TATA PERSURATAN DAN TATA KERJA

Disusun oleh :

1. Alfia Nurfaizah : 061830400289

2. Ridha Luthpiyyah Pili : 061830400300
3. Rifky Destiani Putri : 061830400302

Kelas : 2 KB

Kelompok : 6 (enam)

Dosen : M. Yusuf S.Pd.M.Pd

1
 JURUSAN TEKNIK KIMIA

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA

TAHUN AJARAN 2018 / 2019

2
 DAFTAR ISI

BAB I ...................................................................................................................................5

PENDAHULUAN ...............................................................................................................5

1.1 Latar Belakang ...............................................................................................................5

1.2 Maksud dan Tujuan........................................................................................................5

BAB II..................................................................................................................................7

PEMBAHASAN ..................................................................................................................7

2.1 Sejarah Surat ..................................................................................................................7

2.2 Pengertian Surat .............................................................................................................8

1.3 Sifat surat .......................................................................................................................8

2.4 Fungsi Surat ...................................................................................................................9

2.5 Prinsip Surat .................................................................................................................10

2.6 Bentuk Surat.................................................................................................................10

2.7 Jenis-Jenis Surat ...........................................................................................................16

BAB III ..............................................................................................................................24

PENUTUP .........................................................................................................................24

3.1 Kesimpulan ..................................................................................................................24

3.2 Saran ............................................................................................................................24

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................25

3
 PENDAHULUAN

Puji syukur penulis sampaikan kehadirat Allah SWT. Karena atas berkat rahmat

serta karunianya penulis dapat menyelesaikan Makalah Bahasa Indonesia tentang Tata

Persuratan dan Tata Kerja ini telah dapat penulis selesaikan tepat pada waktunya.

Makalah Bahasa Indonesia tentang Tata Persuratan dan Tata Kerja ini penulis

buat sebagai salah satu prasyarat dalam mengikuti mata kuliah Bahasa Indonesia serta

untuk memenuhi kriteria penilaian bagi setiap mahasiswa yang menempuh pendidikan di

program studi Teknik Kimia Politeknik Negeri Sriwijaya.

Penulis ucapkan termakasih kepada setiap pihak yang telah mendukung serta

membantu penulis selama proses penyelesaian makalah ini hingga rampungnya makalah

ini. Penulis juga berharap agar makalah ini dapat memberikan manfaat bagi setiap

pembaca. Penulis pun memohon maaf yang sebesar-besarnya apabila dalam makalah ini

terdapat perkataan yang tidak berkenan di hati.

Palembang, 24 juni 2019

Penulis

4
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam kehidupan sehari-hari , kita selalu melihat seseorang menggunakan alat

komunikasi untuk dapat berhubungan dengan seseorang yang dikehendakinya . Seiring
dengan pertumbuhan ilmu pengetahuan , teknologi , dan informasi dari tahun ke tahun
mengalami peningkatan yang cukup signifikan di lingkungan masyarakat indonesia .
Orang-orang dulu tidak secanggih dengan orang-orang di jaman sekarang .
Apabila kita mengamati secara detail , ada beberapa perbedaan yang membedakan
antara orang-orang jaman dahulu dan jaman sekarang . Salah satu diantaranya dalam
perbedaan cara berkomunikasi dengan sesama atau dengan kerabat kita . Dahulu sangat
sulit kita berkomunikasi dengan kerabat kita yang jauh disana tetapi jaman sekarang
kalaupun kerabat kita sangat jauh , kita masih dapat berkomunikasi dengan mudahnya
yaitu kita menggunakan salah satu contoh alat komukasi yaitu telfon genggam , gadget
yang satu ini sangat menonjol di jaman sekarang di bandingkan dengan gadget-gadget
yang lain . Coba kita liat di jaman dahulu , orang-orang hanya mengandalkan selembar
kertas untuk biasa berkomunikasi dengan kerabatnya yang berada jauh disana yaitu
dengan salah diantaranya menggunakan surat menyurat walaupun masih sedikit orang
yang mempergunakan surat untuk dapat berkomunikasi dengan para kerabatnya yang
jauh disana tetapi surat merupakan suatu alat komunikasi yang ada di jaman dahulu .

