TATA PERSURATAN dan

WAWANCARA KERJA
Kelompok 6

1. Annita Febrianti
2. Marta Anjas Anarki
3. Muhtar Ali
4. Vania Paramitha
1. Persuratan
Surat adalah sarana komunikasi tertulis yang berisi
percakapan tertulis antara satu pihak dengan pihak lain
yang saling berkepentingan.Didalam surat terdapat
informasi atau pesan yang disampaikan, ada pihak
pengirim dan penerima informasi atau pesan, ada
media yaitu tulisan kertas bertulis.
 Fungsi surat
1. Sebagai alat komunikasi.
2. Surat sebagai wakil atau duta.
3. Surat sebagai bahan bukti.
4. Sebagai pedoman pengambil keputusan.
5. Sebagai alat memperpendek jarak, penghemat
tenaga dan waktu.
6. Sebagai alat pengingat.
7. Sebagai bukti sejarah dan kegiatan.
 Bentuk Surat
Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan
bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu
dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga
keorganisasian.
1. Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat
yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri.
artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata
lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai
dari kiri.
2. Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan
surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada
penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama
terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.

3. Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama

dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada
penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjorok (masuk ke
dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak
dipergunakan oleh perusahaan.
4. Bentuk lekuk (indented style), penulisan
alamat pada surat tidak rata atau
berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea
baru menjorok kedalam.
5. Bentuk menggantung (hanging
paragraph), sebenarnya juga sama dengan
surat bentuk lurus, perbedaannya hanya
pada penukisan alamat dan alineanya.
Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris
berikutnya menjorok kedalam.
 Jenis – jenis surat
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan
pribadi yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau
suatu organisasi/instansi. Jika surat ini ditujukan kapada
seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format dan
bahasa surat relatif lebih bebas. Akan tetapi, bila surat itu
ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat
lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan,
maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus
resmi. Surat pribadi terbagi atas dua yaitu surat pribadi resmi
dan surat pribadi tidak resmi.
Ciri-ciri surat pribadi yaitu :
 Tidak menggunakan kop surat
 Tidak ada nomor surat
 Salam pembuka dan penutup bervariasi
 Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
 Format surat bebas
Untuk surat pribadi isinya lebih luas dan tidak terpaut pada satu
hal saja. Pada surat pribadi isinya lebih ke personal. Bahkan bisa
berisi curahan hati, permintaan maaf dan lain sebagainya. Jika
surat pribadi ditujukan kepada orang yang lebih tua, lebih baik
menggunakan bahasa yang lebih formal dan sopan. Jika untuk
teman atau orang yang seumuran mungkin bisa menulis dengan
bahasa yang lebih santai.
Dalam membuat surat pribadi, bisa mengikuti format berikut ini.
 Kepala surat berisi alamat dan tujuan mengirim surat.
 Pembukaan berisi salam pembuka atau basa-basi yang
membuat surat terlihat lebih akrab.
 Isi surat merupakan inti pesan yang ingin disampaikan atau
tujuan mengirim
 surat tersebut.
 Penutup berisi salam penutup dan sedikit salam perpisahan.
 Terakhir berisi nama pengirim dan tertanda.
 2. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang di sampaikan oleh suatu
instansi / lembaga kepada seseorang atau lembaga / instansi
lainnya yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik
perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya
undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
Ciri-ciri surat resmi :
 Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
 Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
 Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
 Penggunaan ragam bahasa resmi
 Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
 Ada aturan format baku
Dalam penulisan surat resmi, dapat mengikuti format berikut :
 Kepala surat atau kop surat
Kepala Surat merupakan bagian pembukan surat yang wajib dimiliki
oleh semua jenis surat resmi. Kepala surat dalam surat resmi berisi
informasi seputar instansi yang mengeluarkan surat tersebut berupa
nama instansi, alamat, kontak, dan email pengirim.Terkadang dalam
beberapa surat resmi dari pemerintahan akan memberikan logo
surat yang berada di pojok kiri atas yang bersampingan dengan
kepala atau kop surat.
 Tanggal penulisan atau pembuatan surat
Hal selanjutnya yang menjadi format penulisan surat resmi adalah
nomor surat. Nomor surat merupakan tanggal, bulan dan tahun
pembuatan surat. Sehingga, surat tersebut dapat diketahui kapan
dibuatnya dan tidak dijadikan sebagai bahan surat palsu untuk
melakukan tindakan kecurangan di hari-hari kemudian.
