Handout Menangani Surat Dokumen Kantor

Oleh :
Widiani Sri Handayani, S.Pd
A. PENGERTIAN SURAT
Surat adalah suatu alat komunikasi untuk menyampaikan informasi atau warta secara tertulis
dari satu pihak kepada pihak lain untuk mencapai tujuan yang sama.
Bidang-bidang kegiatan dalam penanganan surat dapat dibedakan menjadi 4 bagian, yaitu :
1. Bidang surat menyurat atau korespondensi (correspondence), yaitu bagian kantor yang
menangani pembuatan konsep surat.
2. Bidang pengetikan (typing), yaitu bagian kantor yang menangani pengetikan konsep
surat sampe menjadi surat yang siap untuk dikirim ke alamat yang dituju.
3. Bidang pengurusan surat (mail handling), yaitu bagian kantor yang menangani surat-
surat masuk dan keluar.
4. Bidang kearsiapan (filing), yaitu bagian kantor yang menangani penyimpanan dan
menemukan kembali surat atau warkat apabila suatu saat dibutuhkan.
Fungsi Surat.
a. sebagai wakil dan pengirim surat (wakil instansi)
b. sebagai bahan pembukti;
c. sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah
d. sebagai alat pengukur kegiatan instansi;
e. sebagai sarana untuk memperpendek jarak.
B. JENIS-JENIS SURAT
Dilihat dari segi bentuk, isi dan bahasanya, surat dapat dikelompokkan ke dalam 3 jenis surat,
yaitu :
1. Surat Pribadi (personal letters) adalah surat yang dibuat oleh seseorang dan isinya
menyangkut kepentingan pribadi. Contoh : surat perkenalan, surat cinta, surat undangan
pernikahan, surat berbelasungkawa, surat ucapan terima kasih, dll.
Ciri‐ciri surat pribadi :
‐Gaya bahasa sangat personal, bebas, tidak resmi serta boleh menggunakan bahasa
Sehari-hari
‐ Tidak ada sistematika penyusunan surat yang baku
‐Pesan, amanat dan isi surat sangat beragam. Tergantung mood atau keperluan pembuat
‐ Tidak memerlukan kop surat dan aturan penulisan surat resmi lainnya
2. Surat Dinas atau surat resmi (formal letters) adalah surat yang isinya berkaitan dengan
kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Contoh : surat undangan dinas, surat
pengumuman, surat edaran, surat pengantar, surat tugas, surat nota, surat instruksi,
surat kuasa, surat perjalanan dinas, surat memo, surat keputusan.
3. Surat Niaga/Surat Bisnis (Business letters) adalah surat yang digunakan orang atau badan
yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti perdagangan, perindustrian, dan
usaha jasa misalnya perusahaan angkutan, perusahaan bangunan, perusahaan asuransi,
widi_srihandayani@yahoo.com Page 1 of 21
perusahaan perhotelan, perusahaan rental video cassette, koperasi, BUMN dan
perbankan. Contoh : surat pesanan, surat penawaran, surat pengiriman barang, surat
penagihan, surat pembayaran dan surat aduan, dll.
Menurut jangkauannya, surat dibedakan atas:

