MODUL PERKULIAHAN

BAHASA
INDONESIA
Menulis Surat Dinas

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

10
U001700008
BAHASA NOFIA ANGELA,
MKCU
INDONESIA M.Pd

Abstract
Di dalam modul ini akan dibahas tentang
pengertian, jenis, bagian, bentuk-bentuk,
dan contoh surat dinas. Teori ini sebagai
standar penulisan surat dinas yang
memiliki kebenaran akademik.
Kompetensi
Setelah mempelajari materi pada bab ini,
diharapkan mahasiswa dapat memahami
pengertian, jenis, bagian, bentuk-bentuk,
dan contoh surat dinas sebagai standar
penulisan surat dinas yang memiliki
kebenaran secara akademik..
 MODUL 10

MENULIS SURAT DINAS

10.1 Standar Kompetensi :

Setelah mempelajari materi pada bab ini diharapkan mahasiswa dapat memahami pengertian,
jenis-jenis, bagian-bagian, bentuk-bentuk, dan contoh-contoh surat dinas, serta mampu
menyusun surat dinas secara benar dan efektif.

10.2 Kompetensi Dasar :

(1) Mampu memahami pengertian surat dinas
(2) Mampu memahami jenis-jenis surat dinas
(3) Mampu memahami bagian-bagian surat dinas
(4) Mampu memahami bentuk-bentuk surat dinas
(5) Mampu memahami contoh-contoh surat dinas

10.3 Indikator :
(1) Mampu menjelaskan pengertian surat dinas
(2) Mampu menjelaskan jenis-jenis surat dinas
(3) Mampu menjelaskan bagian-bagian surat
(4) Mampu menjelaskan bentuk-bentuk surat dinas
(5) Mampu menjelaskan contoh-contoh surat dinas
(6) Mampu membuat surat dinas secara benar dan efektif

10.4 Pengertian Surat Dinas

Pasti kita pernah berkirim surat kepada orang lain, entah itu kepada teman, orang tua, atau
kepada guru di sekolah. Pada zaman dahulu surat merupakan alat komunikasi yang sangat efektif untuk
menyampaikan berita atau informasi. Biasanya, seseorang mengirim surat melalui jasa pos dengan
menggunakan amplop dan membubuhkan perangko yang sesuai. Namun, zaman sekarang kita dapat
mengirimkan berita atau informasi lebih efektif dengan menggunakan media yang lain, seperti
faksimili, SMS (Short Message Service atau layanan pesan singkat), dan e-mail (electronic mail atau
surat elektronik).

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
 Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi
dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan
bentuk tertentu. 1 Surat juga merupakan sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain yang berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah,
permintaan atau permohonan, laporan. Selain itu, surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis
untuk menyampaikan pesan dari pembuatnya kepada pihak yang dituju.2 Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia (KBBI) surat adalah kertas yang tertulis; secarik kertas sebagai tanda atau keterangan; dan
sesuatu yang ditulis, sehingga surat merupakan alat komunikasi tertulis penyampai pesan yang dapat
memberikan kemudahan bagi penggunanya. Dalam mencari teman, seseorang memiliki kriteria tertentu
yang dapat dijadikan sebagai patokan. Nah! Seperti itu pula dalam membuat sebuah surat. Untuk dapat
membuat surat yang baik, kita harus memenuhi kriteria di bawah ini, yaitu

1. Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika

2. Menarik, padat, dan jelas.
3. Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.

Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu:

1. Sebagai sarana komunikasi

2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan atau permintaan serta permohonan berupa
buah pikiran atau gagasan.
3. Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi surat
menggambarkan citra penulis.
4. Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.
5. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
6. Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.
7. Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga.

Sekarang kita sudah mengetahui fungsi surat. Seperti halnya manusia yang memiliki jenis
kelamin laki-laki dan perempuan, surat pun memiliki beberapa jenis jika dilihat dari segi bentuk, isi,
3
dan bahasanya; (1) Surat pribadi merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan

1 J.S. Marjo, Surat Menyurat Lengkap, Semarang:Aneka Ilmu, 1990, 32.

2 Lamuddin Finoza, Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia . Jakarta:Mawar Gempita,
1991, 5.

3Suyono, Cerdas Berpikir Bahasa dan Sastra Indonesia untuk SMA Program Studi IPA/IPS,
Jakarta:Ganeca Exact, 2007, 85.

