46

BAB 8. SURAT DINAS

Tujuan Instruksional Umum

Diharapkan para peserta atau mahasiswa dapat mengenal (cognitive), memahami (affective), dan
mampu mengimplementasikan (psychomotor) berupa komunikasi bisnis dengan surat dinas.

Tujuan Instruksional Khusus

Diharapkan para peserta atau mahasiswa dapat:
1). Mengetahui hakikat surat dinas
2). Mengetahui fungsi surat dinas
3). Memahami ketentuan menulis surat dinas
4). Mengenal format dan bagian surat dinas
5). Menyusun surat dinas sesuai jenis

8.1. Hakikat Surat Dinas

Menurut jenisnya surat dibedakan menjadi dua yaitu surat resmi (surat dinas) dan surat tidak resmi.
Surat resmi yaitu surat berhubungan dengan instansi atau kedinasan dan bahasanya sesuai dengan kaidah
tata bahasa baku. Surat tidak resmi yaitu surat yang bertujuan untuk menyampaikan informasi kepada
orang lain dan tidak dapat sebagai alat pengikat/arsip. Akan tetapi, kali ini Anda akan mempelajari seluk
beluk surat resmi/dinas.
Beberapa hal yang menjadi pertanyaan terkait dengan surat dinas, yaitu seperti apakah bentuk dan
ciri-ciri surat dinas? Pernahkah Anda membuatnya? Apakah sebenarnya surat dinas itu? Buku ini akan
mengenalkan pada Anda teknik menulis surat dinas. Surat dinas biasanya disebut juga surat resmi. Surat
dinas dibuat untuk kepentingan instansi atau lembaga. Selain bahasa yang digunakan harus bahasa resmi
(bahasa yang baik dan benar), penulisan surat dinas juga menuntut format surat secara tepat.
Surat adalah salah satu media komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke
pihak lain (orang lain, instansi, atau organisasi). Surat dinas atau surat resmi adalah surat dari satu pihak
lain yang berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan.

8.2. Fungsi Surat Dinas

Tujuan umum surat yaitu mengharapkan reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang
diharapkan. Fungsi surat dinas sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau
informasi. Surat dinas secara khusus dapat berfungsi sebagai berikut:
1). Duta atau wakil penulis
Seseorang meskipun tidak berhadapan langsung dengan lawan bicaranya dapat terwakili
dengan adanya surat. Oleh karena itu, penulis surat (sekretaris) harus teliti dan benar menulis surat
agar terhindar dari kesalahan. Karena surat akan mencerminkan atau membawa citra positif dan
fungsi yang sangat penting sebagai duta atau wakil jika seseorang belum bisa bertemu.
2). Surat dinas sebagai alat pengikat
Surat dinas akan menjadi alat pengikat yang syah secara hukum. Untuk itu, surat dinas sangat
penting untuk diarsipkan sebagai bukti otentik jika dikemudian hari muncul permasalahan. Lebih
penting lagi bagi pejabat ataupun pemimpin instansi atau organisasi untuk dapat mengarsip surat
secara baik. Oleh karena itu, peran seorang administrator pun memegang peranan penting untuk
membantu mengarsip surat pimpinannya.
3). Sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan dan surat instruksi.
4). Sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, surat-surat perjanjian.
5). Sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan (sejarah).
Syarat-syarat surat dinas yang baik yaitu formatnya menarik, tidak terlalu panjang dan bertele-
tele, memakai bahasa yang jelas dan padat, surat harus adab (artinya pernyataan yang dikemukakan itu
sopan dan tidak menyinggung perasaan si penerima), surat dinas harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri
kedinasan dan harus ada keseragaman pola bentuk.
 47

Untuk dapat menulis surat dinas yang baik diperlukan syarat-syarat dasar bagi penulis. Syarat dasar
tersebut, yaitu penguasaan materi yang akan dikomunikasikan, penguasaan bahasa terutama bahasa
tulis, penguasaan pikiran dan perasaan si penerima, pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja
antara penulis dan pembaca, dan pengetahuan tentang teknik korespondensi. Oleh karena itu, penulis
surat (admin/sekretaris) harus cermat dan teliti ketika menulis surat agar tidak terjadi kekeliruan sekecil
apa pun. Karena jika surat yang dikirimkan salah akan berdampak pada kredibilitas instansi atau organisasi
yang mengeluarkan surat. Sebaiknya surat dinas yang keliru dan sudah terlanjur diterima oleh penerima,
maka harus segera disusulkan surat perbaikan/revisi. Selain itu, alangkah lebih baik jika pimpinan/ketua
instansi sebelum menandatangani memeriksa kebenaran dan ketepatan surat dinas tersebut.

