SURAT DINAS

MODUL PERKULIAHAN
Bahasa
Indonesia
Modul 4
Menulis Surat Dinas
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

ILMU KOMUNIKASI HUBUNGAN U001700008 Firdaus, M.Pd.
MASYARAKAT
04
Abstract Kompetensi
Di dalam modul ini akan dibahas tentang Setelah mempelajari materi pada bab ini,
pengertian, jenis, bagian, bentuk-bentuk, diharapkan mahasiswa dapat memahami
dan contoh surat dinas. Teori ini sebagai pengertian, jenis, bagian, bentuk-bentuk,
standar penulisan surat dinas yang dan contoh surat dinas sebagai standar
memiliki kebenaran akademik.
penulisan surat dinas yang memiliki
kebenaran secara akademik..
2020 Bahasa Indonesia Modul 4
2 Firdaus., M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
MODUL 4
MENULIS SURAT DINAS
Standar Kompetensi:
Setelah mempelajari materi pada bab ini diharapkan mahasiswa dapat memahami pengertian, jenis-
jenis, bagian-bagian, bentuk-bentuk, dan contoh-contoh surat dinas, serta mampu menyusun surat
dinas secara benar dan efektif.
Kompetensi Dasar :
(1) Mampu memahami pengertian surat dinas

(2) Mampu memahami jenis-jenis surat dinas
(3) Mampu memahami bagian-bagian surat dinas
(4) Mampu memahami bentuk-bentuk surat dinas
(5) Mampu memahami contoh-contoh surat dinas
Indikator :
(1) Mampu menjelaskan pengertian surat dinas

(2) Mampu menjelaskan jenis-jenis surat dinas
(3) Mampu menjelaskan bagian-bagian surat
(4) Mampu menjelaskan bentuk-bentuk surat dinas
(5) Mampu menjelaskan contoh-contoh surat dinas
(6) Mampu membuat surat dinas secara benar dan efektif

3 Firdaus., M.Pd.
4.1 Pengertian Surat Dinas
Pasti kita pernah berkirim surat kepada orang lain, entah itu kepada teman, orang tua, atau
kepada guru di sekolah. Pada zaman dahulu surat merupakan alat komunikasi yang sangat efektif
untuk menyampaikan berita atau informasi. Biasanya, seseorang mengirim surat melalui jasa pos
dengan menggunakan amplop dan membubuhkan perangko yang sesuai. Namun, zaman sekarang kita
dapat mengirimkan berita atau informasi lebih efektif dengan menggunakan media yang lain, seperti
faksimili, SMS (Short Message Service atau layanan pesan singkat), dan e-mail (electronic mail atau
surat elektronik).
Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan
1
mengikuti aturan dan bentuk tertentu. Surat juga merupakan sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain yang berupa
pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan atau permohonan, laporan. Selain itu, surat
merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari pembuatnya kepada
pihak yang dituju.2 Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) surat adalah kertas yang tertulis;
secarik kertas sebagai tanda atau keterangan; dan sesuatu yang ditulis, sehingga surat merupakan alat
komunikasi tertulis penyampai pesan yang dapat memberikan kemudahan bagi penggunanya. Dalam
mencari teman, seseorang memiliki kriteria tertentu yang dapat dijadikan sebagai patokan. Nah!
Seperti itu pula dalam membuat sebuah surat. Untuk dapat membuat surat yang baik, kita harus
memenuhi kriteria di bawah ini, yaitu
1. Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika

2. Menarik, padat, dan jelas.
3. Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.
Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu:
1. Sebagai sarana komunikasi

2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan atau permintaan serta permohonan berupa
buah pikiran atau gagasan.
3. Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi surat
menggambarkan citra penulis.
4. Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.
1
J.S. Marjo,Surat Menyurat Lengkap,Semarang:Aneka Ilmu, 1990,32.
2
Lamuddin Finoza,Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia .Jakarta:Mawar Gempita, 1991,
5.

