Penulisan Surat Resmi

DOSEN PENGAMPU
LIGA FEBRIANA,M.Pd

DISUSUN OLEH

1. Richardo prawinata see (2055202021)

2. Alberta akbar marunduri (2055202026)
3. Ade Amelia putri (205202031)

INSTITUT BISNIS DAN TEKNOLOGI PELITA INDONESIA

FAKULTAS ILMU KOMPUTER
TEKNIK INFORMATIKA
2022/2023
 KATA PENGANTAR
Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa. Atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat

menyelesaikan tugas makalah yang berjudul " Penulisan Surat Resmi” dengan tepat waktu.

Makalah disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Bahasa Indonesia. Selain itu, makalah ini
bertujuan menambah wawasan tentang manusia tentang bahasa indonesia bagi para pembaca dan
juga bagi kami selaku penulis.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada Ibu Liga Febriana selaku dosen Mata Kuliah Bahasa
Indonesia. Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada semua pihak yang telah membantu
diselesaikannya makalah ini.

Kami menyadari makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh sebab itu, saran dan kritik yang
membangun diharapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Pekanbaru, 14 November 2022

Kelompok 4
KATA PENGANTAR
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
1.2 Rumusan Masalah
1.3 Tujuan Penulisan
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Surat Resmi dan Fungsinya
2.2 Ciri-Ciri Surat Resmi
2.3 Jenis Dan Bahasa Surat
2.4 Langkah Langkah Pembuatan Surat Resmi
BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan ………………………………………………………………………………………………………………………………

3.2 Saran ………………………………………………………………………………………………………………………………………….

DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………………………………………………………………………………………….

 1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada topik hari ini, kami akan membahas tentang konsep keterampilan menulis
sebuah surat resmi. Hal ini berbeda dengan penulisa surat biasa dikarenakan
adanya beberapa peraturan penulisan yang membuatnya lebih formal. Makalah ini
akan menjelaskan lebih lanjut tentang aturan tersebut

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, dapat dirumuskan masalah
sebagai berikut.
1. Apa saja kah aturan aturan dalam penulisan surat resmi?

1.3 Tujuan Penulisan

Seperti yang dilihat pada rumusan masalahnya maka tujuan dari makalah ini
yaitu:
1. Mengerti beragam aturan dan mampu membuat sebuah surat resmi.
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Surat Resmi dan Fungsinya

Surat Resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal/ resmi oleh pihak-pihak
tertentu, itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi
satu sama baik lain secara formal.

Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang telah ditentukan, misalnya penggunaan
bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Meskipun surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, surat resmi tersebut tetap
dibuat sesuai dengan aturan tertentu. Salah satu contoh surat resmi yang digunakan secara
pribadi adalah surat undangan pernikahan.

Fungsi Surat Resmi:

 Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang
disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan atau
pemikiran.

 Surat resmi dapat berfungsi sebagai bukti tertulis (otentik) dalam bentuk dokumen
dimana isinya dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.

 Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan atau aktivitas dimana surat
resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.

 Sabagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat baik itu perorangan, organisasi, atau
lembaga. Itu sebabnya surat resmi perlu didokumentasikan agar dapat digunakan sebagai
data di kemudian hari.

 Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis.
2.2 Ciri-Ciri Surat Resmi

 Surat resmi menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan
Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang
dipakai.

 Surat resmi dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah
dimengerti maksud dan isinya.

 Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.

 Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/ intended block

 Terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.

 Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan,
dan lampiran bila ada.

 Surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

 Surat resmi bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku.

2.3 Jenis Dan Bahasa Surat

Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada
pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim. Informasi yang
diberikan di dalam surat berupa pengantar, pemberitahuan, tugas, permintaan, perjanjian,
pesanan, perintah, laporan dan putusan. Selain itu, surat juga dapat berisi peringatan, teguran,
dan penghargaan.[1] Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah
pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada
umumnya, dibutuhkan prangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin
jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di prangko harus semakin besar juga.