8.3. Ketentuan Menulis Surat Dinas

Seseorang yang akan membuat surat dinas perlu memperhatikan ketentuan-ketentuan yang
mendasarinya. Ketentuan tersebut terkait dengan bahasa, isi/jenis, dan bentuk surat. Oleh karena itu,
langkah awal penulis surat dinas adalah menentukan isi atau jenis surat dinas. Isi atau jenis surat dinas
dipilih sesuai dengan kebutuhan. Isi atau jenis yang dipilih harus disesuaikan dengan ciri dan bagian-
bagian surat dinas.
Surat dinas merupakan surat resmi yang di dalamnya menyangkut berbagai hal terutama
kedinasan, intansi atau organisasi. Surat dinas biasanya dikirimkan oleh kantor pemerintah ke orang atau
kantor lain. Sebagai seorang administrator, Anda harus dapat menulis surat dinas dengan baik dan benar.
Apabila suatu saat, Anda diberi tugas menulis surat dinas oleh pimpinan, maka Anda dapat melakukannya
dengan baik dan benar.
Ketentuan bahasa yang digunakan dalam surat dinas, yaitu:
1). Menggunakan bahasa yang baku, misalnya kata “nggak” (tidak digunakan), tetapi menggunakan kata
“tidak”.
2). Menggunakan kalimat yang efektif, yaitu kalimat yang singkat, jelas, padat, dan tepat
3). Menggunakan pilihan kata yang tepat
4). Pemenggalan kata sebaiknya memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang berlaku
5). Menggunakan ejaan dan tanda baca yang sesuai dengan EYD (Ejaan yang Disempurnakan).

Surat dinas memiliki beberapa bagian. Bagian-bagian itu dapat dikelompokkan menjadi empat
bagian besar:
 Kepala surat,
 Pembuka Surat
 Tubuh Surat
 Penutup Surat
Untuk lebih jelasnya, perhatikan penulisan surat dinas di bawah ini.
 48

1). Kepala surat (1):

 Nama Instansi (1.1)
 Alamat kantor/instansi (1.2)
 Logo/Lambang (1.3)
2). Pembuka Surat:
 Tanggal Surat (2)
 Nomor Surat (3)
 Lampiran (4)
 Hal Surat (5)
 Alamat Tujuan (6)
 49

3). Tubuh Surat:

 Salam Pembuka (7)
 Isi Surat (8):
- Paragraf Pembuka
- Paragraf Inti
- Paragraf Penutup
 Salam Penutup (opsional)
4). Penutup Surat
 Jabatan/hormat (9)
 Tanda Tangan (10)
 Nama Pengirim (11)
 Kode Jabatan/NIP/NIDN (12)
 Tembusan (13)
 Inisial (14)
 50

8.4. Bentuk/Format Surat Dinas

Dalam memilih format, harus mengetahui tentang berbagai bentuk surat dinas. Anda harus
mengidentifikasi pada setiap format, kemudian pelajari apa yang dibutuhkan agar tahu apa yang dipilih.
Surat dinas dapat ditulis dalam berbagai bentuk (format). Terkadang seorang penulis surat kebingungan
memilih format surat yang tepat, sehingga surat yang ditulis formatnya berubah-ubah. Untuk itu, harus
mengetahui format-format surat dinas, sehingga surat yang ditulis formatnya konsisten antara satu
dengan yang lain. Selain itu, penulis surat harus betul mengetahui format surat dinas yang ditulisnya
sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan digunakan oleh organisasi.
Bentuk-bentuk/format surat dinas yaitu:
1). Bentuk Lurus Penuh (full block style)
2). Bentuk Lurus (modified block style)
3). Bentuk Setengah Lurus Lama
4). Bentuk Setengah Lurus Baru
5). Bentuk Lekuk
6). Bentuk Paragraf Bergantung
7). Bentuk Resmi Berparagraf Lurus
8). Bentuk Resmi Berparagraf Lekuk
Agar lebih jelas dalam memahami berbagai format surat dinas, perhatikan bentuk-bentuk surat
dinas di bawah ini!
 51

