SURAT BISNIS YANG BAIK

A. Kualifikasi Baik dan Menarik

B. Bentuk Kebahasaan yang Tepat, Akurat, dan

Menarik
C. Ungkapan-Ungkapan yang Harus Dihindari

D. Singkatan-Singkatan yang Banyak

Digunakan dalam Surat Bisnis
 SEBUAH BUSINESS LETTERHARUS MEMILIKI
SIFAT-SIFAT BERIKUT :
1. Jelas (clear)
a. kepada siapa surat itu ditujukan
b. dari siapa surat itu berasal
c. isi yang dimaksudkan
d. kata-kata/kalimatnya, tulisan atau ketikannya.

2. Singkat Cinsice)
a. tidak bertele-tele
b. tidak menggunakan kalimat panjang atau
berlebihan.
c. harus pendek dan tegas
3. Lengkap (complete)
- Mengandung semua informasi yang dibutuhkan

4. Bernada sopan (courteous)

- bijak dalam mengemukakan kehendak dan tidak meremehkan
orang lain.

5. Benar (correct)
- benar dan baik dalam pemilihan bahasanya serta berisi
informasi yang benar .

6. Bersih (clean)
- menggunakan kertas yang baik dan bersih.

7. Hati – hati (careful)

- ketikan harus di kerjakan secara hati-hati supaya rapih, bersih
dan tidak salah
Penggolongan jenis jenis surat
1. Koresfondensi
2. Fungsi surat
3. Macam surat
4. Surat-surat yang ditangani oleh sekretaris
5. Surat masuk
6. Surat keluar
7. Arsip
 1.koresfondensi (surat menyurat)

Koresfondensi berasal dari kata latin cum yang berarti

dengan, bersama, dan respondere yang berarti menjawab
arti umum koresfondesi adalah sama-sama menjawab ,
atau saling menjawab.
sedangkan arti khususnya adalah saling menjawab dengan
surat-surat atau saling berhubungan lewat surat.
2.Fungsi surat
1. menjadi bukti tertulis bahwa komunikasi tertulis
sudah terjadi dan di lakukan.
2. menjadi wakil lembaga atau pribadi yang
mengirimkan nya.
3. menjadi pegangan untuk bertindak dan titik tolak
untuk kegiatan .
4. menjadi catatan/dokumentasi history dan bahan
ingatan atas hal yang sudah di bicarakan
3.Macam surat
1. surat perorangan adalah surat yang di tujukan satu
orang ( satu petugas lembaga ).

2. surat kelompok adalah surat yang di tujukan kepada

sekelompok orang ( sejumlah lembaga ) .

3. surat edaran adalah surat yang di tujukan kepada

banyak orang atau banyak lembaga, bahkan dapat di
tujukan kepada khalayak masyarakat.
Menurut tujuan nya, kita mengenal jenis
surat yaitu :
1. surat lamaran.
2. surat panggilan.
3. surat undangan.
4. surat keterangan
5. surat peringatan
6. surat penuntutan
7. surat pengantar
8. surat pemesanan
9. surat penawaran
10. surat penegasan (konfirmasi)
11. surat penagihan, dsb
Dari segi kepentingan kerja, kita
mengenal jenis surat
1. surat pribadi (personal letter)

2. surat niaga atau bisnis (business letter)

3. surat dinas (official letter)

Dari segi kerahasiaan, kita mengenal jenis
surat
1. surat biasa (ordinary letter)

2. surat penting (important letter)

3. surat konfidensial (confidential letter)

4. surat rahasia (secret letter)

5. surat amat rahasia (top secret letter)

Dari segi urgensi, kita mengenal jenis surat :
1. surat biasa (ordinary delivery letter)

2. surat kilat (express delivery letter)

3. surat kilat khusus (super express delivery letter)

4. surat kilat terbatas

Dari segi bentuk pengiriman nya, kita
mengenal jenis surat :
1. kartu pos

2. warkat pos

3. surat bersampul

4. Surat-surat yang ditangani oleh sekretaris
1. surat edaran dan pengumuman.
2. surat keterangan.
3. surat kuasa.
4. surat memo dan neto.
5. surat pemberitahuan.
6. surat perkenalan.
7. surat permintaan/permohonan.
8. surat pengantar.
9. surat pernyataan.
10. Surat tugas.
11. surat undangan dinas.
12. surat janji temu, dan
13. surat buking.
Surat-surat pribadi meliputi :
1. surat jawaban atau surat pribadi.
2. surat perkenalan.
3. surat janji tamu.
4. surat ucapan.
5. surat pemesanan.
6. surat pembayaran iuran.
5.Surat masuk

1. memeriksa dengan teliti kebenaran alamat yang di tuju .

