki budaya berbeda.
k. Tekankan hal-hal yang biasa. Carilah kesamaan untuk menjalin suatu kerja sama.
l. Mengirim pesan yang jelas. Membuat sinyal verbal dan nonverbal yang jelas dan konsisten.
m. Tingkatkan kepekaan budaya Anda. Belajar tentang berbagai kebiasaan dan praktik, sehingga
seseorang perlu waspada terhadap potensi munculnya salah komunikasi.
n. Bersifat individual. Berkomunikasi dengan setiap orang sebagai individu bukanlah mewakili
kelompok lain.
o. Belajar secara langsung. Investigasi setiap budaya, sehingga Anda tahu kapan mengirim suatu
pesan dengan cara langsung atau tidak langsung.
p. Memperlakukan tafsiran anda sebagai hipotesis kerja. Saat Anda memahami budaya asing,
berhati-hatilah terhadap umpan balik yang dilakukan si penerima pesan.

4.7. Negosiasi Lintas Budaya

Orang yang berasal dari budaya yang berbeda sering kali mempunyai pendekatan negosiasi yang
berbeda pula. Tingkat toleransi untuk suatu ketidaksetujuan pun bervariasi. Negosiator dari budaya
 26

yang berbeda mungkin menggunakan teknik pemecahan masalah dan metodepengambilan keputusan
yang berbeda.
Moran, Stahl & Boyer Internasional, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pelatihan lintas
budaya (cross-cultural training), membedakan budaya dalam dua kelompok yaitu budaya permukaan
(surface culture) seperti makanan, liburan, gaya hidup, dan budaya tinggi (deep culture), yang terdiri
atas sikap dan nilai-nilai yang menjadi dasar budaya tersebut.
Orang yang berasal dari budaya yang berbeda sering kali mempunyai pendekatan negosiasi yang
juga berbeda. Tingkat toleransi untuk suatu ketidaksetujuan pun bervariasi. Contohnya, negosiator dari
Amerika Serikat cenderung relatif impersonal dalam melakukan negosiasi. Mereka melihat tujuan
mereka dalam sudut pandang ekonomi dan biasanya mereka menganggap unsur kepercayaan penting di
antara mereka. Sebaliknya, para negosiator dari Cina dan Jepang lebih suka pada suasana hubungan
sosial. Jika ingin berhasil bernegosiasi, Anda sebaiknya bersikap bersabar dan menguasai bagaimana
hubungan personal (pribadi) di Cina. Anda harus dapat menumbuhkan hubungan personal sebagai dasar
membangun kepercayaan dalam proses negosiasi.
Di Perancis, hubungannya relatif kurang personal dan menyukai suasana yang formal dan dimulai
dengan unsur ketidakpercayaan kepada pihak lain. Negosiator dari budaya yang berbeda mungkin
menggunakan teknik pemecahan masalah dan metode pengambilan keputusan yang berbeda. Jika
mempelajari budaya partner Anda sebelum bernegosiasi, Anda akan lebih mudah dalam memahami
pandangan mereka. Lebih lanjut, menunjukkan sikap luwes, hormat, sabar dan sikap bersahabat akan
membawa pengaruh yang baik bagi proses negosiasi yang sedang berjalan, yang pada akhirnya dapat
menemukan solusi yang menguntungkan kedua belah pihak.