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan maupun kepada
organisasi/lembaga. Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi,
seperti komunikasi antara anak dengan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman. Biasanya
pada surat pribadi digunakan semacam kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul. (2) Surat dagang
atau niaga merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi
tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang/berhubungan dengan kegiatan
dagang. Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga,
seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa. Beberapa macam surat niaga, yaitu surat
penawaran, surat pengaduan, surat pemesanan, surat pengiriman, surat pembayaran barang, dan surat
penagihan. (3) Surat dinas atau resmi merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah
instansi pemerintah. Selain itu, surat dinas menjadi hal yang berhubungan dengan segala komunikasi
tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi, sehingga menjadi alat
komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita
tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada
instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya. Surat dinas merupakan salah satu
jenis surat yang diklasifikasikan berdasarkan dari isinya atau kepentingannya.

Dengan demikian surat dinas yaitu surat yang berisi masalah-masalah kedinasan. Umumnya
surat ini dikeluarkan oleh kantor atau jawatan pemerintahan.4 Oleh karena itu, surat dinas juga disebut
dengan surat jawatan. Disebut surat jawatan karena surat dinas umumnya dikeluarkan oleh jawatan atau
kantor-kantor pemerintah. Namun, surat dinas mungkin pula dikeluarkan oleh lembaga-lembaga
swasta, atau oleh perseorangan. Maka surat itu merupakan surat dinas karena surat tersebut isinya
ditujukan untuk kepentingan kedinasan, baik dinas di kalangan pemerintahan maupun di kalangan
swasta. Akan tetapi, fungsi-fungsi kedinasan sebenarnya tidak hanya berlaku di instansi-instansi
pemerintahan, tetapi berlaku juga di instansi swasta. Urusan-urusan seperti pemberian tugas,
penyampaian pengumuman, permohonan izin, atau perintah kerja juga dikenal dalam instansi swasta.
Jadi, apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain berisi informasi yang menyangkut kepentingan
tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat
resmi.5 Surat dinas sering diidentikkan dengan surat resmi. Hal ini karena surat dinas selalu ditulis
dalam format dan menggunakan bahasa yang resmi.

4 Suyono, Cerdas Berpikir, 86.

5E. Zaenal Arifin. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. (Jakarta:Akademika Pressindo,
1996), hlm. 2.

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
 Sebelum surat dinas ditulis, gagasan-gagasan yang akan disampaikan hendaknya
dipertimbangkan dengan baik. Setiap gagasan utama dituangkan dalam satu paragraf. Jika terdapat tiga
gagasan utama, berarti terdapat tiga paragraf. Struktur dan makna kalimat juga perlu dipertimbangkan
ketika menulis surat dinas. Kalimat-kalimat dalam surat dinas hendaknya tidak terlalu panjang dan tidak
berbelit-belit. Di samping memboroskan waktu, kalimat-kalimat seperti itu sulit untuk dipahami.

Selain itu, pikirkan juga kata atau istilah-istilah yang akan digunakan dalam surat dinas. Hindari
kata-kata yang dapat menyinggung perasaan atau kata-kata yang tidak jelas maksudnya. Perlu
diperhatikan juga pemakaian tanda baca. Tanda baca sangat menentuksan maksud isi surat. Tanda baca
dapat memperjelas gagasan dan membantu pengungkapan perasaan penulis. Akan tetapi, penggunaan
tanda baca sebaiknya tidak berlebihan karena akan memgaburkan maksud kalimat.

10.5 Jenis-jenis Surat Dinas

Surat dinas terdiri dari berbagai jenis. Penjelasan jenis-jenis surat dinas dapat dilakukan
berdasarkan wujud, banyaknya sasaran, keamanan, urgensi, dan tujuan atau maksud isinya. 6 Oleh
karena itu, penjelasan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan surat dinas secara lebih jelasnya
akan diuraikan sebagai berikut.

Berdasarkan wujudnya, surat dinas dapat berupa warkat pos dan surat bersampul. Warkat
berarti “surat” atau “isi surat”. Warkat pos merupakan lembaran surat yang dapat dilipat seperti surat
tertutup. Dengan demikian, warkat pos merupakan surat dinas yang tidak menggunakan amplop.
Wujudnya berupa lembaran kertas surat yang hanya berupa lipatan-lipatan. Bagian yang tertutup
merupakan isi surat dan bagian luarnya tercantum alamat surat beserta nama pengirimnya. Surat yang
disajikan dalam bentuk warkat, biasanya surat-surat yang tidak bersifat rahasia. Kemudian, surat
bersampul. Sesuai dengan namanya, surat ini menggunakan sampul atau amplop. Surat-surat yang
menyatakan banyaknya lampiran-lampiran itu tidak mudah tercecer, surat bersampul tampak rapi dan
lebih santun. Surat dinas yang mengutamakan kerahasiaan.