Sejarah Surat Dunia

 Persia dan Mesir
Pada awalnya, surat berisikan dokumen-dokumen pemerintah yang biasa dikirimkan dari
satu tempat ke tempat lain dengan kuda ataupun kereta kuda. Sistem pengiriman pos di
dunia dimulai di Mesir sekitar tahun 2000 SM. Di Mesir, di mana pertukaran kebudayaan
dengan Babilonia terjadi, pembungkus surat atau amplop bisa berupa kain, kulit binatang,
atau beberapa bagian sayuran. Mereka juga membungkus pesan mereka menggunakan
lapisan tipis dari tanah liat yang dibakar. Sedangkan kekaisaran Persia di bawah
kekuasaan Cyrus sekitar tahun 600 SM menggunakan sistem pengiriman pesan yang
terintegrasi.[2] Pengendara kuda (Chapar) akan berhenti di titik-titik pos tertentu (Chapar-
Khaneh). Di sini, pengendara kuda akan mengganti kudanya dengan yang baru untuk
mendapatkan kecepatan maksimum dalam pengiriman pesan. Sistem ini disebut
dengan angariae.[3]

 Tiongkok
Di sisi lain dunia, di Tiongkok, sebuah pelayanan pos sudah dimulai sejak zaman Dinasti
Chou pada 1122-1121 SM.[2] Seperti di Persia, surat yang dikirimkan biasanya berisikan
mengenai dokumen pemerintah. Sistem pengirimannya terdiri atas beberapa orang yang
bergantian menyampaikan pesan tiap radius sembilan mil atau empat belas koma lima
kilometer. Sistem ini semakin berkembang dengan jangkauan yang lebih luas pada masa
pemerintahan Dinasti Han pada tahun 202 SM hingga tahun 220 ketika Tiongkok
berhubungan dengan Romawi dan sistem pelayanan pos mereka.[2]
 India
Perkembangan pertumbuhan dan kestabilan politik di bawah kekuasaan Kekaisaran
Mauryan (322-185 SM) memperlihatkan perkembangan infrastruktur di India Kuno.
Kaum Mauryan mendirikan sistem pengiriman pesan, pendirian sumur umum, rumah
peristirahatan, dan fasilitas-fasilitas umum lainnya.[4] Pengiriman pesan dilakukan
menggunakan kereta terbuka yang ditarik kuda yang disebut dengan Dagana.[5] Selain itu,
pada masa ini para penguasa juga melindungi tanah-tanah yang mereka punya dengan
 mengirimkan pesan kepada polisi atau agen militer tempat mereka berada dalam arus
komunikasi seperti melalui pembawa pesan dan merpati pos. Terkadang masyarakat
awam juga mengirimkan surat kepada kerabatnya yang tinggal berjauhan.[6]

 Romawi
Kerajaan Romawi Suci sendiri membangun sistem pelayanan pos paling canggih pada
tahun 14 yang bersaing dengan China oleh Kaisar Augustus.[7] Jangkauan sistem
pelayanan pos ini mencakup seluruh dataran Mediterania karena adanya kebutuhan
penyampaian pesan dari pemerintah Romawi dan militer antar provinsi. Kebutuhan ini
memunculkan pembangunan jalan pos dengan beberapa stasiun untuk pergantian
pengantar pengirim pesan setiap seratus tujuh puluh mil atau dua ratus tujuh puluh
kilometer dalam periode waktu dua puluh empat jam. Akan tetapi pada akhirnya sistem
ini tidak mampu bertahan karena adanya ketidakseimbangan antara jumlah surat yang
dikirim dan waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman surat tersebut pada abad sembilan
di Eropa.[2]

 Renaisans hingga saat ini

Walaupun kerajaan-kerajaan di Barat mulai hancur, tidak berarti sistem pelayanan pos
juga hilang begitu saja. Sistem ini dipertahankan setidaknya hingga abad ke sembilan
sebelum akhirnya terpecah-pecah dan tidak digunakan lagi; berbeda dengan di Timur di
Kekaisaran Bizantium di mana sistem tersebut bertahan lebih lama karena adanya
penyerapan sistem tersebut oleh kerajaan Islam di Baghdad.
Dengan perkembangan bisnis internasional yang semakin meluas, ada tuntutan seputar
korespondensi bisnis. Perusahaan-perusahaan mulai membangun pelayanan pos milik
mereka sendiri. Hingga abad 13, hubungan antara pusat-pusat komersial
bisnis Florence, Genoa, dan Siena telah berjalan dengan pusat komersial bisnis
di Prancis Utara. Hal ini menarik minat para pedagang di Eropa sehingga mereka
memistiskan untuk menyediakan jalur internasioanl untuk berita dan bisnis. Pada saat itu
pula sudah terdapat pelayanan pos antara Venesia dengan Konstantinopel, pusat kerajaan
Islam pada saat itu.