4 Firdaus., M.Pd.
5. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
6. Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.
7. Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga.
Sekarang kita sudah mengetahui fungsi surat. Seperti halnya manusia yang memiliki jenis
kelamin laki-laki dan perempuan, surat pun memiliki beberapa jenis jika dilihat dari segi bentuk, isi,
dan bahasanya;3 (1) Surat pribadi merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan maupun kepada
organisasi/lembaga. Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi,
seperti komunikasi antara anak dengan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman.
Biasanya pada surat pribadi digunakan semacam kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul. (2)
Surat dagang atau niaga merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi
yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang/berhubungan dengan
kegiatan dagang. Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha
niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa. Beberapa macam surat niaga, yaitu surat
penawaran, surat pengaduan, surat pemesanan, surat pengiriman, surat pembayaran barang, dan surat
penagihan. (3) Surat dinas atau resmi merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas
sebuah instansi pemerintah. Selain itu, surat dinas menjadi hal yang berhubungan dengan segala
komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi, sehingga
menjadi alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti
penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat
dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya. Surat dinas
merupakan salah satu jenis surat yang diklasifikasikan berdasarkan dari isinya atau kepentingannya.
Dengan demikian surat dinas yaitu surat yang berisi masalah-masalah kedinasan. Umumnya
surat ini dikeluarkan oleh kantor atau jawatan pemerintahan. 4 Oleh karena itu, surat dinas juga disebut
dengan surat jawatan. Disebut surat jawatan karena surat dinas umumnya dikeluarkan oleh jawatan
atau kantor-kantor pemerintah. Namun, surat dinas mungkin pula dikeluarkan oleh lembaga-lembaga
swasta, atau oleh perseorangan. Maka surat itu merupakan surat dinas karena surat tersebut isinya
ditujukan untuk kepentingan kedinasan, baik dinas di kalangan pemerintahan maupun di kalangan
swasta. Akan tetapi, fungsi-fungsi kedinasan sebenarnya tidak hanya berlaku di instansi-instansi
pemerintahan, tetapi berlaku juga di instansi swasta. Urusan-urusan seperti pemberian tugas,
3
Suyono,Cerdas Berpikir Bahasa dan Sastra Indonesia untuk SMA Program Studi
IPA/IPS,Jakarta:Ganeca Exact, 2007, 85.
4
Suyono,Cerdas Berpikir,86.

5 Firdaus., M.Pd.
penyampaian pengumuman, permohonan izin, atau perintah kerja juga dikenal dalam instansi swasta.
Jadi, apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain berisi informasi yang menyangkut kepentingan
tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat
resmi.5 Surat dinas sering diidentikkan dengan surat resmi. Hal ini karena surat dinas selalu ditulis
dalam format dan menggunakan bahasa yang resmi.
Sebelum surat dinas ditulis, gagasan-gagasan yang akan disampaikan hendaknya

dipertimbangkan dengan baik. Setiap gagasan utama dituangkan dalam satu paragraf. Jika terdapat
tiga gagasan utama, berarti terdapat tiga paragraf. Struktur dan makna kalimat juga perlu
dipertimbangkan ketika menulis surat dinas. Kalimat-kalimat dalam surat dinas hendaknya tidak
terlalu panjang dan tidak berbelit-belit. Di samping memboroskan waktu, kalimat-kalimat seperti itu
sulit untuk dipahami.
Selain itu, pikirkan juga kata atau istilah-istilah yang akan digunakan dalam surat dinas.
Hindari kata-kata yang dapat menyinggung perasaan atau kata-kata yang tidak jelas maksudnya. Perlu
diperhatikan juga pemakaian tanda baca. Tanda baca sangat menentuksan maksud isi surat. Tanda
baca dapat memperjelas gagasan dan membantu pengungkapan perasaan penulis. Akan tetapi,
penggunaan tanda baca sebaiknya tidak berlebihan karena akan memgaburkan maksud kalimat.
4.2 Jenis-jenis Surat Dinas

Surat dinas terdiri dari berbagai jenis. Penjelasan jenis-jenis surat dinas dapat dilakukan
berdasarkan wujud, banyaknya sasaran, keamanan, urgensi, dan tujuan atau maksud isinya. 6 Oleh
karena itu, penjelasan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan surat dinas secara lebih jelasnya
akan diuraikan sebagai berikut.
Berdasarkan wujudnya, surat dinas dapat berupa warkat pos dan surat bersampul. Warkat
berarti “surat” atau “isi surat”. Warkat pos merupakan lembaran surat yang dapat dilipat seperti surat
tertutup. Dengan demikian, warkat pos merupakan surat dinas yang tidak menggunakan amplop.
Wujudnya berupa lembaran kertas surat yang hanya berupa lipatan-lipatan. Bagian yang tertutup
merupakan isi surat dan bagian luarnya tercantum alamat surat beserta nama pengirimnya. Surat yang
disajikan dalam bentuk warkat, biasanya surat-surat yang tidak bersifat rahasia. Kemudian, surat
bersampul. Sesuai dengan namanya, surat ini menggunakan sampul atau amplop. Surat-surat yang
5
E. Zaenal Arifin. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas.(Jakarta:Akademika Pressindo,
1996),hlm. 2.
6
Finoza, Aneka Surat, 6.