 Nomor surat
Sebelum tanggal surat terdapat nomor surat yang berupa angka
romawi mauapun angka biasa. Hal tersebut adalah nomor surat,
artinya surat tersebut dikeluarkan yang ke berapa dalam bulan atau
tahun tersebut. Dikarenakan dalam instansi segala bentuk keluar
dan masuknya surat harus tercatat dalam pengarsipan. Dimana, hal
tersebut berfungsi untuk laporan dan rekapan akhir bulan atau akhir
tahun setiap kali instansi melakukan rapat tutup buku ataupun
sebagai pembukuan.
 Perihal
Bagi sebagian instansi hanya dengan melihat perihal kita akan mengetahui apa
yang akan dibahas selanjutanya. Perihal pada surat resmi bertujuan untuk
menyampaikan isi pokok masalah dalam penulisan surat resmi. Sehingga,
penerima surat tersebut akan dapat mengetahui bahwa isi surat akan membahas
secara rinci dari surat tersebut hanya dengan membaca dari perihal surat resmi
tersebut.
 Lampiran
Pada bagian lampiran surat resmi digunakan untuk melampirkan beberapa berkas
penting lanjutan dari surat resmi tersebut. Dengan melampirkan berkas lampiran
pada penerima, sang penerima akan dapat mengetahui rincian lebih lanjut dari isi
surat tersebut tanpa harus menghubungi instansi yang terkait untuk meminta
rincian. Terkadang isi lampiran berisi rincian anggaran biaya, laporan keuangan,
struktur kepengurusan, rincian acara, ataupun berupa berkas arsip.
 Alamat tujuan
Alamat tujuan dari surat resmi begitu penting untuk ditulis dalam surat resmi.
Dengan adanya alamat pada surat resmi akan sangat membantu pada bagian
resepsionis atau yang menerima surat tersebut agar segera disampaiakan kepada
yang bersangkutan. Tujuan alamat surat dibuat secara terperinci seperti untuk
instansi pada bidang apa dan berada dilantai berapa, karena akan sangat
membantu agar surat tersebut segera tersampaikan ke penerima surat.
 Salam pembuka
Merupakan salam pembukaan dari setiap surat resmi maupun surat tidak resmi,
bertujuan sebagai salam pembuka maupun sambutan surat resmi tersebut.
 Isi surat
Isi surat resmimerupakan bagian inti dari surat karena berisi
pembahasan dengan jelas, detail, dan spesifik. Namun, tetap ditulis
dengan singkat, padat dan baik karena hal tersebut bersifat resmi.
Maka, penting untuk membuat surat resmi dalam bahasa yang baku
dan sopan. Disamping itu, ketikan ingin membahas sesuatu yang
terperinci, pada akhir dari isi surat diberikan penjelasan rincian
berada pada lampiran surat.
 Salam penutup
Salam penutup dalam surat bertujuan untuk menutup surat serta
sebagai bentuk rasa hormat dan terimakasih kepada pembaca
surat.
 Pengirim
Pada bagian pengirim surat resmi berisikan pengirim surat atau
orang atau instansi yang mensahkan surat tersebut. Umumnya
diawali dengan kata “Hormat Kami“ atau“Mengetahui”. Lalu,
dituliskan siapa yang menandatangi surat, apakah berasal langusng
dari atasan mauapun sekertaris instansi tersebut.
 Tembusan
Pada tembusan surat resmi, umumnya berisikan terdapat berapa
lampiran surat atau berapa lembar surat yang terkirim dan
informasi semisalnya.
 3. Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan
kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini
sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar
sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas
surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi
atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.
Macam-macam surat niaga :
 Surat penawaran (surat jual)
 Surat permintaan penawaran
 Surat pesanan (order)
 Surat pengiriman barang
 Surat keberatan (complaint)
 Surat pembayaran dan penagihan
 Surat pengaduan (claim)
Cara membuat surat niaga :
 Menetapkan tujuan dibuatnya surat
 Menetapkan isi surat
 Nama dan jenis barang
 Merk dan kualitas barang
 Banyaknya barang yang ditawar
 Menetapkan tata urut isi surat
 Menyelesaikan setiap bagian isi surat
 Disarankan jangan menggunakan
singkatan
4. Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal
seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting
dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi
dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat
pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah
atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam
bentuk surat keputusan dan surat instruksi.
