MODUL PERKULIAHAN

BAHASA
INDONESIA
SURAT DINAS

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

11
MKDU Bahasa 90008 Yenni Safrida, M.Pd.
Indonesia (D21314SP
)
Abstract Kompetensi
Materi perkuliahan ini akan membahas Setelah mengikuti perkuliahan
mengenai penulisan surat dinas. diharapkan mahasiswa dapat
Adapun rincian materinya adalah mengetahui pengertian surat dinas,
pengertian surat dinas, jenis-jenis surat jenis-jenis surat dinas, bagian-bagian
dinas, bagian-bagian surat dinas, surat dinas, bentuk-bentukj surat dinas,
bentuk-bentuk surat dinas, serta contoh- serta contoh-contoh surat dinas.jenis-
contoh surat dinas. jenis surat dinas, bagian-bagian surat
dinas. Selain itu, mahasiswa diharapkan
dapat menulis surat dinas yang benar
dan efektif.
 MENULIS SURAT DINAS
1. Standar Kompetensi
Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan dapat mamahami dengan baik
pengertian, bentuk-bentuk, dan contoh-contoh surat dinas, serta mampu menyusun
surat dinas secara benar dan efektif.

2. Kompetensi Dasar
(1) Mahasiswa memahami pengertian surat dinas
(2) Mahasiswa memahami jenis-jenis surat dinas
(3) Mahasiswa memahami bagian-bagian surat dinas
(4) Mahasiswa memahami bentuk-bentuk surat dinas
(5) Mahasiswa memahami contoh-contoh surat dinas

3. Indikator
(1) Mampu menjelaskan pengertian surat dinas
(2) Mahasiswa menjelaskan jenis-jenis surat dinas
(3) Mahasiswa menjelaskan bagian-bagian surat dinas
(4) Mahasiswa menjelaskan bentuk-bentuk surat dinas
(5) Mahasiswa menjelaskan contoh-contoh surat dinas
(6) Mahasiswa menulis atau membuat surat dinas secara benar dan efektif

2015 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

2 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
1. Pendahuluan

Manusia memerlukan alat untuk berkomunikasi. Alat tersebut disebut bahasa.

Dengan bahasa, manusia dapat bertutur, menyampaikan pesan dan maksud dari
tuturannya. Bahasa memiliki peran penting bagi kehidupan manusia kiranya tidak perlu
diragukan lagi. Bidang-bidang seperti ilmu pengetahuan, hukum, kedokteran, politik,
pendidikan rupanya juga memerlukan peran bahasa. Karena hanya dengan bahasa
manusia mampu mengkomunikasikan segala hal. Bahasa mungkin bukan satu-satunya alat
komunikasikan manusia. Selain itu juga isyarat, simbol, kode, bunyi, semua itu akan
bermakna setelah diterjemahkan ke dalam bahasa manusia. Oleh karena itu, tidaklah
berlebihan bila bahasa disebut sebagai alat komunikasi terpenting bagi manusia (Wijana,
2009: 5).
Menulis adalah kemampuan manusia untuk mengeluarkan ide-ide dalam sebuah
goresan yang nantinya menjadi sebuah karangan. Kesalahan berbahasa juga sering terjadi
pada bahasa tulis, misalnya dalam menulis karangan, cerpen, surat, dan sebagainya.
Menulis surat misalnya, masih terdapat kesalahan meski terlihat sepele. Surat merupakan
alat komunikasi tulis yang digunakan untuk menyampaiakan pesan atau maksud tertentu
kepada orang lain. Isi surat dapat berupa pemberitahuan, undangan, izin, atau yang lainnya.
Selain surat pribadi, ada juga surat dinas yang digunakan sebuah lembaga kepada lembaga
lain untuk menyampaikan pesan.
Pada modul ini, akan dibiacarakan mengenai aspek penulisan surat dinas yang baik
dan benar sesuai dengan kaidah-kaidah bahasa Indonesia. Sebelum membahas lebih lanjut,
berikut adalah beberapa pengertian surat dinas menurut pendapat para ahli.

