MAKALAH BAHASA INDONESIA

“Surat Resmi”

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Kuliah

Mata Kuliah: Bahasa Indonesia

Dosen Pengampu:
Fitria Anggraini, M. Pd.

Disusun Oleh:

Kelompok
Devi Wulansari 12210824462
Dia Fitria Utami 12210823408
Elvina Desri Yanti 12210823914
Wawan Kurniawan 12210813522

PROGRAM PENDIDIKAN GURU MADRASAH IBTIDAIYAH

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM
TAHUN 2022
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Puji syukur kami haturkan kepada Allah SWT atas rahmat
dan inayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas mata kuliah dengan
baik. Shalawat dan salam semoga terlimpahkan kepada Nabi Muhammad SAW
yang telah menunjukan kepada kita jalan kebenaran.
Penulis ucapkan terima kasih kepada Dosen Pengampu, yang telah
membimbing dan memberi banyak pengetahuan kepada penulis serta memberikan
kesempatan kepada penulis untuk membuat dan mempresentasikan makalah ini.
semoga Allah membalas dengan sebaik-baiknya.
Sebagai penutup, kritik dan saran kami harapkan dari segenap pembaca
atas segala kekurangan yang terdapat dalam makalah ini dan juga sebagai bahan
koreksi dan pembelajaran untuk perbaikan makalah berikutnya.

Pekanbaru, 14 September 2022

Tim Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR....................................................................................... i
DAFTAR ISI ..................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................. 1
A. Latar Belakang........................................................................................ 1
B. Rumusan Masalah................................................................................... 1
C. Tujuan..................................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN................................................................................... 3
A. Defenisi Surat Resmi............................................................................... 3
B. Surat Resmi atau Surat Dinas.................................................................. 4
C. Manfaat Surat………………………………………………………….. 5
D. Tujuan Pembuatan Surat……………..………………………………… 5
E. Bahasa Surat…………………………………………………………… 6
BAB III PENUTUP........................................................................................... 8
A. Kesimpulan............................................................................................. 8
B. Kritik dan saran....................................................................................... 8
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................ 9

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang

dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya.

Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat.

Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga

dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca.

Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting

diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan

sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut.

Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat

yang belum mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan

benar, untuk itulah makalah ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui

sistematika cara penulisan surat yang baik dan benar serta kita dapat

membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita temui.

Berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan,

misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel

merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet.

Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama

mahasiswa sebagai panduan dalam penentuan dan penulisan surat resmi

maupun tidak resmi.

1
B. Rumusan Masalah

1. Menjelaskan Defenisi Surat

2. Menjelaskan Surat Resmi atau Surat Dinas

3. Menjelaskan Manfaat Surat

4. Menjelaskan Tujuan Pembuatan Surat

5. Menjelaskan Bahasa Surat

C. Tujuan Pembahasan

Untuk mengetahui dan memahami Defenisi Surat, Surat Resmi Atau

Surat Dinas, Manfaat Surat, Tujuan Pembuatan Surat, dan Bahasa Surat.

1.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Defenisi Surat
Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang
bertujuan untuk menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu
langsung dengan orang yang bersangkutan dengan cara diadakannya
komunikasi tertulis yang disebut dengan surat. Surat merupakan karya
tulis manusia yang cukup populer. Surat adalah salah satu alat komunikasi
yang ada dalam peradaban manusia. Berbicara dengan tulisan tentu
berbeda dengan berbicara dalam lisan. Sebagaimana kebiasaan kita di
Indonesia, salam pembukaan hanya dipakai pada pembicaraan atau pidato
resmi. Sedangkan dalam pembicaraan biasa maupun pembicaraan bisnis,
salam pembukaan tidak pernah dipakai.
Tentunya ini dengan pertimbangan, mereka lebih mengutamakan
waktu dan kecepatan dalam mencapai sasaran bisnisnya. Lain halnya
dengan pembicaraan di dalam surat resmi, tidak resmi, surat pribadi
ataupun surat niaga. Di sini tata tertib dan sopan santun masih harus
dijaga. Pembicaraan singkat ataupun yang lengkap dengan membuka
masalah panjang lebar, tetap harus memakai salam pembukaan. Sipenulis
atau sipengirim surat akan dianggap atau dituduh sebagai orang yang tidak
tahu sopan santun bila ia menulis surat langsung berbicara kepada pokok
permasalahannya.
Menurut Iis Sopyan (2008:1) surat merupakan suatu model
komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan
informasi atau mempertukarkan ide.
Menurut Diana Nababab dalam http://www.posindonesia.co.id
Suarat adalah merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis,
Surat harus di sajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung
memberiakn gambaran tentang pribadi pengirimnya.