1)Surat intern, yaitu surat yang dikirim oleh pimpinan kepada unit‐unit di lingkungan instansi, atau
surat dikirim oleh unit / pejabat lainnya dalam instansi yang sama.
2) Surat ekstern, yaitu surat yang di kirim oleh suatu instansi kepada instansi lain (baik surat dari
pimpinan instansi, maupun surat dari pejabat lainnya ).
Menurut keamanan isinya, surat dibedakan atas:
1) Surat sangat rahasia (biasa diberi kode SR ), yaitu surat yang tingkat keamanannya tertinggi
sangat erat hubungan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan
yang tidak berhak akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.
2) Surat rahasia ( biasa diberi kode R ), yang isinya harus dirahasiakan oleh pihak‐pihak yang
bersangkutan. Apabila surat ini di bocorkan secara tidak sah, maka akan dapat menurunkan
martabat dan kewibawaan Negara, dapat mengakibatkan kerugian besar bagi Negara, atau
menimbulkan kegoncangan didalam masarakat.
3) Surat terbatas/konfidensial ( biasa diberi kode K ), yang isinya hanya dapat diketahui oleh
beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan
tidak sah, dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah atau dapat menimbulkan
hal‐hal yang tidak diinginkan.
4) Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat ini tidak termasuk dalam butir
a sampai dengan c, namun tidak berarti isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak
berhak mengetahuinya.
Menurut wujudnya, surat dibedakan atas:
1) Kartu pos
2) Warkat pos
3) Surat bersampul
4) Nota
5) Memorandum
6) Telegram
7) Telex
8) Surat pengantar
C. BENTUK-BENTUK SURAT
Bentuk surat adalah suatu pola surat menurut susunan letak bagian-bagian surat. Menurut
pola umum dalam surat menyurat, ada beberapa bentuk surat :
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus ( semi block style)
4. Bentuk bertekuk (indented style)
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)
D. BAGIAN-BAGIAN SURAT
1. Kop surat
Terdiri dari nama instansi, lambang atau logo instansi, alamat, kode pos, nomor telepon,
nomor fax atau e-mail
Contoh :
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jalan Dr. Setiabudi 229 Bandung-40154 Telepon (022) 2013163-2013164 Faksimile (022) 2013651
E-mail : inter@proxi.ikip-bdg.ac.id
2. Tanggal
Contoh : 1) Purwakarta, 27 September 2015
2) 12 September 2015
3. Nomor
Contoh :
Nomor : 007/KSH-1/IV/2015
Keterangan :
007 : nomor urut surat
KSH-1 : kode surat
IV : angka bulan (April)
2010 : angka tahun
4. Lampiran
Contoh :
1) Lampiran : dua lembar
2) Lampiran : satu berkas
5. Hal
Contoh :
Undangan Rapat Panitia
6. Alamat dalam
Adalah alamat yang ditulis pada kertas surat.
Contoh :
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal
Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270
7. Salam pembuka
Dengan hormat,
Assalamualaikum Wr. Wb.,
8. a. Alinea/paragraf pembuka
contoh :
 Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara......
 Sehubungan dengan surat kami tanggal....
 Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa....
 Menunjuk surat Saudara nomor.....
 Membalas surat Ibu tanggal....
 Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal.... Nomor.....
 Menyusul surat kami tanggal...., dengan ini kami beritahukan bahwa...
 Sesuai dengan permintaan Saudara.....
b. Alinea/paragraf isi
 Berkenaan dengan hal tersebut, kami mengharapkan Saudara agar menugaskan
Kasi Program Kegiatan, Kasubsi Program Kegiatan Umum, dan Kepala Subsi
Penilaian Perkembangan Masyarakat untuk menghadiri rapat tersebut.
 Apabila tugas itu sudah selesai dilaksanakan, kami harap Saudara agar menyusun
laporannya. Laporan itu harus Saudara serahkan selambat-lambatnya satu pekan
setelah tugas itu selesai.
 Berhubung dengan hal tersebut di atas, kami atas nama kepala dan karyawan,
mengucapkan terima kasih.
c. Alinea/paragraf penutup
 Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.
 Semoga laporan ini dapat membantu Bapak. Terima kasih saya ucapkan atas
perhatian Bapak.
 Kami harap agar kerja sama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus.
 Harapan kami, semoga kerja sama kita dapat kita tingkatkan terus.
 Sambil menunggu jawaban lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih.
 Mudah-mudahkan bahan pertimbangan yang kami kemukakan di atas bermanfaat
bagi Saudara.
9. Salam penutup
Contoh :
Hormat kami,
Wassalam,
10. Tanda tangan
11. Cap/stempel
12. Nama jelas
13. Tanda tangan
14. Tembusan
Contoh :
Tembusan :
1) Kakanwil Depdiknas Provinsi Jawa Barat
2) Kakandep Depdiknas Kabupaten Ciamis
15. Inisial
Singkatan (inisial)berasal dari nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial hanya berguna
untuk keperluan intern pengirim surat, bukan untuk penerimanya.
Contoh :
IH/PA
Keterangan : IH/PA (Iin Hendiani/Purnama Alam)
E. BAHASA SURAT
Ketentuan mengenai ejaan tidak boleh tidak boleh menyimpang dari kaidah yang berlaku,
yaitu harus sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.
Surat dinas termasuk ke dalam jenis surat resmi. Hal itu berkaitan pula dengan bahasa atau
kata-kata yang digunakan, yang hendaknya menggunakan ragam bahasa resmi. Ragam
bahasa resmi itulah yang sering pula disebut ragam bahasa baku.
BAKU TIDAK BAKU
Aktif Aktip
Bertemu Ketemu
Banyak sarjana Banyak sarjana-sarjana
Fotokopi Photo copy
Tema Thema
Ramadan Ramadhan
Semua barang Semua barang-barang
Dinaikkan Dinaikkan ke atas
Insaf Insyaf
Sah Syah
Syukur Sukur
Pihak Fihak
Ahli Akhli
Kualitas Kwalitas
Jumat Jum’at
Pikir Fikir
Khawatir Kuatir
Formal Formil
Paham Faham
 Penulisan Huruf Besar

Penulisan nama orang, nama jalan, kata ganti orang, nama lembaga, dan nama organisasi.
Contoh:
1. Dra. Devi Puspitasari
2. Jln. H. Mustofa III No. 8 Depok
3. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
4. PT Anugerah Rakyat
 Penulisan Kata Turunan

Contoh : memberitahukan, diberitahukan
 Penulisan Kata Ulang

Contoh : barang-barang
 Penulisan Gabungan Kata

Penulisan Disatukan Penulisan Terpisah
Daripada Terima kasih
Bagaimanapun Orang tua
Matahari Hormat saya
 Penulisan Kata Ganti

1. Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih
2. ....bahwa perusahaan Bapak membutuhkan tenaga administrasi.
 Penulisan Kata Depan

Penulisan di dan ke sebagai kata depan ditulis terpisah dari kata yang mengikuti,
sedangkan di dan ke sebagai awalan ditulis serangkai dengan kata yang mengikutinya.
Contoh :
Sebagai kata depan Sebagai awalan
Di luar Ke sebelah
Di samping Ke bawah
 Penulisan Unsur Serapan

Quality = kualitas Management = manajemen
Standard = standar System = sistem
Factor = faktor Commission = komisi
 Penggunaan Tanda Baca

Tanda baca harus digunakan secara tepat sebab jika tidak tepat menimbulkan arti yang
lain.
SOAL LATIHAN !
1. Bagian kantor yang menangani pengetikan kosep surat sampai surat menjadi surat yang
siap untuk dikirim ke alamat yang dituju disebut….
a. Bagian pengetikan (typing) d. Filing
b. Korespondensi e. Filing sistem
c. Mail handling
2. Bagian kantor yang menangani surat-surat masuk dan keluar disebut…

c. Mail handling
3. Bagian kantor yang menangani penyimpanan dan menemukan kembali surat/dokumen

disebut…
c. Mail handling
4. Berikut ini yang bukan merupakan tujuan orang menulis surat adalah…
a. Menyampaikan informasi
b. Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati penulis
c. Mempercepat cara berkomunikasi
d. Menghemat baik waktu, biaya, maupun tenaga
e. Menghemat uang
5. Berikut ini yang bukan merupakan hal-hal yang biasanya dimuat pada kepala surat adalah…
a. Nama badan atau organisasi atau d. Nomor kotak pos (PO BOX)
instansi
b. Alamat lengkap e. Nomor penerimaan surat
c. Nomor telepon (jika ada)
6. Sapaan penghormatan yang dilakukan oleh penulis terhadap orang lain sebelum
menyampaikan maksud dan tujuan penulisan surat adalah…
a. Salam pembuka d. Sapaan perkenalan
b. Salam penutup e. Salam hormat
c. Sapaan klien
7. Berikut ini yang bukan merupakan bagian-bagian surat adalah…