1). Bentuk Lurus Penuh (full block style)

 52

2). Bentuk Lurus (modified block style)

 53

3). Bentuk Setengah Lurus Lama

 54

4). Bentuk Setengah Lurus Baru

 55

5). Bentuk Lekuk

 56

6). Bentuk Paragraf Bergantung

 57

7). Bentuk Resmi Berparagraf Lurus

 58

8). Bentuk Resmi Berparagraf Lekuk

 59

8.5. Bagian Surat Dinas

Surat dinas meliputi beberapa bagian yang perlu dipahami secara cermat. Bagian-bagian surat
dinas, meliputi kepala surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran surat, hal, tujuan surat, salam pembuka,
isi surat, salam penutup, tanda tangan, nama pengirim & NIP, jabatan, tembusan, dan initial. Bagian-
bagian tersebut akan diuraikan secara lengkap sebagai berikut.

a. Kepala Surat
Surat dinas pada umumnya selalu mencantumkan kepala surat. Kepala surat berguna agar mudah
mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lainnya mengenai organisasi atau
instansi yang mengirim surat tersebut. Kepala surat di dalamnya meliputi tiga unsur pokok, yakni nama
instansi/kantor/badan, alamat, dan logo.
1). Nama instansi ditulis dengan huruf kapital seluruhnya. Apabila instansi itu berada di tingkat daerah
(cabang), urutan penulisannya dimulai dari instansi tingkat yang lebih tinggi (pusat) berangsur-angsur
ke tingkat terendah. Nama-nama instansi ditulis pada baris yang berbeda.
2). Alamat kantor/instansi dapat meliputi nama tempat/lokasi, nomor telepon, atau nomor kode pos.
Penulisannya ditulis dengan huruf kapital hanya pada bagian awal masing-masing kata (unsur
kalimat). Huruf kapital seluruhnya juga dibenarkan asalkan ukuran hurufnya lebih kecil daripada
ukuran huruf nama instansi. Apabila di samping nama tempat sebagai unsur utama terdapat unsur
penjelas, seperti Bagian Surat Dinas
3). Logo atau lambang instansi ditempatkan di sebelah kiri. Munculkan logo sesuai dengan instansi
pembuat surat. Antara bagian kepala surat dengan bagian berikutnya, yakni pembuka surat, biasanya
terdapat garis pemisah.
Contoh penulisan kepala surat dapat diamati di bawah ini.

b. Tanggal Surat
Tanggal surat merupakan salah satu komponen pembuka surat. Tanggal surat memuat tanggal,
bulan, dan tahun, sedangkan kota tempat pembuatan surat tidak perlu ditulis karena nama kota sudah
terlihat pada kepala surat. Tanggal dituliskan dengan angka arab, misalnya 5 bukan 05. Bulan dituliskan
secara lengkap dengan huruf awal kapital, misalnya September bukan Sept. atau Septemb. Selain itu, tidak
dibenarkan pula menuliskan bulan dengan angka arab atau romawi, misalnya 9, 09, atau IX. Penulisan
tahun juga harus secara lengkap, seperti 2015, bukan disingkat atau ditulis dengan tanda apostrof,
misalnya ’15 atau 15. Sementara itu, untuk mengakhiri penulisan tanggal surat tidak perlu menggunakan
tanda baca.
Contoh penulisan tanggal dapat diamati di bawah ini.
Benar:
7 Mei 2023
Salah:
7-5-2023
7-5-23
07-05-‘23
7Mei 2023
Tanggal: 7Mei 2023
Sumenep, 7-5-2023
Sumenep, 07Mei 2023
 60

