MAKALAH

SURAT DINAS/RESMI & SURAT PRIBADI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Pelajaran
Bahasa Indonesia

Disusun Oleh :
NAMA : EPUL WIHARJA PUTRA
KELAS : XI TAV 2

SMK NEGERI 1 PLERED

PLERED – PURWAKARTA
2015/2016
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang,
Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan
rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan
makalah tentang Surat Dinas/Resmi dan Surat Pribadi.
Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari
berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami
menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam
pembuatan makalah ini.
Terlepas dari semua itu, penyusun menyadari sepenuhnya bahwa masih ada
kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu
dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami
dapat memperbaiki makalah ini.
Akhir kata penyusun berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat
maupun inpirasi kepada pembaca.

Purwakarta,  April 2016

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................... i
DAFTAR ISI.............................................................................................................. ii

BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................... 1
A. Latar Belakang......................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah.................................................................................... 1
C. Maksud dan Tujuan.................................................................................. 1
BAB II PEMBAHASAN........................................................................................... 3
A. Pengertian Surat....................................................................................... 3
B. Fungsi Surat............................................................................................. 4
C. Perkembangan Surat Menyurat di Dunia................................................. 4
D. Perkembangan Surat di Indonesia............................................................ 5
E. Jenis-Jenis Surat....................................................................................... 6
F. Bentuk-Bentuk Surat................................................................................ 9
BAB III PENUTUP.................................................................................................... 11
A. Kesimpulan.............................................................................................. 11
B. Saran......................................................................................................... 11

DAFTAR PUSTAKA................................................................................................ 12

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam kehidupan sehari-hari, kita selalu melihat seseorang menggunakan alat
komunikasi untuk dapat berhubungan dengan seseorang yang dikehendakinya . Seiring
dengan pertumbuhan ilmu pengetahuan , teknologi , dan informasi  dari tahun ke tahun
mengalami peningkatan yang cukup signifikan di lingkungan masyarakat indonesia.
Orang-orang dulu tidak secanggih dengan orang-orang di jaman sekarang.
Apabila kita mengamati  secara detail, ada beberapa perbedaan yang
membedakan antara orang-orang zaman dahulu dan zaman sekarang. Salah satu
diantaranya dalam perbedaan cara berkomunikasi dengan sesama atau dengan kerabat
kita . Dahulu sangat sulit kita berkomunikasi dengan kerabat kita yang jauh disana tetapi
jaman sekarang kalaupun kerabat kita sangat jauh, kita masih dapat berkomunikasi
dengan mudahnya yaitu kita menggunakan salah satu contoh alat komukasi yaitu
telephon genggam, gadget yang satu ini sangat menonjol di jaman sekarang di
bandingkan dengan gadget-gadget yang lain. Coba kita liat di jaman dahulu, orang-
orang hanya mengandalkan selembar kertas untuk biasa berkomunikasi dengan
kerabatnya yang berada jauh disana yaitu dengan salah diantaranya menggunakan surat
menyurat walaupun masih sedikit orang yang mempergunakan surat untuk dapat
berkomunikasi dengan para kerabatnya yang jauh disana tetapi surat merupakan suatu
alat komunikasi yang ada di jaman dahulu.

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian surat?
2. Bagaimana perkembangan surat menyurat dan jenis-jenis surat?

C. Maksud dan Tujuan

Surat adalah suatu alat  komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh
seseorang ke seseorang yang di kehendakinya. Banyak terdapat kesalahan yang sering
kita temui dalam hal penulisan surat tersebut. Makalah ini dibuat untuk mengetahui tata
cara  pembuatan surat yang baik dan benar dan juga kita dapat membedakan antara surat