1.2 Maksud dan Tujuan

Surat adalah suatu alat komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh
seseorang ke seseorang yang di kehendakinya . Banyak terdapat kesalahan yang sering
kita temui dalam hal penulisan surat tersebut . Makalah ini dibuat untuk mengetahui tata
cara pembuatan surat yang baik dan benar dan juga kita dapat membedakan antara surat

5
resmi dan surat tidak resmi, contoh ketika seseorang membuat surat lamaran pekerjaan
yang di harapkan pada saat kita membuat surat lamaran tersebut , kita tidak lagi
mengalami kesulitan .
Tujuan seseorang menulis surat adalah sebagai bentuk alat komunikasi yang isinya
berupa tulisan , informasi , pesan , pertanyaan atau tanggapan sesuai dengan keinginan
penulis surat tersebut . Di samping sebagai sarana komunikasi , surat juga mempunyai
fungsi lain , yaitu sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan
bicaranya . Oleh karena itu , ada yang berpendapat bahwa surat merupakan gambaran
mentalitas pengirim . Surat juga terbagi 2 jenis yaitu surat resmi dan surat tidak resmi dan
di makalah ini akan di bahas bagaimana seseorang membedakan suatu jenis surat .

6
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Sejarah Surat

Berdasarkan sejarah, surat sudah ada ketika manusia menemukan simbol atau tulisan.
Ya walaupun masih dalam bentuk sederhana. Kegiatan surat-menyurat di Indonesia
sendiri telah dimulai jauh sebelum kedatangan bangsa Eropa, yakni pada masa Kutai,
Tarumanegara, Majapahit, Pajajran, Sriwijaya, dan Mataram. Bentuk surat pada zaman
itu pun masih tergolong sederhana yaitu berupa kulit kayu, potongan bambu, daun lontar
dan kulit binatang.
Kegiatan surat-menyurat modern pun berkembang ketika kedatangan bangsa Eropa ke
Indonesia yang dipelopori oleh Belanda di abad 17-18an. Kegiatan pos semakin lancar,
Setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de Grote Postweg) dari Anyer sampai Panarukan
sepanjang 1000 km pada tahun 1809 atas perintah gubernur jendral Herman William
Deandels. Hal tersebut menyebabkan tempuh pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur yang
sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek menjadi 6 hari.
Penggagasan perangko yang dipelopori oleh inggris pada tahun 1840 membuka
zaman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda yang pada saat itu menduduki Indonesia
mengikuti jejak Inggris dengan membuat perangko yang bergambar Raja Willem III di
tahun 1852. Perkembangan kegiatan surat-menyurat pun berkembang pesat di tanah air
Indonesia. Pemerintah kolonial Belanda akhirnya menyediakan banyak kantor pos di
berbagai kota besar di Indonesia serta menyediakan banyak kotak pos. Kantor pos
merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.
Walaupun fungsi surat sudah sedikit tergeser oleh kemajuan teknologi seperti telepon
maupun internet, tetapi peran surat sebagai alat telekomunikasi masih banyak digunakan
sampai sekarang. Begitu juga peran kantor pos yang dahulu merupakan tempat paling
sibuk berubah menjadi tempat berbagai fungsi dari sebagai tempat pembayaran maupun
pengiriman-penerimaan uang.

