SURAT DINAS
Dosen Pembimbing:
Disusun Oleh:
Rizqiatul Fitria
NIM: P27820119039
Tingkat 1 Reguler A
JURUSAN KEPERAWATAN
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Puji syukur alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah yang Maha Esa yang
dapat menyelesaikan tugas makalah Bahasa Indonesia tepat pada waktunya. Ucapan terima
kasih juga penulis sampaikan kepada Ibu Aida Novitasari, S.Kep,.Ns,.M.Kep. selaku dosen
pembimbing yang telah memberikan pengetahuan dan bimbingan hingga tugas makalah ini
Penulis berharap semoga makalah ini bisa menambah pengetahuan para pembaca
khususnya para Mahasiswa. Namun terlepas dari itu, kami menyadari bahwa makalah ini
masih jauh dari kata sempurna, sehingga kami sangat mengharapkan kritik serta saran yang
bersifat membangun demi terciptanya makalah yang lebih sempurna lagi di masa mendatang.
Penulis
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.....................................................................................................ii
DAFTAR ISI...................................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang.............................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah........................................................................................................1
1.3 Tujuan
1.3.1 Tujuan Umum....................................................................................................2
1.3.2 Tujuan Khusus...................................................................................................2
1.4 Manfaat Penulisan.......................................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian dan Fungsi Surat Dinas
2.1.1 Pengertian..........................................................................................................3
2.1.2 Fungsi................................................................................................................3
2.2 Syarat Penulisan Surat Dinas.......................................................................................4
2.3 Ciri-ciri Penulisan Surat Dinas....................................................................................4
2.4 Jenis-Jenis Surat Dinas................................................................................................5
2.5 Sistematika dan Struktur Penulisan Surat Dinas.........................................................7
2.6 Contoh Surat Dinas....................................................................................................10
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan................................................................................................................13
3.2 Saran..........................................................................................................................13
DAFTAR PUSTAKA....................................................................................................14
iii
BAB I
PENDAHULUAN
Surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk dapat menyampaikan
sebuah informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau juga oraganisasi) kepada pihak lain
(orang, instansi, atau juga organisasi). Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI),
surat itu artinya kertas yang bertulis atau juga secarik kertas sebagai tanda atau juga
sebuah keterangan, sesuatu yang ditulis. Surat secara umum digolongkan menjadi tiga
yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan
menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
Surat dinas merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal
seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi
dalam suatu instansi. Surat dinas ini juga berfungsi sebagai dokumen bukti tertulis, alat
pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi,
dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruks.
mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau
maksud dari surat tersebut. Oleh karena itu, penulis akan mengulas penjelasan tentang
surat dinas.
1
4. Apa jenis-jenis surat dinas?
1.3 Tujuan
Pembuatan makalah ini diharapkan memberikan informasi tentang cara penulisan surat
dinas yang baik dan benar. Selain itu, diharapakan makalah ini dapat dijadikan sebagai
panduan atau acuan bagi mahasiswa atau pembaca dalam pembuatan surat dinas.
2
BAB II
PEMBAHASAN
2.1.1 Pengertian
Surat dinas merupakan salah satu surat resmi yang dituliskan untuk keperluan
komunikasi antara kantor yang satu dengan kantor yang lainnya atau antar
organisasi. Surat dinas dibuat oleh seorang yang berkedudukan sebagai penjabat
instasi pemerintah atau swasta sehingga surat ini juga disebut sebagai surat jabatan.
Surat dinas termasuk surat resmi karena dalam penulisannya surat tersebut
yang baku atau remi. Tujuan surat ini dikeluarkan untuk keperluan menyampaikan
2.1.2 Fungsi
Secara umum fungsi surat dinas adalah sebagaimana yang telah di paparkan
pesan atau informasi tentang kedinasan. Namun, secara khusus fungsi surat dapat
1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan
pengirimnya.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat
3. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan, surat izin atau surat
instruksi.
3
4. Surat dinas sebagai bukti tertulis, terutama surat surat perjanjian
5. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjtunya
sebagai bukti sejarah, seperti pada surat tentang perubahan dan perkembangan
Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis surat pribadi dan surat niaga.
Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa
1. Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan sesuai
aturannya.
2. Isi yang dimuat dalam surat dinas tidak boleh terlalu panjang atau bertele-tele, jelas,
3. Menurut pendapat Semi (1989) dan Sudarsa (1992) bahasa yang digunakan harus
jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik,
4. Surat dinas harus memberikan citra yang sesuai dengan lembaga/ instansi yang
mengeluarkannya.
Karakteristik ini yang akan membedakan setiap jenis surat dan sebagai dan memudahkan
untuk mengenali golongan jenis surat tersebut. Berikut ini ciri-ciri atau karakteristik dari
surat dinas:
1. Terdapat kepala surat (kop surat) serta nama instansi/ lembaga pada bagian kepala
surat.