1
resmi dan surat tidak resmi, ambil suatu contoh ketika seseorang membuat surat
lamaran pekerjaan yang di harapkan pada saat kita membuat surat lamaran  tersebut ,
kita tidak lagi mengalami kesulitan.
Tujuan seseorang menulis surat adalah sebagai bentuk alat komunikasi yang
isinya berupa tulisan, informasi, pesan, pertanyaan atau tanggapan sesuai dengan
keinginan penulis surat tersebut. Di samping sebagai sarana komunikasi, surat juga
mempunyai fungsi lain, yaitu sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan
lawan bicaranya. Oleh karena itu, ada yang berpendapat bahwa surat merupakan
gambaran mentalitas pengirim. Surat juga terbagi 2 jenis yaitu surat resmi dan surat
tidak resmi dan di makalah ini akan di bahas bagaimana seseorang membedakan suatu
jenis surat.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat
Pengertian surat menurut para ahli dan KBBI sebagai berikut:
S. HIDAJAT
Surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau
berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada
orang lain
PRAJUDI ATMOSUDIRDJO
Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama
kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat
bahan komunikasi
DIANA NABABAB
Surat merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus
disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran
tentang pribadi pengirimnya
DJOKO PURWANTO
Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis maupun non bisnis.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi kedua cetakan ketiga tahun
1994, kata surat mempunyai arti kertas dan sebagainya yang tertulis atau secarik kertas
dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan atas sesuatu yang ditulis. Pengertian surat
seperti ini adalah pengertian surat secara umum. Sementara itu pengertian surat dalam
lingkup administrasi ialah suatu alat komunikasi untuk menyampaikan informasi atau
warta seara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain.
Sehingga dapat disimpulkan pengertian Surat adalah alat komunikasi antara
seseorang dengan seseorang yang di kehendakinya, yang berisi tulisan, pernyataan,
suatu kabar, harapan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan dari penulis surat
tersebut.

3
4
B. Fungsi Surat
Adapun fungsi surat yaitu sebagai alat komunikasi antar seseorang, sebagai
wakil penulis, sebagai penghemat waktu dan biaya, sebagai curahan hati dari seseorang,
sebagai sarana.

C. Perkembangan Surat Menyurat di Dunia

Berikut adalah 4 Negara yang menjadi pelopor penggunaan surat yaitu :
1. Persia dan Mesir
Pada awalnya, surat berisikan dokumen-dokumen pemerintah yang biasa
dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain dengan kuda ataupun kereta kuda. Sistem
pengiriman pos di dunia dimulai di Mesir sekitar tahun 2000 SM. Di Mesir, di mana
pertukaran kebudayaan dengan Babilonia terjadi, pembungkus surat atau amplop
bisa berupa kain, kulit binatang, atau beberapa bagian sayuran. Mereka juga
membungkus pesan mereka menggunakan lapisan tipis dari tanah liat yang dibakar.
Sedangkan kekaisaran Persia di bawah kekuasaan Cyrus sekitar tahun 600 SM
menggunakan sistem pengiriman pesan yang terintegrasi. Pengendara kuda (Chapar)
akan berhenti di titik-titik pos tertentu (Chapar-Khaneh). Di sini, pengendara kuda
akan mengganti kudanya dengan yang baru untuk mendapatkan kecepatan
maksimum dalam pengiriman pesan. Sistem ini disebut dengan angariae.
2. China
Di sisi lain dunia, di China, sebuah pelayanan pos sudah dimulai sejak
zaman Dinasti Chou pada 1122-1121 SM. Seperti di Persia, surat yang dikirimkan
biasanya berisikan mengenai dokumen pemerintah. Sistem pengirimannya terdiri
atas beberapa orang yang bergantian menyampaikan pesan tiap radius sembilan mil
atau empat belas koma lima kilometer. Sistem ini semakin berkembang dengan
jangkauan yang lebih luas pada masa pemerintahan Dinasti Han pada tahun 202 SM
hingga tahun 220 ketika China berhubungan dengan Romawi dan sistem pelayanan
pos mereka.
3. India
Perkembangan pertumbuhan dan kestabilan politik di bawah kekuasaan
Kekaisaran Mauryan (322-185 SM) memperlihatkan perkembangan infrastruktur di
India Kuno. Kaum Mauryan mendirikan sistem pengiriman pesan, pendirian sumur

5
 umum, rumah peristirahatan, dan fasilitas-fasilitas umum lainnya. Pengiriman pesan
dilakukan menggunakan kereta terbuka yang ditarik kuda yang disebut dengan
Dagana. Selain itu, pada masa ini para penguasa juga melindungi tanah-tanah yang
mereka punya dengan mengirimkan pesan kepada polisi atau agen militer tempat
mereka berada dalam arus komunikasi seperti melalui pembawa pesan dan merpati
pos. Terkadang masyarakat awam juga mengirimkan surat kepada kerabatnya yang
tinggal berjauhan.
4. Romawi
Kerajaan Romawi sendiri memebangun sistem pelayanan pos paling canggih
pada tahun 14 yang bersaing dengan China oleh Kaisar Augustus. Jangkauan sistem
pelayanan pos ini mencakup seluruh dataran Mediterania karena adanya kebutuhan
penyampaian pesan dari pemerintah Romawi dan militer antar provinsi. Kebutuhan
ini memunculkan pembangunan jalan pos dengan beberapa stasiun untuk pergantian
pengantar pengirim pesan setiap seratus tujuh puluh mil atau dua ratus tujuh puluh
kilometer dalam periode waktu dua puluh empat jam. Akan tetapi pada akhirnya
sistem ini tidak mampu bertahan karena adanya ketidakseimbangan antara jumlah
surat yang dikirim dan waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman surat tersebut pada
abad sembilan di Eropa.

