MAKALAH BAHASA INDONESIA

PENGGUNAAN BAHASA DALAM SURAT RESMI

OLEH :
KELOMPOK 2:
Dewi Suryani Anggai (711341119011)
Melisa Cicilia Nayoan (711341119026)
Anasance Adelina Yaluwo (711341119043)
Gladys Amelia Manengal (711341119015)
Syalomitha Posumah (711341119039)
Gloria T. Dalika (711341119002)
Rianto K. Golonggom (711341118037)
Ayu Nurani Pontoh (711341119004)
Niken Suhardi (711341119030)
Dety S. Paputungan (711341119010)

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES MANADO

JURUSAN GIZI/PRODI DIII
T.A 2020/2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat Karuniannya
kepada kami sehingga kami boleh menyelesaikan tugas makalah Bahasa Indonesia yang berjudul
“Penggunaan Bahasa dalam Surat Resmi” tepat pada waktunya.
Kami menyadari bahwa makalah yang kami selesaikan ini masih jauh dari
kesempurnaan.Oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran dari semua kalangan yang
bersifat membangun guna kesempurnaan makalah kami selanjutnya.
Akhir kata, kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta
dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir serta kami berharap agar makalah ini
dapat bermanfaat bagi semua orang.

Manado, Februari 2021

Penyusun
 DAFTAR ISI

JUDUL.................................................................................................................................
KATA PENGANTAR.........................................................................................................
DAFTAR ISI.......................................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG.............................................................................................
B. RUMUSAN MASALAH........................................................................................
C. TUJUAN..................................................................................................................
BAB II PEMBAHASAN
A. SURAT DAN SEJARAH PERKEMBANGANNYA.............................................
B. DEFINISI SURAT.................................................................................................
C. SURAT RESMI ATAU SURAT DINAS...............................................................
D. MANFAAT SURAT...............................................................................................
E. BAHASA SURAT...................................................................................................
F. PENULISAN SURAT YANG BAIK DAN BENAR.............................................
G. SISTEMATIKA DAN KAIDAH PENULISAN BAGIAN SURAT RESMI/SURAT
DINAS.....................................................................................................................
H. HASIL ANALISIS..................................................................................................
BAB III PENUTUP
A. KESIMPULAN.......................................................................................................
B. SARAN....................................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................................
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang
atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita
temukan dalam halnya penulisan surat. Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan
hal yang penting diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu
tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut.
Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum
mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk mengetahui
sistematika cara penulisan surat yang baik dan benar serta kita dapat membedakan format
dan jenis-jenis surat yang kita temui. Berkembangnya teknologi, surat pun semakin
mengalami pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau
surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Dalam
menyusun surat resmi secara baik dan benar, menggunakan beberapa pendekatan, yakni
mengonsep surat harus memahami tujuaan pembuatan surat, apakah penyusunan surat untuk
mencari atau memberi informasi, dan memberikan keputusan, tugas, atau laporan,
megajukan permohonan, lamaran, menawarkan atau memesan.

B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa yang dimaksud dengan surat?
2. Bagaimana surat resmi atau surat dinas?
3. Apa saja manfaat surat?
4. Bagaimana bahasa surat?

C. TUJUAN
Sebagaimana yang ktia ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum mengetahui
bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini dibuat
dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik dan benar serta
kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita temui
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Surat dan Sejarah Perkembangannya

Berdasarkan catatan sejarah, kegiatan surat menyurat di Indonesia telah dimulai jauh
sebelum kedatangan bangsa Eropa. Yakni pada masa kerajaan Kutai, Tarumanegara,
Pajajaran, Majapahit, Sriwijaya dan Mataram, walaupun hanya terbatas pada hubungan
antarpara raja. Bentuknya masih sangat sederhana, menggunakan kulit kayu, potongan
bambu, daun lontar, dan kulit binatang.
Kegiatan pos semakin lancar, setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de Grote Postweg) dari
Anyer sampai Panarukan sepanjang 1000 km pada 1809 atas perintah gubernur jenderal
Herman William Daendels. Menyebabkan waktu tempu pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur
yang sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek jadi enam hari.
Perangko pertama di dunia diterbitkan di Inggris (1840) dengan nama Penny Black,
yang membuka zaman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda, saat menjajah Indonesia,
mengikuti pula jejak Inggris. Pada 1852, diterbitkan perangko Belanda pertama, bergambar
Raja Willem III. Sementara di jajahannya Hindia Belanda, perangko digunakan pertama kali
pada 1865. Cetaknya di Belanda sebanyak dua juta lembar.
Sampai awal abad ke-20 ada yang disebut hari pos. Saat hari tibanya kapal dari
Belanda. Warga Belanda sangat menantikan kedatangan surat-surat dari negeri leluhurnya.
Kemudian pos pun berkembang pesat, ketika dimulainya era pesawat udara. Dan kantor pos
merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.

