TATA LAKSANA PERSURATAN

Pendahuluan
Persuratan merupakan suatu hal yang sudah tidak bisa lepas dari aktifitas
keseharian, terlebih apabila berada dalam sistem kepemerintahaan, perusahaan,
maupun dalam hal keorganisasian. Surat merupakan suatu alat komunikasi antara
dua belah pihak, instansi, ataupun perusahaan yakni berupa tulisan dalam bentuk
sebuah kertas dan merupakan salah satu bukti kegiatan yang ada dalam suatu
organisasi. Surat digunakan sebagai media penyampaian pesan baik itu secara
fisik maupun non fisik atau digital.

Tujuan utama seorang menulis surat, tidak lain adalah untuk meng-
komunikasikan atau menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya kepada
pihak lain, baik atas nama pribadi, instansi, ataupun perusahaannya. Informasi
tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran,
dan sanggahan. Surat menyurat akan terjadi bila minimal ada dua pihak yang
saling berkepentingan.

Dalam hal tata laksana pembuatan surat yang baik dan benar maka ada
juga kriteria-kriteria tertentu untuk membuatnya. Surat dinilai efektif bila apa
yang dikomunikasikan penulis itu sampai kepada tujuannya, sejalan dengan
kehendak si pengirim. Maka dari itu isi atau maksud dari surat itu harus terang
dan jelas, dan tidak menimbulkan salah pengertian pada pihak penerima.

Perkembangan teknologi saat ini mendorong suatu instansi atau organisasi

untuk memanfaatkan penggunaan komputer sebagai alat bantu dalam mengelola
surat masuk dan keluar di suatu instansi. Tata persuratan yang baik oleh sebuah
lembaga, instansi, ataupun perusahaan memudahkan lembaga, instansi, ataupun
perusahaan tersebur dalam berkomunikasi kepada pihak yang dituju.
Pengelolahan surat dalam suatu Lembaga juga dikategorikan menjadi 2 bagian,
yakni surat masuk dan surat keluar.
Pembahasan Materi

Surat adalah kertas bertulis yang memuat bahan komunikasi yang

disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun
kedudukannya dalam organisasi/instansi. Dalam praktik surat menyurat senantiasa
ada informasi atau pesan yang disampaikan, ada pihak pengirim dan penerima
informasi atau pesan, ada media yaitu tulisan kertas bertulis. Surat menyurat akan
terjadi bila minimal ada dua pihak yang saling berkepentingan. Untuk dapat
membuat surat yang baik, maka harus memenuhi kriteria di bawah ini, yaitu:
1. Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika
2. estetika, dan logika Menarik
3. padat, dan jelas

Surat tidak hanya dijadikan sebagai alat/media komunikasi saja tetapi

disamping itu surat memiliki banyak manfaat yang sering tidak diketahui oleh
kebanyakan orang diantaranya yaitu:

1. Surat sebagai wakil atau duta

Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan
untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan
pembicaraan panjan lebar hingga tuntas. Dengan demikian kita dapat
menyelesaikan suatu masalah tanpa harus datang sendiri ketempat
tersebut.
2. Surat sebagai bahan bukti
Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti,
surat dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman
barang resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan
berbgai surat bisnis lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti. Semua
itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.
3. Sebagai alat komunikasi
Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan
saling menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi
 kabar, meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara
secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapar
menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.
4. Sebagai pedoman pengambil keputusan
Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam relatif
singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali
sebagai pedoman untuk mengambil sesuatu keputusan lebih lanjut.
5. Sebagai alat memperpendek jarak, penghemat tenaga dan waktu
Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan
tidak harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan
demikian kita akan menghemat waktu, tenaga dan biaya.
6. Sebagai alat pengingat
Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab
bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Ketika
kita sudah lupa mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.
7. Sebagai bukti sejarah dan kegiatan
Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan
suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasi perusahaan
atau badan usaha.

Dari uraian manfaat surat diatas dapat disimpulkan bahwasannya surat

sangat banyak sekali manfaat nya terutama dalam hal kepemerintahan,
perusahaan, maupun dalam suatu instansi/organisasi. Dalam tata laksana
persuratan juga memiliki kriteria tertentu. Sebuah surat dapat dikatakan efektif
dan efesien apabila surat tersebut ditulis sesuai dengan syarat-syarat sebagaimana
tata laksana persuratan. Soedjito dan Solchan (2004:2) mengemukakan
bahwasannya syarat-syarat tata laksana surat yang efektif dan efesien yakni
sebagai berikut:

a) Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.

 b) Bahasa yang digunakan haruslah Bahasa yang benar/baku sesuai dengan
kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata,
maupun kalimatnya.
c) Menggunakan kertas yang tepat dari segiukuran, jenis, dan warna.

