MAKALAH BAHASA INDONESIA

TENTANG

SURAT DINAS

DISUSUN OLEH :

1. ARGA YUSUF DAMI (2101060076)

2. HENI WELHELMINA TONMO (2101060084)
3. NURUL KURNIAWATI (2101060059)
4. NATALIA GENETRIS SADA (2101060092)
5. SITI ALAWIAH (2101060067)
6. YANSELLIA GISHA MELISA SERAN (2101060100)
7. YOHANES FLORENTINUS R KEBAN (2101060102)

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN KIMIA

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

2021
 2

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-NYA
yang telah memberikan kemampuan, kekuatan, serta keberkahan baik waktu,
tenaga, maupun pikiran kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan makalah
yang berjudul “Surat Dinas”.

Tidak lupa kami juga mengucapkan terimakasih atas bantuan dari pihak
yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik materi maupun
pikiran. Dan harapan kami semogah makalah ini dapat menambah pengetahuan
dan pengalaman bagi para pembaca untuk kedepanya.

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan pada penulisan

makalah ini. Maka dari itu, penulis juga mengharapkan saran dan kritik yang
membangun dari pembaca sekalian. Dan semoga makalah ini dapat bermanfaat
bagi kita semua.
 3

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

KATA PENGANTAR................................................................................................2

DAFTAR ISI……………………………………………………………………….. 3

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang..................................................................................4

1.2 Rumusan Masalah............................................................................4
1.3 Tujuan................................................................................................5
1.4 Manfaat ............................................................................................ 5

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat Dinas.................................................................................6

2.2 Model Surat Dinas.........................................................................................6

2.3 Jenis-jenis Surat Dinas.................................................................................7

2.4 Bagian-bagian dari Surat Dinas.................................................................11

2.5 Contoh Surat Dinas.....................................................................................13

BAB III PENUTUP

3.1 Simpulan .................................................................................................... 17

3.2 Saran .......................................................................................................... 17

DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................18

LAMPIRAN …………………………………………………………………….... 19

CATATAN KAKI…………………………………………………………….......19
 4

BAB I

PENADAHULUAN

1.1 Latar belakang

Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi
yang bertujuan untuk menyampaikan suatu informasi tanpa harus
bertemu langsung dengan orang yang bersangkutan, dengan cara
diadakanya komunikasi tertulis yang yang disebut dengan surat.
Surat merupakan karya tulis manusia yang cukup populer. Surat
adalah salah satu alat komunikasi yang ada dalam beradaban
manusia.Berbicara dengan tulisan tentu berbeda dengan berbicara
lisan. Sebagaimana kebiasaan kita di Indonesia, salam pembuka
hanya dipakai pada pembicaraan atau bicara resmi. Sedangkan dalam
pembicaraan biasa maupun pembicaraan bisnis, salam pembuka
tidak pernah dipakai .
Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal
yang penting diketahui agar dapat mengambil tindakan atau
menyelesaikan sesuatu yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat
tersebut.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa itu pengertian surat dinas?
2. Apa saja model surat dinas?
3. Apa saja jenis-jenis surat dinas?
4. Apa saja bagian-bagian surat dinas?
5. Bagaimana contoh dari surat dinas?
 5

1.3Tujuan
Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak
masyarakat yang belum mengetahui bagaimana tata cara penulisaan
surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini dibuat dengan
tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik
dan benar serta kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat
yang kita temui. Dan kita juga dapat mengetahui pengertian surat
dinas model surat dinas dan seterusnya.

1.4 Manfaat
Dengan mempelajari surat dinas, kita diharapkan bisa lebih baik dan
bagus lagi dalam menulis surat dinas dan pengaplikasiannya dalam
keperluan kehidupan sehari-hari.
 6

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat Dinas

Surat dinas merupakan suatu surat resmi yang dibuat oleh suatu instansi
atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Defenisi surat dinas yaitu
surat yang berisikan permasalahan kedinasaan atau biasanya surat ini dibuat oleh
instansi atau lembaga.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat dinas adalah

surat yang telah dikeluarkan oleh kantor pemerintah maupun instansi atau
lembaga resmi lainnya. Secara umum, surat merupakan sarana komunikasi yang
dilukan melalui tulisan serta media untuk menyampaikan informasi secara
tertutup. Satu diantara sering yang digunakan ialah surat dinas.