Meskipun pemerintah kolonial Belanda menyediakan banyak kotak pos (brievenbus) di

Batavia dan kota-kota lainnya, tapi banyak yang datang ke kantor-kantor pos agar surat-
surat lebih cepat sampai ke tujuan. Sementara Belanda banyak menyediakan kotak pos
(brievenbus) yang dipasang di jalan-jalan raya. Maksudnya supaya orang tidak perlu
mendatangi kantor pos, cukup menitipkan surat ke kotak pos. Untuk kemudian surat-surat
dikeluarkan dari kotak dan diangkut ke kantor pos.
B. Defini Surat
Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang bertujuan untuk
menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu langsung dengan orang yang
bersangkutan dengan cara diadakannya komunikasi tertulis yang disebut dengan surat. Surat
merupakan karya tulis manusia yang cukup populer.Surat adalah salah satu alat komunikasi
yang ada dalam peradaban manusia.Berbicara dengan tulisan tentu berbeda dengan berbicara
dalam lisan. Sebagaimana kebiasaan kita di Indonesia, salam pembukaan hanya dipakai pada
pembicaraan atau pidato resmi. Sedangkan dalam pembicaraan biasa maupun pembicaraan
bisnis, salam pembukaan tidak pernah dipakai.
Tentunya ini dengan pertimbangan, mereka lebih mengutamakan waktu dan kecepatan
dalam mencapai sasaran bisnisnya. Lain halnya dengan pembicaraan di dalam surat resmi,
tidak resmi, surat pribadi ataupun surat niaga. Di sini tata tertib dan sopan santun masih
harus dijaga. Pembicaraan singkat ataupun yang lengkap dengan membuka masalah panjang
lebar, tetap harus memakai salam pembukaan. Sipenulis atau sipengirim surat akan dianggap
atau dituduh sebagai orang yang tidak tahu sopan santun bila ia menulis surat langsung
berbicara kepada pokok permasalahannya.
Menurut Iis Sopyan (2008:1) surat merupakan suatu model komunikasi tertulis yang
memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.
Sedangkan menurut Diana Nababab,surat adalah merupakan alat komunikasi yang disajikan
secara tertulis, Surat harus di sajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung
memberiakn gambaran tentang pribadi pengirimnya.

C. Surat Resmi atau Surat Dinas

Surat dapat dibedakan menjadi dua, yakni surat resmi dan surat pribadi. Surat resmi
adalah surat-surat yang sifatnya formal yang dibuat oleh suatu instansi atau organisasi, baik
instansi pemerintah maupun instansi swasta. Surat resmi harus menggunakan Bahasa
Indonesia yang sesuai dengan kaidah baku.

Ciri-ciri surat resmi:

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
 3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

1. Kepala/kop surat. Kop surat terdiri dari:
- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
- Logo instansi/lembaga
2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
4. Hal, berupa garis besar isi surat
5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
8. Isi surat, Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis
dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan
(EYD) haruslah menyesuaikan.
9. Penutup surat. Penutup surat, berisi:
- Salam penutup
- Jabatan
- Tanda tangan
- Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
10. Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya
suatu kegiatan.

Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan
pribadi yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi. Surat
lamaran termasuk surat pribadi. Surat yang termasuk dalam surat pribadi yaitu :
1. Surat keluarga
 Surat keluarga adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi atau keluarga.Surat keluarga biasanya dibuat oleh anak kepada
orangtuanya karena dalam perantauan (misalnya kuliah atau bekerja di tempat yang
jauh), bisa juga surat dari saudara yang satu dengan yang lain dan berlainan tempat.
2. Surat lamaran pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang
ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai
dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.
3. Surat perijinan
Surat Perijinan adalah surat yang ditulis seseorang yang isinya menyangkut
permohonan ijin kepada pihak tertentu untuk mendapatkan ijin yang
dimaksudkan.Selain surat bersifat pribadi kepada instansi atau kantor tempat kerja
seseorang, surat ijin juga diperlukan untuk mendapatkan ijin dari pihak pihak tertentu
apabila seseorang atau sebuah keluarga ingin mengadakan suatu kegiatan atau
keramaian di masyarakat hal ini dimaksudkan agar jika terjadi sesuatu hal yang tidak
diinginkan pihak tersebut bisa ikut bertanggung jawab.

