MENULIS SURAT BISNIS RUTIN

PENGERTIAN SURAT BISNIS

Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional
surat adalah “sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain.” 1 Sedangkan surat bisnis adalah “ surat yang digunakan oleh
seseorang, lembaga organisasi atau institusi untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis secara
tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu.”

Surat bisnis itu menjadi penting ketika :

 Informasi yang disampaikan bersifat rahasia

 Formalitas dan sensitivitas sangat penting
 Bersifar persuasif

FUNGSI SURAT BISNIS

1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya
dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari
pengirim pesan kepada pihak lain
2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran
atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis.
3. Alat bukti tertulis, Misalnya surat perjanjian jual-beli, surat perintah kerja, surat kerja
sama, surat bukti tanda terima, dan faktur.
4. Alat untuk mengingat, Misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan ketika dibutuhkan
dapat dilihat atau dicek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan
dimasa lalu atau sebelumnya.
5. Bukti sejarah (historis), Misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha,
surat penggabungan usaha (merger).
 6. Pedoman kerja, Misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-surat
bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu
kegiatan bisnis.
7. Media promosi bagi pengirim surat.

PENGGOLONGAN SURAT BISNIS

1. Wujud Surat
 Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain
yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan
ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
 Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga
dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi
lain yang telah diberi izin.
 Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas
lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.
 Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum.
 Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan
dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam
lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat
komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan
secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
 Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita
melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera
mendapat penyelesaian dengan cepat.
2. Pemakai Surat
 Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi
masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
 Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang
dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-
perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

 Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh
instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk
para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
 Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh
perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.
 Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas
dan tugas kantor.
3. Tata Aliran atau Kegiatan Surat
 Surat masuk
Surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari
seseorang atau dari suatu organisasi.
 Surat keluar
Surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan
kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
4. Proses Penyelesaiannya
 Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.
 Surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama.
 Surat Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang
pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya
dari pihak penerima.

 Surat Biasa
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian.

KARAKTERISTIK SURAT YANG BAIK

Adapun kriteria dan ciri umum surat yang baik adalah sebagai berikut menurut Lamuddin Finoza
(Aneka Surat dan sekertaris dan bisnis:6-7) :

a) Menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis, dan warna sesuai dengan
surat yang akan ditulis;
b) Menggunakan bentuk surat yang standar;
c) Menggunakan bahasa indonesia baku;
d) Menggunakan gaya bahasa yang lugas;
e) Menggunakan bahasa yang jelas;
f) Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat;
g) Menyajikan fakta yang benar dan lengkap;
h) Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai dalam surat-menyurat;
i) Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat.

Selain itu agar dapat menjadi penulis surat yang baik, harus memenuhi sejumlah persyaratan lagi,
yaitu :
1. Mengetahui prosedur surat menyurat secara umum;
2. Menguasai pemakian bahasa tulis dengan baik;
3. Mengetahui seluk-beluk permasalahan yang akan ditulis;
4. Mengetahui posisi hubungan antara pengirim dan penerima surat.
GAYA SURAT

1. Full block style/ bentuk lurus penuh

Dalam surat bentuk lurus penuh (full block style) tidak terdapat lekukan. Penulisan atau
pengetikan semua bagian surat dimulai rata pada bagian sisi kiri. Keuntungan penulisan atau
pengetikan dengan menggunakan bentuk ini adalah lebih mudah dan tidak banyak menyita waku.

2. Block style/ bentuk lurus

 Dalam surat bentuk lurus (block style) pengetikan alamat surat, nomor surat, salam
pembuka dan lampiran dimulai dari sisi kiri surat sedangkan tanggal surat, salam penutup, nama
terang dan jabatan diketik pada sisi surat sebelah kanan.
3. Semi Block Style /Bentuk setengah lurus

Bentuk semi block style hampir sama dengan bentuk block style karena merupakan
pengembangan bentuk lurus, perbedaannya terletak pada setiap alinea yang dimulai 5 (lima) dari
pinggir kiri.