A. Surat di tujukan kepada lembaga tempat kita bekerja/pribadi-

pribadi yang bekerja dalam lembaga.

B. jika alamat sudah benar, di periksa apakah surat itu pribadi atau
dinas, biasa atau rahasia, lalu mengurus selaras dengan tuntutan
nya.

2. menyampaikan surat-surat tertutup kepada orang-orang atau

petugas-petugas yang bersangkutan ( sesuai dengan alamat dan
isi surat).
s

Surat pribadi dan rahasia kepada orang dan

petugas yang berhak.
 surat-surat dinas yang berada di bawah
kewenangan atau menjadi urusan kita, di
tahan.

3. membuka surat yang berada di bawah

wewenang kita dengan hati-hati, jangan sampai
ada yang sobek atau terpotong. selanjutnya
teliti isi nya , lengkap dengan segala lampiran
nya : surat, poto, gambar, atau yang lain,
kemudian distapler menjadi satu (diklip bila
sulit distapler atau di masukkan map khusus
jika lampiran nya banyak).
4. memberi tanggal masuk dan kode-kode pengarsipan nya
sesuai dengan sistem yang di berlakukan dalam lemaga.

5. menyampaikan kepada pimpinan dan petugas-petugas

sesuai dengan tata kerja yang sudah di tetatapkan.

6. bila surat-surat masuk sudah di baca, di beri lampiran

instruksi, dan do kembalikan kepada kita, harus segera di
urus sampai dengan tuntutan penting dan mendesaknya.

Bila surat harus di jawab, perlu di pastikan:

a. apakah kita harus membuat konsep nya sendiri.
b. apakah kita membuat konsep berdasarkan petunjuk-
petunjuk pimpinan.
c. Apakah kita mendengarkan dan mencatat pendiktean
pimpinan.
6.Surat keluar
1. mengonsep surat.
2. pendiktean surat.
3. mengetik surat.
4. surat dinas.
5. melipat surat.
6. tindak lanjut.
7.arsip
1. nilai warkat.

2. pengurusan arsip.

3. penataan arsip.

4. penyimpanan arsip.

1.Nilai warkat
Ada beberapa nilai yang tergantung dalam warkat
sehingga perlu di simpan yaitu :

A. nilai dokumentasi .

B. nilai administrasi.

C. nilai visi lembaga.

2. Pengurusan arsip
Penataan arsip (felling) adalah kegiatan mengatur dan menyimpang
arsip menurut sistem tertentu, sehingga pemanfaatan nya dappat
dilakukan dengan mudah dan lancar.

ada beberapa macan cara penyimpanan arsip:

1. Berdasarkan abjad.
2. Berdasarkan abjad bernomor.
3. Berdasarkan pokok soal.
4. Berdasarkan wilayah.
5. Berdasarkan tanggal.
6. Berdasarkan nomor urut.
7. Berdasarkan dua nomor akhir .
8. Berdasarkan tiga nomor terakhir.
9. Berdasarkan dua nomor tengah.
10. Berdasarkan nomor persepuluhan.
11. Berdasarkan nomor berkode.
12. Berdasarkan suara.
 Dari 12 sistem penataan arsip itu, yang biasa di perguankan di
kantor-kantor adalah:

1. Sistem abjad.
2. Sistem pokok soal atau masalah.
3. Sistem nomer.
4. Sistem tanggal
5. Sistem wilayah.

Hal-hal yanga harus diperhatikan dalam penataan arsip adalah:

6. Warkat cepat di butuhkan; 1-5 menit

7. Sederhana dan cepat pengurusannya.
8. Tidak makan banyak biaya
9. Aman dari air, api, atau pencuri
10. Konsisten, baik untuk di satu unit kantor, maupun untuk
keseluruhan lembaga.
Hal-hal yang perlu di perhatikan dalam
penataan arsip adalah:

a. Menata menurut sistem yang sudah

ditetapkan.
b. Menempatkan tempat penyimpanan arsip di
bagian kantor atau ruang yang mudah di
capai.
c. Mengawasi keadaanya secara teratur.
d. Bila mungkin di buat kartu kredit.
4. Penyimpanan arsip

Cara menyimpan arsip tergantung pada tempat untuk

menyimpannya. Tempat atau alat itu dapat berupa :

1. feling cabinet.