D. Manfaat Surat
Penyebab utama surat masih diperlukan adalah karena kita memerlukan dokumen bagi
setiap kegiatan bisnis dan dinas yang dilakukan. Cacatan tertulis tidak akan pernah
tergantikan oleh komunikasi lisan, meskipun berkembang pesat dokumentasi lisan dengan
memori dalam sistem komputerisasi (L. Finoza, 1983). Surat akan menjadi bagian yaang
vital selama budaya dan peradaban modern masih berjalan sebagaimana biasanya.
Dari uraian di atas, fungsi surat antara lain:
1. Alat pengingat paling akurat, sebab dapat diartikan dan dapat dibaca kembali bila
diperlukan.
2. Bukti hitam di aatas putih, terutama surat perjanjian.
3. Dokumen.
4. Wakil/duta dari penulisnya untuk pembaca.
5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan, surat intruksi, suraat tugas, dan
sebaagainya.
 6. Aspek humas, karena berdampak membina hubungan baik antara suatau lembaga
dengan publiknya.

E. Bahasa Surat
Surat merupakan alat komunikasi yang penting. Dalam surat, pesan atau maksud
penulis surat disampaikan dalam bahasa tulisan dan dikirimkan kepada penerima untuk
mendapat tanggapan positif. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami,
surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan
komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang
ingin disampaikan oleh penulis.
Pada hakikatnya, menyusun surat sama dengan menyusun sebuah karangan. Oleh
sebab itu, ketentuan-ketentuan dalam menyusun surat sama dengan ketentuan-ketentuan
dalam mengarang. Ketentuan-ketentuan itu meliputi penggunaan kalimat efektif,
pemenggalan kata, pilihan kata, tanda baca, dan penggunaan ejaan yang tepat. Hal-hal yang
berhubungan dengan tata cara penyusunan surat itu harus diperhatikan benar-benar karena
surat akan dibaca berulang-ulang atau diingat selama masih tertulis. Dengan demikian,
hindari kata-kata yang kurang tepat, terutama yang menyinggung perasaan orang lain.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat sebagai berikut.
1. Kalimat
Kalimat adalah satuan bahasa terkecil, dalam wujud lisan atau tulisan, yang
mengungkapkan pikiran utuh (Alwi, Hasan dkk. 2010: 317). Selanjutnya Noerzisri (2006
: 14) Kalimat merupakan satuan bahasa yang bersifat predikatif yang idenya sudah
lengkap untuk satuan tersebut. Dari beberapa penjelasan di atas dapar disimpulkan,
bahwa kalimat adalah satuan bahasa terkecil bersifat predikatif yang mengungkapkan
pikiran utuh dalam wujud lisan atau tulisan. Oleh karena itu, kalimat yang sempurna atau
efektif akan mampu berdiri sendiri terlepas dari konteksnya, serta mudah dipahami
maksudnya.
Kalimat dalam suatu surat hendaklah singkat, jelas, dan tegas mengingat sebuah surat
hanya terdapat satu pokok pikiran. Kalimat yang terlalu banyak basa-basi yang tidak
diperlukan akan menjadikan kalimat berbelit-belit dan panjang sehingga bahasa surat
sulit dipahami. Singkat berarti tidak panjang, jelas maksudnya terlihat adanya unsur
 subjek, predikat, objek dan keterangan; sedangkan tegas menunjukan informasi yang
disampaikan dapat dipahami.
- Penggunaan kata yang baik dan baku
- Penggunaan kata atau istilah yang lazim
- Memilih dan menggunakan kata yang cermat
- Ungkapan penghubung
- Ungkapan bersinonim
- Kata-kata yang bermiripan
- Penggunaan kata suatu dan sesuatu
- Penggunaan kata dan masing-masing daan tiap-tiap
- Penggunaan kata jam dan pukul
- Penggunaan kata dari dan daripada

2. Alinea
Tujuan dan hakikat menulis surat identik dengan mengarang, maka mengonsep surat
harus memahami amanat pokok yang disampaikan melalui surat. Amanat pokok yang
akan disampaikan hendaknya disusun dalam gabungan kata yang disebut alinea atau
paragraf. Dengan demikian, alinea adalah himpunan kalimat yaang mengemukakan
kesatuan pikiran untuk membentuk sebuah gagasan yang jelas.Oleh sebab itu, dalam
alinea hendaknya memuat satu pokok pikiran.Untuk itu dapat menggunakan teknik
berpikir deduktif dan induktif. Seperti kita ketahui dalam karangan surat lazimnya dibagi
atas empat alinea (pembukaan, pengantar isi), alinea isi surat (penghubung pembuka dan
isi), alinea pengembangan isi surat (inti), dan alinea penutup).