2. Surat dinas memiliki nomor surat dan juga lampiran sebagai berkas pendukung.
4
3. Surat dinas menggunakan bahasa baku dan resmi, serta dibuat dalam format tertentu.
4. Pada bagian surat terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk
5. Surat dinas harus dilengkapi dengan stempel atau cap dari instansi/ lembaga yang
mengeluarkannya.
1. Surat Permohonan
Surat permohonan adalah surat yang berisi permohonan suatu pihak kepada
pihak yang lainnya. Misalkan permohonan untuk menjadi pembicara dalam suatu
organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih
tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan. Dalam surat permohonan harus
a. Identitas pemohon.
b. Isi permohonan.
2. Surat Pemberitahuan
yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya
mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat.
5
b. Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok
c. Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang
disampaikan.
3. Surat Keterangan
barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan
baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan
surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau
pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang yang berkepentingan
c. Isi keterangan.
Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata
memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan.
Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja
asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.
6
2.5 Sistematika dan Struktur Penulisan Surat Dinas
1. Kepala Surat
Kepala surat yang lengkap terdiri atas (a) nama instansi, (b) alamat lengkap, (c) nomor
telepon, (d) nomor kotak pos, (e) alamat kawat, (f) lambing/logo. Penulisan nama
instansi hendaknya jangan disingkat. Begitu juga kata jalan, telepon, kotak pos, jangan
disingkat jln., telp., pos., kotpos. Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau
di tengah-tengah.
Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu ditulis dengan angka. Bulan ditulis dengan
huruf secara lengkap dan tahun ditulis dengan angka, dan setelah tahun tidak diikuti
tanda baca apapun. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota/daerah karena
nama kota dan daerah sudah tercantum pada kepala surat. Tanggal surat diketik di
sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan
Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini tidak
ditulis jika tempat pembuatan surat sama dengan alamat yang dimuat pada kepala
surat.
a. Nomor
Nomor yang ditulis adalah nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar),
b. Lampiran
Penulisan kata “Nomor” dan “Lampiran” boleh disingkat, tetapi harus dilakukan
dengan taat asas. Jika “Nomor” disingkat “No.”, “Lampiran” juga harus disingkat
7
“Lamp.” Jika hendak ditulis lengkap, keduanya harus ditulis lengkap. Penulisan
jumlah lampiran ditulis dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata. Akan
tetapi, jika bilangan lebih dari dua kata, gunakan angka. Misalnya: Lamp.: Empat
lembar, bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar. Jika tidak ada yang dilampirkan,
c. Hal/Perihal
Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu
pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu.
Selain nomor, lampiran, dan hal, kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat
yang dikirimkan itu. Dalam hal demikian, sifat surat biasanya dicantumkan di
4. Alamat Surat
a. Nama dari penerima surat diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan
b. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup ditulis
Yth. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. tidak diperlukan karena kata
c. Jika digunakan kata sapaan Bapak pada awal penerima, kata itu hendaknya ditulis
d. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik atau memiliki pangkat sebelum
8
5. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara
tertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan ialah “Dengan
hormat,”. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat.
6. Isi Surat
Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal , yaitu alinea pembuka, isi, dan
terhadap pokok surat. Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberi tahukan
atau yang disampaikan kepada penerima surat. Penutup surat merupakan simpulan
yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Pada umumnya, penutup berisi ucapan terima
kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis
surat.
7. Salam Penutup
Penulisan salam penutup diawali huruf kapital dan diakhiri tanda koma. Kalimat yang
digunakan sebagai salam penutup biasanya berupa hormat kami, hormat saya,
Wassalam, dengan ketentuan yang sama dengan salam pembuka (Hormat kami,)
8. Nama Pengirim
Nama pengirim ditulis dibawah tanda tangan di bawah salam penutup. Penulisan nama
dapat mengikut sertakan gelar/jabatan, tetapi tidak perlu menggunakan huruf kapital
seluruhnya, tidak perlu diberi tanda kurung, digaris bawah, dan tidak perlu diakhiri
dengan tanda baca apapun. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat.
9. Tembusan Surat
Kata tembusan ditulis denmgan huruf awal huruf kapital dan diikuti tanda titik dua,
tanpa digaris bawahi. Tembusan hanya digunakan jika surat itu memerlukan tembusan.
dialamatkan.
9
Ketentuan tembusan adalah sebagai berikut:
a. Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu, hendaknya diberi nomor urut
sesuai jenjang jabatan pada instansi itu. Jika tembusan hanya satu, tidak perlu
diberi nomor.
b. Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang dan
c. Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.
d. Dibelakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk
perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang
mengikat.
e. Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan Arsip atau Tertinggal karena
10. Inisial
Inisial sandi ditempatkan pada bagian bawah kiri dibawah tembusan (kalau ada).