2. laci terbuka.

3. mikro film.

4. komputer.

5. meja biasa.

5. Peminjaman arsip
Dalam peminjaman arsip perlu di perhatikan:

1. Penetapan macam arsip yang dapat di pinjamkan.

2. Penetapan siapa yang boleh meminjam dan berhak
meminjamkan nya.
3. Penetapan syarat-syarat peminjaman, antara lain
jangka waktu peminjaman.
4. Tata cara atau prosedur peminjaman.
5. Pelaksanaan peminjaman dan pencatatannya.
6. cara pengembalian nya.
 Heading 0f letter
(kepala surat/kop surat)

1. Company of Letter (Alamat Perusahaan)

2. Letter Date (Tanggal Surat)

3. Confidential Notation (Notasi Personal atau

Notasi Kerahasiaan)

4. Typed Heading (Kepala Surat yang Tercetak)

 opening of letter
(Pembuka Surat)
1. Inside Address (Alamat Dalam)
2. Attention Line (Untuk Perhatian)
3. Salutation (Salam Pembuka) :
a. Untuk koresponsi bisnis yang sangat
formal
b. Untuk korespodensi bisnis yang dialamat
kan kepada orang tertentu.
c. Untuk korespondensi bisnis yang berciri
formal
 Body of letter
(Inti isi surat/Batang tubuh Surat)

1. Subject Line (Perihal) :

a. Penulisannya di tempatkan di bawah salam
pembuka.
b. Dapat ditulis atau diketik dengan huruf
kapital semua atau huruf kecil semua.
c. Dalam korespondensi bisnis yg sangat formal
atau resmi, subject line sering juga diganti
dengan bentuk In re atau Re line.
2. Massage (Pesan)
a. Intisari pesan bisnis atau informasi dari pihak
pembuat surat.
 Closing of Letter
(salam penutup)
1. Complimentary Closing (Salam Penutup)
Example :
1. Yours trully, 5. Yours cordially,
Truly yours, Cordially yours,
2. Your faithfully,
Faithfully yours,
3. Yours sincerely,
Sincerely yours,
4. Yours respectfully,
Respectfully yours,
2. Company Signatur (Tanda Tangan Pribadi dari
pimpinan perusahaan/Intitusi yang berhak mewakili
perusahaan).
3. Writer’s Signatur (Tanda Tangan Penulis)
4. Writer’s Identification (Bagian Identifikasi Penulis
Surat)
5. Reference Initials (Referensi Inisial)
6. Enclosure Notation (Notasi penyerta membantu
penulis)
7. Mailing Notation (Notasi pengiriman)
8. Carbon Copy Notations
 Bagian-bagian surat bisnis
dan penerapannya

A. Heading of Letter (Kepala Surat/Kop Surat)

B. Opening of Letter (Pembuka Surat)

C. Body of Letter (Batang Tubuh Surat/Inti Isi Surat)

D. Closing of Letter (Salam Penutup)

 Bagian-bagian surat niaga
1. Heading/letterhead : Kepala surat/kop surat
2. Dateline : Tanggal surat
3. Reference line/
reference number :Initial penanda tangan dan pengetik
surat.
4. Inside Address : Nama dan alamat pada surat
5. Attention line : Baris untuk nama yang dituju
6. Salutation : Salam pembuka
7. Subjek line/re-line : Perihal isi surat
8. Body of letter : Isi surat
9. Complimentary close : Salam penutup
10. Signature : Tanda tangan disertai nama
jelas dan jabatan pd pershn
11. Enclosur : Lampiran surat jika ada.
 Letterhead (Kop surat)
Dalam Kop Surat biasanya dicantumkan antara lain:

 Name of the company : nama perusahaan

 Address of the company : alamat perusahaan
 Telephone number : nomor telepon
 Telex number : nomor telex
 Faxsimile number : nomor faximil
 Cable address : alamat kawat/telegra
 Post office (PO) box : nomor kotak pos
 Kind of business activity : jenis bidang usaha
 Address of branch office : alamat kantor cabang
 Bankers : rekening bank prshaan
 Logo of the company : logo perusahaan

-
 The date of the letter
( tanggal surat)

Dalam pengetikan bulan terdapat perbedaan antara

British dan American style.

