APA ITU PESAN TERTULIS ?

Dilansir dari Indeed, Pesan Tertulis atau Komunikasi Tertulis adalah keterampilan yang
diperlukan saat memiliki tujuan untuk menyampaikan maksud secara tertulis. Berbeda
dengan komunikasi pada umumnya yang mengandalkan lisan dan nada, komunikasi tertulis
cenderung mengarah pada gaya kepenulisan. Secara sederhana, written communication
mengandalkan pada tata bahasa, tanda baca, serta pemilihan kata saat menyampaikan
informasi kepada orang lain. Dalam dunia kerja, keterampilan ini dapat kamu gunakan saat
mengirim email kepada atasan, mulai dari email berisi permintaan cuti, permohonan
perpanjangan deadline, dan lain-lain. Tidak hanya mengirim email, keterampilan ini juga
dimaksimalkan dalam menulis surat, memo, menyusun laporan, dan sebagainya.

Contoh Pesan Tertulis di Dunia Kerja

Dalam dunia kerja terdapat beragam bentuk komunikasi tertulis dengan tujuan yang berbeda-
beda. Menurut Indeed, berikut adalah beberapa contoh bentuk komunikasi tertulis yang
diketahui.

 email
 pesan teks
 blog post
 surat
 laporan
 proposal
 kontrak
 deskripsi pekerjaan
 panduan karyawan
 memo
 buletin
 iklan
 brosur
 berita

Pengertian surat

Surat mempunyai arti sebagai sebuah sarana komunikasi dalam penyampaian informasi yang
mempunyai unsur sebagai pengirim dan penerima surat. Pengirim surat tentunya memiliki
tujuan dalam pembuatan surat yang dikirim kepada penerima surat. Surat memiliki berbagai
macamnya sesuai dengan kebutuhan dari pengirim untuk penerima.

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI, surat merupakan sesuatu yang
ditulis, secara tertulis dalam bentuk tulisan. Pengertian surat secara umum, merupakan sebuah
sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari suatu
pihak pada pihak lainnya. Bertujuan untuk memberikan maksud pesan yang terkandung di
dalam dari pengirim. Pada umumnya informasi yang diberikan terdiri dari pemberitahuan,
permintaan, pengantar, tugas, perintah, perjanjian, pesanan, dan masih banyak lagi lainnya.

Tujuan Menulis Surat

Menulis surat memiliki tujuan tertentu, tujuan dari menulis surat ini sendiri yaitu sebagai
sarana komunikasi maupun pemberian informasi yang disampaikan oleh penulis surat kepada
penerima surat. Tujuan penulisan ini tentunya untuk menyampaikan maksud yang diberikan
dari pihak pengirim kepada pihak penerima sebagai salah satu bentuk hubungan kerja antar
perusahaan dan lain sebagainya.

Fungsi Surat

Disaat ini dengan canggihnya peralatan yang dibuat manusia untuk berkomunikasi
antarmanusia, seperti telepon, telegram, dan sebagainya, surat masih mempunyai peranan
yang sangat penting dalam dunia komunikasi. Hal ini dapat terjadi karena dengan surat
seseorang akan lebih bebas dalam menyampaikan informasi yang tidak dibatasi waktu atau
panjang pendeknya informasi yang disampaikan. Sementara surat yang sifatnya rahasia pun
akan terjamin keamanannya.

Maka fungsi surat sebagai berikut:

 Sebagai alat penghubung secara tertulis.
 Sebagai bukti hitam di atas putih yang mempunyai kekuatan hukum.
 Sebagai alat pengingat, bila sewaktu-waktu dibutuhkan, seperti arsip.
 Sebagai bukti sejarah untuk bahan riset.
 Sebagai bahan dokumentasi.
 Sebagai duta atau wakil dari seseorang atau instansi.
 Sebagai jaminan keamanan dalam melakukan aktivitas.
 Sebagai barometer maju mundurnya suatu kantor.
 Sebagai media dalam berkomunikasi.

Macam Surat yang Seringkali Dipakai

Terdapat beberapa surat yang seringkali dipakai oleh masyarakat, diantaranya:

1. Surat Resmi

Macam surat yang seringkali dipakai yaitu surat resmi. Surat resmi sendiri adalah surat
yang dibedakan berdasarkan isi atau paparan. Umumnya, ciri utama dari surat resmi ini
yaitu adanya tanda cap yang berasal dari pembuatnya yaitu instansi. Berfungsi sebagai
sarana untuk melakukan komunikasi dengan beberapa pihak. Contoh surat resmi ini
antara lain surat panggilan, surat tugas, dan lain sebagainya.
2. Surat Pribadi

Macam surat yang seringkali dipakai selanjutnya, yaitu surat pribadi. Surat ini
merupakan kebalikan dari surat resmi. Ciri utama dari surat pribadi ini yaitu pemakaian
bahasa yang tidak formal atau memakai bahasa sehari-hari. Surat pribadi berfungsi
untuk menjalin hubungan dengan pihak lainnya.