3
 Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan surat adalah suatu
alat yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan
oleh suatu pihak kepihak lain untuk menginformasikan suatu hal yang
bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan tanpa harus
berhadapan secara langsung.
B. Surat Resmi atau Surat Dinas
Surat dapat dibedakan menjadi dua, yakni surat resmi dan surat
pribadi. Surat resmi adalah surat-surat yang sifatnya formal yang dibuat
oleh suatu instansi atau organisasi, baik instansi pemerintah maupun
instansi swasta. Surat resmi harus menggunakan Bahasa Indonesia yang
sesuai dengan kaidah baku.
Ciri-Ciri Surat Resmi:
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
1. Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari: Nama instansi/lembaga, ditulis dengan
huruf kapital/huruf besar. Alamat instansi/lembaga, ditulis
dengan variasi huruf besar dan kecil Logo instansi/lembaga.
2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan.
3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
4. Hal, berupa garis besar isi surat
5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan
nomor surat)
6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

4
 8. Isi surat. Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat,
dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan
berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan.
9. Penutup surat. Berisi: Salam Penutup, Jabatan, Tanda Tangan,
Nama (Biasanya Disertai Nomor Induk Pegawai Atau NIP)
10. Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada
atasan tentang adanya suatu kegiatan
C. Manfaat Surat
Penyebab utama surat masih diperlukan adalah karena kita
memerlukan dokumen bagi setiap kegiatan bisnis dan dinas yang
dilakukan. Cacatan tertulis tidak akan pernah tergantikan oleh komunikasi
lisan, meskipun berkembang pesat dokumentasi lisan dengan memori
dalam sistem komputerisasi (L. Finoza, 1983). Surat akan menjadi bagian
yaang vital selama budaya dan peradaban modern masih berjalan
sebagaimana biasanya.
Dari uraian di atas, fungsi surat antara lain:
1. Alat pengingat paling akurat, sebab dapat diartikan dan dapat
dibaca kembali bila diperlukan.
2. Bukti hitam di atas putih, terutama surat perjanjian.
3. Dokumen.
4. Wakil/duta dari penulisnya untuk pembaca.
5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan, surat intruksi, suraat
tugas, dan sebagainya.
6. Aspek humas, karena berdampak membina hubungan baik
antara suatau lembaga dengan publiknya.
D. Tujuan Pembuatan Surat
Dalam menyusun surat resmi secara baik dan benar, menggunakan
beberapa pendekatan, yakni (1) mengonsep surat harus memahami tujuan
pembuatan surat, (2) apakah penyusunan surat untuk mencari atau