2. Pengertian Surat Dinas

Menurut Nurjamal dkk (2015 : 120) surat adalah sarana komunikasi tertulis antara
satu pihak dengan pihak lain yang saling berkepentingan. Rumusan lain tentang surat dapat
dikemukakan bahwa surat adalah sehelai kertas bertulis tahunan, permohonan, undangan,
dan lain-lain yang disampaikan seseorang kepada orang/ pihak lain, baik atasa nama pribadi
maupun karena kedudukannya dalam suatu organisasi, instansi, atau perusahaan.
Menurut Kamus Webster’s Third New International Dictionary dalam buku G. & C.
Merriam Co., tahun 1976 halaman 467 (Azwaridi, 2008:168) pengertian surat dinas
mencakup tiga hal. Pertama, pesan atau berita yang ditulis oleh seseorang atau organisasi
yang dikirimkan kepada orang yang dialamatkan. Kedua, pesan yang dimasukkan ke dalam
amplop yang telah diberikan alamat dan biasanya diberi stempel. Ketiga, komunikasi

2015 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

3 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
perkantoranyang menyangkut wewenang atau jabatan yang biasanya berupa informasi,
instruksi, pelayanan, atau keterangan mengenai pekerjaan atau usaha.
Menurut Arifin (dalam Soetrisno dan Renaldi, 2009:41) surat adalah salah satu
sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang, instansi, atau
organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Apabila surat dari satu pihak
kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan
instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi.
Surat juga dapat diartikan sebagai lembaran kertas yang memuat suatu informasi
yang hendak disampaikan oleh seseorang kepada orang lain. Informasi tersebut dapat
berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, peringatan dan sebagainya.
Dengan demikian, surat pada dasarnya dapat dipandang sebagai salah satu alat atau
sarana komunikasi menurut Suparjati (2000:1).
Surat dapat diartikan sebagai alat untuk menyampaikan sesuatu maksud atau
informasi secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lain, baik atas nama sendiri
ataupun jabatannya dalam organisasi. Informasi ini dapat berupa pemberitahuan,
pertanyaan, pernyataan, permintaan, laporan atau buah pikiran lainnya yang ingin
disampaikan kepada pihak lain. Baik perorangan maupun organisasi melalui surat. Menurut
Rozana (1994:12) dalamkegiatan yang lebih umu, surat-menyurat diartikan sebagai suatu
kegiatan yang menyangkut bagaimana membuat surat yang sebaik-baiknya. Surat menyurat
ini disebut juga korespondensi.
Sebagai sarana komunikasi tertulis, surat memiliki kelebihan tertentu jika
dibandingkan dengan sarana komunikasi lisan. Kelebihannya adalah surat dapat
mengurangi kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena penulisnya dapat
menyampaikan maksud sejelas-jelasnya melalui pemikiran yang panjang sebelum maksud
itu dituangkan dalam bentuk surat. Bagi pembaca dan penerima surat, kesalapahaman itu
pun dapat diatasi karena ia dapat membacanya berulang-ulang jika ada bagian tertentu
yang belum dapat dipahami. Kelebihan lain adalah surat juga relatif tidak terlalu banyak
memakan biaya, terutama jika dibandingkan dengan sarana komunikasi lisan, seperti
telepon atau telegram menurut Arifin, Zaenal dan Mustakim (2005:9-10).
Surat dinas merupakan surat resmi yang didalamnya menyangkut berbagai hal
tentang kedinasan, misalnya pengangkatan pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji,
perpindahan pegawai dan lain-lain menurut Marjo (2010:209). Pada umumnya, surat resmi
atau surat dinas pada instansi di Indonesia berbentuk setengah lurus. Bentuk surat resmi
mempunyai ciri-ciri dan tidak menggunakan pembukaan surat maupun penutup.
Menurut Marjo (2010:44-59) berbeda dengan surat pribadi yang bersifat tidak resmi,
bahasa surat-surat resmi/surat dinas lebih terikat dengan ketentuan dan etika yang berlaku
sesuai dengan isi dan tujuan masing-masing surat. Surat dinas atau surat resmi adalah

