MENULIS SURAT DINAS

A. Pengertian Surat Dinas

Surat dinas adalah surat berisi masalah-masalah kedinasan. Surat dinas digunakan untuk
kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting
dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Surat dinas ditulis untuk keperluan
komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat
dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah
sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.

Surat adalah alat komunikasi tertulis, atau sarana untuk menyampaikan pernyataan
maupun informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lain (Marjo, 2008: 15).
Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari
satu pihak, (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau
organisasi), (Arifin, 1996: 2).

Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain berisi informasi yang
menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan, surat
macam itu disebut surat dinas atau surat resmi. (Arifin, 1996: 2).

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada

pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan
gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.[1] Pada umumnya,
dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan
pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

 Sejarah surat dunia

Persia dan Mesir
Pada awalnya, surat berisikan dokumen-dokumen pemerintah yang biasa dikirimkan dari satu
tempat ke tempat lain dengan kuda ataupun kereta kuda. Sistem pengiriman pos di dunia dimulai
di Mesir sekitar tahun 2000 SM. Di Mesir, di mana pertukaran kebudayaan dengan Babilonia terjadi,
pembungkus surat atau amplop bisa berupa kain, kulit binatang, atau beberapa bagian sayuran.
Mereka juga membungkus pesan mereka menggunakan lapisan tipis dari tanah liat yang dibakar.
Sedangkan kekaisaran Persia di bawah kekuasaan Cyrus sekitar tahun 600 SM menggunakan
sistem pengiriman pesan yang terintegrasi.[2] Pengendara kuda (Chapar) akan berhenti di titik-titik
pos tertentu (Chapar-Khaneh). Di sini, pengendara kuda akan mengganti kudanya dengan yang
baru untuk mendapatkan kecepatan maksimum dalam pengiriman pesan. Sistem ini disebut
dengan angariae.[3]

Tiongkok
Di sisi lain dunia, di Tiongkok, sebuah pelayanan pos sudah dimulai sejak zaman Dinasti Chou pada
1122-1121 SM.[2] Seperti di Persia, surat yang dikirimkan biasanya berisikan mengenai dokumen
pemerintah. Sistem pengirimannya terdiri atas beberapa orang yang bergantian menyampaikan
 pesan tiap radius sembilan mil atau empat belas koma lima kilometer. Sistem ini semakin
berkembang dengan jangkauan yang lebih luas pada masa pemerintahan Dinasti Han pada tahun
202 SM hingga tahun 220 ketika Tiongkok berhubungan dengan Romawi dan sistem pelayanan pos
mereka.[2]

India
Perkembangan pertumbuhan dan kestabilan politik di bawah kekuasaan Kekaisaran Mauryan (322-
185 SM) memperlihatkan perkembangan infrastruktur di India Kuno. Kaum Mauryan mendirikan
sistem pengiriman pesan, pendirian sumur umum, rumah peristirahatan, dan fasilitas-fasilitas umum
lainnya.[4] Pengiriman pesan dilakukan menggunakan kereta terbuka yang ditarik kuda yang disebut
dengan Dagana.[5] Selain itu, pada masa ini para penguasa juga melindungi tanah-tanah yang
mereka punya dengan mengirimkan pesan kepada polisi atau agen militer tempat mereka berada
dalam arus komunikasi seperti melalui pembawa pesan dan merpati pos. Terkadang masyarakat
awam juga mengirimkan surat kepada kerabatnya yang tinggal berjauhan.[6]

Romawi
Kerajaan Romawi sendiri memebangun sistem pelayanan pos paling canggih pada tahun 14 yang
bersaing dengan China oleh Kaisar Augustus.[7] Jangkauan sistem pelayanan pos ini mencakup
seluruh dataran Mediterania karena adanya kebutuhan penyampaian pesan dari pemerintah
Romawi dan militer antar provinsi. Kebutuhan ini memunculkan pembangunan jalan pos dengan
beberapa stasiun untuk pergantian pengantar pengirim pesan setiap seratus tujuh puluh mil atau
dua ratus tujuh puluh kilometer dalam periode waktu dua puluh empat jam. Akan tetapi pada
akhirnya sistem ini tidak mampu bertahan karena adanya ketidakseimbangan antara jumlah surat
yang dikirim dan waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman surat tersebut pada abad sembilan
di Eropa.[2]

Ciri-ciri surat dinas:

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu.

Syarat sebuah surat dinas:

1. Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya,
2. isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,
3. bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami,
simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima,
4. harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.

Fungsi Surat Dinas

Surat dinas mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut:
1. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
2. Surat dinas sebagi alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat jika
diperlukan.
3. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan
perkembangan suatu instansi.
4. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi.
5. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

B. Perbedaan Surat Resmi dan Surat Pribadi

Surat resmi adalah surat yang ditulis dari lembaga/ ke /lembaga lainnya yang ditulis
untuk menyampaikan sesuatu atau berita.

Yang ada dalam surat resmi adalah:

-1.Kepala surat

-2.Tempat dan tanggal lahir

-3.Nomor surat,Perihal Lampiran

-4.Nama dan alamat yang dituju

-5.Salam pembuka

-6.Isi surat

-7.Salam penutup

-8.Nama dan tanda tangan pengirim

Surat resmi menggunakan bahasa yang baku,inilah perbedaan antara surat pribadi dan
surat resmi untuk lebih jelasnya perbedaan antara surat pribadi dan surat resmi ada
dibawah ini:

Surat Resmi Surat Pribadi

-1.Menggunakan bahasa yang baku -1.Bahasa tidak haruas baku

-2.dikirim dari lembaga/ dan dikirim ke
-2.Dikirim untuk keluarga,saudara,dan teman
lembaga/perorangan/

-3.Tidak ada kepala surat

-3.Ada kepala surat

-4.Tidak ada nomor surat,perihal,dan lampiran

-4.Ada nomor surat,perihal dan,lampiran