Inisial merupakan tanda pengenal yang merupakan singkatan nama pengonsep dan
pengetik surat.
Contoh: RF/SA
Surya Abadi.
10
HIMPUNAN MAHASISWA PRODI DIII KEPERAWATAN SOETOMO
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN SURABAYA
Jalan Mayjen Prof. Dr. Moestopo 8C Surabaya
Telepon (031) 5030379, 5034222, 5017345 Kode Pos 602856
11 Oktober 2019
Nomor : 103/HIMA-SOE/X/2019
Lampiran : Satu Lembar
Hal : Permohonan Narasumber
Kepada
Yth. Direktur RSUD Dr. Soetomo
Di Surabaya
Dengan Hormat,
Sesuai dengan program kerja Hima Prodi DIII Keperawatan Soetomo, kami akan
melaksanaknan Seminar dan Workshop Nasional Keperawatan yang bertema “Update Tatalaksana
Intra Hospital pada Kegawatdaruratan Pasien Edema Paru Akut (Accute Lug Oedema) dengan
Kelebihan Cairan dan Masalah Pertukaran Gas Darah” Adapun kegiatan tersebut dilaksanakan
pada:
Sehubungan dengan ini kami mohon kerja sama dan ketersediaan Bapak/Ibu untuk menjadi
narasumber/pemateri dalam kegiatan Seminar dan Workshop Nasional Keperawatan. Demikian surat
permohonan kami buat, atas perhatian dan kerja sama nya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ketua Pelaksana Sekretaris
Ketua Prodi
Rizqiatul Fitria Jasmine Ababil
NIM.P27820119039 NIM.P27820119025
Dr. Padoli, S.Kep,M.Kes
NIP. 196903261997032001
Tembusan:
1. Direktur Poltekkes Kemenkes Surabaya
11
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN
KESEHATAN SURABAYA
Jl. Pucang Jajar Tengah No.56, Kertajaya, Kec. Gubeng, Surabaya
. Telp. (031) 5027058 Fax. (031) 5028141 Kode Pos. 60282
E-mail: admin@poltekkesdepkes-sby.ac.id
Website: https://poltekkesdepkes-sby.ac.id/
12 November 2019
Nomor : 1112/POL-SBY/X1/2019
Lampiran : Dua Lembar
Hal : Pemberitahuan
Kepada
Yth. Ketua Jurusan Keperawatan
Di Surabaya
Dengan Hormat,
Sehubung dengan hari jadinya Poltekkes Kemenkes Surabaya, kami akan melaksanakan
Perayaan “Diesnatalis Ke 18 Poltekkes Kemenkes Surabaya Tahun 2019, maka bersama ini kami
mengharapkan partisipasi kehadiran Dosen, Tenaga Kependidikan, dan Mahasiswa Semester I dan III
pada Puncak Acara dan Resepsi Diesnatalis ke 18, yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Jum’at/ 15 November 2019
Waktu : 06.00-selesai
Tempat : Direktorat Poltekkes Kemenkes Surabaya
Berikut saya lampirkan susunan acara Diesnatalis Poltekkes Surabaya yang ke 18.
Demikian surat pemberitahuan yang kami buat atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan
terima kasih.
Hormat Kami,
Tembusan:
1. Ketua Jurusan Poltekkes Surabaya
12
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Surat dinas merupakan surat resmi yang digunakan untuk kedinasan. Surat dinas
sebagai alat komunikasi secara tertulis antara kantor yang satu dengan kantor yang
lainnya atau antar instansi. Surat ini dikeluarkan untuk keperluan menyampaikan
Banyak jenis-jenis surat dinas salah satunya yaitu surat pemberitahuan, surat
keterangan dan lainnya. Dimana setiap jenis memiliki fungsi dan ciri yang berbeda.
dinas.
3.2 Saran
Supaya surat yang disampaikan mudah dipahami oleh penerima, maka dalam
penulisan surat tersebut harus sesuai dengan sistematika penulisan surat dinas. Bahasa
yang digunakanpun harus jelas dan padat. Hal ini dilakukan untuk menghindar terjadinya
kesalah pahaman dalam penulisan dan memudahkan pembaca unruk memahami maksud
13
DAFTAR ISI
Ibeng, Parta. 2019. Pengertian Surat Menurut Ahli, Jenis, Ciri dan Fungsinya. [Online]
Tersedia: https://pendidikan.co.id/pengertian-surat/#:~:targetText=Surat [4 November 2019]
Maxmanroe. 2019 Pengertian Surat Dinas dan Ciri-Cirinya, Fungsi, serta Contohnya.
[Online]
Tersedia: https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat-dinas.html
14