2015 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

4 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
surat yang paling lengkap. Surat ini hampir memiliki semua persyaratan mulai dari: kop
surat/kepala surat, tanggal surat, nomor surat, perihal atau hal, lampiran, alamat yang dituju,
salam pembuka, isi surat, salam penutup, jabatan tanda tangan, tanda tangan, dan
tembusan.
Berdasarkan beberapa pengertian surat dan surat dinas di atas, dapat disimpulkan
bahwa surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi
dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu sesuai dengan sistematika yang telah diatur
dalam ejaan bahasa Indonesia.
Berdasarkan sifat isinya, surat itu dikenal terbagi menjadi tiga jenis, akan tetapi
dalam modul ini hanya akan dibahas satu jenis saja, yaitu surat dinas. Tiga jenis surat yang
dimaksud adalah sebagai berikut;
1) Surat dinas/ surat resmi
Surat dinas/resmi merupakan alat komunikasi berhubungan dengan kedinasan
atau kegiatan dinas sebuah instansi pemerintahan. Selain itu, surat dinas
menjadi hal yang berhubungan dengan segala komunikasi tertulis yang
menyangkut dengan tugas dan kegiatan instansi, sehingga menjadi alat
komunikasi yang sangat penting dalam administrasi.
2) Surat pribadi;
Surat pribadi merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/
informasi yang dibuat/ditulis oleh sesorang.
3) Surat niaga.
Surat niaga atau sering juga disebut surat dagang adalah alat komunikasi tertulis
untuk menyampaikan berita atau hal-hal yang berkaitang dengan perdagangan.
Misalnya seprti panawaran barang-barang atau berhubungan dengan kegiatan
dagang lainnya. Beberapa macam surat niaga, yaitu surat penawaran, surat
pengaduan, surat pemesanan, suarat pengiriman, surat pembayaran, dan surat
penagihan.

3. Fungsi, Kriteria, dan Kriteria Bahasa Surat yang Baik

Selain sebagai alat komunikasi, menurut Suparjati (2000:1), surat juga dapat
berfungsi sebagai:
1) alat bukti tertulis misalnya surat perjanjian,
2) alat pengingat misalnya surat yang telah diarsipkan,
3) dokumentasi historis misalnya surat dalam arsip lama yang digunakan kembali
untuk penyelidikan mengenai keadaan masa lalu,
4) pedoman tindakan misalnya surat perintah,

2015 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

5 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 5) jaminan keamanan misalnya surat keterangan jalan,
6) duta atau wakil organisasi maksudnya surat mencerminkan keadaan mentalitas,
jiwa, dan kondisi intern dari organisasi yang mengeluarkannya.

Salah satu refleksi tertib administrasi dalam suatu lembaga baik itu lembaga
pemerintahan maupun lembaga swasta adalah tertib komunikasi dalam antarlebaga.
Ketertiban tersebut mencakup satu lembaga dengan lembaga sejenisnya atau lembaga
yang tidak sejenis. Salah satu komukasi yang lazim dikembangkan dalam suatu lembaga
adalah komunikasi tulis melaui surat dinas.
Dalam melakukan suatu hal tentunya pasti ada Kriteria atau ciri khas atau cara atau
kaidah-kaidah tertentu yang telah diatur, begitu pula dengan penulisan surat. Berikut ini
adalah kriteria dalam penulisan surat.
1) Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika. Selain itu,
bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku,
sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan,
bentuk kata, maupun kalimatnya. Seterusnya bahasa yang digunakan harus
mewakili isi dan tujuan surat. Surat juga harus menarik, padat, dan jelas
penulisannya.
2) Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini
dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat,
tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai
yang dikehendaki.
3) Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
 Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan
aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
 Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
 Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.

Sebelum surat dinas ditulis, hendaknya gagasan-gagasan yang akan disampaikan

dipertimbangkan dengan baik. Setiap gagasan utama dituangkan dalam satu paragraf. Jika
tedapat tiga gagasan utama, berarti terdapat tiga paragraf. Struktur dan makna kalimat juga
perlu dipertimbangkan ketika menulis surat dinas. Kalimat-kalimat dalam surat dinas
hendaknya tidak terlalu panjang dan tidak berbelit-belit. Di samping pemborosan waktu,
kalimat-kalimat seperti itu sulit untuk dipahami.
Selain itu, pikrkan pula istilah-istilah yang akan digunakan dalam surat dinas. Hindari
kata-kata yang dapat menyinggung perasaan atau kata-kata yang tidak jelas maksudnya.
Perlu diperhatikan juga pemakaian tanda baca. Tanda baca sangat menentukan maksud isi

