KOMUNIKASI BISNIS

B2

PENGGOLONGAN DAN BENTUK SURAT DALAM BISNIS

KELOMPOK 1
OLEH :
JESICHA ISADORA ILLIONY MINTA 1807531099
NI MADE MASWITA MARTHADEVI 1807531028
NI PUTU EKA TUNASTI PURNAMA 1807531158
NI MADE DESI RATNADEWI 1807511159

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

SEMESTER GENAP 2019/2020
REGULER BUKIT
2020
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI………………………………………………………………………. i

BAB I PEMBAHASAN
1.1 Fungsi Surat, Penggolongan dan Bentuk…………………………………….... 1
1.2 Karakteristik e-mail dan memo yang efekti…………………………………… 5
1.3 Pengertian Laporan dan Proposal Bisnis….......…………………………......... 8
1.4 Jenis-Jenis Laporan Bisnis.....……………………………………………......... 9
1.5 Pengorganisasian Laporan dan Proposal…………………………………….... 10

BAB II SIMPULAN
Kesimpulan……………………………………………………………….. 14
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………… 15

i
 BAB I

PEMBAHASAN

1.1 Fungsi Surat, Penggolongan Dan Bentuk

Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan
untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui
surat bisa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan.
Informasi bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional) atau dapat pula
berupa surat elektronik (email).
2.1.1 Fungsi Surat
Fungsi dari surat antara lain :
1. Tanda bukti tertulis yang otentik
Surat merupakan buktu “hitam diatas putih” dan dapat menyimpan rahasia. Misalnya,
surat perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat wasiat, dan lain-lain.
2. Alat pengingat
Kemampuan manusian untuk mengingat sangatlah terbatas, terlebih lagi dalam aktivitas
yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang diarsip dengan baik akan berfungsi
sebagai alat pengingat sewaktu-waktu apabila diperlukan.
3. Dokumen historis
Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberikan gambaran mengenai
kejadian-kejadian masa lalu, misalnya Supersemar.
4. Pedoman kerja
Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan tertentu.
Misalnya, suatu perintah, surat kuasa, dan surat keputusan.
5. Jaminan keamanan
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang. Misalnya,
surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada seseorang dalam
suatu perjalanan.
6. Utusan atau duta organisasi
Surat berfungsi sebagai utusan atau duta organisasi yang mampu mencerminkan citra,
mentalitas, jiwa, dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan.

1
7. Dasar penilaian dan keputusan
Pengambilan keputusan biasanya dilakukan berdasarkan berbagai pertimbangan. Surat
merupakan salah satu dasar penilaian dan pengambilan keputusan. Misalnya, surat
rekomendasi, suratbketerangan, dan surat dalam bentuk laporan.
8. Sebagai barometer kegiatan organisasi
Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui surat.
Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekuensi surat
menyurat.
9. Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman.
Surat yang tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacauan. Namun, melalui
surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalahpahaman dapat dihindari.
10. Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain
Kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat. Arus surat
menyurat dengan pihak lain bisa menunjukkan eratnya kerja sama dalam upaya
mencapai tujuan organisasi.

1.1.2 Penggolongan Surat

Surat-surat bisa digolongkan sebagai berikut:

1. Menurut wujud surat

Menurut wujudnya, surat dapat dibedakan atas enam macam, yaitu sebagai berikut :
a. Surat biasa atau bersampul adalah surat yang di tulis di atas kertas yang
basiasanya dimasukkan ke dalam sampul kemudian dikirimkan.
b. Memo dan nota adalah surat yang dipakai secara intern dalam suatu organisasi.
Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta
petunjuk antar pejabat kantor.
c. Kartu pos adalah benda pos berbentuk kartu berukuran 10 X 15 cm atau 15 X 20
cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
d. Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungna sampul dan kertas
surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya
hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu orang yang tercantum pada
alamat surat.

2
 e. Telegram adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-
pokok singkat permasalahan.
f. Surat tanda bukti adalah surat berbetuk formulir yang dipakai sebagai tanda 
bukti keabsahan aktivitas antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda
terima kartu kartu identitas, dan sebagainya.
2. Menurut sifat isi
Menurut sifatnya, surat dibagi ke dalam dua golngan, yaitu sebagai berikut :
a. Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi.
b. Surat dinas adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik
pemerintah maupun swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang
mewakilinya, surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan.
3. Menurut keamanan isi
Dilihat dari segi keamanan isinya, surat digolongkan tiga macam, yaitu sebagai berikut :
a. Surat biasa yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan
bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca
orang lain.
b. Surat rahasia yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain karena
akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.
c. Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi masalah yang sangat penting dan
hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak
menyelesaikan atau mengambil keputusan. Surat tersebut tidak boleh dibaca oleh
orang yang tidak berkepentingan, sebab menyangkut keamanan negara.
4. Menurut proses penyelsaiannya
Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat di golongkan menjadi tiga macam, yaitu:
a. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian
secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
b. Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian
dengna segera lebih cepat dair surat biasa.