Layanan Pos Di Indonesia

Perposan di Indonesia sudah dimulai sejak zaman Kerajaan Majapahit, Sriwijaya,
dan Tarumanegara dalam bentuk tertulis atau surat menyurat. Huruf yang digunakan adalah
huruf Palawa yang menjadi aksara Jawa di kemudian hari. Surat-surat beredar di kalangan
biarawan dan bangsawan seiring dengan masuknya Hindu dan Buddha di Indonesia. Pada waktu
itu surat dibuat menggunakan batu, kayu, maupun kertas. Kertas di sini merujuk kepada bahan-
bahan seperti kulit bambu yang diiris tipis-tipis dan menggunakan daun lontar.
Lalu, kedatangan Belanda di Indonesia juga turut memengaruhi perkembangan surat-menyurat di
Indonesia. Pada tahun 1596, Datanglah Cornelis de Houtman yang membawa surat bagi raja-raja
di Jakarta dan Banten. Pada waktu itu, surat yang beredar hanya ditujukan bagi pejabat resmi dan
tidak mengandung pemberitaan tentang kompeni di Indonesia. Selain itu, pada saat itu pula,
layanan pos walaupun sudah cukup maju, masih belum mencapai tahap teratur; masih tergantung
pada kapal kompeni yang berlayar dari pulau ke pulau. Akhirnya, pada 26 Agustus 1746
dibangunlah kantor pos resmi pertama di Jakarta oleh Gubernur Jenderal G.W. Baron van Inhoff.
Tujuan dibangunnya kantor pos ini untuk memfasilitasi dan menjamin keamaaan suarat-surat
yang dikirim khususnya bagi mereka yang di luar Pulau Jawa.[10]
Pada masa pemerintahan Daendels dibangun jalan raya pos Anyer-Panarukan pada 1809 yang
diselesaikan dalam satu tahun. Jalan ini terbetang sepanjang pantai utara Jawa Barat hingga Jawa
Timur . Pembangunan ini terinspirasi dengan pembangunan jalan pos di Kekaisaran Romawi
dengan nama Cursus Publicus. Dalam perjalanannya, terjadi berbagai perkembangan-
perkembangan kecil seperti adanya tarif untuk pos yang melintasi laut. Pada masa
pemerintahan Jepang, sempat dikenal pula Dinas Tabungan Pos untuk pengerahan uang bagi
keperluan militer Jepang.[11]
Setelah merdeka, terjadi pengambilalihan Jawatan Pos Telegraf dan Telpon (PTT) dari tangan
jepang hingga akhirnya pada 27 Desember 1945 berhasil dikuasai. [12] Hari itu kemudian
diperingati sebagai Hari Bakti Postel. Sejak saat itu, banyak terjadi perombakan sistem pos yang
ada, termasuk perluasan-perluasan wilayah mencakup daearah-daerah yang sulit dijangkau.[13]

Jenis Surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga
apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya.[14] Sedangkan apabila digolongkan
berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat
dinas. Dalam hal mengajukan permohonan meninggalkan jabatan yang sedang dikuasai, dikenal
juga surat pengunduran diri.

Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa
korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:[15]

1. Tidak menggunakan kop surat

2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas
Surat resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi,
maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat
resmi:[15]

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:

 Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:

1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga

 Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

 Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
 Hal, berupa garis besar isi surat
 Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
 Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
 Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
 Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil,
terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

 Penutup surat
Penutup surat, berisi

1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

 Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu

kegiatan
Surat niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri
dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar
sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan
perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. [14] Salah satu
contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas
kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat
dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip,
bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan
surat instruksi.[14] Ciri-ciri surat dinas:[15]

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

Surat lamaran kerja

Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja
di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat
dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam
penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.[16]:

 Tempat dan tanggal pembuatan surat

 Nomor surat
 Lampiran
 Hal atau perihal
 Alamat tujuan
 Salam pembuka
 Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu:

1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup

 Salam penutup
 Tanda tangan dan nama terang
Surat Elektronik
Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan
internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen
Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969.[7] ARPANET ini singkatan
dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode
komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.[17]
Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi untuk
mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya bereksperimen dengan
SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga muncul lah protokol CYPNET yang
mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET. Ini
lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.[17]
Dalam Bahasa Indonesia Surat Elektronik sering disingkat dengan kata surel, yang dalam bahasa
inggrisnya adalah email atau electric mail.
Untuk mengakses surel, kita bisa memilih salah satu cara. Pertama dengan
menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan
basis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program
pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka
internet untuk membuka surel yang ada.[17]

