DASAR-DASAR KORESPONDENSI

BISNIS

KOMUNIKASI BISNIS

BAYU DWI PRASETYO, S.E, M.M.

Disusun oleh :
KELOMPOK 4 (3B AKUNTANSI)

 022120056 - Erik Permana

 022120071 - Delva Ryanti
 022120073 - Annisa Nur Faizah

UNIVERSITAS PAKUAN BOGOR

FAKULTAS EKONOMI dan BISNIS
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
2021
1. Pengertian Surat dan Surat bisnis
Bagi masyarakat umum istilah surat bukanlah sesuatu yang baru(asing).
Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesatertulis untuk
berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan mauoun bisnisdari seseorang
kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembanganteknologi
komunikasi dan informasi yang begitu pesat, penulisan
dan penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakuka
n bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalu surat elektronik (electronicmail/
e-mail).
Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
DepartemenPendidikan Nasional, Surat adalah sarana komunikasi yang
digunakan untukmenyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada
pihak lain baikyang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun
nonbisnis.Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang
atauorganisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya
dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis.
2. Pengertian Korespondensi Bisnis
Dalam konteks pembicaraan ini istilah korespondensi
berpadanandengan istialah correspondence dalam bahasa Inggris, yang artinya
surat-menyurat atau komunikasi dengan surat. Dalam Kamus Besar Bahasa
Indonesia dinyatakan bahwa korespondensi berarti hal surat-menyurat
(1989 :462).
Korespondensi dapat juga diartikan dengan berkirim-kiriman surat.
Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi
denganmenggunakan surat sebagai sarana. Orang yang berkomunikasi
denganmenggunakan surat disebut koresponden.
Berdasarkan informasi di atas, dapat dikatakan bahwa
korespondensimerupakan salah satu jenis komunikasi tulis. Korespondensi
dapat terjadiantara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan
instansi atausebaliknya, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya.
Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa korespondensiadalah
komunikasi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorangdengan instansi atau
 sebaliknya, antara seseorang dengan organisasi atausebaliknya, antara instansi dengan
instansi, antara organisasi denganorganisasi, dan sebagainya dengan menggunakan
surat sebagai sarana.Aktivitas berkorespondensi tentunya melalui suatu proses, yaitu
penulisan, pengiriman, dan penerimaan surat.

3. Fungsi Surat Bisnis

a. bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam
kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa
pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Oleh karena
surat bisnis dapat berfungsi sebagi wakil dari pengirim surat, pengirim
surat perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan
surat, misalnya: objektifitas, sistematika, kesederhanaan, dan kemudahan
dipahami (kejelasan).
b. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan,
buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah
bisnis, misalnya: surat permintaan informasi produk baru, surat
penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat
penerimaan, surat penolakan, dan surat pangaduan (klaim).
c. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli,
surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur.
Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis.
d. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan, pada
saat dibutuhkan surat-surat tersebut dapat dilihat dan di cek kembali.
e. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat
penggabungan usaha (merger).
f. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi
kerja). Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan
dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.

4. Ciri-ciri Bahasa Korespondensi

a. Jelas
Pengertian jelas disini adalah kalimat yang tertulis dalam surat mudah
dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir. Dalam
 korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pemilihan kata,
keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.
b. Lugas
Pengertian lugas ialah hemat. Hemat berarti ekonomis dalam
menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.
c. Menarik dan Santun
Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan
dalam syair. Bahasa menarik disini maknanya ialah bahasa yang hidup
dan santun, menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu
membangkitkan minat pembaca.

5. Pengelompokan Korespondesi Bisnis

Kegiatan surat-menyurat sampai saat ini masih banyak dimanfaatkan
baik organisasi, perusahaan, atau perseoranganuntuk mempermudah kegiatan
komunikasi. Surat sendiri memiliki banyak jenis. Berikut adalah penjelasan
surat berdasarkan pengelompokannya.
1. Berdasarkan sifatnya, surat dikelompokkan menjadi 
a. Surat pribadi, ditulis seseorang yang menyangkut keperluan pribadi.
b. Surat resmi, surat yang berisi mengenai tugas dalam suatu lembaga
atau organisasi
c. Surat sosial, surat yang berisi tentang kepentingan sosial dan
umumnya dibuat oleh lembaga sosial.
d. Surat niaga, surat bisnis yang dibuat oleh badan usaha yang berisi
tentang kepentingan bisnis.
e. Surat dinas, surat yang dibuat oleh instansi pemerintahan yang berisi
mengenai kepentingan dinas.
2. Berdasarkan wujudnya, surat dikelompokkan menjadi
a. Kartu pos, selembar kertas yang cukup tebal (karton) untuk
menulis surat pendek yang tidak perlu dirahasiakan karena kartu pos
umumnya tidak perlu dimasukkan amplop.
b. Warkat pos, selembar kertas yang dibuat menjadi sampul tertentu
dimana bagian dalam sampul tersebut digunakan untuk menulis surat
 yang umumnya lebih panjang dan lebih dirahasiakan daripada kartu
pos.
c. Surat bersampul, surat ini merupakan jenis surat yang kita gunakan
pada umumnya. Isi surat ditutup oleh sampul agar tidak terbaca oleh
pihak lain yang tidak berkepentingan, dapat mengirimkan berita
lebih panjang, dan terlihat sopan untuk diterima pihak penerima
surat.
d. Memorandum/nota, surat internal dalam suatu kantor yang berisi
mengenai permintaan dan pemberian informasi dan petunjuk
tertentu.
e. Telegram, berita atau informasi berupa tulisan yang dikirim melalui
alat (pesawat) telegraf.
3. Berdasarkan keamanan isinya, surat dikelompokkan menjadi,
a. Sangat rahasia, surat yang tidak diperkenankan dilihat oleh pihak lain
yang tidak berkepentingan, seperti surat yang berisi rahasia perusahaan
tertentu.
b. Rahasia, sama seperti surat sangat rahasia tetapi tingkat
kerahasiaannya tidak setinggi surat sangat rahasia. Contoh dari surat
ini dapat berupa surat laporan keuangan perusahaan.
c. Konfidensial, surat ini hanya boleh diketahui pihak yang dituju dalam
surat tersebut.
d. Biasa, surat ini juga bersifat pribadi tetapi apabila diketahui pihak lain
tidak menimbulkan kerugian tertentu sama halnya jenis surat lain.
4. Berdasarkan proses penyelesaian, surat dikelompokkan menjadi
a. Sangat segera, pembuatan surat harus segera diselesaikan dan dikirim
serta harus diprioritaskan.
b. Segera, surat harus diselesaikan dan dikirim tetapi tidak perlu menjadi
prioritas utama.
c. Biasa, surat ini tidak harus diselesaikan dan dikirim secara segera yang
umumnya menggunakan perangko biasa saat dikirim.