6 Firdaus., M.Pd.
menyatakan banyaknya lampiran-lampiran itu tidak mudah tercecer, surat bersampul tampak rapi dan
lebih santun. Surat dinas yang mengutamakan kerahasiaan.
Berdasarkan, banyaknya sasaran atau jumlah objek yang dikehendaki, surat dinas dapat
diklasifikasikan sebagai surat biasa, surtat edaran, dan pengumuman. 7 Yang pertama, surat biasa, surat
ini hanya dikirimkan kepada seorang atau instansi tertentu saja. Yang termasuk jenis surat ini,
misalnya, surat tugas, surat perjanjian kerja, surat peringatan, surat penunjukkan, dan surat
rekomendasi. Kemudian, surat edaran. Surat ini disebut dengan surat sirkuler. Sesuai dengan
namanya, surat ditujukan kepada beberapa orang atau pejabat tertentu dengan harapan diedarkan pula
kepada lingkup yang lebih luas. Yang terakhitr, pengumuman. Pengumuman ditujukan kepada banyak
orang atau instansi. Jika orang atau instansi yang dituju itu tidak jelas karena terlalu banyaknya dan
sulit dihubungi, maka sebaiknya digunakan dengan model pengumuman. Selain lebih efektif, cara itu
lebih menghemat biaya.
Berdasarkan keamanan isinya, yaitu menurut bobot kerahasiaanya, isi surat terbagi ke dalam
beberapa macam. Ada bersifat sangat rahasia, rahasia, dan biasa. Yang pertama, surat sangat rahasia. 8
Surat ini umumnya berupa surat yang berhubungan erat dengan keamanan sebuah negara dan
biasanya dikeluarkan oleh dinas-dinas rahasia negara, seperti badan intelijen negara atau dinas-dinas
rahasia lainnya yang berada di bawah instansi kepolisian atau kejaksaan. Surat semacam ini disebut
dengan istilah dokumen rahasia dan biasanya ditandai dengan SRHS atau SR (sangat rahasia).
Kemudian, surat rahasia. Surat ini berisi RHS atau R (rahasia) hanya boleh dibaca oleh pihak yang
dituju dalam surat itu. Hampir serupa dengan surat sangat rahasia, dikenal surat konfidental, yaitu
surat yang isinya hanya boleh diketahui atau dibaca pejabat yang bersangkutan. Yang terakhir surat
biasa. Surat ini bila dibaca pihak lain walaupun bukan pihak yang ditujunya. Hal ini karena walaupun
isi surat tersebut diketahui banyak orang, tidak akan merugikan penerima maupun pengirimnya.
Berdasarkan urgensi pengiriman, surat dinas diklasifikasikan sebagai surat kilat khusus, surat
kilat, dan surat biasa. Yang pertama, surat kilat khusus. Surat ini harus diketahui dan ditanggapi oleh
penerimanya dengan secepat-cepatnya. Baik penyelesaian atau pun pengirimanya tidak boleh ditunda-
tunda, tapi harus dilakukan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya. Yang temasuk dalam surat ini,
misalnya surat panggilan kerja, surat perintah, dan surat tugas. Berikutnya, surat kilat. Surat ini harus
pula diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya dengan secepatnya. Namun denikian, tidak secepat
surat kilat khusus. Sifatnya fleksibel, dalam arti semakin cepat diketahui atau direspon, akan menjadi
7
Marjo, Surat Menyurat, 33.
8
Arifin, Penggunaan Bahasa, 3.

7 Firdaus., M.Pd.
lebih baik. Terakhir, surat biasa. Surat ini kadang-kadang tidak memerlukan tanggapan atau balasan.
Isinya lebih kepada pemberitahuan biasa.
Berdasarkan tujuan atau maksud isi surat dinas, yaitu (1) surat pengumuman, (2) surat
pemberitahuan, (3) surat keterangan, (4) surat edaran, (5) surat undangan, (6) surat laporan, (7) surat
berita acara, (8) surat pengantar, (9) surat rekomendasi, (10) surat perintah, (11) surat tugas, (12) surat
kuasa, (13) surat pengusulan, (14) surat pernyataan, (15) surat keputusan, (16) surat permohonan
bantuan, (17) surat permohonan izin, (18) surat peringatan, (19) surat balasan, dan (20) surat
perjanjian.9
4.3 Bagian-bagian Surat Dinas

1 Kepala Surat
Kepala surat sering juga disebut dengan kop surat. Fungsi kepala surat adalah sebagai
identitas diri bagi instansi yang terkait. 10 Surat resmi pemerintah atau perusahaan ditulis di
atas kertas yang sudah berkepala surat (biasanya sudah dicetak). Kepala surat ini dapat juga
dipakai sebagai alat promosi, dengan mencantumkan bidang usaha, kantor-kantor cabang,
bank-bank langganannya, dan nomor alat komunikasi seperti telepon, teleks, kotak pos, dan
faksimili. Oleh sebab itu, kepala surat sebaiknya mencantumkan identitas instansi tersebut
secara jelas dan lengkap, meliputi (1) nama instansi, (2) lambang atau logo instansi, (3)
alamat, (4) kode pos, (5) nomor telepon, dan (6) nomor faksimile atau surat elektronik ( e-
mail). Maka, unsur-unsur kepala surat meliputi dua hal, yaitu:
a. unsur utama meliputi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon

b. unsur tambahan meliputi logo atau simbol jawatan atau perusahaan, nama bank
langganan, alamat kantor cabang, dan bidang usaha, contoh:
PRAVDA QUEST (Kursus BIPA [Bahasa Indonesia untuk Penutur