7
2.2 Pengertian Surat

Surat adalah sarana komunikasi tertulis yang berisi percakapan tertulis antara satu
pihak dengan pihak lain yang saling berkepentingan.Rumusan lain tentang surat dapat
dikemukakan bahwa, surat adalah sehelai kertas bertulis atau lebih yang memuat suatu
bahan komunikasi berupa pemberitahuan, permohonan, undangan dan lain-lain. Yang
disampaikan seseorang kepada orang atau pihak lain, baik atas nama pribadi maupun
karena kedudukannya dalam suatu organisasi, instansi atau perusahaan.
Dalam praktik surat menyurat senantiasa ada informasi atau pesan yang disampaikan,
ada pihak pengirim dan penerima informasi atau pesan, ada media yaitu tulisan kertas
bertulis.Surat menyurat akan terjadi bila minimal ada dua pihak yang saling
berkepentingan.
Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di bawah ini,
yaitu Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika Menarik, padat,
dan jelas.
Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.
 Ditinjau dari wujudnya
Surat adalah kertas bertulis yang memuat bahan komunikasi yang disampaikan
oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukannya
dlam organisasi/instansi.
 Ditinjau dari fungsinya
Surat adalah alat komunikasi dalam jarak relatif jauh dalam bentuk bahasa tuli

1.3 Sifat surat

a) Efektif : sesuai dengan sumber asli tanpa ada penyingkatan dan istilah yang tidak
dimengerti (lugas)
b) Praktis : bisa memeuat informasi panjang lebar dan menyimpan rahasia
c) Ekonomis : biaya pembuatan dan pengiriman lebih murah dibanding yang lain

8
2.4 Fungsi Surat

1. Sebagai alat komunikasi.

Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling
menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar, meskipun
jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan
menggunakan tulisan sehingga dapar menyampaikan pesan lebih banyak dengan
biaya yang lebih murah.
2. Surat sebagai wakil atau duta
Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk
mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjan
lebar hingga tuntas. Dengan demikian anda dapat menyelesaikan suatu masalah tanpa
harus datang sendiri.
3. Surat sebagai bahan bukti.
Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Senagai bahan bukti, surat
dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang , resi atau
bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbgai surat bisnis lainnya
banyak yang berfunsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas
putih.
4. Sebagai pedoman pengambil keputusan.
Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam relatif singkat,
sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman
untuk mengambil sesuatu keputusan lebih lanjut.
5. Sebagai alat memperpendek jarak, penghemat tenaga dan waktu.
Bila suatu konjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dinicarakan tidak
harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Denngan demikian anda akan
menghemat waktu, tenaga dan biaya.

9
6. Sebagai alat pengingat.
Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan
tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca anda sudah lupa
mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.
7. Sebagai bukti sejarah dan kegiatan.
Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu
bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasi perusahaan atau badan usaha.

2.5 Prinsip Surat

1. Ringkas
2. Jelas ( tidak boleh memiliki dua arti)
3. Sederhana
4. Sopan
5. Tepat

2.6 Bentuk Surat

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat.
Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga
keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau
bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.
Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat,yaitu :
A. Bentuk lurus penuh (full block style)
yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri.
artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah
bawah penulisannya dimulai dari kiri.

10
 Format dan bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style
2. Kop Surat
3. Tanggal dibuatnya surat
4. Nomor Surat
5. Lampiran
6. Hal
7. Surat yang di tujukan
8. Salam Pembukaan
9. Pendahuluan isi surat
Penjelasan isi surat
Penutup isi surat
10. Salam Penutup
11. Nama jabatan
12. Tanda Tangan
13. Nama yang mendatangani
14. Tembusan
15. Halaman lampiran urat/Inisial

11
B. Bentuk lurus (block style)
pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak
pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama
jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.

Format dan bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block
Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8. Pendahuluan isi surat
Penjelasan isi surat
Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan

12
14. Halaman lampiran surat/Inisial

C. Bentuk setengah lurus (semi block style)

sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada
penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada
praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.

