Tugas.

2
Soal 1

Kantor tempat beraktivitas dalam melakukan pekerjaan. Apa yang Saudara

ketahui tentang kantor?

Soal 2

Tidak semua surat yang diciptakan dalam organisasi selalu disimpan, jelaskan
tentang prinsip Penyusutan arsip?

Soal 3

Jelaskan bagian-bagian surat dinas, yang mencakup empat bagian utama

yaitu, kepala atau kop surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat,
uraikan?

Soal 4

Jelaskan Format surat resmi organisasi?

Soal 5

Implementasi kebijakan pengurusan surat, banyak model yang digunakan,

jelaskan?

Cara menjawab Tugas 1

1. Jawaban diketik dengan microsoft word versi
2003.doc.
2. Jawaban diunggah sesuai dengan tanggal
pengunggahan Tugas1, tidak dimelkan ke Tutor Tuton.
3. Saya sangat menghargai mahasiswa yang
menyampaikan
tanggapan/jawaban/opini/sanggahan/komentar/mas
ukan terkait topik diskusi dengan menghindari copy-
paste, plagiarisme dan mohon menggunakan bahasa
yang baik dan santun. Silakan cantumkan contoh dan
 sumber literatur bacaan yang anda gunakan untuk
mendapat nilai lebih.

Jawaban

1. Kantor merupakan tempat dilaksanakannya aktivitas atau kegiatan ketatausahaan, yaitu

berupa unit kerja yang terdiri atas ruangan, peralatan, dan pekerjanya. Dalam bahasa
Inggris, office memiliki makna yaitu tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau
ruang tempat kerja (Ulbert Silalah).
Fungsi kantor :
a. Fungsi dasar atau fungsi rutin
Fungsi kantor yang pertama adalah sebagai wadah yang digunakan untuk menerima dan
mengumpulkan informasi.
b. Fungsi manajemen dan administrasi
Secara hakikat, administrasi merupakan ilmu dan seni. Sebagai ilmu,administrasi
merupakan pengetahuan tentang menjalankan organisasi, sedangkan sebagai seni,
administrasi merupakan tata cara mengatur, mengendalikan serta menjalankan sebuah
organisasi dalam mencapai suatu tujuan tertentu.
c. Fungsi pelindung asset
Fungsi kantor adalah tempat atau wadah yang digunakan untuk mengumpulkan,
menyimpan, dan melindungi aset berupa dokumen-dokumen perusahaan atau instansi
pemilik kantor.
d. Fungsi pengendalian biaya kantor
Fungsi ini dilaksanakan dengan menggunakan adopsi metode ilmiah untuk manajemen
kantor. Kantor modern lebih jauh diharapkan mengeluarkan fungsi pengendalian biaya
kantor dengan cara mekanisasi kantor, adopsi waktu dan tenaga menyimpan dalam
kantor, menggunakan formulir yang baik dan menganalisis kegiatan rutin kantor yang ada
dan meningkatkan yang lain.
Unsur-unsur kantor :
• Bangunan Gedung dan Ruang;
• Tata Ruang Kantor; dan
• Personal.

Sarana dalam perkantoran :