a. Kepala surat d. Objek surat / alamat surat
b. Tanggal surat e. Nomor surat
c. Kelompok subjek surat
8. Sandi sebagai tanda pengenal bagi petugas yang membuat konsep mengetik surat dan
berguna juga untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi
kesalahan dalam pengetikan surat, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan
mudah umumnya ditempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri disebut….
a. Inisial d. Nama pejabat
b. Identitas e. Nama pengonsep
c. Nama jelas
9. Jenis surat berikut ini yang tidak memiki format penulisan yang baku adalah…
a. Surat pribadi d. Surat niaga
b. Surat dinas e. Surat bisnis
c. Surat formal
10. Buku (berukuran folio) yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dalam jangka
waktu satu tahun adalah…
a. Buku surat masuk d. Kartu kaulbach
b. Buku agenda e. Sistem korespondensi
c. Kartu kendali
11. Istilah lain yang sering dipakai untuk nama sistem kearsipan pola baru, walaupun istilah
tersebut hanya untuk nama subsistem yang merupakan inti dari sistem tersebut disebut…
a. Sistem agenda d. Sistem kartu kendali
b. Sistem korespondensi e. Sistem kartu masuk
c. Sistem kearsipan
12. Menurut pola umum dalam surat menyurat, berikut ini yang tidak termasuk macam-
macam bentuk surat adalah bentuk…
a. Setengah lurus d. Paragraph menggantung
b. Lurus e. Pernyataan
c. Bertekuk
13. Bentuk surat adalah suatu pola surat menurut susunan letak bagian-bagian surat. Setiap
bagian surat mempunyai peranan yang sangat penting, artinya…
a. Sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan suatu surat
b. Pembatalan pembelian
c. Berdamai
d. Penggantian barang
e. Pemberian potongan
14. Untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis adalah fungsi…
a. Tanggal surat d. Nama pejabat pengirim surat
b. Alamat surat e. Nomor surat
c. Nama pengirim
15. Surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis,
seperti perdagangan, perindustrian dan usaha jasa adalah…
a. Surat bisnis d. Surat pribadi
b. Surat pengaduan e. Surat rahasia perusahaan
c. Surat dinas
BAGIAN 2
MEMPROSES SURAT/DOKUMEN
Pengertian Surat Masuk dan Keluar

Surat masuk adalah surat‐surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan
yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
Surat keluar adalah surat‐surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk
dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Perlengkapan dalam Penanganan Surat
1. Baki surat (tray)
Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada.
2. Buku agenda surat masuk dan keluar
Buku ini harus disediakan jika penanganannya menggunakan sistem buku agenda
3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali.
Digunakan untuk mencatat data surat yang masuk maupun keluar
4. Secretaries desk file
Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas
yang ditanganinya
5. Alat tulis
Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas
6. Kertas dan amplop
Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop
7. Alat pembuka surat
Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat
8. Stempel
Stempel tanggal terima dan perusahaan
9. Formulir tanda terima/buku ekspedisi
Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan
pada pola sentralisasi
10. Lembar disposisi
Untuk mencatat transaksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut.
MENANGANI SURAT MASUK

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk,
pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.
Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;
1. Sistem buku agenda
2. Sistem kartu kendali
1. Penanganan surat masuk sistem buku agenda
Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat‐surat masuk dan keluar
dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
Buku agenda ada 3 macam;
a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.
b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat
surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau
sebaliknya dengan nomor urut sendiri‐sendiri.
c.Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan
surat keluar disediakan buku sendiri‐sendiri.
Buku Agenda Tunggal

No. Tanggal M/K Surat Dari Kepada Isi Ringkas Ket.
Urut Nomor Tanggal
Buku Agenda Kembar/Surat Masuk

No. Tanggal Pengirim Surat Kepada Isi Ringkas Ket.
Urut Terima Nomor Tanggal
Buku Agenda Kembar/Surat Keluar/Buku Verbal

No. Tgl Surat Dari Isi Ringkas Ket.
Nomor Tanggal
Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

a. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama
satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
b. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus
sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan
disimpan terbagi menurut kode‐kode surat dengan nomor urutnya masing‐masing.
d. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian
isi surat masuk yang bersangkutan
e. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat
konsep surat
f. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak
untuk membuat surat yang akan dikirimkan
g. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab
meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
h. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat
pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut
 Prosedur Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

a. Penerimaan surat masuk
1. Mengumpulkan dan menghimpun jumlah surat yang masuk
2. Meneliti ketetapan alamat si pengirim
3. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima
b. Penyortiran surat masuk
1. Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan, dengan surat surat
dinas lainnya.
2. Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin, surat dinas penting,
dan surat rahasia.
3. Memisahkan surat-surat yang dibutuhkan penanganan khusus, seperti surat
tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, dan wesel pos. Selain itu, mencatatnya
dalam buku penerimaan sendiri, agar dapat diterima oleh orang yang menerimanya.
c. Pencatatan surat masuk
1. Membuka amplop, membaca dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat
menangkap inti maksud dari isi surat dengan cara menggarisbawahi kata-
kata/kalimat yang dianggap penting
2. Memberi catatan penting yang harus ditangani pimpinan atau unit yang dituju
3. Memeriksa lampiran-lampirannya
4. Membubuhkan cap/stempel yang merupakan stempel agenda pada ruang yang
kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat.
d. Mengagendakan surat masuk