Bentuk
 Bentuk lurus penuh
Bentuk lurus penuh merupakan bentuk penulisan surat yang dimulai dari sisi pinggir
kiri kertas. Penulisan dimulai dengan keterangan tanggal, kata penutup, sampai kata
lampiran.[18]
 Bentuk lurus
Penulisan surat dengan bentuk lurus dimulai dari margin kiri kertas. Penggunaan bentuk
lurus bersifat praktis dan memudahkan dalam pengetikan. Kelemahan bentuk lurus
adalah penggunaan kertas yang banyak jika isi surat cukup panjang.[18]

 Bentuk setengah lurus

Penulisan bentuk surat setengah lurus menyerupai penulisan surat bentuk lurus.
Perbedaan penulisan hanya terdapat pada isi surat. Penulisan dimulai dari lima ketukan
pada sisi pinggir kertas bagian kiri. Selain itu, antar-alinea tidak diberi jarak.[19]

Teknik Penulisan
Pengonsepan
Penulisan surat dimulai dengan penyusunan konsep. Penulisan konsep ditentukan berdasarkan
bentuk surat. Setelahnya, dilakukan penulisan keterangan surat dan dilanjutkan dengan
penentuan tema dan permasalahan utama yang hendak disampaikan. Tema kemudian diuraikan
ke dalam paragraf pembuka, inti dan penutup.[20]

Kegunaan

Surat dapat digunakan untuk keperluan sebagai berikut:[21]

1. Sebagai perwakilan penulis atau instansi selaku pengirim dengan tujuan untuk
berkomunikasi dengan pribadi, kelompok, atau organisasi lain.
2. Sebagai landasan dan petunjuk dalam bekerja.
3. Sebagai bukti tertulis yang otentik dan jelas serta memiliki kekuatan hukum.
4. Sebagai cadangan pengingat atau arsip pada keperluan tertentu.
5. Sebagai dokumen sejarah penting di masa lalu atau pemuat informasi tentang
perkembangan dan perubahan suatu organisasi.
6. Sebagai jaminan keamanan terhadap suatu kegiatan.

2.4 Langkah Langkah Pembuatan Surat Resmi

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis berasal dari salah satu pihak yang ditunjukan
kepada pihak lain untuk menyampaikan pesan informasi . informasi itu bisa berupa
pemberitahuan , pernyataan , permintaan , laporan pemikiran , sanggahan , dan sebagainnya.
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis
untuk mengadakan hubungan dengan pihak lain.

Jenis-Jenis Surat

1. Surat Pribadi: Merupakan jenis surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan pribadi.
Jenis surat ini ditulis menggunakan bahasa tidak baku.
2. Surat Dinas: Merupakan surat resmi yang dibuat serta dikeluarkan oleh instansi ataupun
lembaga pemerintah yang bertujuan untuk berbagai keperluan dinas.
3. Surat Niaga: Merupakan surat yang dibuat oleh perusahaan maupun perorangan untuk
tujuan bisnis ataupun perdagangan.
4. Surat Resmi: Merupakan surat yang dibuat serta dipergunakan untuk kepentingan yang
sifatnya resmi. Penulisan surat resmi bisa dilakukan oleh instansi, perseorangan, lembaga,
serta organisasi.
Bagian-Bagian Surat dan Fungsinya

     Setiap surat memiliki bagian bagian dan masing masing bagian memiliki fungsi yang berbeda.
Letak bagian surat tersebut tergantung pada bentuk tubuh surat yang dipakai. Apabila penulis
menggunakan bentuk tubuh bentuk lurus , maka letak atau bagian bagiannya akan berbeda
dengan penulis yang memakai bentuk tubuh lekuk .Pada dasarnya surat resmi dan surat bisnis
memiliki bagian bagian surat seperti berikut ini:

a. Kepala surat
b. Nomor surat
c. Tanggal, bulan dan tahun surat
d. Lampiran
e. Hal atau perihal
f. Alamat
g. Salam pembuka
h. Isi surat
i. Salam penutup
j. Nama organisisasi
k. Nama terang dan tanda tangan penaggung jawab surat
l. Tembusan
m. Inisial / kaki surat
Kepala Surat

Setiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat . Kepala surat ini digunakan sebagai identitas
diri lembaga atau instansi yang mengirim surat. Didalam kepala surat terdapat nama dan alamat
instansi atau keterangan lain mengenai instansi atau lembaga tersebut.