3. Ejaan dan tanda baca

Sejarah ejaan Bahasa Indonesia diawali dengan ditetapkannya Ejaan van Ophuijsen.
Setelahnya, ada beberapa pembaruan ejaan yang diubah oleh pemerintah, mulai dari
Ejaan Republik atau Ejaan Soewandi, Ejaan Pembaharuan, Ejaan Melindo, Ejaan
Baru/Lembaga Bahasa dan Kasusastraan (LBK), Ejaan yang Disempurnakan (EyD),
hingga Ejaan Bahasa Indonesia (EBI).
 Ketentuan penggunaan ejaan harus diperhatikan. Penggunaan ejaan yang benar sangat
membantu pembaca dalam menafsirkan kalimat surat. Terlebih lagi, apabila kalimatnya
panjang.Ketentuan mengenai ejaan tidak boleh menyimpang dari kaidah yang berlaku,
yaitu harus sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang
Disempurnakan.
 Ciri-Ciri Bahasa Surat
Bahasa surat memiliki ciri-ciri yaitu menggunakan bahasa baku dan bahasa efektif
Soedjito dan Solchan 2004: 30) untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:
a) Bahasa baku
Bahasa baku ialah bahasa yang diakui benar menurut kaidah yang sudah dilazimkan
(Soedjito dan Solchan 2004: 31). E. Kosasih menjabarkan ciri-ciri bahasa baku antara
lain 1) tidak dipengaruhi bahasa daerah. 2) tidak dipengaruhi bahasa asing. 3) bukan
merupakan ragam bahasa percakapan. 4) memakai imbuhan secara eksplisit. 5)
pemakaian yang sesuai dengan konteks kalimat. 6) tidak terkontaminasi/tidak rancu .
7) tidak mengandung arti pleonasme. 8) tidak mengandung hiperkorek.
b) Bahasa Efektif
“Bahasa efektif adalah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa
efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang sederhana/wajar, ringkas, jelas,
sopan dan menarik.” (Soedjito dan Solchan, 2004: 33).
c) Penggunaan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan)
“Ejaan adalah keseluruhan peraturan tentang pelambangan bunyi ujaran dan
hubungan antara lambang-lambang itu. Secara garis besar, ejaan berkaitan dengan
pemakaian dan penulisan huruf, penulisan unsur serapan dan pemakaian tanda baca
(Kosasih 2003: 200)”. Selanjutnya menurut Stiyawati (2010 : 139), ejaan adalah
kaidah-kaidah penggambaran bunyi-bunyi (kata, kalimat dan sebagainya) dalam
bentuk tulisan (huruf-huruf) serta penggunaan tanda baca. Dari beberapa penjelasan
tersebut dapat disimpulkan, bahwa ejaan adalah keseluruhan peraturan atau kaidah
pemakaian lambang bunyi-bunyi yang meliputi pemakaian dan penulisan huruf, kata,
kalimat, penulisan unsur serapan dan pemakaian tanda baca dalam bentuk tulisan.
F. Penulisan Surat yang Baik dan Benar
Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis mengikuti syarat-
syarat,yaitu:
1. Tidak mengandung makna ganda
2. Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama
3. Sederhana
4. Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya
5. Tulisannya tersusun rapi dan berurutan

Bahasa yang digunakan dalam surat, sebaiknya:

1. Mengutamakan sama derajat
2. Tegas
3. Mudah dimengerti oleh pembaca
4. Menggunakan bahasa yang sopan
5. Jelas antara penulisan dan makna