Yaitu kegiatan mencatat surat masuk ke dalam buku agenda. Petugasnya disebut
agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor.
e. Pengarahan surat masuk
1. Menerima surat dan dilampiri lembar disposisi dari pengendali surat (sekretaris/tata
usaha)
2. Meneliti kebenaran kode klasifikasi, indeks dan isi ringkas surat
3. Meneliti kebenaran informasi surat yang akan dimintakan disposisi kepada pimpinan
instansidengan menegaskan berupa instruksi atau sebagai informasi.
Setelah surat diisi diposisi oleh pimpinan instansi, kemudian pimpinan instansi
menentukan unit pengolah surat masuk sesuai isi informasi pada lembar disposisi
dan membubuhi paraf dan tanggal penyelesaian pada kolom tanggal penyelesaian
surt, dan lembar disposisi yang sudah lengkap diisi oleh pimpinan, kemudian
diserahkan kepada petugas unit kearsipan (pengendali surat) untuk dikirim ke unit
pengolah.
Lembar disposisi dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu:
 Disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung ditulis pada lembar surat
 Disposisi tidak langsung, yaitu disposisi yang ditulis pada lembaran
tersendiri/slip disposisi
 Disposisi rep (reprodukctie), yaitu disposisi yang menunjukkan bahwa surat yang
bersangkutan perlu tindak lanjut
 Disposisi dep (deponen = simpan), yaitu disposisi yang menunjukkan bahwa
surat bersangkutan telah selesai dan dapat disimpan
LEMBAR DISPOSISI
Nomor Surat
Tanggal Surat
Dari
Perihal
Nomor Pencatatan Kendali
Diteruskan Tanggal dan Paraf Tanggal Penyelesaian
Kepada :
Isi Disposisi :
Kepada :
Isi Disposisi :
Kepada :
Isi Disposisi :
Cara pengisian :
Nomor Surat : diisi nomor surat masuk
Tanggal Surat : diisi tanggal surat yang masuk
Dari : diisi darimana asal surat tersebut
Perihal : diisi perihal dalam surat tersebut
Nomor Pencatatan Kendali :diisi nomor pencatatan dalam kartu kendali surat masuk
Ukuran : ½ folio
f. Pendistribusian
1. Menyertakan buku ekspedisi intern yang diparaf oleh sekretaris
2. Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang
bersangkutan
3. Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda bahwa surat telah diterima
4. Mengembalikan segala urusan agenda kepada agendaris untuk dicatat dalam buku
pengarahan
g. Tindak lanjut surat masuk
Apabila surat perlu ditindaklanjuti berdasarkan instruksi dan lembar disposisi maka
sekretaris membuat konsep surat, tetapi jika surat tidak ditindaklanjuti maka siap
disimpan.
2. Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali

a. Pengertian kartu kendali
Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru.
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan surat.
b. Ciri‐ciri kartu kendali
1) Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat
penting, surat rahasia dan surat biasa
2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning,
Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah
c. Keuntungan menggunakan kartu kendali
‐ Lebih efisien dibanding buku agenda
‐ Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
‐ Menghilangkan pencatatan berulang
‐ Mudah melacak lokasi surat yang diproses
‐ Memudahkan penyusunan arsip
‐ Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
 Prosedur Pengurusan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali
 Secara sederhana, surat dapat dikelompokkan menjadi :
a. Surat penting
Adalah semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok dan berkaitan dengan
kantor yang bersangkutan, baik secara langsung maupun tidak langsung yang tururt
mempengaruhi berhasil tidaknya dalam mencapai tujuan organisasi.
b. Surat rahasia dan pribadi
c. Surat biasa
 Kriteria surat penting :
a. Surat yang menyangkut kebijakan pokok organisasi kantor
b. Surat yang menyangkut kebijakan pelayanan kepegawaian, perencanaan, dan
perlengkapan
c. Jika informasi yang termuat didalamnya idak diketahui atau tidak sampai kepada yang
bersangkutan dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi kantor
Prosedur Pengurusan Surat Penting yang Masuk Sistem Kartu Kendali adalah sebagai
berikut :
1. Penerima Surat
a. Surat-surat yang masuk diterima oleh petugas penerima surat (baik surat yang masuk
melalui kurir maupun melalui pos) kemudian surat-surat disortir untuk mengelompokkan
surat yang boleh dibuka dan yang tidak boleh dibuka serta surat pribadi
b. Meneliti kebenaran alamat surat
c. Membuka surat, mengelompokkan dan menstempel surat.
2. Pencatat Surat
a. Membuka sampul/amplop surat dinas
Untuk surat dinas yang termasuk dalam kategori surat dinas non rahasia:
 Apabila alamat pengirim tidak tercantum dalam surat dinas maka sampul/amplop
diikutsertakan bersama surat dinas
 Apabila surat rahasia/pribadi, maka cara penanganannya sebagai berikut :
1. Surat rahasia/pribadi dilengkapi dengan lembar pengantar rangkap dua (putih
dan biru) yang diisi informasi pada kolom tujuan surat (kepada), nomor urut
pencatatan surat, asal surat (dari), tanggal surat dan nomor surat.
2. Surat rahasia/pribadi dan lembar pengantar rangkap dua diserahkan kepada
tujuan surat (pada unit pengolah yang dimaksud).
b. Apabila surat rahasia/pribadi dan lembar pengantar rangkap dua sudah diterima oleh
petugas/TU unit pengolah dan diparaf pada lembar pengantar, kemudian lembar
pengantar warna biru diambil dan disimpan di unit kearsipan berdasarkan unit pengolah
yang disusun secara kronologis
c. Untuk kategori surat dinas nonrahasia dilampiri dengan Kartu Kendali Surat Masuk
(KKSM) rangkap tiga (warna putih, kuning dan merah). Informasi yang diisi pada KKSM
adalah nomor urut, pencatatan surat, kode klasifikasi sesuai dengan permasalahan isi
surat, indeks berkas, asal surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran dan isi ringkas.
d. Surat dinas dan KKSM kemudian dilampiri lembar disposisi rangkap dua (warna putih dan
kuning), yang sudah diisi informasinya pada kolom tentang nomor surat, tanggal surat,
asal surat (dari), perihal, dan nomor pencatatan (agenda surat).
e. Setelah surat kendali diserahkan kepada petugas pengendali surat.
3. Pengendali Surat
a. Surat, KKSM rangkap dua (warna kuning dan merah) dan lembar disposisi rangkap dua
(warna putih dan kuning) kemudian diserahkan pada pengarah surat, yaitu pimpinan unit
kearsipan.
b. Selanjutnya, surat, KKSM (warna merah, kuning) dan lembar disposisi (warna putih dan
kuning) diserahkan kepada pimpinan instansi untuk mendapatkan disposisi.
c. Apabila surat, KKSM dan lembar disposisi sudah diisi disposisinya oleh pimpinan instansi
maka KKSM dilengkapi informasinya pada kolom pengolah dan tanggal diteruskan,
demikian pula pada KKSM putih ditata dan disimpan secara kronologis.
d. Menyimpan lembar disposisi kuning pada tickler file secara kronologis.
e. Surat, KKSM (warna merah, kuning) dan lembar disposisi putih diserahkan kepada Unit
Pengolah. Apabila KKSM kuning sudah diparaf oleh petugas (TU unit pengolah) maka
diambil dan disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronologis.
4. Pengarah Surat
a. Menerima surat dinas yang sudah disertai KKSM (rangkap 2) dan lembar disposisi
(rangkap 2) dari pengendali surat.
b. Meneliti kebenaran kode klasifikasi, indeks dan isi ringkas surat.
c. Meneliti kebenaran informasi surat yang akan dimintakan disposisi kepada pimpinan
instansi.
d. Setelah surat diisi disposisi oleh pimpinan instansi, kemudian menentukan unit pengolah
pada KKSM sesuai isi informasi pada lembar disposisi serta membubuhi paraf dan tanggal
penyelesaian pada kolom tanggal penyelesaian surat.
e. Surat, KKSM dan lembar disposisi yang sudah lengkap diisi disposisi oleh pimpinan,
kemudian diserahkan kepada petugas unit kearsipan (pengendali surat) untuk dikirim ke
unit pengolah sesuai disposisi surat melalui petugas pengirim surat.
5. Pengirim Surat
a. Menerima surat dinas dan KKSM rangkap dua (warna kuning dan merah) dan lembar
disposisi putih dari unit kearsipan untuk segera diserahkan ke unit pengolah yang dituju,
b. Setelah surat dinas dan KKSM rangkap dua (kuning dan merah) dan lembar disposisi
putih diterima dan KKSM kuning diparaf oleh petugas TU unit pengolah,kemudian KKSM
kuning diambil untuk diserahkan kembali kepada petugas di unit kearsipan.
6. Penyimpan Berkas KKSM

