PENULISAN SURAT DINAS

Untuk memenuhi Tugas Bahasa Indonesia

Dosen Pengampu : Pipin Yosepin, M.Sos

Disusun oleh : Zainul A’la

STAI AL-AQIDAH AL-HASYIMIYAH

JAKARTA 2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul
“PENULISAN SURAT DINAS” ini tepat pada waktunya. Adapun tujuan dari
penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah Bahasa
Indonesia. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan
tentang Pebulisan Surat Dinas bagi para pembaca dan juga penulis.

Kami mengucapkan terima kasih kepada Dosen Pengampu mata kuliah

Bahasa Indonesia yang telah memberikan tugas ini sehingga dapat menambah
pengetahuan dan wawasan sesuai dengan bidang studi yang kami tekuni. Kami
menyadari makalah yang kami tulis ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh
karena itu, kritik dan saran yang membangun akan kami nantikan demi
kesempurnaan makalah ini.

Penulis

i
 Daftar Isi

Kata Pengantar........................................................................................................i

Daftar Isi.................................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................1

1.1 Latar Belakang.......................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah..................................................................................1
1.3 Tujuan.....................................................................................................1

BAB II PEMBAHASAN........................................................................................3

2.1 Pengertian Surat Resmi Atau Surat Dinas..............................................3

2.2 Pengertian Surat Resmi Atau Surat Dinas..............................................3
2.3 Fungsi Surat Dinas.................................................................................4
2.4 Syarat Penulisan Penulisan Surat Dinas.................................................4
2.5 Jenis-Jenis Jenis-Jenis Surat Dinas........................................................5
2.6 Sistematika Sistematika Dan Struktur Struktur Surat Dinas..................7
2.7 Penulisan Surat Dinas Yang Baik Dan Benar........................................9
2.8 Bahasa Yang Digunakan Digunakan Pada Surat Dinas.........................9

BAB III PENUTUP..............................................................................................10

3.1 Kesimpulan...........................................................................................10

3.2 Saran.....................................................................................................10

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................11

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang

bertujuan untuk menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu
langsung dengan orang yang bersangkutan dengan cara diadakannya
komunikasi tertulis yang disebut dengan surat. Surat adalah salah satu
alat komunikasi yang ada dalam peradaban manusia. Dalam suatu
instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang bertujuan untuk
menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu langsung dengan
orang yang bersangkutan dengan cara diadakannya komunikasi tertulis
yang disebut dengan surat.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian surat dinas?
2. Apa ciri-ciri dari surat dinas?
3. Apa fungsi surat dinas?
4. Apa syarat penulisan surat dinas?
5. Apa jenis-jenis surat dinas?
6. Bagaimana penulisan surat dinas yang baik dan benar?
7. Bagaimana sistematika dan struktur surat dinas?
8. Bahasa apa yang sebaiknya digunakan dalam surat dinas?
9. Bagaimana surat dinas?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Mengetahui pengertian dari surat dinas.
2. Mengetahui apa saja ciri-ciri dari surat dinas.

1
3. Mengetahui fungsi surat dinas.
4. Mengetahui syarat dari penulisan surat dinas.
5. Mengetahui jenis-jenis surat dinas.
6. Mengetahui bagaimana sistematika dan struktur surat dinas.
7. Mengetahui bagaimana penulisan surat dinas yang baik dan benar.
8. Mengetahui bahasa apa yang sebaiknya digunakan dalam surat dinas.
9. Mengetahui Mengetahui bagaimana bagaimana contoh dari surat dinas.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat Resmi Atau Surat Dinas

Surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah
instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Selain itu
definisi surat dinas yaitu surat yang berisikan permasalahan kedinasan
dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga. Surat dinas
isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau
swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan,
akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya
berupa urusan seperti penyampain pengumuman, pemberian suatu izin,
pemberian tugas dan lain-lain. Surat dinas ditulis untuk keperluan
komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau
antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan
sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat
jabatan.
Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena
dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun,
surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas. Menulis surat
dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu
surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan
tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.

2.2 Ciri-Ciri Surat Dinas

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan.

2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal.
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku.
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi.

3
 5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat.
6. Format surat tertentu.

2.3 Fungsi Surat Dinas

Secara umum fungsi surat dinas adalah Sebagaimana tercermin

dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis
untuk menyamapaikan pesan atau informasi. Akan tetapi secara khusus
fungsi surat dapat disebut sebagai berikut :
1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan
lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran
mentalitas pengirimnya.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan
dapat dilihat lagi jika diperlukan.
3. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat
instruksi.
4. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam diatas putih, terutama surat
surat perjanjian.
5. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang
selanjutunya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat surat tentang
perubahandan perkembanagan suatu instansi, yuridis dan
adminstratif.

2.4 Syarat Penulisan Penulisan Surat Dinas

Surat resmi yang baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu.