2015 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

6 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
surat. Tanda baca dapat memperjelas gagasan dan membantu pengungkapan perasaan
penulis. Akan tetapi, penggunaan tanda baca sebaiknya tidak berlebihan karena akan
mengaburkan maksud kalimat.
Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1) Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin
disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan,
pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
2) Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3) Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan
menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah
ditangkap pembaca.
4) Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-
lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5) Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
6) Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh
Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman
Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

Selanjutnya, ada hal-hal berkaitan dengan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf
yang harus diperhatikan dengan baik dalam penulisan surat. Berikut adalah kriteria bahasa
surat sebagai berikut:
1) TIK dalam Korespondensi
Yaitu menulis dan mengirim surat menggunakan:
(1) Email
(2) Facebook,
(3) Media sosial lainnya.
2) Bahasa yang digunakan
a. Bahasa baku
b. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
c. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa
surat
d. Efektif dan efisien
e. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf
Ciri paragraf yang baik:
 mengandung kesatuan is
 kepaduan antar kalimat

2015 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

7 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
  ada pengembangan gagasan pokok
 Bernalar
 Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari
pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan
 Taat asas
3) EYD yang sering digunakan dalam surat menyurat
i. Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan
Contoh
 PT Persada Nusantara Jalan Laksamana Yos Sudarso 101 Bandar lampung
35256
 PT Dian Rama Putra
 Jalan H. Muhammad Salim 22 Bandar Lampung 35146

ii. Penulisan Nama Jabatan

Nama jabatan yang lazim di lingkungan perusahaan yaitu direktur, manajer, kepala,
ketua. Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama-nama jabatan jika diikuti
nama perusahaan. Contoh: 1. Direktur Utama PT Mandiri 2. Manajer PT Nusantara

iii. Penulisan bentuk singkatan dan akronim

(1) Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap hurufnya diikuti tanda titik.
Contohnya: 1. a.n. : atas nama 2. d.a. : dengan alamat 3. s.d. : sampai dengan
(2) Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti satu tanda titik.
Contohnya: 1. Yth. : Yang terhormat 2. Bpk. : Bapak 3. Sdr. : Saudara 4. Jln. :
(3) Jalan Singkatan lain yang diikuti tanda titik adalah singkatan nama orang dan
singkatan nama gelar, baik gelar kesarjanaan, gelar bangsawan, maupun gelar
keagamaan, misalnya:
 Yani : Ahmad Yani (singkatan nama)
 H. Saleh : Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan)

1. Bagian-bagian Surat
1) Kepala Surat (Kop Surat)
Kepala surat sering juga disebut kop surat. Fungsi kepala surat adalah sebagai
identitas diri bagi instansi yang terkait (Suyono, 2007:34). Kepala surat ini dapat juga
digunakan sebagai alat promosi, dengan mencantumkan bidang usaha, kantor-
kantor cabang, dan lain sebagainya. Untuk mempermudah mengetahui nama dan
alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau

2015 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

8 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 instansi yang mengirim surat tersebut, biasanya kepala surat disusun dan dicetak
dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas:
a. Nama kantor badan, organisasi atau instansi;
b. Alamat lengkap;
c. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada)
d. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)
e. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)
f. Moto (bila ada)
g. E-mail, situs (bila ada)
h. Macam usaha
i. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)
j. Nama bankir (untuk referensi)
k. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan.
l. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik
perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.

2) Tanggal Surat
Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh
nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap.
Contoh:

 28 Februari 2016
 29 Juni 2016

3) Nomor Surat
Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan
nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna
untuk:
1) Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip.
2) Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat.
3) Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan.
4) Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan)
penyimpanan surat.
5) Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu.
Contoh nomor surat

2015 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

9 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
  105/Dir – MS/VI/06
 45/SP/III/2016