Surat resmi sebagai salah satu bentuk penyampaian informasi secara tertulis yang
dibuat instansi pemerintah terutama surat resmi yang dikeluarkan oleh Kantor Desa
Mamben Lauk sungguh memperihatinkan, karena yang seharusnya menjadi panutan
masyarakat dalam penulisan menurut kaidah gramatika bahasa Indonesia yang benar,
justru banyak sekali ditemukan berbagai bentuk macam kesalahan, baik kesalahan dalam
penulisan ejaan, maupun kesalahan dalam hal penyusunan kalimat.
Kesalahan-kesalahan itu terjadi kemungkinan karena penulis belum paham
terhadap penerapan kaidah-kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. Ada tiga
kemungkinan penyebab seseorang salah dalam berbahasa, antara lain 1) Terpengaruh
oleh bahasa yang lebih dahulu dikuasainya (B1). 2) Kekurangpahaman pemakai bahasa
terhadap bahasa yang dipakainya. 3) Pengajaran bahasa Indonesia yang kurang tepat
dan kurang sempurna. Hal ini berkaitan dengan bahan yang diajarkan atau dilatihkan
dan cara pelaksanaan pengajaran (Styawati, 2010: 14).
Kesalahan umum yang terjadi dalam penulisan kalimat surat resmi, misalkan di
dalam paragraf penutup surat resmi seringkali ditemukan penggunaan kalimat
 “Demikian atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak Pimpinan kami ucapkan
diperbanyak terimakasih.” (kutipan surat dinas Pertamina kepada PT Gapermigas). Agar
kalimat penutup surat dinas tersebut efektif dan tidak menimbulkan ketidakjelasan 100
makna, sebaiknya kalimat penutup surat dinas di atas mengatakan Atas perhatian dan
kebijaksanaan Bapak, kami mengucapkan banyak terima kasih. Sedangkan, kesalahan
dalam hal EYD banyak kita temukan dalam hal penggunaan tanda baca, penulisan kata
dan penulisan huruf.
Melihat berbagai fenomena kesalahan-kesalahan gramatika yang terjadi pada
surat resmi inilah yang menggerakkan hati penulis untuk meneliti lebih lanjut berbagai
macam kesalahan gramatika yang terjadi dalam surat resmi terutama dalam hal
kesalahan penulisan bagian-bagian surat resmi di Kantor Desa Mamben Lauk.

G. Sistematika dan Kaidah Penulisan Bagian Surat Resmi/Surat Dinas

Arifin Zaenal dan Farid Hadi mengemukakan sistematika dan kaidah dalam penulisan
surat resmi berdasarkan EYD bahasa Indonesia sebagai berikut:

1) Kepala Surat
Kepala surat yang lengkap terdiri atas (a) nama kantor, (b) alamat, (c) nomor telepon
(apabila ada), (d) nomor kotak pos (apabila ada), (e) alamat kawat, (f) lambang/logo,
nama kantor cabang, nama bankir, bidang usaha, dan logo.
2) Nomor, Lampiran, dan Perihal Surat
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan huruf awal kapital, dan diikuti dengan
tanda titik dua.
3) Tanggal Penulisan Surat
Tanggal surat ditulis lengkap yang mencakup tanggal, bulan dan tahun. Misalkan
nama bulan tidak disingkat, yang seharusnya Oktober disingkat menjadi Okt.
4) Alamat Surat
 Alamat tidak diawali kata kepada, sebab siapa pun sudah mengetahui bahwa
alamat yang ditulis itu adalah alamat yang dituju. Selain itu, kata kepada
berfungsi sebagai kata penghubung intrakalimat yang menyatakan tujuan,
 sedangkan alamat surat bukan berupa kalimat, sama halnya dengan alamat
pengirim yang tidak perlu menggunakan kata dari.
 Alamat pada lembar surat ditulis di sebelah kiri di antara perihal dan salam
pembuka dengan tidak diikuti tanda baca apapun.
 Kata sapaan seperti Saudara, Bapak, Ibu, dan Tuan tidak perlu ditulis di depan
gelar, pangkat dan jabatan. Kata sapaan digunakan jika diikuti langsung oleh
nama orang yang dituju.
5) Penulisan Salam Pembuka
Salam pembuka yang lazim digunakan yaitu ungkapan Dengan hormat (dengan D
kapital, h kecil, diikuti tanda koma); Salam sejahtera (Dengan S kapital, s kecil,
diikuti tanda koma).