Berdasarkan pendapat Semi (1989) dan Sudarsa (1992), dapat
dikemukakan bahwa untuk menulis surat yang baik, penulis surat harus
memperhatikan hal -hal sebagai berikut:
1. Surat resmi harus memuat informasi yang lengkap dan tepat.
2. Surat resmi harus memiliki format yang wajar dan menarik. Artinya format

4
 yang dipilih, ukuran kertas, margin (jarak tepi kertas), susunan alamat,
sehingga terlihat sebagai suatu surat yang terencana dan nyaman untuk
dilihat.
3. Bahasa yang digunakan harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus
komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak
menyinggung perasaan penerima, harus bersih dan menggambarkan citra
pengirimny citra pengirimnya.

2.5 Jenis-Jenis Jenis-Jenis Surat Dinas

1. Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu

kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk
menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat
untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan
suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas,
dan permohonan peminjaman sesuatu. Surat permohonan lazimnya
dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih
tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih
tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat
permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut:

1) Identitas pemohon.

2) Isi permohonan.

3) Tujuan dan alasan memohon.

4) Batas waktu maksimal untuk Batas waktu maksimal untuk

menjawab permohonan. menjawab permohonan.

5) Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

5
2. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi

informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait.
Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak
perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika
surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.

1) Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat.

2) Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari

masalah pokok yang akan diberitahukan.

3) Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju

memaklumi hal yang disampaikan.

3. Surat Keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi
seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat
terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat
keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh
pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan
seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam
surat keterangan ini, harus disebutkan:
1) Data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;

2) Data pribadi pihak vang diterangkan;

3) Isi keterangan;

4) Keterangan tanggal berlakunya surat; dan

5) Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

6
 4. Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal

dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata
note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus
yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian
memo tersebut berbeda dengan memo pribadi. Memo pribadi
dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal
orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi
itu.

2.6 Sistematika Sistematika Dan Struktur Struktur Surat Dinas

1. Kepala Surat atau Kop Surat

Disebut kepala surat karena letaknya berada dibagian paling atas

dari sitematika surat dinas. Kepala surat berfungsi sebagai alamat atau
identitas pengirim surat karena dalam kepala surat memuat nama
instansi atau organisasi. Kepala surat yang lengkap harus berisi :

1) Nama instansi atau organisasi.

2) Alamat lengkap.
3) Nomor telepon.
4) Fax.
5) Kode pos.
6) Alamat.
7) Logo atau lambang

2. Tanggal Surat
Tanggal surat di ketik disebelah kanan atas, tanggal surat ditulis lengkap,
yaitu ditulis dengan menggunakan angka. Sebelum tanggal tidak dicantumkan
nama kota dan daerah, karena sudah tercantum nama kota dan daerah, karena

7
sudah tercantum didalam kop surat. Nama bulan m kop surat. Nama bulan di
tulis dengan huruf secara lengkap.

3. Nomor, lampiran dan perihal

a. Nomor Surat

Surat resmi selalu diberi nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar),
kode surat, dan tahun. Nomor surat ini berguna untuk :

 Memudahkan mengatur penyimpanan.

 Memudahkan mencarinya kembali.
 Mengetahui banyak surat yang keluar.
b. Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Pada
lampiran dituliskan berapa lembar surat atau keterangan yang
akan dilampirkan itu.
c. Perihal
Menunjukan isi atau inti surat secara singkat. Perihal berisi topik
sebuah surat, seperti undangan atau permohonan dan edaran.

4. Alamat surat

Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai
surat) dan alamat luar (pada amplop). Alamat surat merupakan
petunjuk langsung bagi penerima surat.

5. Salam pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat. Salam

pembuka yang lazim digunakan yaitu ungkapan “Dengan Hormat”.

6. Isi surat

Isi surat terbagi kedalam tiga bagian:

8
 a. Paragraf pembuka;

b. Paragraf isi;

c. Paragraf Penutup

7. Kalimat penutup

8. Salam penutup

9. Tanda tangan

10. Nama jelas atau penulis surat

2.7 Penulisan Surat Dinas Yang Baik Dan Benar

Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis
mengikuti syarat-syarat,yaitu :

1. Tidak mengandung makna ganda.

2. Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama
3. Sederhana
4. Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya
5. Tulisannya tersusun rapi dan berurutan

2.8 Bahasa Yang Digunakan Digunakan Pada Surat Dinas

1. Mengutamakan sama derajat.
2. Tegas.
3. Mudah dimengerti oleh pembaca.
4. Menggunakan bahasa yang sopan.
5. Jelas antara penulisan dan makna.

9
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasidengan

mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat
merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap
waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal
dari satupihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita
dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya
dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab
penilaiannegatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian
negatif dalam organisasi.

3.2 Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah
penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah
satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk
tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan
ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link
organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat
mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival)
dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

1
 Daftar Pustaka

https://kumparan.com/ragam-info/ciri-ciri-surat-dinas-pengertian-dan-fungsinya-
20bYQylN7gc
https://bprsku.co.id/surat-dinas-pengertian-sistematika-unsur-unsur-dan-cara-
membuat-serta-contohnya/