PROPOSAL PENDIDIKAN

SURAT MENYURAT
Pembimbing Akademik : M. Agus Syukron Fadloli

Oleh :
Kelompok 1

PROGAM STUDI ADMINISTRASI UMUM

JURUSAN OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN
SMK NEGERI MOJOAGUNG
2022/2023
 DAFTAR ISI
Kata pengantar ...................................................................................................... I
Pendahuluan ...................................................................................................... II
Pengertian surat ...................................................................................................... 1
Fungsi surat ...................................................................................................... 1
Jenis-jenis surat ...................................................................................................... 2
Bagian-Bagian surat ....................................................................................................... 8
Kesimpulan ........................................................................................................ 11
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadiran Allah SWT. Atas segala nikmatNya sehingga proposal pendidikan
yang berjudul surat menyurat dapat diselesaikan secara maksimal, tanpa ada halangan.
Proposal ini disusun untuk memenuhi tugas mata pelajaran Administrasi Umum yang di
ampu oleh BPK. M. Agus Syukuron Fadloli.

Proposal ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya tidak lepas dari bantuan dan
dukungan darp berbagai pihak, yakni bapak Agus Syukron Fadloli , selaku guru pemangku
dan teman-teman seperjuangan dalam kelompok 1. Unutuk itu sya ucapkan Terimakasih
Atas segala bantuan-bantuannya dalam berbagai bentuk hingga Proposal ini dapat
terselesaikan dan sampai ke tanggan pembaca.

Penulis menyadari bahwa masih banyak kesalahan dalam penyusunan proposal ini, baik
dari segi EBI, kosakata, tata bahasa, etika maupun isi. Maka dari itu penulis sangat
mengharapkan kritik dan saran seluas-luasnya dari pembaca ynag kemudian akan penulis
jadikan sebgai evaluasi.

Demikian dari saya, semoga proposal ini dapat diterima sebgai ide/gagasan yang
menambah kekayaan intektuan bangsa.

Mojoagung 28 november 2022

Penulis
 PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Surat adalah alat komunikasi penyampaian informasi secara tertulis dari pihak
Satu pihak lain. Informasi yang disampaikan tersebut dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, kritikan dan sebagainya. Bila
suatu surat mendapat jawaban atau balasan maka terjadilah hubungan surat menyurat.
Peranan surat menyurat sangat penting dalam suatu organisasi. Surat berfungsi sebagai alat
informasi tertulis mengenai suatu hal tertentu secara jelas, tertulis dan harus terinci. Surat
sebagai alat komunikasi yang dapat mencapai tujuannya. Surat harus ditulis dengan
menggunakan bahasa ynag mudah dimengerti, jelas dan terang mengeani maksud dan
tujuannya.
1.2. Pengertian surat

sarana komunikasi lisan yang memuat informasi tertentu yang surat

merupakan dikirimkan kepada seseorang atau intansi yang dituju.

• Pengertian Menurut Para Ahli

• The Liang Ge : Surat merupakan catatan tertulis atau bergambar yang memuat
keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat oleh orang untuk
membantu ingatannya. Drs. Thomas Wijasa Brotowidjaja,

• MBA : Surat menyurat juga disebut korespondensi oleh Thomas, Korespondensi

merupakan sarana komunikasi tertulis sesuai fungsi dan tujuan yang ingin dicapai.

• Sikka Mutiara Silmi: Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk
mengadakan komunikasi secara tertulis

• Buku Pedoman surat menyurat : Surat merupakan segenap pekerjaan yang

berhubungan dengan surat sebagai alat komunikasi dan sebagai
warkatkatatausahaan.

• Buku Petunjuk Administrasi Umum : Surat merupakan suatu alat penyampaian berita
secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan kepada pihak lain.

1.3. FUNGSI SURAT:

Fungsi surat
• alat dokumentasi
• alat pengingat
• bukti historis
• pedoman pelaksanaan pekerjaan
• duta organisasi
• saran promosi
• alat bukti tertulis

1
1.4. JENIS-JENIS SURAT

Berdasarkan wujudnya :
1. Bentuk Lurus Penuh (full block style/ Exterm Block style)

2. Bentuk surat lurus [ block style ]

2
3. Bentuk setengah lurus [ semi block style ]

4. Bentuk bergantung [ Hanging paragraph style ]

3
5. Bentuk lekuk [ intedented style ]

