MAKALAH

SURAT MENYURAT RESMI BAHASA INDONESIA

Disusun Oleh :
Kelompok 12

1. Riyanti Tri Ananda 03041282227045

2. Sayyid Hasan Barakwan 03041182227019
3. Qhoirul Anwar 03041282227083
4. Kgs. Mustaqim 03041282227085

Dosen : Drs. Supriyadi, M.Pd

Mata Kuliah : MPK- Bahasa Indonesia

FAKULTAS TEKNIK

PROGRAM STUDI TEKNIK ELEKTRO

UNIVERSITAS SRIWIJAYA

TAHUN 2022
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat serta hidayah-
Nya terutama nikmat kesempatan dan kesehatan sehingga penulis dapat
menyelesaikan makalah dengan judul ”SURAT MENYURAT”.

Dalam penyusunannya, penulis memperoleh banyak bantuan dari berbagai

pihak, karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada seluruh pihak yang turut memberikan dukungan dan kepercayaan yang
begitu besar. Penulis berharap isi dari makalah ini bebas dari kekurangan dan
kesalahan, namun selalu ada yang kurang. Oleh karena itu, penulis mengharapkan
kritik dan saran yang membangun agar makalah ini dapat lebih baik lagi.

Akhir kata penulis berharap agar makalah ini bermanfaat bagi semua pihak.

Palembang, September 2022

Penulis
 DAFTAR ISI

MAKALAH......................................................................................................................1
KATA PENGANTAR......................................................................................................2
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................4
A. Latar Belakang....................................................................................................4
B. Perumusan Masalah...........................................................................................4
C. Tujuan................................................................................................................5
BAB II PEMBAHASAN..................................................................................................6
A. Pengertian Surat Menyurat................................................................................6
I. Pengertian Surat.................................................................................................6
II. Pengertian Dan Tujuan Surat Menyurat.............................................................6
B. Korespondensi Dan Koresponden......................................................................6
I. Korespondensi................................................................................................7
II. Koresponden..................................................................................................7
C. Mengenal Bahasa Surat......................................................................................7
D. Fungsi Surat........................................................................................................8
E. Jenis - Jenis Surat...............................................................................................8
I. Berdasarkan Sifat Surat......................................................................................8
II. Berdasarkan Wujud Surat.............................................................................10
III. Berdasarkan Tata Aliran Surat......................................................................11
IV. Berdasarkan Keamanan Isinya......................................................................12
V. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya...........................................................12
VI. Berdasarkan Dinas Pos.....................................................................................13
F. Ciri-Ciri Bahasa Surat Yang Baik........................................................................14
I. Jelas..............................................................................................................14
II. Lugas............................................................................................................14
III. Menarik dan Sopan......................................................................................15
BAB III PENUTUP........................................................................................................16
D. Simpulan..........................................................................................................16
E. Saran................................................................................................................16
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................17
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang
berisi informasi, pesan, persyaratan, atau tanggapan sesuai keinginan sang penulis
surat. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat
komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan
dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai
kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih
penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh
organisasi/lembaga.

Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat

kepada perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual
oleh perusahaan dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan
bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi
dari perusahaan dagang tersebut kepada perusahaan lain. Surat juga dapat
berfungsi sebagai wakiul penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung
bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi
melainkan diwakili oleh surat.

Namun terkadang kita tidak mengerti bagaimana pengertian, fungsi, bentuk,

jenis jenis, dan bahasa surat yang baik dan benar. Untuk itu, dalam makalah ini
akan dibahas mengenai pengertian, fungsi, jenis-jenis, ciri-ciri bahasa surat.

B. Perumusan Masalah
Dari latar belakang diatas maka dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Apa pengertian surat menyurat?
2. Apa fungsi surat?
3. Bagaimana jenis-jenis surat?
4. Bagaimana ciri-ciri bahasa surat?
C. Tujuan
Tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui pengertian tentang surat menyurat.
2. Untuk mengetahui fungsi surat.
3. Untuk mengetahui jenis-jenis surat.
4. Untuk mengetahui bagaimana ciri-ciri bahasa surat.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat Menyurat

I. Pengertian Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan
atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain,
baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah
organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini dapat
beberapa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan sebagainya.

II. Pengertian Dan Tujuan Surat Menyurat

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara
terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan
dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini
disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak
saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau
tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat
menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan
kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya. Tujuan menulis
surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
c. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada
pembaca surat.

B. Korespondensi Dan Koresponden

 I. Korespondensi
Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah
suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus
antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.

Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi

menjadi dua, yakni:

1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang

dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang
dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan
antara kantor pusat dengan kantor cabang.

II. Koresponden
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang
menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau
organisasi.

C. Mengenal Bahasa Surat

Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan
dalam bentuk tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal
yang ingin disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai
karangan, maka suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai
penyusunan karangan ataupun komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat,
alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Sebagai karangan surat dapat
disusun secara :
1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok
permasalahannya, kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau
alasan-alasannya.
2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu
dikemukakan alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-pokok
masalahnya.
D. Fungsi Surat

Meskipun alat komunikasi berkembang pesat, tetapi surat masih

dipertahankan karena surat mempunyai fungsi sebagai :
1. Alat komunikasi
Sebagai alat komunikasi, surat dapat menyampaikan informasi dari satu
pihak ke pihak lain atas nama pribadi maupun organisasi.