Britsh style American style

12th January, 2013 January 12th, 2013

12 January 2013 January 12, 2013

 Reference line/number
(Initial penandatangan dan pengetik surat)
Reference line dicantumkan di sudut atas sebelah kiri
dua spasi di bawah kop surat.
Example :

1. Ref. WS/LS/C5
WS adalah initial penanda tangan, William Smith
LS adalah initial pengetik surat, Linda Smith
C5 menunjukkan nomor filing dalam filing sistem

2. Your ref : LH/DC/2D - Reference surat masuk/srt yg dibls

Our ref : RM/AM/21A - Referenca surat keluar/dr pembalas
surat.
 Inside address
(nama dan alamat pada surat)
Alamat surat dapat diketik dalam bentuk lurus atau bentuk
bertakuk dan alamat surat yang baik harus disusun
sebagai berikut.

1. Baris pertama
nama lengkap dan jelas serta jabatan/nama perusahaan
yang dikirimi surat.
2. Baris kedua
Lokasi/nama jalan berikut nomor rumah/gedung tempat
perusahaan beralamat
3. Baris ketiga
Nama kota dan kode pos
4. Kalau surat dikirim ke luar negeri, harus dicantumkan nama
negara pada baris terakhir alamat surat.
Example :
Block form
Mr. Richard R. Anderson
Jakarta Computer Supplies Ins.
Skyline International Building, 7th floor
10B Jln.M.H. Thamrin
Jakarta 10003
Indented form

PT Jaya Utama Maphilindo

Sumitomo Building, 11th floor
9 Jalanssss Jend. Sudirman
Jakarta 10002
 Requesting information
1. We would like to know whether you can offer us
a special discount.
Kami ingin mengetahui apakah Saudara dapat
memberikan kami potongan khusus.

2. Please let us know your terms of payment.

Harap beritahukan pada kami syarat-syarat pem-
bayaran saudara.

3. Would you please let us know whether you can

offer us a special discount for this month.
Sudilah kiranya Saudara memeberitahu kami apa
kah Saudara dapat memberikan kami potongan
khusus untuk bulan ini.
 Closing paragraph
1. We should be pleased to receive your prompt
reply.
Kami akan sangat senang menerima jawaban
Saudara secepatnya.
2. We look forward to receiving your reply.
Kami menunggu jawaban Saudara
3. We should appreciate your prompt reply.
Kami sangat menghargai jawaban Saudara
secepatnya.
4. We look forward to receiving your reply
immediately .
Kami menunggu balasan saudara dengan segera.
5. We hope you will be able to send us reply by
return.
Kami harap Saudara akan dapat mengirimi kami
jawaban dengan segera.
6. We hope that you will be pleased with the catalogue
and look forward to receiving your order.
Kami harap saudara akan senang dengan katalog
kami dan kami menunggu pesanan saudara.
7. We should be pleased to welcome you to our show-
room at any time to give you a demonstration.
Kami akan sangat senang menyambut kedatangan
saudara di ruang pamer kami setiap saat untuk
memberikan saudara suatu demonstrasi.
8. We are offering an article ofthe highest
quality at a very reasonable price and hope
you will take the opportunity to try it.
Kami menawarkan suatu barang dengan
mutu paling tinggidengan harga yang sangat
wajar, dan kami harap saudara akan
menggunakan kesempatan ini untuk
mencobanya.
9. We are most anxious to serve you and hope to
hear from you very soon.
Kami ingin sekali melayani saudara dan
berharap mendengar kabar dari saudara
secepatnya.
 Opening paragraph
1. We should be pleased/glad if you could send us
your latest catalogue.
Kami sangat senang/gembira jika saudara dapat
mengirimkan kepada kami katalog saudara yang
terakhir.
2. Please let us have your illustrated catalogues,
terms of payment and terms of delivery.
Harap kirimkan pada kami katalog-katalog
bergambar, syarat-syarat pembayaran dan syarat-
syarat pengiriman.
3. We are interested in your products and should be
pleased if you could send us your catalogue, price-
list and terms of payment.
 Kami tertarik dengan produk-produk saudara dan
kami merasa senang jika saudara dapat juga
mengirimkan pada kami katalog, daftar harga dan
syarat-syarat pembayaran.
4. We have seen your products at your stand at
Jakarata Fair and should be pleased if you could
send us your latest catalogues and price-list.
Kami tertarik dengan produk-produk saudara pada
stand saudara di Pekan Raya Jakarta dan kami
merasa senang jika saudara dapat mengirimkan
padakami katalog-katalog saudara yang terakhir
beserta daftar harganya.
 OFFERING
1. We are offering a special discount of 5 per cent
on all orders before the end of this year.
Kami memberikan suatu potongan khusus
sebesar 5% atas semua pesanan sebelum akhir
tahun ini.
2. We can offer a special of 10 percent on all orders
for this month.
kami memberikan potongan khusus sebesar
10% atas semua pesanan untuk bulan ini.
3. We are able to offer a special discount of a 15
percent on all orders above Rp 5.000.000,00
Kami dapat memberikan potongan khusus
sebesar 15% atas semua pesanan di atas Rp
5.000.000,00
 Sales letter yang baik biasanya
mempunyai empat unsur penting yaitu :
1. Attention (Perhatian)
2. Desire (minat)
3. Conviction (keyakinan)
4. Action (pelaksanaan)