6. Bentuk resmi indonesia baru

4
7. Bentuk indonesia lama

8. Bentuk resmi depdikbud

Keterangan;
1.Kepala Surat Nomor 2.Surat
Tanggal Surat 3.Alamat Hal /
Kepentingan
4.Salam Pembuka
5.Isi Surat
6. Penutup surat
7.Salam Penutup
8.Nama Lembaga yang pembuat
surat
9.Nama tanda tangan 10.Jabatan
tanda tangan
11.Lampiran Tembusan
12.Inisial pembuat surat dan
penccatan
5
 • Berdasarkan sifat dan asal surat
• Berdasarkan sifat dan asal surat surat dibedakan menjadi :
• surat pribadi, yaitu surat yang isinya bersifat pribadi dan tidak semua orang
dapat mengetahui
• surat resmi, yaitu surat yang isinya berkenaan dengan kepentingan organisasi
atau sebuah perusahaan
• surat sosial, yaitu surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial
• surat niaga, yaitu surat yang isinya memuat persoalan niaga dan dibuat oleh
suatu badan usaha atau perusahaan
• surat dinas, yaitu surat yang isinya menyangkut segi segi kedinasan dalam
administrasi pemerintahan dan oleh instansi pemerintah.

• Berdasarkan keamanan isi surat

• Berdasarkan keamanan isinya,surat dibedakan atas beberapa jenis, yaitu:
• Surat sangat rahasia. Surat ini diberi tanda “SRHS” atau “SR” dan dimasukkan ke
dalam 3 sampul surat.
• Surat rahasia. Surat ini dibri tanda “RHS” atau “R” dan dimasukkan dalam 2
sampul surat.
• Surat biasa. Surat yang jika isinya terbaca oleh oranglain tidak akan
menimbulkan kerugian bagi organisasi ataupun pejabat yang bersangkutan.

• Menurut proses penyelesainya

Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga
jenis, yaitu:
A. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.Surat yang harus dikirimkan dengan sangat
segera atau kilat adalah surat yang harusditangani secepat mungkin pada
kesempatan yang pertama karena surat ini harus segeradikirimkan secepatnya
karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.
B. Surat Segera.Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada
kesempatan yang pertama dansegera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan
penyelesainya dari pihak penerima.
C. Surat Biasa.Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena
tidak perlu mendapattanggapan yang secepatnya dari penerima

6
• Menurut kegiatan :
Surat eksternal Surat yang berhubungan dan melibatkan pihak lain atau pihak luar
dari perusahaan.

Surat internal Surat yang hanya melibatkan pihak dalam dan ruang lingkup dalam
dari perusahaan itu sendiri.

berdasarkan banyaknya sasaran jenis surat meliputi berikut ini :

-surat biasa, yaitu surat yang dikirim hanya untuk seseorang atau alamat tertentu
saja.

-surat edaran, yaitu surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau penjabat
tertentu dan kemungkinan disampaikan kepada lingkup yang luas.

-pengumuman, yaitu surat yang ditujukan ke sejumlah orang atau penjabat yang
namanya tidak dapat disebut satu persatu.

• berdasarkan dinas pos

• penggolongan surat berdasarkan dinas pos dikaitkan dengan kecepatan pengiriman,
surat dibedakan menjadi berikut ini :

• - surat biasa, yakni surat yang dikirimkan dengan menempel prangko yang
termurah.

• -surat kilat, yakni surat yang pemberangkatan dan pengantarannya lebih

diutamakan dari surat biasa, pengirimannya dilakukan dengan menggunakan
prangko yang telah ditentukan oleh kantor pos dan lebih mahal daripada prangko
biasa.

• - surat kilat khusus, yakni surat jaminan pengirimannya selamat 1 × 24 jam, dengan
syarat terdapat jaringan pada daerah yang akan dikirimi surat kilat khusus

7
  Bagian-bagian surat
Surat yang baik harus ditulis sesuai dengan kaidah penulisan yang benar Salah satu hal
yang penting adalah menuliskan Sesuai dengan bagian-bagian surat ada beberapa
bagian atau komponen yang menyatu dalam surat yaitu sebagai berikut :

a. Kop surat Kop

surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi kop surat tersebut
yaitu memberikan informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga
tersebut, dan dapat juga menjadi alat promosi. Menurut murwaningsih dalam
buku korespondensi (2003:22), kop surat biasanya meliputi hal-hal berikut :
1). Nama badan atau organisasi atau instansi
2). Alamat lengkap
3). Nomor telepon
4). Nomor kotak pos
5). Nomor fakesmile
6). E-mail
7). Macam usaha atau kegiatannya
8). Nama dan alamat kantor cabang ( bila ada)
9). Nama bankir ( unutk referensi)
10). Lambang instalasi
Kop surat dipisahkan dengan komponen surat lainnya dengan sebuah garis
horizontal yang terletak setelah baris terakhir dari kop surat.
(menurut buku paket administrasi umum
b. Tempat dan tanggal surat

dalam sebuah surat dimaksudkan untuk memberikan informasi mengenai tempat

dan tinggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan
kembali jika tempat Sudah ditulis di kepala surat yange berupa alamat instansi titik
tetapi untuk surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan
tempat di bagian surat kedua ini contohnya: Pare-pare 9 April 2017. (menurut buku
paket administrasi umum)