Format surat dan bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block
Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8. Pendahuluan isi surat
Penjelasan isi surat
Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani

13
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

D. Bentuk lekuk (indented style)

penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan
setiap alinea baru menjorok kedalam.
Format surat dan bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Salam Pembukaan
7. Pendahuluan isi surat
Penjelasan isi surat
Penutup isi surat
8. Salam Penutup
9. Nama jabatan
10. Tanda Tangan
11. Nama yang mendatangani
12. Tembusan
13. Halaman lampiran surat/Inisial

14
E. Bentuk menggantung (hanging paragraph)
sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada
penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris
berikutnya menjorok kedalam.
Format surat dan bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging
Paragraph):

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8. Pendahuluan isi surat
Penjelasan isi surat
Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

15
2.7 Jenis-Jenis Surat

Secara umum jenis surat yang dilihat dari bentuk, isi dan bahasanya bisa
digolongkan menjadi: surat pribadi, dinas dan niaga. Sedangkan jika di golongkan
berdasarkan pemakaiannya, surat bisa dibedakan menjadi: surat pribadi, resmi dan
surat dinas.

1) Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi yang
dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. Jika surat
ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format dan
bahasa surat relatif lebih bebas. Akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada
pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan
golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus
resmi. Surat pribadi terbagi atas dua yaitu surat pribadi resmi dan surat pribadi
tidak resmi.
Ciri-ciri surat pribadi yaitu :
 Tidak menggunakan kop surat
 Tidak ada nomor surat
 Salam pembuka dan penutup bervariasi
 Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
 Format surat bebas

Contoh surat pribadi

Sahabatku Dina
Jakarta, 4 Agustus 2008
Jalan Merpati 3
Bandung

Assalamualaikum Wr.Wb.
Halo,apa kabar,baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat.
Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu.
Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hampir setiap hari hujan lo.
Din, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke
luar kota? Kalau tidak aku ingin berkunjung ke rumahmu. Aku ingin melihat
indahnya keindahan kota Bandung dan berlibur bersamamu
Wassalamualaikum Wr.Wb.
Sahabatmu,
Melati Wijayanti

16
2) Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang di sampaikan oleh suatu instansi / lembaga
kepada seseorang atau lembaga / instansi lainnya yang digunakan untuk
kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya
undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
Ciri-ciri surat resmi :
 Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
 Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
 Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
 Penggunaan ragam bahasa resmi
 Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
 Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
1. Kepala/kop surat
2. Kop surat terdiri dari:
o Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
o Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
o Logo instansi/lembaga
3. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
4. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
5. Hal, berupa garis besar isi surat
6. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
7. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
8. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
9. Isi surat
10. Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis
dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan EYD haruslah
menyesuaikan.
11. Penutup surat
12. Salam penutup
13. Jabatan
14. Tanda tangan
15. Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

17
 16. Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang
adanya suatu kegiatan

Contoh surat resmi :

3) Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga
seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun
hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga
terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat
niaga internal dan surat niaga eksternal.

18
 Ciri – ciri surat niaga
 Dimulai dengan pembukaan yang tepat dan menarik.
 Pengutaraan masalah secara jelas, tanpa meninggalkan sikap ramah dan sopan
santun
 Kecenderungan menggunakan bentuk formulir untuk mendapatkan efisiensi
kerja, penghematan waktu, tenaga dan biaya

Macam-macam surat niaga:

1. Surat penawaran (surat jual)
2. Surat permintaan penawaran
3. Surat pesanan (order)
4. Surat pengiriman barang
5. Surat keberatan (complaint)
6. Surat pembayaran dan penagihan
7. Surat pengaduan (claim)
Susunan surat niaga
1. Kepala Surat
2. Pembukaan
3. Isi Surat
4. Penutup

Contoh surat niaga

PT ALEX JAYA
JALAN PULO SERIBU, CEMPAKA PUTIH 123 JAKARTA
TELP. 30081969
Jakarta, 20 Februari 2002
Nomor : 300/AJ/II/02
Lampiran : 1 (satu) lembar
Perihal : Penawaran harga TV PERCUMA