3. Surat Niaga

Macam surat yang seringkali dipakai berikutnya, yaitu surat niaga. Surat ini pada
biasanya sering Anda jumpai dalam dunia bisnis. Karen tujuan dan fungsi dari surat
dagang ini yakni untuk sarana komunikasi dan menjamin segala sesuatu hal yang
berhubungan dengan bidang ekonomi, seperti kegiatan penjualan atau pembelian
khusus. Surat dagang dibuat oleh satu pihak dan ditujukan kepada semua pihak. Contoh
dari surat dagang adalah surat penawaran, surat periklanan, sampai permohonan lelang.

4. Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan
tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi
Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan
fungsinya deng an arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja
dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:

 Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

 Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
 Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
 Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
 Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
 Format surat tertentu

5. Surat Edaran dan Pengumuman

Macam surat yang seringkali dipakai terakhir ini yaitu surat edaran dan pengumuman.
Surat edaran, adalah surat yang hanya diedarkan pada lingkungan internal saja.
Umumnya surat edaran ini cukup ditujukan pada pejabat yang berwenang saja.

Surat pengumuman adalah surat yang diedarkan pada dalam instansi. Akan tetapi, pada
dasarnya surat pengumuman ini memiliki sifat luas sehingga dapat menjangkau semua
anggota dalam suatu instansi yang terlibat.
Jenis Surat Berdasarkan Jangkauannya

• Surat Internal, Pada surat intern berfungsi untuk sarana komunikasi dengan satu lingkungan
instansi bersangkutan.

• Surat Eksternal, Sedangkan surat Ekstern hanya dipakai untuk sarana komunikasi kepada
pihak luar intansi.

Contoh dari surat intern adalah nota dan memo. Contoh dari surat Ekstern adalah undangan.

Surat Berdasarkan Keamanan Isi

Menurut keamanan isinya, surat dibedakan menjadi tiga macam, diantaranya sebagai berikut:

a. Surat Biasa
Surat biasa merupakan surat yang siapa saja tidak bisa mengetahui isinya kecuali
penerima dan tidak berdampak buruk pula pada perusahaan.
b. Surat Rahasia
Surat rahasia di dalam pembuatannya ini ada sebuah kode bernama RHS atau R.
Dimana kose itu berarti bahwa orang yang tidak memiliki kepentingan dilarang untuk
membaca pesan itu sebab akan menimbulkan dampak buruk.
c. Surat Sangat Rahasia
Pada surat sangat rahasia ini terdapat sebuah kode yakni SRHS SR. Kode itu
bertujuan untuk menandai surat. Agar surat tersebut hanya dibuka pada penerima saja
atau orang yang memiliki kepentingan untuk membukanya dan membacanya.

Bagian Surat (Letter Parts)

Surat bisnis terdiri atas bagian-bagian surat. Ketentuan ini berlaku

dalam korespondensi

bisnis internasional. Bagian surat diklasifikasikan dalam dua kategori: bagian surat yang baku
dan surat yang bersifat tambahan.

1. Bagian Surat yang Baku

a. Kepala surat
b. Tanggal
c. Alamat tujuan
d. Salam pembuka
e. Badan surat
f. Tanda tangan
2. Bagian Tambahan

a. Catatan untuk penerima

b. Untuk perhatian
c. Perihal
d. Halaman lembar kedua
e. Nama perusahaan
f. Inisial penulis surat
g. Catatan lampiran
h. Catatan tembusan
i. Catatan tentang sifat pengiriman
j. Catatan tambahan

Format Surat Bisnis

Korespondensi dalam dunia bisnis memerlukan format atau bentuk penulisan surat
sesuai dengan standar yang berlaku. Dalam korespondensi bisnis dikenal 3
gaya atau bentuk penulisan surat yang paling sering digunakan yaitu: full block
style, modified block dan traditional style.
Berikut contoh gambaran tentang bentuk-bentuk penulisan surat tersebut:
a) Full Block Form
Pada bentuk ini setiap awal pengetikan dimulai pada tepi sebelah kiri. Surat yang
disusun dengan gaya ini berspasi tunggal.
b) Modified Block System
Bentuk pengetikan surat ini serupa dengan full block style, setiap awal baris
dimuali dari tepi sebelah kiri kecuali penulisan date (tanggal), complementary
close (salam penutup), dan the signatura line.

c) Traditional Style
Pada bentuk surat ini setiap awal paragraph diketik menjorok ke dalam.
Selebihnya sama dengan pengetikan surat dalam bentuk block.
AMPLOP

Penulisan alamat pada sampul surat sama dengan inside addres dengan urutan sebagai berikut

a. Nama dan sebutan/jabatan penerima

b. Nama bagian/departemen
c. Nama perusahaan/lembaga
d. Nama gedung
e. Nama jalan dan nomor
f. Kota dan kode pos
g. Nama negara/daerah

Pengertian Memo

Menurut Keraf (1980), memo itu singkatan dari memorandum dan memiliki berbagai macam
makna, yaitu (1) memorandum berarti nota atau surat peringatan tidak resmi, (2)
memorandum berarti surat pernyataan hubungan diplomasi, dan (3) memorandum berarti
bentuk komunikasi yang menjurus ke saran, arahan, atau penerangan.

