MATERI KORESPONDENSI KELAS X SMK

PENGGOLONGAN SURAT
1. Menurut wujud surat
Menurut wujudnya, surat dapat dibedakan atas enam macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa atau bersampul adalah surat yang di tulis di atas kertas yang basiasanya
dimasukkan ke dalam sampul kemudian dikirimkan.
2. Memo dan nota adalah surat yang dipakai secara intern dalam suatu organisasi.
Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antar
pejabat kantor.
3. Kartu pos adalah benda pos berbentuk kartu berukuran 10 X 15 cm atau 15 X 20 cm
yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
4. Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungna sampul dan kertas surat.
Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh
dibaca oleh orang yang berhak yaitu orang yang tercantum pada alamat surat.
5. Telegram adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok
singkat permasalahan.
6. Surat tanda bukti adalah surat berbetuk formulir yang dipakai sebagai tanda  bukti
keabsahan aktivitas antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima kartu kartu
identitas, dan sebagainya.

2. Menurut sifat isi

Menurut sifatnya, surat dibagi ke dalam dua golngan, yaitu sebagai berikut :

1. Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi. Surat pribadi dapat digolongkan menjadi dua macam, yaitu :
a)    Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan misalnya surat untuk orang tua, keluarga,
sahabat dan sebagainya.
b)      Surat pribadi yang bersifat setengah resmi yaitu surat yang dikirim oleh seseorang
kepada pejabat suatu organisasi misalnya surat lamaran pekerjaan, surat pernyataan,
dan surat izin tidak masuk sekolah atau bekerja.
2. Surat dinas adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik
pemerintah maupun swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya,
surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan. Surat dinas digolongkan menjadi
dua macam, yaitu sebagai berikut :
a)      Surat dinas pemerintah yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi pemerintah
untuk kepentingan asdministrasi yang berhubungan dengan masalah pemerintahan,
contoh : memo dan nota dinas, surat pengantar, surat keutusan, surat perintah, surat
instruksi, surat kuasa, surat edaran, surat perjalanan dinas, dan sebagainya.
b)      Surat dinas swasta yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi swasta yang
berhubungan dengan masalah perusahaan, biasanya disebut juga surat niaga. Contoh :
surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman
baragng surat penundaan pembayaran, surat keberatan.
3.   Menurut keamanan isi
 Dilihat dari segi keamanan isinya, surat digolongkan tiga macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan
bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
2. Surat rahasia yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain karena
akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Biasanya pada
sampul surat ditandai dengan RHS atau R. Cara pengirimannya menggunakan dua sampul,
sampul pertama ditulis RHS atau R kemudian dilak, kemudian dimasukkan ke dalam sampul
kedua yaitu sampul surat biasa, tidak diberi tulisan RHS atau R dan tidak dilak.
3. Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya
boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau
mengambil keputusan. Surat tersebut tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak
berkepentingan, sebab menyangkut keamanan negara. Pada sampul surat ditandai dengan
SRHS atau SR. Cara pengirimannya menggunakan tiga sampul. Sampul pertama ditulisi SRHS
atau SR kemudian dilak. Sampul yang pertama dimasukkan ke dalam sampul kedua yang
ditulisi SRHS atau SR dan dilak. Selanjutnya dimasukkan ke sampul terakhir atau ketigayan
gmenggunakan sampul biasa tidak ditulisi SRHS atau SR juga tidak dilak.
4. Menurut proses penyelsaiannya
mengirim surat menghendaki agar surat yang dikiriminya segera memperoleh  tanggapan sesuai
kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat di golongkan menjadi tiga
macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian
secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
2. Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian
dengna segera lebih cepat dair surat biasa.
3. Surat sangat segera adalah surat uang isinya memerlukan tanggapa penyelesaian
yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pad akesempatan pertama atua prioritas
utama.
5.    Menurut kegiatan
Dari segi kegiatannya, surat dapat dibedakna atas dua macam, yaitu :