6) Penulisan Paragraf Pembuka

Beberapa kesalahan dalam kalimat yang biasa dipakai oleh penyusun surat
diantaranya:
 Bersama ini kami beritahukan bahwa….
Kesalahan dalam kalimat di atas adalah penggunaan bersama ini, padahal surat
tersebut hanya memberitahukan sesuatu, dan tidak melampirkan atau
mengirimkan barang.
 Kami mohon bantuan daripada Tuan…..
Kesalahan dalam kalimat di atas adalah penggunaan daripada, karena daripada
hanya digunakan untuk membandingkan dua hal/masalah.
 Menunjuk pembicaraan kita melalui telepon tanggal…..
Penggunaan bentuk reduce (inggris) menunjuk pembicara. Dalam bahasa
Indonesia bentuk tersebut termasuk keterangan cara atau keterangan tujuan yang
harus dilengkapi dengan kata penghubung yakni dengan dan untuk.
7) Isi surat
Isi surat sebagai inti surat harus memakai kata-kata yang jelas tidak multi tafsir atau
bermakna ambigu. Menurut Zaenal Arifin dan Farid Hadi (2010: 243) “Isi atau pokok
surat memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta dan lain-
 lain. Untuk menghindari salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya harus
singkat dan jelas”.
8) Penulisan paragraf penutup
Paragraf penutup sering dijumpai pemakaian kalimat berikut: Atas perhatiannya,
kami ucapkan terimakasih. Penggunaan akhiran nya pada perhatiannya. Akhiran nya
digunakan sebagai kata ganti orang ketiga, sedangkan penerima surat adalah orang
kedua. Kata ganti nya dapat diganti dengan Saudara, bapak atau ibu sebagai kata
ganti orang kedua.
9) Salam Penutup
Salam penutup surat dinas/formal pemerintahan menyebutkan nama jabatan, tanda
tangan, nama terang, NIP (Nomor Induk Pegawai).
10) Tembusan Surat
Tembusan adalah pihak-pihak yang mendapat tembusan/salinan surat selain yang
dialamatkan. Kata tembusan ditulis dengan huruf awal huruf kapital dan diikuti tanda
titik dua, tanpa digarisbawahi.