Cara membuat surat dinas :
 Menentukan kepala surat sesuai dengan instansi, lembaga,
atau organisasi.
 Mencantumkan tanggal pembuatan surat, nomor surat,
perihal, dan alamat penerima surat.
 Menulis isi surat secara jelas, singkat, lengkap, dan sopan.
 Mencantumkan identitas lengkap pengirim surat dari
bagian penutup.
 Menggunakan bahasa formal.
 Menggunakan ejaan dan tanda baca yang tepat.
5. Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat dari seseorang yang
memerlukan pekerjaan kepada orang atau pejabat yang
dapat memberikan pekerjaan atau jabatan.surat lamaran
kerja adalah surat yang dibuat sepanjang satu halaman
penuh yang berisi tentang informasi pelamar kerja dan
permohonan untuk menempati posisi tertentu, biasanya
surat lamaran kerja dikirim beserta surat riwayat.
Jenis-jenis Surat Lamaran Pekerjaan
 Menurut jenis pembuatannya surat lamaran pekerjaan
terbagi menjadi dua, yaitu :
 Surat lamaran pekerjaan yang digabungkan dengan
riwayat hidup (curriculum vitae). Dalam cara ini, riwayat
hidup termasuk isi surat karena isinya berupa gabungan,
cara ini juga disebut model gabungan.
 Surat lamaran yang dipisahkan dari riwayat hidup. Dalam
cara ini riwayat hidup merupakan lampiran dan cara ini
disebut model terpisah.
Surat lamaran yang baik sekurang-kurangnya mempunyai ciri-ciri :
 Mempunyai bentuk yang menarik
 Mempunyi bahasa yang menarik
 Menggambarkan kemampuan pelamar
 Tepat pada sasaran
Hal-hal yang harus dicantumkan dalam surat lamaran pekerjaan
agar tercapai tujuan pembuatannya diantaranya :
 Menyebutkan sumber lamaran
 Identifikasi diri lengkap dari pelamar
 Identifikasi diri lengkap dari pelamar meliputi nama lengkap,
tempat dan tanggal lahir, alamat lengkap,nomor telepon,hand
phone atau alat bantu komunikasi lainnya. Identifikasi diri dari
pelamar harus memudahkan pihak perusahaan menghubungi
pelamar.
 Posisi yang dikehendaki
 Riwayat pendidikan
 Riwayat pekerjaan (bila ada)
 Kemampuan lain yang dimiliki
 Referensi (bila ada dan pelamar memandang pihak pemberi
referensi mempunyai pengaruh terhadap pengambilan
keputusan)
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan
surat lamaran, yaitu sebagai berikut :
 Jika surat lamaran ditulis tangan, tulislah di atas kertas
bergaris dengan menggunakan kertas berkualitas baik
(folio). Tulisan harus jelas, bersih, dan tidak ada coretan.
Namun surat lamaran bisa juga diketik. Jika surat lamaran
diketik jarak yang digunakan 1 spasi , menggunakan kertas
hvs ukuran kuarto atau folio.
 Pelamar menyebutkan dirinya bukan dengan kata
ganti kami melainkan saya. Pelamar harus menyebut
pimpinan instansi dengan Bapak/Ibu (jika sudah jelas
pemimpinnya). Apabila masih belum jelas, dapat langsung
menyebutkan jabatannya.
Selain itu, bahasa surat lamaran pekerjaan harus memenuhi
aturan sebagi berikut.
 Menggunakan bahasa yang simpatik dan sopan
 Menggunakan kalimat yang komuikatif dan efektif
 Memakai bahasa yang baku serta ejaan yang pas dan tepat
Unsur-unsur surat lamaran kerja :
 Tanggal surat
Ditulis disebelah kanan atas atau diletakkan dibagian bawah, diatas
identitas pengirim. Di akhir baris tidak perlu dibutuhkan tanda titik.
Contoh : 3 april 2013 (benar) , 3 april 2013. (salah)
 Perihal
Perihal surat sama dengan pokok surat. aturan penulisan, huruf
awal kata perihal ditulis dengan huruf capital, perihal surat
diusahakan singkat tetapi jelas, panjang perihal jangan sampai
melebihi satu baris,dan kata perihal diikuti tanda titik dua.