D. Perkembangan Surat di Indonesia

Tak dapat dipungkiri, kehadiran penjajah belanda adalah yang pertama kali
merintis perkembangan surat dan pengriman melalui pos. Meski surat memang sudah
dikenal sejak zaman Kerajaan Majapahit dan Tarumanegara, kehadiran belanda inilah
yang membuat eksistensi Pos dengan sangat cepat. Pada masa ini, surat biasa
dikirimkan secara langsung melalui utusan dari kerajaan.
Diawali tahun 1596, dengan kdatangan Cornelis de Houtman yang membawa
surat bagi raja-raja di Jakarta dan Banten. Pada waktu itu, surat yang beredar hanya
ditujukan bagi pejabat resmi dan tidak mengandung pemberitaan tentang kompeni di
Indonesia.
Kadaan pos pada masa ini masih tergantung kepada kapal pengiriman kompeni
yang berlayar dari pulau ke pulau di seluruh wilayah Indonesia. Hingga akhirnya pada
tangal 26 Agustus 1746 dibangunlah kantor pos resmi pertama di Jakarta oleh Gubernur

6
Jenderal G.W. Baron van Inhoff. Tujuan dibangunnya kantor pos ini untuk
memfasilitasi dan menjamin keamaaan suarat-surat yang dikirim khususnya bagi
mereka yang di luar Pulau Jawa. (Wikipedia).
Sejak itulah, kemudian perkembangan pos di Indonesia berkembang dengan
pesat. Baik dari tarif, keamanan, dan jangkauan surat ke daerah daerah yang terpencil.
Kemudian surat biasa juga di gunakan oleh saudagar atau rakyat biasa yang memiliki
kekayaan/tanah yang luas. Meraka ini adalah orang yang bukan dari keluarga kerajaan
atau pemerintah. Bahkan selanjutnya, perkembangan itu sampai kepada pengiriman
surat yang dilakukan oleh rakyat biasa.
Surat yang paling bersejarah di Indonesia adalah :Surat Perintah Sebelas Maret
(SUPERSEMAR)

E. Jenis-Jenis Surat
Masyarakat sudah mengenal surat dari jaman dahulu sebelum adanya
perkembangan teknologi di jaman sekarang yang bisa merubah bentuk surat kertas
menjadi surat elektronik atau bisa menjadi canggih dengan menggunakan alat
komunikasi. Sebelumnya masyarakat hanya mengetahui surat tanpa tahu surat tersebut
termasuk ke dalam surat jenis apa.
Secara umum surat digolongkan menjadi enam jenis, yaitu surat pribadi, surat
resmi, dan surat niaga.
1. Surat Resmi/Dinas
Surat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi ,
baik perseorangan , instansi , maupun organisasi .
Contoh dari surat resmi dalah surat undangan , surat edaran , dan surat
pemberitahuan . Adapun ciri-ciri dari surat resmi ini adalah :
a. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

7
 b. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
c. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
d. Penggunaan ragam bahasa resmi
e. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
f. Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi yang harus kita ketahui, adalah :
 Kepala/kop surat yang berisi nama instansi/lembaga , alamat instansi dan
logo instansi .
 Nomor surat yakni urutan surat yang akan dikirimkan .
 Lampiran yakni berisi lembaran lain yang disertakan selain surat .
 Hal isinya berupa garis besar dari isi surat tersebut .
 Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
 Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
 Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
 Isi surat yang berisi uraian hari , tanggal , waktu , tempat , dan sebagainya
ditulis dengan huruf kecil , terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang
disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikannya .
 Penutup surat berisi salam penutup , jabatan , tanda tangan , nama yang
biasanya disertai NIP .
 Tembusan surat berisi berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan
tentang adanya suatu kegiatan .
2. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau
bisa di bilang surat yang tujuannya hanya untuk seseorang. Surat ini yang di tujukan
antara sesama teman atau keluarga. Surat ini tidak termasuk surat resmi namun
dalam surat pribadi tentunya harus memperhatikan etika dan sopan santun dalam
penulisannya tidak boleh menggunakan bahasa yang semaunya.
Contoh dari surat pribadi adalah surat izin dari orang tua untuk sekolah, surat
cinta dari pasangan, surat undangan ulang tahun dan surat kepada sahabat.
3. Surat  Niaga
Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti usaha industri, bisnis, dan usaha