1. Surat intern adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau
instansi sendiri.
2. Surat ekstern adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau isntansi.
6.   Menurut sasaran yang  dituju
Berdasarkan sasaran yang dituju, surat di bedakan atas dua macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang ditujukan kepada seseoran gatau organisasi tertentu.
2. Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada oran gatua organisasi yang
jumlahnya tidak terbatas.
7.    Menurut dinas pos
Menurut dinas pos, surat dapat digolongkan menjadi lima macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang dalam pengirimannnya tidak perlu dikirim secepatnya,
karena surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan paling dahulu.
2. Surat kilat adalah surat yang harus ditanggapi oleh penerima surat terlebih dahulu,
surat ini harus mendapat balasan yang diproses paling dahulu penyelesaiannya.
3. Surat kilat khusus adalah surat yang dikirim lebih dahulu atau mendapat prioritas
utama dalam engirimannya, biasanya dibuat resi sebagai tanda bukti.
4. Surat tercatat adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda
pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.
5. Surat berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannyam seperti sertigikat,
akte, surat perjanjian, dan lain-lain.
perlengkapan dan teknik lipatan surat
A. PENGGUNAAN KERTAS
1. Macam-macam Kertas untuk surat
 Kertas HVS (Houtvrij Schrijfpapier) untuk mengetik surat asli.
 Kertas tipis atau doorslag untuk tembusan
 Onionskin paper, kertas ini tipis namun kuat. Digunakan untuk surat-surat yang
dikirim ke luar negeri.
 Kertas Stensil digunakan untuk surat-surat yang berjumlah banyak.
2. Warna kertas
untuk menulis surat, biasanya digunakan kertas berwarna putih. kertas berwarna lain boleh
digunakan untuk tembusan agar kelihatan "berbeda". dewasa ini, banyak yang menggunakan
kertas aneka warna tapi jenis kertasnya tentu berbeda dengan kertas yang digunakan untuk
tembusan.
3. ukuran kertas
 folio berukuran 204 x 330 mm
 kuarto berukuran 204 x 254 mm
 sikmo berukuran 204 x 165 mm
 oktavo berukuran 204 x 127 mm
 memo berukuran 204 x 127 mm
ukuran kertas internasional
 A4 berukuran 210 mm x 297 mm
 A5 berukuran 148 mm x 210 mm
 A6 berukuran 105 mm x 148 mm
 A7 berukuran 74 mm x 105 mm
B. tinta
untuk menulis surat, biasanya digunakan tinta berwarna hitam atau biru. tinta yang berwarna
lain, seperti merah, hijau, dan lain-lain, tidak biasa digunakan untuk menulis surat.
C. SAMPUL SURAT

Berikut ini adalah aneka macam model sampul surat yang ada :
1.      Sampul surat model commercial
2.      Sampul surat model air mail
3.      Sampul surat model bifold
4.      Sampul surat model button and string
5.      Sampul surat model card
6.      Sampul surat model catalogue
7.      Sampul surat model church
8.      Sampul surat model coin
9.      Sampul surat model doublefold
10.  Sampul surat model drug
11.  Sampul surat model eyelet and clasp
12.  Sampul surat model invoice tag
13.  Sampul surat model official
14.  Sampul surat model open end
15.  Sampul surat model pence
16.  Sampul surat model postage saver
17.  Sampul surat model receipt and wage
18.  Sampul surat model visiting card
19.  Sampul surat model window
20.  Sampul surat model work docket
21.  Sampul surat model x – ray
D. LIPATAN SURAT

Lipatan Baku (Standard Fold)

Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan.

Cara melipat jenis Baku : Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3)

lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2

Lipatan Setengah Baku (Semi Standard Fold)

Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku,

perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya saja.

Cara melipat jenis Setengah Baku : Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu

bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.

Lipatan Akordion (Accordion Fold)

Lipatan Surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.

Cara melipat jenis Akordion : Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian

bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah..

Lipatan Semi Akordion (Semi Accordion Fold)

Lipatan Surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.

Cara melipat jenis Semi Akordion : Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan

bagian 3 lebih kecil). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.

Lipatan Tunggal (Single Fold)

Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling sederhana serta paling

mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi dua bagian yang sama

panjang kemudian dilipat.

Cara melipat jenis Tunggal : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat.

Lipatan Ganda (Parallel Double Fold)

Lipatan kertas surat jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena

hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal.

Cara melipat jenis Ganda : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1).

Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2).

Lipatan Perancis (French Fold)

Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang

banyak surat surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semula

merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangsawan Eropa

tersebut.
Cara melipat jenis Perancis : Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke 1).

Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2

Lipatan Baron (Baronial Fold)

Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau surat yang

menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena panjang lipatan ini melebihi sampul

atau amplop ukuran pendek.

Cara melipat jenis Baron : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1),

kemudian lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3). Bagian 1 dilipat ke kiri dan

bagian 2 dilipat ke kanan.

Contoh Bentuk-Bentuk Surat