a. Menerima KKSM kuning yang sudah diparaf oleh petugas TU unit pengolah
b. Menyimpan KKSM kuning pada kotak kartu kendali berdasarkan unit pengolah dan
disusun secara kronologis
c. Apabila surat masuk merupakan surat rahasia/pribadi, maka lembar pengantar biru
disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronologis
d. Menyimpan lembar disposisi kuning pada kotak ticker file disusun secara kronologis
e. Melakukan layanan pengecekan informasi surat masuk melalui KKSM (warna kuning atau
putih) dan lembar pengantar biru maupun lembar disposisi kuning.
Contoh kartu kendali :

Indeks – Subjek Kode Tanggal :
No. Urut :
M/K :
Perihal :
Isi Ringkasan :
Lampiran :
Dari : Kepada :
Tanggal : No. Surat :
Pengolah : Paraf :
Catatan :
Keterangan :
Indeks : Diisi indeks surat
Kode : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
Nomor urut : Diisi nomor urut berdasarkan kartu kendali surat masuk
Perihal : Diisi perihal
Isi ringkasan : Diisi ringkasan dari isi surat
Dari : Diisi nama instansi/orang yang mengirim surat tersebut
Tgl. Surat dinas : Diisi tanggal yang tercantum pada surat tersebut
No. Surat dinas : Diisi nomor surat yang tercantum pada surat tersebut
Lampiran : Diisi jumlah lampiran yang menyertai surat masuk tersebut
Pengolah : Diisi nama unit pengolah sesuai instruksi pada lembar disposisi
Tgl diteruskan : Diisi tanggal pengiriman surat masuk yang sudah berisi disposisi
pimpinan ke unit pengolah
Tanda terima : Diisi paraf dan nama petugas TU unit pengolah yang menerima surat
masuk tersebut
Catatan : Diisi catatan atau keterangan yang diperlukan untuk kepentingan
pengendalian surat masuk
Ukuran : 10 x 15 cm
SOAL LATIHAN !
1. Sebutkan kriteria surat penting ?
2. Jelaskan bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk!
3. Sebutkan beberapa keuntungan penggunaan kartu kendali!
4. Buatlah contoh format buku agenda tunggal!
5. Jelaskan prosedur tata aliran surat masuk
BAGIAN 3
MENDISTRIBUSIKAN SURAT/DOKUMEN
 Surat keluar sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari instansi,
perusahaan, atau perorangan wajib diurus dengan teliti agar terjalin rangkaian hubungan
timbale balik yang serasi, selaras, dan seimbang, serta berakibat menguntungkan kedua belah
pihak.
 Langkah-langkah yang harus dikuasai seorang sekretaris dalam pemrosesan surat keluar,
diantaranya :
a. Menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan
b. Membuat konsep dengan tulisan tangan
c. Mencatat pada buku registrasi surat keluar
d. Mengetik konsep surat
e. Mengetik surat dalam bentuk akhir
f. Meminta tanda tangan pimpinan
g. Mencatat surat yang akan dikirim
h. Mendistribusikan surat
i. Menyimpan surat
 Pengiriman surat keluar dibagi menjadi 2 bagian :