8
jasa. Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan. Surat
ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus
disusun dengan baik dan benar. Ada beberapa macam yang termasuk ke dalam surat
niaga , yaitu surat jual beli, kwitansi, dan perdagangan. Surat niaga juga format
tulisannya hampir sama dengan surat resmi.
4. Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh
seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu.
Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat
aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum
surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.
a. Tempat dan tanggal pembuatan surat
b. Nomor surat
c. Lampiran
d. Hal atau perihal
e. Alamat tujuan
f. Salam pembuka
g. Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
1) paragraf pembuka
2) isi surat
3) paragraf penutup
 Salam penutup
 Tanda tangan dan nama terang
5. Surat Elektronik
Dengan berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami
pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel
merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Pada
awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen
Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969. ARPANET ini
singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk
meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.

9
 Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang
berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray
awalnya bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer
sehingga muncul lah protokol CYPNET yang mampu mengirimkan pesan ke
komputer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET. Ini lah yang menjadi
cikal bakal surat elektronik.
Dalam Bahasa Indonesia Surat Elektronik sering disingkat dengan kata surel,
yang dalam bahasa inggrisnya adalah email atau electric mail.
Untuk mengakses surel, kita bisa memilih salah satu cara. Pertama dengan
menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan
basis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan
program pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus
selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.

F. Bentuk-Bentuk Surat
Ini merupakan salah satu faktor yang menentukan baik atau kurangnya suatu
surat adalah dari bentuk surat itu sendiri. Bentuk surat adalah tata letak atau posisi
bagian-bagian surat. Terdapat beberapa bentuk surat yang ada, yaitu bentuk lurus,
bentuk setengah lurus, dan bentuk lekuk. Mari kita bahas satu persatu-satu:
1. Bentuk Lurus (Full Block Style)
Bentuk lurus adalah suatu bentuk surat yang diketik semuanya mulai pasak dari
garis pinggir kiri. Selain tempat dan tanggal serta salam penutup, nama
perusahaan (kantor), nama dan jabatan yang akan menandatangani diketik mulai
dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi kiri kertas.

10
2. Bentuk Setengah Lurus (Block Style)
Bentuk setengah lurus adalah bentuk surat yang hampir sama dengan bentuk
lurus namun  perbedaannya terletak pada pengetikan isi saja yaitu setiap alenia
baru masuk lima spasi. Contohnya:

3. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk surat ini agak sedikit berbeda dengan bentuk yang lainnya . Pada bentuk
surat lekuk tempat dan tanggal , salam penutup serta nama dan jabatan diketik
disebelah kanan, sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri,
dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru masuk ke dalam lima spasi.

11
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Pada bagian ini merupakan kesimpulan dari apa yang telah kita bahas di atas .
Jadi surat juga masih penting untuk kita gunakan sebab dari semua arti, fungsi, dll. Jelas
surat masih dapat kita gunakan di jaman sekarang walaupun bisa di bilang, di jaman
sekarang sudah bukan lagi jamannya surat-menyurat, kita bisa mempergunakan alat
komunikasi yang ada agar tidak terlalu memakan waktu banyak walaupun surat sudah
bukan lagi barang yang penting di jaman sekarang, apa salahnya kita bisa
membudayakan alat komunikasi yang ada pada jaman dahulu agar tidak punah pada
masa sekarang.

B. Saran
Berdasarkan simpulan diatas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam
suatu arganisasi karena surat menyurat merupakan salah satu bagian dari proses
komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih
diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam
menciptakan link orgnaisasi.Dengan adanya surat menyurat yang bai dan rapi. Maka
dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yait bisa bertahan dan bisa tumbuh
berkembang.

12
 DAFTAR ISI

Suryanto, Alex, Haryanta, Agus. 2006. Bahasa dan Sastra Indonesia. Tangerang :
Erlangga.

https://frendyrusniady.wordpress.com/2012/03/31/makalah-surat-menyurat/

http://anywi.blogspot.co.id/2013/09/surat-dinas-dan-surat-pribadi.html

http://bahyudinnor17.blogspot.co.id/2012/11/bentuk-bentuk-surat-style.html

13