BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan
yang berisi informasi, pesan, pernyataan atau tanggapan sesuai dengan keinginan
penulis surat. Salah satu fungsi surat yaitu sebagai media komunikasi antara
penulis dengan penerima surat yang tidak perlu bertatap muka untuk
menyampaikan informasi. Dalam kehidupa sehari-hari kita sering melihat
seseorang mengirimkan surat kepada orang yang dikehendakinya.

Salah satu contohnya yaitu pada saat seorang siswa mengirimkan

sebuah surat kepada gurunya yang menyatakan bahwa dirinya tidak bisa
mengikuti peajaran yang dilangsungkan ada hari itu karena sakit. Namun
terkadang kita tidak mengerti bagaimana hakekat, jenis surat, dan bahasa surat.
Dalam makalah ini,akan dibahas mengenai hal-hal tersebut.dalam makalah ini,
juga terdapat contoh-contoh surat yang dapat dijadikan acuan dalam pembuatan
surat.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah pada makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Apa pengertian surat?
2. Apa saja jenis-jenis surat?
3. Bagaimana karakteristik dari surat?
4. Bagaimana contoh-contoh surat?
1.3 Tujuan
Tujuan penulisan makalah ini sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui pengertian surat.
2. Untuk mengetahui jenis-jenis surat.
3. Untuk mengetahui karakteristik dari surat.
4. Untuk mengetahui contoh-contoh surat.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat

Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan,
pertanyaan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat. Dengan
demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yng diharapkan
informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oleh penulis surat.

2.2 Jenis- JenisSurat

1. Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokkan sebagai

berikut :
a. Surat pribadi.
Yaitu surat yang dikirimkan seseorang kapada orang lain atau suatu
organisasi. Surat pribadi dibuat oleh seseorang yang isinya manyangkut
kepentingan pribadi.
Contoh surat pribadi:
1) Surat keluarga, yaitu surat yang dibuat seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan pribadi atau keluarga. Surat keluarga biasanya
dibuat oleh seorang anak kepada orang tuanya, misalnya kuliah atau
bekerja di luar kota.
2) Surat lamaran pekerjaan, yaitu surat yang dibuat oleh seseorang yang
ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu dengan tujuan untuk
mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang
ditawarkan.
3) Surat perijinan, yaitu surat yang ditulis oleh seseorang yang berisi
tentang permohonan ijin kepada pihak tertentu untuk mendapatkan ijin
yang dimaksudkan. Contohnya yaitu surat ijin tidak masuk bekerja atau
sekolah, surat ijin mengadakan hajatan atau keramaian kepada RT atau
lurah dan sebagainya.
b. Surat resmi.
Adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi kepada seseorang atau
instansi lainnya.
Surat resmi (surat dinas) terbagi menjadi beberapa bagian, yaitu:
1) Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi
pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintah.
2) Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau
badan usaha yang digunakan dalam membangun hubungan dengan
pihak luar.

2
 3) Surat sosial, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh organisasi
kemasyarakatan yan bersifat nirlaba (nonprofit).
c. Memo
Memo atau nota dinas adalah surat khususyang dipakai antar pejabat yang
dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Sedangkan memo
pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja
tetapi orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi.
2. Menurut sifatnya surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Surat biasa, yaitu surat yang isinya dapat diketahui oleh orang lain
selain yang dituju.
b. Surat konfidensial (terbatas), yaitu surat yang isinya hanya boleh
diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.
c. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang
yang dituju saja.
3. Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan sebagai
berikut :
a. Surat biasa
b. Surat edaran, yaitu surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan
kepada banyak pihak.
c. Surat pengumuman,yaitu surat yang berisi pemberitahuan suatu
halkepada anggota masyarakat atau pihak-pihak yang terkait dengan isi
atau perihal yang tertera dalam surat tersebut.
4. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya , surat dapat
dikelompokkan sebagai berikut :
a. Surat biasa
b. Surat kilat
c. Surat kilat khusus
5. Berdasarkan wujudnya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. Surat bersampul
b. Kartu pos
c. Warkatpos
d. Telegram
e. Teleks atau faksimile
f. Memo
g. Nota
6. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat dapat dikelompokkan
sebagai berikut:
a. Surat intern
b. Surat ekstern

3
2.3 Karakteristik Surat

1. Kepala Surat
Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau ditengah-tengah. Kepala
surat disusun dalam bentuk yang menarik dan menyebutkan nama kantor /
jawatan / perusahaan, alamat, nomor telepon, nomor kotak pos (jika ada),
nama alamat kawat (jika ada). Dalam surat dagang disebutkan juga alamat
kantor cabang, nama bankir, nama usahanya, dan gambar bersifat reklame.
Kepala surat sebagai alamat atau identitas pengirim surat. Dalam penulisannya
kop surat ditulis menggunakan huruf kapital, kecuali bagian alamat hanya
ditulis menggunakan capital pada huruf awalnya saja.
2. Tanggal Surat.
Tanggal surat diketik sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh), kanan atas (lurus
setengah lurus) atau sebelah kanan bawah. Nama bulan dituliskan secara
lengkap, misalnya: 9 November 2016. Tanggal surat untuk mengetahui batas
waktu dan cepat lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat.
Untuk nama kota tidak perlu dicantumkan, karena sudah ada pada kop surat.
3. Nomor Surat
Surat resmi selalu terdapat:
a. Nomor urut surat yang dikirimkan (keluar/masuk).
b. Nama Instansi.
c. Bulan masuk/keluarnya surat.
d. Tahun.