2. Alat bukti tertulis

Sebagai alat bukti tertulis, surat dapat dipergunakan sebagai bukti apabila
terjadi perselisihan antara organisasi-organisasi atau pejabat-pejabat yang
mengadakan hubungan korespondensi.

3. Alat pengingat
Sebagai alat pengingat, surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal
atau peristiwa yang telah lampau.

4. Alat bukti historis

Sebagai alat bukti historis, karena surat dapat untuk mengetahui sejarah
atau perkembangan suatu organisasi.

5. Duta atau wakil organisasi

Sebagai duta atau wakil organisasi, kehadiran surat mewakili organisasi
dalam berkomunikasi atau bertatap muka dengan pihak lain.

6. Alat pedoman kerja

Surat berfungsi sebagai pedoman kerja, karena surat dapat digunakan sebagai
pedoman dalam melaksanakan pekerjaan.

E. Jenis - Jenis Surat

I. Berdasarkan Sifat Surat

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :

a. Surat Pribadi
 Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-
surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan,
keuangan keluarga dan sebagainya. Surat Pribadi, dibedakan
menjadi:
1. Surat pribadi yang bersifat resmi, surat atas nama pribadi yang
dikirim ke organisasi-organisasi resmi, seperti: surat lamaran
pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja.
2. Surat pribadi yang bersifat tidak resmi, surat pribadi yang
bersifat kekeluargaan atau kekerabatan, seperti: surat kepada
orang tua, kakak, teman, dll.

b. Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-
surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-
instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

c. Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang
dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para
karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau
instansi –instansi lain yang terkait.

d. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang
dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

e. Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti
instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan
administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu
sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya
dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan
pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi
Ciri-ciri surat dinas:
 1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang
bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat
surat
6. Format surat tertentu

III. Berdasarkan Wujud Surat

Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh
jenis, yaitu :
a. Surat Yang Menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau
instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya
asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum
Postel.

b. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan
memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh
perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.

c. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya
ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan
kedalam sampul atau amplop.

d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup

Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh
umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang
dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui
redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.

e. Memorandum dan Nota

 Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat
dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan
secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi
lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara
pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam
lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.

f. Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan
berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal
yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram
berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.

g. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung
rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan
pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi
dan sebagainya.

IV. Berdasarkan Tata Aliran Surat

Berdasarkan tata aliran surat, surat dapat digolongkan menjadi duaa jenis,
yaitu:
a. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu
organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu
organisasi.
b. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik
perseorangan maupun kelompok.

Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu

hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut
jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak,
khususnya bagi kantor yang bersangkutan.
 V. Berdasarkan Keamanan Isinya.
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis
yaitu:
a. Surat Sangat Rahasia
Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan
dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen
Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak
maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.

b. Surat Rahasia
Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh
orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan
merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

c. Surat konfidensial
Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak
boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang
bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan
mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang
karyawan yang korupsi.

VI. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi
tiga jenis, yaitu:
1. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah
surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang
pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena
penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

2. Surat Segera
 Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada
kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat
tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.

3. Surat Biasa
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian
karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.

VII. Berdasarkan Dinas Pos

Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a. Surat Biasa
Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh
seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena
pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya
dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada
tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang
dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.

b. Surat Kilat
Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan
penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat
cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal
dari surat biasa.

c. Surat Kilat Khusus

Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus
segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang
secepatnya dari penerima .

d. Surat tercatat
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting,
sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat
tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak
penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara
 penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau
prangkonyaa. Berdasarkan Cara Pengirimannya
a. Surat Pos, yaitu surat yang dikirim melalui jasa pos atau usaha
pengiriman lainnya.
b. Telegram/telex, yaitu surat yang dikirim dari jarak jauh dengan
menggunakan pesawat telegram/telex.
c. Faxcimile, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan mesin
faxcimile.
d. Email, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan internet.

J. Ciri-Ciri Bahasa Surat Yang Baik

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik,
dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini :

I. Jelas

Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti

tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang
dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa
dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu
kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus
menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak
menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak
menggunakan kata-kata atau istilah asing.

II. Lugas
Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapkan
dalam pada penulisan kalimat dalam surat, artinya kalimat yang digunakan
harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-
pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara
tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.
 Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa
surat yang lugas adalah sebagai berikut :
1. Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan
2. Menghilangkan basa-basi
3. Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4. Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5. Menempatkan tanda baca yang tepat

VIII. Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar,
enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan
tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang
lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang
mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan
bicara. Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan
sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa
yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.
 BAB III

PENUTUP

D. Simpulan
Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan
mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan
salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam
tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu
pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian
jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar
tercapainya tujuan organisasi. Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan
baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula
penilaian negatif dalam organisasi.

E. Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam
suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses
komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini
lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh
dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan
rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan
(Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).
 DAFTAR PUSTAKA

Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia, Kamus Besar

Bahasa Indonesia (Online), (http://badanbahasa.kemdikbud.go.id/kbbi/index.php),
diakses tanggal 3 September 2022.

Wikipedia Bahasa Indoensia, Surat Eletronik (Online),

(https://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik), diakses tanggal 4 September
2022.

Wikipedia Bahasa Indonesia, Surat (Online), (http://id.wikipedia.org/wiki/Surat),

diakses tanggal 6 September 2022.