Maksud/tujuan membuat surat :

5. Untuk memperkenalkan dan suatu produk baru
kepada konsumen
6. Untuk mendapatkan penyalur-penyalur baru atas
barang atau produk yang ingin diperkenalkan.
3. Untuk mendapatkan pesanan.

PENJELASAN :
1.Attention (perhatian)
Alinea pembuka harus dapat membangkitkan dan menarik
perhatian pembacanya mau membaca surat tersebut
sampai selesai.
Pembukaan surat bisa saja dalam bentuk pertanyaan,
intruksi, atau saran.

2. Desire (minat)
Setelah berhasil mendapatkan perhatian pembaca atas
barang atau produk yang ditawarkan, tugas Anda
selanjutnya adalah membangkitkan minat pembaca untuk
memiliki barang atau jasa tersebut.
 Yang utama adalah menyakinkan pembaca bahwa barang
atau produk yang ditawarkan adalah penting untuk
mereka miliki.

3. Conviction (keyakinan)
Tugas selanjutnya adalah menyakinkan calon pembeli
atas barang atau produk yang ditawarkan.

Untuk mendapatkan keyakinan calon pembeli, harus dapat

ditunjukkan bukti-bukti bahwa apa yang ditawarkan
mempunyai kelebihan-kelebihan tertentu, seperti :
jaminan, mutu barang, dan yang tidak kalah pentingnya
adalah harga yang bersaing jika dibandingkan dengan
produk-produk lain.
4. Action (pelaksanaan)

Dalam alinea penutup, bubuhkanlah kata-kata yang

dapat merayu atau membujuk calon pembeli untuk
membeli produk atau barang yang ditawarkan.

Bilamana perlu berikan kemudahan-kemudahan untuk

memperoleh apa yang ditawarkan sehingga calon
pembeli betul-betul mendapatkan suatu yang istimewa.
 DASAR-DASAR SURAT NIAGA
A. LINGKUP SURAT NIAGA

B. SURAT PROMOSI PENJUALAN

C. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

D. SURAT PENAWARAN

E. SURAT PESANAN

F. ISTILAH-ISTILAH BISNIS DAN DOKUMEN-

DOKUMEN BISNIS
 LINGKUP SURAT NIAGA
1. Pengertian Surat Niaga adalah :

Surat-surat yang banyak dipakai untuk kegiatan niaga,

baik untuk keperluan yang menyangkut jual beli
barang atau jasa maupun untuk memperlancar proses
perniagaan itu sendiri.

2. Bahasa yang digunakan bahasa yang menarik dengan

tujuan untuk menarik perhatian masyarakat .
 Skema lingkup surat niaga
Promosi penjualan
<-------------------------------------------------------------------(1)
(surat introduksi/penjualan)
Surat permintaan penawaran
(2)----------------------------------------------------------------->
Surat penawaran (offerte)
<-------------------------------------------------------------------(3)
Surat pesanan
(4)----------------------------------------------------------------->
Surat pengantar
<-------------------------------------------------------------------(5)
(Surat pemberitahuan pengiriman barang)
 Surat pemberitahuan penerimaan barang/
(6) --------------------------------------------------------------->
Surat pengaduan/surat pengiriman pembayaran
Surat pengakuan penerimaan pembayaran/
<------------------------------------------------------------(7)
Surat penyelesaian
 Surat promosi penjualan
Promosi penjualan adalah :

cara orang atau badan usaha untuk menarik perhatian

khalayak umum terhadap sesuatu yang sedang
dikemukakan.

Bentuk-bentuk pr0mosi penjualan :

1. Surat edaran 6. slide
2. Iklan 7. thriller
3. Papan nama8. pameran
4. Spanduk 9. lain-lain : ka0s, gelas, piring,
5. Poster balon, kupon, voucher.