4) Lampiran
Malampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Lampiran merupakan
penjelaskan dari sejumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut (Suyono,
2007:87). Penulisan lampiran surat setelah nomor surat berguna agar penerima
surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Surat
yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu
dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan.
Kaidah-kaidah dalam penulisan lampiran adalah sebagai berikut.
(1) Huruf awal kata lampiran boleh disingkat menjadi Lamp. atau tetap dituliskan
utuh, Lampiran.
(2) Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf capital.
(3) Jika tidak ada suatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan lampiran
dalam surat.
(4) Pada akhir baris tidak diikuti tanda baca apa pun termasuk tanda baca titik (.)
Contoh penulisan lampiran
 Lampiran : lima berkas
 Lamp. : lima eksemplar
 Lamp. : 10 esksemplar

5) Hal atau perihal

Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta
(bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas
pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata
“Lampiran” secara vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat.
Contoh

Hal : Permitaan bantuan kegiatan kampus

6) Alamat yang dituju

Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan
alamat dalam (alamat yang dituju). Fungsi alamat dalam ini adalah sebagai

2015 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

10 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 pengontrol bagi penerima surat dan bahwa hanya dirinyalah yang berhak menerima
surat tersebut.
Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju;
a. Dengan mencantumkan kata “Saudara, Bapak, Ibu”
b. Namun, apabila pengirim surat ingin menyebut secara resmi dengan jabatan,
pangkat, atau gelar akademis yang ada pada penerima surat, di depan nama si
tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara.
Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat
hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian
surat. Contoh menulis alamat:
 Alamat yang ditujukan kepada perorangan
Yth. Sdr. Dewi Sukmasari, S.E.
Jln. Jend. Suprapto No. 96 Bandar Lampung 35157
 Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya
Yth. Direktur PT Mandiri Sejahtera
Jln. Anggrek Raya No. 307 Jakarta 13465

7) Salam Pembuka
“Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai
pembicaraan. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi
salam pembuka. Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-
kata: Dengan hormat, Saudara …….. yang terhormat, Bapak ……… yang terhormat,
Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat
daerah atau agama yang dianut. Misalnya: Assalamualaikum Wr.Wb. Salam hormat,

8) Isi Surat (tubuh surat)

Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka, isi surat dan
alinea penutup.
a. Alinea Pembuka
Paragraph pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca
surat menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya. Paragraph
ini juga berfungsi sebaai pengantar isi surat. Walaupun disebut paragraf atau alinea,
sesungguhnya bagian ini umumnya tidak lebih dari satu kalimat saja.
Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, atau laporan:
 Dengan ini kami beritahukan bahwa ……

2015 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

11 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
  Bersama ini kami lampirkan …..
 Kami mengundang …..
 Sesuai dengan pemberitahuan ….
 Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …..
 Perkenankanlah kami melaporkan
 Menyambung surat kami tanggal … No. ...
 Dengan ini kami beritahukan bahwa ……
Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam
menulis surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada
sesuatu yang disertakan atau dilampirkan. Contoh alinea pembuka pada surat
balasan :
 Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. ...
 Membahas surat Saudara tanggal….. No. ...
 Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. ...
 Memperhatikan surat Saudara tanggal ... No. ...
 Surat Saudara tanggal .... No. .... telah kami terima dengan baik.
Sehubungan dengan itu ……
b. Isi Surat
Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan,
dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada
penerima surat. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat
hendaknya singkat, jelas, tepat dan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang
dan bertele-tele. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa
Indonesia yang baku. Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau
hanya terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yang baik).

c. Alinea Penutup
Alinea penutup merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau
penegasan isi surat. Dalam alinea penutup, biasanya mengandung harapan
pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan
telah selesai.
Contoh:
 Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
 Kami berharap kerja sama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus,
terima kasih.
 Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima kasih.

2015 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

12 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
  Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
 Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami
ucapkan terima kasih.

9) Salam penutup
Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban
pengirim terhadap penerima surat.
Contoh:
 Hormat kami,
 Salam kami,
 Wassala

10) Tanda tangan dan nama terang

Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama
pejabat yang berwenang adalah sah. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh
orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku. Di bawah nama
terang, untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Gunanya untuk
mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen.

11) Jabatan Penanggungjawab Surat

Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggung jawab surat
dicantumkan jabatan dari penanggung jawab tersebut. Pencantuman jabatan
penanggung jawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu
dikeluarkan, juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.