Setelah kita mengetahui cara dan langkah-langkah pembuatan surat yang

efektif dan efesien diatas maka selanjutnya kita juga harus memahami tentang apa
saja kelengkapan/ hal-hal yang dibutuhkan dalam pembuatan surat agar surat yang
sudah kita buat dapat dipahami oleh pihak penerima, berikut ini merupakan
kelengkapan surat yang harus diperhatikan dan dipakai dalam tata laksana
persuratan:

1. Kertas Surat
Berikut jenis jenis kertas yg bisa dipakai dalam kegiatan surat:
• Kertas onion skin, radio bond, concord berat 80gr;110gr merupakan
kertas kop surat yang digunakan perusaahaan untuk menimbulkan
citra positif bagi perusahaan. Ciri kertas ini permukaanya berstektur
sesuai dengan jenis kertasnya.
• Kertas HVS utih berat 70gr-80gr, merupakan kertas kop surat yang
digunakan Lembaga pemerintah untuk penulisan rapotan.
• Kertas doorslag, merupakan kertas tipis yang biasa dipakai untuk
tindasan apabila menggunakanmesin tik. Namun kertas surat ini
sekarang sudah jarang digunakan.
2. Amplop Surat
Terdapat beberapa jenis amplop atau sampul surat didalam kegiatan surat
menyurat. Seringkali kita jumpai bahwa dalam pengamplopan surat kita
harus mengetahui terlebih dahulu bentuk surat dan tujuan surat tersebut.
3. Lipatan Surat
Surat hendaknya di lipat sedemikian rupasehingga terlihat rapi, mudah
dibuka, dan langsung mengarah ke isi surat. Beberapa model lipatan surat
yang lazim digunakan dalam surat resmi adalah lipatan baku, akordion,
 dan ganda sejajar. Namun demikian, prinsip utama dalam pemilihan model
lipatan sangat ditentukan oleh ukuran kertas, jenis surat, dan ukuran.
4. Etika Surat
Surat sebagai salah satu sarana komunikasi dapat mencerminkan pribadi
dari pembuat surat, baik itu individua tau instansi. Oleh karena itu,
hendaknya setiap surat harus memperhatikan segi estetika (keindahan)
dalam pembuatannya.

Kemudian, setelah kita memahami semua yang ada di atas selanjutnya

yakni ada jenis-jenis surat yang harus kita ketahui, Secara umum jenis surat terdiri
dari beberapa macam, tergantung pada isi, bahasanya, keamanan isi, jangkauan
penggunaan dan berbagai segi lainnya. Berikut ini termasuk beberapa surat
ditinjau dari jenis-jenisnya antara lain:

1. Jenis Surat Berdasarkan Isinya

a. Surat pribadi
b. Surat resmi
c. Surat sosial
d. Surat dinas
e. Surat niaga/dagang
2. Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya
a. Surat sangat rahasia
b. Surat rahasia
c. Surat konfidensial
d. Surat biasa
3. Jenis Surat Berdasarkan Derajat Penyelesaiannya
a. Surat sangat segera (kilat)
b. Surat segera
4. Jenis Surat Berdasarkan Jangkauan Penggunaannya
a. Surat intern
b. Surat ekstern
5. Jenis Surat Berdasarkan Jumlah Penerimanya
 a. Surat edaran
b. Surat pengumuman

Kesimpulan

Dari semua pembahasan di atas dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Surat adalah suatu alat komunikasi antara dua pihak,instansi, ataupun

perusahaan yang berupa tulisan dalam bentuk sebuah kertas. Surat juga
dikatakan sebagai salah satu bukti kegiatan yang berada dalam suatu
organisasi atapun perusahaan. Tata persuratan adalah suatu sistem/proses
pengurusan surat.
2. Berikut ini merupakan fungsi-fungsi surat yakni: Surat sebagai alat
komunikasi, Surat sebagai wakil atau duta, Surat sebagai bahan bukti,
Surat sebagai pedoman pengambil keputusan, Surat sebagai alat
memperpendek jarak, penghemat tenaga dan waktu, Surat sebagai alat
pengingat, Surat sebagai bukti sejarah dan kegiatan
3. jenis-jenisnya surat dibagi menjadi banyak yakni berdasarkan isinya,
bentuknya, keamanan isi, derajat penyelesaiannya, jangkauan
penggunaannya, jumlah penerimanya.
4. Dalam pembuatan surat perlu diperhatikan tentang: Kertas surat, Amplop
surat, Lipatan surat, Etika surat.

Daftar Pustaka

Suprapto. 2004. Pedoman Lengkap Surat Menyurat Bahasa Indonesia. Surabaya:

Indah.

Finoza, Lammudin, Aneka Surat Indonesia, 1st edn (Jakarta: Mawar Gempita,
1995.

Tanzili dan Adlan Ali. 2006. Pedoman Lengkap Menulis Surat. Jakarta: Kawan
Pustaka.
Atmosudirjo, Prajudi. 2001. Kesekretariatan dan Administrasi Perkantoran.
Yogyakarta: Ghalia Indonesia.

Wildan Zulkarnain, Raden Bambang Sukarsono, Menejemen Perkantoran

Professional (Gunung Samudra, 2015.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Surat menyurat dalam Bahasa

Indonesia, Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan,
1991.

Siska Wahyu Kartikasari, Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat
Keluar Pada Unit Perlaksanaan Teknis Taman Kanak – Kanak Dan
Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku, Indonesian Vol 3, No 1
(2011): Jurnal SPeed 2011

Purba, A. G. Prosedur pengelolaan surat pada bagian umum (2014).

https://febianputra.wordpress.com/2012/07/01/pengertian surat macam macam

dan contoh surat/

Saifuddin, A. Rasyid, Rahmad Syahputra, Office Managemen Ketatausahaan dan

Persuratan (Banda Aceh: Bandar Publishing, 2018)