MAKALAH KELOMPOK 3

SURAT-MENYURAT RESMI BAHASA INDONESIA

DOSEN PENGAMPU:
Drs. SUPRIYADI, M. Pd

ANGGOTA:
1. FATIRAH GITA HANDAYANI (01031282126125)
2. KAYLA SITI NURHALISA (01031282126058)
3. PUTRI ARAFAISYAH H (01031182126024)
4. PUTRI RATI N (01031282126107)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
2021/2022
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan
rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan tugas makalah ini dengan baik dan tepat waktu. Juga tidak
lupa kami ucapkan terimakasih banyak kepada Bapak Drs. Supriyadi, M.Pd selaku dosen
pengampu dari mata kuliah Bahasa Indonesia.
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah agar para pembaca dapat mengetahui dan
menambah wawasan tentang surat menyurat yang baik dan benar.
Kami selaku penulis meminta maaf jika ada salah kata dan kami menerima kritik dan saran
para pembaca yang mungking akan membantu kami untuk membuat makalah yang lebih baik lagi
dan besar harapan kami agar makalah ini bermanfaat bagi semua orang.

Palembang, 20 April 2022

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................................................. ii

DAFTAR ISI............................................................................................................................................... iii
BAB I ............................................................................................................................................................ 1
1.1 Latar Belakang ............................................................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ...................................................................................................................... 1
1.3 Tujuan .......................................................................................................................................... 1
BAB II .......................................................................................................................................................... 2
2.1 Pengertian dan Funsi Surat ....................................................................................................... 2
2.2 Jenis Surat ................................................................................................................................... 2
2.3 Bentuk Surat................................................................................................................................ 3
2.4 Syarat dan Langkah-Langkah Membuat Surat ....................................................................... 3
2.5 Bagian-Bagian Surat ................................................................................................................... 4
BAB III....................................................................................................................................................... 10
3.1 Kesimpulan ................................................................................................................................ 10
3.2 Saran .......................................................................................................................................... 10
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................................ 11

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi
informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat. Surat
merupakan sarana komunikasi tertulis, surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis
yang paling efisien, efektif, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang
dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan
sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti
Surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau lembaga.
Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat kepada ada
perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh perusahaan
dagang tersebut. berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat
berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampaian informasi dari perusahaan tersebut
kepada perusahaan lain. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil penulis, dalam hal ini
penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk
menyampaikan informasi mainkan diwakili oleh surat.
Maka kami harap dari membaca makalah ini para pembaca dapat mengetahui
pengertian, fungsi, bentuk, dan jenis-jenis surat.

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Apa pengertian dan fungsi dari surat?

1.2.2 Apa jenis dari surat?
1.2.3 Bagaimana bentuk dari surat?
1.2.4 Apa syarat dan langkah-langkah membuat surat yang baik?
1.2.5 Apa bagian-bagian yang ada pada surat?

1.3 Tujuan

1.3.1 Untuk memahami pengertian dan fungsi yang ada pada surat.
1.3.2 Untuk mengenal jenis-jenis surat yang ada.
1.3.3 Untuk mengetahui bagaimana bentuk dari surat.
1.3.4 Untuk mempelajari tentang syarat dan langkah-langkah penulisan surat yang baik.
1.3.5 Untuk mengetahui bagian-bagian yang ada pada surat.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian dan Funsi Surat

Surat adalah sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan (secara
tertulis/tersurat) dari pihak kesatu kepada pihak yang lain, dengan bahasa yang santun.
Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan,
pemikiran, sanggahan, laporan dan lain sebagainya.
Di samping sifat-sifat yang telah disebutkan di atas, surat sebagai alat komunikasi
mempunyai beberapa fungsi, antara lain:
o Sebagai tanda bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian (penyewaan
ruko, pembelian mobil, bisnis ekspor atau impor alat berat, bisnin ekspor atau impor
makanan kemasan kaleng, dll);
o Sebagai alat pengingat/berpikir bila diperlukan, misalnya surat yang telah diarsipkan;
o Sebagai dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali
untuk mengetahui perkembangan (bisnis) di masa lampau;
o Sebagai jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan (surat jalan);
o Sebagai pedoman atau dasar bertindak, mislanya surat keputusan, surat perintah,
surat panggilan, surat pengangkatan, dan sebagainya. (Bratawidjaya, 1990).