c. Nomor Surat
Ada tiga komponen yang ada pada bagian ini, yaitu: nomor urut surat, kode instansi & admin, bulan
dan tahun pembuatan. Aturan penomoran ini mengikuti petunjuk yang berlaku di setiap instansi atau
lembaga.
Contoh penulisan nomor surat dapat diamati di bawah ini.
Benar:
Nomor: 055/D-FEB/UND/V/2023
Salah:
Nomer: 055/D-FEB/UND/V/2023
Nomor: 055 / D-FEB/ UND / V / 2023
No. : 055/D-FEB/UND/V/2023
Keterangan:
055 = nomor urut surat
D-FEB = Admin Dekanat FEB
UND = Tujuan surat ditulis (Undangan)
V = bulan surat ditulis
2023 = tahun surat ditulis

d. Lampiran Surat
Surat yang melampirkan sesuatu, misalnya kuitansi, brosur atau fotokopi, dalam bagian surat perlu
dituliskan “Lampiran” yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Lampiran mengungkapkan jumlah sesuatu
yang dilampirkan menyertai surat utama, bukan apa yang dilampirkan. Kata ini dapat ditulis secara
lengkap maupun singkatannya, yakni Lamp. dengan huruf awal kapital. Apabila dalam surat utama tidak
ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya bagian ini tidak diketikkan, kecuali bila format itu telah tercetak.
Bila terjadi demikian, sebaiknya isiannya berupa tanda hubung (-) atau tanda pisah (–) , bukan angka 0.
Contoh penulisan lampiran surat dapat diamati di bawah ini.
Benar:
Lampiran : Satu lembar
Lamp. : Satu lembar
Lampiran : 21 lembar
Lamp. : 21 lembar
Lampiran : -
Lamp. : -
Salah:
Lampiran : 1 lembar
Lamp. : 1 (satu) lembar
Lampiran : 21 lembar.
Lamp. : 21 lembar.
Lampiran : 0
Lamp. : 0

e. Hal Surat
Pada setiap surat dinas selalu mecamtumkan pokok atau inti dari surat tersebut yang lazimnya
disebut “Hal”. Kata ini juga sering dipakai bergantian dengan kata Perihal. Namun, pemakaian kata Perihal
sebaiknya dihindari sebab kata peri juga bermakna hal atau tentang. Isian bagian ini penting karena di
sinilah inti surat dikemukakan. Oleh karena itu, isiannya harus ditulis jelas namun cukup singkat.
Penulisannya menggunakan huruf kapital hanya pada huruf pertama isiannya, kecuali untuk nama atau
singkatan tertentu yang harus dituliskan dengan huruf kapital seluruhnya. Tidak ada tanda baca yang
mengakhirinya. Garis bawah pada isian ini juga tidak dibenarkan.
Contoh penulisan pokok surat/hal surat dapat diamati di bawah ini.
Benar:
Hal : Undangan Rapat
 61

Hal : Lomba mengarang

Salah:
Hal : UNDANGAN RAPAT
Hal : Lomba mengarang dalam rangka hari jadi
Sumenep
Perihal : Undangan Rapat.
Perihal : Lomba mengarang dalam rangka hari jadi
Sumenep

f. Tujuan/Alamat Surat
Bagian ini minimal terdapat dua komponen, yaitu nama dan alamat penerima surat. Dalam surat
resmi selalu diawali dengan bentuk penghormatan Yang terhormat, yang disingkatkan menjadi Yth. Kata
Kepada masih dapat digunakan apabila surat tersebut tidak ditujukan kepada orang secara langsung,
melainkan lembaga atau perusahaan. Dalam hal ini lazim digunakan u.p. sebagai singkatan untuk
perhatian di belakangnya yang menyatakan orang yang dituju.
Setelah ungkapan penghormatan Yang terhormat, biasanya diikuti oleh nama orang dengan
jabatannya atau sapaan, seperti Bapak, Ibu, Saudara. Dalam hal penulisan, kata Bapak atau Ibu tidak
disingkat, kecuali Saudara menjadi Sdr. Sapaan itu sebenarnya hanya berlaku untuk orang (namanya),
bukan jabatan atau gelar yang dimilikinya. Oleh karena itu, bila kata sapaan digunakan, seharusnya setelah
sapaan itu diikuti oleh nama penerima surat tanpa gelar atau jabatan di depannya. Sebaliknya, bila jabatan
atau gelar (akademik atau keagamaan) yang dituliskan mendahului nama orang, sebaiknya tidak
digunakan kata sapaan.
Penulisan kata depan di pada bagian ini seperti yang lazim dituliskan beberapa orang, bila dapat
dihilangkan tanpa memengaruhi makna, sebaiknya ditanggalkan, kecuali bila penghilangan itu
memengaruhi makna. Apabila kata depan di masih dipertahankan dengan alasan memengaruhi makna,
sebaiknya kata tersebut tidak dituliskan dalam baris terpisah dengan kata atau nama kota yang
mengikutinya. Nama kota jika dipakai, tidak dituliskan dengan huruf kapital seluruhnya. Pada akhir bagian
ini tidak diakhiri dengan tanda titik atau garis bawah.
Contoh penulisan tujuan surat dapat diamati di bawah ini:
Benar: Salah:
Yth. Kepala SMAN I Sumenep Yth. Kepala SMAN I Sumenep
Jalan Payudan Timur 1 Pabian Jalan Payudan Timur
Sumenep Jawa Timur 69411 Di Sumenep