Nomor Surat

Setiap surat resmi atau surat dinas yang keluar biasanya disertakan nomor surat. Pada nomor
surat sering menggunakan kode tertentu . Nomor surat memiliki fungsi untuk sebagai berikut :

 Mudah pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip.

 Sebagai alat ukur kegiatan yang berhubungan dengan surat pada periode tertentu.
 Memudahkan mencari surat apabilda dibutuhkan lagi.
 Mengetahui jumlah surat keluar masuk pada periode tertentu.
 Sebagai referensi bila diperlukan.

Contoh: ZZZ/001/GG-YYY/PP/XX/TT

 ZZZ = Kode Surat

 001 = Nomor Surat Berurut
 GG-YYY = Kode Chapter
 PP = Kode Pengurus yang mengeluarkan
 XX = Bulan Keluarnya Surat Dalam Romawi (I, II, III, IV, V, dsb)
Tanggal Surat

Dalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena nama
itu telah tercantum pada kepala. Berbeda dengan surat pribadi yang perlu dicantumkan nama
tempat atau kota saat surat itu ditulis.Tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap dan
dibelakang angka tahun diberi titik (.) . Untuk fungsi tanggal surat sendiri yaitu untuk sebagai
refrensi dan alat pemberi informasi tentang waktu kapan surat itu dibuat.

Contoh :

1 Januari 2021
Rejang Lebong, 1 Januari 2021.

Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu misalnya proposal, kuitansi, akte notaris, dan sebagainya dalam
bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran” yang diikuti jumlah yang dilampirkan.Lampiran
berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang
bersangkutan.

Hal atau Perihal Surat

Setiap surat resmi selalu mencantumkan pokok atau inti surat tersebut yang lazim disebut “Hal
atau Perihal“. Dengan membaca hal atau perihal yang ada dalam surat , pembaca akan langsung
mengetahui apa yang akan dibicarakan didalam surat tersebut.Untuk penulisan perihal lebih baik
singkat asal cukup bagi pembaca untuk mengetahui pesoalan pokok meskipun belum membaca
lengkap isi surat.

Alamat Surat

Pada umumnya alamat surat terdiri dari 2 macam, yaitu alamat yang tertera pada sampul dan
alamat yang tercantum pada surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat surat sebaiknya disebutkan
nama orang yang dituju dan di depan nama dicantumkan sebutan “Bapak, Ibu, Saudara,
Nyonya, Tuan, Nona” tergantung kepada siapa surat itu dikirim. Namun bila pengirim surat
tersebut menyebut secara resmi dengan jabatan atau gelar akademis maka ditulis tanpa didahului
Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona .

Jika ditujukan kepada perorangan

Contoh :

Yth. Bapak Fery Najamudin, SH

Jln. Talang Rimbo
Curup Tengah 39113
Jika ditujukan kepada nama jabatan

Contoh :

Yth. Direktur PT Telekomunikasi Indonesia

Jln. RA Kartini 39112
Curup, Bengkulu

Ditujukan kepada lembaga atau instansi atau perusahaan

Contoh :

PT ALAT POS KASIR

Jln. RA Kartini 39112
Curup, Bengkulu

Salam Pembuka

Dalam salam pembuka surat merupakan tanda hormat kepada penerima surat sebelum memulai
membaca isi surat.

Contoh salam pembuka yang biasanya dipakai :

 Dengan hormat,
 Salam Hormat,
 Assalamualaikum Wr. Wb.,
 Salam sejahtera,

Isi Surat / Tubuh Surat

Isi surat terdiri dari alinea pembuka, isi surat dan alenia penutup.

1. Alinea pembuka

Alinea pembuka adalah pengantar ke isi surat yang sesungguhnya. Alenia pembuka berfungsi
untuk menarik pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.

Contoh :

 Dengan ini kami memberitahukan bahwa…………

 Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa……….
 Sehubungan dengan surat Saudara tanggal………No………….
 Bersama ini kami lampirkan………..