2.2 Jenis Surat

Secara garis besar, surat dapat dikelompokkan ke dalam enam golongan, yaitu :
1. Menurut isi dan asal pengirimnya
Contoh:
Surat resmi atau surat dinas di instansi pemerintah, surat bisnis/niaga, surat
pribadi;
2. Menurut maksud dan tujuannya
Contoh:
Surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan atau
permohonan, surat peringatan, surat panggilan, surat penawaran, surat
perjanjian, surat pesanan, surat laporan, surat pengantar/jalan, surat lamaran
pekerjaan, surat penegasan;
3. Menurut wujudnya
Contoh:
Nota atau memo, kartu pos, warkat pos, surat bersampul, telex, telegram, dsb.);
4. Menurut banyaknya sasaran yang hendak dicapai
Contoh:

2
 Surat edaran, surat pengumuman, surat undangan;
5. Menurut jaminan dan keamanan isinya
Contoh:
Surat sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidensial atau erbatas, surat biasa);
6. Menurut urgensi penyelesaian atau pengirimannya
Contoh:
Surat khusus, surat amat segera (kilat) dan surat segera.

2.3 Bentuk Surat

Bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian
surat tersebut itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama
sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Berikut ini berbagai
bentuk-bentuk dari surat:
o Bentuk surat lurus atau bentuk balok (block style)
o Bentuk lekuk (indented style).
o Bentuk surat setengah lurus (semi block style)

2.4 Syarat dan Langkah-Langkah Membuat Surat

Untuk mampu membuat (menyusun) surat yang baik, menarik, dan modern, penulis
harus mengetahui syarat-syarat dalam membuat surat yang baik, sebagai berikut:
1. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik sesuai dengan peraturan
menulis surat. Untuk itu, penulis harus memahami berbagai bentuk surat. Pilih bentuk
surat yang akan dipakai, ikuti atau sesuaikan dengan peraturan yang berlaku di
organisasi atau instansinya;
2. Surat tidak mengandung kata-kata atau kalimat yang tidak berguna. Rumusannya tidak
boleh bertele-tele atau berbelit-belit. Kalimat hendaknya sederhana saja, lugas dan
mudah dipahami pembaca. Juga kata-kata yang dipakai harus jelas, tepat, tidak
mendua, hemat dan benar-benar sesuai dengan tatabahasa Indonesia. Hindarilah
penggunaan singkatan yang tidak perlu, kecuali singkatan untuk satuan-satuan ukuran
(m untuk meter, kg untuk berat) dan singkatan yang lazim dipakai (dll, dsb, dst.);
3. Surat menunjukkan budi bahasa, pertimbangkan baik dan bijaksana. sopan dan
simpatik. Usahakan agar tidak menyinggung, merendahkan pembaca surat. Dalam
menulis surat, penulis hendaknya bersikap seolah-olah sedang berbicara dengan si
penerima surat;
4. Surat hendaknya ditulis tidak terlalu panjang. Surat yang pendek lebih banyak
memberi manfaat, misalnya: praktis, estetis, dan menghindarkan salah pengertian;

3
 5. Surat harus bersih. Sebaiknya dipergunakan kertas yang baik, dan warnanya yang
sesuai. Ketikkan rapi dan cermat, tidak boleh ada bekas tip ex., tidak ada huruf yang
bertumpuk.

Berikut ini langkah-langkah penyusunan surat bisnis, yang perlu diperhatikan adalah :
1. Membuat perencanaan dan persiapan yang baik; menetapkan dan menguasai masalah
yang akan diungkapkan ke dalam surat;
2. Pokok masalah itu disusun, lalu diuraikan secara sistematis, kronologi/runtut dan
konsisten; menetapkan bahan dan data untuk menyusun surat;
3. Mengetahui siapa yang akan dituju;
4. Menyadari dan menentukan posisi penulis;
5. Menggunakan kelengkapan (fasilitas) yang memadai;
6. Penggunaan bentuk surat;
7. Memperhatikan jenis kertas; warna kertas; ukuran kertas; amplop surat dan cara
melipat surat; pengetikan surat, serta pengiriman surat;
8. Meneliti kembali surat yang sudah dibuat.