Surat dinas juga kerap diartikan sebagai surat resmi yang dikeluarkan
sebuah instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan dinas. Sebagai satu
diantara surat resmi, surat dinas sering digunakan untuk keperluan formal. Maka
dari itu, surat resmi harus dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah
ditentukan, mulai dari penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas,
serta dibuat dengan cermat sesuia dengan keperluannya.

2.2 Model Surat Dinas

Bentuk-bentuk surat:

1. Full BlockStyle ( bentukurus penuh )

Bentuk surat dengan penulisan semua dimulai ditulis dari pinggir
sebelah kiri. Maksudnya mulai dari penulisan tanggal, kata penutup
sampai dengan kata lampiranditulis dibawah penulisannya diawali dari
sebelah kiri.
2. BlockStyle (bentuk lurus)
Hampir sama dengan surat bentuk lurus penuh yang membedakan
 7

terletak pada penulisan tanggal, salam penutup, kemudian nama isntansi,

nama terang, dan terakhir nama jabatan ditulis disebelah kanan surat.
3. Semi BlockStyle (bentuk setengah lurus)
Sama dengan bentuk surat lurus, yang membedakan pada
penulisan isi surat dan juga tiap dan alinea baru ditulis menjorok. Dalam
praktiknya surat ini banyak digunakan oleh perusahan .
4. Indented Style (bentuk lekuk)
Penulisan alamat dalam surat tidak rata (berbentuk seperti
tangga) dan juga setiap alinea baru menjorok masuk.
5. Hangging Paragraph (bentuk menggantung)
Sama dengan bentuk lurusyang membedakan pada tulisan alamat
sama dan juga alinea. Setiap alinea penulisannya rata kiri, sedangkan
baris selanjutnya menjorok masuk.
6. Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi indonesia lama merupakan penulisan alamat diketik
di sebelah kanan dibawah penulisan tanggal surat.
7. Bentuk Resmi Indonesia Baru
Bentuk resmi indonesia baru adalah variasi bentuk setengah lurus
dan juga bentuk resmiIndonesia, yang membedakan dengan bentuk
setengah lurus yaitu penulisan salam penutup ada pada margin kanan
setara dengan tulisan tembusan.

2.3 Jenis-Jenis Surat Dinas

1. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang isinya
mengenai pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan
kerja agar mereka mengetahui suatu hal atau informasi tertentu terkaitapa
yang perlu diketahui.
2. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat yang isinya tentang pelimpahan
wewenang dari seorang pejabat kepada seorang atau pejabat lain yang
dapat dipercaya untuk dapat bertindak mewakil orang yang memberi
 8

kuasa tersebut, dikarenakan orang yang bersangkutan tidak dapat

melaksanakanya sendiri.
3. Surat Memo atau NotaDinas
Surat memo disebut juga nota dinas. Surat memo merupakan
surat khusus yang dipergunakan secara interen dalam suatu unit
organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang
cenderung singkat.
4. Surat Edaran
Edaran adalah surat yang isinya ditunjuk sebagai bentuk
pemberitahuan tentang sesuatu yang ditunjuk pada beberapa orang atau
kepada banyak pihak sekaligus.
5. Surat PanggilanKerja
Surat ini biasanya berfungsi untuk mengundang atau mengajak
seseorang dalam kegiataan wawancara tertentu, seperti ujian bagi para
tenaga kerja, menawarkan sebuah kerja sama berdasarkan perjanjian
yang telah disepakati di tempat dan waktu tertentu.
6. Surat PermohonanIzin
Biasanya surat ini sering kali digunakan jika seseorang atau pihak
perusahaan membutukan bantuan dari perusahaan lain terkait
kepentingan mereka.
7. Surat Pengumuman
Surat pengumuman juga tergolong sebagai surat dinas jika isinya
mengenai tentang sebuah informasi tertentu yang tujuannya disampaikan
kepada khalayak umum diperusahaan atau lembaga terkait secara resmi
dan legal.
8. Surat Undangan
Dibuatnya surat ini juga disebabkan kepentingan tersebut bersifat
resmi dan harus dihadiri oleh orang-orang yang bersangkutan dengan
sebuah lembaga atau instansi, bukan perorangan.
9. Berita Acara
Selanjutnya yang tergolong surat dinas adalah berita acara, surat
ini dibuat untuk menginformasikan catatan yang berisi tentang laporan
 9