Yth. Drs. Sulaiman Yth. Bapak Drs. Sulaiman

Kepala SMAN I Sumenep Kepala SMAN I Sumenep
Pabian Sumenep 69411 Pabian Sumenep 69411

Kepada Yth. Kepada Yth.

Direktur PT Wira Usaha Sumekar u.p Kabag Personalia
Jalan Trunojoyo 137 PT Wira Usaha Sumekar
Sumenep Jawa Timur 69416 Jalan Trunojoyo 137
u.p Kabag Personalia Sumenep Jawa Timur 69416

Pihak Pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas,
lengkap. Lebih baik pula tulis Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat. Selain itu, tulis dengan rapi
dan sesuai dengan halaman sampul surat.
 62

g. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan bagian dari tubuh surat. Salam pembuka yang biasa digunakan dalam
surat resmi adalah Dengan hormat. Ada pula yang membakukan salam tertentu lainnya. Apabila salam
pembuka ini digunakan, salam tersebut ditulis dengan huruf kapital hanya pada bagian awalnya. Akhir
salam ini diberi dengan tanda koma. Dalam surat bentuk resmi (official style) salam ini tidak lazim
digunakan.
Contoh penulisan salam pembuka surat dapat diamati di bawah ini.
Benar: Salah:
Dengan hormat, Dengan hormat
Assalamu’alaikum wr. wb., Dengan hormat;
Salam sejahtera, Dengan Hormat,

Assalamu’alaikum wr. wb
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Assalamu’alaikum wr.wb.

Salam sejahtera
Salam sejahtera;
Salam Sejahtera

h. Isi Surat
Isi surat yang termasuk bagian dari tubuh surat ini meliputi beberapa subbagian, seperti paragraf
pembuka, paragraf inti, dan paragraf penutup.
1). Penulisan paragraf pembuka
Paragraf pembuka berisi pengantar untuk menarik perhatian penerima surat. Isi bagian ini dapat
bermacam-macam sesuai dengan keperluan, misalnya pemberitahuan, balasan, permintaan,
pertanyaan atau pernyataan tertentu. Contoh penggunaannya dapat diamati di bawah ini.

1. Kami beritahukan bahwa….

2. Kami mohon bantuan Bapak untuk….
3. Bersama ini kami lampirkan….
4. Kami mengundang….
5. Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal….
6. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa….
7. Perkenankan kami melaporkan….
8. Dengan hormat kami laporkan kepada Bapak….
9. Dalam rangka ..., kami beritahukan ....
10. Berdasarkan hasil pemantauan ....
11. Kami mengharapkan kehadiran Saudara pada ....
12. Menyambung surat kami tanggal ….. nomor….

Contoh paragraf pembuka untuk pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, atau laporan, yaitu:
 63

1. Berkenaan dengan surat Saudara tanggal…. No….

2. Menjawab surat Saudara tanggal … No ….
3. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 April 2023, nomor ....
4. Memenuhi permintaan Bapak melalui surat nomor ..., tanggal ..., dengan ini
kami kirimkan ....
5. Membalas surat Saudara tanggal…. No…..
6. Memperhatikan surat Saudara tanggal…. No…
7. Memyambung pembicaraan kita melalui telepon kemarin…