 Alamat surat
Hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat surat. Kata
“yang terhormat” disingkat “Yth”, kata “kepada” tidak perlu
dicantumkan.sapaan ibu,bapak dapat digunakan jika diikuti nama
orang dan diawali dengan huruf capital, kata “jalan” jangan
disingkat.
 Salam pembuka
Hal yang harus diperhatikan dalam penulisan salam pembuka.
Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah “
Dengan hormat”, huruf awal dengan ditulis huruf kapital, penulisan
hormat diikuti tanda koma,
 Isi surat
Isi surat merupakan bagian yang sangat penting karena
merupakan wajad segala sesuatu yang ingin disampaikan.isi
surat terdiri atas,bagian pembuka,bagian inti,bagian
penutup.
 Lampiran/syarat lamaran
Selain itu, terdapat beberapa hal data pendukung umum dan
khusus
 Penggunaan Kertas Amplop
Standarisasi kertas merupakan faktor penting dalam tata
persuratan dan tatakearsipan.
1. Kertas
Ukuran Kertas, Untuk keseragaman tata persuratan, ukuran
kertas sebaiknya ditentukan standarnya, didasarkan pada
materi muatan informasi masing - masing jenis surat dan
daya tampung ukuran kertas yang berbeda.
 Jenis kertas
 untuk surat dinas digunakan kertas HVS putih 60 atau 70
gram.
 Copy surat sebagai arsip disimpan di unit pencipta.
 Laporan dan Surat Statuter, untuk laporan dan produk
hukum digunakan jenis kertas HVS putih (70/80 gram)
 Surat berharga atau bernilai, segala jenis yang
mengundang kecenderungan untuk pemalsuan dan
manipulasi, menggunakan jenis kertas yang mengacu
kepada keputusan ketua Badan Koordinasi Pemberantasan
Uang Palsu No.KEP-10/BK.171/1/1988.
 Tingkat Keasaman Kertas
Untuk jenis surat yang dirancang berjangka simpan
permanen, dipergunakan kertas yang bebas asam dan bebas
lignin. Apabila kemungkinan di atas tidak dapat
dilaksanakan, kertas yang dipergunakan yang memiliki pH
6,5 – 8,5.
 2. Amplop
Amplop adalah sarana keleng kapan penyampaian surat,
terutama surat yang mempunyai ruang lingkup ekstern.
Sedangkan surat yang mempunyai ruang lingkup intern
sesuai dengan pertimbangan efisiensi. Ukuran amplop yang
dapat digunakan menurut keputusan Direktur Jenderal
Standar Kertas Sampul Surat.
Demi efisiensi pengamanan surat, instansi pemerintah
menggunakan amplop dengan standar sebagai berikut :
1. Menggunakan ukuran yang telah ditentukan
2. Mencantumkan logo instansi
3. Tulisan, Untuk nama instansi pengirim dicetak lengkap
dengan alamat lengkap dan nomor telepon, fax, dan teleks,
website dan kodePos pada bagian kiri atas. Di bawahnya
disediakan kolom nomor. Untuk alamat yang dituju dicetak
sebelah kanan mulai bagian tengah kearah b awah dan
mencantumkan kode Pos.
2. Wawancara kerja
Wawancara kerja adalah suatu jenis tahapan
dalam seleksi kerja yang melibatkan percakapan
antara pelamar/pencari kerja dengan pihak
perwakilan dari organisasi yang mempekerjakan
untuk melihat, apakah calon pekerja merupakan
kandidat yang tepat atau tidak. Wawancara adalah
tanya jawab antara pewawancara dengan yang di
wawancarainya untuk meminta keterangan atau
pendapat mengenai suatu hal,wawancara dapat
dilaksanakan oleh direktur kepada pelamar
pekerjaan,pelanggan atau pihak lainnya.
wawancara merupakan hal yang penting, karena
pada saat itulah seorang yang akan di wawancarai
harus benar benar dapat mempersiapkan diri
untuk dapat memberikan kesan yang meyakinkan
pewawancara (interview) terhadap segala
kemampuan yang dimiliki.