a. Pengiriman surat intern (dilaksanakan oleh prtugas ekspedisi yang ada dalam kantor
sendiri)
b. Pengiriman surat ekstern (dilaksanakan oleh caraka atau kurir)
 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pendistribusian surat, antara lain :
1. Mencatat segala keterangan yang akan diposkan ke buku catatan perangko.
2. Memeriksa pelayanan pos dan menghitung jumlah perangko yang akan ditempelkan.
3. Apabila menggunakan fasilitas mesin perangko, semua dokumen yang akan dikirim
melalui pos, perangkonya dicap dengan menggunakan mesin tersebut.
4. Untuk jenis paket atau amplop yang tebal, hendaknya alamat diketik di atas label
berperekat (gummed label), lalu tempelkan pada amplop.
 Untuk pendistribusian surat menggunakan buku ekspedisi ada dua cara, yaitu :
1. Buku ekspedisi intern (dalam lingkungan sendiri)
2. Buku ekspedisi ekstern (luar lingkungan perusahaan)
Contoh buku ekspedisi intern

TANDA TERIMA
Diterima : ………………………………………………………………………………………………….
Surat : 16 Agustus 2002/No.23/RUM/02
Dari : PT RIZEVA UTAMA MANDIRI
Jakarta, ………………………………………
Yang menerima
Ttd
Nama jelas
Contoh buku ekspedisi ekstern

BUKU EKSPEDISI EKSTERN
Tanggal Kepada Alamat Dari No. Surat Diterima/Nama Jelas
 PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR DENGAN SISTEM BUKU AGENDA

1. Mempersiapkan konsep
Yaitu kegiatan membuat rencana dalam penyusunan penulisan surat-surat keluar. Konsep
dibuat oleh sekretaris menggunakan blanko. Lembar konsep iasanya berbentuk folio
ganda.
2. Pembuatan konsep surat
a. Draf
Dari hasil konsep maka diketik draf, dimana ketikan draf biasanya menggunakan kertas
biasa atau kertas bekas. Setelah itu diperiksa ejaan, bahasa dan susunannya, kemudian
disetujui oleh atasan.
b. Pengetikan
c. Penandatanganan surat keluar oleh yang berhak
Cara penyampaian konsep surat yang harus ditandatangani pimpinan/pejabat
yang berhak adalah :
 Memasukkan konsep jadi surat keluar ke dalam satu map bertuliskan untuk
ditandatangani
 Tidak memaksakan pimpinan/pejabat untuk segera menandatangani surt keluar
 Memasukkan konsep surat keluar ke dalam satu map khusus dengan bertuliskan
untuk perhatian pimpinan
 Memerhatikan kebiasaan pimpinan dalam menandatangani surat keluar, misalnya
kelengkapan lampiran, amplop, atau disertai dengan konsep pertama atau drafnya
d. Pencatat surat
Contoh agenda surat keluar
No. Surat No. Verbal Tgl Surat Dikirim Kepada Isi Hubungan dengan Catatan
Nama/Instansi Alamat Ringkasan Surat Terdahulu
e. Pendistribusian/pengiriman surat keluar

Contoh buku ekspedisi (pengiriman intern)
Tanggal :
Nomor Jenis Warkat yang dikirim
Urut Bentuk No./Tanggal Kepada Lampiran Tanda Tangan
Contoh lembar ekspedisi

No. Surat Lembar Ekspedisi Tanda Terima
Alamat Tujuan Surat
Cara pengisian:
Nomor Surat : diisi nomor surat keluar
Alamat Tujuan Surat : diisi alamat surat yang akan dituju
Tanda Terima : diisi paraf yang menerima surat
f. Kirim/Arsip
Konsep Surat Draf Pengetikan Tanda Tangan
Arsip Tata Usaha
 Pencatatan di agenda surat keluar

Kirim  Pemberian nomor surat
 Cap
 Tanggal surat
Bagan Prosedur Pengelolaan Surat Keluar dengan Sistem Buku Agenda
 PENGELOLAAN SURAT KELUAR DENGAN SISTEM KARTU KENDALI

Untuk surat biasa/surat rutin menggunakan lembar pengantar biasa, sedangkan untuk surat
penting menggunakan kartu kendali.
A. Langkah-Langkah Pembuatan Konsep Surat
1. Konsep surat
2. Draf
3. Ketik rapi
4. Tanda tangan
5. Buku jurnal surat keluar
Masukkan data surat tersebut pada jurnal surat keluar. Selain data surat, buku ini juga
tempat mengambil nomor surat.
6. Salinan surat
Apabila data surat telah dicatat pada buku jurnal, surat tersebut dibuatkan salinannya
dengan cara di fotokopi sebanyak jumlah yang dibutuhkan, tidak termasuk tembusan.
7. Kirim
Masukkan surat beserta lampiran (jika ada) pada amplop. Setelah itu, buatkan tanda
terima surat, lalu kirim dengan pos atau kurir. Salinan surat belum boleh disimpan
pada arsip karena belum tuntas. Jika tanda terima telah kembali maka salinan dapat
disimpan. Kode penyimpanan pada surat keluar juga harus dituliskan pada buku jurnal
surat keluar.
No. Tanggal Surat No. Surat Kepada Perihal Catatan Arsip
B. Prosedur Surat Keluar Dengan Sistem Kartu Kendali
Konsep Surat Draf Periksa Setuju Catat
Ketik Rapi
Asli  Stempel
Gandakan
 Periksa Tanda Tangan
Diamplopkan
Tanda Terima Copy 1 Copy 2