12) Tembusan
Tembusan (c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi
atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan:
 Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung
 Gubernur Lampung
 Walikota Bandar Lampung
 Arsip

13) Inisial
Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep
surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga.
Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula

2015 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

13 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah
mengurusnya.

4. Bentuk Kerangka Surat:

Keterangan
(1) Kepala Surat
(2) Nomor
(3) Tanggal bulan dan tahun
(4) Nama dan Alamat tertuju
(5) Salam Pembuka
(6) Tubuh Surat
(7) Salam Penutup
(8) Jabatan Pengiri Surat
(9) Nama pengirim
(10) Tembusan

5. Jenis-Jenis Surat Dinas

Berdasarkan isi atau maksud yang disampaikan, surat dinas dibedakan atas
25 macam, yaitu;

(1) surat undangan,

(2) surat edaran,

2015 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

14 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 (3) surat pemberitahuan,
(4) surat permohonan bantuan,
(5) surat keterangan,
(6) surat tugas,
(7) surat edaran,
(8) surat pernyataan,
(9) surat pengumuman,
(10) surat peringatan,
(11) surat ucapan terima kasih,
(12) surat permohonan,
(13) surat izin,
(14) surat pemberian izin,
(15) surat perintah kerja,
(16) surat perjanjian kerja,
(17) surat pengusulan,
(18) surat susulan,
(19) surat kuasa,
(20) surat panggilan,
(21) berita acara,
(22) surat laporan,
(23) surat rekomendasi,
(24) surat penunjukan, dan

6. Contoh Surat Resmi

2015 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

15 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Contoh Surat Undangan Resmi

2015 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

16 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR
DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH ATAS
(SMA) NEGERI 1 MALANG
Jl. Jaya 21 Malang, telp. (021) 7722-19376
———————————————————————————
——————-

Malang, 2 Januari 2017

Nomor      : 178/sma1/2017
Lampiran : –
Perihal : Diskusi 17 Agustus

Yth. Orang Tua / Wali Murid

SMP Negeri 2 Surabaya,

Assalamu’alaikum Wr. Wb.,

Dalam rangka memperingati hari ulang tahun SMP Negeri 1
Surabaya, Kami pengurus OSIS akan melakukan Diskusi terkait
kegiatan 17 Agustus, dan kami mohon para Orang Tua / Wali
Murid dapat berpartisipasi dalam memberikan masukan, kami
mohon kehadirannya pada :
Hari / tanggal :  Rabu / 21 MEi  2017
Tempat          :  Aula Serba Guna SMP Negeri 1
Acara               :  Diskusi 17 Agustus
Untuk mengingat pentingnya acara tersebut, dimohon
kehadirannya tepat pada waktunya, demikian undangan surat ini,
atas kehadiran dan partisipasinya kami mengucapkan banyak
terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
                  Mengetahui,                      
Kepada Sekolah SMP Negeri 1 Surabaya
Ketua OSIS
 

 Marjoko, S.Pd.                                                          

Sulastri

2015 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

17 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Daftar pustaka

Arifin, Zaenal dan Mustakim. 2005. Bahasa Indonesia bagi Sekretaris. Jakarta: PT
Grasindo.

Azwardi. 2008. “Menulis Ilmiah”. Modul perkuliahan Bahasa Indonesia Umum untuk
Mahasiswa. Aceh.

Marjo. 2010. Surat-Surat Lengkap. Jakarta: Setia Kawan.

Nurjamal, Daeng dkk. (2015). Terampil Berbahasa. Bandung : Alfabeta.

Suparjati, dkk. 2000. Surat-Menyurat dalam Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

Suyono. 2007. Cerdas Berpikir Bahasa dan Sastra Indoesia untuk SMA Program Studi
IPA/IPS. Jakarta: Ganeca Exact.

Satata, Sri, dkk.. 2012. Bahasa Indonesia (Mata Kuliah pengembangan Kepribadian).
Jakarta: Mitra Wacana Media dan Universitas Mercu Buana.

Wijana, I Putu Dewa. 2009. Analisis Wacana Pragmatik: Kajian Teoritis dan Analisis.
Surakarta: Yuma Pustaka.

2020 Nama Mata Kuliah Bahasa Indonesia

18 Nama Dosen Penyusun: Yenni Safida, M.Pd.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id