• Lokasi kantor
• Gedung
• Peralatan
• Interior
• Mesin-mesin kantor
Pekerjaan kantor pada umumnya terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan
dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian
perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan
pengawasan perkantoran (office controlling).
2. Prinsip penyusutan arsip surat adalah sebagai berikut.
a. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA).
b. Pemindahan arsip inaktif dilakukan untuk mengurangi penumpukan arsip di unit
kerja.
c. Pemusnahan arsip hanya dapat dilakukan terhadap arsip yang tidak berguna lagi
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
d. Pemusnahan dilakukan secara total, sehingga informasi dan fisiknya tidak
dikenali lagi.
e. Penyerahan arsip statis dilaksanakan secara periodik kepada Arsip Nasional.
f. Kegiatan pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip inaktif kepada unit
kearsipan harus disertai dengan Berita Acara Pemindahan
g.
3. Bagian-bagian surat :
a. Kop Surat
Kop surat terdiri atas logo, nama dan alamat instansi atau lembaga dengan nama-nama
mengacu pada induk organisasi, serta pada kop surat terdapat karakteristik atau ciri khas
organisasi tersebut. Dalam hal itu, kepala surat memuat atau berisi, lambang atau logo,
nama organisasi, alamat lengkap tanpa singkatan, kodepos, nomor telepon, nomor
faksimile, surat
 elektronik (é-mail) dan laman (website). Kepala surat dapat diberi warna berbeda atau
diberi garis penutup. Fungsi kepala surat/kop surat adalah sebagai identitas organisasi,
untuk mengetahui nama dan alamat organisasi serta memberi informasi dan keterangan
tentang organisasi.
b. Pembuka Surat
Pembuka suratdinas meliputi awal surat, tanggal surat, nama dan alamat orang/badan yang
dikirimi surat, serta salam pembuka. Akan tetapi dalam perkembangannya, setiap instansi,
badan, ataupun organisasi dapat saja mengubahnya, sesuai dengan kebutuhan.
c. Isi surat
Isi surat berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan
sebagainya yang disampaikan kepada pembaca surat. Isi surat merupakan bagian inti surat
yang terdiri atas pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.
Pedoman dalam penulisan isi surat yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut.
1) menyampaikan maksud secara jelas, dengan menghindarkan kalimat panjang;
2) menghindari pemakaian akronim atau singkatan yang tidak lazim;
3) menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, dan sopan
( efektif );
4) menggunakan tanda baca dengan benar.
d. Penutup Surat
Penutup surat meliputi salam penutup, jabatan penanda tangan, nama pejabat,
NIP/NUP,inisial singkatan nama pejabat yang berwenang, dan tembusan. Agar dapat
dipahami oleh penerima surat, di dalam penulisan surat dinas resmi atau formal,
penulis surat perlu mempertimbangkan faktor kesederhanaan, kesantunan bahasa,
kelugasan kalimat, kecermatan dan ketepatan dalam pemilihan kata dan struktur
kalimat, serta keserasian kalimat.
4. Format surat resmi organisasi sebagai berikut.
1) Bentuk lurus penuh ( full block style )
Format ini sering dianggap sebagai format surat paling formal atau bentuk
surat yang lain. Hal ini dikarenakan surat yang berbentuk full block style
setiap baris dalam surat tersebut menggunakan rata kiri. Walaupun tidak
 ada peraturan yang resmi tentang penggunaan dalam surat permintaan ,
pengumuman, dan surat persetujuan.
Surat bentuk lurus penuh adalah surat yang seluruhnya dimulai dari pias
kiri, mulai baris pertama sampai baris terakhir. Tak ada satu bagian pun
dari surat yang tidak dimulai pada pias kiri : tanggal surat, awal paragraf,
awal uraian, sampai nama, jabatan, dan tanda tangan pembuat surat.
Apabila surat ini harus ditandatangani beberapa orang atau pejabat/
pimpinan, seperti surat kuasa, surat perjanjian atau perlu diketahui, atau
disetujui atasan, semua itu harus disusun ke bawah ( tidak boleh kiri-kanan
), sehingga surat semacam itu menjad panjang sekali.
2) Bentuk lurus ( block style )
Surat bentuk lurus serupa dengan bentuk lurus penuh dalam hal surat, dari
kalimat pertama sampai kalimat terakhir. Bedanya hanyalah pada tanggal
surat serta nama dan tanda tangan pembuat surat. Keduanya ditempatkan
di bagian kanan kertas surat, sehingga nomor dan tanggal surat dapat
ditempatkan sebaris (kiri kanan), tembusan, nama dan tanda tangan
pembuat, pemberi dan penerima kuasa, pihak pertama dan kedua sebuah
surat perjanjian, dan lain-lain.
3) Bentuk setengah lurus ( semi block style )
Surat bentuk setengah lurus serupa dengan bentuk lurus terutama dalam
hal tanggal serta nama dan tanda tangan pembuat surat. Bedanya terletak
pada awal paragraf baru yang selalu masuk beberapa ketukan . di samping
itu, jika ada bagian surat yang harus diurutkan ke bawah, hal itu dapat
dimulai agak ke kanan.
4) Bentuk lekuk ( indented style )
Surat bentuk lekuk dalam penulisan alamat pada surat tidak rata atau
berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru masuk beberapa ketukan.
Bentuk lekuk ini biasanya memiliki alinea pargraf yang melekuk, sehingga
tidak terlihat rapi namun terlihat terstruktur terutama pada bagian surat
yang ditujukan bentuk formasi alinea.
5) Paragraf menggantung (hanging paragraph)
 Bentuk paragraf menggantung merupakan bentuk surat dengan tubuh surat
memiliki alinea yang menggantung. Maksudnya dari alinea menggantung
adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi,
setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5
spasi. Bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu, tidak semua organisasi
menggunakannya.
5. Model implementasi kebijakan menurut Edwards III (1980:p.9-10), mengatakan bahwa
ada empat faktor utama yang perlu dipertimbangkan dalam implementasi kebijakan yaitu,
komunikasi (communication), sumber-sumber (resources), disposisi atau sikap
(disposition or attitudes), dan struktur birokrasi (bureaucratic structure).