2). Penulisan Paragraf Inti

Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan,
dinyatakan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan penulis kepada penerima surat.
Untuk menghindari salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat dan jelas. Begitu pula
dengan susunannya. Ini tidak berarti bahwa setiap surat harus pendek. Maksudnya adalah agar surat
sebaiknya disusun dengan ungkapan yang singkat, jelas, tepat dan hormat (Bratawidjaja, 1995: 28).
Paragraf ini memuat maksud penulisan yang sebenarnya. Oleh karena itu pemakaian unsur-
unsur bahasa harus dikendalikan dan dicermati agar efisien dan efektif. Surat yang terlalu bertele-tele
tidak menarik. Begitu pula bila terlalu singkat dikhawatirkan tidak informasi yang diinginkan.
Pemilihan kata yang monoton juga dapat menimbulkan kebosanan. Contoh paragraf inti dapat
diamati di bawah ini.

Dalam rangka penyusunan borang akreditasi untuk program studi manajemen,

dengan ini kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu pada
hari : Senin
tanggal : 12 Juni 2023
waktu : pukul 12.00–13.00
tempat : Ruang Rapat Rektorat lantai 2

Hal yang harus dicermati setelah kata pada tidak dibenarkan menggunakan titik dua (:) karena
kalimat yang mengikutinya bukan termasuk rincian, ditambah lagi kalimat yang mengikutinya sudah
menerangkan bagian kalimat sebelumnya, yakni mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu pada.
Sementara itu, pada kata waktu lebih tepat menggunakan kata pukul, yang menyatakan saat
berlangsungnya kegiatan. Kata jam selayaknya digunakan untuk menyatakan panjang atau lamanya
kegiatan, misalnya 2 jam 30 menit.
Selain itu, tanda hubung (-) sering dikacaukan dengan tanda pisah (–). Keduanya sering dianggap
sama. Tanda hubung digunakan untuk memisahkan bagian kata yang dipenggal karena penulisannya
dalam satu baris tidak cukup. Tanda hubung juga dipakai sebagai penanda kata ulang. Dalam
penulisan kata ulang ini perlu diperhatikan bahwa tidak dibenarkan dalam satu kata ulang terdapat
lebih dari satu tanda hubung, meskipun terpaksa kata ulang itu harus dipisah dalam baris yang
berbeda. Tanda hubung juga dipakai dalam satu kata yang tidak satu jenis lambang yang
digunakannya, misalnya huruf dengan angka arab, seperti ke-69 dan huruf kecil dengan huruf kapital,
seperti di-PHK.
Sementara itu, tanda pisah (–) digunakan untuk menyatakan jarak antarwaktu atau
antartempat. Lihat kembali pada contoh paragraf inti di atas pada penulisan antarwaktu 12.00–13.00
menggunakan tanda pisah (–). Apabila tanda baca ini tidak ditemukan dalam mesin ketik atau alasan
lainnya, dapat digunakan tanda hubung ganda berurutan (--) sebagai pengganti tanda pisah tersebut.
3). Penulisan Paragraf Penutup
 64

Bagian ini biasanya berisi penegasan isi surat, ucapan terima asih, imbauan, atau harapan.
Paragraf penutup hendaknya dibuat singkat dan jelas, namun harus tetap memperhatikan kaidah-
kaidah kebahasaan. Perhatikan contoh paragraf penutup surat di bawah ini.

1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2. Demikian pemberitahuan ini. Atas perhatian dan kehadiran Bapak, kami
ucapkan terima kasih.
3. Demikian petunjuk ini agar digunakan sebagaimana mestinya.
4. Demikian laporan kami agar Bapak maklum. Atas perhatian Bapak, kami
sampaikan terima kasih.
5. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.

i. Salam Penutup
Salam penutup dicantumkan di antara alenia penutup dan tanda tangan. Fungsi utama salam
penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim dan penerima surat. Bahasa
salam penutu bermacam-macam tergantung pada posisi pengirim dan penerima surat.
Aturan salam penutup sama dengan salam pembuka. Jika salam penutup menunjukkan penutup
dari isi surat, maka diakhiri dengan titik, sedangkan apabila menunjukkan rasa hormat diakhiri dengan
tanda koma. Apabila dalam suatu surat tidak ada salam pembuka, salam penutup pun tidak perlu
dituliskan.
Contoh pemakaiannya seperti berikut ini.
Benar: Salah:
Hormat kami, Hormat Kami,
Hormat kami.

