BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi
informasi, pesan, persyaratan, atau tanggapan sesuai keinginan sang penulis surat. Surat
merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis
yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi
lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju
sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat
resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga.
Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat kepada
perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh
perusahaan dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat
dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari perusahaan
dagang tersebut kepada perusahaan lain. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakiul
penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang
dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
Namun terkadang kita tidak mengerti bagaimana pengertian, fungsi, bentuk, jenis jenis,
dan bahasa surat yang baik dan benar. Untuk itu, dalam makalah ini akan dibahas
mengenai pengertian, fungsi, jenis-jenis, ciri-ciri bahasa surat.

1.2 Perumusan Masalah

Dari latar belakang diatas maka dapat dirumuskan sbb:
1. Apa pengertian surat menyurat?
2. Apa fungsi surat?
3. Bagaimana jenis-jenis surat?
4. Bagaimana ciri-ciri bahasa surat?

1.3 Tujuan
Dari perumusan masalah diatas, maka tujuan dari penulisan makalah ini adalah sbb:
1. Untuk mengetahui pengertian tentang surat menyurat.
2. Untuk mengetahui fungsi surat.
3. Untuk mengetahui jenis-jenis surat.
4. Untuk mengetahui bagaimana ciri-ciri bahasa surat.
 BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Surat Menyurat
2.1.1 Pengertian Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi
secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri,
maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan.
Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan
sebagainya.
2.1.2 Pengertian dan Tujuan Surat Menyurat
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus
menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan
saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya
yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus
menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat
dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu
membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
c. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
2.2 Korespondensi dan Koresponden
2.2.1 Korespondensi
Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu
kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak
yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:
1.Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh
kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2.Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-
orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor
cabang.
2.2.2 Koresponden
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani
surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

2.3 Mengenal Bahasa Surat

Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk
tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan
kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka suratpun harus
memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi
seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca.
Sebagai karangan surat dapat disusun secara :
1.Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok permasalahannya,
kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau alasan-alasannya.
 2.Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu dikemukakan
alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-pokok masalahnya.

2.4 Fungsi Surat

Meskipun alat komunikasi berkembang pesat, tetapi surat masih dipertahankan karena
surat mempunyai fungsi sebagai:
1. Alat komunikasi
2. Alat bukti tertulis
3. Alat pengingat
4. Alat bukti historis
5. Duta atau wakil organisasi
6. Alat pedoman kerja
Sebagai alat komunikasi, surat dapat menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak
lain atas nama pribadi maupun organisasi.
Sebagai alat bukti tertulis, surat dapat dipergunakan sebagai bukti apabila terjadi
perselisihan antara organisasi-organisasi atau pejabat-pejabat yang mengadakan
hubungan korespondensi.
Sebagai alat pengingat, surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal atau peristiwa
yang telah lampau.
Sebagai alat bukti historis, karena surat dapat untuk mengetahui sejarah atau
perkembangan suatu organisasi.
Sebagai duta atau wakil organisasi, kehadiran surat mewakili organisasi dalam
berkomunikasi atau bertatap muka dengan pihak lain.
Surat berfungsi sebagai pedoman kerja, karena surat dapat digunakan sebagai pedoman
dalam melaksanakan pekerjaan.

2.5 Jenis-jenis Surat

2.5.1 Berdasarkan Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :
a. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi
masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
Surat Pribadi, dibedakan menjadi:
1.Surat pribadi yang bersifat resmi, surat atas nama pribadi yang dikirim ke organisasi-
organisasi resmi, seperti: surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja.
2.Surat pribadi yang bersifat tidak resmi, surat pribadi yang bersifat kekeluargaan atau
kekerabatan, seperti: surat kepada orang tua, kakak, teman, dll.
b. Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang
dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-
perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
c. Surat Dinas Swasta
 Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh
instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk
para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
d. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh
perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.
e. Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan
tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi
Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan
fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman
kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
2.5.2 Berdasarkan Wujud Surat
Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
a. Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang
telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-
ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan
petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang
telah diberi izin.
c. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain,
kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.
d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat
dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk
pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.
e. Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas
yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan
sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi
kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam
lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
f. Telegram
 Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita
melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat
penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan
dari jarak jauh.
g. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca
oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para
siswa untuk rekreasi dan sebagainya.
2.5.3 Berdasarkan Tata Aliran Surat
Bedasarkan tata aliran surat, surat dapat digolongkan menjadi dua jenis, yaitu:
a. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang
berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
b. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan
untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat,
2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan
baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang
bersangkutan.
2.5.4 Berdasarkan Keamanan Isinya.
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu:
a. Surat Sangat Rahasia
Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan
Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh
ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan
Negara.
b. Surat Rahasia
Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena
bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi
tersebut.
c. Surat konfidensial
Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang
lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada
orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat
laporan tentang karyawan yang korupsi.
2.5.5 Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus
ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera
dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan
menyelesaikannya.
b Surat Segera
 Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama
dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak
penerima.
c. Surat Biasa
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu
mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
2.5.6 Berdasarkan Dinas Pos
Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a. Surat Biasa
Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang
isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini
tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-
surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan,
tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.
b. Surat Kilat
Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian
yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya,
ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
c. Surat Kilat Khusus
Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera
ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari
penerima .
d. Surat tercatat
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus
segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan
dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama
dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan
ongkosnya atau prangkonya mahal.
2.5.7 Berdasarkan Cara Pengirimannya
a. Surat Pos, yaitu surat yang dikirim melalui jasa pos atau usaha pengiriman lainnya.
b. Telegram/telex, yaitu surat yang dikirim dari jarak jauh dengan menggunakan
pesawat telegram/telex.
c. Faxcimile, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan mesin faxcimile.
d. Email, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan internet.

2.6 Ciri-ciri bahasa Surat yang baik

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan.
Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:
2.6.1 Jelas
Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas
dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai
dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan
siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat
harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak
 menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-
kata atau istilah asing.
2.6.2 Lugas
Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapkan dalam pada
penulisan kalimat dalam surat, artinya kalimat yang digunakan harus langsung
menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele
serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang
dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas
adalah sebagai berikut:
1) Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan
2) Menghilangkan basa-basi
3) Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4) Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5) Menempatkan tanda baca yang tepat
2.6.3 Menarik dan Sopan
Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak
kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata
makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga
menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau
membosankan lawan bicara.
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah
bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang
merendahkan martabat orang lain.

BAB III PENUTUP

3.1 Simpulan
Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat
sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang
sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa
surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan
organisasi.
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif
terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

3.2 Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu
organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi
dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan
untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link
organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung
 tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh
berkembang (Growth).

DAFTAR PUSTAKA
Hisyam, Djihad. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia Dalam Teori dan Praktik.
Yogyakarta: UNYpress.
Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia, Kamus Besar Bahasa
Indonesia (Online), (http://badanbahasa.kemdikbud.go.id/kbbi/index.php), diakses tanggal 27
Oktober 2016.
Setyaningrum, Afra Tien. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia Dasar, Teori, dan Aplikasi.
Yogyakarta: Amara Books.
Wikipedia Bahasa Indoensia, Surat Eletronik (Online),
(https://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik), diakses tanggal 27 Oktober 2016.
Wikipedia Bahasa Indonesia, Surat (Online), (http://id.wikipedia.org/wiki/Surat), diakses
tanggal 27 Oktober 2016