4. Indented style / Bentuk bertakuk

 Dalam bentuk ini,baris pertama alamat yang dituju dimulai dari garis pinggir kiri,
kemudian baris kedua (nama jalan dan nomor) dimulai 5 spasi dari garis pinggir kiri. baris
berikutnya nama kota dimulai 10 spasi dari garis pinggir kiri. selanjutnya, setiap alinea dimulai 5
spasi dari garis pinggir kiri.
5. Hanging indentation style/ bentuk alinea menggantung

BAGIAN- BAGIAN SURAT

1. Kepala Surat (Kop Surat

Kop surat memuat informasi mengenai nama, logo, identitas dan alamat kantor
lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat juga penting sebagai media promosi
dari lembaga atau organisasi pengirimnya.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Pencatuman tempat dan tanggal surat bertujuan untuk memberi informasi
mengenai kapan dan dari mana surat tersebut dikirim. Cara penulisan tempat dan
tanggal surat di Indonesia dimulai dari kabupaten/kota diikuti oleh tanggal, lalu
bulan dan tahun.
3. Nomor Surat
 Penggunaan nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode
surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat.
4. Lampiran yang Disertakan
Bagian lampiran merupakan penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas
atau dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut.
5. Hal/Perihal
Hal atau perihal hampir sama dengan judul pada surat berjudul. Tata cara
penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya,
tapi pada huruf pertama kata utamanya saja.
6. Alamat Tujuan
Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yakni alamat luar yang ditulis di sampul
surat serta alamat dalam yang ditulis di bagian dalam kertas surat. Pada alamat di
bagian sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di bagian dalam, alamat
tujuan boleh ditulis sebagian saja.
7. Salam Pembuka
Fungsi salam pembuka adalah untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai
adab sopan santun.
8. Isi surat
Isi surat memuat apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang
atau lembaga yang dituju. Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat
terdiri dari 3 bagian yakni bagian pembuka, bagian inti dan bagian penutup.
9. Salam Penutup
Salam penutup digunakan sebagai ucapan salam akhir untuk menambah
kesantunan dalam berkirim pesan, meski tidak harus ada.
10. Nama pengirim dan tanda tangan
Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta tandatangannya.
11. Tembusan
Bagian tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang
lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.

SURAT PERMINTAAN INFORMASI RUTIN DAN KLAIM

A. Permintaan Informasi
 Dalam melakukan korespondensi terkait permintaan informasi rutin dan
tindakan-tindakan rutin, perlu adanya perhatian khusus terhadap ketelitian.
Korespondensi jenis ini dikirim ke karyawan, konsumen, klien dan pemegang saham
yang jumlahnya tidak sedikit, dimana sedikit kesalahan akan berakibat pada
buruknya citra perusahaan. Oleh karena itu, dalam melakukan surat permintaan
informasi rutin dan informasi rutin perlu diperhatikan tiga aspek yaitu :
1. Apa yang ingin diketahui;
2. Mengapa hal tersebut perlu diketahui; dan
3. Mengapa hal ini dapat membantu.
B. Penggunaan Surat dalam Membuat Klaim Langsung
Surat klaim atau surat pengaduan adalah “ surat yang berisi pengaduan
pelanggan kepada pihak lain (manajemen perusahaan) dengan cara yang baik, sopan,
ramah, dan tidak emosional dikarenakan pihak pengirim (pelanggan) merasa
dirugikan atau dikecewakan, agar segera memperoleh solusi ataupun jawaban terbaik
bagi kedua belah pihak.”

BERBAGAI MACAM SURAT BISNIS

1. Surat permintaan penawaran, keterangan daftar barang dan harga.

2. Surat penawaran.
3. Surat pesanan atau surat permintaan pengiriman barang.
4. Surat tagihan.
5. Surat tanda bukti.
6. Surat daftar harga.
7. Surat jalan atau pemberitahuan pengiriman barang.
8. Surat klaim.
9. Surat pengantar.
10. Surat pemberitahuan.
11. Surat peringatan.
12. Surat pengakuan berhutang.
13. Surat keterangan.
14. Surat ucapan sélamar.
15. Surat ucapan terima kasih.
16. Surat belasungkawa.
17. Surat perjanjian (jual beli, sewa beli, kontrak, dan lain-lain).
18. Surat tanda retur.

PERTANYAAN

1. Dengan semakin majunya teknologi informasi dan komunikasi, maka kini pengiriman
surat dapat dilakukan dengan mudah dan cepat yaitu dengan menggunakan surat
elektronik (electronicmail/email). Bagaimana dampak munculnya surat elektronik
terhadap keberadaan surat konvensional (kertas)?
2. Menurut kelompok kalian, gaya surat mana yang paling efektif untuk digunakan dan
mana yang tidak? Jelaskan alasannya!

Dosen/ Pengajar Mahasiswa

Dr. Nurhilalia, S.E., M.Si. Zainab Khaerun Nisa

NIP: 196212311993032002 NIM : 36118043