Berdasarkan, banyaknya sasaran atau jumlah objek yang dikehendaki, surat dinas dapat
diklasifikasikan sebagai surat biasa, surtat edaran, dan pengumuman. 7 Yang pertama, surat biasa, surat
ini hanya dikirimkan kepada seorang atau instansi tertentu saja. Yang termasuk jenis surat ini, misalnya,

6 Finoza, Aneka Surat, 6.

7 Marjo, Surat Menyurat, 33.

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
surat tugas, surat perjanjian kerja, surat peringatan, surat penunjukkan, dan surat rekomendasi.
Kemudian, surat edaran. Surat ini disebut dengan surat sirkuler. Sesuai dengan namanya, surat ditujukan
kepada beberapa orang atau pejabat tertentu dengan harapan diedarkan pula kepada lingkup yang lebih
luas. Yang terakhitr, pengumuman. Pengumuman ditujukan kepada banyak orang atau instansi. Jika
orang atau instansi yang dituju itu tidak jelas karena terlalu banyaknya dan sulit dihubungi, maka
sebaiknya digunakan dengan model pengumuman. Selain lebih efektif, cara itu lebih menghemat biaya.

Berdasarkan keamanan isinya, yaitu menurut bobot kerahasiaanya, isi surat terbagi ke dalam
beberapa macam. Ada bersifat sangat rahasia, rahasia, dan biasa. Yang pertama, surat sangat rahasia.8
Surat ini umumnya berupa surat yang berhubungan erat dengan keamanan sebuah negara dan biasanya
dikeluarkan oleh dinas-dinas rahasia negara, seperti badan intelijen negara atau dinas-dinas rahasia
lainnya yang berada di bawah instansi kepolisian atau kejaksaan. Surat semacam ini disebut dengan
istilah dokumen rahasia dan biasanya ditandai dengan SRHS atau SR (sangat rahasia). Kemudian, surat
rahasia. Surat ini berisi RHS atau R (rahasia) hanya boleh dibaca oleh pihak yang dituju dalam surat
itu. Hampir serupa dengan surat sangat rahasia, dikenal surat konfidental, yaitu surat yang isinya hanya
boleh diketahui atau dibaca pejabat yang bersangkutan. Yang terakhir surat biasa. Surat ini bila dibaca
pihak lain walaupun bukan pihak yang ditujunya. Hal ini karena walaupun isi surat tersebut diketahui
banyak orang, tidak akan merugikan penerima maupun pengirimnya.

Berdasarkan urgensi pengiriman, surat dinas diklasifikasikan sebagai surat kilat khusus, surat
kilat, dan surat biasa. Yang pertama, surat kilat khusus. Surat ini harus diketahui dan ditanggapi oleh
penerimanya dengan secepat-cepatnya. Baik penyelesaian atau pun pengirimanya tidak boleh ditunda-
tunda, tapi harus dilakukan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya. Yang temasuk dalam surat ini,
misalnya surat panggilan kerja, surat perintah, dan surat tugas. Berikutnya, surat kilat. Surat ini harus
pula diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya dengan secepatnya. Namun denikian, tidak secepat
surat kilat khusus. Sifatnya fleksibel, dalam arti semakin cepat diketahui atau direspon, akan menjadi
lebih baik. Terakhir, surat biasa. Surat ini kadang-kadang tidak memerlukan tanggapan atau balasan.
Isinya lebih kepada pemberitahuan biasa.

Berdasarkan tujuan atau maksud isi surat dinas, yaitu (1) surat pengumuman, (2) surat
pemberitahuan, (3) surat keterangan, (4) surat edaran, (5) surat undangan, (6) surat laporan, (7) surat
berita acara, (8) surat pengantar, (9) surat rekomendasi, (10) surat perintah, (11) surat tugas, (12) surat

8 Arifin, Penggunaan Bahasa, 3.

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
kuasa, (13) surat pengusulan, (14) surat pernyataan, (15) surat keputusan, (16) surat permohonan
bantuan, (17) surat permohonan izin, (18) surat peringatan, (19) surat balasan, dan (20) surat perjanjian.9