3
 c. Surat sangat segera adalah surat uang isinya memerlukan tanggapa penyelesaian
yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pad akesempatan pertama
atua prioritas utama.
5. Menurut kegiatan
Dari segi kegiatannya, surat dapat dibedakna atas dua macam, yaitu :
a. Surat intern adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau
instansi sendiri.
b. Surat ekstern adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau
isntansi.
6. Menurut sasaran yang dituju
Berdasarkan sasaran yang dituju, surat di bedakan atas dua macam, yaitu sebagai
berikut:
a. Surat biasa adalah surat yang ditujukan kepada seseoran gatau organisasi tertentu.
b. Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada oran gatua organisasi yang
jumlahnya tidak terbatas.
7. Menurut dinas pos
Menurut dinas pos, surat dapat digolongkan menjadi lima macam, yaitu sebagai
berikut :
a. Surat biasa adalah surat yang dalam pengirimannnya tidak perlu dikirim
secepatnya, karena surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan paling dahulu.
b. Surat kilat adalah surat yang harus ditanggapi oleh penerima surat terlebih dahulu,
surat ini harus mendapat balasan yang diproses paling dahulu penyelesaiannya.
c. Surat kilat khusus adalah surat yang dikirim lebih dahulu atau mendapat prioritas
utama dalam engirimannya, biasanya dibuat resi sebagai tanda bukti.
d. Surat tercatat adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda
pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.
e. Surat berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannyam seperti
sertigikat, akte, surat perjanjian, dan lain-lain.

1.1.3 Bentuk Surat

Bentuk surat yang dimaksud adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Setiap
bagian surat memiliki peranan yang sangat penting sebagai identifikasi atau petunjuk

4
 pengelolaan surat. Menurut pola umum surat menyurat, ada beberapa macam bentuk surat,
yaitu:
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua
dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata
lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
2. Bentuk lurus (block style)
Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh,
perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama
terang dan nama jabatan yang ditulis disebelah kanan surat.
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus,
perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke
dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
4. Bentuk bertekuk atau bergigi (indented style)
Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk
seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)
Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat bentuk
lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis
rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.

1.2 Karakteristik E-Mail dan Memo Yang Efektif

Email adalah singkatan dari Electronic Mail atau Surat Elektronik. Fungsi utama e-
mail adalah untuk pertukaran pesan dalam organisasi. Komunikasi internal semacam itu
semakin penting sekarang ini. Organisasi mengalami perampingan, rantai komando yang
semakin mendatar, pembentukan tim kerja, dan pemberdayaan pangkat-dan-arsip karyawan.
Permintaan akan informasi yang semakin meningkat ini berarti peningkatan penggunaan e-
mail, meskipun memo dengan kertas masih digunakan.
Manfaat penulisan e-mail yaitu yang pertama, dokumen yang ditulis dengan baik
cenderung mencapai tujuannya. Dokumen tersebut menciptakan kesan baik karena ditulis
dengan hati – hati, perhatian, dan jelas. Mereka tidak sengaja mengakibatkan sakit hati.

5
Kedua, pesan internal yang ditulis dengan baik meningkatkan citra individu di dalam
organisasi. Individu yang dianggap sebagai penulis yang kompeten dan profesional dihargai
dan diperhatikan; paling sering, mereka adalah orang – orang yang dipromosikan ke dalam
posisi manajemen.
Memorandum atau yang biasa disebut memo, adalah sebuah pesan singkat seperti
saat kita menggunakan ponsel. Atau bisa didefinisikan sebagai sebuah surat terbuka yang
digunakan secara intern di dalam sebuah lembaga atau bisa juga pribadi dengan tujuan
menyampaikan sebuah pesan, arahan, dan juga bisa instruksi. Seperti definisi di atas, memo
dibagi menjadi dua jenis. Yaitu memo resmi dan memo pribadi.
Berikut syarat sekaligus ciri-ciri memo resmi :
 Bahasa singkat dan jelas
 Tidak memerlukan basa-basi / pembukaan
 Kepala memo harus huruf besar semua
 Dibuat dari atasan ke pangkat yang lebih rendah
 Penulisan Memo di awal isi
Untuk tambahan, seperti penulisan dalam surat, juga diperlukan penulisan tanggal di akhiran
( tempat tanda tangan ), namun tidak diperlukan di awal isi. Selain itu juga memerlukan
tanda
tangan dari penulis memo.