Yth. Toko TV dan Radio Suara Jaya

Jalan Raya Parukatan 114
Purwokerto

19
Dengan hormat,
Sejak bulan Januari 1990 kami telah berhasil merakit televisi berwarna
bermerek PERCUMA. Dengan demikian, kita tidak perlu mengimpor televisi berwarna
karena kami sanggup melayani semua permintaan televisi berwarna dari seluruh
Indonesia.
Mutu produksi kami tidak kalah dengan televisi merek PERCUMA yang
langsung ditangani dan didatangkan dari Honolulu, karena tenaga-tenaga ahli kami
mendapat pendidikan langsung dari Pamansam.
Selain itu, harga yang kami tawarkan kepada konsumen jauh lebih murah diba
ndingkan dengan televisi bermerek PERCUMA asli, karena kami ingin produksi kami
dapat dibeli oleh masyarakat luas yang telah menganggap televisi sebagai alat
komunikasi yang penting.
Bersama ini kami lampirkan daftar harga yang memuat keterangan-keterangan
lengkap serta aturan-aturan pesanan.
Kami menunggu pesanan Saudara.

Hormat kami,
PT ALEX JAYA

ALEX PANURATA

20
5) Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi
dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam
suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat
pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan
instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.
Ciri-ciri surat dinas
- Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

21
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
- Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
- Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

Bagian-bagian surat dinas

1) Kepala / Kop surat, terdiri dari
- Nama instansi / lembaga, di tulis dengan huruf besar.
- Alamat Instansi / lembaga, di tulis dengan variasi huruf besar dan kecil
- Logo Instansi / lembaga
2) Nomor surat
Nomor surat selalu di beri :
Nomor urut yang selalu di kirimkan / kode / Tahun
Misalnya : No.200 / Diklat-1 / 2004
3) Lampiran, berisi lembaran lain yang di sertakan selain surat
4) Hal Perihal
Menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu pembaca surat
dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu
5) Nama Tempat dan Tanggal surat
Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini
tidak di tulis jika blangko surat yang di gunakan adalah blangko surat resmi
yang memuat kepala surat, tanggal surat di ketik di sebelah kiri atas (bentuk
lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setenga lurus) atau di sebelah kanan
bawah
6) Alamat yang di tuju (jangan gunakan kata kepada)
Ada 2 macam alamat surat, yaitu alamat dalam (Pada helai surat) dan alamat
luar (pada sampul surat). Alamat ini dituliskan tanpa diakhiri tanda baca
apapun.
7) Pembuka / salam pembuka
Merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia ”berbicara” secara
tertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan adalah
”Dengan Hormat ,”.Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan di tulis
dengan tidak singkat.

22
8) Isi surat
(Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat dan sebagainya di tulis
dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang di
sempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan)
9) Penutup surat, berisi
- Salam penutup
- Jabatan
- Tanda tangan
- Nama ( biasanya disertai nomor induk pegawai / NIP )
10) Tembusan surat, berupa penyertaan / pemberitahuan kepada atasan
tentang adanya suatu kegiatan.

Contoh surat dinas

23
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasidengan mempergunakan

surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat
komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari
dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satupihak
dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas
bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya
tujuan organisasi.
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaiannegatif
terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

3.2 Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam

suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses
komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih
diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam
menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka
dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan
bisa tumbuh berkembang (Growth).

24
 DAFTAR PUSTAKA

Moh, Yunus. 2007. Materi Pokok Ketrampilan Menulis.Jakarta: UT.

Ritonga, Parlaungan. 2010. Bahasa Indonesia Praktis. Medan: Bartong Jaya

25
PERTANYAAN

1. Apa perbedaan surat niaga dan surat resmi?

Jawab :
Surat resmi adalah surat untuk kepentingan secara resmi dan dibuat untuk
menyampaikan pesan kepada perorangan, kelompok, dan organisasi. Sedangkan
surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga
seperti industri dan jasa.

2. Surat izin tidak hadir dan surat dispensasi termasuk ke dalam surat apa?
Jawab :
Surat izin tidak hadir termasuk surat pribadi karena surat izin tidak hadir dibuat
secara pribadi yang dibuat oleh kerabat atau keluarga. Sedangkan surat dispen
yang berisi tentang hal yang mewakili pendidikan seperti lomba atau acara resmi
termasuk surat dinas, karena dibuat oleh instansi atau lembaga dengan tujuan
untuk keperluan dinas.

26