10.6 Bagian-bagian Surat Dinas

1 Kepala Surat
Kepala surat sering juga disebut dengan kop surat. Fungsi kepala surat adalah sebagai
identitas diri bagi instansi yang terkait.10 Surat resmi pemerintah atau perusahaan ditulis di
atas kertas yang sudah berkepala surat (biasanya sudah dicetak). Kepala surat ini dapat juga
dipakai sebagai alat promosi, dengan mencantumkan bidang usaha, kantor-kantor cabang,
bank-bank langganannya, dan nomor alat komunikasi seperti telepon, teleks, kotak pos, dan
faksimili. Oleh sebab itu, kepala surat sebaiknya mencantumkan identitas instansi tersebut
secara jelas dan lengkap, meliputi (1) nama instansi, (2) lambang atau logo instansi, (3) alamat,
(4) kode pos, (5) nomor telepon, dan (6) nomor faksimile atau surat elektronik (e-mail). Maka,
unsur-unsur kepala surat meliputi dua hal, yaitu:

a. unsur utama meliputi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon

b. unsur tambahan meliputi logo atau simbol jawatan atau perusahaan, nama bank langganan,
alamat kantor cabang, dan bidang usaha, contoh:

PRAVDA QUEST (Kursus BIPA [Bahasa Indonesia untuk Penutur

Asing])
Jalan Kemanggisan Ilir Nomor 36, Kemanggisan, Palmerah
Kotamadya Jakarta Barat, Provinsi DKI Jakarta 11480
Telepon (021) 46 47 33 46, (021) 990 200 64, (021) 533 23 85
Ponsel 0816 72 86 72, 0853 1233 9243, 0878 2104 1866

2 Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu kepada si penerima surat kapan surat itu
ditulis. 11 Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota sudah

9 Marjo, Surat Menyurat, 34.

10 Suyono, Cerdas Berpikir , 87.

11 Arifin, Penggunaan Bahasa, 16.

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
 tercantum pada kepala surat. Tanggal surat pada umumnya ditulis pada pojok kanan atas,
sejajar dengan nomor surat.12 Penulisan tanggal surat dipisah oleh tanda koma dan tidak boleh
diakhiri oleh tanda titik. Hal lain yang perlu mendapat perhatian adalah penulisan nama bulan
jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11). Tahun juga
ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Akhir tanggal surat tidak
dibubuhkan tanda baca apa pun, contoh:

Salah Benar

- 14 Mar. 2009
14 Maret 2009
- 14-03-‘09

3 Nomor Surat
Setiap surat keluar dari sebuah jawatan atau perusahaan harus diberi nomor untuk
memudahkan pengagendaan, pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan surat. 13 Oleh
penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan sebagai acuan atau petunjuk di
dalam surat jawaban. Demikian pula memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan,
dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. Penggunaan nomor surat berguna
untuk:14

 Memudahkan petugas kearsipan

 Memudahkan mengatur penyimpanan
 Memudahkan dalam pencariannya kembali
 Mengetahui banyak surat yang keluar
 Mempercepat penyelasaian surat-menyurat (membalas surat)
Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, tetapi sekurang-kurangnya
penomoran surat menunjukkan nomor surat keluar, kode (jenis) surat, bulan, dan tahu surat,
contoh:

12 Arifin, Penggunaan Bahasa,17.

13 Marjo, Surat Menyurat, 35.

14 Marjo, Surat Menyurat, 36..

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
 Nomor :45/SP/III/2009

Keterangan:
45 = nomor urut surat keluar
SP = singkatan dari Surat Penawaran
III = penanda bulan (Maret) saat surat dikirim
2009 = tahun surat dikirim

Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah sebagai berikut:

 Huruf awal nomor harus ditulis dengan huruf kapital.

 Kata nomor tidak boleh disingkat.
 Pada akhir baris tidak diberi tanda baca apa pun termasuk tanda titik (.).
 Kata nomor diikuti tanda baca titik dua (:) tanpa disela spasi.

4 Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan suatu dengan yang lain. Lampiran merupakan
penjelasan dari jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.15 Penulisan lampiran
setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali
banyaknya sesuatu yang dilampirkan.

Jika dokumen itu berjumlah satu lembar, harus disebut satu lembar. Namun, jika terdiri
atas satu berkas, harus dinyatakan satu berkas. Lampiran berguna sebagai penunjuk bagi
penerima surat tentang adanya keterangan-keterangan tambahan selain surat itu sendiri. Yang
dilampirkan itu dapat berupa buku, fotokopi surat keterangan yang diperlukan, brosur,
kuitansi, dan sebagainya. Kaidah-kaidah dalam penulisan lampiran, ialah sebagai berikut:16

 Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.

 Penulisan kata lampiran boleh disingkat menjadi Lamp. atau tetap dituliskan utuh,
Lampiran.
 Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan lampiran dalam
surat itu.

15 Suyono, Cerdas Berpikir, 87.

16 Suyono, Cerdas Berpikir.

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
  Pada akhir baris tidak diikuti tanda baca apa pun termasuk tanda baca titik (.).
 Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua.