Kronofile
Kirim File Utama

Copy 1
Prosedur surat keluar dengan system kartu kendali adalah sebagai berikut :
1. Melakukan pengetikan net konsep surat keluar yang dibuat oleh pimpinan unit
pengolah.
2. Memintakan pengesahan surat keluar kepada pimpinan lembaga.
3. Memintakan penomoran surat keluar dan cap dinas pada petugas pengendali surat
keluar di unit kearsipan.
4. Menyerahkan surat keluar kepada petugas pengendali surat keluar di unit kearsipan
untuk diproses pengendalian dan pengiriman ke alamat tujuan surat.
5. Menerima pertinggal surat keluar beserta kartu kendali surat keluar (KKSK) warna
merah dari petugas pengendali surat keluar di unit kearsipan serta KKSK warna kuning
diberi paraf untuk disimpan oleh unit kearsipan sebagai bukti telah melaksanakan
pengiriman surat keluar.
6. Menyimpan KKSK warna merah dan pertinggal surat berdasarkan subjek masalah.
Penyimpanan KKSK warna merah ini sebagai bukti pengiriman surat keluar dan sarana
penemuan kembali surat di unit pengolah.
7. Menyimpan berkas pertinggal surat di filing cabinet, kemudian memberkas surat
masuk di central file.
8. Memberi layanan peminjaman arsip bagi pengguna arsip di lingkungan unit kerja
pengolah.
 MACAM-MACAM KERTAS, SAMPUL DAN MELIPAT SURAT
Macam-macam kertas berdasarkan ukurannya :
a. 21 x 23 cm disebut ukuran folio
b. 21 x 29,7 cm disebut ukuran A4
c. 21,59 x 27,94 cm disebut ukuran letter
d. 84,1 x 118,9 cm, disebut rangkap empat atau A0 (A nol)
e. 59,4 x 84,1 cm disebut rangkap dua atau A1 (A satu)
f. 45 x 59,1 cm disebut ukuran A2
g. 42 x 29,7 cm disebut lembar separuh atau A3
h. 14,8 x 21 cm disebut ukuran A5, untuk surat-surat yang pendek
i. 10, 5 x14,8 cm diebut ukuran A6
j. 42 x 33 cm, disebut ukuran double folio
 Sekurang-kurangnya ada 12 sampul yang sering dipergunakan dalam surat menyurat, seperti:
a. Sampul surat niaga (commercial) g. Sampul dokumen (work docket)
b. Sampul keamanan (security) h. Sampul katalog (catalogue)
c. Sampul rekat silang tutup (opened) i. Sampul berkancing bertali (button and string)
d. Sampul berjendela (window envelope) j. Sampul berlubang dan jepitan (eyelet and
clasp)
e. Sampul berjendela dua (double window) k. Sampul gereja (church)
f. Sampul lapisan sisi (side seams) l. Sampul film rontgen (X-Ray)
 Berdasarkan ukuran kertas yang dipakai untuk menulis surat, sampul dapat dibedakan
menjadi 3 macam, yaitu :
a. Sampul persegi empat, digunakan untuk kertas ukuran kuarto
b. Sampul persegi panjang, digunakan untuk kertas ukuran folio (surat dinas)
c. Sampul berjendela, misalnya digunakan dalam surat telegram. Penulisan alamat yang
dituju tidak ada sampul, tetapi cukup menggunakan alamat dalam sekaligus untuk alamat
luar.
SOAL LATIHAN !
1. Hal yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari adalah….
a. Surat d. Dokumen
b. Komunikasi e. Berita
c. Informasi
2. Surat merupakan media komunikasi….

a. Praktis d. Efektif
b. Tertulis e. Ekonomis
c. Lisan
3. Buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk atau diterima oleh
suatu organisasi disebut…
a. Catatan d. Dokumen
b. Agenda e. Laporan
c. Penerimaan surat
4. Alat yang dipergunakan untuk membuka surat, kecuali…

a. Pisau d. Gunting
b. Hand envelope opener e. letter opener
c. Pisau pembuka amplop
5. Mempermudah pengawasan dalam penerimaan surat merupakan tujuan dari
kegiatan….surat
a. Penerimaan d. Pengarahan
b. Pencatatan e. Penyimpanan
c. Penyortiran
6. Kartu yang berfungsi untuk mencatat dan mengendalikan surat masuk dan keluar
disebut kartu….
a. Catatan d. Surat keluar
b. Pengendalian e. Kendali
c. Surat masuk
7. Kartu kendali berukuran….

a. 15 x 20 cm d. 10 x 20 cm
b. 15 x 25 cm e. 10 x 25 cm
c. 10 x 15 cm
8. Kedudukan kartu kendali adalah sebagai pengganti buku agenda pada pengurusan
sistem kearsipan pola….
a. Baru d. Modern
b. Lama e. Umum
c. Sekarang
9. Surat yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut masalah

kebijakan dan bila terlambat atau hilang dapat menghambat dan merugikan
perusahaan disebut dengan surat…
a. Penting d. Biasa
b. Rahasia e. Perjanjian
c. Kontrak
10. Berikut ini yang bukan merupakan unit kearsipan adalah….

a. Penerima d. Penyimpan
b. Pencatat e. Pembaca
c. Penata
11. Buku ekspedisi untuk mencatat surat keluar dibagi dua yaitu buku ekspedisi…dan….
a. Penerima dan pengirim d. Formal dan informal
b. Pembaca dan penulis e. Dinas dan nondinas
c. Intern dan ekstern
12. Konsep surat keluar yang sudah ditangani, dan menjadi surat dinas resmi lengkap
dengan amplop dan lampirannya dan atau kelengkapan lainnya, kemudian
diteruskan ke bagian….
a. Pencatat d. Pengiriman
b. Pengarah e. Pelipatan dan penyampulan
c. Penerimaan
13. Kartu kendali putih disampaikan ke pengarah untuk disimpan dan berfungsi
sebagai…
a. Arsip d. Kartu control
b. Bukti surat telah diproses e. Alat pengarahan
c. Bukti penyimpanan
14. Kartu kendali kuning diserahkan ke unit kearsipan, agar unit kearsipan mengetahui
apa yang sedang dan telah diproses di unit…
a. Pencatat d. Kearsipan
b. Pengolah e. Pengarah
c. Penyunting
15. Buku ekspedisi, selain digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan diantar,
juga berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan surat karena dilengkapi dengan
kolom…
a. Asal pengirim d. Nama penerima
b. Alamat penerima e. Tanda tangan penerima
c. Alamat penerima
BAGIAN 4
MEMPROSES E-MAIL
1. Langkah-langkah mengirim e-mail