Asing])
Jalan Kemanggisan Ilir Nomor 36, Kemanggisan, Palmerah
Kotamadya Jakarta Barat, Provinsi DKI Jakarta 11480
Telepon (021) 46 47 33 46, (021) 990 200 64, (021) 533 23 85
Ponsel 0816 72 86 72, 0853 1233 9243, 0878 2104 1866
9
10
Suyono, Cerdas Berpikir , 87.

8 Firdaus., M.Pd.
2 Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu kepada si penerima surat kapan surat itu
11
ditulis. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota sudah
tercantum pada kepala surat. Tanggal surat pada umumnya ditulis pada pojok kanan atas,
sejajar dengan nomor surat.12 Penulisan tanggal surat dipisah oleh tanda koma dan tidak
boleh diakhiri oleh tanda titik. Hal lain yang perlu mendapat perhatian adalah penulisan
nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11).
Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Akhir tanggal surat
tidak dibubuhkan tanda baca apa pun, contoh:
Salah Benar
- 14 Mar. 2009 14Maret2009

- 14-03-‘09
3 Nomor Surat
Setiap surat keluar dari sebuah jawatan atau perusahaan harus diberi nomor untuk
memudahkan pengagendaan, pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan surat. 13 Oleh
penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan sebagai acuan atau petunjuk di
dalam surat jawaban. Demikian pula memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan,
dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. Penggunaan nomor surat berguna
untuk:14
 Memudahkan petugas kearsipan

 Memudahkan mengatur penyimpanan
 Memudahkan dalam pencariannya kembali
 Mengetahui banyak surat yang keluar
11
12
Arifin, Penggunaan Bahasa,17.
13
14
Marjo, Surat Menyurat, 36..

9 Firdaus., M.Pd.
 Mempercepat penyelasaian surat-menyurat (membalas surat)
Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, tetapi sekurang-kurangnya
penomoran surat menunjukkan nomor surat keluar, kode (jenis) surat, bulan, dan tahu surat,
contoh:
Nomor :45/SP/III/2009
Keterangan:
45 = nomor urut surat keluar
SP = singkatan dari Surat Penawaran
III = penanda bulan (Maret) saat surat dikirim
2009 = tahun surat dikirim
Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah sebagai berikut:
 Huruf awal nomor harus ditulis dengan huruf kapital.

 Kata nomor tidak boleh disingkat.
 Pada akhir baris tidak diberi tanda baca apa pun termasuk tanda titik (.).
 Kata nomor diikuti tanda baca titik dua (:) tanpa disela spasi.
4 Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan suatu dengan yang lain. Lampiran merupakan
penjelasan dari jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. 15 Penulisan lampiran
setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali
banyaknya sesuatu yang dilampirkan.
Jika dokumen itu berjumlah satu lembar, harus disebut satu lembar. Namun, jika
terdiri atas satu berkas, harus dinyatakan satu berkas. Lampiran berguna sebagai penunjuk
bagi penerima surat tentang adanya keterangan-keterangan tambahan selain surat itu sendiri.
Yang dilampirkan itu dapat berupa buku, fotokopi surat keterangan yang diperlukan, brosur,
kuitansi, dan sebagainya. Kaidah-kaidah dalam penulisan lampiran, ialah sebagai berikut: 16
 Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.
15
Suyono, Cerdas Berpikir, 87.
16
Suyono, Cerdas Berpikir.

10 Firdaus., M.Pd.
 Penulisan kata lampiran boleh disingkat menjadi Lamp. atau tetap dituliskan utuh,
Lampiran.
 Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan lampiran dalam
surat itu.
 Pada akhir baris tidak diikuti tanda baca apa pun termasuk tanda baca titik (.).
 Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua.
Lampiran : Lima berkas

Lamp.: Tiga eksemplar
Lamp.: 110 eksemplar
Huruf awal kata lima dan tiga harus kapital, sedangkan kata yang lain dengan huruf
kecil semua. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca apa pun. Jika bilangan yang
menunjukkan jumlah barang pada lampiran dapat dituliskan dengan satu atau dua angka,
bilangan tersebut dituliskan dengan huruf (seperti Lima berkas, Tiga eksemplar). Akan
tetapi, jika bilangan itu lebih dari dua angka, pencantumannya dalam lampiran dengan angka
(misalnya : 110 eksemplar).
5 Hal Surat
Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal
yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal surat
dituliskan dengan singkat karena hal surat sama dengan judul karangan. 17 Oleh karena itu,
cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul dalam karangan biasa, yaitu
singkat, jelas, dan menarik serta berupa kata atau frasa dan buka berupa kalimat. Selain itu,
sebaiknya gunakanlah kata Hal dan bukan Perihal, contoh:
Salah
Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar bahasa Indonesia