Karakteristik Pesan E-Mail dan Memo yang Berhasil

Karena pesan e-mail dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam
kebanyakan organisasi, mereka mungkin akan menjadi media komunikasi bisnis yang paling
umum. Pesan yang sangat diperlukan ini digunakan untuk memberi informasi pada
karyawan, meminta data, memberi respons, mengimformasi keputusan, dan memberi arahan.
Pesan e-mail dan memo yang baik umumnya mempunyai karakteristik tertentu. Adapun
karakteristik yang dimaksud yaitu:
 To (Kepada), From (Dari), Date (Tanggal), Subject (Judul Subjek).
E-mail dan memo mengandung judul kata penunjuk. Judul ini membantu pembaca segera
mengidentifikasi tanggal, asal, maksud, dan tujuan sebuah pesan. Tolong dicatat bahwa
pesan e-mail yang dikirim keluar tidak perlu disertai waktu kirim karena hal itu diselipkan

6
secara otomatis oleh komputer Anda. Posisi waktu datang pada pesan e-mail yang masuk
bervariasi tergantung pada program Anda. Posisi waktu kirim dalam memo kertas juga
fleksibel.
 Satu Topik
Pesan e-mail dan memo yang baik umumnya hanya membahas satu topik. Membatasi topik
membantu penerima bertindak terhadap subjek dan mengarsipnya dengan tepat.
 Bersifat Percakapan
Nada pesan e-mail dan memo diharapkan bersifat percakapan karena pihak – pihak yang
berkomunikasi biasanya sudah saling kenal. Hal ini berarti kadang – kadang dalam bahasa
Inggris menggunakan singkatan (I’am, you’ll), kata sehari – hari, dan kata ganti orang
pertama (saya/kami). Meskipun demikian, nadanya juga harus tetap profesional. E-mail
begitu cepat dan begitu mudah digunakan sehingga ada saja penulis yang tergoda ke dalam
suatu sikap “kurang profesional yang mengherankan”. Meskipun hangat dan bersahabat,
pesan e-mail seharusnya tidak emosional. Jangan pernah menyertakan kata – kata yang tidak
seharusnya diucapkan di hadapan seseorang.
 Keringkasan
Sebagai bentuk fungsional komunikasi, e-mail dan memo hanya mengandung apa yang perlu
untuk menyampaikan makna dan bersikap sopan. Sering kali, e-mail dan memo hanya
membutuhkan sedikit penjelasan latar belakang dan perhatian pada usaha memberi kesan
baik kepada pihak luar dibandingkan surat.
 Penyorotan Grafis
Untuk menonjolkan ide – ide yang penting dan meningkatkan keterbacaan, penulis e-mail
dan memo menggunakan teknik penyorotan grafis secara bebas. Isi memo cetakan
ditingkatkan dengan daftar nomor atau bullet, heading, tabel, dan teknik lain. Beberapa
program e-mail mungkin tidak mentransmisikan cetak miring, cetak tebal, atau dua set
kolom. Pembaca enggan menelisik layar komputer untuk melihat tulisan yang penuh.
 Proses Penulisan
Agar efektif, pesan internal yang baik memerlukan persiapan yang teliti. Meskipun hal itu
sering terlihat rutin, e-mail dan memo mungkin menjangkau lebih jauh. Penulisan yang teliti
memerlukan waktu terutama pada awalnya. Namun, dengan mengikuti rencana yang
sistematis dan melatih keterampilan.

7
1.3 Pengertian Laporan dan Proposal Bisnis

Laporan bisnis adalah dokumen factual dan objectif yang dipergunakan untuk tujuan
bisnis tertentu ( Bovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan laporan
bisnis sebagai suatu pesan yang objektif dan tersusun teratur, yang digunakan untuk
menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari suatu institusi / lembaga ke
lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Sementara itu, Herta A Murphy dan Herbert W Hildebrant dalam bukunya Effective
Business communication mendefinisikan tentang laporan bisnis (business report) sebagai
suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan
rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Atas dasar 2 definisi diatas, dapat diambil keputusan bahwa suatu laporan bisnis
mempunyai berbagai karakteristik seperti:

 Netral
 Tidak memihak
 Objektif
 Menyangkut informasi baik intern maupun ekstern
 Biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi
 Memiliki tujuan yang lebih jelas

Semua organisasi bisnis, baik bisnis pemerintah, jasa dan sosial dihadapkan pada
berbagai macam tugas harian seperti pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
Semua level organisasi mulai dari level bawah, menengah, hingga puncak memewrlukan
berbagai macam informasi dalam proses pengambilan keputusan.

Proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk melakukan
suatu kegiatan tertentu (Haryani dalam Sutrisna Dewi 2006:138). Misalnya mendapatkan
produk, memperluas usaha, mendapatkan dana dan lainsebagainya.

8
 Proposal dapat berupa solicited proposal atau unsolicited proposal. Solicited proposal
adalah proposal yang ditunjukkan kepada pihak luar perusahaankarena pihak tersebut
mengumumkan atau memberitahukan kepatuhannya terhadap produk atau rencana bisnis
tertentu. Unsolicited proposal adalah proposal yang diajukan kepada pihak diluar perusahaan
atas inisiatif perusahaan atas adanya pengumuman adat pemberitahuan dari pihak luar.
Proposal tersebut biasanya bertujuan untuk memperoleh dana atau kesediaan untuk
bekerjasama.

Dalam banyak kasus, proposal dikomunikasikan dalam bentuk laporan. Dalam

penggolongan jenis-jenis laporan, proposal termasuk salah satu jenis lapoarn anlitikal. Oleh
karenan itu penyusunan laporan dan proposal memerlukan langkah-langkah yang relative
sama.

1.4 Jenis - Jenis Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.

1. Laporan menurut Fungsinya

Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan
Analitis. Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberi informasi,
menyajikan fakta - tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberi
rekomendasi. Sedangkan, laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta,
menganalisis dan mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberi
rekomendasi. Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan,
laporan rekomendasi, proposal, dan sebagainya.
2. Laporan menurut Subjeknya
Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau
unit tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi, laporan
personalia, laporan produksi dan sebagainya.
3. Laporan menurut Formalitasnya
Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang
(pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat.
4. Laporan menurut Keasliannya

9
 Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan
publik. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain;
laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri; laporan swasta
adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan swasta; dan laporan publik
disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara.

5. Laporan menurut Frekuensinya

Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun
secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Contoh, laporan penjualan
harian; sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik
(khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.
6. Laporan menurut Jenisnya
Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk
cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).
7. Laporan menurut Kegiatan Projek
Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan
laporan akhir.
8. Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini
adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan pertemuan. Agenda adalah suatu dokumen
yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal
pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu
peserta dalam mempersiapkan peserta. Resolusi merupakan laporan singkat yang secara
formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen adalah
laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal
yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang
mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting.

1.5 Pengorganisasian Laporan dan Proposal

Banyak penyusunan laporan suatu laporan atau proposal memiliki daya terik tertentu
yang akan memengaruhi pembacanya.oleh karena itu, selain maksud dan subjek, kebutuhan

10
 calon pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih rencana orgnaisasional untuk
seluruh tubuh laporan dan proposal ( body report)

Cara menyusun tubuh laporan dan proposal

Sebagaimana halnya pesan bisnis yang lain, menyusun tubuh laporan dan proposal dapat
menggunakan pendekatan deduktif dan induktif. Kebanyakan laporan bisnis disusun secara
deduktif karena pembaca ingin tahu lebih dini mengenai kesimpulan dan rekomendasi
laporan.

 Pendekatan deduktif
Pendekatandedukitif atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi
terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat
menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki ciri sebagai
berikut:
- Eksekutif yang sibuk;
- Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera;
- Ingin mengetahui 'berita baik' atau informasi netral;
- Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika kesimpulan
dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan;
- Ingin mengetahui pandangan penulis laporan dengan segera;
- Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi.
 Pendekatan induktif
Pendekatan induktif atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada
terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi.
Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik
sebagai berikut:
- Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan
dan rekomendasinya;

11
- Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan ("berita buruk'); Merasa
kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya;
- Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja;
- Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi.

Cara Menyusun Teks Laporan dan Proposal

Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan adalah memutuskan cara-cara
terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian teks laporan.
Teks dapat disusun dengan cara berikut:

 Membuat topik atau kriteria

Cara ini merupakan hal umum dalam pembuatan laporan, judul utama mungk in
menggunakan kriteria standar, faktor faktor pemecah masalah, manfaat atau karakteristik.
Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu perushaan harus membeli
atau memproduksi maka keputusan pertama adalah menentukan kriteria yang paling penting.
 Menyusun urutan suatu peristiwa
Dalam pembuatan agenda, program konversi atau laporan perkembangan, aturan agenda
secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal, bulan, tahun, jam atau
musim dapat digunakan karena sesuai dengan pokok bahasannya.
 Mendiskripsikan lokasi atau tempat
Tidak bisa dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi dan tempat apakah dirumah,
pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan cabang-cabangnya
yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.
 Menjelaskan suatu proses atau prosedur
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis. Metode itu menelusuri
tahapan-tahapan, misalnya suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin, prosedur melakukan
tabungan atau penarikan simpanan.
 Menyusun urutan kepentingan secara alfabet Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-
kejadian atau topik yang paling penting, selanjutya kurang penting atau tidak penting.