Salam takzim, Salam Takzim,

Salam Takzim.

Wassalamu’alaikum wr. wb. Wassalamu’alaikum wr. wb.,

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.,

j. Tanda Tangan
Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang
berwenang adalah sah. Sebaliknya, surat yang ditandatangi oleh pejabat yang tidak berwenang dianggap
tidak sah dan tidak berlaku.
Tanda tangan merupakan hak pribadi penulis. Namun, ada hal yang bermanfaat untuk diperhatikan
berkaitan dengan peletakannya. Seyogyanya, tanda tangan ditulis tidak terlalu kecil atau sesuaikan
dengan luas daerah yang tersedia. Bagian tanda tangan sebaiknya ada yang disinggungkan pada penulisan
nama pengirim sebab dapat memberikan peluang yang agak sulit untuk dipalsukan orang lain.

k. Nama Pengirim
Nama pengirim hendaknya ditulis lengkap bila tempat yang tersedia cukup. Apabila terpaksa ada
bagian yang harus disingkat, bagian yang disingkat tersebut harus diakhiri dengan tanda titik. Bagian yang
disingkat sebaiknya merupakan unsur nama yang di depan. Penulisan nama diawali dengan huruf kapital
pada bagian awal masing-masing nama. Penulisan nama tidak perlu ditulis dengan diapit oleh tanda
kurung atau digarisbawah. Contoh pemakaian akan digabungkan dengan contoh penulisan jabatan/NIP
berikut.
 65

l. Jabatan/NIP
Jabatan ditulis dengan huruf kapital pada bagian awal masing-masing kata. Jabatan tidak perlu
ditulis secara lengkap, misalnya cukup ditulis Kepala, bukan Kepala Kantor Diknas Kabupaten Bangkalan.
NIP ditulis dengan huruf kapital seluruhnya tanpa tanda titik, baik pada setiap huruf maupun pada akhir
huruf. Angka yang menunjukkan NIP tidak perlu ditulis dengan dipisahkan pada setiap kelipatan ribuannya
sebab angka ini tidak menyatakan jumlah. Contoh penulisan salam penutup, tanda tangan, nama
pengirim, dan NIP dapat diamati di bawah ini.
Benar: Salah:
Hormat kami, Hormat kami,
Ketua Senat Ketua Senat

Ahmad Ghufrony, S.E., M.M (Ahmad Ghufrony, S.E., M.M)

NIDN 0704128504 NIDN 0704128504

m. Tembusan Surat
Tembusan ini sifatnya opsional, bisa ada bisa tidak. Kalau tembusan diperlukan, kata Tembusan
ditulis dengan huruf kapital di bagian awal dan diakhiri tanda titik dua (:). Isiannya berupa nama orang
atau jabatan. Bentuk penghormatan, seperti Yang terhormat (Yth.) tidak perlu ditulis, begitu pula dengan
hormat kepada ... atau (sebagai laporan), (untuk diketahui), (sebagai undangan). Pada setiap setiap bagian
tidak diberi tanda titik. Contoh dapat diamati di bawah ini.
Benar: Salah:
Tembusan: Tembusan Yth:
1. Rektor Universitas Wiraraja Madura 1. Rektor Universitas Wiraraja Madura
2. Ka. TU Fakultas Ekonomi dan Bisnis 2. Ka. TU Fakultas Ekonomi dan Bisnis

n. Inisial
Inisial mengacu kepada kode yang berupa singkatan nama orang yang mengonsep dan mengetik
surat. Kode pertama menyatakan inisial pengonsep surat, sedangkan kode kedua menyatakan
pengetiknya. Masing-masing kode itu memerlukan dua huruf. Di antara dua kode itu terdapat garis miring,
dan tidak diakhiri oleh tanda apa pun. Biasanya kode pertama berupa huruf kapital seluruhnya, sedangkan
kode kedua dapat berupa huruf kapital bagian awalnya, atau seluruhnya huruf kecil, atau dapat juga
keduanya berupa huruf kapital, misalnya AG/SY,atau AG/sy untuk nama Achmad Ghufroni sebagai
pengonsep dan Syamsul sebagai pengetiknya. Kata inisial tidak perlu ditulis.