untuk
Benar
17

11 Firdaus., M.Pd.
Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar
6 Alamat Surat
Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus
menerima surat. Selain itu, alamat dalam merupakan alamat yang ditulis langsung pada
kertas surat. Fungsinya adalah sebagai pengontrol bagi penerima surat dan bahwa hanya
dirinyalah yang berhak menerima surat tersebut. 18 Bagi pengirim surat, alamat dalam
berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu pemasukan ke dalam
surat.
Alamat yang dituju ini sebenarnya tercantum pula pada sampul surat atau pada alamat
luar. Alamat pada surat sampul surat berfungsi sebagai penunjuk bagi kurir surat dalam
menyampaikan surat itu. Maka dari itu, kita harus cermat dan hati-hati dalam menulis alamat
surat agar surat sampai pada tujuan. Tulislah alamat dengan lengkap dan jelas, yang meliputi
nama orang atau institusi yang terkirim, nama jalan, nomor kantor, dan nama kota serta kode
pos. Penulisan alamat surat diatur sebagai berikut:
 Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan
salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan
daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan pemenggalan alamat tidak ada.
Alamat yang cukup panjang pun dapat dituliskan tanpa dipenggal karena tempatnya
cukup leluasa.
 Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai
penghubung intrakalimat yang menyatakan arah.
 Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti
titik).
 Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan
sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
 Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti
Dr., Ir., kata sapaan Bapak, Ibu, dan Saudara tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat
yang dituju itu memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu, atau
Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut seperti direktur
PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan juga tidak digunakan. Ketentuan-ketentuan
18
Finoza, Aneka Surat ,10.

12 Firdaus., M.Pd.
ini bertujuan agar sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau
dengan jabatan.
 Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Nama gang, nomor, RT, dan RW
dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Nama kota dan propinsi
dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak digarisbawahi atau diberti tanda baca apa pun.
Alamat pengirim dan alamat tujuan perlu dicantumkan kode pos, jika kota itu telah
memilikinya, contoh:
Yth. Pemimpin Kursus BIPA Pravda Quest

Jalan Kemanggisan Ilir Nomor 36,
Kemanggisan, Palmerah, Jakarta Barat
7 Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat
berkomunikasi.19 Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat dinas adalah Dengan
hormat. Salam pembuka dalam surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini merupakan
salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam pembuka dicantumkan di sebelah
kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat. Huruf pertama awal kata
ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis dengan huruf kecil semua,
kemudian salam pemuka itu diikuti koma (,), contoh:
Dengan hormat, (D kapital, h kecil),

Salam sejahtera (S besar, s kecil),
Saudara (Bapak) …. yang terhormat,
Prof. Dr. Wandasti, M.A., yang
terhormat,
8 Tubuh Surat
a. Paragraf Pembuka Surat
19

13 Firdaus., M.Pd.
Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca
surat menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya. 20 Alinea ini selain
berfungsi untuk pengantar isi surat juga harus menyesuaikan dengan isi surat. Walaupun
disebut alinea, sesungguhnya bagian ini umumnya tidak lebih dari satu kalimat. Bahkan
sering juga alinea pembuka sekaligus merupakan alinea isi. Alinea pembuka untuk surat
pemberitahuan hendaknya berbeda dengan alinea pembuka untuk surat tugas:
 Melalui surat ini, kami beritahukan kepada Saudara Dadi Waras …

 Menindaklanjuti surat kami pada tanggal 9 April 2007, kami menugasi Saudari
Nurdiana …
Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali paragraf pembuka
pada surat dinas ditandai dengan ini, bersama ini, atau berkenaan dengan, contoh:
 Dengan ini perkenankanlah kami untuk melaporkan kepada Bapak tentang

pelaksanaan ujian di ….
 Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis yang Saudara minta, yaitu berupa….
 Dengan ini kami beritahukan bahwa…….
 Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk……
 Bersama surat ini kami kirimkan kepada Bapak……..
 Berkenaan dengan…., kami meminta Saudara untuk…..
 Dalam rangka melaksanakan…., dengan ini kami menugasi...
 Melalui surat ini kami mohon kepada Bapak untuk membuka acara...
b. Paragraf Isi Surat

Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang
diberitahukan, yang dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat. 21 Sesuatu
yang disampaikan inilah yang diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi
dari penerima surat. Agar pesannya sampai kepada si penerima surat sesuai dengan
keinginan pengirim, penggunaan singkatan, atau istilah yang yang tidak lazim hendaklah
dihindari karena hal itu akan membingungkan penerima surat.
Setiap paragraf isi surat hanya berbicara tentang satu masalah. Jika ada
masalah lain, masalah itu dituangkan dalam paragraf yang berbeda. Kalimat-kalimat
dalam paragraf isi hendaknya pendek, tetapi jelas, tidak menimbulkan salah tafsir.
Rumusan surat juga harus menarik, tidak membosankan, hormat dan sopan. Alinea ini
20
21