Lampiran : Lima berkas

Lamp. : Tiga eksemplar
Lamp. : 110 eksemplar
Huruf awal kata lima dan tiga harus kapital, sedangkan kata yang lain dengan huruf
kecil semua. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca apa pun. Jika bilangan yang
menunjukkan jumlah barang pada lampiran dapat dituliskan dengan satu atau dua angka,
bilangan tersebut dituliskan dengan huruf (seperti Lima berkas, Tiga eksemplar). Akan tetapi,
jika bilangan itu lebih dari dua angka, pencantumannya dalam lampiran dengan angka
(misalnya : 110 eksemplar).

5 Hal Surat
Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal
yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal surat
dituliskan dengan singkat karena hal surat sama dengan judul karangan.17 Oleh karena itu, cara
penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul dalam karangan biasa, yaitu singkat,
jelas, dan menarik serta berupa kata atau frasa dan buka berupa kalimat. Selain itu, sebaiknya
gunakanlah kata Hal dan bukan Perihal, contoh:

Salah

Hal : Permintaan bantuan tenaga pengajar bahasa Indonesia

untuk
penyelenggara kursus BIPA Pravda Quest, Slipi, Jakarta
Barat. Benar

17 Marjo, Surat Menyurat, 36.

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
 Hal : Permintaan bantuan tenaga
pengajar

6 Alamat Surat
Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus
menerima surat. Selain itu, alamat dalam merupakan alamat yang ditulis langsung pada kertas
surat. Fungsinya adalah sebagai pengontrol bagi penerima surat dan bahwa hanya dirinyalah
yang berhak menerima surat tersebut.18 Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk
mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu pemasukan ke dalam surat.

Alamat yang dituju ini sebenarnya tercantum pula pada sampul surat atau pada alamat
luar. Alamat pada surat sampul surat berfungsi sebagai penunjuk bagi kurir surat dalam
menyampaikan surat itu. Maka dari itu, kita harus cermat dan hati-hati dalam menulis alamat
surat agar surat sampai pada tujuan. Tulislah alamat dengan lengkap dan jelas, yang meliputi
nama orang atau institusi yang terkirim, nama jalan, nomor kantor, dan nama kota serta kode
pos. Penulisan alamat surat diatur sebagai berikut:

 Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam
pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada
dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan pemenggalan alamat tidak ada. Alamat
yang cukup panjang pun dapat dituliskan tanpa dipenggal karena tempatnya cukup leluasa.
 Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung
intrakalimat yang menyatakan arah.
 Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti
titik).
 Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan
sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
 Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Dr.,
Ir., kata sapaan Bapak, Ibu, dan Saudara tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang
dituju itu memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu, atau
Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut seperti direktur PT
atau kepala instansi tertentu, kata sapaan juga tidak digunakan. Ketentuan-ketentuan ini

18 Finoza, Aneka Surat ,10.

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
 bertujuan agar sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau
dengan jabatan.
 Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Nama gang, nomor, RT, dan RW
dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Nama kota dan propinsi dituliskan
dengan huruf awal kapital, tidak digarisbawahi atau diberti tanda baca apa pun. Alamat
pengirim dan alamat tujuan perlu dicantumkan kode pos, jika kota itu telah memilikinya,
contoh:

Yth. Pemimpin Kursus BIPA Pravda Quest

Jalan Kemanggisan Ilir Nomor 36,
Kemanggisan, Palmerah, Jakarta Barat

7 Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat
berkomunikasi.19 Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat dinas adalah Dengan
hormat. Salam pembuka dalam surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini merupakan
salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri
satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat. Huruf pertama awal kata ditulis
dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis dengan huruf kecil semua, kemudian
salam pemuka itu diikuti koma (,), contoh:

Dengan hormat, (D kapital, h kecil),

Salam sejahtera (S besar, s kecil),
Saudara (Bapak) …. yang terhormat,
Prof. Dr. Wandasti, M.A., yang terhormat,
Saudari (Ibu) …. yang terhormat,

8 Tubuh Surat
a. Paragraf Pembuka Surat

19 Marjo, Surat Menyurat, 37.

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
 Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca
surat menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya.20 Alinea ini selain
berfungsi untuk pengantar isi surat juga harus menyesuaikan dengan isi surat. Walaupun
disebut alinea, sesungguhnya bagian ini umumnya tidak lebih dari satu kalimat. Bahkan
sering juga alinea pembuka sekaligus merupakan alinea isi. Alinea pembuka untuk surat
pemberitahuan hendaknya berbeda dengan alinea pembuka untuk surat tugas:

 Melalui surat ini, kami beritahukan kepada Saudara Dadi Waras …

 Menindaklanjuti surat kami pada tanggal 9 April 2007, kami menugasi Saudari
Nurdiana …
Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali paragraf pembuka
pada surat dinas ditandai dengan ini, bersama ini, atau berkenaan dengan, contoh:

 Dengan ini perkenankanlah kami untuk melaporkan kepada Bapak tentang pelaksanaan
ujian di ….
 Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis yang Saudara minta, yaitu berupa….
 Dengan ini kami beritahukan bahwa…….
 Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk……
 Bersama surat ini kami kirimkan kepada Bapak……..
 Berkenaan dengan…., kami meminta Saudara untuk…..
 Dalam rangka melaksanakan…., dengan ini kami menugasi...
 Melalui surat ini kami mohon kepada Bapak untuk membuka acara...

b. Paragraf Isi Surat

Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan,
21
yang dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat. Sesuatu yang
disampaikan inilah yang diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi dari
penerima surat. Agar pesannya sampai kepada si penerima surat sesuai dengan keinginan
pengirim, penggunaan singkatan, atau istilah yang yang tidak lazim hendaklah dihindari
karena hal itu akan membingungkan penerima surat.

Setiap paragraf isi surat hanya berbicara tentang satu masalah. Jika ada
masalah lain, masalah itu dituangkan dalam paragraf yang berbeda. Kalimat-kalimat dalam
paragraf isi hendaknya pendek, tetapi jelas, tidak menimbulkan salah tafsir. Rumusan surat

20 Arifin, Penggunaan Bahasa, 29.

21 Arifin, Penggunaan Bahasa, 31.

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
 juga harus menarik, tidak membosankan, hormat dan sopan. Alinea ini merupakan bagian
surat dinas yang berisi maksud penulisan surat. Isinya merupakan kelanjutan dari alinea
pembuka dan menerangkan hal yang dicantumkan sebelumnya. Selain itu, alenia isi
merupakan bagian yang menampung maksud-maksud pokok dari penulisan surat. Oleh
karena itu, bisa saja bagian isi lebih dari satu alinea jika maksud penulis itu terdiri atas dua
atau lebih. Alinea isi dengan pembuka memerlukan kata-kata penghubung seperti
sehubungan dengan hal di atas, berkenaan dengan hal tersebut di atas, dan berkaitan
dengan hal ini, contoh:

 Berkenaan dengan hal tersebut, kami atas nama Pemimpin Kursus BIPA Pravda Quest
mengucapkan terima kasih kepada Saudara …
 Berkenaan dengan hal tersebut, kami mohon Bapak untuk memberikan bantuan
sebanyak tersebut di atas.
 Berkaitan dengan hal tersebut di atas, kami mohon Saudara untuk memperlancar
pengurusan izin penggunaan gedung tersebut.
 Untuk itu, kami mohon izin agar dapat menggunakan tempat tersebut pada waktunya.
Keterangan selengkapnya kami lampirkan bersama surat ini.
 Jika tugas tersebut sudah dilaksanakan, kami mengharapkan Saudara menyusun
laporannya. Laporan harus kami terima selambat-lambatnya satu minggu setelah tugas
itu selesai.

c. Paragraf Penutup Surat

Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat.
Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada
penerima surat. 22 Di dalam alinea penutup, biasanya berisi simpulan, harapan, ucapan
terima kasih, atau ucapan selamat. Alinea penutup umumnya terdiri atas satu kalimat saja.
Paragraf penutup berfungsi pula untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat. Surat yang
tidak menggunakan paragraf penutup terasa seakan-akan belum selesai. Contoh paragraf
penutup yang salah:

o Sambil menunggu jawaban Bapak, kami menyampaikan banyak terimakasih.

o Sebelum dan sesudahnya kami menyampaikan terimakasih banyak.
Contoh paragraf penutup yang benar:

 Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.\

 Harapan kami, semoga kerja sama kita dapat ditingkatkan terus.

22 Arifin, Penggunaan Bahasa, 31.

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
  Semoga laporan ini dapat membantu Bapak. Terima kasih saya ucapkan atas perhatian
Bapak.
 Kami berharap Bapak/Ibu dapat memenuhi permohonan kami.
 Atas perhatian yang Bapak berikan kami nyatakan terima kasih.
 Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
 Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara ini.
 Besar harapan kami akan kehadiran Bapak/Ibu pada acara ini.
 Atas bantuan Saudara, saya sampaikan terima kasih.

9 Salam Penutup
Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah
berkomunikasi dengan pembaca surat. 23 Salam penutup dicantumkan di antara paragraf
penutup dan tanda tangan pengirim. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-urat
dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat. Huruf awal
kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf
kecil.

Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim,
salam kami, dan wasalam. Hal-hal penting perlu diperhatikan dalam penulisan salam penutup,
yaitu; diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma. Sesudah salam penutup
dibubuhkan tanda koma (,). Bila tidak ada salam pembuka, tidak perlu dicantumkan salam
penutup, contoh:

Salah:

Salam Takzim,
Hormat Kami,

Benar

Salam takzim
Wasalam,
Hormat kami,

23 Marjo, Surat Menyurat, 38.

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
 10 Penanggung Jawab Surat
Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu
pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penanda tangan
dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa
diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. Di bawah nama penanda tangan
dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. Jika akan
dicantumkan Nomor Induk Pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara
nama jelas dan jabatan, contoh:

Salah

Tanda tangan
(IR. SOEKARNO)
Kepala
atau
Tanda tangan
(DRS. M. HATTA)
NIP.0816728672
Benar

(tanda tangan)
Ir. Soekarno
Kepala
atau
(tanda tangan)
Drs. M. Hatta
NIP
0816728672
11 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat dinas selain hal-hal tersebut di atas:
a. Nama Jelas Pengiriman
Pengiriman surat adalah pihak yang menuliskan atau menyampaikan surat.
Dalam surat dinas akan lebih baik apabila nama pengirim dilengkapi identitas diri
kedinasan, yaitu jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas, contoh:

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
 Direktur Jendral Pendidikan Tinggi,
Ttd.
Prof. Dr. Robert Davis Chaniago, S.H., M.H., L.L.M.
NIP 130889802

Kepala,
Ttd.
Prof. Dr. Erick Estrada, S.S., M.Pd., Ph.D.
NIP 131288009

Seperti yang tampak pada contoh sebelumnya bahwa dalam penulisan nama
pengirim berlaku ketentuan-ketentuan seperti berikut:

1) Pencantum identitas jabatan diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
koma.
2) Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital.
3) Nama pengirim tidak digaris bawahi dan tidak pula berada diantara tanda kurung.
4) Pada akhir baris tidak diakhiri tanda titik kecuali untuk singkatan gelar, seperti; Prof.,
Dr., S.S., S.H., M.H., M.Pd., L.L.M., Ph.D.
5) Singkatan NIP tidak bertanda titik.
Dalam surat-surat dinas pada bagian pengiriman tersebut sering ditemukan
singkatan-singkatan seperti a.n, anb., dan U.b. Berikut merupakan uraian dari maksud
singkatan-singkatan tersebut.

a) Singkatan a.n
Singkatan ini merupakan kepanjangan dari atas nama. Singkatan ini digunakan
jika pengirim mendatangi surat yang mengatas namakan pejabat lain. Surat yang
ditandatangani tidak perlu dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim surat, contoh:

a.n Rektor
Pembantu Rektor I
Ttd
Wandasti Nasha Vechnaya Lyubov, M.A., Ph.D.
NIP 131087554
b) Singkatan anb.

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
 Kepanjangaan anb. adalah atas nama beliau. Isi surat harus dikonsultasikan
kepada atasan pengirim surat untuk memperoleh persetujuan. Isi surat merupakan
tanggung jawab pejabat yang diatasnamakannya itu, contoh:
Anb. Pemimpin Kursus BIPA Pravda Quest
Ttd.
Prof. Dr. Wandasti Navely, S.S., M.A.
c) Singkatan u.b.
Kepanjangan u.b. adalah untuk beliau. Singakatan ini digunakan jika seorang
pejabat mendapat pendelegasian wewenang untuk menandatangani surat dari Pejabat
atasannya itu sendiri berhak menandatangani surat dengan sebutan atasan nama (a.n)
karena ia pun menerima limpahan wewenang, contoh:
a.n. Dekan Pendidikan Bahasa dan Seni
Ketua Jurusan Pendidikan Bahasa da Sastra Indonesia
u.b.
Sekretaris Jurusan,
Ttd
Nama jelas
NIP
d) Tembusan
Tembusan surat dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak
lain, di samping pihak yang ditujunya. Dengan demikian pihak yang dituju akan
mengetahui pula pihak-pihak yang dikirim surat itu. Tembusan diletakkan pada margin
sebelah kiri, lurus vertikal dengan nomor, lampiran , perihal surat, dan sejajar dengan
nama pejabat yang menandatangani urutan atau hiearki teratas kepada yang terbawah.
Hal yang perlu diperhatikan dalam bagian ini adalah sebagai berikut:
 Huruf awal katas tembusan situlis dengan huruf kapital.
 Tanda titik dua mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu.
 Tembusan diberikan kepada nama pejabat atau orang bukan kantornya.
 Jika tembusan lebih satu, pengurutannya lebih dimulai dari pejabat yang lebih
tinggi.
 Penulissan kepada Yth. tidak perlu dicantumkan.
 Kata arsip atau pertinggalan tidak perlu dicantumkan, contoh:
Tembusan:

- Kakanwil Depdiknas Provinsi Jawa Barat

- Kakandep Depdiknas Kabupaten Garut
e) Inisial

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
 Pada bagian kiri bawah surat dinas sering dijumpai tanda pengenal yang berupa
singkatan (inisial) dari nama pengonsep dan pengetik surat. Gunanya untuk mengetahui
siapa pengonsep dan pengetik surat tersebut. Pihak-pihak tertentu dapat menghubungi
orang tersebut jika ada kesalahan atau kekurangan-kekurangan pada surat tersebut,
contoh:
TA/OS (Tukul Arwana/Olga Syahputra).

10.7 Bentuk-bentuk Surat Dinas

Dalam buku Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas karya E. Zainal Arifin
disebutkan bahwa ada beberapa bentukan surat dinas yang digunakan di instansi di Indonesia, antara
lain; (a) format lurus penuh, (b) format lurus, (c) format setengah lurus, (d) format takuk atau format
bergerigi, dan (e) format paragraf menggantung.

Dapat diinformasikan bahwa format setengah lurus termasuk format surat resmi Indonesia versi
lama. Berdasarkan pengamatan, surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format
setengah lurus. Dalam kaitan dengan format surat, Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa dalam
kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus. Pusat Bahasa juga
menganjurkan kepada masyarakat melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi, baik
melalui telepon maupun surat, untuk menggunakan format setengah lurus.

Walaupun pada dasarnya format yang digunakan bergantung sepenuhnya pada kelaziman
instansi masing-masing, Pusat Bahasa akan merasa senang dan simpati jika anjurannya, yakni agar
masyarakat menggunakan format setengah lurus, ditaati dan digunakan.

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
10.8 Contoh-contoh Surat Dinas

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning
10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning
10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
10.9 Ringkasan
Surat dinas atau resmi merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah
instansi pemerintah. Selain itu, surat dinas menjadi hal yang berhubungan dengan segala komunikasi
tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi, sehingga menjadi alat
komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita
tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada
instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.

Surat dinas terdiri dari berbagai jenis. Penjelasan jenis-jenis surat dinas dapat dilakukan
berdasarkan wujud, banyaknya sasaran, keamanan, urgensi, dan tujuan atau maksud isinya. Berdasarkan
wujudnya, surat dinas dapat berupa warkat pos dan surat bersampul. Berdasarkan, banyaknya sasaran
atau jumlah objek yang dikehendaki, surat dinas dapat diklasifikasikan sebagai surat biasa, surtat
edaran, dan pengumuman. Berdasarkan keamanan isinya, yaitu menurut bobot kerahasiaanya, isi surat
terbagi ke dalam beberapa macam. Ada bersifat sangat rahasia, rahasia, dan biasa. Berdasarkan urgensi
pengiriman, surat dinas diklasifikasikan sebagai surat kilat khusus, surat kilat, dan surat biasa.

Bagian-bagian surat dinas, yaitu; (a) kepala surat, yaitu nama, alanat, dan identitas lainnya dari
instansi organisasi, (b) nomor surat, yaitu nomor inventaris surat, (c) tanggal surat, yaitu memuat
tanggal surat dibuat, (d) lampiran, yaitu hal-hal lain yang disertakan dalam surat, misalnya, jadwal
kegiatan, daftar peserta, atau perincian biaya, (e) hal atau perihal, yaitu persoalan atau perkara yang
dibicarakan dalam surat tersebut, (f) alamat surat, yaitu surat tersebut ditujukan atau diberikan untuk
siapa, (g) salam pembuka, yaitu penghormatan terhadap penerima surat, (h) isi surat, yaitu memuat
alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup dan (i) pengirim surat, yaitu pihak yang bertanggung
jawab atas penulisan atau penyampaian surat, biasanya disertai dengan pencantuman status/jabatan,
tanda tangan, dan nama jelas.

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id
 Daftar Pustaka
Arifin, E. Zaenal. 1996. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. Jakarta:
CV Akademika Pressindo.

Finoza, Lamuddin. 1991. Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia.
Jakarta:Mawar Gempita.

Marjo, J.S. 1990. Surat Menyurat Lengkap. Semarang:Aneka Ilmu.

Suyono. 2007. Cerdas Berpikir Bahasa dan Sastra Indonesia untuk SMA Program
Studi IPA/IPS. Jakarta:Ganeca Exact.

2012 MENULIS SURAT DINAS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Nofia Angela, M.Pd http://www.mercubuana.ac.id