8
c. Subjek surat Subjek surat terdiri atas tiga bagian yaitu nomor surat lampiran dan
perihal; (menurut buku paket administrasi umum ):
1). Nomor surat Nomor surat biasanya digunakan untuk surat yang dibuat oleh
uatu instansi untuk menerbitkan administrasi surat-menyurat. Nomor surat
biasanya meliputi nomor urut penulisan surat kode surat, tanggal, bulan, dan tahun
penulisan surat.
Contoh penomoran surat , No : 023/PTP/VI/15
Keterangan :
023 : nomor urut surat yang pernah dibuat dan dikirimkan
PTP : kode organisasi
V : merupakan bukan surat dibuat dan dikirim
15 : merupakan tahun surat dibuat
2). Lampiran Bagian lampiran merupakan bagian penjelasan yang menginformasikan
bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.
Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran
dapat diadakan tulisan lampiran di titik di bawah nomor surat namun ada juga yang
menuliskan sebelah kiri bawah dari bagian surat di bawah Nama terang.
3). Perihal atau hal Subjek surat adalah perihal atau hal perihal atau hal merupakan
suatu yang mendorong atau melatarbelakangi seseorang membuat dan
mengirimkan surat tersebut perihal atau hal berfungsi untuk memberikan petunjuk
bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

D. Objek surat Objek surat terdiri atas nama dan alamat yang dituju titik ada
beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam surat yaitu
sebagai berikut ;

1). Kata " kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada . kata "kepada"
dianggap berlebihan karena sudah ada "yth" (menurut buku paket administrasi
umum)

2). Menggunakan kata "Bapak", " ibu" atau "sdr". Jika yang dituju adalah seorang
bukan nama instansi, kata " bapak, ibu, SDR" selalu ditulis dengan huruf kapital di
awal kata dan diikuti oleh nama orang

3) Di setiap baris pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik (.).
(menurut buku paket administrasi umum)

4).menuliskan alamat Orang atau lembaga yang dituju secara lengkap.

Contoh : Yth. Bapak sumargandi CV. Akik laris Jalan permata No. 28 Losari Brebes,
52255 (menurut buku paket administrasi umum)

9
e. Salam pembuka Salam pembuka berfungsi sebagai sapaan dalam surat salam
pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri huruf koma. Contoh :
Dengan hormat, salam sejahtera, assalamu'alaikum wr. Wb dan sebagainya.
(menurut buku paket administrasi umum)

f. Isi surat Isi surat terdiri atas sarana pembuka, isi, dan penutup. Alinea pembuka
merupakan alinea pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahulu
terhadap Informasi yang disampaikan di alinea isi. Berisi informasi yang akan
disampaikan titik sedangkan alinea penutup berisi ucapan terima kasih atau harapan
dari penulis surat kepada pembaca surat.

g. Salam penutup Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya

menggunakan kata:" hormat saya, Hormat kami, Wassalam ". Penulisan salam
penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri
oleh tanda koma (,). Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat dan
pengakraban surat kepada penerima surat. Salam pembuka tidak dicantumkan
dalam surat dinas pemerintahan sebagai gantinya diteruskan bagian kelompok
penanggung jawab surat.

h. Tanda tangan dan Nama terang Setelah salam penutup terdapat nama jelas
pengirim surat peserta tanda tangannya Nama terang dituliskan di bawah tanda
tangan titik Selain komponen-komponen di atas ada bagian surat yang biasanya
digunakan jika surat itu dikirim untuk beberapa orang yang yaitu tembusan titik
tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang
juga berhak mendapatkan surat tersebut.

10
KESIMPULAN :

1. Surat adalah media komunikasi dapat yang berupa tulisan,yang berisi informasi,
pesan, pernyataan,atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.
2. Surat memiliki fungsi sebagai alat komunikasi, wakil penulis, alat untuk
menghemat waktu. Tenaga dan biaya dan sebagai bukti tertulis.

SARAN :
1. Diharpkan pada saat menulis surat resmi diperhatikan langkah-langkah agar tidak
terjadi kealahan dalam pembuatanya.
2. Diharapkan agar pada saat menulis surat lamaran juga diperhatian lengkah-
langkahnya.

Sekian proposal dari kelompok 1

-Thank you-

11