12
 Menyusun urutan tingkat familaritas
Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau
familiar terlebih dahulu, kemudian menningkat ke yang lebih kompleks atau yang kurang
familiar. Seseorang cenderung lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui
sebelumnya daripada tidak atau belum diketahui.
 Menyusun sumber – sumber yang digunakan
Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik dengan sumber informasinya.
Untuk mengembangkan teks laporan dengan metode ini perlu dilakukan konfimasi terhadap
berbagai nara sumber yang berkaitan dengan materi laporan
 Pemecahan masalah
Cara populer ini membahas masalah terlebih dahulu, diikuti dengan cara pemecahan
masalahnya. Cara tersebut umum digunakan untuk mengorganisasikan suatu presentasi yang
bersifat persuasi
Metode Outline

Setelah mengorganisasikan body dan teks laporan, judul, dan subjudul dapat disusun
dalam suatu outline. Outline yang baik menjadi alat yang paling penting untuk menghemat
waktu dan memberi tuntutan dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan panjang,
outline akan juga menjadi daftar isi yang panjang.

Dalam maenyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan lima hal yaitu:

 Tempatkan ide - ide yang paling penting di tingkatan tertinggi, pertimbangan panjang
laporan, subyek, dan pembaca.
 Keseimbangan masing – masing bagian dijaga dengan baik.
 Jika membagi suatu topik, paling tidak harus terdapat dua subjudul.

13
 BAB II

KESIMPULAN

Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan
untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Fungsi dari surat antara lain tanda bukti
tertulis yang otentik, alat pengingat, dokumen historis, pedoman kerja, jaminan keamanan,
utusan atau duta organisasi,dasar penilaian dan keputusan, sebagai barometer kegiatan
organisasi,alat untuk menumbukan sikap saling pengertian dan menghindari kesalapahaman serta
saran meningkatkan kerja sama dengan pihak lain. Surat-surat bisa digolongkan berdasarkan
wujud surat, sifat isi, keamanan isi, proses penyelesaiannya,kegiatan, sasaran yang dituju, dan
dinas pos. Menurut pola umum surat menyurat, ada beberapa macam bentuk surat, yaitu Bentuk
lurus penuh (full block style), Bentuk lurus (block style), Bentuk setengah lurus (semi block
style), bentuk bertekuk atau bergigi (indeted style), dan bentuk paragraf menggantung(hanging
paragraph)
Email adalah singkatan dari Electronic Mail atau Surat Elektronik. Fungsi utama e-mail
adalah untuk pertukaran pesan dalam organisasi. Memorandum atau yang biasa disebut memo,
adalah sebuah pesan singkat seperti saat kita menggunakan ponsel. Karena pesan e-mail dan
memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam kebanyakan organisasi, mereka mungkin
akan menjadi media komunikasi bisnis yang paling umum. Adapun karakteristik yang dimaksud
yaitu: a) To (Kepada), from (dari). Date (tanggal), subject (judul subjek). b) satu topik. c)bersifat
percakapan d) keringkasan e)penyorotan grafis f)proses penulisan.
Suatu laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti: netral, tidak memihak,
objektif, menyangkut informasi baik intern maupun ekstern, biasanya diminta oleh pihak yang
memiliki wewenang yang lebih tinggi , memiliki tujuan yang lebih jelas.

14
 Dalam menyusun tubuh laporan dan proposal dengan melakukan pendekatan deduktif dan
pendekatan induktif sedangkan menyusun teks laporan dan proposal dengan Membuat topik atau
kriteria, Menyusun urutan suatu peristiwa, Mendiskripsikan lokasi atau tempat, Menjelaskan
suatu proses atau prosedur, dan masih banyak lagi. Setelah mengorganisasikan body dan teks
laporan, judul, dan subjudul dapat disusun dalam suatu outline.

DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis, Penerbit Andi.

Muhammad Dagum. (2012, 26 September). Penggolongan Surat. Diakses pada 5 April 2020,
dari http://muhamadagum7.blogspot.com/2012/09/penggolongan-surat.html

http://morrisen2.blogspot.com/2014/11/pesan-e-mail-dan-memo.html

Dewi, Sutrisna. 2006. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset

http://gegthya.blogspot.com/13/12/2013/apalah arti sebuah Judul Penulisan Laporan dan
Proposal.htm

15