Sementara itu, berdasarkan KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), memo atau
memorandum ini merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan
dalam bentuk nota. Selain itu, memo juga bisa dijadikan sebagai surat pernyataan dalam
hubungan diplomasi.

Tidak hanya itu saja, memo atau memorandum dapat juga digunakan oleh pimpinan suatu
organisasi atau perusahaan dalam upaya menyampaikan suatu pesan singkat yang berupa
pemberitahuan atau permintaan dalam suatu organisasi atau perusahaan tersebut.

Fungsi Memo

1. Mengummumkan kebijakan perusahaan atau rencana.

2. Mejelaskan prosedur atau memberikan intruksi.
3. Membuat permintaan.
4. Mengkonfirmasi apa yang telah di putuskan dalam percakapan.
5. Mengingatkan pembaca.
6. Dan memo juga gunakan untuk mengingatkan, menegaskan tentang suatu hal maupun
urusan. Adapun isi dari memo berupa permintaan, instruksi, pemberitahuan, saran, pesan
dan tugas-tugas tertentu.

Tujuan Memo

Tujuan penulisan memo adalah memberikan suatu informasi kepada pihak-pihak terkait.
Misalnya, Hendri menuliskan memo kepada Anisa yang berisikan instruksi untuk
menyelesaikan tugas laporan keuangan hari ini.

Maka tujuan dari penulisan memo tersebut adalah perintah kepada Ana bahwa ia harus
menyelesaikan laporan keuangan di hari ini juga.

Ciri-Ciri Memo

Memo memiliki beberapa ciri, berikut ialah ciri-ciri memo yaitu:

1. Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalam kantor atau organisasi.
2. Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat menyampaikan memo
secara horizontal maupun secara vertical.
3. Penyampaian secara horizotal merupakan penyampaian memo kepada pihak yang
memiliki jabatan setara.
4. Penyampaian secara vertikal merupakan penyampaian memo dari atasan kepada
bawahan atau sebaliknya untuk mengingatkan atau memerintahkan sesuatu.
5. Merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan mengenai
sesuatu hal.
6. Memiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan surat resmi pada
umumnya, terutama dalam isi surat.
7. Karena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan identitas kantor,
seperti nama kantor, nomor telepon, faksimili, dan kode pos, secara lengkap.

Jenis-Jenis Memo

Terdapat juga dua jenis-jenis memo diantaranya seperti:

a. Memo Formal
Digunakan untuk menyampaikan instruksi ataupun pemberitahuannya yang sifatnya
formal. Memo seperti ini biasa digunakan dalam lembaga, organisasi, atau perusahaan.
Sesuai dengan namanya, penggunaan memo formal tidak boleh berisi tentang urusan
pribadi.Pada umumnya, penggunaan memo formal dilakukan dari orang dengan pangkat
atau jabatan yang lebih tinggi kepada orang lain yang memiliki pangkat atau jabatan di
bawahnya. Dalam penulisannya, memo formal juga harus menggunakan bahasa yang
sopan.
b. Memo Non Formal
Juga sering kali disebut sebagai memo pribadi. Jenis memo ini biasa digunakan dalam
kehidupan sehari-hari. Penggunaannya pun biasa dilakukan untuk memberikan informasi
atau pemberitahuan tertentu kepada teman, saudara, atau keluarga. Secara penulisan,
memo non formal cenderung lebih santai. Tidak ada aturan baku penulisan memo non
formal. Biasanya, penulisan memo non formal menggunakan bahasa sehari-hari
penulisnya. Akan tetapi, untuk menghindari kesalahpahaman, perhatikan untuk tetap
menggunakan bahasa yang sopan.

Cara Penulisan Memo

Untuk mengetahui cara penulisan yang baik langkah pertama kita harus tahu terlebih
dahulu bagian-bagian yang ada di MEMO.
 Alamat yang dituju
 Pengirim Memo
 Perihal Memo
 Tanggal Pengiriman Memo
 Paraf dan nama pengirim

Ciri-ciri yang ada pada Memo terbagi menjadi 2, pertama dari segi bentuk, dan yang
kedua dari segi isi.
a. Ciri bentuk
Memo terdiri atas 2 bagian :
- Bagian Kepala Memo
- Bagian isi Memo
b. Ciri isi
Untuk menulis isi memo harus menggunakan bahasa yang singkat. Tidak bertele-tele
ataupun dengan kata-kata yang berbasa-basi. Penulis harus langsung menyampaikan
pesan yang di maksud atau perintah dalam kalimat yang singkat, lugas, dan tidak
menggunakan kata yang berulang-ulang.