suatu kegiataan resmi yang telah dilakukan disuatu lembaga atau

perusahaan.
10. Surat Rekomendasi
Surat dinas resmi ini secara khusus dibuat atau ditulis pimpinan
atau pejabat tertentu, isinya tentang deskripsi dan sedikit keterangan
pribadi orang lain yang datanya diambil secaraotentik.
11. Surat PemberianIzin
Biasanya dikeluarkan untuk memberikan izin kepada seseorang
atau instansi terkait untuk menggunakan tempat atau barang tertentu
yang akan dimanfaatkan demi usaha serta kepentingan.
12. Surat Keterangan
Surat ini dikeluarkan kepada seseorang untuk memberikan
sebuah kejelasan atau kepastian tertentu tentang suatu hal demi
melakukan kepentingan tanpa ragu kepada seseorang atau instansi untuk
menjalin kerja sama dalam suatu tindakan legal.
13. Surat Keputusan
Selanjutnya yakni surat keputusan, yang dibuat dengan tujuan
memutuskan suatu urusan penting yang berkaitan dengan instani suatu
perusahaan agar tidak menyebapkan suatu kesalapahaman antar pihak-
pihak yang bersangkutan, sesuai yang disebutkan didalam surat secara
jelas dan rinci.
14. Surat Perintah
Surat ini seringkali diberikan oleh pihak atasan disebuah
perusahaan atau atau lembaga kepada stafkaryawan yang posisinya lebih
rendah atau melakukan suatu hal yang sifatnya resmi.
15. Surat Bantahan
Biasanya surat dinas jenis ini digunakan dilembaga atau badan
hukum, karena fungsi dan tujuannya untuk menuliskan berbagai
bantahan si penggugat terhadap adanya hal atau pernyataan tertentuyang
salah dan perlu untuk diluruskan demi meminimalisir konflik.
16. Surat Peringatan
Surat dinas ini dikeluarkan untuk memberikan peringatan kepada
seseorang, biasanya ditulis oleh pihak atasan suatu perusahaan atau
 10

lembaga kepda staff karyawanya yang melanggar aturan penting yang

diberlakukan di perusahaan atau lembaga tersebut.
17. Surat Laporan
Surat ini dibut karena si pelapor memiliki sebuah tugas dan
tanggungjawab tertentu, serta berfungsi agar kejadian yang dilaporkan
tersebut bisa dijadikan sebagai berkas penting bagi perusahaan untuk
menanggapi segala kejadian yang merugikan maupun menguntungkan.
18. Surat Perjanjian Kerja
Surat dinas jenis ini tentunya sering ditemui oleh masyarakat di
berbagai tempat kerja, baik itu suatu lembaga maupun perusahaan.
19. Surat Tugas
Surat tugas ini juga berisi tentang suatu mandat untuk melakukan
tugas tertentu yang dilimpakan kepada seorang yang memiliki jabatan
atau posisi lebih rendah dibawahnya.
20. Surat Pengantar
Surat pengantar tergolong sebagai salah satu jenis surat dinas
karena ditulis secara resmi untuk tujuan mengantarkan suatu barang
seperti surat, berkas,dokumen atau hal penting lainnya.
21. Surat PerjanjianTransaksi
Surat dinas ini biasanya digunakan untuk mengesahkan sebuah
perjanjian yang akan disepakati bersama, dalam suatu kegiatan jual beli.
22. Surat Usulan
Surat resmi satu ini dikeluarkan ketika pihak yang bersangkutan
memiliki perjanjian atau kerjasama tertentu, kemudian salah satu
pihakmemberikan saran atau permintaan untuk melaksanakan perihal
penting yang diinginkan oleh si pembuat surat.
23. Surat PerjanjianSewa-Menyewa
Surat ini dibuka jika kesepakatan antara suatu perusahaan atau
pemilik usaha dengan pihak penyewa terjadi.
24. Surat Intruksi
Surat intruksi berisi perintah serta petunjuk-petunjuk yang dibuat
berdasarkan pada peraturan dan kebijaksanaan pimpinan.
 11