2. Isi Surat
Isi surat yang sesungguhnya memuat suatu informasi yang disampaikan penulis kepada penerima
surat. Isi tersebut bisa berupa laporan, pemberitahuan, pernyataan, dan lain lain. Dalam penulisan
isi surat hendaknya ditulis secara singkat dan jelas sehingga menghindarkan dari salah tafsir dan
menjadi efisien. Hindari penulisan kata atau istilah yang tidak lazim dan yang susah dipahami
oleh penerima yang dapat mengakibatkan tujuan dan sasaran surat tidak tercapat.

3. Alinea Penutup

Alinea penutup adalah simpulan dari isi surat. biasanya alinea penutup berisi harapan penulis
atau ucapan terima kasih kepada penerima surat.Alinea penutup menandakan pembicaraan telah
selesai .

Contoh :

 Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.

 Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.
 Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima
kasih.

Salam Penutup

Salam penutup terdapat diantara alinea penutup dan tanda tangan pengirim . Contoh salam
penutup :

 Hormat kami,
 Salam kami,
 Wassalam,
 Salam takzim,

Nama Organisasi atau Lembaga

Biasanya nama organisasi atau lembaga dibuat dalam bentuk stempel atau cap. Stempel ini
berfungsi untuk menegaskan bahwa surat itu sah dan resmi.

Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab

Surat di tandatangani oleh pejabat yang berhak atau berwenang . Nama Terang dan Tanda
Tangan Penanggung Jawab berfungsi sebagai identitas penanggung jawab untuk mengetahui dari
mana surat itu dikeluarkan.

Tembusan

Tembusan surat atau tindisan dikirimkan ke instansi lain yang ada kaitannya dengan surat yang
bersangkutan. Tembusan biasanya diletakan di sudut kiri bawah dengan menuliskan Tembusan
atau Tindasan atau Distribusi kepada.
Contoh :

 Menteri Agama RI;

 Gubernur Jawa Tengah;
 Walikota Bandung.

Inisial

Inisial adalah singkatan nama yang biasanya diambil dari huruf pertama nama pembuat penulis
surat tersebut yang berfungsi mengetahui siapa yang menulis / mengetik surat tersebut.

Contoh :

VN/MA

VN Singkatan dari Vandra Septian (Pengetik)

MA Singkatan dari Miftah Ainun (pengonsep)

2.5 Bagian Surat Resmi

1. Kepala surat
Kepala surat dinamakan juga sebagai kop surat. Bagian ini menempati posisi paling atas pada
sebuah surat resmi. Kop surat atau kepala surat berisi nama, logo, alamat dan nomor kontak
resmi milik si pengirim surat. Kepala surat selain untuk menunjukkan identitas si pengirim juga
biasanya digunakan sebagai sarana promosi.

2. Tempat dan tanggal surat         

Tempat dan tanggal surat berisi informasi terkait kapan dan dimana surat ini dibuat oleh si
pengirim. Pada umumnya, tempat diisi dengan kota si pengirim dan diletakan disebelah kanan.
Perhatikan contoh berikut:

Kota Bima, 19 Agustus 2021

Bantul, 21 Maret 2020

Yogyakarta, 1 Februari 2013

Cara penulisannya berturut-turut yaitu nama kota/kabupaten, tanggal bulan dan tahun.
3. Nomor surat      
Nomor surat dibuat oleh lembaga, perusahaan, organisasi atau komunitas resmi yang bertujuan
untuk memudahkan dalam menyusun urutan penyimpanan surat sekaligus untuk mengawasi
seberapa banyak surat yang telah dikeluarkan.

Nomor surat disusun berdasarkan nomor urut surat, kode surat (biasanya berisi informasi terkait
kategori surat), tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Contoh nomor surat bisa dilihat di
bawah ini.

Nomor: 213/MKP/AT/20/12/2019

Itu maknanya: nomor urut surat adalah 213, Kode MKP maknanya Managemen Keuangan
Perusahaan, AT maknanya Anggaran Tahunan sedangkan 20/12/2019 merupakan tanggal
dimana surat resmi dikeluarkan.

Atau bisa juga ditulis dengan menghilangkan tanggal dan bulan seperti ini,

Nomor: 213/MKP/AT/2019

Nah, nomor surat ditulis diposisi paling atas di sebelah sisi kiri namun di bawah Kepala surat dan
tanggal surat.