14 Firdaus., M.Pd.
merupakan bagian surat dinas yang berisi maksud penulisan surat. Isinya merupakan
kelanjutan dari alinea pembuka dan menerangkan hal yang dicantumkan sebelumnya.
Selain itu, alenia isi merupakan bagian yang menampung maksud-maksud pokok dari
penulisan surat. Oleh karena itu, bisa saja bagian isi lebih dari satu alinea jika maksud
penulis itu terdiri atas dua atau lebih. Alinea isi dengan pembuka memerlukan kata-kata
penghubung seperti sehubungan dengan hal di atas, berkenaan dengan hal tersebut di
atas, dan berkaitan dengan hal ini, contoh:
 Berkenaan dengan hal tersebut, kami atas nama Pemimpin Kursus BIPA Pravda Quest
mengucapkan terima kasih kepada Saudara …
 Berkenaan dengan hal tersebut, kami mohon Bapak untuk memberikan bantuan
sebanyak tersebut di atas.
 Berkaitan dengan hal tersebut di atas, kami mohon Saudara untuk memperlancar
pengurusan izin penggunaan gedung tersebut.
 Untuk itu, kami mohon izin agar dapat menggunakan tempat tersebut pada waktunya.
Keterangan selengkapnya kami lampirkan bersama surat ini.
 Jika tugas tersebut sudah dilaksanakan, kami mengharapkan Saudara menyusun
laporannya. Laporan harus kami terima selambat-lambatnya satu minggu setelah tugas
itu selesai.
c. Paragraf Penutup Surat

Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat.
Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih
kepada penerima surat.22 Di dalam alinea penutup, biasanya berisi simpulan, harapan,
ucapan terima kasih, atau ucapan selamat. Alinea penutup umumnya terdiri atas satu
kalimat saja. Paragraf penutup berfungsi pula untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat.
Surat yang tidak menggunakan paragraf penutup terasa seakan-akan belum selesai.
Contoh paragraf penutup yang salah:
o Sambil menunggu jawaban Bapak, kami menyampaikan banyak terimakasih.

o Sebelum dan sesudahnya kami menyampaikan terimakasih banyak.
Contoh paragraf penutup yang benar:
 Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.\

 Harapan kami, semoga kerja sama kita dapat ditingkatkan terus.
22

15 Firdaus., M.Pd.
 Semoga laporan ini dapat membantu Bapak. Terima kasih saya ucapkan atas perhatian
Bapak.
 Kami berharap Bapak/Ibu dapat memenuhi permohonan kami.
 Atas perhatian yang Bapak berikan kami nyatakan terima kasih.
 Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
 Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara ini.
 Besar harapan kami akan kehadiran Bapak/Ibu pada acara ini.
 Atas bantuan Saudara, saya sampaikan terima kasih.
9 Salam Penutup
Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah
berkomunikasi dengan pembaca surat.23 Salam penutup dicantumkan di antara paragraf
penutup dan tanda tangan pengirim. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-urat
dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat. Huruf
awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan
huruf kecil.
Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam
takzim, salam kami, dan wasalam. Hal-hal penting perlu diperhatikan dalam penulisan salam
penutup, yaitu; diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma. Sesudah salam
penutup dibubuhkan tanda koma (,). Bila tidak ada salam pembuka, tidak perlu dicantumkan
salam penutup, contoh:
Salah:
Salam Takzim,
Hormat Kami,
Benar
Salam takzim
Wasalam,
Hormat kami,
23

16 Firdaus., M.Pd.
10 Penanggung Jawab Surat
Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu
pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penanda tangan
dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa
diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. Di bawah nama penanda tangan
dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. Jika akan
dicantumkan Nomor Induk Pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara
nama jelas dan jabatan, contoh:
Salah
Tanda tangan
(IR. SOEKARNO)
Kepala
atau
Tanda tangan
(DRS. M.
HATTA)
Benar
(tanda tangan)
Ir. Soekarno
Kepala
atau
(tanda tangan)
Drs. M. Hatta
NIP
11 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat dinas selain hal-hal tersebut di atas:
a. Nama Jelas Pengiriman
Pengiriman surat adalah pihak yang menuliskan atau menyampaikan surat.
Dalam surat dinas akan lebih baik apabila nama pengirim dilengkapi identitas diri
kedinasan, yaitu jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas, contoh:

17 Firdaus., M.Pd.
Direktur Jendral Pendidikan Tinggi,
Ttd.
Prof. Dr. Robert Davis Chaniago, S.H., M.H., L.L.M.
NIP 130889802
Kepala,
Ttd.
Prof. Dr. Erick Estrada, S.S., M.Pd., Ph.D.
NIP 131288009
Seperti yang tampak pada contoh sebelumnya bahwa dalam penulisan nama
pengirim berlaku ketentuan-ketentuan seperti berikut:
1) Pencantum identitas jabatan diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
koma.
2) Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital.
3) Nama pengirim tidak digaris bawahi dan tidak pula berada diantara tanda kurung.
4) Pada akhir baris tidak diakhiri tanda titik kecuali untuk singkatan gelar, seperti; Prof.,
Dr., S.S., S.H., M.H., M.Pd., L.L.M., Ph.D.
5) Singkatan NIP tidak bertanda titik.
Dalam surat-surat dinas pada bagian pengiriman tersebut sering ditemukan
singkatan-singkatan seperti a.n, anb., dan U.b. Berikut merupakan uraian dari maksud
singkatan-singkatan tersebut.
a) Singkatan a.n
Singkatan ini merupakan kepanjangan dari atas nama. Singkatan ini
digunakan jika pengirim mendatangi surat yang mengatas namakan pejabat lain. Surat
yang ditandatangani tidak perlu dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim surat,
contoh:
a.n Rektor
Pembantu Rektor I
Ttd
Wandasti Nasha Vechnaya Lyubov, M.A., Ph.D.
NIP 131087554
b) Singkatan anb.

18 Firdaus., M.Pd.
Kepanjangaan anb. adalah atas nama beliau. Isi surat harus dikonsultasikan
kepada atasan pengirim surat untuk memperoleh persetujuan. Isi surat merupakan
tanggung jawab pejabat yang diatasnamakannya itu, contoh:
Anb. Pemimpin Kursus BIPA Pravda Quest
Ttd.
Prof. Dr. Wandasti Navely, S.S., M.A.
c) Singkatan u.b.
Kepanjangan u.b. adalah untuk beliau. Singakatan ini digunakan jika seorang
pejabat mendapat pendelegasian wewenang untuk menandatangani surat dari Pejabat
atasannya itu sendiri berhak menandatangani surat dengan sebutan atasan nama (a.n)
karena ia pun menerima limpahan wewenang, contoh:
a.n. Dekan Pendidikan Bahasa dan Seni
Ketua Jurusan Pendidikan Bahasa da Sastra Indonesia
u.b.
Sekretaris Jurusan,
Ttd
Nama jelas
NIP
d) Tembusan
Tembusan surat dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak
lain, di samping pihak yang ditujunya. Dengan demikian pihak yang dituju akan
mengetahui pula pihak-pihak yang dikirim surat itu. Tembusan diletakkan pada
margin sebelah kiri, lurus vertikal dengan nomor, lampiran , perihal surat, dan sejajar
dengan nama pejabat yang menandatangani urutan atau hiearki teratas kepada yang
terbawah. Hal yang perlu diperhatikan dalam bagian ini adalah sebagai berikut:
 Huruf awal katas tembusan situlis dengan huruf kapital.
 Tanda titik dua mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu.
 Tembusan diberikan kepada nama pejabat atau orang bukan kantornya.
 Jika tembusan lebih satu, pengurutannya lebih dimulai dari pejabat yang lebih
tinggi.
 Penulissan kepada Yth. tidak perlu dicantumkan.
 Kata arsip atau pertinggalan tidak perlu dicantumkan, contoh:
Tembusan:
- Kakanwil Depdiknas Provinsi Jawa Barat

- Kakandep Depdiknas Kabupaten Garut
e) Inisial

19 Firdaus., M.Pd.
Pada bagian kiri bawah surat dinas sering dijumpai tanda pengenal yang
berupa singkatan (inisial) dari nama pengonsep dan pengetik surat. Gunanya untuk
mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat tersebut. Pihak-pihak tertentu dapat
menghubungi orang tersebut jika ada kesalahan atau kekurangan-kekurangan pada
surat tersebut, contoh:
TA/OS (Tukul Arwana/Olga Syahputra).
4.4 Bentuk-bentuk Surat Dinas

Dalam buku Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas karya E. Zainal Arifin
disebutkan bahwa ada beberapa bentukan surat dinas yang digunakan di instansi di Indonesia, antara
lain; (a) format lurus penuh, (b) format lurus, (c) format setengah lurus, (d) format takuk atau format
bergerigi, dan (e) format paragraf menggantung.
Dapat diinformasikan bahwa format setengah lurus termasuk format surat resmi Indonesia
versi lama. Berdasarkan pengamatan, surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format
setengah lurus. Dalam kaitan dengan format surat, Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus. Pusat Bahasa juga
menganjurkan kepada masyarakat melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi, baik
melalui telepon maupun surat, untuk menggunakan format setengah lurus.
Walaupun pada dasarnya format yang digunakan bergantung sepenuhnya pada kelaziman
instansi masing-masing, Pusat Bahasa akan merasa senang dan simpati jika anjurannya, yakni agar
masyarakat menggunakan format setengah lurus, ditaati dan digunakan.