2.4 Bagian-Bagian Surat Dinas

1. Kepala Surat
Dalam setiap surat resmi harus terdapat harus terdapat kepala
surat atau kita sering mengenalnya dengan istilah kop surat, hal ini
karena kop surat menunjukkan identitas lembaga organisasi pembuat
surat, adapun struktur dari kop surat ini harus mengandung beberapa hal
berikut ini:
 Logo atau lembaga lembaga atau instansi
 Nama instansi
 Alamat instansi
 Nomor telepon,faximile atau email
 Kemudian jika surat tersebut dari perusahaan bisa kalian
tambahkan macam usaha, bidang kegitaan, nomor izin usaha.
2. Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat adalah keterangan yang
menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut. Apabila
lokasi penulisan surat tercantum dalam kop surat,maka tidak
perlu ditulis kembali, cukup tanggalnya saja. Lokasi penulisan
tempat dan tanggal surat umumnya berada di pojok kanan atas
sejajar dengan nomor surat. Nama tempat ditulis mendahului
tanggal surat, penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan
tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.
3. Nomor Surat
Sebagai catatan untuk arsip surat resmi memiliki nomor
surat, setiap lembaga memiliki sistem penomoran surat masing-
masing yang mempermudah pencatatan dan kategorisasi
administrasi surat.
4. Lampiran
Lampiran surat merupakan dokumen tambahan yang
dilampirkan ke dokumen surat utama. Lampiran biasanya berisi
dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti
 12

daftar kegiatan, surat pendukung dari lembaga lain, laporan

keuangan dan lain sebagainya.
5. Hal atau Perihal
Hal atau perihal merupakan maksud atau tujuan singkat
yang memuat perkara dibuatnya surat.
6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan kepada siapa ditujukannya surat resmi
tersebut. Penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan
biasanya dicantumkan pada sampul surat. Kata “Kepada” yang
sering kita lihat dalam penulisan alamat agar lebih efektif tidak
perlu lagi digunakan. Tanpa digunakannya kata kepadapun
alamat surat yang dimaksud sudah jelas. Dalam hal
itucukupdigunakan frasa yang terhormat yang disingkat Yth.
(diakhiri tanda titik),oleh karena itu penulisan alamat surat
sebaiknya sebagai berikut.

Yth.Sdr Endang pratiwi

Jln. Gelatik dalam x/151 A

Bandung 40133

singkatan kata atau gelar akademis, pangkat, dan jabatan pada

penulisan surat tidak perlu diawali kata sapaan Bapak atau Ibu
karena gelar akademis dan pangkat itu sudah merupakan
penghargaan kepada orang yang akan dikirim surat.

7. Salam Pembuka
Salam pembuka adalah kata sapaan di awal suratsurat,
kata sapaan biasa digunakan adalah “Dengan hormat” diikuti
dengan tanda baca koma.
8. Isi Surat
Didalam surat resmi terdapat bagian yang harus ada, yaitu
pembuka bagian inti dan penutup. Penjelasannya sebagai berikan.
 13

1.Pembuka,kalimat pembuka berfungsi untuk mengantar

pembaca sebelum masuk pada inti pembahasan. Didalam
pembuka surat juga dapat berisi tentang rujukan inti masalah
yang akan disampaikan pada penerima surat.
2.Isi pokok, bagian isi ini biasanya berisi tentang maksud
tujuan atau keinginan pembuat surat dalam membuat surat.
Penyampian pada bagian ini harus jelas, tidak bertele-tele dan
mudah dipahami.
3.Penutup, harapan dan juga ucapan terima kasih ,
penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan
melalui surat sudah selesai.

9. Salam penutup
salam penutup ini berisi beberapa kata yang pada umunya
digunakan untuk menambah kesantunan dalam menyelesaikan
komunikasi.
10. Nama, jabatan, dan tanda tangan
surat dinas akan dianggap sah jika di tandatangani olew
pejabat yang berwenang. Dibawah tanda tangan dicantumkan
nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. Beberapa
lembaga mewajibkan untuk mencantumkan nomor pegawai pada
bagian ini.
11. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang dipakai untuk
menunjukan adanya pihak atau orang lain yang menerima surat
tersebut selain penerima surat. Atau jika perlu surat tersebut
diketahui juga oleh pihak lain yang mendapat tembusan surat.

2.5 Contoh surat dinas

14
15
 16

BAB III

PENUTUP

3.1 Simpulan

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan

mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan
salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan
dalam tugas sehar-hari dalam suatu lembaga atau instansi.

Surat merupakan salah satu alat komunisi tertulis yang berasal dari satu pihak
dan ditunjukkan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian
jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar
tercapainya suatu kesepakatan atau tujuan.

3.2 Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting

dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari
proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat
menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat
berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat
yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu
bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).
 17

Daftar Pustaka

Ritonga Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya

https://id.wikipedia.org/wiki/surat

https://www.scribd.com/doc/45198666/CONTOH -SURAT-DINAS

http://wafamoza.blogspot.co.id/2010/12/fungsi-surat-dinas.html
 18

LAMPIRAN
19
20
 21

sCATATAN KAKI

Ritonga Parlaungan, 2010, halaman 213-240.