4. Lampiran yang disertakan

Lampiran berisi informasi terkait ada atau tidaknya, berapa jumlah berkas penting yang ikut
disertakan dalam penerbitan surat resmi. Contohnya begini;

Lampiran: –

Lampiran: 1 (satu) berkas

Lampiran: 2 (dua) berkas

Posisi lampiran diletakkan di bawah nomor surat. Jadi kalau diurutkan dari atas

1) Kepala surat,

2) Tanggal surat,

3) Nomor surat dan

4) Lampiran.
5. Hal/perihal
Hal atau perihal pada surat resmi berisi terkait tema/pokok dari isi surat. Boleh juga kita
menyatakan sebagai judul surat. Contohnya begini,

Perihal: Permohonan Panitia Lomba

Perihal: Permohonan Izin Pelaksanaan Kegiatan

Hal/perihal ini ditulis dibawah lampiran.

6. Alamat penerima
Alamat penerima ini diisi oleh alamat orang/lembaga yang dituju atau yang menerima surat.
Alamat penerima ini ditulis di bawah Hal/perihal. Misalnya seperti ini,

Kepada. Yth Bapak/Ibu

HRD PT Papua Maju Sejahtera

Di Tempat

Kepada. Yth Bapak/Ibu

Kepala Sekolah SD Nurul Iman

Di Jl. Soekarno Hatta No. 37

Papua Barat

7. Salam pembuka
Salam pembuka berisi terkait sapaan awal yang berupa ucapan salam. Misalnya

Selamat Siang,

Assalamu’alaikum…Wr…Wb,

Dengan Hormat,
8. Isi surat
Pada bagian isi surat resmi berisi tiga bagian yakni bagian pembuka, bagian inti dan bagian
penutup. Bagian pembukan berisi pengantar sebelum inti surat diberitahukan.

Pada bagian inti merupakan pokok masalah, topik atau inti permasalahan yang hendak
disampaikan. Sedangkan pada bagian penutup berisi penegasan, kesimpulan dan harapan dari
topik inti yang disampaikan.

9. Salam penutup
Salam penutup berisi kalimat salam setelah penyampaian surat ini berakhir. Salam pembukan
dan penutup merupakan bagian dari tata krama atau adap sopan santun dalam bersurat. Contoh
salam penutup.

Selamat Sore,

Wassalamu’alaikum…Wr…Wb,

Terima Kasih,

10. Nama & tanda tangan pengirim

Nama dan tanda tangan pengirim berisi tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat serta
nama terang, tanda tangan dan cap stempel lembaga/komunitas. Ditulis rata kanan paling bawah
setelah salam penutup.

11. Tembusan
Tembusan berisi terkait siapa saja yang berhak menerima surat resmi yang telah dikirimkan. Tapi
tidak semua surat resmi harus memiliki tembusan karena biasanya surat resmi yang dibuat dapat
disesuaikan dengan jumlah si penerima surat.

Contoh tembusan pada surat resmi (ditulis rata kiri)

Tembusan:

1. Ketua Yayasan

2. Wakil Ketua Yayasan

3. Pemilik Yayasan

12. Catatan Kaki

Catatan kaki merupakan catatan yang berada di paling bawah dari surat resmi. Biasanya bagian
ini dinamakan sebagai kaki (surat) yang diambil dari kata “footer” dalam bahasa Inggris. Catatan
ini berisi penjelasan bilamana apa yang tertulis memerlukan penjelasan yang lebih detail.

Baca juga: 5 contoh surat izin sakit

Tidak semua surat resmi memiliki catatan kaki ini, karena sifatnya tidak wajib alias hanya sesuai
keperluan saja. Letak catatan kaki ini berada di bawah tembusan.

Contohnya:

*Catatan:

1) Pernyataan ditulis tanpa ada paksaan;

2) Bukti surat keterangan sakit diurus oleh wakil yang bersangkutan;

3) Bukti kepemilikan berupa surat keterangan kepemilikan yang disahkan oleh pengadilan.
 DAFTAR PUSTAKA
https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat-resmi.html#:~:text=Fungsi%20Surat
%20Resmi,-Surat%20resmi%20memiliki&text=Surat%20resmi%20dapat%20berfungsi
%20sebagai,langkah%20kerja%20untuk%20pekerjaan%20tertentu.

https://www.siswapedia.com/bagian-bagian-surat-resmi-beserta-penjelasannya/