H. Hasil Analisis
Berikut analisis kesalahan gramatika pada tiap-tiap bagian surat tersebut:
1) Data bagian Kepala surat
Bentuk tidak baku
PEMERINTAH KABUPATEN LOMBOK TIMUR
LOGO KECAMATAN WANASABA
DESA MAMBEN LAUK
Hasil analisis:
Kepala surat di atas hanya memuat nama instansi, sedangkan penulisan kepala surat
yang benar selain nama instansi, kepala surat resmi juga harus memuat alamat, nomor
telepon (apabila ada), nomor kotak pos (apabila ada), dan logo (Zainal Arifin dan
Farid Hadi, 2009 : 235. Sehingga kepala surat di atas dapat diperbaiki menjadi:
Bentuk baku
PEMERINTAH KABUPATEN LOMBOK
TIMUR
LOGO KECAMATAN WANASABA
 DESA MAMBEN LAUK
Jalan Labuan Lombok Km 58, Wanasaba, Lombok Timur, kode pos 38658
2) Data bagian Nomor, lampiran dan hal surat
Bentuk tidak baku
Nomor : 003/ / Trantib/2015
Lamp : -
Hal : Panggilan I
Hasil analisis:
I. Nomor surat
- Terdapat penulisan garis miring yang kurang tepat pada nomor surat
tersebut.Garis miring tidak didahului dan diakhiri spasi.
- Penempatan urutan nomor surat berdasarkan peraturan kepala arsip
nasional republik Indonesia nomor 2 tahun 2014 tentang pedoman tata
naskah dinas disebutkan secara berurutan sebagai berikut: kategori
klasifikasi keamanan surat, nomor urut surat, kode klsifikasi surat, nama
lembaga, bulan dan tahun. Jika kita melihat dalam nomor surat tersebut
tidak terdapat kategori kode klasifikasi keamanan, Kode klasifikasi surat
dan bulan surat.
II. Lampiran surat
- Penulisan lampiran surat seharusnya ditiadakan, karena fungsinya tidak
jelas, sehingga penulisan lampiran di atas terasa sangat dipaksakan. Tanpa
sesuatu yang dilampirkan, kata lampiran tidak harus dicantumkan (Zainal
Arifin dan Farid Hadi, 2009 : 237).
- Penyingkatan kata Lamp. tidak mengikuti kaidah. Jika penulisan kata
Nomor tidak disingkat, maka penulisan kata Lampiran dan Perihal surat
juga tidak disingkat (Soedjito dan Solchan, 2004 : 44).
Bentuk baku
Nomor : kode klasifikasi keamanan surat/03/400-Trantib/0I/2015
Hal : Panggilan I
3) Data bagian Alamat surat
Bentuk tidak baku
 Kepada
Yth. Bapak/Ibu/Saudara…….
di_
tempat
Hasil analisis
- Penulisan alamat surat sebaiknya ditulis pada jarak tengah antara hal dan salam
pembuka. Posisi alamat di sebelah kiri lebih menguntungkan daripada dituliskan
di sebelah kanan karena kemungkinan pemenggalan atau penyingkatan alamat
tidak ada. Jadi, alamat panjang pun dapat dituliskan tanpa dipenggal atau
disingkat karena tempatnya cukup leluasa.
- Alamat surat disebutkan berturut-turut:
a) Nama orang/jabatan
b) Nama jalan dan nomor rumah/gedung
c) Nama kota
(Soedjito dan Solchan, 2004 : 45).
- Kata kepada dan di pada alamat surat tidak perlu dituliskan, sebab tanpa kata
kepada sudah jelas kepada siapa surat itu ditujukan. Selain itu, kata kepada
berfungsi sebagai kata penghubung intrakalimat yang menyatakan tujuan,
sedangkan alamat surat bukan kalimat (Zainal Arifin dan Farid Hadi, 2009 : 238).
Penulisan alamat surat di atas dapat diperbaiki sebagai berikut:
Bentuk baku
Yth. Bapak/Ibu/Saudara……….
Jalan…...
Kota ( … )
4) Data bagian Isi surat sesungguhnya
Bentuk tidak baku
Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara nanti pada:
Hari/Tanggal : Rabu, 28 Januari 2015
Jam : 08.30 Wita
Tempat : Aula Kantor Desa Mamben Lauk
Guna menyelesaikan permasalahan pembelian (jual beli) Tanah sawah yang
 terletak di Subak Juet Desa Mamben Lauk.
Hasil analisis
- Penulisan hari, jam, dan tempat tidak diawali menggunakan huruf kapital, karena
lanjutan dari kalimat sebelumnya.
- Waktu mulai sampai waktu berahir acara lebih baik ditulis, supaya penerima
undangan tidak bertanya waktu berahir acara.
- Penggunakan kata jam pada surat tersebut kurang tepat seharusnya diganti
dengan kata pukul, karena kata jam menunjukkan jangka waktu, sedangkan kata
pukul menunjukkan waktu (Zainal Arifin dan Farid Hadi, 2009 : 86).
Bentuk baku
Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara nanti pada:
hari/tanggal : Rabu, 28 Januari 2015
pukul : 08.30 Wita – selesai
tempat : Aula Kantor Desa Mamben Lauk
Guna menyelesaikan permasalahan pembelian (jual beli) Tanah sawah yang terletak
di Subak Juet Desa Mamben Lauk.
5) Data bagian Kalimat penutup
Bentuk tidak baku
Demikian untuk maklum dan atas kehadirannya disampaikan banyak terima kasih.
Hasil analisiss
- Penggunaan kata dasar maklum tanpa penaruhan imbuhan masih ambigu,
sehingga perlu ditambahkan imbuhan di-i menjadi dimaklumi.
- Dalam EYD setiap akhir kalimat dibubuhi tanda titik, sedangkan kalimat tersebut
tidak diahiri dengan tanda titik. Paragraf penutup surat tersebut dapat diperbaiki
menjadi:
Bentuk baku
Demikian untuk dimaklumi, atas kehadirannya disampaikan terima kasih.
6) Data bagian Salam penutup
Bentuk tidak baku
Kepala Desa Mamben Lauk
Tanda tangan
 HANAN, SE, MM
Hasil analisis
- Salam penutup surat dinas menyebutkan nama jabatan, tanda tangan, nama
terang dan NIP (apabila ada) (Soedjito dan Solchan, 2004 : 59).
- Ada beberapa kesalahan penulisan ejaan yang terjadi pada penulisan nama dan
gelar, yaitu: HANNAN, SE, MM, seharusnya ditulis Hannan, S.E., M.M.
Salam penutup surat tersebut dapat diperbaiki menjadi:
Bentuk baku
Kepala Desa Mamben Lauk
Tanda tangan/cap
Hannan, S.E., M.M.