5
 memberi informasi, dan (3) memberikan keputusan, tugas, atau laporan,
megajukan permohonan, lamaran, menawarkan atau memesan.
E. Bahasa Surat
Surat merupakan alat komunikasi yang penting. Dalam surat, pesan
atau maksud penulis surat disampaikan dalam bahasa tulisan dan
dikirimkan kepada penerima untuk mendapat tanggapan positif. Agar
pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya
ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan
komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan
maksud yang ingin disampaikan oleh penulis.
Pada hakikatnya, menyusun surat sama dengan menyusun sebuah
karangan. Oleh sebab itu, ketentuan-ketentuan dalam menyusun surat
sama dengan ketentuan-ketentuan dalam mengarang. Ketentuan-ketentuan
itu meliputi penggunaan kalimat efektif, pemenggalan kata, pilihan kata,
tanda baca, dan penggunaan ejaan yang tepat. Hal-hal yang berhubungan
dengan tata cara penyusunan surat itu harus diperhatikan benar-benar
karena surat akan dibaca berulang-ulang atau diingat selama masih tertulis.
Dengan demikian, hindari kata-kata yang kurang tepat, terutama yang
menyinggung perasaan orang lain. Beberapa hal yang harus diperhatikan
dalam menyusun surat sebagai berikut.
1. Kalimat
Kalimat dalam suatu surat hendaklah singkat, jelas, dan tegas
mengingat sebuah surat hanya terdapat satu pokok pikiran.
Kalimat yang terlalu banyak basa-basi yang tidak diperlukan
akan menjadikan kalimat berbelit-belit dan panjang sehingga
bahasa surat sulit dipahami. Singkat berarti tidak panjang, jelas
maksudnya terlihat adanya unsur subjek, predikat, objek dan
keterangan; sedangkan tegas menunjukan informasi yang
disampaikan dapat dipahami.
2. Alinea

6
 Tujuan dan hakikat menulis surat identik dengan mengarang,
maka mengonsep surat harus memahami amanat pokok yang
disampaikan melalui surat. Amanat pokok yang akan
disampaikan hendaknya disusun dalam gabungan kata yang
disebut alinea atau paragraf. Dengan demikian, alinea adalah
himpunan kalimat yaang mengemukakan kesatuan pikiran
untuk membentuk sebuah gagasan yang jelas. Oleh sebab itu,
dalam alinea hendaknya memuat satu pokok pikiran.
Untuk itu dapat menggunakan teknik berpikir deduktif dan
induktif. Seperti kita ketahui dalam karangan surat lazimnya
dibagi atas empat alinea (pembukaan, pengantar isi), alinea isi
surat (penghubung pembuka dan isi), alinea pengembangan isi
surat (inti), dan alinea penutup).
3. Ejaan dan tanda baca
Ketentuan penggunaan ejaan harus diperhatikan. Penggunaan
ejaan yang benar sangat membantu pembaca dalam
menafsirkan kalimat surat. Terlebih lagi, apabila kalimatnya
panjang. Ketentuan mengenai ejaan tidak boleh menyimpang
dari kaidah yang berlaku, yaitu harus sesuai dengan Pedoman
Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.

7
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan
mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan
salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan
dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu
pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan
demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu
memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Perlu diusahakan agar dapat
membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat
mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting
dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian
dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat
menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang
sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat
menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan
organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang
(Growth).
B. Kritik dan Saran
Makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kritik dan
saran yang membangun dari para pembaca sangat kami harapkan, agar
penulisan makalah kami untuk kedepannya menjadi lebih baik dari ini. Mudah-
mudahan para pembaca dapat memahami makalah ini.

8
 DAFTAR PUSTAKA

Moh, Yunus. 2007. Materi Pokok Ketrampilan Menulis.Jakarta: UT.

Ritonga, Parlaungan. 2010. Bahasa Indonesia Praktis. Medan: Bartong Jaya.

http://saidsite.blogspot.com/2011/03/makalah-surat-menyurat.html

http://wendysajalah.blogspot.com/2011/04/penggunaan-bahasa-indonesia-dalam-
surat.html#sthash.kFz1NURv.dpuf

http://klikbelajar.com/pelajaran-sekolah/pelajaran-bahasa/bahasa-indonesia/
surat/

http://klikbelajar.com/pelajaran-sekolah/pelajaran-bahasa/bahasa-indonesia/
surat/