a. Menyalakan komputer yang telah terhubung dengan internet
b. Klik browser Internet Explorer
c. Ketik alamat http://mail.yahoo.com
d. Klik check email
e. Klik inbox
f. Klik subject email yang ada pada inbox
g. Klik compose
h. Isi kolom yang tersedia
 To : alamat email yang dituju
 Cc : alamat lain (surat berantai)
 Bcc : alamat yang lain lagi
 Subject : hal surat/isi email
i. Klik send
j. Tunggu pesan konfirmasi pengiriman e-mail. Jika terkirim dengan baik akan muncul
pesan Message Sent
2. Menulis e-mail yang efektif

a. Salam dan paraf
Surat dibuka dengan „Dear“ (Dengan hormat) dan ditutup dengan „Sincerely“ (Salam
saya).
b. Salam pembuka
c. Tanda pengenal
d. Signature (paraf)
Contoh :
Dhea Rizeva
Thromblemeisters Direct, Inc.
666 Beast Street
Styx, HI 77340
+1 (959) 123-4567 voice
+1 (959) 123-4568 FAX
Snodwhistle @throbledirect.com (bisnis)
Dhae @thromboqueen.net (pribadi)
3. Mengirim e-mail kepada alamat yang dituju

Beberapa hal yang harus diperhatikan :
a. Jangan mengirim surel dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512
Kb). Tidak semua orang mempunyai akses internet yang cepat, dan ada kemungkinan
lampiran tersebut melebihi kapasitas surel penerima sehingga akan ditolak mailserver
penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surel juga menerapkan
batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surel yang dapat diterima (dan dikirim)
penggunanya.
b. Jangan mengirim lanjut (forward) surel tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
c. Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
d. Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan
berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
e. Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan kalian berteriak.
SOAL LATIHAN !
1. e-mail merupakan kepanjangan dari istilah…

a. Elemen mail d. e-net mail
b. Electronic mail e. Easy mail
c. Electro mail
2. Berikut ini beberapa manfaat dari fasilitas e-mail, kecuali….
a. Efektif untuk kepentingan surat menyurat
b. Efisien untuk mengirim lembar dokumen dalam jumlah cukup banyak
c. Fleksibel dalam penggunaannya
d. Dapat untuk mengirim lamaran kerja
e. Dapat untuk pengiriman ulang
3. Fasilitas pada e-mail yang berfungsi untuk menyertakan data lampiran disebut disebut
dengan fasilitas…..
a. Check email d. Attachment
b. Reply e. Forward
c. Compose
4. Istilah yang digunakan untuk mengambil data atau mengambil salinan dari internet
disebut..
a. Upload d. Reply
b. Download e. Forward
c. attachment
5. Fasilitas untuk membalas surat tanpa harus menulis kembali alamat e-mail yang akan
dibalas adalah fasilitas….
a. Upload d. Reply
b. Download e. Forward
c. attachment
6. Pada saat mengirim e-mail, hal surat kita tuliskan pada…..
a. To d. Subject
b. Format e. Sign up
c. Sign in

Handout Menangani Surat Dokumen Kantor

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Handout Menangani Surat Dokumen Kantor

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Oleh :

Widiani Sri Handayani, S.Pd

Menurut jangkauannya, surat dibedakan atas:

 Penulisan Huruf Besar

 Penulisan Kata Turunan

 Penulisan Kata Ulang

 Penulisan Gabungan Kata

 Penulisan Kata Ganti

 Penulisan Kata Depan

 Penulisan Unsur Serapan

 Penggunaan Tanda Baca

2. Bagian kantor yang menangani surat-surat masuk dan keluar disebut…

3. Bagian kantor yang menangani penyimpanan dan menemukan kembali surat/dokumen

7. Berikut ini yang bukan merupakan bagian-bagian surat adalah…

Pengertian Surat Masuk dan Keluar

MENANGANI SURAT MASUK

Buku Agenda Tunggal

Buku Agenda Kembar/Surat Masuk

Buku Agenda Kembar/Surat Keluar/Buku Verbal

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

 Prosedur Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

d. Mengagendakan surat masuk

2. Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali

6. Penyimpan Berkas KKSM

Contoh kartu kendali :

 Pengiriman surat keluar dibagi menjadi 2 bagian :

Contoh buku ekspedisi intern

Contoh buku ekspedisi ekstern

 PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR DENGAN SISTEM BUKU AGENDA

e. Pendistribusian/pengiriman surat keluar

Contoh lembar ekspedisi

Konsep Surat Draf Pengetikan Tanda Tangan

Arsip Tata Usaha

 Pencatatan di agenda surat keluar

 PENGELOLAAN SURAT KELUAR DENGAN SISTEM KARTU KENDALI

B. Prosedur Surat Keluar Dengan Sistem Kartu Kendali

Konsep Surat Draf Periksa Setuju Catat

Tanda Terima Copy 1 Copy 2

Kirim File Utama

2. Surat merupakan media komunikasi….

4. Alat yang dipergunakan untuk membuka surat, kecuali…

7. Kartu kendali berukuran….

9. Surat yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut masalah

10. Berikut ini yang bukan merupakan unit kearsipan adalah….

1. Langkah-langkah mengirim e-mail

2. Menulis e-mail yang efektif

3. Mengirim e-mail kepada alamat yang dituju

1. e-mail merupakan kepanjangan dari istilah…

Anda mungkin juga menyukai