20 Firdaus., M.Pd.
4.5 Contoh-contoh Surat Dinas

21 Firdaus., M.Pd.
22 Firdaus., M.Pd.
23 Firdaus., M.Pd.
4.6 Ringkasan
Surat dinas atau resmi merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas
sebuah instansi pemerintah. Selain itu, surat dinas menjadi hal yang berhubungan dengan segala
komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi, sehingga
menjadi alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti
penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat
dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.
Surat dinas terdiri dari berbagai jenis. Penjelasan jenis-jenis surat dinas dapat dilakukan
berdasarkan wujud, banyaknya sasaran, keamanan, urgensi, dan tujuan atau maksud isinya.
Berdasarkan wujudnya, surat dinas dapat berupa warkat pos dan surat bersampul. Berdasarkan,
banyaknya sasaran atau jumlah objek yang dikehendaki, surat dinas dapat diklasifikasikan sebagai
surat biasa, surtat edaran, dan pengumuman. Berdasarkan keamanan isinya, yaitu menurut bobot
kerahasiaanya, isi surat terbagi ke dalam beberapa macam. Ada bersifat sangat rahasia, rahasia, dan
biasa. Berdasarkan urgensi pengiriman, surat dinas diklasifikasikan sebagai surat kilat khusus, surat
kilat, dan surat biasa.
Bagian-bagian surat dinas, yaitu; (a) kepala surat, yaitu nama, alanat, dan identitas lainnya
dari instansi organisasi, (b) nomor surat, yaitu nomor inventaris surat, (c) tanggal surat, yaitu memuat
tanggal surat dibuat, (d) lampiran, yaitu hal-hal lain yang disertakan dalam surat, misalnya, jadwal
kegiatan, daftar peserta, atau perincian biaya, (e) hal atau perihal, yaitu persoalan atau perkara yang
dibicarakan dalam surat tersebut, (f) alamat surat, yaitu surat tersebut ditujukan atau diberikan untuk
siapa, (g) salam pembuka, yaitu penghormatan terhadap penerima surat, (h) isi surat, yaitu memuat
alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup dan (i) pengirim surat, yaitu pihak yang bertanggung
jawab atas penulisan atau penyampaian surat, biasanya disertai dengan pencantuman status/jabatan,
tanda tangan, dan nama jelas.

24 Firdaus., M.Pd.
DAFTAR PUSTAKA
Arifin, E. Zaenal. 1996. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. Jakarta:
CV Akademika Pressindo.
Finoza, Lamuddin. 1991. Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia.
Jakarta:Mawar Gempita.
Marjo, J.S. 1990. Surat Menyurat Lengkap. Semarang:Aneka Ilmu.
Suyono. 2007. Cerdas Berpikir Bahasa dan Sastra Indonesia untuk SMA Program
Studi IPA/IPS. Jakarta:Ganeca Exact.

25 Firdaus., M.Pd.

SURAT DINAS

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

SURAT DINAS

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL PERKULIAHAN

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

MENULIS SURAT DINAS

(1) Mampu memahami pengertian surat dinas

(1) Mampu menjelaskan pengertian surat dinas

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

1. Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika

Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu:

1. Sebagai sarana komunikasi

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

Sebelum surat dinas ditulis, gagasan-gagasan yang akan disampaikan hendaknya

4.2 Jenis-jenis Surat Dinas

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

4.3 Bagian-bagian Surat Dinas

a. unsur utama meliputi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon

PRAVDA QUEST (Kursus BIPA [Bahasa Indonesia untuk Penutur

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

- 14 Mar. 2009 14Maret2009

 Memudahkan petugas kearsipan

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

 Huruf awal nomor harus ditulis dengan huruf kapital.

 Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

Lampiran : Lima berkas

Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar bahasa Indonesia

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

Yth. Pemimpin Kursus BIPA Pravda Quest

Dengan hormat, (D kapital, h kecil),

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

 Melalui surat ini, kami beritahukan kepada Saudara Dadi Waras …

 Dengan ini perkenankanlah kami untuk melaporkan kepada Bapak tentang

b. Paragraf Isi Surat

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

c. Paragraf Penutup Surat

o Sambil menunggu jawaban Bapak, kami menyampaikan banyak terimakasih.

 Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.\

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

- Kakanwil Depdiknas Provinsi Jawa Barat

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

4.4 Bentuk-bentuk Surat Dinas

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

Marjo, J.S. 1990. Surat Menyurat Lengkap. Semarang:Aneka Ilmu.

2020 Bahasa Indonesia Modul 4

Anda mungkin juga menyukai