 Aspek-aspek
keperibadian Persiapan
yang dinilai Wawancara
antara lain
adalah:

1. Datang tepat waktu

2. Bersikap yakin
1.Penampilan secara fisik 3. Siapkan sertifikat diploma,surat
surat penghargaan
2. Gerak gerik dan sopan 4. Berpakaian yang rapi dan sopan
santun 5. Bersikap tenang
6. Ketuk pintu jika akan masuk ruang
3. Nada suara (tune voice) wawancara kecuali jika ada yang
4. Rasa percaya diri mengantar
7. Tersenyumlah,tetapi jangan
5. Inisiatif tersenyum terus menerus
6. Kebijaksanaan 8. Tunggu sampai anda dipersilahkan
duduk,atau minta izin untuk duduk
7. Tanggap dan kerja sama 9. Ingat nama pewawancara dengan
8. Ekspresi wajah benar
10. Tataplah pewawancara jika anda
9.Kemampuanber berbicara
komunikasi 11. Tunjukan kemampuan diri anda
namun jangan berlebihan
10. Sikap terhadap 12. Perhatikan pertanyaan
pekerjaan pewawancara dengan baik
13. Berbicara yang jelas
11. Selera humor 14. Aturlah nada dan suara
15. Tunjukan minat dan kesungguhan
anda
Bersikap jujur dan langsung
Tipe – tipe wawancara:
1. Wawancara terstruktur
Wawancara terstruktur adalah
wawancara yang dilakukan
dengan berpedoman pada
suatu catatan yang telah
dipersiapkan, atau dengan
kata lain pewawancara
mengajukan hal yang sama
kepada tiap-tiap calon kadidat
dalam seleksi kerja.
2.Wawancara standar atau
tradsional merupakan tipe
wawancara kerja yang paling
sering digunakan. Saat
menjalani wawancara ini,
Anda umumnya akan
diwawancarai oleh seorang
pewawancara. Dia bisa
merupakan staf personalia,
manajer departemen, atau
utusan
departemen.Pertanyaan yang
diajukan bertujuan
mengetahui atau menguji
apakah Anda kandidat yang
tepat.
3. Wawancara Perilaku
Wawancara perilaku
(behaviour interview) fokus
4. Wawancara Situasional
pada perilaku masa lalu Anda
Berbeda dengan wawancara
untuk memprediksi perilaku
perilaku, wawancara
masa depan Anda. Sejumlah
situasional fokus pada kinerja
perusahaan menyukai jenis
masa depan Anda. Umumnya,
wawancara ini karena mereka
pewawancara kerja akan
menganggap perilaku sangat
memberi Anda sebuah
mempengaruhi kinerja
masalah dan bertanya
seseorang. Dengan kata lain,
bagaimana cara Anda
kandidat yang perilakunya
menyelesaikan masalah
baik di masa lalu, akan baik
tersebut.
juga di masa depan sehingga
dia dapat bekerja dengan
baik.
5. Wawancara Kasus
Wawancara kasus umumnya
digunakan perusahaan
konsultan.Wawancara ini fokus
pada bagaimana Anda
menyelesaikan sebuah atau
beberapa isu bisnis yang
spesifik.Pertanyaan yang
diajukan bisa berupa
pertanyaan kuantitatif untuk
mengetahui bagaimana Anda
menangani kasus yang
diberikan.
6. Wawancara via Telepon
Wawancara ini biasanya dilakukan
perusahaan asing yang lokasinya
tidak berada di negara si
Meskipun via telepon, Anda tetap
harus menjalani tipe wawancara
ini dengan sebaik-baiknya.
Persiapkan diri Anda layaknya
akan menjalani wawancara
tatap muka.
7. Wawancara Presentasi
Dalam wawancara presentasi,
Anda akan diberi sebuah isu
bisnis dan diminta
mempresentasikan solusi ke
satu atau lebih karyawan
perusahaan. Waktu yang
diberikan kepada Anda adalah
30 menit.Alokasinya adalah 15
menit untuk persiapan dan 15
menit untuk presentasi.Kunci
sukses menjalani wawancara
ini adalah mempersiapkan
bahan presentasi dengan
cepat (maksimal 10 menit).
8. Wawancara Panel
Biasanya, dalam wawancara
panel Anda akan diwawancara
oleh lima pewawancara.
Mereka akan menanyakan
beragam jenis pertanyaan.
Kuncinya, jangan gugup kalau
Anda menghadapai
wawancara jenis ini.Gunakan
teknik-teknik menjawab yang
telah saya uraikan pada jenis
wawancara kasus, situasional,
atau perilaku.
TERIMA KASIH