2.5 Bagian-Bagian Surat

Setiap surat bisnis mempunyai bagian-bagian surat dan masing-masing bagian itu
mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada
bentuk surat yang akan dipakai oleh penulis surat. Berikut ini bagian-bagian yang ada pada
surat :
1. Kepala surat
Dalam Kepala surat atau Kop Surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah
tercetak), terdiri dari: Nama instansi/badan, alamat lengkap, nomor telepon, nomor
kotak pos, nomor faximile, dan logo atau lambang instansi/badan.
Hal yang harus diperhatikan penulisan:
1. Nama instansi jangan disingkat,
Misalnya Biro Diktat, Depdikbud, Badan Bimas, tetapi Biro Pendi.dikan dan
Pelatihan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Badan Bimbingan
Masyarakat.
2. Kata jalan jangan disingkat menjadi Jin. atau JI., tetapi Jalan.
3. Kata telepon ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Ti/pun atau Te/pun
dan jangan pula disingkat menjadi Tip., Tilp., atau Telp.

4
 4. Kata kotak pos ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos dan tidak disingkat
K Pos atau Kotpos, P. O.Box atau Post Office Box. 10
5. Kata telepon dan kotak pas dtikuti oleh nomor tanpa diantarai tanda titik dua
(:), sedangk:an nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik pada setiap
hitungan tiga angka karena bukan merupakan suatu jumlah.

2. Tanggal surat
Tanggal surat bisnis tidak perlu didahului dengan nama kota, karena nama kota
sudah tercantum pada Kop Surat. Selanjutnya, nama bulan, hari, dan tahun itu tidak
disingkat atau ditulis dengan angka.
Contoh:
November disingkat menjadi Nov. atau ditulis 11
Februari menjadi Feb. atau dilis 2 atau 02.
2022 menjadi ‘22
Contoh yang benar:
KEPALA SURAT
22 April 2022

3. Nomor surat
Kata nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua (Nomor : ......) atau jika nomor itu
disingkat menjadi No. penulisannya diikuti tanda titik, kemudian diikuti tanda titik
dua (No. : ........) Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak
didahului dan diikuti spasi. Kemudian, angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap
dan tidak diikuti tanda baca apapun.
Contoh
Nomor: 110/U/PPHPBI/1990
No.: 110/U/PPHPBI/1990

5
4. Lampiran
Kata Lampiran atau Lamp.: ............. diikuti tanda titik dua. Kemudian, cantumkan
jumlah yang dilanpirkan dan nama barang yangdilampirkan, tidak diikuti tanda
baca apapun.
Contoh:
Lampiran: Satu berkas
Lamp.: Satu berkas

5. Hal/perihal
Dalam kaitan dengan ini, kita sering juga menjumpai kata perihal dalam surat
bisnis, dalam surat-surat dinas (khusunya surat dari instansi pemerintah). Walaupun
kata Hal dan Perihal itu sinonim (berarti sama), sebaiknya digunakan kata hal,
karena lebih singkat. Pokok surat yang dicantumkan dalan bagian ini hendaknya
diawali dengan huruf kapital, sedangkan yang lain dituliskan dengan huruf kecil.
Pokok surat tidak dituliskan berpanjang-panjang, singkat saja dan jelas, serta
mencakup seluruh pesan yang ada dalam surat.
Contoh:
Hal : Permohonan tenaga pengajar
Hal : Penyeragaman bentuk surat

6. Alamat yang dituju

Alamat yang dituju ditulis di sebe;ah kiri surat setelah hal (perihal). Posisi alamat
surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada dituliskan di sisi
kanan. Kemungkinan pemenggalan kalimat tidak ada. Jadi, alamat yang cukup
panjang pun dapat dituliskan, karena tempatnya cukup leluasa.
Contoh:
Yth. Kepala
Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawarnangun
Jakarta Timur

6
7. Salam pembuka
Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri, satu garis lurus vertikal di tepi
halaman kertas, sama dengan nomor, lampiran, hal dan alamat surat. Huruf pertama
awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan dengan
huruf kecil semua, kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma.
Penulisan ungkapan salam pembuka yang cermat adalah:
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara Tuti yang terhormat,

8. Isi surat
Dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu :
o Paragraf pembuka surat
Pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat (orang yang dituju) agar
menyesuaiakan diri/perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya.
Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali paragraf pembuka
pada surat bisnis yang berisi pemberitahuan.
o Paragraf Isi Surat yang Sesungguhnya
Setiap paragraf isi surat hanya menguraikan satu masalah saja, dan apabila
ada masalah lain, maka masalah itu harus dituangkan dalam paragraf yang
berikutnya (beda paragraf). Terakhir, kalimat-kalimat dalam paragraf isi surat
hendaknya singkat-singkat saja, tetapi harus jelas. Rumusan isi surat itu harus
menarik, tidak membosankan, tetapi tetap hormat dan sopan. Penulis harus
benar-benar mengakui dan menghormati hak penerima surat.
o Paragraf Penutup
Sebagai kunci isi surat atau penegasan surat.
Contoh:
Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan
terima kasih.
Kami mengharapkan Saudara agar melaksanakan petunjuk Kepala Badan
dengan sebaik-baiknya.