7) Data Kesalahan bagian-bagian alamat yang tidak disertai tanda koma

Contoh kesalahan:
Jalan R.E. Martadinata No. 1 Gedung Blok B Lt. Dasar Banjarmasin 70111 Jalan Pramuka
RT 20 No. 28 Banjarmasin 70238.
Hasil analisis: Kesalahan bagian alamat tidak disertai tanda koma ditemukan sebanyak 20%
pada kop surat. Pada bagian ini tingkat kesalahan cukup tinggi dan menempati urutan
pertama. Oleh karena itu, hal ini harus paling mendapat perhatian dalam hal penyuluhan
bahasa surat. Dalam PEUBI, bagian-bagian alamat harus diberi tanda koma.
Perbaikan:
Jalan R.E. Martadinata No. 1 Gedung Blok B Lt. Dasar, Banjarmasin 70111 Jalan Pramuka
RT 20 No. 28, Banjarmasin 70238

8) Kesalahan Singkatan NIS, NSS, dan NPSN

Setiap penulisan singkatan yang terdiri atas huruf awal setiap kata yang bukan nama
diri ditulis dengan huruf kapital tanpa disertai tanda titik seperti singkatan NIP.
Berikut contoh kesalahan tersebut.
Contoh kesalahan:
NIS. 101156002028
NPSN. 30304480
NSS. 101156002031
NSS: 201156002009
NPSN: 30304206
Hasil Analisis: Kesalahan penulisan singkatan tersebut disebabkan hal-hal berikut.
Singkatan NIS ditulis NIS. (pakai tanda titik), NSS ditulis NSS: (disetai titik dua) dan
NSS. (disertai tanda titik) dan NPSN ditulis NPSN: (disertai titik dua)/NSPN.
(disertai titik). Kesalahan singkatan NIS, NSS, NSPN pada kop surat ditemukan
sebanyak 4. Kesalahan tersebut diperbaiki seperti berikut.
Perbaikan:
NIS 101156002028
NPSN 30304480
NSS 101156002031
NSS 201156002009
NPSN 30304206
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Bentuk-bentuk kesalahan penulisan surat resmi meliputi kesalahan dalam bidang ejaan,
pilihan kata dan bahasa surat yang digunakan. Bentuk kesalahan ejaan ditemukan dalam hal
penulisan huruf kapital, tanda baca, penulisan kata, penulisan singkatan, akronim dan
penulisan unsur serapan. Sedangkan, dari segi pilihan kata ditemukan kesalahan berupa
pemakaian atau pemilihan kata yang kurang cermat. Adapun dari segi bahasa ditemukan
bentuk penggunan bahasa yang kurang efektif dalam kalimat-kalimat surat. Banyaknya
bentuk-bentuk kesalahan penggunaan gramatika, khususnya bentuk kesalahan penulisan
bagian-bagian surat resmi yang terjadi di badan-badan instansi pemerintah yang lain.
Kesalahan-kesalahan tersebut kemungkinan terjadi karena ketidakcermatan dan kekurang
pengetahuan penulis surat resmi mengenai kaidah-kaidah penulisan gramatika dalam surat
resmi.Surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah memiliki peran penting sebagai
salah satu bentuk upaya pengenalan kepada masyarakat tentang kaidah-kaidah gramatika
bahasa Indonesia yang baik dan benar. Oleh sebab itu, bagi penulis surat resmi, khususnya
yang bertugas dalam lembaga pemerintahan diharapkan dapat memahami terlebih dahulu
kaidah-kaidah penulisan surat resmi dan pemakaian gramatika dalam surat resmi.

B. SARAN
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu
organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam
organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk
lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi.
Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya
tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).
 DAFTAR PUSTAKA

http://wendysajalah.blogspot.com/2011/04/penggunaan-bahasa-indonesia-dalam-
surat.html#sthash.kFz1NURv.dpuf

http://klikbelajar.com/pelajaran-sekolah/pelajaran-bahasa/bahasa-indonesia/surat/

SUMBER DATA
1. Prasasti: Jourrnal of Linguistics, Vol 3, Number 1, April 2018 tentang ANALISIS
KESALAHAN GRAMATIKA BAHASA INDONESIA DALAM SURAT RESMI DI
KANTOR DESA MAMBEN LAUK Oleh Niswatul Hasanah
2. Jurnal tentang KESALAHAN PENULISAN KOP SURAT DINAS INSTANSI
PEMERINTAH DI KOTA BANJARMASIN Oleh Ahmad Zaini, 8 November 2019