1. Komunikasi (communication)
Agar implementasi kebijakan tata naskah dinas efektif, maka pihak yang bertanggung
jawab dalam implementasi kebijakan harus mengetahui dengan jelas apa yang harus
dilakukan. Petunjuk atau perintah untuk implementasi kebijakan harus diteruskan kepada
personal yang tepat, jelas, akurat dan konsisten. Perintah harus secara jelas menerangkan
kapan dan bagaimana suatu program dilaksanakan. Berbagai petunjuk dalam pelaksanaan
kebijakan tidak boleh berlawanan agar pelaksana mudah untuk mengikutinya (George,
1980:p.17).

2. Sumber Daya (Resources)

Petunjuk-petunjuk dalam melakukan implementasi suatu kebijakan harus direkam dengan
jelas, akurat, dan konsisten, tetapi jika sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam
implementasi kurang atau tidak tersedia, maka implementasi kebijakan tidak akan efektif
(George, 1980:11). Sumber daya dalam implementasi kebijakan meliputi sumber daya
manusia, informasi, dana (biaya), kewenangan dan fasilitas.
3. Disposisi atau Sikap (Disposition or Attitudes)
Disposisi berhubungan dengan kecenderungan atau sikap dari implementor yang
dipengaruhi oleh pandangan dan kepentingan kelompok atau individu dalam
melaksanakan implementasi kebijakan. Jika implementor (orang yang
mengimplementasikan kebijakan) memiliki disposisi yang baik, maka akan dapat
 menunjang pencapaian tujuan kebijakan yang baik. Jika terjadi sebaliknya, implementor
memiliki disposisi yang negatif, maka implementasi kebijakan kemungkinan besar akan
mengalami kegagalan. Pada kenyataannya implementor sering menggunakan
kecenderungan tersebut dibanding mengikuti petunjuk yang telah ditetapkan dalam
kebijakan.

4. Struktur Birokrasi (Bureaucratic Structure)

Struktur birokrasi, memberi pengaruh yang signifikan terhadap implementasi kebijakan.
Struktur organisasi yang terlalu panjang akan mengakibatkan lemahnya pengawasan dan
dapat menimbulkan red tape. Red tape adalah prosedur birokrasi yang rumit dan kompleks
dalam sebuah organisasi. Struktur birokrasi dalam organisasi atau perusahaan mencakup
Standar Operasional Prosedur (SOP) dan dimensi fragmentation.
Pertama, Standar Operating Prosedures (SOPs) adalah suatu kegiatan rutin yang
memungkinkan para pegawai (pelaksana kebijakan/ birokrasi administrator/birokrat)
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatannya setiap hari sesuai dengan standar yang
ditetapkan atau standar minimum yang dibutuhkan. SOPs, berkembang sebagai respons
internal untuk mempermudah dan menyeragamkan tindakan, sehingga lebih efisien, tetapi
yang perlu diperhatikan dalam standar operasional prosedur, perlu disesuaikan dengan
perubahan yang ada, sehingga tidak menghalangi dalam implementasi kebijakan.
Kedua, dimensi fragmentasi menegaskan bahwa struktur yang terfragmentasi dapat
meningkatkan gagalnya komunikasi ketika dalam implementasi kebijakan. Para pelaksana
kebijakan akan memiliki peluang yang besar, sehingga instruksi akan sangat terganggu.
Fragmentasi di sini adalah upaya penyebaran tanggung jawab kegiatan dan aktivitas
pegawai di antara beberapa unit. Fragmentasi birokrasi akan membatasi kemampuan para
pejabat puncak atau pimpinan tertinggi untuk mengoordinasikan semua sumber daya yang
relevan dalam suatu yurisdiksi (kewenangan dalam melaksanakan kebijakan) tertentu,
akibatnya terjadi ketidakefisiensian dan pemborosan sumber daya. Faktor komunikasi,
sumber daya, disposisi, dan struktur birokrasi sebagaimana disebutkan di atas akan
memengaruhi tingkat keberhasilan dan kegagalan implementasi suatu kebijakan.

Sumber : BMP ASIP4325/MODUL4,5