7
9. Salam penutup
Salam penutup befungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah
berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di antara
paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Huruf awal kata dalam salam
penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata lainnya ditulis dengan
huruf kecil. Sesudah salam penutup dibutuhkan tanda koma (,).
Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah
Hormat saya,
Hormat kami,
Salam takzim.

10. Tanda tangan, Nama Jelas, dan Jabatan

Surat bisnis dianggap sah, jika surat tersebut ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang, yaitu pemegang jabatan pimpinan suatu instansi, perusahaan,
organisasi, atau lembaga. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda
tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis dengan huruf kapital, tanpa diberi tanda
baca apapun.

Contoh
Kepala,

Drs. M. Darum
NIP 130130130

atau

Drs. M. Darum
Kepala

8
11. Tembusan
Kata tembusan diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan
kata nomor, lampiran, hal dan sejajar dengan penanda tangan surat. Kata Tembusan
: ..........., (T huruf kapital) diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi. Jika pihak
yang ditembusi surat ini lebih dari satu, nama-nama instansi diberi nomor surat.
Akan tetapi, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nama instasi itu tidak diberi
nomor. Kemudian, dalam tembusan tidak perlu digunakan kata-kata Yth. ..............
atau Kepada Yth. ..............., sebagai laoran, atau sebagai undangan resmi.
Selanjutnya, pencantuman kara arsip pada nomor terakhir tidak dibenarkan
Contoh:
Tembusan:
Kepala Bagian Perlengkapan

Tembusan:
1. Direktur Pemilihan Bahan
2. Kepala Bagian Perlengkapan
3. Dra. Sabaindah

12. Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama
pengonsep dan singkatan nama orang yang mengetik surat. Inisial atau sandi
berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat, sehingga jika terjadi
kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi
sengan mudah. Inisial ditempatkan pada bagian paling bawah disebelah kiri.

9
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Dari pembahasan mengenai surat-menyurat tersebut, dapat kita tarik kesimpulan dan
pokok pemikiran dari rangkuman ini. Surat adalah satu sarana untuk menyampaikan
informasi dalam bentuk tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi ini
dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, sanggahan,
pemikiran, dan lain sebagainya. Surat sering dipandang sebagai utusan atau duta organisasi
pengirim surat. Surat merupakan citra, cermin mentalitas, jiwa serta petunjuk kondisi
internal dari organisasi pengirim surat. Mengingat bahwa surat merupakan duta organisasi,
maka surat mempunyai kedudukan yang sangat penting dalam komunikasi antar
organisasi. Kedudukan surat semakin penting karena surat juga berfungsi sebagai tanda
bukti tertulis yang autentik, sebagai alat pengingat dan berpikir bila diperlukan, sebagai
dokumen historis, sebagai jaminan keamanan, sebagai pedoman bertindak, dan sebagainya.
Dengan membaca dan mencermati makalah di atas, maka kami berharap kepada semua
pihak, dapat lebih memahami arti penting dari sebuah surat, serta dapat menambah
wawasan dan ilmu pengetahuannya tentang surat-menyurat. Tentu, pada akhirnya penulis
juga berharap agar ilmu yang sudah diperoleh tersebut dapat diterapkan secara benar oleh
semua pihak dalam aktivitas sehari-hari.

3.2 Saran
Kepada seluruh pihak agar selalu menambah wawasan pribadinya tentang arti dan
makna surat. Selalu menambah ilmu pengetahuannya dengan cara membaca dan
mencemati materi tentang penggunaan bahasa Indonesia yang benar, terutama dalam
bahasa tulis.

10
 DAFTAR PUSTAKA
Lindawati. (2012). Penulisan Bahasa Indonesia yang Benar dalam Surat Bisnis. Orasi Bisnis
Edisi ke-2, 56-67.
Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. (1991). Surat-Menyurat dalam Bahasa Indonesia.
Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

11