Contoh:

No: 200/PBJJ-BI/09/1984

Nomor surat diketik segarisdengan tanggal, bulan, dan tahun.

4. Lampiran
Melampirkan berarti menyampaikan sesuatu dengan yang lain. Jika bersama
surat yang dikirimkan itu disertakan surat-surat lain. Penulisan kata “Nomor”
dan “Lampiran” dapat disingkat menjadi “No.“dan “ Lamp. “
5. Hal / perihal
Bagian ini menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Dengan membaca
perihal, secara cepat dapat diketahui masalah yang dituliskan dalam surat itu.
6. Alamat Surat
Terdapat dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan
alamat luar (pada amplop). Alamat dalam menyebutkan sebagai berikut:

4
 a. Nama orang atau jabatan.
Nama orang atau jabatan ditulis dengan huruf awal huruf kapital pada
setiap unsur nama itu, tidak ditulis dengan huruf kapital semuanya. Nama
orang seharusnya ditulis secara cermat dan lengkap, tidak disingkat atau
diubah ejaannya.
b. Nama jalan dan nomor rumah atau gedung.
c. Nama kota.
7. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan anda hormat pengirim sebelum berbicara secara
tertulis. Dalam surat resmi biasa digunakan sebagai salam pembuka adalah
“Dengan hormat,” yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainnya. Salam
pembuka “AssalamualikumWr.Wb.” dipakai secara khusus antara kantor/
lembaga yang bersangkutan dengan lembaga agama Islam.
8. Isi Surat
Pada umumnya isi surat terdiri dari 3 bagian, yaitu:
1) Pembukaan
Pembukaan berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca
terhadap pokok surat. Pembukaan menggunakan kalimat-klaimat pembuka
yang sesuai dengan maksud dan tujuan surat.
2) Isi surat sesungguhnya
Isi surat sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan,
ditanya, diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat.
3) Penutup surat
Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi
surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang
dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya isi surat ditulis secara singkat dan
jelas.
9. Salam Penutup
Salam penutup surat dinas/ formal pemerintahan menyebutkan:
1) Nama jabatan.
2) Tanda tangan.
3) Nama terang.
4) NIP (Nomor Induk Pegawai).
10. Tembusan
Tembusan dibuat jika isi surat dikirimkan kepada pihak yang sebenarnya
dituju perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang ada hubungannyadengan
surat tersebut. Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus keatas dengan
Nomor, Lampiran, dan Perihal. Tembusan disusun berdasarkan urutan tingkat
jabatan instansi yang bersangkutan. Pada tembusan tidak perlu digunakan
ungkapan Yth.

5
2.4 Contoh-Contoh Surat

1. Surat Resmi

Surat Resmi adalah surat-surat yang sifatnya formal yang dibuat oleh suatu
instans iatau organisasi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta.
Surat resmi harus menggunakan Bahasa Indonesia yang sesuai dengan kaidah
baku. Surat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu:

1) Surat dinas pemerintah.

Yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan
administrasi pemerintahan. Surat dinas pemerintah meliputi:
a. Surat perjalanan dinas.
b. Surat perintah
c. Surat rekomendasi.
d. Surat instruksi.
e. Surat referensi.
f. Surat tugas.
g. Surat keputusan.

Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan

atau badan usaha.

2) Surat tidak resmi

Surat pribadi.adalah surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain

atau suatu oarganisasi/instansi.

a. Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan

Adalah surat yang menyampaikan hal-hal yang bersifat kekeluargaan.
Contoh : surat untuk saudara, teman dekat, dll.
b. Surat pribadi yang bersifat setengah resmi
Adalahsuratyang menyampaikan hal-hal yang bbersifat pribadi tetapi
ada hubungannya dengan kedinasan. Contoh : surat izin tidak masuk
sekolah, surat lamaran pekerjaan, dll.

6
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

1. Surat sangatlah bermanfaat untuk kita karena surat digunakan untuk media
informasi dan komunikasi.
2. Dengan mengetahui jenis-jenis surat kita akan lebih mudah untuk
menggunakan surat sesuai dengan fungsinya.
3. Dengan mengetahui karakteristik surat kita akan lebih mudah untuk menulis
surat yang baik dan benar.

3.2 Saran

1. Untuk menulis surat yang baik dan benar sebaiknya mengetahui teknik
penulisan surat terlebih dahulu.
2. Sebelum menuliskan surat disarankan untuk mengetahui terlebih dahulu
jenis surat yang akan digunakan.
3. Dalam menulis surat disarankan untuk mengetahui karakkteristik surat agar
tidak terjadi kesalahan dalam penulisan.

7
3.3 Lampiran

8
5

9
10
11
12